Em média, um funcionário desperdiça 26% do seu dia de trabalho em tarefas administrativas ou devido a processos de negócios desatualizados.
Operações comerciais ineficientes e responsabilidades pouco claras podem rapidamente reduzir a produtividade e o moral. É aí que entram os fluxos de trabalho.
Seja gerenciando um projeto, integrando um novo funcionário ou executando uma campanha de marketing, um fluxo de trabalho bem planejado organiza, esclarece e otimiza os esforços da sua equipe.
Neste guia, exploraremos tudo o que você precisa saber sobre fluxos de trabalho: o que são, como criá-los e exemplos reais de fluxos de trabalho de diferentes departamentos. Também mostraremos como superar desafios comuns durante a implementação de fluxos de trabalho.
Ao final, você terá as ferramentas e estratégias para criar fluxos de trabalho que manterão sua equipe funcionando como uma máquina bem lubrificada. 😍
Vamos lá! 🙂🚗
O que é um fluxo de trabalho?
Um fluxo de trabalho é uma série de etapas de processo repetíveis, projetadas para alcançar um resultado específico. Pense nisso como a espinha dorsal de qualquer processo — é como as tarefas, informações ou recursos passam de uma etapa para a outra. Os fluxos de trabalho trazem estrutura ao caos, garantindo que todos saibam o que fazer, quando fazer e quem é o responsável.
Por exemplo, imagine um processo de integração de funcionários. Desde o envio da carta de oferta até a configuração da estação de trabalho e o agendamento da primeira sessão de treinamento, cada etapa faz parte de um fluxo de trabalho.
Os componentes de um fluxo de trabalho
Qualquer fluxo de trabalho tem cinco partes distintas:
- Tarefas: as ações ou etapas específicas a serem concluídas.
- Partes interessadas: Pessoas responsáveis por cada tarefa
- Recursos: Ferramentas, dados ou informações necessárias para concluir as tarefas
- Sequência: a ordem lógica em que as tarefas ocorrem
- Regras: condições ou gatilhos que orientam o fluxo de trabalho
Tipos de fluxos de trabalho
Existem quatro tipos principais de fluxos de trabalho:
- Fluxos de trabalho sequenciais: nesses fluxos de trabalho, as tarefas são concluídas em uma ordem linear rígida.
- Fluxos de trabalho paralelos: esses fluxos de trabalho permitem que várias tarefas sejam realizadas simultaneamente.
- Fluxos de trabalho de máquina de estados: nesse tipo de fluxo de trabalho, as tarefas fluem com base no “estado” ou condição atual.
- Fluxos de trabalho orientados por regras: são fluxos de trabalho automatizados em que as ações são acionadas por regras ou lógicas específicas.
Casos de uso de fluxos de trabalho
Todos os departamentos de uma organização utilizam fluxos de trabalho específicos para seus próprios processos. Alguns exemplos comuns de casos de uso de fluxos de trabalho são os seguintes:
- Os fluxos de trabalho de gerenciamento de projetos otimizam as atribuições de tarefas, mantêm as equipes e as partes interessadas alinhadas, garantem que os prazos sejam cumpridos e fornecem um caminho claro desde o início até a conclusão do projeto.
- Os fluxos de trabalho de suporte ao cliente automatizam o encaminhamento, a escalação e a resolução de tickets para melhorar os tempos de resposta e a satisfação do cliente.
- Os fluxos de trabalho de marketing padronizam as campanhas de marketing e outras atividades, desde a concepção até a execução, garantindo que nada seja esquecido.
- Os fluxos de trabalho de TI gerenciam solicitações de suporte, atualizações do sistema e respostas a incidentes de maneira eficiente.
- Os fluxos de trabalho de desenvolvimento de produtos ajudam a coordenar esforços entre equipes, acompanhar marcos e garantir transições tranquilas entre design, desenvolvimento e controle de qualidade.
- Os fluxos de trabalho de recursos humanos abrangem o ciclo de vida do funcionário, desde o recrutamento até as entrevistas de saída, garantindo consistência e conformidade nos processos de RH.
Leia mais: Automação de fluxos de trabalho: automatize fluxos de trabalho para aumentar a produtividade
16 exemplos de fluxos de trabalho para diferentes equipes
Vamos começar pelo básico: o que é gerenciamento de fluxo de trabalho?
O gerenciamento de fluxo de trabalho é o processo de mapear a ordem das ações que você deve seguir para atingir uma meta ou concluir uma tarefa maior. Nesse processo de negócios, você também pode identificar as ações que podem ser automatizadas com a ajuda de uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho.
