“Conhecimento é poder.”
Todos nós já ouvimos alguém dizer isso ou lemos a citação na internet. É um clichê, mas por um bom motivo.
Com as organizações gerando uma quantidade absurda de dados — vídeos de treinamento, documentos da empresa, informações de clientes, artigos da central de ajuda online — diariamente, é fundamental manter essas informações organizadas e prontamente disponíveis.
Na atual economia baseada no conhecimento, entender como otimizar e colocar as informações à sua disposição para um bom uso é o verdadeiro poder.
No entanto, as organizações muitas vezes deixam de ganhar dinheiro por não terem as ferramentas ou processos adequados para criar, gerenciar e compartilhar o conhecimento organizacional com seus clientes e funcionários.
Entre no software de base de conhecimento!
O que é um software de base de conhecimento?
O software de base de conhecimento é uma ferramenta que reúne todo o conhecimento da sua empresa e informações relacionadas a projetos em um hub centralizado para facilitar o armazenamento e o gerenciamento.
Dessa forma, todas as partes relevantes podem acessar e compartilhar qualquer informação de que precisem com facilidade e conveniência.
Tanto seus funcionários quanto seus clientes podem usar o sistema de gerenciamento de conhecimento. Novos funcionários podem usar o repositório para aprender mais sobre sua organização e seus produtos (base de conhecimento interna), enquanto novos clientes podem usá-lo para encontrar soluções rápidas para suas dúvidas sem precisar ligar para o suporte ao cliente (base de conhecimento externa).
Aqui está uma pesquisa que certamente irá surpreender você:
De acordo com a Ernst & Young, 44% dos funcionários são ruins ou muito ruins na transferência de conhecimento.
E isso não é o pior. Os funcionários gastam de 7 a 20% de suas horas de trabalho replicando soluções existentes para outras pessoas.
Se essas estatísticas servirem de referência, fica claro que as organizações precisam urgentemente de ferramentas que as ajudem a gerenciar melhor seu tempo e os dados cada vez maiores, além de eliminar redundâncias nos processos.
Uma rápida pesquisa no Google sobre o melhor software de base de conhecimento revelará dezenas, possivelmente centenas de resultados. Como você pode determinar qual é o software de base de conhecimento certo para sua equipe?
Estamos aqui para ajudar. Vasculhamos a internet, revirando-a de cabeça para baixo (literalmente!), e selecionamos 10 das melhores ferramentas de base de conhecimento que você pode usar em 2024.
Os 10 melhores softwares de base de conhecimento
1. ClickUp
Bem, você ficaria surpreso se não nos classificássemos como o software de base de conhecimento nº 1, certo?
O ClickUp é uma plataforma de produtividade completa com todos os recursos essenciais que uma equipe interna ou remota precisa para armazenar, visualizar e organizar seu trabalho.
É o centro onde as equipes se reúnem para planejar, organizar e colaborar no trabalho usando tarefas, ClickUp Docs, Chat, Metas, Quadros Brancos e muito mais.
Portanto, sim, o ClickUp não é apenas uma ferramenta líder em gerenciamento de projetos; é também uma ferramenta de base de conhecimento que vale seu peso em ouro.
A melhor parte é que você pode usá-lo como bases de conhecimento internas e externas pesquisáveis ou para substituir todas as ferramentas de produtividade da sua equipe!
Principais recursos do ClickUp
- Armazene documentos no mesmo local que seu trabalho. Como cada um desses documentos é armazenado junto com os projetos relevantes, eles ficam facilmente acessíveis a todos.
- Aproveite a IA do ClickUp para uma gestão de conhecimento simplificada. Com o ClickUp Brain, você pode otimizar facilmente sua base de conhecimento, categorizando, marcando e organizando informações automaticamente.
- Conecte tudo com o recurso Relacionamentos. Conecte-se a documentos e tarefas de dentro de outro documento para ajudar você a cruzar referências de recursos onde quer que precise deles.
- Adicione páginas aninhadas no Docs para organizar o conteúdo. Em vez de colocar tudo em um único Doc, basta dividi-lo em subpáginas menores aninhadas dentro do documento principal.
- Arquive documentos em vez de excluí-los. Embora os documentos arquivados sejam ocultados automaticamente, eles ainda ficam salvos para que você possa encontrá-los posteriormente.
