Um guia passo a passo para o início bem-sucedido de um projeto

"O que é bom já é meio caminho andado."

Aristóteles, um grande filósofo, sabia da importância de começar bem. Esse ditado atemporal se aplica à filosofia e a todas as tarefas, especialmente aos nossos projetos.

Alocamos os recursos necessários adequadamente para o projeto? Como podemos gerenciar as restrições orçamentárias? Como estabelecer padrões de qualidade?

Perguntas como essas costumam surgir se você não conseguir iniciar bem o seu projeto. O início do projeto é o estágio mais importante de qualquer projeto.

Entretanto, seja você um gerente de projetos experiente ou um novato, a questão de como iniciar um projeto pode incomodá-lo. Neste artigo, mostraremos a você o ABC da fase de iniciação do projeto, juntamente com as etapas para uma iniciação eficaz.

O que é iniciação de projeto?

O Project Management Institute divide a fase de iniciação de um projeto em ciclo de vida de um projeto em cinco estágios:

• Iniciação: Definição do projeto e obtenção de partes interessadas
• Planejamento: Criação de metas e de um roteiro
• **Execução: Lançamento do projeto
• Desempenho: Medir o desempenho usando KPIs
• **Encerramento:Compartilhar os detalhes com as partes interessadas

Este artigo se concentra no início do projeto. Como fica evidente pelo nome, a iniciação do projeto é a primeira etapa de um projeto. Ela envolve a definição do projeto em um nível amplo, a obtenção de aprovações das principais partes interessadas e o estabelecimento de uma base sólida para o projeto.

Esse estágio define o futuro de seu projeto - ele será levado adiante ou não? Somente com a aprovação das partes interessadas você poderá iniciar o projeto. Você deve apresentar suas ideias, a viabilidade delas e o valor comercial para obter essa aprovação.

Portanto, as atividades envolvidas nesse estágio incluem:

• Definição do projeto: Definir a finalidade, os objetivos e os resultados
• Carta do projeto: Desenvolvimento de uma carta do projeto (mais sobre isso adiante)
• Definição do escopo: Definir o escopo do projeto, as restrições e as premissas
• Avaliação de risco: Identificação de possíveis riscos e incertezas
• Estudo de viabilidade: Compreender a viabilidade do seu projeto
• **Análise de custo-benefício **Identificar se o projeto tem valor comercial
• Planejamento de recursos: Estimar os recursos necessários e desenvolver um cronograma preliminar do projeto
• Envolvimento das partes interessadas: Identificar e envolver as partes interessadas
• Aprovação do projeto: Obter a aprovação das partes interessadas
• Formação da equipe: Formar a equipe dos sonhos que trabalhará no projeto

Gerenciar todos os aspectos em um tempo limitado torna o gerenciamento de projetos desafiador. Portanto, durante todo o ciclo de vida do projeto, você precisa de ferramentas que o ajudem a gerenciar riscos, tarefas, recursos e desempenho.

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Início do projeto vs. planejamento do projeto

É fácil confundir a fase de iniciação do projeto com o planejamento do projeto. Muitas pessoas usam iniciação e planejamento de forma intercambiável ao falar sobre gerenciamento de projetos. No entanto, esses são dois termos distintos.

Você já sabe o que envolve a iniciação do projeto, portanto, vamos discutir o planejamento do projeto. O planejamento do projeto é a segunda fase do gerenciamento de projetos. Ele envolve a definição de objetivos específicos e resultados e trabalhando nos mínimos detalhes do plano. Os ferramentas de planejamento de projetos usadas nesse estágio também diferem.

Para uma melhor compreensão, veja a seguir a diferença geral entre as duas:

Diferença entre iniciação de projeto e planejamento de projeto

Por que é importante ter uma fase de iniciação de projeto sólida?

A fase de iniciação do projeto pode ser decisiva ou não para o seu projeto. Essa fase é incrivelmente crítica, desde a obtenção da aprovação do projeto até a montagem de uma equipe para realizar a sua visão. Vamos analisar a importância dessa fase.

Claridade de propósito

Estabelece uma compreensão clara do objetivo do projeto objetivos do projeto metas e propósito. Isso garante que tudo esteja alinhado com o escopo do projeto, com pouca chance de aumento de escopo.

