Como gerente de projetos, você sabe que como você está realizando as tarefas é tão importante quanto o motivo pelo qual você as está realizando e o que você está realmente fazendo. Ser capaz de acompanhar todos os seus processos de negócios é fundamental para manter a equipe no caminho certo e evitar falhas.
O software de documentação de processos é um complemento essencial para sua estrutura de gerenciamento de projetos.
Aqui, mostraremos o que você deve procurar em um software de documentação de processos de negócios (BPMS) e compartilharemos algumas de nossas ferramentas favoritas para realizar o trabalho. 💪
O que você deve procurar em um software de documentação de processos de negócios?
A documentação de processos serve como um roteiro para seus projetos. É uma ferramenta essencial que você utiliza para integrar novos funcionários, acompanhar grandes projetos geradores de receita e fornecer uma visão geral de tudo o que a empresa está trabalhando.
Encontrar um bom software de documentação de processos simplifica esse processo, economizando tempo e dinheiro a longo prazo. ✨
Um bom software de documentação de processos de negócios deve:
- Ofereça ferramentas para coletar e documentar feedback sobre os processos: entrevistas, reuniões e diários de campo fornecem informações valiosas dos principais membros da equipe que entendem os processos dos quais fazem parte. Esse feedback, então, orienta a forma como você estabelece os procedimentos.
- Exibir visualizações organizacionais: alguns processos de documentação são melhores em determinados aspectos. Boas ferramentas de documentação de processos devem ter ferramentas organizacionais para vários meios, incluindo artigos, estudos de caso e registros.
- Ofereça integrações: se você trabalha com mais de um software relacionado a negócios, é importante que eles funcionem juntos, e não uns contra os outros. Procure uma ferramenta de processo que se integre a outros softwares que você usa regularmente.
- Seja fácil de usar e compartilhável: muitos gerentes de projeto usam software de processo para novos funcionários e gerenciamento de fluxo de trabalho. Escolha um que seja facilmente compartilhável com todos os membros da sua equipe e que tenha uma interface amigável.
Os 10 melhores softwares de documentação de processos
Visualize ou organize os processos por trás de qualquer tarefa, projeto ou operação comercial com um software de documentação de processos.
Aqui, você encontrará 10 das melhores ferramentas de documentação de projetos para experimentar, seja para simplificar a integração de funcionários, registrar procedimentos operacionais padrão ou criar uma base de conhecimento aprofundada. 🛠️
1. ClickUp
Com o ClickUp, documentar processos e acompanhar SOPs ficou mais fácil do que nunca. Com dezenas de processos de documentos em modelos, você pode criar facilmente listas de verificação para tarefas recorrentes, acompanhar etapas do processo e elaborar fluxogramas para várias partes interessadas.
Use as diferentes visualizações do ClickUp para obter uma representação visual de todas as tarefas em andamento na visualização Lista ou alterne para a visualização Quadro para ver mais de perto os segmentos de negócios e projetos individuais.
Com o modelo de documento de processos da empresa do ClickUp, insira detalhes de tarefas ou procedimentos para dar aos membros da equipe uma visão geral de como as coisas funcionam na sua empresa. Use-o para contratar e integrar novos funcionários ou para definir as expectativas da empresa.
Os modelos integrados de atas de reuniões da S-Corp e de folgas facilitam o gerenciamento de seus funcionários, tudo com apenas alguns cliques. ✍️
Melhores recursos do ClickUp
- Graças à interface de usuário fácil de usar e personalizável, você pode personalizar a ferramenta para atender às suas necessidades comerciais específicas.
- Crie um wiki da empresa usando o ClickUp Docs, que você pode organizar, conectar a fluxos de trabalho e compartilhar com usuários relevantes.
- A colaboração em tempo real mantém todos atualizados sobre os projetos em andamento e os procedimentos do processo.
- Várias visualizações e diferentes tipos de documentação, incluindo ferramentas de diagramação, permitem que você crie processos de documentação escritos e visuais.
Limitações do ClickUp
- A versão gratuita tem um limite de cinco usuários, o que pode ser um obstáculo se você tiver uma equipe maior.
- Alguns novos usuários acham que o grande número de recursos pode ser um pouco assustador no início, mas o alto nível de personalização faz com que a curva de aprendizado valha a pena para este software de documentação.
