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Você está procurando a maneira mais rápida de concluir projetos e tarefas de forma consistente?
E você talvez esteja pensando em fazer isso criando fluxos de trabalho personalizados especificamente para sua equipe?
Estamos aqui para lhe dizer que isso não só é possível, como também é muito mais fácil do que você imagina, com o processo adequado de automação do fluxo de trabalho em vigor. A produção da sua equipe é fundamental para o sucesso do projeto como um todo, e os fluxos de trabalho automatizados ajudam a corrigir as ineficiências e os gargalos que normalmente impedem o seu avanço.
Mas há um porém: você precisa de um software de automação de fluxo de trabalho flexível, que possa ajudá-lo rapidamente e se adaptar aos seus processos. Então, o que é automação de fluxo de trabalho e como ela pode resolver seus problemas?
Leia nosso guia detalhado para conhecer nossas práticas recomendadas, ver exemplos úteis e aprender como criar um caminho claro para a eficiência.
O que é automação de fluxo de trabalho?
A automação do fluxo de trabalho simplifica a execução de tarefas repetitivas — normalmente por meio de software —, definindo diretrizes específicas para concluir automaticamente os processos manuais. É frequentemente usada para gerenciamento de projetos, a fim de reduzir a entrada manual de dados e automatizar tarefas para delegar o trabalho mais rapidamente.
Você pode automatizar tarefas ou fluxos de trabalho inteiros para melhorar o fluxo de trabalho geral da sua empresa. Seja na semiautomação ou na automação total de fluxos de trabalho para executar tarefas selecionadas ou manuais, esse processo acelera a maneira como você realiza o trabalho.
Por outro lado, o software de automação de tarefas permite adicionar, gerenciar e visualizar informações. Por exemplo, você pode armazenar o status de uma tarefa ou o tempo gasto nela e atualizar essas informações à medida que realiza o trabalho.
É assim que os gerentes de projeto, líderes de equipe e outras partes interessadas acompanham o andamento do seu projeto, incluindo o seu cliente! Além disso, a automação do fluxo de trabalho libera seu tempo e recursos (pense em horas de trabalho e custos para os orçamentos do projeto ).
Afinal, qual seria o sentido de fazer o trabalho você mesmo quando um software pode fazê-lo? Tudo o que você precisa fazer é definir os conjuntos de regras e os procedimentos que automatizam os fluxos de trabalho.
Exemplos de automação de fluxo de trabalho
Os fluxos de trabalho automatizados atendem a vários setores. E estes são alguns exemplos de automação para inspirá-lo:
- TI: redefinição de senhas, criação de novas contas de usuário, implantação de software, gerenciamento de backup, instalação de software e gerenciamento de central de atendimento de TI.
- Saúde : criação de escalas de turnos e plantões, admissão de pacientes, alta de pacientes e transferência de registros de pacientes
- Contabilidade e finanças: faturamento, folha de pagamento, aprovação de despesas, reembolso de despesas e aprovação de orçamento
- Jurídico: gestão de revisão de contratos e aprovação de contratos
- Setor bancário: criação de contas e aprovação de empréstimos
- Marketing: gerenciamento de campanhas de marketing por e-mail e programação de publicações nas redes sociais
- Vendas: aprovação de cotações, gerenciamento do funil de vendas e agendamento de reuniões de vendas
- Recursos humanos: triagem de candidaturas a vagas, comunicações de recrutamento, criação de registros de novos funcionários, integração de funcionários, desligamento de funcionários, atualização de registros de funcionários, aprovação de planilhas de horas trabalhadas, gestão de pesquisas de engajamento de funcionários, aprovação de pedidos de férias remuneradas, aprovação de pedidos de viagens e envio de formulários fiscais anuais.
- Atendimento ao cliente: integração de clientes, gestão de atendimento ao cliente e gestão de pesquisas de satisfação do cliente.
Confira estes modelos de cotação!