Isso irá suavizar ou evitar atrasos entre as etapas do seu processo para manter seu fluxo de trabalho o mais produtivo possível. Que proativo! 👏
Esses diagramas e exemplos de fluxo de trabalho darão uma ideia de como diferentes equipes pensam em seus processos, as plataformas usadas para otimizar esses processos de negócios e como criar seu próprio fluxo de trabalho. 💯
Exemplos de fluxos de trabalho para equipes de recursos humanos
1. Fluxo de trabalho de recrutamento
Quando você encontra o candidato perfeito, deseja que ele entre para a equipe o mais rápido possível.
Um processo de recrutamento simplificado é essencial para tornar essa transição suave e organizada. Ele também mostra ao candidato que sua empresa é organizada e que seu interesse por ele é genuíno.
Além disso, um fluxo de trabalho contínuo é o segredo para garantir que os candidatos certos encontrem suas oportunidades e que nenhum candidato seja deixado de lado.
Ao automatizar as tarefas rotineiras do processo de recrutamento, sua equipe de talentos pode se concentrar no que é mais importante: as habilidades, os valores e a probabilidade de sucesso do candidato na função. Veja um exemplo de como isso funciona na ClickUp. 👉
- O gerente de contratação identifica uma necessidade e define os requisitos do cargo.
- O gerente de contratação cria a descrição de cargo apropriada e a envia para a equipe de recrutamento.
- Um membro da equipe de recrutamento cria uma tarefa para a vaga em aberto e a adiciona a uma lista no ClickUp, organizada por departamento e classificada por prioridade.
- O membro da equipe de recrutamento cria uma oferta de emprego com um link para um formulário ClickUp.
- A vaga é publicada no site da empresa, nas redes sociais e em sites de emprego.
- Um candidato se inscreve para a vaga por meio de uma dessas publicações, e as informações do formulário automaticamente se tornam uma tarefa a ser analisada pela equipe de recrutamento.
- Se o candidato atender a todos os critérios do gerente de contratação, uma entrevista inicial será marcada.
- Caso contrário, um e-mail de rejeição educado é enviado ao candidato.
💡Dica profissional: o modelo de plano de ação de recrutamento do ClickUp pode simplificar e otimizar seu processo de recrutamento. Ele inclui um guia passo a passo que ajuda as equipes a delinear o processo de recrutamento do início ao fim, incluindo a publicação de vagas, a triagem de currículos, o agendamento de entrevistas e os procedimentos de oferta de emprego.
2. Fluxo de trabalho de integração de funcionários
Atrair talentos de alto nível para sua empresa requer reflexão cuidadosa e esforço, mas conseguir o candidato perfeito é apenas metade da batalha.
O processo de integração é a primeira experiência de um novo contratado como funcionário e definirá o tom de como ele espera que a empresa o trate daqui para frente.
Mais do que um dia de solidão para ler o manual ou assinar uma pilha de papéis, o processo de integração de funcionários é uma primeira impressão crítica. Pense nisso como uma oportunidade de demonstrar a paixão e a capacidade da sua empresa para:
- Ajude os funcionários a crescer
- Promova um bem-estar físico e mental saudável
- Ofereça suporte
- Facilite uma transição suave para uma nova equipe
- Participe de conversas sobre temas importantes
E muito mais!
A integração deve ser o mais informativa, envolvente e eficiente possível, o que requer uma análise de fluxo de trabalho bem planejada para que cada novo funcionário comece com o pé direito. Antes de fazer a oferta, veja como seria o processo de pré-integração no ClickUp:
- Um candidato envia um formulário de inscrição ClickUp para uma vaga em aberto.
- O formulário encaminha para uma lista de candidatos potenciais no ClickUp para revisão.
- O formulário é convertido em uma tarefa com o status RECEBIDO.
- Assim que o processo de entrevista estiver concluído, a tarefa do candidato é movida para o status NOVO CONTRATADO, o que aciona a criação de uma nova tarefa para a equipe de integração do ClickUp assumir.
Acredite ou não, o processo de integração de funcionários começa antes mesmo da oferta ser feita — ele começa no primeiro contato. Os aplicativos de fluxo de trabalho são essenciais para acompanhar a comunicação, as atualizações e as próximas etapas ao longo de todo o processo de integração.
No ClickUp, as alterações no status de uma tarefa personalizada acionam um novo conjunto de automações de tarefas para eliminar o trabalho manual da equipe de integração.
- No status CONTRATADO, um comentário é exibido para que o instrutor de integração e o gerente de contratação entrem em contato.
- No status OFERTA ASSINADA, o novo contratado recebe um e-mail automático de “Boas-vindas” com informações para se preparar para o primeiro dia de trabalho.
- No status EQUIPAMENTO, uma lista de verificação de suprimentos é preenchida na tarefa para todos os equipamentos de trabalho necessários. Quando todos os itens são marcados como concluídos, outra automação altera o status da tarefa para REVISÃO.
