A maioria de nós já esteve em uma situação em que não havia trabalho suficiente para fazer. Também estamos cientes do impacto que o excesso de trabalho pode ter e dos riscos que ele traz. Gerenciar a capacidade e a carga de trabalho das pessoas é um ato de equilíbrio cuidadoso, que a utilização de recursos procura resolver.
Neste guia, apresentaremos as etapas práticas para que um gerente de projeto aproveite ao máximo os recursos de sua equipe. Além disso, temos alguns modelos fantásticos para ajudá-lo ao longo do caminho.
Vamos nos aprofundar e desvendar os segredos para gerenciamento eficaz de recursos !
O que é utilização de recursos?
A utilização de recursos é uma métrica que os gerentes e líderes de projeto usam para avaliar como seus recursos estão sendo usados em um projeto. Ela mede a taxa de utilização dos seus recursos (geralmente o seu pessoal) ao longo do tempo para determinar se eles estão sendo subutilizados, superutilizados ou usados apenas o suficiente.
A taxa de utilização mede quanto do tempo disponível dos membros da sua equipe é usado para trabalho faturável. Essa métrica lhe dá uma visão de quão produtivos são os membros da sua equipe, se você está usando os recursos de forma eficaz e como pode otimizar melhor a forma de trabalhar para obter maior produtividade e lucratividade.
A utilização de recursos geralmente é confundida com alocação de recursos . Eles estão em um espaço semelhante, mas ambos têm funções exclusivas. A utilização se concentra em como você gerencia e otimiza todos os seus recursos. A alocação é a ciência de atribuir recursos específicos a projetos individuais, uma vez que você tenha decidido a melhor maneira de organizá-los.
O Box View no ClickUp permite que você veja no que sua equipe está trabalhando, o que ela realizou e qual é a capacidade dela
Como calcular a utilização de recursos
Entender se seus recursos estão sendo subutilizados ou superutilizados é incrivelmente valioso, mas como medir a utilização de recursos? Pode parecer complicado, mas na verdade há uma fórmula típica de utilização de recursos que você pode usar:
Taxa de utilização de recursos = Total de horas faturáveis / total de horas disponíveis
Isso lhe dará um valor que pode ser usado para comparar diferentes recursos, membros da equipe e projetos. Multiplique o resultado final por 100 se quiser transformar o número em uma porcentagem.
Vamos dar uma olhada em um exemplo dessa fórmula na vida real.
Seu desenvolvedor de software está empregado em um contrato de 40 horas semanais em tempo integral. Você pede a ele que preencha uma planilha de horas e descobre que ele gasta 30 horas por semana em trabalho faturável. Vamos aplicar a fórmula:
Taxa de utilização de recursos= 30 / 40
Isso nos dá uma taxa de utilização de recursos de 0,75, ou 75%.
Com as informações acima, fica claro que o tempo do membro da sua equipe não está sendo usado de forma eficaz. Procure reduzir o tempo gasto em reuniões, atribua tarefas administrativas a outro membro da equipe e invista em ferramentas de gerenciamento de projetos que simplificam os fluxos de trabalho. Dessa forma, sua experiência pode ser usada para concluir tarefas faturáveis.
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Vamos dar uma olhada em outro exemplo. Seu gerente de marketing digital está empregado em um contrato de meio período de 20 horas semanais, mas muitas vezes acaba trabalhando mais horas. Você descobre que, na verdade, ele está gastando 25 horas por semana em atividades faturáveis.
Taxa de utilização de recursos = 25 / 20
Esse membro da equipe tem uma taxa de utilização de 1,25, ou 125%. Isso está além de suas horas contratadas e o coloca em risco de esgotamento. É importante reduzir as horas que ele está trabalhando atribuindo tarefas a outros membros da equipe, aumentando a equipe ou economizando em eficiência ou processos. ⚒️
Benefícios da utilização eficaz de recursos
É quase impossível obter o equilíbrio exato, mas os melhores gerentes de projeto se esforçam para gerenciar e nivelar os recursos da forma mais eficaz possível. A utilização inteligente de recursos traz muitos benefícios para toda a equipe. Aqui estão alguns dos muitos motivos pelos quais vale a pena investir seu tempo e energia nisso.