Preços do ClickUp
Avaliações e comentários do ClickUp
- G2: 4,7/5 (mais de 6.500 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (mais de 3.500 avaliações)
2. Integrify
A Integrify oferece um software de automação de documentos sem a necessidade de codificação. O Process Builder possui uma interface de arrastar e soltar para criar, colaborar e testar seus procedimentos. As visualizações Foresight e Hindsight oferecem informações sobre as dependências das tarefas para identificar possíveis gargalos.
Melhores recursos do Integrify
- Integra-se a uma variedade de sistemas empresariais e oferece recursos de importação e exportação com o Excel.
- Defina facilmente lembretes e notificações personalizáveis para manter os membros da equipe informados e dentro do cronograma.
- O ambiente de baixo código torna a ferramenta mais acessível a todos os membros da equipe, não apenas àqueles que conhecem linguagens de programação.
Limitações do Integrify
- Há uma versão de avaliação gratuita, mas não há plano gratuito.
- Alguns usuários consideraram o software limitado para equipes maiores e projetos de grande porte.
Preços do Integrify
- Baseado em assinatura: preços personalizados para cada orçamento, dependendo do número de usuários e descontos por nível
Avaliações e comentários da Integrify
- G2: 4,4/5 (mais de 30 avaliações)
- Capterra: 4,5/5 (mais de 20 avaliações)
3. SmartDraw
Crie documentação de processos com diagramas, gráficos de fluxo de trabalho e resumos organizacionais do SmartDraw. Os diagramas baseados em gráficos e tabelas oferecem visuais nítidos das diferentes etapas do processo.
Modelos como fluxogramas permitem visualizar qualquer projeto do início ao fim, enquanto mapas mentais facilitam a obtenção de uma visão geral da estrutura da organização com suas ferramentas de documentação de processos. 🗂️
Melhores recursos do SmartDraw
- Mais de 70 modelos diferentes, incluindo plantas baixas e gráficos de fluxo de trabalho para otimizar o mapeamento de processos.
- Integra-se perfeitamente com ferramentas como Google Docs, Microsoft Office e Jira e Confluence da Atlassian para dar suporte ao fluxo do seu processo de trabalho.
- Importe facilmente arquivos do Visio e Lucidchart para alternar entre ferramentas sem grandes complicações.
Limitações do SmartDraw
- Alguns usuários acharam a navegação da barra lateral confusa e que não havia personalizações suficientes para equipes maiores.
- Alguns usuários encontraram falhas no software, principalmente no que diz respeito ao salvamento automático.
Preços do SmartDraw
- Usuário único: US$ 9,95/mês
- Vários usuários: US$ 8,25/mês para mais de 5 usuários
Avaliações e comentários do SmartDraw
- G2: 4,6/5 (mais de 230 avaliações)
- Capterra: 4,1/5 (mais de 110 avaliações)
4. Bit.ai
O Bit.ai é uma ferramenta de colaboração no local de trabalho projetada para otimizar a documentação de projetos. Com essa ferramenta de documentação de processos, crie wikis, tutoriais interativos e portais de clientes. Projetado para indivíduos, pequenas equipes e grandes organizações, há uma maneira de aproveitar esse software, esteja você trabalhando em projetos pequenos ou complexos.
Melhores recursos do Bit.ai
- A inserção de dados no processo é fácil quando se utiliza um dos seus diversos modelos.
- O AI Smart Editor organiza seu trabalho e oferece sugestões para melhorias.
- Interligue documentos rapidamente, incorpore links e adicione widgets inteligentes para contextualizar.
Limitações do Bit.ai
- A versão gratuita limita os arquivos a 5 MB, o que pode ser um desafio para usuários que desejam usar elementos que consomem muitos dados, como vídeos, gráficos e outros recursos visuais.
- Alguns usuários consideraram as opções de formatação e fonte limitadas, dificultando o cumprimento dos padrões internos de branding.
Preços do Bit.ai
- Gratuito
- Pro: US$ 8 por membro por mês
- Negócios: US$ 15 por membro por mês
Avaliações e comentários sobre o Bit.ai
- G2: 4/5 (mais de 10 avaliações)
- Capterra: 5/5 (mais de 5 avaliações)
5. Pellio
Com o Pellio, crie documentação de processos de negócios em três etapas fáceis. Comece criando um processo usando o editor de rich text. Incorpore imagens, vídeos e arquivos para apoiar a documentação. Em seguida, compartilhe o fluxo de trabalho com os membros relevantes da equipe. Por fim, atribua tarefas e prazos para manter os projetos dentro do cronograma. 🗓️
Melhores recursos do Pellio
- Crie tarefas passo a passo para cada membro da equipe e acompanhe o progresso deles em uma interface simples.