- No status REVISÃO, o instrutor de integração saberá que todas as ações pré-integração foram concluídas.
- No status DIRECTORY, a tarefa do novo funcionário permanecerá na Lista de Diretórios pelo restante do seu emprego na ClickUp.
Gostou do que viu aqui? Confira nosso blog para obter mais detalhes sobre como a equipe de integração do ClickUp usa o ClickUp. 💜
💡Dica profissional: o modelo de integração de funcionários do ClickUp é um modelo pré-construído que pode ser usado para otimizar o processo de integração de novos funcionários. Esse modelo fornece um guia passo a passo que abrange todos os aspectos do processo de integração, incluindo documentação de RH, políticas e procedimentos da empresa, cronogramas de treinamento e muito mais.
Exemplos de fluxos de trabalho de marketing e CRM
3. Fluxo de trabalho de integração de clientes
O processo de integração do cliente é tão importante quanto os processos dos seus funcionários.
Um fluxo de trabalho irregular de integração de clientes pode ser o que impede seus clientes de mergulharem totalmente em seu produto, especialmente se ele exigir ferramentas de aprendizagem adicionais para integrá-lo totalmente à equipe deles.
Veja como Belén Papa, analista de marketing digital da Flokzu, usa a automação de fluxos de trabalho para otimizar seu fluxo de trabalho de integração de clientes:
Você pode automatizar lembretes, e-mails e relatórios, dependendo do seu fluxo de trabalho. Ao registrar um novo cliente, você pode inserir todas as suas informações no sistema: país, idioma, empresa, etc. Com o Flokzu, também transformamos essas informações em métricas e estatísticas valiosas.
O fluxo de trabalho começa quando você registra o novo cliente. Você pode configurar um e-mail personalizado automático para dar as boas-vindas e convidá-lo para sua primeira reunião com um gerente de sucesso do cliente. Durante essa primeira reunião, você estabelece metas e planos conjuntos para mostrar ao cliente como tirar o máximo proveito do serviço.
A partir deste momento, o CSM torna-se um parceiro no sucesso dos clientes e atribui o cliente a um executivo para continuar o processo.
Com o Flokzu, o executivo pode definir lembretes automáticos com datas de vencimento para acompanhar e garantir que todas as metas sejam alcançadas. Quando o processo de integração terminar e o cliente estiver estável, você poderá notificar automaticamente o CEO e o COO.
Você pode automatizar lembretes, e-mails e relatórios, dependendo do seu fluxo de trabalho. Ao registrar um novo cliente, você pode inserir todas as informações dele no seu sistema: país, idioma, empresa, etc. Com o Flokzu, também transformamos essas informações em métricas e estatísticas valiosas.
O fluxo de trabalho começa quando você registra o novo cliente. Você pode configurar um e-mail personalizado automático para dar as boas-vindas e convidá-lo para sua primeira reunião com um gerente de sucesso do cliente. Durante essa primeira reunião, você estabelece metas e planos conjuntos para mostrar ao cliente como aproveitar ao máximo o serviço.
A partir deste momento, o CSM torna-se um parceiro no sucesso dos clientes e atribui o cliente a um executivo para continuar o processo.
Com o Flokzu, o executivo pode definir lembretes automáticos com datas de vencimento para acompanhar e garantir que todas as metas sejam alcançadas. Quando o processo de integração terminar e o cliente estiver estável, você pode notificar automaticamente o CEO e o COO.
💡Dica profissional: use o modelo de integração de clientes do ClickUp para criar uma experiência de integração eficiente e consistente para os clientes. O modelo permite que as empresas personalizem o processo de integração de clientes de acordo com suas necessidades e requisitos específicos, garantindo que os clientes recebam as informações e o suporte adequados de que precisam.
4. Fluxo de trabalho de campanha por e-mail
Sinceramente, campanhas por e-mail são difíceis. 🥵
Mas uma campanha de e-mail bem executada pode trazer muita atenção e receita para o seu negócio. Além disso, também é uma maneira excelente e mais personalizada de interagir com assinantes ou clientes que você deseja atrair para o funil de vendas.
Portanto, se você ainda não embarcou no trem do fluxo de trabalho de e-mails, é hora de subir a bordo. 🚂
Além do lado do relacionamento com o cliente do marketing por e-mail, o fluxo de trabalho da sua campanha de e-mail deve ajudá-lo a economizar tempo, gerenciar clientes em vários canais e ser adaptado a cada objetivo da campanha.
Digamos que um novo usuário acabou de se inscrever no seu blog. Um fluxo de trabalho de campanha de e-mail de boas-vindas ajudará você a se conectar com esse novo assinante, aprofundar um pouco mais o relacionamento e levá-lo ao conteúdo do seu blog que ele provavelmente vai adorar.