Aumento da felicidade da equipe
Os membros da equipe podem criar metas pessoais no ClickUp e definir alvos para acompanhar seu progresso e ficar de olho em sua própria capacidade
A maioria de nós prospera quando há um fluxo bom e constante de trabalho que parece gerenciável, mas que também nos ajuda a crescer e a nos desafiar. Ter muito trabalho é um caminho para o esgotamento e a infelicidade, enquanto ter pouco trabalho pode nos deixar entediados e infelizes.
Os gerentes de projeto eficazes buscam otimizar o gerenciamento de recursos para que os membros de sua equipe permaneçam felizes. Eles sabem que a utilização excessiva e os tempos de trabalho acima do programado devem ser evitados e fazem um esforço para gerenciar proativamente a utilização para melhorar a felicidade dos funcionários moral e satisfação. 🤩
Níveis mais altos de produtividade
Em quase todas as organizações, haverá recursos que não estão sendo usados ao máximo. Compreender sua taxa de utilização de recursos lhe dá a chance de identificar a subutilização e fazer alterações para aumentar os níveis de produtividade.
Com as ferramentas, fórmulas e planos certos, você pode verificar a utilização de recursos regularmente e adaptar-se rapidamente para fazer o melhor uso da sua equipe de projeto. Distribua mais trabalho aos membros da equipe cujas agendas não estejam cheias e procure alocar tarefas longe daqueles que correm o risco de se tornarem improdutivos devido à superutilização. 📈
Maior controle sobre os projetos
Use a visualização de carga de trabalho do ClickUp para gerenciar a capacidade de recursos e arrastar e soltar tarefas facilmente para realocar recursos
O gerenciamento de projetos envolve muitas partes móveis, e entender como seus recursos estão sendo usados é apenas uma delas. Um plano eficaz de utilização de recursos torna planejamento de capacidade mais fácil e proporciona maior percepção e controle sobre seus projetos.
Se você não sabe em que os membros da sua equipe estão trabalhando ou qual é a produtividade deles, é difícil manter o controle. Evite ultrapassar as horas cobradas dos clientes, designar membros da equipe no último minuto e pagar mais para contratar recursos adicionais, gerenciando cuidadosamente o uso dos recursos. 👀
Melhor gerenciamento de recursos individuais
Não importa se você está trabalhando com uma equipe de projeto grande ou pequena, é difícil verificar com todos o tempo todo para entender a capacidade de cada um em tempo real. Ter uma ferramenta que facilite a utilização de recursos oferece a você uma maneira melhor de entender o tempo de cada indivíduo de forma contínua.
Com um plano, uma fórmula ou uma ferramenta que forneça uma visão geral dos recursos disponíveis e de sua eficácia, você poderá tomar decisões mais estratégicas em nível individual. Verifique com os membros da equipe se a carga de trabalho deles é gerenciável, aborde a alocação de recursos de forma mais justa e entenda o tempo da sua equipe em geral e em um nível mais detalhado. ✨
Maior lucratividade
Adotar a prática da utilização eficaz de recursos não apenas deixa as pessoas mais felizes, mas também pode fazer com que você ganhe mais dinheiro. Ao trabalhar nos níveis de produtividade e simplificar os fluxos de trabalho, você também pode obter maior lucratividade.
Gerenciar seus recursos de forma mais eficaz tem um impacto direto em seu resultado final. Uma boa taxa de utilização garante que você não gaste mais tempo do que o esperado em projetos de clientes, o que pode afetar a lucratividade. Membros da equipe mais felizes e engajados também fazem um trabalho melhor, o que significa que você pode cobrar taxas mais altas pelo melhor produto ou serviço. 💰
Como melhorar a utilização de recursos em sua equipe
A alocação eficaz de recursos traz muitos benefícios, mas como fazer isso acontecer dentro da sua própria equipe de projeto? Veja a seguir como melhorar a utilização de recursos e aproveitar as vantagens em sua equipe.