- Use formatação de rich text: organize grandes blocos de texto com formatações como listas alternadas, fundos coloridos e colunas.
- Personalize os direitos de acesso a um documento. Aumente as medidas de segurança protegendo seus documentos contra edições indesejadas. Basta ativar a opção Proteger esta página e adicionar contexto para o seu público.
- Modelos de base de conhecimento pré-construídos. Use o modelo de base de conhecimento do ClickUp para começar.
Prós do ClickUp
- Flexível e personalizável
- Interface intuitiva com modo online e offline
- Atribua comentários no Docs para garantir que os membros da equipe não percam itens de ação.
- Gerencie sua base de conhecimento usando nossos aplicativos móveis para iOS e Android.
- Aplique tags para filtrar e encontrar os documentos que você procura ainda mais rápido.
- Integra-se com vários softwares de terceiros, como Microsoft Teams, Jira, Slack, Zoho e muito mais.
Contras do ClickUp
- Curva de aprendizado devido ao número de recursos disponíveis e ao nível de personalização
- Nem todas as visualizações estão disponíveis no aplicativo móvel (ainda!).
Preços do ClickUp
- Gratuito para sempre
- Ilimitado: US$ 7 por usuário por mês
- Negócios: US$ 12 por usuário por mês
- Empresa: entre em contato com o ClickUp para obter preços personalizados
- O ClickUp Brain está disponível em todos os planos pagos por US$ 5 por membro do espaço de trabalho por mês.
Avaliações dos clientes do ClickUp
- G2: 4,7/5 (mais de 4.800 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (mais de 3.100 avaliações)
2. Document360
O Document360 é um poderoso software de base de conhecimento adequado para startups, equipes em crescimento e empresas de grande porte.
Embora seja simples e intuitivo de usar, o Document360 oferece uma ampla gama de recursos que permitem criar uma base de conhecimento com passos simples.
No geral, se você aceitar o preço e não precisar de uma solução de atendimento ao cliente, essa seria uma ótima opção para sua equipe.
Principais recursos do Document360
- Escolha entre um editor Markdown e um editor WYSIWYG.
- Função de pesquisa poderosa que combina termos com incidentes anteriores para obter melhores resultados.
- Suporte multilíngue para fornecer informações relevantes aos seus clientes globais.
- Configure sua base de conhecimento no modo público, privado ou misto.
- Personalize as páginas de destino para refletir as diretrizes da sua marca.
Vantagens do Document360
- Interface intuitiva e fácil de usar
- Integra-se com poderosas ferramentas de colaboração em equipe, como Slack, Microsoft Teams e Intercom.
- Funciona tanto para bases de conhecimento internas quanto externas.
- Excelentes relatórios e análises
- Veja o histórico entre várias versões de artigos ou volte para uma versão anterior sem complicações.
Document360 contras
- Bastante caro
- As funções de pesquisa poderiam ser melhoradas.
Preços do Document360
- Startup: US$ 119/mês (se cobrado mensalmente)
- Negócios: US$ 299/mês (se cobrado mensalmente)
- Empresa: US$ 599/mês (se cobrado mensalmente)
Avaliações dos clientes do Document360
- G2: 4,7/5 (mais de 200 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (mais de 11 avaliações)
Confira estas alternativas ao Document360!
3. Helpjuice
O Helpjuice é um software gratuito de gerenciamento de conhecimento usado por milhares de empresas para criar e organizar artigos de suporte. Ele oferece suporte a necessidades comerciais multilíngues e vem com uma variedade de opções de relatórios e análises. Ele também é um pouco mais caro do que outras ferramentas desta lista, então talvez você não consiga um ótimo negócio com o Helpjuice.
Principais recursos do Helpjuice
- Obtenha análises avançadas sobre cada equipe em sua base de conhecimento interna.
- Personalize os artigos da sua base de conhecimento da maneira que desejar.
- Conteúdo interativo de resolução de problemas com base em várias perguntas
- Colaboração avançada em tempo real, incluindo a capacidade de copiar e colar do MS Word.
- Integrações como Slack, Olark e Zapier para conexões ilimitadas com outras ferramentas.