Aqui está um exemplo de como esse fluxo de trabalho pode ser:
- Um novo assinante se junta à sua lista de e-mails
- Um e-mail de boas-vindas pré-escrito é enviado a esse assinante.
- Após dois dias, verifique se algum dos links do seu e-mail de boas-vindas foi clicado.
- Envie outro e-mail com conteúdo personalizado de acordo com os interesses deles, com base nos links em que clicaram.
5. Fluxo de trabalho de criação de conteúdo
A criação de conteúdo envolvente requer várias partes interessadas e uma comunicação clara.
Este fluxo de trabalho garante que cada parte do conteúdo passe pelas etapas de concepção, criação, edição e publicação sem gargalos. Ele ajuda as equipes a entregar conteúdo de alta qualidade dentro do prazo.
Exemplo no ClickUp:
- Um resumo do conteúdo é enviado por meio de um formulário e atribuído a um redator.
- O redator cria um rascunho e o envia para revisão.
- O editor fornece feedback diretamente no documento usando o ClickUp Docs.
- O conteúdo está programado para publicação e é acompanhado na visualização do Calendário do ClickUp.
6. Fluxo de trabalho de marketing de conteúdo
Um fluxo de trabalho que considero muito importante e especial. 💓
Produzir conteúdo de alta qualidade é fundamental para estabelecer sua marca como líder em seu setor. Isso atrai novos clientes em potencial, reforça a confiança dos clientes existentes e oferece mais uma oportunidade de promover seus produtos e serviços.
Não é nenhuma surpresa, mas na ClickUp, usamos o ClickUp para criar um fluxo de trabalho de marketing de conteúdo claro e funcional para publicar o máximo de conteúdo possível regularmente. Mas há mais de uma maneira de diferentes equipes atingirem seus objetivos de conteúdo exclusivos.
Veja como Kashyap Trivedi, profissional de marketing de crescimento da Salesmate, criou e implementou seu fluxo de trabalho de marketing de conteúdo:
Usamos o Gerenciamento de Pipeline (Kanban) da Salesmate para gerenciar o fluxo de conteúdo da nossa equipe de marketing. Basicamente, dividimos toda a jornada de conteúdo em uma série de etapas e a transformamos em um pipeline.
Assim que o negócio (cartão de conteúdo) é movido para a próxima etapa, as pessoas relevantes recebem sua próxima tarefa usando o Salesmate Workflow Automation.
Utilizamos o Pipeline Management (Kanban) da Salesmate para gerenciar o fluxo de conteúdo da nossa equipe de marketing. Basicamente, dividimos toda a jornada de conteúdo em uma série de etapas e a transformamos em um pipeline.
Assim que o negócio (cartão de conteúdo) é movido para a próxima etapa, as pessoas relevantes recebem sua próxima tarefa usando o Salesmate Workflow Automation.
Quer saber mais sobre como diferentes fluxos de trabalho de marketing de conteúdo funcionam e ver como personalizamos nossos processos de blog na ClickUp?
Não procure mais: este seminário da nossa conferência de produtividade LevelUp é tudo o que você precisa! Aprenda as melhores práticas e ferramentas que o ClickUp tem a oferecer para gerenciar diferentes partes do fluxo de trabalho de web design, como redatores, designers e desenvolvedores.
💡Dica profissional: as equipes de marketing podem usar o modelo de calendário de conteúdo do ClickUp para criar e gerenciar sua estratégia de marketing de conteúdo. Esse modelo ajuda as equipes a planejar e organizar a criação, publicação e promoção de conteúdo, garantindo que elas permaneçam alinhadas com suas metas de marketing de conteúdo.
7. Fluxo de trabalho de aprovação de design
Garantir que cada escolha de design, texto, marketing e produto seja fiel à sua marca é um trabalho em tempo integral e abrangente.
Assim como qualquer solicitação de RH ou sugestão de lanche para a copa, todos os projetos devem seguir um processo de aprovação fixo antes de receberem sinal verde. 🚦
Esse processo de design pode ser semelhante ao seguinte:
- Uma solicitação de design é feita com uma ideia geral e uma possível maquete para o design planejado.
- O conceito de design ou maquete é aprovado
- O designer recebe a solicitação e cria uma imagem ou gráfico com base no conceito aprovado.
- O design é revisado pelo gerente e aprovado ou devolvido com notas específicas para pequenas edições.
Exemplos de fluxos de trabalho empresariais
8. Fluxo de trabalho de compras
Gerenciar compras envolve coordenar com fornecedores, acompanhar pedidos de compra e garantir a entrega no prazo.
