As empresas funcionam com base em processos. Desde procedimentos de contratação até avaliações de risco e definição de metas, processos e fluxos de trabalho são executados em segundo plano para garantir que você atinja seus objetivos.
Verificar se você tem processos eficazes em vigor pode fazer a diferença quando se trata de ser bem-sucedido. Isso significa que você não pode simplesmente deixar que os processos façam seu trabalho, mas deve desempenhar um papel ativo na elaboração, no desenvolvimento e no aprimoramento constante desses fluxos de trabalho.
Uma maneira de fazer isso é conduzir a análise do fluxo de trabalho. Isso envolve a revisão regular de seus fluxos de trabalho e procedimentos para ver o que funciona bem e onde é possível fazer melhorias.
Aqui, vamos nos aprofundar na análise do fluxo de trabalho e listar os benefícios desse tipo de revisão. Além disso, mostraremos os diferentes tipos de análise de fluxo de trabalho, ofereceremos uma abordagem passo a passo para realizar a análise de fluxo de trabalho e forneceremos exemplos reais para orientar seus esforços. ✨
O que é análise de fluxo de trabalho?
A análise do fluxo de trabalho é o processo de revisão dos procedimentos com o objetivo de torná-los mais eficientes. Esse tipo de análise é essencial para gerenciamento de negócios .
Isso envolve examinar quais fluxos de trabalho são ineficientes e, em seguida, usar esses insights para criar soluções melhores. Por exemplo, você pode identificar tarefas manuais repetitivas que podem ser automatizadas ou encontrar uma nova maneira de dividir o trabalho com base na largura de banda da sua equipe.
Em suma, a análise do fluxo de trabalho é uma forma de examinar as tendências em seus fluxos de trabalho, descobrir pontos fracos em seu processo e gerar sugestões de melhoria. 📝
Em geral, o processo de análise do fluxo de trabalho inclui:
- Documentar o fluxo de trabalho existente
- Identificação de áreas fracas ou bloqueios
- Determinação das tarefas ideais para automação
- Criação de planos de ação que incorporem os insights da análise
## 4 benefícios da implementação de uma análise de fluxo de trabalho
Há muitos benefícios da análise do fluxo de trabalho, incluindo maior eficiência, expectativas mais claras e conformidade mais simples com as normas. A análise do fluxo de trabalho não apenas simplifica o funcionamento interno de seus processos de negócios, mas também cria um ambiente de trabalho mais seguro e eficiente melhor ambiente de trabalho e o posiciona para ser mais competitivo no grande palco.
Aqui estão alguns dos principais benefícios da análise do fluxo de trabalho.
1. Melhor eficiência entre diferentes equipes
O principal objetivo dessa análise é fazer a reengenharia dos processos de negócios e torná-los mais eficientes. Por simplificando seus fluxos de trabalho você pode se concentrar nos grandes objetivos que tem em mãos, sem que as coisas fiquem perdidas.
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Revisar processos também significa eliminar tarefas redundantes, atribuir tarefas agrupadas aos membros corretos da equipe e priorização de tarefas que têm dependências. Usando um gerenciamento de fluxo de trabalho ferramenta aparece automação do fluxo de trabalho oportunidades em que você pode liberar o tempo de um membro da equipe para que ele possa concentrar seus esforços em outro lugar. 👩💻
2. Maior capacidade de adaptação para identificar e evitar gargalos
A análise adequada do fluxo de trabalho é um processo contínuo. Isso significa que você não faz esse processo apenas uma vez.
Em vez disso, você deve programar uma análise de fluxo de trabalho trimestral ou anualmente para reavaliar como está fazendo as coisas. Incorpore isso como uma etapa final em um projeto para que você possa começar a estabelecer as bases para projetos futuros bem-sucedidos com base no feedback do projeto existente.
Ao revisar constantemente seus procedimentos, você estará mais apto a se adaptar às mudanças do mercado, à satisfação e às preferências dos clientes e à rotatividade de funcionários. Você também estará mais bem preparado para lidar com gargalos, documentando os pontos fortes e fracos que teve no passado e as percepções sobre como resolvê-los.