Profissionais da Helpjuice
- Funcionalidade de pesquisa poderosa, semelhante à do Google
- Editor fácil de usar com opções WYSIWYG e markdown
- Integra-se com uma variedade de ferramentas, como Slack, Zapier e Teams.
- Recursos de colaboração, incluindo um recurso de comentários em tempo real.
- Localização/vários idiomas
Contras do Helpjuice
- Não há opção para importar arquivos Word, PDF, XLS ou PPT.
- Não oferece multimarcas.
- Sem sistema de pastas ou gerenciador de arquivos para imagens e outros arquivos de mídia
Preços do Helpjuice
- Starter: US$ 120 (até 4 usuários)
- Preço inicial: US$ 200 (até 16 usuários)
- Premium Limited: US$ 289 (até 60 usuários)
- Premium Ilimitado: US$ 499 (usuários ilimitados)
Avaliações dos clientes da Helpjuice
- G2: 4,2/5 (9 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (mais de 80 avaliações)
Confira estas alternativas ao Helpjuice!
4. Base de conhecimento ProProfs
Um dos melhores softwares de base de conhecimento que você pode adquirir agora é o ProProfs Knowledge Base.
Além de ser gratuito, ele também é bastante completo em termos de funcionalidades. Além disso, você não precisa ter nenhum conhecimento de programação para usar a ferramenta. E sim, ele faz o que os professores de verdade fazem: avalia trabalhos!
Ah, e eu mencionei que o ProProfs Knowledge Base vem com mais de 40 modelos diferentes que você pode usar conforme sua conveniência?
Principais recursos da Base de Conhecimento ProProfs
- Direitos de acesso personalizáveis
- Controles de senha e privacidade para manter seu conteúdo seguro
- Possui várias integrações para funcionalidades adicionais.
- Informações detalhadas, incluindo pontuações de legibilidade para o seu conteúdo
- Suporta mais de 90 idiomas
Prós da Base de Conhecimento ProProfs
- Editor semelhante ao MS Word para ajudá-lo a escrever e editar o conteúdo em qualquer lugar
- Personalizações para adaptar a base de conhecimento ou wiki às suas necessidades específicas
- Um sistema de relatórios robusto que compartilha informações úteis sobre o desempenho dos artigos e as atividades dos autores.
- Funciona em vários dispositivos e navegadores
- Pode ser usado tanto por iniciantes quanto por especialistas.
Contras da Base de Conhecimento ProProfs
- Não é a melhor escolha para equipes que procuram opções de coedição.
- A maioria dos recursos úteis não está disponível no plano gratuito.
- A gama completa de recursos requer mais tempo para ser aprendida.
Preços da Base de Conhecimento ProProfs
- Gratuito
- Essentials: US$ 30/autor por mês (cobrado anualmente)
- Premium: US$ 40/autor por mês (cobrado anualmente)
- Empresas: entre em contato com a ProProfs para obter preços personalizados.
Avaliações dos clientes da ProProfs Knowledge Base
- G2: 4,6/5 (mais de 20 avaliações)
- Capterra: 4,6/5 (mais de 20 avaliações)
5. Freshdesk
O Freshdesk é uma ferramenta líder de suporte ao cliente com uma poderosa funcionalidade de software de gestão de conhecimento.
Se você tem uma equipe grande, pode usar os fluxos de trabalho de aprovação da ferramenta para criar conteúdo de alta qualidade e sem erros.
No entanto, como o Freshdesk é voltado para o suporte ao cliente, seus recursos internos de base de conhecimento podem não ser tão úteis.
Então, essa ferramenta pode realmente trazer um novo fôlego para sua base de conhecimento?
É hora de descobrir...
Principais recursos do Freshdesk
- Interface fácil de usar
- Recursos de SEO integrados
- Armazenamento ilimitado, mesmo na versão gratuita.
- Crie e gerencie várias versões do mesmo documento em sua base de conhecimento.
- Publique conteúdo na forma de imagens, vídeos ou qualquer outro formato.
Profissionais do Freshdesk
- Bots com tecnologia de IA recomendam os artigos certos para assistência rápida.
- Um fórum comunitário onde os clientes podem discutir problemas e obter soluções instantâneas.
- Recursos multilíngues para que você possa atender a um público global.
- Widget de ajuda proativo que exibe automaticamente perguntas frequentes e formulários de contato
Contras do Freshdesk
- Recursos avançados, como fluxos de trabalho e controle de versões, estão disponíveis apenas nos planos premium.
