Você sabia que uma pequena startup norueguesa está prestes a lançar o mais rápido processo de detecção de danos em automóveis na história até a publicação deste artigo?
Em média, esse processo leva 15 minutos para ser concluído, mas graças à tecnologia de IA e à automação de processos de negócios (BPA), Wenn conseguiu reduzir esse número para 6 segundos, ou seja, 99,33% menos do que o padrão atual do setor.
Embora possa parecer algo saído de um filme de ficção científica, interrupções como essas estão se tornando comuns graças à automação de processos de negócios (BPA).
No entanto, a relação entre a automação e os processos de negócios nem sempre é clara, e uma das melhores maneiras de entendê-la é examinar exemplos, que é exatamente o que faremos neste artigo. Você verá exemplos reais de automação de processos de negócios com a tecnologia ferramentas de gerenciamento de processos de negócios que qualquer pessoa pode implementar em minutos.
Agora, vamos definir a automação de processos de negócios para que estejamos todos na mesma página antes de mergulharmos nos exemplos!
O que é automação de processos de negócios?
Em termos gerais, a automação de processos de negócios (BPA) refere-se ao uso da tecnologia para automatizar e simplificar os processos de negócios a fim de aumentar a eficiência operacional, reduzir erros humanos e custos e melhorar a produtividade geral.
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Em suma, o principal objetivo do BPA é a eficiência. ⚡️
O BPA é um esforço planejado e de alto nível para automatizar várias tarefas manuais dentro de um processo para melhorar a produtividade e a eficiência . Essa é a estrela do norte de toda estratégia de BPA, o principal impulsionador de todos os esforços para automatizar processos em uma empresa.
Como a automação de processos de negócios ajuda as organizações?
Ao melhorar a eficiência dos processos de negócios, a BPA aumenta a produtividade, reduz os custos e permite que as pessoas se concentrem em atividades de alto valor que exigem experiência e criatividade humanas.
Isso se traduz em vários benefícios, tais como:
- Redução decustos operacionais* Menor dependência de recursos humanos de capital intensivo
- Escalabilidade do processo
- Menos erros de entradas manuais
- Melhor atendimento ao cliente
- Operações comerciais simplificadas
- E mais
Além desses benefícios tangíveis e mensuráveis, o BPA pode aumentar a satisfação dos funcionários ao remover as tarefas mais repetitivas de suas mãos e deixá-los com responsabilidades que exigem pensamento crítico, criatividade e habilidades de resolução de problemas.
De modo geral, os benefícios do BPA são claros: ajudar as organizações a obter maior eficiência, precisão e consistência em suas operações e, ao mesmo tempo, reduzir custos e aumentar a satisfação dos clientes e dos funcionários.
**DICA PRO O mapeamento de processos é um elemento crucial na execução de fluxos de trabalho e processos de negócios eficientes. Use ferramentas confiáveis e altamente funcionais ferramentas de mapeamento de processos e o Modelo de fluxograma de processo da ClickUp para criar uma representação visual de seus processos. A criação de um fluxograma detalhado antes de configurar sua automação pode ajudar a garantir que o processo seja tranquilo e livre de erros.
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O BPA envolve soluções de software?
A resposta é sim. A automação dos processos de negócios é feita principalmente com produtos de software dedicados ou código personalizado, geralmente, mas não exclusivamente, uma combinação de ambos.
O software de BPA pode envolver uma variedade de tecnologias, inclusive código, automação de processos robóticos (RPA), automação de fluxo de trabalho baseado em nuvem, aprendizado de máquina, inteligência artificial e processamento de linguagem natural.
Além disso, mais de uma ferramenta pode ser usada para automatizar processos de negócios ao mesmo tempo. Por exemplo, uma empresa pode usar ferramentas de RPA para automatizar processos que envolvam aplicativos legados ou auto-hospedados e, em seguida, usar outro conjunto de ferramentas para automatizar processos e fluxos de trabalho que envolvam aplicativos baseados em nuvem ou APIs internas.
As ferramentas e o software que permitem que as empresas automatizem os processos de negócios incluem ClickUp e Criar especialmente se sua pilha de aplicativos for baseada na nuvem, mas há outros processos de negócios software de automação também podem ser considerados, dependendo de suas necessidades, dos aplicativos que você usa e dos processos em vigor.
