Quando sua empresa está presa em um marasmo, medidas insignificantes não resolverão o problema. É hora de dar uma sacudida nas coisas e reexaminar as "velhas maneiras" para continuar avançando.
Entre na reengenharia de processos de negócios (BPR) - uma abordagem poderosa que pode revolucionar as operações da sua equipe e levar sua empresa a novos patamares. Embora seja desafiadora e muitas vezes enfrentando resistência, é uma ação obrigatória para todas as empresas que desejam permanecer relevantes e competitivas.
Neste guia, abordaremos todos os conceitos básicos de uma BPR e forneceremos dicas para o planejamento e a implementação bem-sucedidos. Continue lendo para saber mais e obter melhorias significativas!
O que é reengenharia de processos de negócios?
A reengenharia de processos de negócios é o reprojeto fundamental de fluxos de trabalho e processos de negócios em uma organização. O objetivo da BPR é simplificar as operações, melhorar os resultados, cortar custos e impulsionar o crescimento dos processos de negócios.
O conceito foi criado por Michael Hammer michael Hammer, professor de ciência da computação do MIT. Em 1990, ele escreveu um artigo famoso para a Harvard Business Review intitulado "_Reengineering Work: Don't Automate, Obliterate" (Não automatize, oblitere)
Hammer criticou os gerentes por usarem a tecnologia para automatizar um trabalho inerentemente ineficiente. Em vez disso, ele sugeriu repensar seus processos de negócios e remover aqueles que não agregam valor.
O artigo provocou uma tendência que muitas empresas adotaram rapidamente. Em 1993, 60% das empresas da Fortune 500 afirmaram que haviam começado a implementar processos de negócios de reengenharia ou planejavam fazê-lo.
Por que a reengenharia de processos de negócios é importante?
Para administrar uma empresa bem-sucedida, você deve adaptar-se às mudanças contínuas, acompanhar as últimas tendências e sempre se esforçar para melhorar. ⬆️
Os processos que funcionaram para você no passado podem ficar desatualizados ou ser prejudicados por desenvolvimentos internos ou externos. Ajustar uma ou duas etapas em seus processos atuais pode ser suficiente em alguns casos, mas há momentos em que é preciso ir com tudo e fazer algumas mudanças radicais para voltar aos trilhos. 🛤️
Reinventar seus processos atuais traz muitas vantagens, tais como
- Aumento da produtividade
- Produção mais rápida e de melhor qualidade
- Remoção de etapas redundantes, ineficientes ou repetitivas
- Redução dos custos de produção
- Satisfação dos funcionários e dos clientes
- Crescimento das operações comerciais
A reengenharia de processos de negócios não é uma tarefa fácil. Requer investimento de muito tempo, dinheiro e esforço. Mesmo assim, ninguém pode garantir o sucesso das novas estratégias em seus novos processos de negócios.
Ainda assim, os benefícios potenciais de longo prazo da BPR superam em muito os custos associados e os riscos potenciais.
Reengenharia de processos de negócios vs. melhoria de processos de negócios
O aprimoramento de processos de negócios (BPI) e a BPR têm o mesmo objetivo: melhorar seus processos de negócios e possibilitar o sucesso a longo prazo. No entanto, eles pretendem fazer isso usando abordagens diferentes.
consiste em identificar gargalos e ajustar os procedimentos à medida que você avança. Você pode alterar algumas regras, etapas ou ferramentas, mas os principais processos comerciais permanecem os mesmos.
A reengenharia de processos envolve a consideração de novas perspectivas, a quebra de convenções e a reavaliação de cada engrenagem de seus processos atuais e do mecanismo geral de negócios. Isso implica a reconstrução do processo de negócios a partir do zero. Em muitos casos, isso envolve
automação de processos de negócios
.