- Oferecido como parte do pacote de suporte ao cliente, o que significa que você terá que pagar mais, mesmo que tudo o que deseje seja uma solução de gerenciamento de conhecimento.
Preços do Freshdesk
- Gratuito (até 10 agentes)
- Crescimento: US$ 15/agente por mês (cobrado anualmente)
- Pro: US$ 49/agente por mês (cobrado anualmente)
- Empresa: US$ 79/agente por mês (cobrado anualmente)
Avaliações dos clientes do Freshdesk
- G2: 4,4/5 (mais de 2.600 avaliações)
- Capterra: 4,5/5 (mais de 2.500 avaliações)
Relacionado: 10 melhores alternativas e concorrentes do Freshdesk
6. Zendesk
Zendesk? Freshdesk?
Alguém mais tem aquela sensação de “o Homem-Aranha se olhando no espelho”, ou sou só eu?
Além disso, o Zendesk é um popular software de gerenciamento de conhecimento que existe desde 2007. Com essa ferramenta, os clientes podem resolver suas dúvidas de forma conveniente, acessando o banco de dados de perguntas frequentes sempre que quiserem.
Assim como o Freshdesk, o Zendesk oferece seu sistema de gerenciamento de conhecimento como parte de seu pacote de suporte ao cliente.
Por ser um software antigo, ele pode não ser tão “chique” quanto outras ferramentas de base de conhecimento mais recentes.
No entanto, aqui estão alguns recursos clássicos que o destacam entre os melhores softwares de base de conhecimento da atualidade.
Principais recursos do Zendesk
- Temas personalizáveis
- Interface limpa e fácil de usar
- Traduza sua base de conhecimento para mais de 40 idiomas diferentes.
- Gerencie conteúdo reutilizável e atualize-o em todos os artigos.
- Permita que os agentes mantenham sua central de ajuda atualizada com opções de publicação em equipe.
- Integração total com o conjunto de ferramentas Zendesk, como chat ao vivo e help desk (confira as alternativas ao ServiceNow ).
Profissionais do Zendesk
- Sugestões baseadas em IA para verificar o que está funcionando bem e o que não está.
- Você pode visualizar as personalizações antes da publicação final.
- Ele vem com um chatbot integrado chamado Answer Bot para ajudar a encontrar as respostas corretas em um chat ao vivo.
Contras do Zendesk
- Você só pode criar uma central de ajuda no plano básico.
- Eles não oferecem uma solução autônoma de gerenciamento de conhecimento.
Preços do Zendesk
- Equipe: US$ 49/agente por mês (cobrado anualmente)
- Crescimento: US$ 79/agente por mês (cobrado anualmente)
- Profissional: US$ 99/agente por mês (cobrado anualmente)
- Empresa: US$ 150/agente por mês (cobrado anualmente)
Avaliações dos clientes da Zendesk
- G2: 4,3/5 (mais de 5.000 avaliações)
- Capterra: 4,4/5 (mais de 3.100 avaliações)
7. Hubspot
O Hubspot é outra excelente ferramenta para um sistema de base de conhecimento. A vantagem de usar essa ferramenta é que ela permite criar uma biblioteca robusta de informações e artigos da central de ajuda com base nas perguntas mais frequentes dos seus clientes.
Como é otimizado para pesquisas avançadas, o Hubspot ajuda você e seus agentes de suporte a chegar à resposta correta de forma rápida e eficiente.
Principais recursos do Hubspot
- Painel de relatórios integrado para medir o impacto de suas páginas
- Várias opções de personalização e branding
- Ferramenta de CRM que marca automaticamente quais artigos de suporte foram visualizados ou abertos pelos clientes.
Profissionais da Hubspot
- Integrações poderosas com o Hubspot
- Escalável para empresas em crescimento
- Interface intuitiva e fácil de usar
Contras do Hubspot
- A personalização não é tão flexível quanto outras opções desta lista.
- Os usuários relataram recentemente casos de bugs e/ou falhas.
- Bastante caro, considerando que é limitado em termos de funcionalidades.