Este fluxo de trabalho mantém todas as etapas do processo de aquisição organizadas e eficientes, reduzindo atrasos e erros.
Exemplo no ClickUp:
- Um chefe de departamento envia uma solicitação de compra por meio de um formulário.
- A solicitação é analisada e aprovada pela equipe financeira.
- Uma ordem de compra é criada e atribuída à equipe de compras.
- O status do pedido é rastreado na visualização do quadro do ClickUp até a conclusão.
9. Fluxo de trabalho de solicitação de férias
Mesmo que você trabalhe para uma startup moderna com licença remunerada e férias ilimitadas, você precisará obter a aprovação de um gerente para sua solicitação.
Um fluxo de trabalho eficiente para solicitações de férias ajudará você a manter uma boa relação com todos os gerentes (e o RH), evitando que suas solicitações de férias fiquem no chat da equipe ou nas caixas de entrada lotadas de e-mails. Além disso, um processo automatizado ajuda sua solicitação a ser aprovada mais rapidamente! Assim, você pode começar a fazer seus planos para a praia o mais rápido possível.
Aqui está outro fluxo de trabalho compartilhado por Belén Papa, mostrando como ela implementa seu fluxo de trabalho de solicitação de férias dos funcionários:
Em nosso processo de solicitação de férias, você pode ver como o fluxo de trabalho pode ser muito mais simples quando você automatiza o processo com um software de BPM como o Flokzu.
Os funcionários preenchem o formulário público personalizado, que é enviado automaticamente ao RH para aceitação ou recusa. Você pode definir lembretes e prazos para garantir que o RH tome uma decisão rápida.
Uma vez tomada essa decisão, será enviado um e-mail notificando o funcionário se sua solicitação foi aceita ou não. Essa opção é extremamente útil para empresas com centenas de funcionários.
Em nosso processo de solicitação de férias, você pode ver como o fluxo de trabalho pode ser muito mais simples quando você automatiza o processo com um software de BPM como o Flokzu.
Os funcionários preenchem o formulário público personalizado, que é enviado automaticamente para o RH para aceitação ou recusa. Você pode definir lembretes e prazos para garantir que o RH tome uma decisão rapidamente.
Uma vez tomada essa decisão, será enviado um e-mail notificando o funcionário se sua solicitação foi aceita ou não. Essa opção é extremamente útil para empresas com centenas de funcionários.
Exemplos de fluxos de trabalho da equipe de vendas
10. Fluxo de trabalho de pedidos de vendas
Os pedidos de vendas incluem cotações, faturas, estimativas, devoluções, informações sobre produtos e muito mais. É muita coisa para gerenciar. 😳
Independentemente do tamanho da sua empresa ou do setor em que atua, é indispensável ter um fluxo de trabalho digital para acompanhar todos os pedidos de vendas. Isso não só mantém você organizado, reduz a desorganização e ajuda a acompanhar com precisão a sua lucratividade, como também faz tudo isso mais rapidamente.
Optar por não utilizar um processo digital de pedidos de vendas pode levar a atrasos significativos enquanto se aguarda assinaturas ou aprovações de documentos, uma vez que as tarefas são encaminhadas manualmente — e renunciar a um fluxo de trabalho automatizado pode ser igualmente turbulento.
Formulários digitais e assinaturas eletrônicas preenchidos em um software de gerenciamento de fluxo de trabalho podem acionar novas tarefas ou notificações quando concluídos, ajudando as equipes a processar pedidos mais rapidamente e de praticamente qualquer lugar.
Aqui está um exemplo de como pode ser um fluxo de trabalho de pedidos de vendas:
- Um vendedor ou cliente cria um pedido usando os formulários do ClickUp.
- O envio do formulário cria automaticamente uma tarefa correspondente a esse pedido com todas as informações necessárias sobre o cliente e o pedido.
- O gerente do vendedor aprova o pedido e ele é enviado ao cliente.
- O cliente aprova o pedido e o departamento de contabilidade é alertado.
- A contabilidade fatura o cliente
- O cliente recebe o pedido
- A tarefa correspondente é concluída e permanece em uma lista organizada para manutenção de registros.
Relacionado: Fluxos de trabalho de CRM
11. Fluxo de trabalho para adição de novos contatos
Adicionar novos contatos ao banco de dados é fundamental para construir e manter relacionamentos sólidos com os clientes. Este fluxo de trabalho garante que todas as informações relevantes sejam capturadas, organizadas e estejam prontas para acompanhamento.
Exemplo no ClickUp:
- Um representante de vendas encontra um cliente potencial e coleta suas informações, seja por meio de um cartão de visita ou de um formulário digital.
- O representante envia os detalhes de contato usando um formulário ClickUp personalizado para capturar campos como nome, empresa, e-mail, número de telefone e notas da reunião.
