Você criou uma excelente maneira de arquivar documentos em sua empresa - é rápida e fácil de implementar. Mas seu colega de trabalho também desenvolveu um sistema exclusivo, que é muito diferente do seu.
A padronização de processos é o remédio perfeito para a incerteza que surge com fluxos de trabalho desordenados. Ela permite que você esboce regras e procedimentos claros, uniformes e consistentes para a conclusão de tarefas e a execução de operações em toda a organização.
Como funciona a padronização de processos? E como ela pode beneficiar sua empresa? Discutiremos as etapas para aprimorar a padronização de processos e compartilharemos algumas dicas úteis para ajudá-lo a entrar no caminho do sucesso. 😍
O que é padronização de processos?
A padronização de processos é a prática de estabelecer regras que seus funcionários devem seguir quando confrontados com tarefas e responsabilidades específicas. Ela se baseia na ideia de que as empresas devem manter um certo nível de uniformidade para garantir que as operações sejam conduzidas com o máximo de eficiência e produtividade.
O objetivo é permitir que todas as pessoas de sua empresa lidem com os processos de negócios da mesma maneira, garantindo o máximo de consistência e reduzindo o risco de erros.
Um exemplo excelente e fácil de entender de padronização de processos é o McDonald's. Com mais de 40.000 restaurantes em todo o mundo como o McDonald's é uma rede de restaurantes, é de se esperar que haja algumas variações na forma de fazer o icônico hambúrguer Big Mac.
Mas pense novamente! Quer você vá a um McDonald's nos EUA, na Sérvia ou na Austrália, o sabor do seu Big Mac será o mesmo! Tudo isso graças a seus processos uniformes e altamente padronizados que garantem a qualidade e o serviço que você espera, sempre. 🍔
Por que a padronização de processos é importante?
Se bem feita, a padronização de processos pode gerar uma série de resultados positivos, desde a melhoria da qualidade do serviço ou do produto até a otimização de utilização de recursos e até mesmo atender aos requisitos de conformidade. Vamos dar uma olhada mais de perto em alguns dos principais benefícios que tornam a padronização de processos tão importante:
- Garantia de consistência: Padronizar processos significa ter diretrizes e regras claras sobre como abordar uma tarefa ou um projeto. Em última análise, isso resulta no fornecimento de produtos ou serviços de qualidade consistente aos clientes
- Aumento da eficiência: A padronização de processos resulta em procedimentos e operações mais eficientes. Esses processos de negócios minimizam gargalos, etapas redundantes ou duplicadas e desperdício de recursos
- Eliminação da confusão: Ter processos claramente delineados e padronizados ajuda os funcionários a saber o que estão fazendo, reduzindo as chances de mal-entendidos e falhas de comunicação. É igualmente vital paradesenvolver novos projetos e gerenciar os existentes
- Redução dos custos operacionais: A padronização de processos pode ajudá-lo a cortar custos desnecessários e otimizar seus retornos - especialmente com processos complexos
- Treinamento e integração mais fáceis: O treinamento de novos funcionários é mais fácil e rápido com procedimentos operacionais padrão claramente definidos
- Satisfação dos funcionários: Os funcionários se sentem menos estressados quando têm diretrizes transparentes e detalhadas e processos documentados sobre como fazer seu trabalho e o que se espera deles
- **Melhoriaatendimento ao cliente: O estabelecimento de procedimentos para arquivamento de documentos e comunicação com os clientes deixa uma impressão positiva e aumenta a satisfação do cliente
Arraste e solte campos personalizados na visualização de formulário para criar pesquisas abrangentes ou coletar feedback no ClickUp 3.0
Como melhorar a padronização de processos em sua organização
Optar por embarcar na jornada da padronização de processos é uma primeira etapa vital para impulsionar a eficiência e a produtividade, manter sua equipe satisfeita e aumentar a satisfação do cliente. Entretanto, entender como padronizar os processos de negócios é igualmente importante.
É por isso que estamos aqui, prontos para compartilhar algumas práticas recomendadas testadas em batalha por meio de um guia simples e passo a passo. Usaremos ClickUp , uma tarefa de primeira classe e ferramenta de gerenciamento de projetos que facilita muito a padronização de processos.
Etapa 1: Anote e visualize os principais processos de negócios que precisam ser padronizados
Todo esforço de padronização de processos começa com a descoberta de quais processos de negócios exigem padronização em primeiro lugar. Nem todos os procedimentos são igualmente importantes e você não pode padronizá-los todos de uma vez, portanto, é preciso priorizar. Analise seus fluxos de trabalho e identifique os processos comerciais que agregam mais valor à sua empresa - esses são os processos padronizados que mais se beneficiam da padronização.