Envolvendo as partes interessadas

Envolve o envolvimento com as partes interessadas e a obtenção da aprovação delas. Quanto mais cedo for o envolvimento, maiores serão as chances de obter apoio e mitigar os possíveis desafios. Quanto mais cedo você conseguir a adesão do patrocinador executivo, maiores serão as chances de o projeto decolar.

Identificando os riscos

Esta etapa envolve o processo de identificação e compreensão dos riscos. Ela é crucial para o planejamento do projeto e para minimizar o impacto das incertezas sobre o projeto.

Alinhamento dos recursos

Ajuda a alinhar os recursos, incluindo ativos humanos, financeiros e tecnológicos. Adequado alocação adequada de recursos reduz as chances de enfrentar gargalos em fases futuras. Ótimo alocação de recursos garantirá que seu projeto flua sem problemas e com o mínimo de problemas.

Definição do escopo e das restrições do projeto

Essa fase também inclui a definição clara do escopo do projeto. Isso, juntamente com a identificação de restrições e suposições, estabelece a base para um planejamento e expectativas realistas.

Autorização do termo de abertura do projeto

O termo de abertura do projeto é equivalente à existência do projeto. Ele autoriza formalmente a existência do projeto. Com esse documento, você obtém o poder de iniciar as atividades do projeto.

Estabelecimento da comunicação

A comunicação eficaz é fundamental para o sucesso de qualquer projeto. Esta etapa estabelece os canais de comunicação mais eficazes entre a equipe do projeto e as partes interessadas externas.

Embora isso seja verificado durante toda a duração do projeto (e depois de execução do projeto ) para evitar falhas de comunicação, o que ajuda a evitar o desperdício de tempo e recursos.

Fundamento para o planejamento

Um início sólido estabelece uma base sólida para a fase de planejamento do projeto. Com uma fase de iniciação bem executada, você pode garantir que o restante do planejamento se baseie em informações precisas e em um entendimento completo dos requisitos do projeto.

Portanto, a fase de iniciação estabelece a direção e os requisitos de recursos do seu projeto. Ela garante que todas as partes interessadas e os membros da equipe estejam na mesma página em relação a metas, escopo, objetivos e como proceder.

5 etapas para uma fase de iniciação de projeto eficaz

Agora que você já sabe o porquê e o quando da iniciação do projeto, vamos passar para o como. Como podemos garantir uma fase de iniciação de projeto eficaz? A resposta é simples - com um pouco de sutileza, a ferramenta perfeita de gerenciamento de projetos e estas etapas! E não se esqueça de seguir as princípios de gerenciamento de projetos .

1. Criar uma carta de projeto

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O termo de abertura do projeto é um documento crucial no ciclo de vida do gerenciamento de projetos. Ele formaliza seu projeto e dá a todos uma direção. Seu uso básico é para:

• Autorizar o projeto
• Mostrar por que o projeto é necessário
• Manter todos responsáveis por suas funções e responsabilidades
• Atuar como linha de base durante todo o ciclo de vida do projeto

Um termo de abertura de projeto é muito diferente de um business case. Um business case é usado para projetos maiores com mais itens, enquanto um project charter é usado para projetos menores com menos itens.

Conteúdo da carta do projeto

Veja a seguir o que você deve incluir ao criar um termo de abertura de projeto:

• Nome do seu projeto: Adicione o nome do seu projeto e torne-o o mais específico possível. Ele deve ser cativante e comunicar efetivamente os objetivos do seu projeto
• Propósito e meta: Inclua o que o projeto pretende alcançar e por que ele é proposto
• Orçamento: Adicione os custos estimados e os recursos necessários
• Entregáveis: Adicione os entregáveis, os KPIs e as métricas
• Risco: Inclua metas identificadas e estratégias de mitigação
• Escopo: Indique o escopo do seu projeto
• Duração: Indique os prazos de início e término de seu projeto
• Partes interessadas: A quem você se reportará? Adicione os detalhes de suas principais partes interessadas
• Funções e responsabilidades: Defina a função e a responsabilidade de cada membro da equipe no projeto

Em resumo, cubra o porquê, o quê e quem: por que este projeto existe? Qual é o escopo do projeto? E quem trabalhará no projeto? A melhor maneira de criar um plano de projeto abrangente é usar um modelo de carta de projeto .