Use receitas de automação pré-criadas no ClickUp ou personalize-as com base em suas necessidades, para que sua equipe possa se concentrar no que é mais importante
Veja um exemplo. Você está administrando um pequeno serviço de entrega de fast-food. Você percebe que os tempos de espera estão aumentando à medida que a demanda cresce e que você está perdendo clientes. O sistema manual de gerenciamento de pedidos que funcionava para você agora está começando a desmoronar - e a satisfação do cliente está tendendo para baixo.
O BPI provavelmente sugeriria a contratação de uma nova equipe ou a transferência temporária de funcionários de diferentes departamentos para lidar com os pedidos quando necessário. O BPR implicaria a implementação de um novo sistema de gerenciamento de entrega eletrônica que requer pouca intervenção humana.
A primeira solução é como varrer a poeira para debaixo do tapete, enquanto a segunda evita que a poeira se acumule. 🧹
Reengenharia de processos de negócios vs. gerenciamento de processos de negócios
Gerenciamento de processos
é o conceito mais amplo dos dois. É o ato de governar os elementos e as atividades do processo para garantir que tudo ocorra sem problemas. Enquanto o BPR é uma ocorrência ocasional, o BPM acontece sem parar.
O BPM e o BPR têm alguns elementos semelhantes. Ambos exigem que você examine os processos existentes, identifique e corrija os problemas. O objetivo também é o mesmo: melhorar a qualidade do produto ou serviço.
Quando implementar uma estratégia de BPR?
O ideal é que você execute uma estratégia de BPR o quanto antes. Dessa forma, será mais fácil preparar o terreno para todo o trabalho futuro e para os esforços de expansão. Quanto maior for sua empresa, mais cara, difícil e demorada será a reengenharia de seus processos.
Na realidade, a BPR geralmente surge como um tópico quando a empresa está estagnada ou tem um desempenho ruim, com os esforços de BPI falhando. Nesses casos, o momento certo para implementar uma estratégia de BPR é agora.
Se você perdeu a janela de oportunidade ideal, não se desespere. Você pode fazer mudanças profundas em um processo de negócios a qualquer momento que achar adequado. Isso exigirá mais trabalho e planejamento meticuloso, mas pode resultar em sucesso. Como mencionado, os benefícios de longo prazo fazem valer a pena.
As quatro etapas da reengenharia de processos de negócios
A aparência do processo de BPR varia de acordo com cada caso. Em geral, ele envolve quatro etapas, que descreveremos na seção a seguir.
Observe que um processo eficiente de
ferramenta como
pode facilitar seu trabalho. Além de centralizar seus dados, ele oferece vários recursos para
e execução. Em vez de fazer malabarismos com vários aplicativos, você pode executar operações complexas, como o BPR, em uma única plataforma.
Economize tempo usando os aplicativos pré-construídos
Modelo de plano de projeto de reengenharia de processos de negócios do ClickUp
. Ele vem pré-carregado com colunas personalizadas e modos de visualização, ou seja, "visualizações" projetadas para ajudá-lo a lidar com o BPR com confiança.
Além disso, é gratuito! Agora, vamos voltar às quatro etapas essenciais do processo de negócios.
Etapa 1: Preparação e pesquisa
Use o modelo de plano de projeto de reengenharia de processos de negócios do ClickUp e torne esse processo trabalhoso mais gerenciável
Um empreendimento tão complexo como o BPR requer todos os esforços. 🤝
Você deve montar uma equipe qualificada e motivada que será responsável pelo projeto de reengenharia. Sua força-tarefa de processos de negócios deve incluir:
- Especialistas externos com experiência em BPR
- Um gerente sênior que tenha poder de decisão na equipe ou na organização
- Um funcionário experiente que conheça os meandros do processo
Para descobrir o que está faltando, você deve investigar o processo em profundidade. Analise as atividades, os participantes, as ferramentas e os métodos usados do início ao fim. Peça aos seus funcionários e clientes que respondam a pesquisas de feedback anônimas e use os resultados das pesquisas
Modelo de plano de projeto de reengenharia de processos de negócios ClickUp
para chegar lá ainda mais rápido.
