Você está procurando a maneira mais rápida de concluir projetos e tarefas de forma consistente?
E talvez esteja esperando fazer isso criando fluxos de trabalho personalizados especificamente para a sua equipe?
Estamos aqui para lhe dizer que isso não só é possível, como também é muito mais fácil do que você imagina com o processo adequado de automação do fluxo de trabalho. A produção da sua equipe é fundamental para o sucesso do projeto como um todo, e os fluxos de trabalho automatizados ajudam a corrigir as ineficiências e os gargalos que normalmente o impedem.
Aqui está o problema - você precisa automação flexível do fluxo de trabalho software que pode ajudá-lo rapidamente e se adaptar aos seus processos. Então, o que é automação de fluxo de trabalho e como ela pode resolver seus problemas?
Leia nosso guia detalhado para conhecer nossas práticas recomendadas, ver exemplos úteis e aprender a criar um caminho claro para a eficiência.
O que é automação de fluxo de trabalho?
A automação do fluxo de trabalho simplifica a execução de tarefas repetitivas - normalmente por meio de software - definindo diretrizes específicas para concluir automaticamente os processos manuais. Ela é frequentemente usada no gerenciamento de projetos para reduzir o trabalho manual entrada de dados e para automatizar tarefas a serem delegadas trabalho mais rápido. Você pode automatizar tarefas ou fluxos de trabalho inteiros para melhorar seu fluxo de trabalho geral de negócios . Independentemente de você estar semiautomatizando ou automatizando totalmente os fluxos de trabalho para executar tarefas manuais ou selecionadas, esse processo acelera a forma como o trabalho é realizado.
Crie automações personalizadas em seu fluxo de trabalho por meio de um processo do tipo "quando isso acontecer, faça esta ação"
Por outro lado, software de automação de tarefas permite que você adicione, gerencie e visualize informações. Por exemplo, você pode armazenar o status de uma tarefa ou o tempo gasto na tarefa e atualizar essas informações à medida que realiza o trabalho.
É assim que os gerentes de projeto, líderes de equipe e outras partes interessadas acompanham o que está acontecendo com o seu projeto - inclusive o seu cliente! Além disso, a automação do fluxo de trabalho libera seu tempo e recursos (pense em horas de trabalho e custos para orçamentos de projetos ).
Afinal de contas, qual seria a vantagem de você mesmo fazer o trabalho quando o software pode fazê-lo? Tudo o que você precisa fazer é definir os conjuntos de regras e os procedimentos que automatizam os fluxos de trabalho.
Exemplos de automação de fluxo de trabalho
Os fluxos de trabalho automatizados atendem a vários setores. E estes são alguns exemplos de automação para inspirar você:
- IT: redefinição de senha, criação de novas contas de usuário, implantação de software, gerenciamento de backup, instalação de software eGerenciamento da central de serviços de TI ***Cuidados com a saúde criação de turnos e programação de plantão, admissão de pacientes, alta de pacientes e transferência de registros de pacientes
- Contabilidade e finanças: faturamento, folha de pagamento, aprovação de despesas, reembolso de despesas e aprovação de orçamento
- Jurídico: gerenciamento de revisão de contratos e aprovação de contratos
- Banco: criação de contas e aprovação de empréstimos
- Marketing: e-mailgerenciamento de campanhas de marketing e agendamento de postagens em mídias sociais
- Vendas: aprovação de cotaçãogerenciamento de pipeline de vendas e agendamento de reuniões de vendasRecursos humanos: !
3. Mais responsabilidade
Ao atribuir automaticamente tarefas aos membros da equipe, a responsabilidade deles por uma parte do fluxo de trabalho fica clara. O gerenciamento do fluxo de trabalho permite que você acompanhe o progresso das tarefas e tome medidas oportunas para evitar a perda de prazos.
Além disso, com painéis de controle e KPIs com os KPIs, você melhora continuamente o desempenho de seus fluxos de trabalho, criando sistemas de gerenciamento de projetos mais eficientes. E como se isso não bastasse, o software de automação de fluxo de trabalho o ajuda a identificar e corrigir gargalos em seu processo de negócios.
De modo geral, as tarefas repetitivas fazem com que os funcionários se sintam esgotados. E isso pode levá-los ao esgotamento em longo prazo. Essas tarefas também afastam a equipe de um trabalho intencional e significativo.