Métodos para criar um termo de abertura de projeto

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O termo de abertura do projeto será crucial para informar e persuadir as partes interessadas. Portanto, ele deve ser atraente. Use recursos visuais como um gráfico de Gantt ou uma visualização de linha do tempo para torná-lo visualmente atraente. Dessa forma, seus participantes digerirão facilmente as informações.

Outra coisa a ser lembrada é envolver os membros essenciais da sua equipe no processo. O Escritório de Gerenciamento de Projetos ou PMO funciona como uma equipe e um grupo. O processo de iniciação do projeto é uma etapa importante do ciclo de vida do projeto para envolver vários participantes-chave desde o início.

O bom é que a maioria dos softwares de gerenciamento de projetos tem recursos que oferecem colaboração e recursos visuais. Assim, você não precisa fazer tudo manualmente.

Os gerentes de projeto usam Modelo de termo de abertura de projeto do ClickUp para ter uma visão geral de seus metas e objetivos de forma abrangente. Ele oferece uma lista de verificação fácil de usar para acompanhar o progresso e opções flexíveis de compartilhamento de documentos com as partes interessadas. Tudo o que você precisa fazer é se inscrever no ClickUp, adicionar o modelo e convidar membros para o seu espaço de trabalho para iniciar a colaboração.

2. Identifique suas principais partes interessadas

A próxima etapa do início do projeto é encontrar os principais participantes que assinarão o termo de abertura do projeto. O Project Management Institute define os participantes como pessoas que influenciam o projeto ou são influenciadas por ele, como líderes executivos, patrocinadores etc.

Eles fornecem recursos e aprovação para o projeto. E sua satisfação é um fator importante para o sucesso do projeto.

Há dois tipos de partes interessadas:

• Partes interessadas internas: Normalmente, são pessoas de dentro da organização envolvidas no projeto. Isso inclui a equipe do projeto, o gerente, o patrocinador e as equipes internas
• Partes interessadas externas: Essas pessoas são afetadas pelo resultado do projeto, embora possam não estar diretamente envolvidas no projeto. Por exemplo, clientes externos, subcontratados, fornecedores e usuários finais

Outra forma de identificar as partes interessadas é realizar uma partes interessadas no projeto análise. De acordo com essa análise, divida suas partes interessadas em quatro grupos:

• Pessoas com alta influência e alto interesse
• Pessoas com alta influência e baixo interesse
• Pessoas com baixa influência e alto interesse
• Pessoas com baixa influência e baixo interesse

As pessoas do primeiro grupo são suas principais partes interessadas. Com essas pessoas ao seu lado, o projeto tem mais chances de ser bem-sucedido, pois elas ajudam a identificar os riscos e trazem sua experiência para a mesa. E lembre-se de criar um registro das partes interessadas. Isso o ajudará a alinhar a frequência e os meios de comunicação com eles.

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Outra parte crucial dessa etapa é determinar os métodos de comunicação com as partes interessadas. Isso também será útil durante a comunicação da equipe. Escolha as ferramentas corretas de comunicação e colaboração. Isso inclui ferramentas simples, como e-mail, Skype, ou algo mais intuitivo, como um software de gerenciamento de projetos.

3. Apresente seu projeto

Agora que você encontrou as principais partes interessadas, a próxima etapa do início do projeto é apresentar o projeto a elas. O pitch envolve a apresentação e a defesa de seu projeto. Quando feito com sucesso, você obtém apoio, recursos e alinhamento de pessoas que podem influenciar seu projeto.

Aqui estão alguns elementos a serem considerados ao apresentar seu projeto:

• Crie uma narrativa convincente sobre o projeto. Comunique seu propósito, suas metas e seus resultados de uma forma que se identifique com as prioridades e os interesses das partes interessadas
• Identifique as preocupações, expectativas e prioridades das partes interessadas e adapte sua apresentação para abordar esses pontos
• Explique claramente a proposta de valor do projeto. Certifique-se de enfatizar seus benefícios e o impacto positivo na organização e na comunidade
• Certifique-se de abordar os riscos e desafios. Reconheça-os claramente e compartilhe estratégias de atenuação
• Torne a apresentação visualmente atraente. Use tabelas, gráficos e slides para fornecer uma visão geral concisa do projeto
• Torne-o interativo e envolvente. Incentive perguntas e discussões para permitir que as partes interessadas expressem suas preocupações e forneçam feedback
• O momento é muito importante. Portanto, escolha um momento oportuno para apresentar seu projeto. Considere outras iniciativas e prioridades em andamento antes de tomar a iniciativa
• Sempre peça feedback. Responda às preocupações das partes interessadas e compartilhe informações adicionais, se necessário
• E, por fim, abrace a padronização do projeto. Com metodologias padronizadas, suas propostas se tornam mais claras, mais consistentes e mais bem alinhadas aos objetivos organizacionais