1. Entenda a disponibilidade de cada membro da equipe
O uso mais eficaz de seus recursos começa por conhecê-los mais detalhadamente. Certifique-se de que você tenha clareza sobre o horário de trabalho e os padrões de trabalho dos membros da sua equipe para ter as informações corretas disponíveis ao atribuir recursos aos seus projetos.
Use uma ferramenta como ClickUp para armazenar todos os seus dados e ver a disponibilidade de seus recursos em tempo real. Use o gerenciamento de carga de trabalho para ter uma visão da carga de trabalho disponível dos membros da sua equipe, para que você possa tomar decisões mais inteligentes quando se trata de atribuir tarefas, funções e responsabilidades. 📄
2. Use a fórmula para determinar a utilização de recursos da sua equipe
Não é possível economizar em eficiência se você não souber de onde está partindo. Antes de começar a otimizar, tente calcular a utilização de recursos em seu estado atual.
Pegue a fórmula acima e use-a para calcular a taxa de utilização de todos os membros da sua equipe de projeto. Isso lhe dará uma métrica útil para usar ao fazer melhorias, para que você possa entender o impacto de suas mudanças e se elas estão mudando sua taxa de utilização na direção certa. 🙌
3. Atribua os recursos certos aos projetos
Depois de saber qual é a sua taxa de utilização, você pode usá-la para informar quais recursos alocar para quais projetos. Essa métrica torna planejamento de projetos e a programação de recursos, pois você pode tomar decisões estratégicas com base na carga de trabalho e na capacidade.
Atribuir os recursos certos não se trata apenas de quem tem tempo disponível. Trata-se também de conjuntos de habilidades, compatibilidade e especialização. Os melhores gerentes de projeto sabem como equilibrar todas as necessidades para formar uma equipe de projeto forte. ✨
4. Atribuir horas como faturáveis ou não faturáveis
Entender a diferença entre tarefas faturáveis e atividades não faturáveis significa que você pode tomar decisões mais inteligentes sobre como usar seus recursos. Se houver muitas horas não faturáveis, a sua equipe de projeto não terá tempo para trabalhar em projetos faturáveis que rendem uma taxa.
Considere todas as tarefas em que os membros da sua equipe trabalham e atribua-as como atividades faturáveis ou não faturáveis. Determine se o equilíbrio está correto ou se é necessário atribuir tarefas não faturáveis a outro membro da equipe para liberar um tempo valioso. Campos personalizados do ClickUp facilitam a categorização de tarefas para que você possa ver rapidamente como os membros da sua equipe estão gastando seu tempo. 📚
5. Use o controle de tempo
O controle de tempo no ClickUp permite que a equipe tenha uma visão granular de onde o tempo é gasto, para que os processos possam ser continuamente aprimorados Não é possível entender no que os membros da sua equipe estão trabalhando sem planilhas de horas precisas e atualizadas regularmente. Introduza um sistema em que os membros da equipe preencham planilhas de horas semanais para que você possa ter uma visão realista de como o tempo é gasto em um determinado projeto.
O ClickUp tem muitas modelos de gerenciamento de tempo e recursos que facilitam o controle do tempo dos membros da sua equipe. O Modelo de planilha de horas de serviços do ClickUp é ideal para manter o controle das horas de serviço ou do tempo faturável. Há também um rastreador de tempo incorporado que pode ser usado no desktop, na Web ou em dispositivos móveis, permitindo que você adicione tempo aos projetos onde quer que os membros da sua equipe estejam. 👀
6. Compare as horas faturadas previstas e reais
Crie painéis personalizados no ClickUp para obter uma visão geral de alto nível das horas faturáveis previstas e reais de toda a sua equipe
Mesmo os projetos mais bem gerenciados podem se deparar com obstáculos e restrições de recursos fazendo com que o total real de horas faturáveis seja diferente do que você esperava. Acompanhe a utilização dos recursos durante todo o projeto e avalie-a no final para ver o quanto você se aproximou da estimativa.