O que está causando mais problemas
Procure as etapas que sempre causam atrasos, erros e reclamações de clientes. Não se esqueça de registrar também as etapas que se mostraram benéficas.
A coleta de informações de vários lados permite que você tenha uma visão mais realista. Com esse conhecimento, será mais fácil reconstruir o processo e identificar os gargalos.
Use a visualização de formulário para coletar, analisar e organizar o feedback
A coleta e o tratamento de dados são muito fáceis com o ClickUp. Use
para criar pesquisas de feedback eficazes, escolhendo entre mais de 10 tipos de campos. Gerencie sua equipe de BPR na visualização de lista ou quadro. Adicione seus detalhes de contato ou qualquer outra informação relevante nas colunas.
Atribua tarefas ou subtarefas e crie dependências para um fluxo de trabalho mais eficiente. ✔️
Etapa 2: mapeamento de processos
Agora que você sabe quais partes do processo funcionam e quais não funcionam, é hora de redesenhá-lo.
Passo a passo, crie o novo fluxo de trabalho usando
. Você pode achar que a visualização o ajuda a entender melhor processos complexos e como atividades específicas afetam umas às outras.
Desenhe conexões e vincule objetos para criar roteiros ou fluxos de trabalho a partir de suas ideias junto com sua equipe nos quadros brancos do ClickUp
Com
você pode criar mapas e fluxogramas de processos cativantes para ilustrar as etapas envolvidas em sua estratégia de BPR.
Use formas diferentes para indicar o tipo de atividade. Por exemplo, formas de diamante normalmente indicam etapas de decisão. Adicione setas para especificar a direção e as dependências das tarefas. Além de formas e setas, sinta-se à vontade para adicionar imagens, vídeos, cartões de sites, documentos ou rabiscos para transmitir seu ponto de vista.
Depois de visualizar todo o processo, defina o início e o fim de seus esforços de BPR e adicione as etapas intermediárias. Você pode transformar os nós em tarefas interativas, desbloqueando recursos adicionais como listas de verificação, comentários e controle de tempo.
Registre o tempo à medida que avança ou insira-o manualmente com o controle de tempo no ClickUp
Você pode até mesmo especificar a pessoa ou o departamento responsável adicionando retângulos ao plano de fundo para cada um e classificando as tarefas ao longo do eixo vertical com base em quem precisa concluí-las.
Os quadros brancos também facilitam a colaboração com sua equipe de especialistas em BPR. Você pode trabalhar no
juntos em tempo real e compartilhar ideias por meio de anotações. 💡
Etapa 3: planejamento e gerenciamento de tarefas
A próxima etapa é definir o
ou seja, desenvolva uma estratégia de implementação para dar vida ao seu mapa de processos. Em primeiro lugar, defina sua meta final e explique como ela se alinha aos objetivos da empresa.
Em seguida, liste todas as etapas necessárias para que a BPR aconteça. Considere se é necessário contratar novas pessoas, treinar os funcionários atuais, comprar novos equipamentos ou atualizar os existentes.
É simples adicionar valores monetários às tarefas para manter os orçamentos do projeto sob controle
Seja o mais específico possível para evitar mal-entendidos. Não se esqueça de calcular os custos para permitir um orçamento preciso
.
No final, determine as medidas de sucesso. Isso permitirá que você veja exatamente o quanto o fluxo de trabalho melhorou com o processo de reengenharia.
Como você já estabeleceu as metas de BPR e as deficiências do processo existente,
deve ser fácil. Também é uma boa ideia ter um
caso o plano A não dê certo.
Você pode fazer tudo isso em
. De recursos avançados de formatação a controle de versão, o ClickUp tem tudo o que você precisa para criar documentos práticos e visualmente atraentes.