- O editor de texto avançado cria um banco de dados de gerenciamento de conhecimento em minutos e os painéis de visão geral permitem identificar ineficiências nos processos.
- Atribua diferentes níveis de acesso à documentação com base nas funções dos membros da equipe.
Limitações do Pellio
- O suporte ao cliente é limitado ao e-mail, portanto, obter soluções pode levar mais tempo do que ao usar outras ferramentas de software.
- A ferramenta só oferece suporte ao inglês, o que torna difícil para empresas que usam outros idiomas regularmente.
Preços do Pellio
- Lite: US$ 15/mês
- Startup: US$ 47/mês
- Pro: US$ 97/mês
Avaliações e comentários sobre o Pellio
- G2: N/A
- Capterra: N/A
6. Evernote
O Evernote é um aplicativo de trabalho, tarefas e agendamento popular entre gerentes de projeto e pessoas que gostam de otimizar sua produtividade. Originalmente um aplicativo para anotações, agora ele é utilizado por empresas para gerenciar processos, projetos e agendas. Adicione facilmente imagens, áudio e PDFs e transforme qualquer anotação em uma tarefa para adicionar à sua agenda.
Melhores recursos do Evernote
- As integrações de aplicativos incluem Slack, Google Drive, MS Teams, Zapier e muito mais.
- Escolha entre dezenas de modelos para desenvolver estruturas de planejamento estratégico ou priorizar tarefas.
- Conecte agendas e notas com a integração do calendário com seu software de documentação.
- A interface intuitiva facilita o acompanhamento dos processos de negócios.
Limitações do Evernote
- Alguns usuários gostariam que houvesse mais opções de formatação para uma melhor organização com essa ferramenta de documentação.
- De acordo com alguns usuários, a sincronização é lenta e, às vezes, pouco confiável.
Preços do Evernote
- Gratuito
- Pessoal: US$ 14,99/mês
- Profissional: US$ 17,99/mês
Avaliações e comentários do Evernote
- G2: 4,4/5 (mais de 1.900 avaliações)
- Capterra: 4,4/5 (mais de 8.000 avaliações)
7. Hightail
Use o Hightail, uma ferramenta de gerenciamento de processos, para organizar tarefas, atribuir acompanhamentos e acompanhar discussões sobre o projeto. Atualizações em tempo real das próximas etapas mantêm todos informados sobre o que está acontecendo agora e o que está por vir. O recurso de compartilhamento de arquivos permite que você carregue, envie e armazene documentos da empresa com segurança. Use a ferramenta de colaboração criativa para coletar e discutir recursos visuais. 📊
Principais recursos do Hightail
- O software de compartilhamento de arquivos garante que cada membro da equipe tenha acesso às ferramentas necessárias para lidar com sua parte do projeto.
- Os recursos de imagem e conteúdo visual são ideais se você estiver procurando uma maneira de compartilhar, aprovar e visualizar documentação em imagem e vídeo.
- As integrações com a Adobe e o Zapier tornam a criação de conteúdo visual mais rápida e o agendamento mais eficiente.
Limitações do Hightail
- Os recursos de gerenciamento de projetos estão disponíveis apenas nos planos Teams e Business.
- Alguns usuários tiveram problemas ao compartilhar arquivos ou imagens.
Preços do Hightail
- Lite: Gratuito
- Pro: US$ 12/mês
- Equipes: US$ 24/mês
- Negócios: US$ 36/mês
Avaliações e comentários sobre o Hightail
- G2: 4,2/5 (mais de 680 avaliações)
- Capterra: 4,4/5 (mais de 280 avaliações)
8. ProcessMaker
Automatize fluxos de trabalho usando o ProcessMaker, uma ferramenta de reengenharia de processos de negócios projetada para otimizar até mesmo os projetos mais complexos. O software de baixo código permite arrastar e soltar tarefas no Process Modeler para criar mapas mentais visuais e diagramas de brainstorming. Use o Form Builder para capturar dados e feedback dos membros da equipe e aproveite as visualizações do painel para obter informações sobre o que está acontecendo em toda a empresa.
