“Bem começado é meio caminho andado.”
Grande filósofo, Aristóteles sabia da importância de um início forte. Essa máxima atemporal se aplica à filosofia e a todas as tarefas, especialmente aos nossos projetos.
Alocamos os recursos necessários de forma adequada para o projeto? Como podemos gerenciar quaisquer restrições orçamentárias? Como estabelecemos padrões de qualidade?
Perguntas como essas geralmente surgem quando você não consegue iniciar bem seu projeto. O início do projeto é a etapa mais crucial de qualquer projeto.
No entanto, seja você um gerente de projetos experiente ou um novato, a questão de como iniciar um projeto pode incomodá-lo. Neste artigo, apresentaremos o básico da fase de início do projeto, juntamente com as etapas para um início eficaz.
O que é o início de um projeto?
O Project Management Institute divide o ciclo de vida de um projeto em cinco etapas:
- Início: Definindo o projeto e envolvendo as partes interessadas
- Planejamento: Criação de metas e um roteiro
- Execução: Lançamento do projeto
- Desempenho: Medindo o desempenho usando KPIs
- Encerramento: compartilhe os detalhes com as partes interessadas
Este artigo enfoca o início do projeto. Como o nome indica, o início do projeto é a primeira etapa de um projeto. Envolve definir o projeto em um nível geral, obter aprovações das principais partes interessadas e estabelecer uma base sólida para o projeto.
Essa etapa define o futuro do seu projeto — ele seguirá adiante ou não? Somente com a aprovação das partes interessadas você poderá iniciar o projeto. Você deve apresentar suas ideias, sua viabilidade e seu valor comercial para obter essa aprovação.
Portanto, as atividades envolvidas nesta etapa incluem:
- Definição do projeto: definir a finalidade, os objetivos e os resultados esperados
- Carta do projeto: Desenvolvendo uma carta do projeto (mais sobre isso posteriormente)
- Definição do escopo: definir o escopo do projeto, as restrições e as premissas
- Avaliação de riscos: Identificação de riscos potenciais e incertezas
- Estudo de viabilidade: compreender a viabilidade do seu projeto
- Análise de custo-benefício: identificar se o projeto tem valor comercial
- Planejamento de recursos: estimar os recursos necessários e desenvolver um cronograma preliminar do projeto.
- Envolvimento das partes interessadas: Identificar e envolver as partes interessadas
- Aprovação do projeto: obter a aprovação das partes interessadas
- Formação da equipe: formar a equipe ideal que trabalhará no projeto
Gerenciar todos os aspectos em um tempo limitado torna o gerenciamento de projetos um desafio. Portanto, ao longo do ciclo de vida do projeto, você precisa de ferramentas que o ajudem a gerenciar riscos, tarefas, recursos e desempenho.
A ferramenta de gerenciamento de projetos da ClickUp acelera o planejamento e a execução de projetos, garante transparência, acompanha suas prioridades e permite que você entregue projetos com mais rapidez e qualidade.
Início do projeto vs. planejamento do projeto
É fácil confundir a fase de início do projeto com o planejamento do projeto. Muitas pessoas usam os termos “início” e “planejamento” de forma intercambiável quando falam sobre gerenciamento de projetos. No entanto, esses são dois termos distintos.
Você já sabe o que envolve o início de um projeto, então vamos discutir o planejamento do projeto. O planejamento do projeto é a segunda fase do gerenciamento do projeto. Envolve definir objetivos e resultados específicos e trabalhar nos mínimos detalhes do plano. As ferramentas de planejamento de projeto utilizadas nesta fase também são diferentes.
Para uma melhor compreensão, aqui está a diferença geral entre os dois:
| Base | Início do projeto | Planejamento do projeto |
| Fase | Primeira fase | Segunda fase |
| Objetivo | Definindo o projeto em um sentido amplo e obtendo aprovação | Criar um plano detalhado do projeto para descrever como ele será executado, monitorado e controlado. |
| Documentos importantes | Carta do projeto | Plano de gerenciamento do projeto, cronograma, orçamento e plano de gerenciamento de riscos |
| Escopo | Foca no escopo amplo | Foco nos detalhes |
Por que uma fase inicial de projeto sólida é importante?
A fase de início do projeto pode determinar o sucesso ou o fracasso do seu projeto. Essa fase é extremamente crítica, desde a aprovação do projeto até a formação de uma equipe para concretizar sua visão. Vamos examinar a importância dessa etapa.