3. Funcionários mais felizes significam fluxos de trabalho mais eficientes
O gerenciamento e a análise do fluxo de trabalho criam um ambiente de trabalho melhor, especialmente quando se trata do envolvimento dos funcionários.
Os funcionários não precisam lidar com tecnologia antiga e desatualizada. Incentive a sua equipe a fazer sugestões quando se trata de ferramentas de aprimoramento de processos . Como são eles que trabalham com o software de gerenciamento de fluxo de trabalho todos os dias, estão bem posicionados para fornecer informações sobre o que precisa ser melhorado.
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Isso não apenas leva a melhores fluxos de trabalho, mas também capacita seus funcionários. Eles se sentem ouvidos e respeitados e têm maior autonomia e controle sobre seus processos de trabalho. 🤩
4. Conformidade e estruturas regulatórias mais fáceis
Para os negócios processos em empresas de saúde em empresas de saúde, agências governamentais e empresas financeiras ou bancárias, as ferramentas de análise de fluxo de trabalho tornam a conformidade regulamentar mais simples. Elas oferecem insight e estrutura para que todos saibam o que é necessário e fornecem atualizações sobre o progresso em tempo real.
A análise do seu processo de negócios existente permite que você desenvolva a estrutura para melhorar a conformidade. Criar bancos de dados de conhecimento como parte de seus fluxos de trabalho para listar todas as estruturas regulatórias necessárias, atribuir tags a tarefas para rastrear a responsabilidade e criar etapas para relatórios de auditoria rápidos.
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Os principais tipos de análise de fluxo de trabalho
Há três tipos diferentes de análise de fluxo de trabalho. Cada um deles compartilha o objetivo de melhorar os processos de fluxo de trabalho e aumentar a eficiência. 💪
Aqui estão os três tipos de análise de fluxo de trabalho:
- Linear Análise de fluxo de trabalho : Esse tipo de revisão se concentra em processos que funcionam em linha reta. Esse método é melhor para organizações que têm etapas de tarefas claras, processos bem definidos e responsabilidade clara dos funcionários
- Análise de fluxo de trabalho multifuncional: Esse tipo de análise foi projetado para revisar processos entre departamentos ou em organizações em que não há uma delimitação clara das etapas das tarefas
- híbrida Análise de fluxo de trabalho: Esse tipo se concentra no exame minucioso dos fluxos de trabalho entre departamentos e dentro dos departamentos. É ideal para avaliar processos em projetos nos quais diferentes departamentos estão envolvidos, mas também há processos dentro dos departamentos que precisam ser simplificados
Cada tipo de análise de fluxo de trabalho pode ser usado para melhorar os fluxos de trabalho da empresa. Pense na estrutura de sua empresa ou projeto e escolha o melhor tipo de análise para atender às suas necessidades otimização do fluxo de trabalho necessidades.
Como conduzir uma análise de fluxo de trabalho
Pronto para incorporar a análise em seu sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho? Aqui estão quatro etapas de análise de fluxo de trabalho para conduzir e mapear melhor um processo de negócios eficaz. 🗺️
1. Colete dados para entender o que precisa ser melhorado
Antes de começar a otimizar, você precisa coletar insights sobre o que está funcionando e o que precisa ser melhorado. O tipo de dados necessários varia de acordo com o tipo de fluxo de trabalho que você está otimizando.
Certifique-se de avaliar tanto os dados quantitativos (como o número de tarefas incompletas) quanto os qualitativos (por exemplo, como os membros da equipe se sentem em relação aos recursos necessários para a tarefa).
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A melhor maneira de coletar dados é percorrer seu processo atual usando uma ferramenta como Quadros brancos ClickUp para criar fluxogramas de processos que permite rastrear e otimizar suas operações usando diagramas visuais. Siga passo a passo e faça anotações sobre quem é responsável por quê produtos e destacar os possíveis obstáculos. ⚠️
Você também deve realizar entrevistas com os funcionários para obter informações sobre o nível básico do projeto. Para projetos mais complexos, organize um workshop em que cada funcionário possa orientá-lo em seus fluxos de trabalho.