**DICA PRO O Integração entre ClickUp e Make pode economizar seu tempo e automatizar qualquer processo entre o ClickUp e outros aplicativos de trabalho - não são necessárias habilidades técnicas. Ao usar o ClickUp como um software BPA e conectá-lo ao Make, você poderá projetar, criar e automatizar fluxos de trabalho simples e complexos para agilizar seu trabalho. Basta definir gatilhos e condições para automatizar centenas de ações e usar modelos predefinidos para ajudá-lo a começar imediatamente.
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Que tipo de processos se enquadram na categoria BPA?
É importante observar que o BPA abrange muitas atividades, desde o trabalho manual cotidiano entrada de dados até a automação de processos, fluxos de trabalho e tarefas inteiros. A diferença entre eles está na complexidade, no número de tarefas ou etapas e nas subtarefas envolvidas.
Por exemplo, sua estratégia de BPA poderia prever a automação de todo um processo de contratação de candidatos ou de integração de funcionários. Esse processo também incluiria um fluxo de trabalho e tarefas específicas. Um exemplo de fluxo de trabalho dentro desse processo seria a coordenação da processo de entrevista com os candidatos e agendamento de sessões de treinamento.
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E dentro desse fluxo de trabalho, tarefas específicas também podem ser automatizadas, como a criação de reuniões no Zoom, o envio de convites para essas reuniões por e-mail, o armazenamento das gravações das reuniões para análise posterior e assim por diante. A automação de processos digitais simplificará e agilizará todas essas tarefas, fluxos de trabalho e processos.
Quais processos de negócios devem ser automatizados?
O número de processos de negócios que podem ser automatizados pode ser contado aos milhares. De fato, a maioria dos processos de negócios pode ser automatizada, total ou parcialmente, independentemente da área ou do departamento.
Por exemplo, O RH pode automatizar processos como, por exemplo recrutamento integração e desligamento de funcionários. O marketing pode automatizar praticamente qualquer processo manual, desde a pesquisa de palavras-chave e a produção de conteúdo até campanhas publicitárias e gerenciamento de mídia social . A TI, é claro, é outra área que pode agilizar os processos com automação, inclusive rastreamento de bugs, monitoramento, desenvolvimento de aplicativos gerenciamento de banco de dados e outros processos manuais.
Praticamente não há limites para o que você pode fazer com as ferramentas e plataformas certas, e é isso que mostraremos a seguir: Exemplos de automação de BPA que você pode implementar imediatamente com a integração do Make e do ClickUp.
Para ajudá-lo a decidir se deve automatizar um processo, faça a si mesmo estas perguntas:
- O processo consome muito tempo da sua equipe?
- Ele envolve tarefas repetitivas ou entrada manual de dados?
- Ele envolve várias etapas e partes em sua organização?
- O erro humano é um fator importante nesse processo?
Se você respondeu sim a qualquer uma dessas perguntas, então essa é uma indicação clara de que o BPA pode ajudar a melhorar a eficiência e a precisão desse processo.
**DICA PRO Saiba como criar automação no ClickUp e dê uma olhada em 10 exemplos de automação para ajudá-lo a criar fluxos de trabalho automatizados, aumentar a produtividade e aproveitar os modelos para economizar tempo.
15 Exemplos reais de automação de processos de negócios
Exemplo 1: Documentação do processo comercial#### Ideia de automação: Fluxo de trabalho de revisão de documentos
A revisão de documentos é uma tarefa que pode ser encontrada em vários processos na maioria das organizações.
De contratos e acordos de nível de serviço a postagens de blog e comunicados de imprensa, as empresas passam inúmeras horas certificando-se de que os documentos sejam revisados antes de cumprirem sua finalidade. E, embora a parte da revisão possa ser delicada, todas as etapas que a envolvem podem ser facilmente automatizadas com ferramentas como o Make.
Processo automatizado de revisão de documentos: Crie tarefas do ClickUp a partir de novos uploads do Google Drive e envie uma mensagem do Slack
Esse modelo inclui o Google Drive, o ClickUp, o Make e o Slack e permite que você automatizar o processo de revisão de documentos em geral, "observando" os novos documentos do Google Docs em uma pasta do Google Drive.
Depois que um arquivo for carregado no Google Drive, o Make criará e atribuirá uma tarefa no ClickUp e enviará o arquivo em questão pelo Slack para a pessoa designada para revisá-lo.