Aproveite ao máximo seus fluxos de trabalho usando quadros brancos com o modelo de fluxograma do ClickUp
Mas a automação do fluxo de trabalho combate efetivamente o impacto do trabalho repetitivo sobre a saúde mental e a experiência do funcionário, sabendo o que vem a seguir e quem está encarregado da tarefa em questão. Crie fluxogramas no Whiteboards para fornecer um caminho claro para seu processo de gerenciamento de fluxo de trabalho.
Consequentemente, sua equipe permanecerá na empresa por mais tempo quando você contar com ferramentas visuais de automação de fluxo de trabalho.
4. Atendimento eficaz ao cliente
A automação das respostas às consultas dos clientes contribui muito para um atendimento impecável ao cliente. E a automação do fluxo de trabalho é excelente para fornecer um atendimento ao cliente rápido e personalizado. Como resultado, seus clientes se sentirão felizes e experimentarão sua marca com prazer.
Capture informações importantes de seus clientes com um para rastrear o feedback Deseja otimizar as operações de suporte de sua empresa com a automação do fluxo de trabalho? O Modelo de suporte ao cliente do ClickUp permite configurar um sistema de dois níveis que inclui uma equipe de suporte de linha de frente e uma equipe especializada para lidar com escalonamentos.
Essa abordagem garante que as solicitações de suporte sejam tratadas com eficiência e eficácia e que os problemas mais complexos recebam a atenção necessária. Além disso, nosso modelo inclui uma visualização de formulário que pode ser personalizada para capturar todas as informações de que sua equipe precisa.
Isso permite que você ofereça suporte de alto nível aos seus clientes.
5. Redução de custos e despesas inesperadas
A economia de custos é um efeito colateral da execução de um gerenciamento eficiente do fluxo de trabalho. Quando você aumenta a produtividade ao reduzir as tarefas manuais, fornece produtos de maior qualidade.
Fluxos de trabalho otimizados também reduzem os custos para as organizações, diminuindo as taxas de rotatividade de funcionários e, como acabamos de mencionar, fornecendo um atendimento ao cliente de alto nível. E sabemos que seu processo de negócios é complexo.
É por isso que adotar o melhor software de automação de fluxo de trabalho é essencial para limitar os erros orçamentários também!
Obtenha uma visão geral de alto nível do orçamento do seu projeto enquanto gerencia tarefas e status neste modelo fácil de usar
Supervisione e monitore com eficiência o avanço do seu projeto com o modelo de gerenciamento de projeto orçado do ClickUp. Esse modelo de gerenciamento de projeto fácil de usar permite que você acompanhe facilmente o linha do tempo do projeto .
Você também pode ver o status de suas várias atividades, o que lhe permite manter o controle do seu orçamento.
Comece a automatizar fluxos de trabalho com o ClickUp!
Além das integrações, dashboards, lembretes e notificações que satisfazem suas necessidades, você deve procurar outros recursos no software de automação de fluxo de trabalho. Por exemplo, uma biblioteca de modelos de fluxo de trabalho é absolutamente indispensável.
Mas também é importante que o software de automação de fluxo de trabalho permita que você crie seus próprios modelos. O código reduzido é outro recurso importante.
Você poderia automatizar fluxos de trabalho desenvolvendo software por conta própria. Mas isso seria uma perda de tempo quando ferramentas como o ClickUp oferecem uma interface visual e intuitiva para a equipe de negócios criar e manter fluxos de trabalho automatizados.
E, além disso, o software de automação de fluxo de trabalho oferece ferramentas de colaboração. Elas permitem a cocriação e a co-otimização de fluxos de trabalho pelas equipes de negócios.
Ferramentas como ClickUp permitem capturar e consolidar dados por meio de formulários personalizáveis. Eles padronizam e unificam o processo de solicitação, acesso e manutenção de informações de seus usuários ou clientes.
Os formulários personalizáveis são bastante eficazes para evitar a entrada de dados duplicados. Mas também permitem a conversão de dados capturados em tarefas atribuídas às pessoas certas para acompanhamento.
Curioso para saber mais sobre as automações do ClickUp? Comece com um espaço de trabalho gratuito para ver como você pode criar mais eficiência em sua equipe!