Você sabia que uma pequena startup norueguesa está prestes a lançar o processo de detecção de danos em veículos mais rápido da história até o momento da publicação deste artigo?
Em média, esse processo leva 15 minutos para ser concluído, mas graças à tecnologia de IA e à automação de processos de negócios (BPA), a Wenn conseguiu reduzir esse número para 6 segundos — isso é 99,33% menos do que o padrão atual do setor.
Embora possa parecer algo saído de um filme de ficção científica, mudanças como essas estão se tornando comuns graças à automação de processos de negócios (BPA).
No entanto, a relação entre automação e processos de negócios nem sempre é clara, e uma das melhores maneiras de entendê-la é analisando exemplos, que é exatamente o que faremos neste artigo. Você verá exemplos reais de automação de processos de negócios com ferramentas de gerenciamento de processos de negócios que qualquer pessoa pode implementar em poucos minutos.
Agora, vamos definir automação de processos de negócios para que todos estejamos na mesma página antes de mergulharmos nos exemplos!
O que é automação de processos de negócios?
Em termos gerais, a automação de processos de negócios (BPA) refere-se ao uso de tecnologia para automatizar e otimizar processos de negócios, a fim de aumentar a eficiência operacional, reduzir erros humanos e custos e melhorar a produtividade geral.
Em suma, o principal objetivo da BPA é a eficiência. ⚡️
A BPA é um esforço planejado e de alto nível para automatizar várias tarefas manuais dentro de um processo, a fim de melhorar a produtividade e a eficiência. Esse é o norte de toda estratégia de BPA, o principal impulsionador por trás de todos os esforços para automatizar processos em uma empresa.
Como a automação de processos de negócios ajuda as organizações?
Ao melhorar a eficiência dos processos de negócios, a BPA aumenta a produtividade, reduz custos e permite que as pessoas se concentrem em atividades de alto valor que exigem experiência e criatividade humanas.
Isso se traduz em vários benefícios, tais como:
- Redução dos custos operacionais
- Menor dependência de recursos humanos com alto custo de capital
- Escalabilidade do processo
- Menos erros nas entradas manuais
- Melhor atendimento ao cliente
- Operações comerciais otimizadas
- E muito mais
Além desses benefícios tangíveis e mensuráveis, a BPA pode melhorar a satisfação dos funcionários, eliminando as tarefas mais repetitivas e deixando-os com responsabilidades que exigem pensamento crítico, criatividade e habilidades de resolução de problemas.
No geral, os benefícios da BPA são muito claros: ajudar as organizações a alcançar maior eficiência, precisão e consistência em suas operações, ao mesmo tempo em que reduzem custos e melhoram a satisfação dos clientes e funcionários.
DICA PROFISSIONAL O mapeamento de processos é um elemento crucial na execução de fluxos de trabalho e processos de negócios eficientes. Use ferramentas de mapeamento de processos confiáveis e altamente funcionais e o modelo de fluxograma de processos da ClickUp para criar uma representação visual dos seus processos. Criar um fluxograma detalhado antes de configurar sua automação pode ajudar a garantir que o processo seja suave e sem erros.
A BPA envolve soluções de software?
A resposta é sim. A automação de processos de negócios é feita principalmente com produtos de software dedicados e/ou código personalizado, geralmente, mas não exclusivamente, uma combinação de ambos.
O software BPA pode envolver uma variedade de tecnologias, incluindo código, automação de processos robóticos (RPA), automação de fluxo de trabalho baseada em nuvem, aprendizado de máquina, inteligência artificial e processamento de linguagem natural.
Além disso, mais de uma ferramenta pode ser usada para automatizar processos de negócios ao mesmo tempo. Por exemplo, uma empresa pode usar ferramentas de RPA para automatizar processos que envolvem aplicativos legados ou auto-hospedados e, em seguida, usar outro conjunto de ferramentas para automatizar processos e fluxos de trabalho que envolvem aplicativos baseados em nuvem ou APIs internas.