- O formulário cria automaticamente uma tarefa no ClickUp, atribuída ao administrador de vendas ou especialista em CRM para revisão.
- O administrador verifica as informações e adiciona o contato ao sistema CRM ou ao banco de dados de vendas.
- Uma tarefa de acompanhamento é criada no ClickUp e atribuída ao representante com uma data de vencimento para agendar uma reunião ou ligação.
- Notas e atualizações do acompanhamento são adicionadas à tarefa, garantindo que o banco de dados permaneça atualizado.
Exemplos de fluxos de trabalho de produtos
12. Fluxo de trabalho de desenvolvimento de recursos
A criação de novos recursos requer coordenação entre várias equipes, incluindo design, desenvolvimento e controle de qualidade.
Este fluxo de trabalho garante que os recursos sejam desenvolvidos, testados e implantados sem problemas, cumprindo os prazos.
Exemplo no ClickUp:
- A equipe de produto envia uma solicitação de recurso, que é priorizada no backlog.
- A equipe de design cria maquetes e as envia para aprovação.
- Os desenvolvedores trabalham no recurso e atribuem tarefas para revisão de código.
- O controle de qualidade testa o recurso e a equipe de implantação o lança em produção.
13. Fluxo de trabalho de lançamento de produto
Há uma infinidade de partes móveis por trás de cada lançamento de produto bem-sucedido — e talvez algumas lágrimas em algum momento também.
É essencial alinhar equipes ágeis em todos os processos, mensagens e objetivos relacionados ao produto bem antes do lançamento, e será necessário mais do que uma lista de verificação detalhada para realizar o trabalho.
Veja como Gabrielle Lafontaine, diretora de marketing de produto e parcerias da Unito, criou e implementou seu fluxo de trabalho para lançamento de produtos:
O lançamento de produtos é difícil, por isso criamos este modelo para facilitar a fusão do planejamento (que acontece no Miro) com o ClickUp (onde o trabalho é realmente distribuído e acompanhado).
Nosso lançamento envolveu meses de trabalho árduo de pesquisa, planejamento, projeto, construção e, finalmente, lançamento, o que significa MUITA colaboração multifuncional entre gerentes de produto, desenvolvedores, designers, marketing e equipes de atendimento ao cliente.
Gerenciar todos em cada departamento e garantir que eles cumpram os prazos sem que nada seja esquecido pode exigir muito esforço. Usamos o Unito para criar esse fluxo de trabalho, a fim de ajudar a realizar os lançamentos de produtos maiores e mais complexos.
O lançamento de produtos é difícil, por isso criamos este modelo para facilitar a fusão do planejamento (que acontece no Miro) com o ClickUp (onde o trabalho é realmente distribuído e acompanhado).
Nosso lançamento envolveu meses de trabalho árduo de pesquisa, planejamento, projeto, construção e, finalmente, lançamento, o que significa MUITA colaboração multifuncional entre gerentes de produto, desenvolvedores, designers, marketing e equipes de atendimento ao cliente.
Gerenciar todos em cada departamento e garantir que eles cumpram os prazos sem que nada seja esquecido pode exigir muito esforço. Usamos o Unito para criar esse fluxo de trabalho, a fim de ajudar a realizar os lançamentos de produtos maiores e mais complexos.
💡Dica profissional: as equipes de produto podem usar o modelo de lançamento de produto do ClickUp para planejar e executar um lançamento de produto bem-sucedido. Esse modelo fornece um guia passo a passo que abrange todos os aspectos do processo de lançamento de produto, incluindo pesquisa de mercado, desenvolvimento de produto, testes e promoção.
Exemplos de fluxos de trabalho de TI
14. Fluxo de trabalho de gerenciamento de incidentes
Resolver rapidamente incidentes de TI é fundamental para manter o bom funcionamento dos negócios.
Este fluxo de trabalho garante que problemas como interrupções do sistema ou falhas técnicas sejam resolvidos de forma eficiente e sem afetar a produtividade.
Exemplo no ClickUp:
- Um funcionário envia um ticket de suporte por meio de um formulário
- O ticket é atribuído a um membro da equipe de TI com base na prioridade.
- O membro da equipe resolve o problema ou o encaminha para um nível superior, se necessário.
- A resolução está documentada no ClickUp para referência futura.
15. Fluxo de trabalho de implantação de software
A implantação de novos softwares ou atualizações requer planejamento e execução cuidadosos para evitar tempo de inatividade ou interrupções.
Este fluxo de trabalho garante que todas as etapas necessárias sejam seguidas para testar, aprovar e implantar software de maneira eficiente, minimizando os riscos.