Por exemplo, você pode descobrir que seu departamento de suporte ao cliente emprega métodos diferentes para resolver os mesmos problemas, ou seja, chegar aos mesmos resultados. Sua próxima etapa é reunir a equipe e identificar o processo mais eficiente para lidar com uma tarefa específica de atendimento ao cliente.
Você pode fazer isso e muito mais usando Documentos do ClickUp -um recurso exclusivo de gerenciamento de documentos para criar, editar, compartilhar e armazenar documentos relevantes. Crie um ClickUp Doc para cada processo, convide membros relevantes da equipe para contribuir e desenvolva ideias de padronização em tempo real.
Você pode atribuir tarefas resultantes diretamente no documento, convertendo texto em atribuições rastreáveis ou marcando os membros da equipe com comentários para aprimorar os processos de negócios.
Formate e colabore facilmente no Docs junto com a equipe sem sobreposição no ClickUp
Ter seus processos existentes por escrito é uma primeira etapa necessária - a visualização leva o jogo da documentação do processo a outro nível. Para isso, você pode usar Quadros brancos ClickUp ou seja, telas digitais ideais para brainstorming, colaboração visual e liberação da criatividade.
Use os quadros brancos para transformar conceitos em ideias em tempo real, adicionar anotações e discutir as melhores abordagens para a padronização de processos com a sua equipe.
O ClickUp Whiteboards é o seu hub visual centralizado para transformar de forma colaborativa as ideias da equipe em ações coordenadas
Etapa 2: Defina metas claras
A padronização de processos não é tão fácil quanto dizer: "É assim que concluiremos essa tarefa a partir de agora"
Muitas vezes, ela envolve ajustes e reinvenção de processos padronizados ou até mesmo a criação de processos totalmente novos. Mais importante ainda, você não pode esperar ver os resultados de seus esforços de padronização da noite para o dia.
Para permanecer no rumo certo, você precisa de objetivos claros e mensuráveis de padronização de processos. A definição dessas metas orienta seus esforços e o ajuda a acompanhar o progresso. Obviamente, essas metas são apenas diretrizes - você pode ajustá-las ao longo do tempo para estimular a melhoria contínua. Metas do ClickUp é exatamente o que você precisa para manter a equipe no caminho certo e conectar seu trabalho aos seus objetivos. O recurso ajuda você a definir metas e medir o sucesso com facilidade.
Tudo o que você precisa fazer é vincular tarefas ou listas a uma Meta, e o ClickUp acompanhará automaticamente o progresso à medida que você as concluir. 🏅
Mantenha-se no caminho certo para atingir suas metas com cronogramas claros, metas mensuráveis e acompanhamento automático do progresso
Use as pastas do ClickUp para organizar e gerenciar metas e acompanhar os ciclos de sprint e OKRs adicione descrições exclusivas para categorizar as metas, defina prazos e compartilhe suas metas com os membros relevantes da equipe.
Etapa 3: Faça um mapa do processo Mapeamento de processos ajuda você a visualizar um processo,
identificar suas eficiências e áreas de melhoria, além de delinear sequências de eventos e tarefas. Dessa forma, o mapeamento de processos tem um lugar importante na padronização de processos - ele ajuda a entender os processos, detectar inconsistências, identificar as melhores práticas e criar novas regras com base nelas. ✨
Mapeie seus processos facilmente com Mapas mentais do ClickUp o ClickUp Mind Maps é uma opção exclusiva que permite planejar, organizar e conectar ideias, tarefas e projetos. Esses mapas apresentam um design de arrastar e soltar, permitindo que você desenhe conexões e crie visualizações exclusivas.
Escolha entre Mapas Mentais baseados em tarefas ou em nós, compartilhe-os com colegas de trabalho e ajuste-os conforme necessário, sem esforço.
Planeje e organize projetos, ideias ou tarefas existentes no ClickUp para obter o melhor esboço visual
Não quer se preocupar em criar Mind Maps do zero? Os modelos do ClickUp vêm em seu socorro! Suas seções pré-fabricadas o guiam por todo o exercício de mapeamento de processos.
Recomendamos a seção Modelo de quadro branco de mapa de processo do ClickUp e o Modelo de mapa de processo PDCA do ClickUp pois ambos o ajudam a dividir seus processos em categorias para facilitar o gerenciamento.
Etapa 4: criar procedimentos operacionais padrão
Os procedimentos operacionais padrão (SOPs) estão no centro da padronização de processos, pois são eles que garantem a consistência e a eficiência aprimorada. Você os usará para delinear instruções passo a passo para lidar com diferentes tarefas e atividades.
Considerando a importância dos SOPs, você precisa ser extremamente cuidadoso ao redigi-los. Eles devem ser concisos e detalhados, sem deixar espaço para incertezas e hipóteses.