O ClickUp Docs permite que a formatação avançada e os comandos de barra funcionem com mais eficiência
Finalize seus planos listando e atribuindo todas as tarefas e subtarefas no ClickUp. Adicione anexos, listas de verificação e informações cruciais para ajudar os responsáveis a concluir suas tarefas.
Use a visualização da carga de trabalho para avaliar a capacidade e a disponibilidade individual. Visualize e gerencie o cronograma e os marcos na visualização Gantt ou Timeline. ⏱️
Etapa 4: Implementação
Quando estiver pronto, comece a executar o plano de reengenharia de processos em pequena escala. Documente e audite todas as atividades e avalie o progresso após cada marco. Ao mesmo tempo, estabeleça um plano robusto de
para garantir o cumprimento do custo e do cronograma.
Se os KPIs escolhidos não apresentarem uma melhoria significativa em comparação com a linha de base, volte ao estágio de planejamento, reavalie e tente novamente. Se os resultados favorecerem o novo processo, aplique-o gradualmente em uma escala maior.
Após o fato, meça e colete feedback das partes interessadas.
Mantenha-se no caminho certo para atingir suas metas com cronogramas claros, metas mensuráveis e acompanhamento automático do progresso
No ClickUp, você pode
e medir automaticamente o progresso à medida que você avança. A plataforma oferece muitas outras oportunidades de automação, tanto incorporadas quanto personalizadas.
Você pode colaborar com sua equipe no ClickUp em cada etapa do processo de reengenharia. Discuta assuntos em comentários de tarefas ou
. Edite documentos e outros arquivos, veja as alterações em tempo real e receba notificações sobre elas.
Seus funcionários também podem controlar o tempo dentro do aplicativo, facilitando os procedimentos de compensação. 💸
Exemplos de reengenharia de processos de negócios
Uma das maneiras mais eficazes de aprender é pelo exemplo, portanto, vamos explorar duas famosas BPR histórias de sucesso!
T-Mobile: Telecomunicações
**O problema: Até 2015,
o suporte telefônico ao cliente da T-Mobile consistia em agentes de primeira resposta e vários departamentos especializados em diferentes tipos de problemas. Por esse motivo, a solução de problemas geralmente implicava em várias transferências de chamadas. O processo levava muito tempo e deixava os clientes frustrados.
A solução: Depois de analisar o processo, a T-mobile percebeu que a solução mais eficiente seria treinar seus agentes de suporte ao cliente para lidar com todas as chamadas do início ao fim. A empresa montou
de especialistas para conduzir o treinamento dos representantes. A T-mobile também alterou suas práticas de avaliação de agentes, mudando para um modelo baseado no desempenho individual e da equipe.
O resultado: O número de chamadas por conta foi reduzido em 21%, e os custos por chamada caíram. A retenção de clientes atingiu o nível mais alto de todos os tempos. A taxa de rotatividade de funcionários caiu drasticamente. A T-mobile alcançou um sucesso nunca antes visto.
Honeywell: Tecnologia e engenharia
**O problema: Na década de 1990,
a Honeywell Inc. tinha como objetivo diminuir o número de defeitos no processo de construção em uma de suas unidades do Arizona. A investigação revelou que os dois principais problemas eram a necessidade de maior cooperação entre as equipes e a falta de autoridade sobre as decisões que afetavam seu trabalho.
A solução: A Honeywell interrompeu todas as operações e criou um novo sistema de produção integrado com um sistema completo de controle de qualidade. Os funcionários passaram por um treinamento. Equipes com várias habilidades foram montadas e encarregadas de lidar com a produção de produtos do início ao fim. Assim como a T-Mobile, a empresa introduziu um modelo de avaliação baseado em qualidade e desempenho.
O resultado: O processo levou três anos, mas os resultados falam por si. A Honeywell observou uma redução de 70% nos defeitos, uma redução de 72% no tempo de ciclo das peças e muitos outros benefícios.