Alguns dados que você deve procurar incluem:
- O número de tarefas pelas quais cada membro da equipe é responsável
- O prazo geral das tarefas do projeto
- O tempo necessário para concluir uma tarefa
- O número de vezes que uma tarefa é repetida
- A frequência com que as tarefas são concluídas ou rejeitadas
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Use Painéis do ClickUp para exibir e analisar dados. Ele fornece uma visão geral de alto nível de todas as tarefas que fazem parte do cumprimento das metas da empresa. Visualize rapidamente o que está em andamento e o que está atrasado. Além disso, identifique redundâncias para que você possa adaptar seus fluxos de trabalho para aumentar a eficiência com uma visão geral da análise do fluxo de trabalho multifuncional.
2. Analise os dados para descobrir áreas de melhoria
Depois de reunir insights, é hora de analisar os dados. Lembre-se de que o objetivo principal é otimizar os processos que não estão funcionando. Às vezes, você fará grandes mudanças, outras vezes podem ser necessários pequenos ajustes.
O ClickUp facilita a análise de dados personalizados graças ao seu gerenciamento de fluxo de trabalho recursos. Você pode criar um Diagrama de fluxo de trabalho para obter um roteiro visual de todos os seus processos existentes. Dessa forma, você pode descobrir gargalos e documentar os sistemas existentes que precisam ser aprimorados.
Veja o progresso da tarefa e a situação atual com a visualização de quadro do ClickUp
Outra ferramenta excelente é a Visualização do quadro do ClickUp onde você pode percorrer cada tarefa e ver rapidamente como ela se move pelos estágios do projeto.
Observe os dados que você coletou e faça a si mesmo as seguintes perguntas:
- Essa tarefa ou processo é necessário?
- Qual é o objetivo dessa tarefa?
- Ela está servindo a um propósito valioso?
- Essa tarefa está consumindo muito tempo?
- Existem métricas para avaliar o desempenho?
- Esse processo oferece uma experiência de usuário amigável?
- Isso exige uma curva de aprendizado acentuada ou recursos significativos de integração?
- Os funcionários têm os recursos necessários para concluir a etapa?
- Esse processo manual pode ser automatizado?
Também é útil examinar quais mudanças terão o maior impacto, especialmente se você tiver pouco tempo ou recursos limitados.
Defina prioridades de tarefas codificadas por cores no ClickUp para que sua equipe saiba o que precisa ser feito o mais rápido possível Prioridades de tarefas do ClickUp permitem que você escolha entre quatro sinalizadores para identificar os itens mais importantes. Priorize primeiro as alterações que tenham o maior impacto e menos trabalho necessário. Elas podem fazer uma grande diferença sem afetar o seu orçamento, e você pode trabalhar nas mudanças menos urgentes em seguida. 🙋🏻♂️
3. Implemente as alterações resultantes de suas descobertas
Depois de analisar seus dados, você deve ter insights sobre as mudanças que precisam ser feitas em seus fluxos de trabalho.
Talvez você tenha identificado tarefas que levarão menos tempo se forem automatizadas. Talvez tenha determinado áreas em que as transferências para outros membros da equipe possam ser simplificadas. Talvez você tenha decidido que precisa de novos fluxos de trabalho ou queira estabelecer controles de projeto quando necessário para manter-se dentro do orçamento.
É simples adicionar valores monetários às tarefas para manter os orçamentos do projeto sob controle
Independentemente do que os dados informarem, pense em como você pode fazer alterações para otimizar o fluxo de trabalho. Ferramentas de automação de processos como o recurso Whiteboard do ClickUp, permitem que você visualize as alterações no fluxo de trabalho. Depois de finalizar o fluxo de trabalho, você pode criar tarefas em segundos diretamente do Whiteboard e adicionar contexto com documentos, descrições e arquivos. 💪
Certifique-se de informar todas as partes interessadas sobre as alterações. Desde a equipe de gerenciamento de projetos até o departamento de recursos humanos, notifique todos os envolvidos no processo. Crie diretrizes e instruções claras para as mudanças, de modo que todos saibam o que se espera daqui para frente.