Recorra novamente ao ClickUp Docs para elaborar seus POPs - adicione membros relevantes da equipe ao seu documento e crie diretrizes abrangentes sobre como lidar com diferentes situações e tarefas dentro da empresa. Colabore com sua equipe em tempo real, deixe comentários e crie procedimentos que agreguem mais valor.
Como a elaboração de POPs de alto nível requer alguma habilidade, você pode se sentir mais confiante usando os modelos de POP do ClickUp. Por exemplo, você pode usar o modelo Modelo de POP do ClickUp -Esse modelo de documento contém instruções sobre o que incluir em cada seção do documento.
Dessa forma, você minimiza o risco de informações cruciais passarem despercebidas.
Acelere a criação de POPs com este modelo pronto do ClickUp - basta inserir seus detalhes e você estará pronto para as corridas
Você também pode usar o Modelo de procedimentos de operação padrão do ClickUp . Este é outro modelo de documento que o ajuda a padronizar processos como integração, treinamento e promoção de funcionários.
Etapa 5: automatizar processos repetitivos
Sua equipe investe muito tempo em tarefas repetitivas que não agregam muito valor à sua empresa? Se sim, há uma maneira fácil de mudar isso e permitir que seus funcionários se concentrem em tarefas mais importantes Automações do ClickUp .
Use o ClickUp Automations para otimizar processos e economizar tempo
As automações permitem que você aumente a produtividade, minimize o risco de erros e garanta que seus processos sejam simplificados. Elas consistem em:
- Triggers: Eventos que acionam uma automação (você pode aplicá-los a tarefas, subtarefas ou ambos)
- Condições: Critérios que devem ser atendidos para que uma automação seja iniciada
- Ações: Eventos que ocorrem depois que a condição é atendida
O ClickUp lhe dá várias opções para usar Automações. Se quiser obter um resultado específico, você pode criar Automações personalizadas . Ou você pode usar um atalho e usar Modelos de automação com acionadores e ações predefinidos. Eles são personalizáveis e se adaptam bem aos seus processos.
Se a sua automação estiver conectada a outro aplicativo, como Calendly, GitHub ou Hubspot, você sempre poderá criar um Automação de integração .
Etapa 6: comunicar novos procedimentos
Padronizar processos geralmente significa mudar significativamente a forma como os seus colegas de equipe abordam as tarefas. Ajude-os a entender essas mudanças por meio de uma comunicação eficaz. Isso significa que você deve ter tudo por escrito e atualizar as partes interessadas sobre todos os detalhes relacionados ao trabalho delas.
Além disso, se a padronização do processo envolver o uso de novas ferramentas e procedimentos, certifique-se de treinar sua equipe adequadamente. Dessa forma, eles poderão abordar com confiança os novos processos e ter 100% de certeza de que sabem o que estão fazendo.
Adicione membros da equipe a discussões e colabore com o ClickUp Chat em um único espaço e evite alternar entre softwares
O ClickUp ajuda você a se comunicar com sua equipe e a manter a transparência. Você tem o Visualização do bate-papo onde você pode compartilhar atualizações, atribuir itens de ação e anexar links e arquivos.
Você também pode adicionar pessoas relevantes ao ClickUp Docs e ao ClickUp Whiteboards, pedir-lhes que contribuam com suas opiniões sobre a padronização de um processo e incluí-las no processo de tomada de decisão .
Se a sua equipe se comunica com frequência por e-mail, você pode usar o E-mail no ClickUp ClickApp e envie e receba e-mails sem sair da plataforma para centralizar seu trabalho. 📩 Modelos de documentação de processos do ClickUp podem ajudá-lo a delinear cada processo em detalhes e compartilhá-los com as partes interessadas. Nossas recomendações são as seguintes Modelo de documento de plano de processo do ClickUp e o Modelo ClickUp Create Process Efficiently .
Etapa 7: Analisar e monitorar cada etapa
Você criou procedimentos operacionais padrão, discutiu-os com sua equipe e colocou seus planos em ação. Mas seu trabalho não termina aqui. Para garantir o sucesso contínuo, você precisa monitorar e analisar tudo de perto.
Com Painéis do ClickUp você pode. Este é o seu centro de controle para observar e acompanhar o desempenho de todos os processos da sua empresa. Use os Dashboards para monitorar a carga de trabalho e o desempenho da sua equipe, visualizar recursos, planejar e gerenciar metas e obter informações detalhadas sobre todos os aspectos de um processo.
Escolha entre mais de 50 widgets disponíveis para monitorar aspectos específicos de sua empresa processos e identificar possíveis áreas de aprimoramento .
Os painéis do ClickUp 3.0 oferecem aos gerentes de projetos ágeis uma visão rápida das tarefas e prioridades restantes da equipe para a semana, bem como gráficos detalhados de burnup e burndown
Exemplos de padronização de processos
Cobrimos a parte teórica da padronização de processos. Vamos ver como ela funciona na prática usando dois exemplos reais.