Preços da Hubspot
- Starter: US$ 45 por mês (2 usuários pagos incluídos)
- Profissional: US$ 450 por mês (5 usuários pagos incluídos)
- Empresa: US$ 1.200 por mês (10 usuários pagos incluídos)
Avaliações dos clientes da Hubspot
- G2: 4,4/5 (mais de 1.400 avaliações)
- Capterra: 4,5/5 (mais de 3.000 avaliações)
Confira estas alternativas ao Hubspot!
8. Zoho Desk
O Zoho Desk é essencialmente uma solução de help desk que também oferece recursos de autoatendimento. Como um dos melhores softwares de base de conhecimento disponíveis, a ferramenta permite que você personalize cada elemento da sua central de ajuda de acordo com sua preferência usando HTML e CSS.
A melhor parte?
O Zoho Desk oferece suporte a fóruns e comunidades, proporcionando ao seu público uma plataforma centralizada para compartilhar ideias e fazer perguntas.
Principais recursos do Zoho Desk
- Impulsionador de produtividade para agentes de suporte
- Colaboração em toda a empresa
- Use metatítulos e palavras-chave para otimização de mecanismos de pesquisa.
- Permita que os usuários enviem tickets a partir do sistema de base de conhecimento.
- Controle o acesso dos usuários à sua central de ajuda e garanta segurança de alto nível.
- Configure um domínio personalizado para sua central de ajuda
- Sugira automaticamente artigos relevantes e ajude os agentes a resolverem os tickets mais rapidamente.
Prós do Zoho Desk
- Integra-se perfeitamente com o Jira, Slack, G-Suite e muitos outros.
- Modelos e layouts pré-construídos permitem que você personalize facilmente sua central de ajuda.
- Seu assistente com inteligência artificial é capaz de detectar sentimentos para ajudar os agentes a gerenciar tickets de maneira fácil e adequada.
Contras do Zoho Desk
- Armazenamento limitado por usuário, mesmo no plano premium
- Não é ideal para equipes grandes.
Preços do Zoho Desk
- Gratuito (para até 3 agentes)
- Padrão: US$ 14/agente por mês (cobrado anualmente)
- Profissional: US$ 23/agente por mês (cobrado anualmente)
- Empresa: US$ 40/agente por mês (cobrado anualmente)
Avaliações dos clientes do Zoho Desk
- G2: 4,4/5 (mais de 4.000 avaliações)
- Capterra: 4,5/5 (mais de 1.700 avaliações)
9. Confluence
Parte do pacote Atlassian Suite de SaaS (Software as a Service), o Confluence é uma plataforma de gerenciamento de conhecimento pesquisável muito popular.
Ele oferece um espaço de trabalho remoto para equipes, onde seus funcionários podem gerenciar informações, colaborar em projetos e manter contato com seus colegas. As equipes podem escolher entre os diversos modelos disponíveis e começar a criar bases de conhecimento internas imediatamente!
No entanto, para aproveitar ao máximo o Confluence, você precisará usar outras ferramentas do pacote, e isso pode ser um pouco demais.
Principais recursos do Confluence
- Sistema de pesquisa avançada
- Funções e permissões avançadas
- Envie notificações em tempo real para manter as equipes atualizadas.
- Categorização de documentos para ajudá-lo a agrupar documentos relacionados para facilitar o acesso
- Modelos de melhores práticas para ajudá-lo a iniciar processos de gerenciamento de conhecimento com facilidade.
Prós do Confluence
- Integra-se bem com o restante das ferramentas do pacote Atlassian, como Jira e Trello.
- Plano gratuito para até 10 usuários
Contras do Confluence
- Alguns usuários relatam problemas com migração de dados e backups.
- Embora a navegação seja flexível, nem sempre é intuitiva.
- Um grande número de opções pode ser opressivo para novos usuários.
Preços do Confluence
- Gratuito (para até 10 usuários)
- Padrão: US$ 5,5/usuário por mês
- Premium: US$ 10,50/usuário por mês
Avaliações dos clientes do Confluence
- G2: 4,1/5 (mais de 3.400 avaliações)
- Capterra: 4,4/5 (mais de 2.300 avaliações)
Confira estas alternativas ao Confluence!
10. HappyFox
O HappyFox é um software de base de conhecimento fácil de usar que funciona como uma plataforma única para todas as solicitações omnicanal dos seus clientes. Você pode converter facilmente e-mails, telefonemas, chats, mídias sociais e solicitações da web em tickets e mantê-los organizados em um único lugar.