Clareza de propósito
Ele estabelece uma compreensão clara dos objetivos, metas e finalidade do projeto. Isso garante que tudo esteja alinhado com o escopo do projeto, com poucas chances de desvios.
Envolvendo as partes interessadas
Isso envolve interagir com as partes interessadas e obter a aprovação delas. Quanto mais cedo você se envolver, maiores serão suas chances de obter apoio e mitigar possíveis desafios. Quanto mais cedo você conseguir o apoio do seu patrocinador executivo, maiores serão as chances de o projeto decolar.
Identificando os riscos
Essa etapa envolve o processo de identificação e compreensão dos riscos. É fundamental para o planejamento do projeto e para minimizar o impacto das incertezas sobre o projeto.
Alinhando os recursos
Isso ajuda a alinhar recursos, incluindo ativos humanos, financeiros e tecnológicos. A alocação adequada de recursos reduz as chances de enfrentar gargalos em fases futuras. A alocação ideal de recursos garantirá que seu projeto flua suavemente e com o mínimo de contratempos.
Definindo o escopo e as restrições do projeto
Essa fase também inclui definir claramente o escopo do projeto. Isso, juntamente com a identificação de restrições e suposições, estabelece as bases para um planejamento e expectativas realistas.
Autorização do termo de abertura do projeto
O termo de abertura do projeto é equivalente à existência do projeto. Ele autoriza formalmente a existência do projeto. Com esse documento, você obtém o poder de iniciar as atividades do projeto.
Estabelecer comunicação
A comunicação eficaz é fundamental para o sucesso de qualquer projeto. Esta etapa estabelece os canais de comunicação mais eficazes entre a equipe do projeto e as partes interessadas externas.
Embora isso seja verificado ao longo da duração do projeto (e após a execução do projeto ) para evitar falhas de comunicação, ajuda a evitar o desperdício de tempo e recursos.
Base para o planejamento
Um início sólido estabelece uma base robusta para a fase de planejamento do projeto. Com uma fase de início bem executada, você pode garantir que o restante do planejamento seja baseado em informações precisas e em uma compreensão completa dos requisitos do projeto.
Portanto, a fase de início estabelece a direção do seu projeto e os requisitos de recursos. Ela garante que todas as partes interessadas e membros da equipe estejam alinhados em relação às metas, ao escopo, aos objetivos e à forma de proceder.
5 etapas para uma fase inicial eficaz do projeto
Agora que você sabe o porquê e quando iniciar um projeto, vamos passar para o como. Como garantir uma fase de início de projeto eficaz? A resposta é simples: com um pouco de habilidade, a ferramenta de gerenciamento de projetos perfeita e estas etapas! E não se esqueça de seguir os princípios de gerenciamento de projetos.
1. Crie um termo de abertura do projeto
Um termo de abertura do projeto é um documento crucial no ciclo de vida do gerenciamento de projetos. Ele formaliza seu projeto e dá orientação a todos. Seu uso básico é:
- Autorize o projeto
- Mostre por que seu projeto é necessário
- Responsabilize todos por suas funções e responsabilidades.
- Aja como uma linha de base ao longo do ciclo de vida do projeto.
Um termo de abertura do projeto é muito diferente de um caso de negócios. Um caso de negócios é usado para projetos maiores, com mais itens, enquanto um termo de abertura do projeto é usado para projetos menores, com menos itens.
Conteúdo do seu termo de abertura do projeto
Aqui está o que você deve incluir ao criar um termo de abertura do projeto:
- Nome do seu projeto: adicione o nome do seu projeto e seja o mais específico possível. Ele deve ser atraente e comunicar de forma eficaz os objetivos do seu projeto.
- Objetivo e meta: inclua o que o projeto pretende alcançar e por que ele é proposto.
- Orçamento: adicione os custos estimados e os recursos necessários.
- Resultados esperados: Adicione os resultados esperados, KPIs e métricas.
- Risco: Inclua metas identificadas e estratégias de mitigação
- Escopo: defina o escopo do seu projeto
- Duração: Indique os prazos de início e término do seu projeto.
- Partes interessadas: A quem você se reportará? Adicione os detalhes das principais partes interessadas.
- Funções e responsabilidades: defina a função e a responsabilidade de cada membro da equipe no projeto.