Exemplo no ClickUp:
- A equipe de TI cria uma tarefa para uma implantação planejada de software
- Um ambiente de teste é configurado e o software é testado quanto a bugs e compatibilidade.
- O plano de implantação é revisado e aprovado pelas partes interessadas.
- O software é implantado durante o tempo de inatividade programado, com o progresso acompanhado no gráfico de Gantt do ClickUp.
- As verificações pós-implantação são concluídas e quaisquer problemas são documentados no ClickUp para resolução.
Exemplos de fluxos de trabalho de atendimento ao cliente
16. Fluxo de trabalho do processo de suporte
Os fluxos de trabalho de sucesso ou suporte ao cliente são uma excelente maneira de garantir que as perguntas e necessidades de cada cliente sejam respondidas e atendidas em tempo hábil.
Os clientes querem saber que suas opiniões são ouvidas e que sua experiência com seu produto ou serviço é importante para você — e um processo de suporte confiável é fundamental para alcançar isso.
Esse fluxo de trabalho é essencialmente a sequência de ações automatizadas que cada agente de suporte ao cliente realiza para resolver reclamações, dúvidas ou problemas que um cliente possa ter. A resolução de problemas é uma das situações mais comuns que os agentes de suporte ao cliente enfrentam diariamente, e parte do que os torna tão importantes é que esses problemas geralmente têm prazo determinado.
Ou seja, você vai querer resolver essas questões o mais rápido possível.
No ClickUp, um fluxo de trabalho do processo de suporte pode ser semelhante a este:
- Um cliente preenche um formulário de problema com suas informações básicas, uma descrição detalhada do problema e sua prioridade.
- Esse formulário se torna uma tarefa no ClickUp e é atribuído a um membro da equipe de Sucesso do Cliente.
- A equipe de Sucesso do Cliente fornecerá uma solução ou encaminhará a questão para a pessoa responsável.
Bônus: exemplos de gráficos RACI!
Como criar fluxos de trabalho de forma eficiente com o ClickUp
Etapa 1: Identifique o objetivo
Determine o objetivo do fluxo de trabalho. É automatizar um processo repetitivo ou melhorar a coordenação de tarefas? O objetivo determinará que tipo de fluxo de trabalho você deve criar. Use o ClickUp Goals para vincular os fluxos de trabalho diretamente aos objetivos da sua equipe.
Etapa 2: Liste as etapas
Divida o processo em tarefas individuais e certifique-se de que nenhuma etapa seja esquecida. Visualize suas etapas com os mapas mentais do ClickUp para maior clareza. Os mapas mentais do ClickUp são perfeitos para visualizar o processo passo a passo de qualquer projeto ou fluxo de trabalho.
Com sua funcionalidade de arrastar e soltar, você pode mapear e organizar ideias. Em seguida, você pode arrastar ramificações para mostrar relações e dependências entre tarefas ou ajustar a localização dos nós para organizar e reorganizar seu espaço de trabalho.
Os quadros brancos do ClickUp oferecem uma tela infinita para desenhar fluxos de trabalho de qualquer tipo, até mesmo mapas mentais! Sem mencionar que o ClickUp oferece inúmeros modelos de fluxo de trabalho específicos para seus quadros brancos colaborativos, para ajudar você a economizar tempo mais rapidamente.
Adicione formas que se convertem diretamente em tarefas do ClickUp e conecte-as ao seu fluxo de trabalho. Em seguida, desenhe conexões entre elas para mostrar facilmente a ordem das tarefas.
Etapa 3: Atribuir responsabilidades
Defina quem é responsável por cada tarefa, pois a atribuição clara de responsabilidades garante a prestação de contas. Use o ClickUp Tasks para atribuir e priorizar tarefas, adicionar observadores e muito mais.
Etapa 4: Defina regras e gatilhos
Decida o que deve iniciar cada etapa do fluxo de trabalho. É uma tarefa concluída, uma data específica ou uma entrada externa? Depois de definir isso, automatize os gatilhos com o ClickUp Automations.
Etapa 5: Teste o fluxo de trabalho
Execute o processo para identificar gargalos ou etapas ausentes. Encontre lacunas ou erros e corrija-os. Envolva os membros da sua equipe e as partes interessadas no processo para garantir que todos os requisitos foram atendidos.
Etapa 6: Documentar e refinar
Anote o fluxo de trabalho para facilitar a consulta e compartilhe-o com todas as partes interessadas. Com base no feedback e na experiência, continue otimizando seus fluxos de trabalho.
Centralize a documentação do seu fluxo de trabalho no ClickUp Docs para manter todos os membros da equipe sincronizados.