Etapas para automatizar fluxos de trabalho
Se você deseja melhorar seu processo de gerenciamento de projetos ou seu sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho, é possível criar facilmente sua própria solução de automação de fluxo de trabalho.
Siga estas etapas para começar agora mesmo.
Etapa 1: Entenda o fluxo de trabalho
A automação de fluxos de trabalho começa com a coleta de informações sobre como o processo de gerenciamento de fluxo de trabalho opera atualmente. Você precisa entender como as equipes executam as tarefas, como elas fluem entre os departamentos e o que influencia a eficiência e os resultados do projeto.
Além disso, determine o que inicia cada tarefa no fluxo de trabalho e o que faz com que elas mudem. Descubra quais são essas mudanças e os critérios para considerar cada tarefa concluída.
Em outras palavras, formule todos os eventos e condições que movem as tarefas ao longo do seu fluxo de trabalho. Lembre-se de que o objetivo é projetar um sistema de automação do fluxo de trabalho encaminhando as tarefas para as pessoas certas.
Etapa 2: Elabore o fluxo de trabalho
Antes de usar um software de fluxo de trabalho para automatizar tarefas, você provavelmente deve delinear todo o processo. Escrever seu fluxo de trabalho em um documento seria útil, mas criar uma representação visual em um software de gerenciamento de fluxo de trabalho é mais útil para identificar ineficiências.
O melhor software de automação de fluxo de trabalho não apenas ajuda a visualizar todo o processo, mas também permite que as equipes colaborem no fluxo de trabalho ao mesmo tempo.
Etapa 3: Identificar oportunidades de integração
As informações que alimentam um fluxo de trabalho podem ter origem em várias fontes. E essas podem ser:
- Um formulário online no seu site
- Um e-mail
- Um chatbot
- Uma mensagem instantânea
- Um documento compartilhado ou assinado
- Um banco de dados
- Um aplicativo de terceiros
Anote as tarefas em seu fluxo de trabalho preliminar que exigem dados de aplicativos ou sistemas externos. Agora, verifique quais integrações seu software de fluxo de trabalho suporta.
Com base nisso, investigue como você precisa ajustar o fluxo de trabalho para atender aos requisitos de integração. Por exemplo, talvez seja necessário dividir as tarefas em unidades de trabalho menores.
Etapa 4: Resolva as ineficiências
Além das tarefas a serem automatizadas com integrações, seu fluxo de trabalho pode ter outros pontos de automação. Por exemplo, estamos falando de ineficiências como:
- Gargalos
- Acompanhamentos que normalmente não ocorrem
- Tarefas frequentemente atrasadas
- Dados que se perdem
- Comunicação que falha
Destaque essas ineficiências e reconfigure o fluxo de trabalho para eliminá-las. Por exemplo, talvez seja necessário esclarecer quem é o responsável por uma tarefa ou determinar em qual aplicativo deve estar a única fonte de verdade.
Bônus: análise do fluxo de trabalho!
Etapa 5: Crie o fluxo de trabalho
Agora que seu fluxo de trabalho foi devidamente delineado e aborda a maioria das suas ineficiências, é hora de colocá-lo em prática. A maioria dos softwares de automação de fluxo de trabalho permite criar fluxos de trabalho em várias visualizações.
Por exemplo, você pode criar um fluxo de trabalho nas visualizações Mapas Mentais, Mapas de Processos, Gantt ou Calendário para proporcionar maior visibilidade à sua equipe. Mais uma vez, o melhor software de automação de fluxo de trabalho evita que você precise alternar entre ferramentas para esboçar, delinear, construir e, por fim, automatizar suas tarefas.
Use as informações coletadas na etapa anterior para descrever cada tarefa. E, dependendo do software de automação de fluxo de trabalho que você usa e da complexidade da tarefa, anexe um documento de texto com o procedimento operacional padrão.
Por fim, adicione subtarefas às tarefas para acompanhar unidades de trabalho menores do que uma tarefa. E não se esqueça de atribuir funções de usuário (e níveis de permissão) aos participantes do seu fluxo de trabalho!