Em resumo, aborde o porquê, o quê e quem: por que esse projeto existe? Qual é o escopo do projeto? E quem trabalhará no projeto? A melhor maneira de criar um termo de abertura de projeto abrangente é usar um modelo de termo de abertura de projeto.
Métodos para criar um termo de abertura do projeto
O seu plano do projeto será crucial para informar e persuadir as partes interessadas. Portanto, ele deve ser atraente. Use recursos visuais, como um gráfico de Gantt ou uma visualização da linha do tempo, para torná-lo visualmente atraente. Dessa forma, as partes interessadas assimilarão facilmente as informações.
Outra coisa a lembrar é envolver os membros essenciais da sua equipe no processo. O Escritório de Gerenciamento de Projetos ou PMO funciona como uma equipe e um grupo. O processo de início do projeto é uma etapa importante do ciclo de vida do projeto para envolver várias partes interessadas importantes desde o início.
O bom é que a maioria dos softwares de gerenciamento de projetos possui recursos que oferecem colaboração e recursos visuais. Assim, você não precisa fazer tudo manualmente.
Os gerentes de projeto usam o modelo de carta de projeto do ClickUp para ter uma visão geral abrangente de suas metas e objetivos. Ele oferece uma lista de verificação fácil de usar para acompanhar o progresso e opções flexíveis de compartilhamento de documentos com as partes interessadas. Tudo o que você precisa fazer é se inscrever no ClickUp, adicionar o modelo e convidar membros para o seu espaço de trabalho para iniciar a colaboração.
2. Identifique seus principais stakeholders
A próxima etapa na iniciação do projeto é encontrar as principais partes interessadas que aprovarão o seu termo de abertura do projeto. O Project Management Institute define as partes interessadas como pessoas que influenciam o projeto ou são influenciadas por ele, como líderes executivos, patrocinadores, etc.
Eles fornecem recursos e aprovação para o projeto. E a satisfação deles é um fator importante para o sucesso do projeto.
Existem dois tipos de partes interessadas:
- Partes interessadas internas: geralmente são pessoas da organização envolvidas no projeto. Isso inclui a equipe do projeto, o gerente, o patrocinador e as equipes internas.
- Partes interessadas externas: são pessoas afetadas pelo resultado do projeto, embora possam não estar diretamente envolvidas nele. Por exemplo, clientes externos, subcontratados, fornecedores e usuários finais.
Outra maneira de identificar as partes interessadas é realizar uma análise das partes interessadas do projeto. De acordo com isso, divida suas partes interessadas em quatro grupos:
- Pessoas com grande influência e alto interesse
- Pessoas com alta influência e baixo interesse
- Pessoas com pouca influência e grande interesse
- Pessoas com pouca influência e pouco interesse
As pessoas do primeiro grupo são suas principais partes interessadas. Com essas pessoas ao seu lado, seu projeto tem mais chances de sucesso, pois elas ajudam a identificar riscos e trazem sua experiência para a mesa. E lembre-se de criar um registro das partes interessadas. Isso ajudará você a alinhar a frequência e os meios de comunicação com elas.
Outra parte crucial dessa etapa é determinar os métodos de comunicação com as partes interessadas. Isso também será útil durante a comunicação da equipe. Escolha as ferramentas certas de comunicação e colaboração. Isso inclui ferramentas simples, como e-mail, Skype, ou algo mais intuitivo, como um software de gerenciamento de projetos.
3. Apresente seu projeto
Agora que você encontrou as principais partes interessadas, a próxima etapa na iniciação do projeto é apresentá-lo a elas. A apresentação envolve apresentar e defender seu projeto. Quando feito com sucesso, você obtém apoio, recursos e alinhamento de pessoas que podem influenciar seu projeto.
Aqui estão alguns elementos a serem considerados ao apresentar seu projeto:
- Crie uma narrativa atraente sobre o projeto. Comunique seu propósito, objetivos e resultados de uma forma que esteja em sintonia com as prioridades e interesses das partes interessadas.
- Identifique as preocupações, expectativas e prioridades das partes interessadas e adapte sua apresentação para abordar esses pontos.
- Explique claramente a proposta de valor do projeto. Certifique-se de enfatizar seus benefícios e impacto positivo na organização e na comunidade.
- Certifique-se de abordar os riscos e desafios. Reconheça-os claramente e compartilhe estratégias de mitigação.