O resultado é um processo ágil de revisão de documentos que entrega documentos aos revisores e cria a trilha de papel necessária, tudo sem intervenção humana.
Bônus:_ **Reengenharia de processos de negócios !
Exemplo 2: vendas
Ideia de automação: Acionar tarefas para nutrir e converter novos leads
As oportunidades do Salesforce geralmente acionam uma série de tarefas relacionadas que são fundamentais para fechar um negócio em potencial. Essas tarefas podem ser qualquer coisa, desde o envio de documentos com informações adicionais até a designação de um especialista e, muitas vezes, para colocar essas tarefas em ação, é necessária uma ação manual da pessoa que criou a oportunidade do Salesforce em primeiro lugar.
Isso está longe de ser ideal, pois consome recursos e está sujeito a erros (geralmente, alguém se esquece de atribuir as tarefas necessárias). No entanto, também pode ser evitado e é fácil de automatizar.
Processo automatizado de nutrição de leads: Use este modelo para criar automaticamente uma tarefa do ClickUp e enviar uma notificação do Slack quando uma nova oportunidade do Salesforce for criada
Esse modelo, que inclui ClickUp, Make, Salesforce, Slack e Flow Control, é incrivelmente útil para isso, pois permite que você automatizar o processo de nutrição de leads -Acione qualquer tarefa que você possa imaginar depois que uma oportunidade for criada no Salesforce.
Vamos imaginar um caso de uso simples para isso: Você tem um eBook para gerar leads e o oferece gratuitamente àqueles que fornecem seus detalhes de contato.
Depois que um novo lead aparece, você cria a oportunidade no Salesforce e precisa nutri-lo por e-mail e redirecioná-lo com o Facebook Ads.
Com o modelo acima, você pode acionar essas (e outras) tarefas automaticamente todas as vezes.
Exemplo 3: Análise da Web
Ideia de automação: Rastrear e agregar dados de desempenho da Web
Assim como a revisão de documentos, acompanhar o desempenho do site é algo que a maioria das empresas, se não todas, precisa fazer constantemente.
No entanto, há um problema: O Google Analytics não é exatamente um aplicativo extremamente rápido, e fazer login todos os dias para obter os dados é uma grande perda de tempo.
Mas, por outro lado, você pode automatizar todo o processo e começar a receber os dados em vez de procurá-los.
Análise automatizada: Sempre que um novo relatório for gerado no Google Analytics, o Make adicionará automaticamente os dados a uma planilha do Google e criará uma nova tarefa em uma lista ClickUp de sua escolha
No topo de agregação de dados analíticos em uma planilha se você tiver uma planilha de dados analíticos, Make pode atribuir a qualquer pessoa a tarefa de revisá-la, criando uma tarefa no ClickUp - dessa forma, nenhum evento importante deixará de ser visto.
Exemplo 4: Marketing de influência#### Ideia de automação: Criar tarefas de contato com influenciadores
O processo manual de entrar em contato com influenciadores, acompanhar suas respostas e fazer o acompanhamento pode consumir muito tempo. Automatizar esse processo pode economizar uma quantidade significativa de tempo e recursos para sua equipe.
Exemplo 5: Suporte ao cliente
Ideia de automação: Resposta automática a tíquetes de suporte ao cliente
A automação da resposta inicial às consultas dos clientes pode garantir um reconhecimento rápido e também pode categorizar os problemas com base em sua natureza para uma resolução eficiente.
Exemplo 6: gerenciamento de projetos
Ideia de automação: Atribuição de funções e responsabilidades
A atribuição automática de funções e a delegação de tarefas em um projeto podem aumentar a produtividade, eliminando a delegação manual e o rastreamento de responsabilidades.
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Exemplo 7: contabilidade
Ideia de automação: Automatização da geração de faturas
A geração de faturas para serviços concluídos ou produtos entregues pode ser automatizada, reduzindo erros manuais e garantindo o envio de faturas em tempo hábil. Automatização de processos como a escrituração contábil não apenas elimina o risco de erro humano, mas também garante o gerenciamento preciso e oportuno dos registros financeiros, contribuindo para uma melhor tomada de decisões comerciais.
Exemplo 8: Garantia de qualidade
Ideia de automação: Teste acionado automaticamente
Automatizar o acionamento de verificações e testes de qualidade após cada atualização ou alteração ajuda a manter a qualidade do produto de forma consistente.