Leia mais: Como automatizar tarefas repetitivas
Desafios comuns na criação e implementação de fluxos de trabalho
Falta de clareza nos processos
As equipes podem não compreender totalmente as etapas ou os objetivos de um fluxo de trabalho, o que leva a confusão e ineficiências. Isso pode ocorrer quando os processos não são claramente definidos ou documentados.
Solução: defina claramente os processos. Mapeie cada etapa do fluxo de trabalho com a contribuição dos membros da equipe que o utilizarão. Use fluxogramas ou ferramentas como o ClickUp Mind Maps para visualizar o processo.
Resistência à mudança
Os funcionários podem resistir à adoção de novos fluxos de trabalho, especialmente se estiverem acostumados aos métodos existentes ou perceberem as mudanças como desnecessárias ou excessivamente complexas.
Solução: explique à equipe o “porquê” por trás do fluxo de trabalho. Destaque como ele economizará tempo, reduzirá erros e facilitará o trabalho deles.
Fluxos de trabalho excessivamente complexos
Criar fluxos de trabalho com muitas etapas desnecessárias pode sobrecarregar os membros da equipe, diminuir a produtividade e levar a erros.
Solução: evite complicar demais os fluxos de trabalho. Divida os processos em etapas gerenciáveis e concentre-se em alcançar o resultado desejado com o mínimo de complexidade.
Ferramentas ou tecnologia inadequadas
As equipes podem não ter as ferramentas adequadas para dar suporte à implementação do fluxo de trabalho, como software de gerenciamento de projetos, ferramentas de automação ou integrações com sistemas existentes.
Solução: use ferramentas confiáveis de gerenciamento de projetos e automação de fluxo de trabalho, como o ClickUp. Escolha plataformas que se integrem aos sistemas existentes e sejam fáceis de usar.
Comunicação deficiente
Deixar de comunicar o objetivo, os benefícios e os detalhes de um fluxo de trabalho à equipe pode resultar em desalinhamento e baixa adoção.
Solução: incentive os membros da equipe a compartilhar feedback sobre os fluxos de trabalho. Verificações regulares podem garantir que os fluxos de trabalho estejam sendo seguidos e aprimorados quando necessário.
Leia mais: Os 15 melhores aplicativos de fluxo de trabalho para melhorar o gerenciamento de projetos
Silos de fluxo de trabalho
Se os fluxos de trabalho não levarem em consideração a colaboração entre equipes, eles podem criar silos onde informações ou tarefas importantes não são compartilhadas de maneira eficaz entre os departamentos.
Solução: promova a colaboração entre equipes e crie fluxos de trabalho que levem em consideração as dependências entre departamentos. Painéis compartilhados ou ferramentas centralizadas, como o ClickUp, podem eliminar silos.
Execução inconsistente
Sem um monitoramento regular, os membros da equipe podem se desviar do fluxo de trabalho, causando inconsistências nos resultados ou atrasos nos cronogramas do projeto.
Solução: use modelos e automação para padronizar os fluxos de trabalho. Monitore o progresso por meio de painéis para garantir que todos permaneçam no caminho certo.
Falta de treinamento
Os membros da equipe podem ter dificuldade em seguir os fluxos de trabalho se não forem devidamente treinados sobre como usar as ferramentas ou entender os processos envolvidos.
Solução: documente os fluxos de trabalho e ofereça treinamento prático para as ferramentas e processos envolvidos. Considere criar documentação fácil de seguir ou tutoriais em vídeo para referência.
Falha na adaptação dos fluxos de trabalho
Revise e atualize regularmente os fluxos de trabalho. À medida que as necessidades comerciais mudam, os fluxos de trabalho precisam evoluir. As equipes que não revisam e atualizam seus fluxos de trabalho existentes podem descobrir que eles estão desatualizados ou ineficazes com o tempo.
Solução: programe revisões periódicas para identificar gargalos, redundâncias ou etapas desatualizadas. Use as informações obtidas nessas revisões para otimizar os fluxos de trabalho.
Propriedade pouco clara
Quando as funções e responsabilidades dentro de um fluxo de trabalho não são claramente atribuídas, as tarefas podem ser esquecidas, levando a atrasos e frustração.
Solução: Atribua funções e responsabilidades claras. Use ferramentas como o gerenciamento de tarefas do ClickUp para atribuir a responsabilidade por cada tarefa. Definir claramente as responsabilidades garante a prestação de contas em cada etapa.
Recursos adicionais de gerenciamento de fluxo de trabalho:
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Existe um exemplo de fluxo de trabalho para literalmente tudo. Mas você não quer ficar alternando entre softwares de fluxo de trabalho para realizar cada processo. Em vez disso, use uma única plataforma de produtividade que centralize todos os seus fluxos de trabalho, independentemente do tamanho da sua equipe ou do seu setor. Também conhecida como ClickUp. 🤓
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