Atendimento ao cliente
Vamos observar um equipe de suporte ao cliente em uma empresa que oferece uma plataforma de streaming de mídia baseada em assinatura. Seu trabalho é responder a e-mails e fornecer informações precisas e relevantes a clientes atuais e potenciais.
A equipe é formada por 10 pessoas, e cada uma tem sua própria maneira de responder aos e-mails dos clientes. Por exemplo, Jenny mantém um tom casual e cordial, enquanto John gosta de manter o profissionalismo.
Ter essas múltiplas personalidades e abordagens na equipe pode confundir os clientes e deixar uma impressão negativa, pois eles nunca sabem o que esperar. Além disso, a equipe costuma ficar ocupada e, por isso, alguns e-mails de clientes podem se perder no meio do caos.
Padronizar os processos sobre como lidar com as solicitações dos clientes por e-mail pode ajudá-lo a economizar tempo, ser mais produtivo e garantir a consistência.
Você começaria por analisar os processos comerciais atuais. Considere os tempos de resposta, a criação e a categorização de tíquetes, a priorização e a coleta de feedback do cliente. Visualize todo o processo para entendê-lo melhor e identificar as áreas que precisam de sua atenção.
Crie seu processo de suporte na ferramenta Mind Maps do ClickUp para visualizar todo o fluxo de trabalho
Agora é hora de definir metas. Por exemplo, se seus clientes reclamaram de tempos de resposta lentos, você deve se concentrar em melhorar essa métrica. Certifique-se de que suas metas sejam mensuráveis para que você possa acompanhar o progresso ao longo do tempo.
Em seguida, você deve criar SOPs. Documente como os representantes do atendimento ao cliente devem responder aos e-mails. Você pode usar modelos para criar um guia passo a passo detalhado sobre como lidar com diferentes tipos de e-mails. Além disso, você pode desenvolver maneiras de categorizar e priorizar e-mails e garantir que todos os clientes recebam uma resposta.
As automações podem desempenhar um papel valioso aqui - use-as para enviar e-mails de confirmação aos clientes, garantir que os e-mails cheguem ao representante certo e solicitar feedback do cliente.
Compartilhe seus POPs com toda a equipe, analise-os em conjunto e responda a todas as perguntas que os representantes possam ter. Use os POPs para a integração de novos funcionários e para solidificar melhor suas operações comerciais.
Por fim, não se esqueça de revisar seus processos de negócios ocasionalmente para garantir que eles ainda estejam funcionando. Faça isso analisando o feedback não apenas dos clientes, mas também da sua equipe.
Preparação de alimentos
Vamos imaginar que você esteja administrando uma hamburgueria familiar com décadas de experiência. O restaurante é conhecido pela comida deliciosa e pelas porções generosas.
No entanto, os proprietários receberam várias reclamações recentemente sobre seus hambúrgueres - parece que a qualidade do produto varia com frequência, especialmente em relação ao sabor.
Você deseja padronizar o processo de preparação de hambúrgueres. Você começará analisando o procedimento atual - obterá uma visão geral de tudo, desde a aquisição até o tempo de cozimento, coberturas e porções.
Durante a análise, você provavelmente encontrará o "elo mais fraco" - que pode ser tempos de cozimento inconsistentes, qualidade variável da carne ou ingredientes vencidos. Você criará um mapa do processo para visualizá-lo e entender a melhor maneira de melhorar.
Em seguida, você criará SOPs. Por exemplo, você pode criar uma lista de fornecedores aprovados para hambúrgueres, delinear as etapas para organizar a seção de grelhados, definir os tempos de cozimento e descrever o processo de tostar os pães. Você também pode discutir a segurança dos alimentos e as porções adequadas.
Depois de definir os POPs, convoque uma reunião para discuti-los com os cozinheiros e assistentes. Você também pode imprimir os POPs e mantê-los perto da estação de trabalho para que todos possam lê-los quando necessário.
Faça reuniões regulares com a equipe para garantir que o processo seja eficiente e peça feedback aos hóspedes com frequência. Esses ajustes simples fazem com que as operações comerciais gerais sejam executadas com mais eficiência.
ClickUp: Seu aliado na padronização de processos
A padronização de processos é uma excelente maneira de otimizar os fluxos de trabalho economizar tempo e dinheiro e manter sua equipe e seus clientes satisfeitos. No entanto, isso geralmente exige muito trabalho e atenção aos detalhes.
Com suas opções robustas para documentar, visualizar e gerenciar processos, o ClickUp tem tudo o que você precisa para estruturar seus fluxos de trabalho e manter sua equipe na mesma página. Registre-se no ClickUp hoje mesmo, explore seus excelentes recursos e comece a revolucionar a padronização de seus processos. 🔁