- Torne a apresentação visualmente atraente. Use tabelas, gráficos e slides para fornecer uma visão geral concisa do projeto.
- Torne-o interativo e envolvente. Incentive perguntas e discussões para permitir que as partes interessadas expressem suas preocupações e forneçam feedback.
- O momento certo é muito importante. Portanto, escolha o momento oportuno para apresentar seu projeto. Considere outras iniciativas e prioridades em andamento antes de dar o próximo passo.
- Sempre peça feedback. Aborde as preocupações das partes interessadas e compartilhe informações adicionais, se necessário.
- E, por último, adote a padronização de projetos. Com metodologias padronizadas, suas apresentações se tornam mais claras, consistentes e alinhadas aos objetivos organizacionais.
4. Realize um estudo de viabilidade
A próxima etapa na iniciação do projeto é realizar um estudo de viabilidade. Esse estudo avalia a viabilidade do seu projeto com os recursos disponíveis. Ele confirma as oportunidades de mercado e obtém mais informações antes de você tomar a decisão final.
Essencialmente, ele responde às seguintes perguntas:
- A equipe do projeto tem os recursos necessários para concluir este projeto?
- O projeto gerará ROI suficiente para valer a pena ser realizado?
Um estudo de viabilidade é feito após a apresentação do projeto. Você pode fazê-lo juntamente com a análise SWOT e a avaliação de riscos do projeto. Aqui estão as etapas para conduzir o estudo:
- Realize uma análise preliminar
- Avalie a viabilidade financeira do projeto.
- Realize uma avaliação de mercado
- Analise os dados coletados por todos os tipos de estudos de viabilidade.
- E, finalmente, tome uma decisão.
Uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o ClickUp ajuda você a acompanhar todas as informações necessárias relacionadas ao estudo de viabilidade. Verifique o progresso em tempo real, colabore de forma instantânea e fácil, habilite o Team View e otimize todo o processo.
Antes de realizar um estudo de viabilidade, considere se o seu projeto precisa dele. Como isso custa bastante tempo e recursos, é essencial determinar isso. Normalmente, você não precisa fazer isso para projetos menores que não têm um grande impacto a longo prazo na sua organização. Você não precisa fazer isso novamente se já tiver feito um projeto ou estudo semelhante nos últimos três anos.
5. Encontre as pessoas certas
Com a aprovação das partes interessadas, por um lado, e a viabilidade do projeto, por outro, você está pronto para iniciar seu projeto. Tudo o que resta é encontrar sua equipe dos sonhos. Uma equipe de projeto envolve pessoas de diferentes departamentos, dependendo de suas necessidades.
Alguns dos membros comuns de uma equipe incluem:
- Patrocinador do projeto: A pessoa responsável pela visão e governança do projeto. Normalmente, é um cargo superior ao do gerente de projeto.
- Gerente de projeto: a pessoa que lidera e orienta a equipe, toma decisões, cria um plano de projeto, monitora o andamento do projeto e interage com as partes interessadas.
- Líder de equipe: em equipes maiores, o líder de equipe difere do gerente de projeto. Ele é responsável pelas tarefas de gerenciamento da equipe.
- Membros da equipe: Pessoas com o conjunto de habilidades necessárias, responsáveis por concluir diferentes tarefas.
Uma equipe de projeto também pode ter outros membros, dependendo das necessidades. Em última análise, seu objetivo deve ser estabelecer uma equipe funcional com a experiência e as habilidades certas. Você pode contratar novas pessoas ou remanejar funcionários existentes.
Com uma equipe grande, pode ser difícil monitorar o progresso dos membros da equipe. No entanto, você pode monitorar o progresso de cada funcionário usando a visualização do status da equipe disponível na sua ferramenta de gerenciamento de projetos.
Conclusão
Como primeiro passo no desenvolvimento do projeto, a fase de início tem grande influência sobre o restante do projeto.
As decisões tomadas durante essa fase afetam todo o ciclo de vida do projeto, moldando sua trajetória e determinando seu sucesso final. Cada etapa abordada neste artigo o deixará mais perto da melhor fase de início do projeto.
Seguir essas etapas tornará o início do seu projeto mais inteligente e sólido. E lembre-se: não deixe essa energia se esvaecer ao longo do projeto. Certifique-se de que todos os aspectos, incluindo cronogramas, capacitação, gestão da qualidade e muito mais, comecem e terminem com a mesma energia (ou melhor!).