4. Realizar um estudo de viabilidade

A próxima etapa do início do projeto é executar um estudo de viabilidade. Esse estudo avalia a viabilidade de seu projeto com os recursos disponíveis. Ele confirma as oportunidades de mercado e obtém mais informações antes de você tomar a decisão final.

Essencialmente, ele responde às seguintes perguntas:

• A equipe do projeto tem os recursos necessários para concluir esse projeto?
• O projeto gerará ROI suficiente para valer a pena?

Um estudo de viabilidade é feito após o lançamento do projeto. Você pode fazê-lo juntamente com a análise SWOT e a avaliação de risco do projeto. Aqui estão as etapas para realizar o estudo:

• Realizar uma análise preliminar
• Avaliar a viabilidade financeira do projeto
• Realizar uma avaliação de mercado
• Revisar os dados coletados por todos os tipos de estudos de viabilidade
• E, finalmente, tomar uma decisão

A ferramenta de gerenciamento de projetos como o ClickUp, ajuda a rastrear todas as informações necessárias relacionadas ao estudo de viabilidade. Verifique o progresso em tempo real, colabore de forma instantânea e fácil, habilite o Team View e simplifique todo o processo.

Antes de realizar um estudo de viabilidade, considere se seu projeto precisa dele. Como ele custa bastante tempo e recursos, é essencial determinar isso. Normalmente, não é necessário fazê-lo para projetos menores que não tenham um grande impacto de longo prazo em sua organização. Você não precisa fazer isso novamente se tiver feito um projeto ou estudo semelhante nos últimos três anos.

5. Encontre seu pessoal

Com a aprovação das partes interessadas, por um lado, e a viabilidade do projeto, por outro, você está pronto para começar seu projeto. Tudo o que resta é encontrar a equipe dos seus sonhos. Uma equipe de projeto envolve pessoas de diferentes departamentos, dependendo dos seus requisitos.

Alguns dos membros comuns de uma equipe incluem:

• Patrocinador do projeto: A pessoa responsável pela visão e governança do projeto. Normalmente, ela é sênior em relação ao gerente de projeto
• Gerente de projeto: A pessoa que lidera e orienta a equipe, toma decisões, cria um plano de projeto, monitora o andamento do projeto e interage com as partes interessadas
• Líder de equipe: Em equipes maiores, um líder de equipe é diferente de um gerente de projeto. Ele é responsável pelas responsabilidades de gerenciamento da equipe
• Membros da equipe: Pessoas com o conjunto de habilidades necessárias que são responsáveis pela realização de diferentes tarefas

Uma equipe de projeto também pode ter outros membros, dependendo das necessidades. Em última análise, seu objetivo deve ser estabelecer uma equipe funcional com a experiência e as habilidades certas. Você pode contratar novas pessoas ou reatribuir os funcionários existentes.

O ClickUp 3.0 oferece uma visualização simplificada para ver a carga de trabalho de toda a sua equipe ou de um indivíduo para manter o trabalho em andamento

Com uma equipe grande, pode ser difícil monitorar o progresso dos membros da equipe. No entanto, é possível monitorar o progresso de cada funcionário usando o status de visualização da equipe disponível na ferramenta de gerenciamento de projetos.

Conclusão

Como a primeira etapa do desenvolvimento do projeto a fase de iniciação tem grande poder sobre o restante do projeto.

As decisões tomadas durante essa fase afetam todo o ciclo de vida do projeto, moldando sua trajetória e determinando seu sucesso final. Cada etapa abordada neste artigo o deixará mais próximo da melhor fase de iniciação do projeto.

Seguir essas etapas tornará o início de seu projeto mais inteligente e mais forte. E lembre-se, não deixe que essa energia se dissipe ao longo do projeto. Garanta cada aspecto, inclusive os cronogramas do projeto, capacitação a capacitação, o gerenciamento da qualidade e muito mais, começa e termina com a mesma energia (ou melhor!).