Ferramentas e softwares que permitem às empresas automatizar processos de negócios incluem ClickUp e Make, especialmente se sua pilha de aplicativos for baseada em nuvem, mas existem outros softwares de automação de processos de negócios que você também pode considerar, dependendo de suas necessidades, dos aplicativos que usa e dos processos em vigor.
DICA PROFISSIONAL A integração entre o ClickUp e o Make pode economizar seu tempo e automatizar qualquer processo entre o ClickUp e outros aplicativos de trabalho, sem a necessidade de conhecimentos técnicos. Ao usar o ClickUp como um software de BPA e conectá-lo ao Make, você poderá projetar, construir e automatizar fluxos de trabalho simples ou complexos para otimizar seu trabalho. Basta definir gatilhos e condições para automatizar centenas de ações e usar modelos pré-criados para começar imediatamente.
Que tipo de processos se enquadram na categoria BPA?
É importante observar que a BPA abrange muitas atividades, desde a entrada manual diária de dados até a automação de processos, fluxos de trabalho e tarefas inteiros. A diferença entre eles reside na complexidade, no número de tarefas ou etapas e nas subtarefas envolvidas.
Por exemplo, sua estratégia de BPA poderia prever a automação de todo o processo de contratação de candidatos ou integração de funcionários. Esse processo incluiria também fluxos de trabalho e tarefas específicas. Um exemplo de fluxo de trabalho dentro desse processo seria coordenar o processo de entrevistas com os candidatos e agendar sessões de treinamento.
E, dentro desse fluxo de trabalho, tarefas específicas também podem ser automatizadas, como criar reuniões no Zoom, enviar convites para essas reuniões por e-mail, armazenar as gravações das reuniões para análise posterior e assim por diante. A automação de processos digitais simplificará e otimizará todas essas tarefas, fluxos de trabalho e processos.
Quais processos de negócios devem ser automatizados?
O número de processos de negócios que podem ser automatizados chega a milhares. Na verdade, a maioria dos processos de negócios pode ser automatizada, total ou parcialmente, independentemente da área ou departamento.
Por exemplo, o RH pode automatizar processos como recrutamento, integração e desligamento de funcionários. O marketing pode automatizar quase todos os processos manuais, desde pesquisa de palavras-chave e produção de conteúdo até campanhas publicitárias e gerenciamento de mídias sociais. A TI, é claro, é outra área que pode otimizar processos com automação, incluindo rastreamento de bugs, monitoramento, desenvolvimento de aplicativos, gerenciamento de banco de dados e outros processos manuais.
Não há praticamente limites para o que você pode fazer com as ferramentas e plataformas certas, e é isso que vamos mostrar a seguir: exemplos de automação de BPA que você pode implementar imediatamente com a integração do Make e do ClickUp.
Para ajudá-lo a decidir se deve automatizar um processo, faça a si mesmo estas perguntas:
- O processo é demorado para sua equipe?
- Isso envolve tarefas repetitivas ou entrada manual de dados?
- Isso envolve várias etapas e partes dentro da sua organização?
- O erro humano é um fator nesse processo?
Se você respondeu sim a qualquer uma dessas perguntas, isso é um indício claro de que a BPA pode ajudar a melhorar a eficiência e a precisão desse processo.
DICA PROFISSIONALAprenda a criar automações no ClickUp e confira 10 exemplos de automação para ajudá-lo a criar fluxos de trabalho automatizados, aumentar a produtividade e aproveitar modelos para economizar tempo.
15 exemplos reais de automação de processos de negócios
Exemplo 1: Documentação de processos de negócios
Ideia de automação: fluxo de trabalho de revisão de documentos
A revisão de documentos é uma tarefa que pode ser encontrada em vários processos na maioria das organizações.
De contratos e acordos de nível de serviço a publicações em blogs e comunicados de relações públicas, as empresas gastam inúmeras horas garantindo que os documentos sejam revisados antes de cumprirem seu objetivo. E embora a parte da revisão possa ser delicada, todas as etapas que a envolvem podem ser facilmente automatizadas com ferramentas como o Make.
Este modelo inclui Google Drive, ClickUp, Make e Slack e permite automatizar o processo de revisão de documentos em geral, “monitorando” novos documentos do Google Docs em uma pasta do Google Drive.