Etapa 6: Crie as automações
Você ainda não terminou de criar seu fluxo de trabalho automatizado! Nesta fase, você deve criar automações de fluxo de trabalho para suas tarefas. É assim que você automatiza ações recorrentes dentro de suas tarefas.
Se você escolher o ClickUp como seu software de automação de fluxo de trabalho, poderá criar automações ClickUp integradas ou personalizadas. Vamos começar com a primeira.
Estes são alguns exemplos de automações integradas no ClickUp:
- Quando o status da tarefa muda para um valor específico, uma nova tarefa é criada.
- Quando o responsável pela tarefa muda, o status da tarefa muda para um determinado valor.
- Quando a prioridade da tarefa muda, o responsável pela tarefa muda para um responsável específico.
- Quando a data de vencimento da tarefa chega, a prioridade da tarefa muda de acordo com isso.
- Quando a tarefa é criada, um modelo específico é aplicado a ela.
- Quando a tarefa é movida para um local específico, ela é arquivada.
Agora, se as automações integradas do ClickUp não atenderem às suas necessidades, você precisará de automações personalizadas. E você deve defini-las para atender à estrutura usada pelo software de automação de fluxo de trabalho que você escolheu.
No ClickUp, uma automação de fluxo de trabalho personalizada é composta por:
- O “quando isso acontecer”, ou o gatilho que inicia a automação
- As condições ou critérios que devem ser atendidos para que o software execute a automação
- E a “então execute esta ação”, ou as ações automatizadas (uma ou mais) que seguem o gatilho.
Etapa 7: Teste, monitore e otimize seu fluxo de trabalho de forma consistente
Implemente as integrações e defina os responsáveis, uma data de início e uma data de conclusão para cada tarefa. Execute o fluxo de trabalho com alguns testadores e veja se tudo funciona conforme o esperado. Caso contrário, ajuste o fluxo de trabalho e repita o procedimento de teste.
Quando o teste for bem-sucedido, é hora de colocar o fluxo de trabalho em funcionamento para toda a equipe e começar a monitorá-lo. Se você encontrar evidências de ineficiências, será necessário otimizar o fluxo de trabalho.
Por exemplo, você pode notar uma diminuição na produtividade, o fluxo de trabalho demorando muito para ser concluído ou um resultado final que não atende aos requisitos. Identificar esses problemas agora irá ajudá-lo a longo prazo.
Estabelecer KPIs para o seu fluxo de trabalho automatizado é uma excelente prática. Eles ajudam a otimizar o fluxo de trabalho. Mas também comprovam aos gerentes seniores que a automação do fluxo de trabalho gerou os resultados esperados.
Use painéis (e painéis personalizados) e campos personalizados para relatar seus KPIs. Por exemplo, no ClickUp, você pode usar painéis de relatórios para acompanhar o andamento das tarefas e identificar obstáculos.
Etapa 8: Treine sua equipe
Essa etapa é especialmente relevante se sua empresa ou equipe adotou recentemente um software de automação de fluxo de trabalho. Ensine-os a usar o software para que possam começar a trabalhar imediatamente quando começarem a seguir seus fluxos de trabalho automatizados.
Além disso, ao melhorar um fluxo de trabalho, você deve preparar a equipe para as mudanças. Você pode até precisar de um programa de gerenciamento de mudanças se as mudanças forem muito extensas e sua equipe for nova na automação do fluxo de trabalho.
Manter a comunicação em um espaço centralizado ajuda as equipes a assimilar (e realocar, se necessário) as informações com mais facilidade. A atribuição de tarefas é crucial, pois ajuda a garantir que as responsabilidades sejam claramente definidas.
Assim, os indivíduos são responsabilizados pelo cumprimento de tarefas específicas dentro de um projeto ou organização.