Melhores recursos do ProcessMaker
- Conecte-se a aplicativos de terceiros, incluindo Salsforce e Oracle, com a API.
- Use a tecnologia de automação para otimizar os fluxos de trabalho e gastar menos tempo com tarefas repetitivas.
- Digitalize e armazene arquivos para manter versões digitais de toda a documentação da sua empresa.
Limitações do ProcessMaker
- Uma curva de aprendizado mais íngreme significa que você levará mais tempo para entender a plataforma no início, às vezes atrasando os projetos se precisar começar imediatamente.
- Alguns usuários acharam que a interface não era tão elegante quanto gostariam ou que exigia mais codificação do que o esperado.
Preços do ProcessMaker
- Padrão: US$ 1.495/mês por usuário
- Empresa: US$ 2.479/mês por usuário
- Personalizado: para bancos, ensino superior e soluções integradas
Avaliações e comentários sobre o ProcessMaker
- G2: 4,3/5 (mais de 270 avaliações)
- Capterra: 4,5/5 (mais de 170 avaliações)
9. Document360
Com o Document360, crie uma base de conhecimento da empresa para compartilhar internamente com os funcionários ou externamente com os clientes. Para documentação de processos, crie diretrizes técnicas e SOPs, como manuais do funcionário e estruturas de marketing. Elabore documentos do sistema, tutoriais e guias de referência para os funcionários usarem em seu trabalho. 🌻
Melhores recursos do Document360
- A equipe do Document360 cuida da migração de outros sistemas de base de conhecimento para você. Isso significa que você não precisa se preocupar em gastar tempo fazendo a transição.
- Escolha entre dezenas de modelos para criar repositórios de conhecimento e guias.
- A interface intuitiva facilita o uso, mesmo para novos funcionários.
Limitações do Document360
- No momento, apenas uma pessoa pode editar um documento por vez, o que limita a funcionalidade quando se trata de colaboração em equipe.
- Algumas pessoas consideraram que o painel de análise não era tão robusto quanto o dos concorrentes.
Preços do Document360
- Gratuito
- Padrão: US$ 149 por projeto por mês
- Profissional: US$ 299 por projeto por mês
- Negócios: US$ 399 por projeto por mês
- Empresa: US$ 599 por projeto por mês
Avaliações e comentários do Document360
- G2: 4,7/5 (mais de 340 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (mais de 160 avaliações)
10. Gluu
Procurando maneiras de criar guias interativos e bases de conhecimento que seus funcionários realmente gostem de usar? Recorra ao Gluu para desenvolver documentos visuais e colaborativos para seus processos de negócios. O designer de processos integrado elimina as suposições da equação para mapear processos, atribuir tarefas e criar um cronograma com facilidade.
Melhores recursos do Gluu
- O recurso de arquitetura de processos do Gluu identifica processos duplicados para otimizar seus fluxos de trabalho.
- Atribua controle e autoridade a diferentes membros da equipe para delegar o gerenciamento e a supervisão.
- As alterações geram notificações imediatas, mantendo todos os membros da equipe informados e dentro do cronograma.
Limitações do Gluu
- O software tem como objetivo otimizar os processos internos, mas alguns usuários gostariam que ele também oferecesse suporte ao compartilhamento externo de bases de conhecimento projetadas para clientes.
- As visualizações do filtro não são salvas, portanto, você precisa reinseri-las sempre que sair e reabrir um documento.
Preços do Gluu
- Básico: US$ 12/mês
- Pro: US$ 25/mês
- Empresa: Preços personalizados
Avaliações e comentários do Gluu
- G2: N/A
- Capterra: 4,6/5 (mais de 20 avaliações)
Crie documentação de processos de forma mais eficaz
O ClickUp é o sonho de qualquer gerente de projetos. Com centenas de modelos à sua escolha, você pode criar documentação mais rapidamente para todos os seus processos. De manuais do funcionário e listas de verificação de integração a procedimentos orçamentários para projetos e calendários para marcos importantes, você encontrará tudo o que precisa para começar a criar.
Experimente hoje mesmo as soluções gratuitas de gerenciamento de projetos da ClickUp!