4. Revise regularmente seu fluxo de trabalho comercial
A análise do fluxo de trabalho não termina com a implementação. Você deve revisar e analisar seus processos regularmente para garantir a eficiência do fluxo de trabalho e manter as coisas funcionando sem problemas.
Defina um cronograma para revisar o desempenho do fluxo de trabalho. Aproveite ferramentas de relatórios e ferramentas de retrospectiva para monitorar consistentemente como as coisas estão progredindo.
Este modelo de retrospectiva de projeto avalia o sucesso ou o fracasso geral do projeto e identifica melhorias para evitar erros futuros
Na verdade, você pode usar o modelo Modelo de retrospectiva do projeto ClickUp para coletar feedback facilmente, encontrar pontos fortes e fracos no fluxo de trabalho e fazer alterações para aprimoramentos em projetos futuros. ✍️
Converse com os membros da sua equipe para garantir que todos estejam na mesma página. Você obterá feedback valioso que poderá implementar e aprimorar seus fluxos de trabalho com base nas sugestões dos funcionários.
3 Exemplos de análise de fluxo de trabalho
Tudo isso parece ótimo na teoria, mas, na prática, é ainda melhor! Quer alguns exemplos reais de análise de fluxo de trabalho? Nós o ajudamos com esses diferentes casos de uso. 👀
Caso de uso 1: Simplificar o crescimento da empresa
À medida que as empresas se tornam mais bem-sucedidas, elas tendem a crescer. Os processos e procedimentos que você usava com uma equipe pequena de cinco a dez pessoas começam a falhar de repente quando você aumenta para 50 funcionários ou mais. Isso impede a criação de obstáculos à eficiência e pode até mesmo impedir seu crescimento.
Você precisa de um sistema de fluxo de trabalho mais refinado ou segmentado para acompanhar as mudanças. Use as automações de fluxo de trabalho para criar um novo roteiro para o sucesso com uma equipe maior e aprimorar esses processos.
Além disso, com a participação de mais pessoas, você obterá insights mais diversificados e uma gama maior de feedbacks, resultando em soluções criativas. 🥳
Caso de uso 2: Simplificar processos manuais
Muitos gerentes de projeto e suas equipes lidam com tarefas repetitivas manualmente. Às vezes, isso significa responder às faturas dos clientes por e-mail. Outras vezes, esse trabalho pode incluir escrever o mesmo resumo de artigo de blog repetidamente do zero.
Essas tarefas levam tempo e, quando você começa a aumentar a escala ou a trabalhar em projetos maiores, elas podem se tornar uma perda de tempo.
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Automatize processos manuais sempre que possível. Isso pode significar o uso de ferramentas financeiras como o QuickBooks para lidar com pagamentos e faturas. Também pode significar o uso de aplicativos de criação de conteúdo e outros modelos para reduzir o tempo necessário para criar conteúdo repetitivo. ⌚️
Caso de uso 3: Envolver-se com os clientes de forma mais eficaz
A comunicação com os clientes é muito importante. Você quer receber feedback dos usuários para poder oferecer produtos e serviços melhores.
Para pequenas empresas, é fácil se conectar com os clientes em um nível pessoal. Você responde aos e-mails deles, oferece conselhos sobre como usar seus produtos e serviços e soluciona problemas à medida que eles surgem.
Com uma empresa maior e vários funcionários em tempo integral - ou quando você assume projetos maiores - pode ser mais difícil realizar essas tarefas sozinho. Além disso, seus esforços provavelmente estarão mais bem concentrados em metas maiores e tarefas mais importantes.
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A Ferramenta de fluxo de trabalho de CRM é uma maneira melhor de gerenciar os relacionamentos com os clientes por meio de fluxos de trabalho automatizados. Depois de analisar os processos existentes, você pode usar o CRM para automatizar respostas e gerar tarefas para os membros relevantes da equipe. 📚
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