5 benefícios da automação do fluxo de trabalho
Tarefas manuais repetitivas não precisam ser complexas para desperdiçar seu tempo e os recursos da sua equipe. Em vez disso, você deve se beneficiar da automação do fluxo de trabalho para lidar com o trabalho rotineiro, previsível e programável que você realiza todos os dias.
O problema é que muitas dessas tarefas são simples por natureza e, sem dúvida, demoradas, mas também são propensas a erros e têm impacto em todo o processo de negócios. As ferramentas de automação de fluxo de trabalho limitam os riscos associados à entrada manual de dados, ao mesmo tempo em que oferecem uma infinidade de outros benefícios.
Vamos dar uma olhada nos benefícios mais impactantes quando você realmente usa a automação do fluxo de trabalho.
1. Maior produtividade com menos recursos
Tarefas e fluxos de trabalho automatizados levam menos tempo para serem concluídos. E você não precisa mover as tarefas manualmente ao longo do fluxo de trabalho. Por exemplo, as correções de bugs alteram o status, o responsável ou a data de vencimento, dependendo das regras predefinidas.
Por exemplo, com a automação do fluxo de trabalho, você não se esquecerá mais de faturar um cliente, o que economiza tempo para todos, desde os recursos humanos até as equipes de compras e gerenciamento de projetos. Em vez disso, você envia a fatura automaticamente enquanto todos se concentram em outras tarefas.
Nunca é agradável ser o gargalo.
A automação do fluxo de trabalho também permite que você faça mais com menos recursos, para que você permaneça produtivo. É simples automatizar tarefas como atribuir trabalho a freelancers, integrar novos funcionários e fornecer documentos de treinamento aos funcionários.
Deseja otimizar e padronizar os processos dentro da sua empresa? Nosso modelo de processo e procedimento foi projetado para guiá-lo pelas etapas necessárias para criar um documento de processo abrangente e dinâmico.
Além disso, o recurso ClickUp Whiteboards permite visualizar como diferentes processos se conectam e fluem juntos, permitindo que você crie um fluxo de trabalho simplificado e eficiente.
2. Maior colaboração, visibilidade e comunicação
Com a automação do fluxo de trabalho em vigor, os membros da equipe visualizam o trabalho uns dos outros e tomam consciência das contribuições individuais para o projeto. Essa visibilidade diminui as chances de atrapalhar o trabalho uns dos outros.
Além disso, cria a oportunidade de comentar sobre tarefas para oferecer ou pedir ajuda. É por isso que o software de automação de fluxo de trabalho evita falhas de comunicação. Ele solicita informações da pessoa certa no momento certo e registra as mensagens para que você possa rastreá-las posteriormente.
Identifique gargalos na comunicação mais rapidamente, evitando o uso de e-mails para tarefas simples. Atribua comentários aos usuários para garantir que eles vejam seu comentário e marquem-no como concluído após responder.
Além disso, o software de automação de fluxo de trabalho oferece suporte às comunicações internas e externas. Por exemplo, você pode coordenar sua equipe, entrar em contato com clientes, solicitar pagamentos e passar instruções para freelancers com comunicações automatizadas de gerenciamento de projetos.
Confira nosso blog para saber como o software de automação de fluxo de trabalho potencializa o gerenciamento de tarefas por e-mail!
3. Mais responsabilidade
Ao atribuir tarefas automaticamente aos membros da equipe, sua responsabilidade por uma parte do fluxo de trabalho fica clara. O gerenciamento do fluxo de trabalho permite acompanhar o andamento das tarefas e tomar medidas oportunas para evitar o não cumprimento de prazos.
Além disso, com painéis e KPIs, você melhora continuamente o desempenho dos seus fluxos de trabalho, criando sistemas de gerenciamento de projetos mais eficientes. E como se isso não bastasse, o software de automação de fluxo de trabalho ajuda a identificar e corrigir gargalos no seu processo de negócios.
De modo geral, tarefas repetitivas deixam os funcionários exaustos. E isso pode levá-los ao esgotamento a longo prazo. Essas tarefas também afastam o pessoal de um trabalho significativo e com propósito.