Medir as horas faturadas esperadas em relação às horas faturadas reais lhe dá uma visão melhor de como você está gerenciando os recursos. Se estiver próximo, você está no caminho certo. Se tiver ultrapassado, talvez seja hora de monitorar a utilização mais de perto durante todo o projeto para evitar desvios de escopo . Se estiver abaixo do esperado, pode haver mais coisas que você poderia ter feito para entregar o trabalho ao cliente. Todas essas informações são úteis e devem ser levadas com você para projetos futuros. 🌻
Gerenciar recursos com a_ Calendário de recursos_ !
7. Usar ferramentas e modelos para otimizar a utilização de recursos
Rastreie os ativos da empresa e agilize entrada de dados em uma exibição de lista, tabela ou linha do tempo e, em seguida, maximize os recursos da sua equipe gerenciando a capacidade com as exibições de carga de trabalho e caixa
Saber que você deve medir sua taxa de utilização e atribuir recursos estrategicamente faz sentido, mas você precisa do ferramentas de gerenciamento de recursos para que isso aconteça. Invista em um software de gerenciamento de recursos que simplifique o processo, use automação para tarefas repetitivas e ofereça mais controle sobre seus recursos.
O ClickUp está repleto de recursos e modelos para tornar a utilização de seus recursos mais eficaz. Nossos recursos de gerenciamento de recursos vão além de planilhas e bancos de dados básicos, oferecendo um hub digital para todas as suas necessidades de recursos.
Veja e acompanhe os ativos da empresa em um piscar de olhos em vários tipos de visualização, como listas, quadros e linhas do tempo. Use o rastreador de tempo integrado para adicionar entradas, definir estimativas e usá-las para fazer alocações de tempo mais inteligentes. O ClickUp combina controle de tempo, gerenciamento de ativos e painéis inteligentes para proporcionar uma melhor experiência de gerenciamento de projetos. ✨
3 Modelos úteis de utilização de recursos
Começar do zero pode parecer esmagador, especialmente se esta for sua primeira aventura no mundo da utilização estratégica de recursos. Felizmente, o ClickUp tem uma coleção de modelos de planejamento de recursos desenvolvidos para facilitar sua função.
1. Modelo de planejamento de recursos do ClickUp
Use o modelo de planejamento de recursos para ver a capacidade restante em um relance
O modelo Modelo de planejamento de recursos do ClickUp oferece uma maneira fácil de ver e alocar recursos em sua equipe de projeto ou departamento. Use a visualização de carga de trabalho para entender a capacidade de cada membro da equipe e, em seguida, aloque recursos fazendo alterações diretamente no plano de recursos.
2. Modelo de matriz de recursos do projeto ClickUp
Planeje seus recursos de forma eficaz com este modelo de matriz para determinar o custo total esperado dos recursos disponíveis
Aproveite uma maneira mais fácil de entender os custos totais de seu projeto com o Modelo de matriz de recursos de projeto da ClickUp . Esse modelo usa campos personalizados, como departamento, tipo de recurso, dias e taxa, para que você possa determinar o custo, preparar orçamentos precisos e alocar recursos com mais eficiência.
3. Modelo de gestão de recursos humanos do ClickUp
Identifique rapidamente as ineficiências do projeto e o desequilíbrio de tarefas com o modelo de gestão de recursos humanos
Apresentado aqui em um formato de linha do tempo, este Modelo de gestão de recursos humanos da ClickUp é uma ótima maneira de supervisionar o tempo, a disponibilidade e a utilização dos membros da sua equipe. Veja a capacidade, o tipo de projeto e as tarefas em que estão trabalhando em um local central.
Melhore a utilização de seus recursos com o ClickUp
Gerenciar seus recursos de forma eficaz faz todo o sentido. A utilização adequada dos recursos não só leva a uma maior produtividade, mas também tem impacto na felicidade dos funcionários e em seus resultados financeiros.
Use as etapas acima para melhorar a utilização de recursos em sua equipe ou em toda a organização. Torne todo o processo mais fácil e crie um hub dedicado para todas as suas necessidades de gerenciamento de projetos com o ClickUp. Registre-se para obter uma conta gratuita do ClickUp hoje mesmo e aproveite uma maneira melhor de gerenciar seus novos projetos. 🤩