O HappyFox é conhecido por seus recursos multilíngues, que permitem oferecer suporte a clientes em todo o mundo. Os usuários podem criar facilmente artigos de suporte em vários idiomas e oferecer assistência 24 horas por dia.
Principais recursos do HappyFox
- Crie e gerencie qualquer tipo de conteúdo usando o sistema de gerenciamento de conteúdo integrado.
- Mantenha todos os membros da equipe informados com notificações automáticas.
- Aproveite os chatbots com tecnologia de IA para desviar os tickets de suporte.
- Organize melhor os tickets com categorias predefinidas
- Crie respostas pré-definidas para responder aos clientes com um único clique.
Profissionais da HappyFox
- Sugestões de pesquisa geradas automaticamente
- Ele é totalmente otimizado para dispositivos móveis (iOS e Android).
Contras do HappyFox
- O suporte por telefone está disponível apenas com o plano Enterprise Plus.
- Os planos básicos não oferecem nem mesmo suporte por e-mail.
Preços do HappyFox
- Mighty: US$ 26/agente por mês
- Fantástico: US$ 39/agente por mês
- Empresa: US$ 52/agente por mês
- Enterprise Plus: US$ 64/agente por mês
Avaliações dos clientes da HappyFox
- G2: 4,5/5 (3 avaliações)
- Capterra: N/A
Como escolher as soluções certas de software de base de conhecimento
Escolher o melhor software de base de conhecimento significa não comprometer os recursos que você deseja.
Uma ferramenta sólida incorpora todos os recursos de uma ferramenta padrão de base de conhecimento. Mas, para entrar na sua lista das três melhores, ela precisa ir além.
Evitar designs arcaicos, adicionar novos recursos regularmente e manter nossos valores permitiram que o ClickUp se destacasse em um mercado altamente competitivo.
Por exemplo, qualquer candidato real ao primeiro lugar da sua lista precisará ter:
- Um editor online fácil de usar para escrever, editar e estilizar sem complicações.
- Sistema de controle de acesso e recursos de gerenciamento de funções
- Bases de conhecimento internas e externas pesquisáveis
- Um design simples e altamente intuitivo
- Um sistema de relatórios robusto
- Um aplicativo móvel prático
- Integrações de terceiros
- Preços razoáveis
- Segurança de dados
Estamos exigindo demais de uma ferramenta de base de conhecimento?
Confie nos seus instintos e opte pela ferramenta nº 1 desta lista. Agradeça-nos mais tarde!
Tipos de software de gerenciamento de conhecimento
Bases de conhecimento internas
As bases de conhecimento internas são repositórios de informações da empresa aos quais apenas os funcionários têm acesso. Elas são usadas para integração de funcionários, treinamento e como ferramenta de referência.
Bases de conhecimento externas
Bases de conhecimento externas referem-se ao banco de dados de informações da empresa que está disponível para clientes ou consumidores. Ao fornecer uma base de conhecimento externa, as empresas podem reduzir os custos de atendimento ao cliente e melhorar a satisfação do cliente, permitindo que os clientes resolvam seus problemas por conta própria.
Bases de conhecimento públicas
As bases de conhecimento públicas são sistemas de base de conhecimento de acesso gratuito que não exigem credenciais de login. Elas são um excelente recurso para pessoas que procuram informações sobre um tópico específico, mas não são necessariamente clientes ou funcionários da empresa.
Leve sua base de conhecimento para o próximo nível
Sua base de conhecimento deve reduzir o tempo de treinamento, complementar seu serviço de assistência técnica e armazenar com segurança as informações da empresa para uso futuro.
Embora o software de base de conhecimento possa ajudá-lo a construir o repositório dos seus sonhos, não adianta adquirir uma ferramenta que complicará ainda mais o processo.
É por isso que você precisa do ClickUp.
Com recursos organizacionais detalhados, funcionalidades de formatação de documentos de nível superior e opções avançadas de compartilhamento de conhecimento, o ClickUp tem tudo o que você precisa para uma solução de base de conhecimento.
Obtenha o ClickUp gratuitamente hoje mesmo para atingir todos os seus objetivos de gerenciamento de base de conhecimento!