Mas a automação do fluxo de trabalho combate efetivamente o impacto do trabalho repetitivo na saúde mental e na experiência dos funcionários, sabendo o que vem a seguir e quem é responsável pela tarefa em questão. Crie fluxogramas no Whiteboards para fornecer um caminho claro para o seu processo de gerenciamento do fluxo de trabalho.
Consequentemente, sua equipe permanecerá na empresa por mais tempo quando você contar com ferramentas visuais de automação do fluxo de trabalho.
4. Atendimento ao cliente eficaz
Automatizar respostas a perguntas de clientes contribui muito para um atendimento impecável. E a automação do fluxo de trabalho é excelente para fornecer um atendimento rápido e personalizado. Como resultado, seus clientes ficarão satisfeitos e terão uma experiência agradável com sua marca.
Quer otimizar as operações de suporte da sua empresa com a automação do fluxo de trabalho? O modelo de suporte ao cliente do ClickUp permite que você configure um sistema de duas camadas que inclui uma equipe de suporte de primeira linha e uma equipe especializada para lidar com escalações.
Essa abordagem garante que as solicitações de suporte sejam tratadas de forma eficiente e eficaz e que as questões mais complexas recebam a atenção necessária. Além disso, nosso modelo inclui uma visualização de formulário que pode ser personalizada para capturar todas as informações de que sua equipe precisa.
Isso permite que você ofereça um suporte de primeira linha aos seus clientes.
5. Redução de custos e despesas inesperadas
A redução de custos é um efeito colateral da execução de um gerenciamento eficiente do fluxo de trabalho. Ao aumentar a produtividade com a redução das tarefas manuais, você oferece produtos de maior qualidade.
Fluxos de trabalho otimizados também reduzem os custos para as organizações, diminuindo as taxas de rotatividade de funcionários e, como acabamos de mencionar, fornecendo um atendimento ao cliente preciso. E sabemos que o seu processo de negócios é complexo.
É por isso que adotar o melhor software de automação de fluxo de trabalho é essencial para limitar também os erros orçamentários!
Supervisione e monitore com eficiência o andamento do seu projeto com o modelo de gerenciamento de projetos orçados da ClickUp. Esse modelo de gerenciamento de projetos fácil de usar permite que você acompanhe facilmente o cronograma do projeto.
Você também pode ver o status de suas várias atividades, permitindo que você fique por dentro do seu orçamento.
Comece a automatizar fluxos de trabalho com o ClickUp!
Além das integrações, painéis, lembretes e notificações que atendem às suas necessidades, você deve procurar outros recursos no software de automação de fluxo de trabalho. Por exemplo, uma biblioteca de modelos de fluxo de trabalho personalizáveis é absolutamente indispensável.
Mas também é importante que o software de automação de fluxo de trabalho permita que você crie seus próprios modelos. O baixo código é outro recurso importante.
Você poderia automatizar fluxos de trabalho desenvolvendo você mesmo um software. Mas isso seria uma perda de tempo, já que ferramentas como o ClickUp oferecem uma interface visual e intuitiva para que os profissionais de negócios criem e mantenham fluxos de trabalho automatizados.
Além disso, o software de automação de fluxo de trabalho fornece ferramentas de colaboração. Elas permitem a cocriação e a cootimização de fluxos de trabalho por equipes de negócios.
Ferramentas como o ClickUp permitem capturar e consolidar dados por meio de formulários personalizáveis. Elas padronizam e unificam o processo de solicitação, acesso e manutenção de informações de seus usuários ou clientes.
Formulários personalizáveis são bastante eficazes para evitar a duplicação de dados. Mas eles também permitem converter os dados capturados em tarefas atribuídas às pessoas certas para acompanhamento.
Quer saber mais sobre as automações do ClickUp? Comece com um espaço de trabalho gratuito para ver como você pode criar melhores eficiências em toda a sua equipe!