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Exemplo 9: RH
Ideia de automação: Coleta automatizada de feedback dos funcionários
Ter um sistema automático para coletar e analisar o feedback dos funcionários pode ajudar os departamentos de RH a entender os sentimentos dos funcionários de forma eficaz e oportuna.
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Exemplo 10: marketing
Ideia de automação: Programação de conteúdo
Automatizar a programação de conteúdo para diferentes plataformas pode ajudar as equipes de marketing a garantir a presença consistente da marca e o envolvimento em vários canais.
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Exemplo 11: TI
Ideia de automação: Relatórios gerados automaticamente
A geração e o envio automatizados de relatórios de TI podem economizar uma quantidade significativa de tempo e, ao mesmo tempo, garantir o monitoramento e a geração de relatórios regulares da infraestrutura de TI.
Exemplo 12: Operações
Ideia de automação: gerenciamento de inventário Automatização do gerenciamento de inventário pode ajudar a manter o controle dos níveis de estoque, acionando novos pedidos conforme necessário e reduzindo as chances de falta ou excesso de estoque.
Exemplo 13: Logística
Ideia de automação: Otimização automatizada de rotas
Automatizar o planejamento e a otimização das rotas de entrega pode ajudar as empresas de logística a reduzir o tempo e os custos de combustível e, ao mesmo tempo, aumentar a eficiência. Exemplo 14: Envolvimento do cliente
Exemplo 14: envolvimento do cliente
Ideia de automação: Conteúdo personalizado gerado automaticamente
Automatizar a personalização de comunicação com o cliente pode garantir uma experiência mais personalizada para os clientes, aumentando o envolvimento e a fidelidade.
Exemplo 15: finanças
Ideia de automação: Relatórios financeiros automatizados
Automatizar a criação de relatórios financeiros pode economizar uma quantidade considerável de tempo para as equipes financeiras e, ao mesmo tempo, reduzir as chances de erros nos relatórios financeiros.
Como usar o software de automação de processos de negócios
Há duas maneiras fáceis de começar a automatizar os processos do ClickUp.
A primeira opção é confiar no Automação do ClickUp o ClickUp Automation é uma série de soluções nativas oferecidas pelo ClickUp.
Você encontrará muito valor nessa oferta se depender do ClickUp para executar e controlar os principais processos de negócios.
As automações são usadas para acionar resultados quando uma ação ocorre automaticamente. Por exemplo, usando a automação "when status changes", aplicamos um modelo a uma tarefa para garantir que nenhuma informação valiosa seja perdida durante as transferências de clientes
A segunda opção é integrar uma plataforma de automação como Faça que permite projetar, criar e automatizar qualquer coisa em uma plataforma visual.
Se você tiver uma pilha de aplicativos em crescimento, com prioridade para a nuvem, e quiser dimensionar sua estratégia de automação, encontrará no Make uma solução exclusiva capaz de lidar com qualquer tipo de processo.
Otimize os fluxos de trabalho com a automação de processos de negócios
Uma das coisas mais interessantes sobre automação é que, de acordo com o relatório do Estado de SaaSOps 2023 7 em cada 10 empresas já automatizaram pelo menos um processo importante, e 4 em cada 10 têm funções de automação dedicadas.
Isso diz muito sobre a automação de processos de negócios: Não se trata apenas de uma possibilidade, como algo que pode ou não acontecer.
Em vez disso, é algo que já está sendo implantado nas empresas líderes do mercado.
Em vista disso e da facilidade de uso das ferramentas de automação hoje em dia, é apenas uma questão de tempo até que todas as empresas comecem a se livrar do que é monótono e repetitivo e passem a realizar atividades que impulsionem seus negócios e reduzam os riscos decorrentes de erros humanos.
E a melhor maneira de dar o pontapé inicial nesses esforços é usar duas poderosas ferramentas de automação software de automação de processos de negócios juntos: ClickUp e Criar . Com essas ferramentas, você poderá criar facilmente processos comerciais automatizados com o mínimo de intervenção e esforço humano.
É hora de turbinar seus negócios. Comece sua transformação digital com o software BPA hoje mesmo - automatize processos manuais para
trabalhar de forma mais rápida e inteligente
do que nunca. ⚡️
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Escritor convidado:_
martin Etchegaray
_é gerente de conteúdo e editor sênior da Make. Ele gosta de ler e escrever sobre história, ciência e tecnologia