Desafios e soluções comuns da reengenharia de processos de negócios
A reengenharia de processos de negócios é normalmente um processo longo e elaborado, portanto, pode acarretar muitos problemas. Abordaremos alguns deles a seguir:
Falta de suporte
Quando um gerente inicia uma mudança, ele geralmente encontra resistência dos superiores. Convencê-los a aceitar a ideia pode ser complicado, mesmo que o proponente seja um especialista no processo em questão.
Entenda rapidamente quem na sua equipe está com pouco ou muito trabalho, para que você possa realocar facilmente seus recursos
Além disso, receber o apoio dos superiores e dos proprietários é uma coisa, mas conseguir que os funcionários nas trincheiras as implementem é outra coisa. 🐟
Mesmo que os recursos financeiros não sejam um problema, mudar um modelo existente e familiar pode ser.
Soluções potenciais:
- Reúna o máximo de evidências que puder para provar que sua empresa se beneficiará da BPR
- Ofereça incentivos para a participação
- Seja paciente e persistente
- Implemente as mudanças gradualmente para tornar a transição mais suave
Preparação inadequada
Muitas coisas podem dar errado na fase de preparação.
Por exemplo, se a equipe de especialistas for tendenciosa, ela poderá promover uma agenda que não é necessariamente a melhor para a empresa. Um número excessivo de pessoas na equipe pode causar confusão, enquanto um número insuficiente de membros da equipe pode não conseguir acompanhar o processo. A falta de conhecimento ou de motivação também pode ser problemática.
Outro obstáculo comum é a análise inadequada da causa. Sem entender a causa real das ineficiências em um processo, você pode estar condenado a repeti-las.
Soluções potenciais:
- Não apresse o processo de preparação
- Reúna uma equipe de profissionais com várias habilidades
- Reúna feedback de várias perspectivas e incentive a transparência
Restrições de recursos
A falta de recursos é provavelmente o problema mais comum de BPR e pode prejudicar seriamente o seu progresso. Seja por tempo, dinheiro ou força de trabalho, é preciso cortar alguns cantos para que a mudança aconteça.
Isso só é possível se todos estiverem a bordo e os preparativos forem feitos com bastante antecedência.
Acompanhamento e monitoramento de tarefas, recursos e progresso do projeto na visualização do ClickUp Dashboard
Soluções potenciais:
- Seja claro sobre a quantidade de tempo e esforço necessários para o BPR
- Concentre-se nos benefícios que o novo processo deve trazer
- Comece a planejar a tempo
- Melhore sua organização e gerenciamento de tempo habilidades
Implementação irregular
Então, você chegou ao estágio de implementação. Viva! 🎉
A costa ainda não está livre. Você ainda precisa executar o novo processo de uma forma que seja eficaz. **Se você aplicá-lo de forma inadequada e inconsistente, ele não será bem-sucedido.
Outro ponto a ser observado é que a BPR não é um evento único. É um processo de aprimoramento contínuo e profundo. Se você não medir a eficácia de sua estratégia de reengenharia de processos de negócios, quem pode dizer que ela é melhor do que a anterior?
Os KPIs podem mostrar que algumas partes da nova abordagem estão abaixo do ideal e devem ser reavaliadas.
Soluções potenciais:
- Aceitar que o trabalho não termina quando o novo processo é implementado
- Começar aos poucos e implementar as mudanças pouco a pouco
- Testar e medir o tempo todo
- Supervisionar a adaptação e fornecer suporte adicional quando necessário
Quebre o molde e alcance novos níveis de eficiência com a BPR
Ao redesenhar fundamentalmente os fluxos de trabalho, você pode simplificar as operações, reduzir os custos e impulsionar o crescimento. Embora seja um desafio, os possíveis benefícios de longo prazo da BPR fazem com que seja um esforço que vale a pena para qualquer empresa que queira se manter à frente em um cenário de negócios dinâmico.
Fora com o velho, dentro com o novo! Dê à sua organização uma lufada de ar fresco ao adotar a reengenharia de processos de negócios. 🛫