Depois que um arquivo é enviado para o Google Drive, o Make cria e atribui uma tarefa no ClickUp e envia o arquivo em questão pelo Slack para a pessoa designada para revisá-lo.
O resultado é um processo ágil de revisão de documentos que entrega os documentos aos revisores e cria o rastreamento necessário, tudo sem intervenção humana.
Bônus: reengenharia de processos de negócios!
Exemplo 2: Vendas
Ideia de automação: acione tarefas para cultivar e converter novos leads
As oportunidades do Salesforce geralmente desencadeiam uma série de tarefas relacionadas que são fundamentais para fechar um negócio potencial. Essas tarefas podem ser desde o envio de documentos com informações adicionais até a designação de um especialista e, muitas vezes, colocar essas tarefas em ação requer uma ação manual da pessoa que criou a oportunidade do Salesforce inicialmente.
Isso está longe de ser ideal, pois consome recursos e é propenso a erros (geralmente, alguém se esquece de atribuir as tarefas necessárias). No entanto, também é evitável e fácil de automatizar.
Este modelo, que inclui ClickUp, Make, Salesforce, Slack e Flow Control, é incrivelmente útil para isso, pois permite automatizar o processo de nutrição de leads — acione qualquer tarefa que você imaginar após a criação de uma oportunidade no Salesforce.
Vamos imaginar um caso de uso simples: você tem um e-book para gerar leads e o oferece gratuitamente para aqueles que fornecem seus dados de contato.
Quando surge um novo lead, você cria a oportunidade no Salesforce e precisa cultivá-la por e-mail e redirecioná-la com anúncios no Facebook.
Com o modelo acima, você pode acionar essas (e outras) tarefas automaticamente todas as vezes.
Exemplo 3: Análise da web
Ideia de automação: acompanhe e agregue dados de desempenho da web
Assim como a revisão de documentos, acompanhar o desempenho do site é algo que a maioria das empresas, se não todas, precisa fazer constantemente.
No entanto, há um porém: o Google Analytics não é exatamente um aplicativo muito rápido, e fazer login todos os dias para obter os dados é uma enorme perda de tempo.
Mas, novamente, você pode automatizar todo o processo e começar a receber os dados em vez de procurá-los.
Além de agregar dados analíticos em uma planilha, o Make pode atribuir a qualquer pessoa a tarefa de revisá-los, criando uma tarefa no ClickUp. Dessa forma, nenhum evento importante ficará sem ser visto.
Exemplo 4: Marketing de influência
Ideia de automação: crie tarefas de divulgação de influenciadores
O processo manual de entrar em contato com influenciadores, acompanhar suas respostas e fazer o acompanhamento pode ser demorado. Automatizar esse processo pode economizar uma quantidade significativa de tempo e recursos para sua equipe.
Exemplo 5: Suporte ao cliente
Ideia de automação: resposta automática a tickets de suporte ao cliente
Automatizar a resposta inicial às consultas dos clientes pode garantir um reconhecimento rápido e também categorizar as questões com base na sua natureza para uma resolução eficiente.
Exemplo 6: Gestão de projetos
Ideia de automação: atribuição de funções e responsabilidades
A atribuição automática de funções e a delegação de tarefas dentro de um projeto podem aumentar a produtividade, eliminando a delegação manual e o acompanhamento de responsabilidades.
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Exemplo 7: Contabilidade
Ideia de automação: automatizar a geração de faturas
A geração de faturas para serviços concluídos ou produtos entregues pode ser automatizada, reduzindo erros manuais e garantindo o envio oportuno das faturas.
A automação de processos como a contabilidade não apenas elimina o risco de erros humanos, mas também garante o gerenciamento preciso e oportuno dos registros financeiros, contribuindo para uma melhor tomada de decisões comerciais.
Exemplo 8: Garantia de qualidade
Ideia de automação: testes acionados automaticamente
Automatizar a realização de verificações e testes de qualidade após cada atualização ou alteração ajuda a manter a qualidade do produto de forma consistente.
Confira as ferramentas de teste de controle de qualidade!
Exemplo 9: RH
Ideia de automação: coleta automatizada de feedback dos funcionários
Ter um sistema automático para coletar e analisar o feedback dos funcionários pode ajudar os departamentos de RH a entender os sentimentos dos funcionários de maneira eficaz e oportuna.
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Exemplo 10: Marketing
Ideia de automação: programação de conteúdo
A automação do agendamento de conteúdo para diferentes plataformas pode ajudar as equipes de marketing a garantir uma presença e um engajamento consistentes da marca em vários canais.
Confira estes modelos de calendário de conteúdo para começar a automatizar a programação de conteúdo da sua equipe.
Exemplo 11: TI
Ideia de automação: relatórios gerados automaticamente
A geração e o envio automatizados de relatórios de TI podem economizar uma quantidade significativa de tempo, garantindo ao mesmo tempo o monitoramento e a geração de relatórios regulares da infraestrutura de TI.
Exemplo 12: Operações
Ideia de automação: gestão de inventário
A automação da gestão de estoque pode ajudar a controlar os níveis de estoque, acionando novos pedidos conforme necessário e reduzindo as chances de falta de estoque ou excesso de estoque.
Exemplo 13: Logística
Ideia de automação: otimização automatizada de rotas
Automatizar o planejamento e a otimização das rotas de entrega pode ajudar as empresas de logística a reduzir o tempo e os custos com combustível, ao mesmo tempo em que aumenta a eficiência. Exemplo 14: Engajamento do cliente
Exemplo 14: Engajamento do cliente
Ideia de automação: conteúdo personalizado gerado automaticamente
Automatizar a personalização da comunicação com o cliente pode garantir uma experiência mais personalizada para os clientes, aumentando o engajamento e a fidelidade.
Exemplo 15: Finanças
Ideia de automação: relatórios financeiros automatizados
A automação da criação de relatórios financeiros pode economizar uma quantidade considerável de tempo para as equipes financeiras, reduzindo as chances de erros nos relatórios financeiros.
Como usar o software de automação de processos de negócios
Existem duas maneiras fáceis de começar a automatizar os processos do ClickUp.
A primeira opção é contar com o ClickUp Automation, uma série de soluções nativas oferecidas pelo ClickUp.
Você encontrará muito valor nesta oferta se confiar no ClickUp para executar e acompanhar os principais processos de negócios.
A segunda opção é adotar uma plataforma de automação como a Make, que permite projetar, construir e automatizar qualquer coisa em uma plataforma visual.
Se você tem uma pilha de aplicativos em crescimento, com prioridade na nuvem, e deseja expandir sua estratégia de automação, você encontrará em Crie uma solução exclusiva capaz de lidar com qualquer tipo de processo.
Otimize os fluxos de trabalho com a automação de processos de negócios
Uma das coisas mais interessantes sobre a automação é que, de acordo com o relatório State of SaaSOps 2023, 7 em cada 10 empresas já automatizaram pelo menos um processo importante e 4 em cada 10 têm funções dedicadas à automação.
Isso diz muito sobre a automação de processos de negócios: não é apenas uma possibilidade, algo que pode ou não acontecer.
Na verdade, é algo que já está sendo implementado nas principais empresas do mercado.
Tendo isso em conta e considerando o quão fáceis de usar são hoje em dia as ferramentas de automação, é apenas uma questão de tempo até que todas as empresas comecem a livrar-se das tarefas monótonas e repetitivas e passem a dedicar-se a atividades gratificantes que impulsionem os seus negócios e reduzam os riscos decorrentes de erros humanos.
E a melhor maneira de dar início a esses esforços é usando dois poderosos softwares de automação de processos de negócios juntos: ClickUp e Make. Com essas ferramentas, você poderá criar facilmente processos de negócios automatizados com o mínimo de intervenção humana e esforço.
É hora de impulsionar seus negócios. Comece hoje mesmo sua transformação digital com o software BPA — automatize processos manuais para trabalhar de forma mais rápida e inteligente do que nunca. ⚡️
Autor convidado:
Martin Etchegaray é gerente de conteúdo e editor sênior da Make. Ele gosta de ler e escrever sobre história, ciência e tecnologia.