Restrições de recursos para que os gerentes de projeto identifiquem as restrições

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Uma coisa é trabalhar com uma grande quantidade de recursos. Mas outra coisa completamente diferente é saber como tirar o máximo proveito desses recursos com restrições de recursos no meio.

Como você lida com as restrições de recursos mais comuns — tempo, custo e escopo do projeto — quando você está limitado a todos os três? E se você também estiver trabalhando com habilidades incompatíveis na equipe?

Embora a melhor abordagem para as restrições de recursos não seja uma solução única para todas as equipes, existem muitos princípios, estratégias e ferramentas para ajudá-lo a gerenciar quaisquer restrições que surgirem em seu caminho.

Vamos nos aprofundar no assunto.

O que são restrições de recursos?

Restrições de recursos são um conjunto de restrições ou limitações que os gerentes de projeto devem respeitar ou considerar ao gerenciar um projeto. Para os gerentes de projeto, é importante estar ciente dessas restrições para concluir um projeto com sucesso, dentro do prazo e do orçamento.

Exemplos de restrições comuns de recursos

Geralmente, os recursos da empresa são divididos em duas categorias:

Cada equipe gerenciará uma lista semelhante de recursos, sejam horas trabalhadas, habilidades dos funcionários, orçamentos propostos, materiais ou mão de obra geral. Provavelmente, você terá que gerenciar diferentes tipos de restrições em recursos específicos, tais como:

Lembre-se de que os recursos do projeto são as ferramentas com as quais você trabalha para atingir uma meta. As restrições são os limites impostos a essas ferramentas.

Os quatro tipos de restrições de recursos

Na maioria das vezes, as restrições de recursos se enquadram em quatro variações diferentes para empresas e gerenciamento de projetos. Vamos examinar cada uma das restrições de gerenciamento de projetos para entender os obstáculos comuns:

1. Tempo

A gestão do tempo é uma das restrições de recursos mais comuns. Essas restrições de tempo limitam o número de dias, horas e minutos que um projeto leva para ser concluído, seja devido a fatores externos, como prazos estabelecidos pelo cliente, ou fatores internos, como a quantidade de cada recurso realmente disponível.

EXEMPLO DE RESTRIÇÃO DE TEMPOUma empresa de desenvolvimento de software é encarregada de criar um aplicativo móvel para um cliente dentro de um prazo rigoroso. No entanto, dois desenvolvedores estão de folga nesse período. Devido à falta de desenvolvedores, o gerente de projeto pode priorizar tarefas em toda a equipe, gerenciar sprints e manter um registro preciso das horas trabalhadas, para que seja fácil saber quem pode ter seu trabalho transferido e como o projeto pode ser dividido com a equipe limitada.

2. Custo

As restrições de custo também são um fator importante a ser considerado em relação à disponibilidade de recursos, pois estabelecem um limite para a quantia de dinheiro alocada a cada projeto. Essa restrição geralmente vem do cliente ou do gerente de projeto, dependendo do seu acordo comercial inicial ou do escopo planejado do projeto.

EXEMPLO DE RESTRIÇÃO DE CUSTO Uma organização sem fins lucrativos precisa organizar um evento de caridade com um orçamento limitado. O gerente de projeto pode terceirizar algumas tarefas para voluntários e contar com recursos gratuitos ou de baixo custo. Com o ClickUp, eles podem acompanhar as despesas e garantir que elas permaneçam dentro do orçamento — assim, o gerente de projeto prioriza os aspectos mais críticos do evento para garantir o sucesso e evitar possíveis restrições de recursos.

3. Recursos

Restrições de recursos são limitações nos recursos, como pessoal e materiais, disponíveis para o gerente de projeto. Esse tipo de restrição também pode ser imposto por recursos externos do projeto, como o cliente ou o fornecedor, ou pela disponibilidade de recursos internos, como sua própria empresa.

EXEMPLO DE RESTRIÇÃO DE RECURSOSUma empresa de construção contratada para demolir uma garagem antiga pode querer limitar seus recursos para projetos e demolições maiores. O gerente de projeto pode usar modelos de previsão de recursos e planejamento de capacidade para estimar a quantidade de materiais e pessoal necessários para o pequeno trabalho, sem tirar funcionários de um projeto maior.

4. Qualidade

As restrições de qualidade são definidas para garantir que a qualidade de um projeto atenda a determinados padrões. As restrições de recursos de qualidade mais comuns são as metas de qualidade definidas pelo cliente, mas o líder de gerenciamento de projetos também pode definir restrições de qualidade internas para garantir que o projeto atenda aos seus próprios padrões.

EXEMPLO DE RESTRIÇÃO DE QUALIDADE Uma agência de marketing digital precisa desenvolver um novo site para um cliente. O gerente de projeto deve equilibrar as metas de qualidade do cliente com a disponibilidade de recursos da agência. Ao usar listas de verificação de qualidade e modelos de definição de metas para alocar recursos, eles podem acompanhar rapidamente o andamento do projeto do site e garantir que ele atenda às expectativas do cliente.

Como identificar restrições de recursos

Existem várias maneiras de identificar restrições de recursos, mas o passo mais importante é procurar problemas potenciais no início do projeto, como parte de sua estratégia mais ampla de gerenciamento de recursos. Identificar essas restrições requer uma compreensão completa do projeto e de seus objetivos, bem como das expectativas do cliente (especialmente se for um produto baseado em serviços) e dos recursos disponíveis para o projeto.

Uma maneira de identificar as restrições de recursos é examinar as tarefas que precisam ser concluídas e, em seguida, criar uma estimativa não apenas dos recursos do projeto que você tem, mas também da quantidade de cada recurso necessária nos piores e melhores cenários.

É aqui que as ferramentas de gerenciamento de recursos — especialmente aquelas altamente personalizáveis, como o ClickUp — desempenham um papel importante no processo de planejamento e gerenciamento de projetos. Ao acompanhar a conclusão de um projeto do início ao fim, é fundamental ter uma maneira centralizada e fácil de acompanhar seu progresso e os recursos do projeto. Isso significa tomar nota de tarefas como:

Os gerentes de projeto também precisam considerar possíveis obstáculos que podem retardar o progresso ou quaisquer mudanças no escopo do projeto que possam afetar a forma como estão gerenciando as restrições de recursos. Adicionar pontos de verificação, como revisões periódicas dessas restrições de gerenciamento de projeto, deve ser uma prática padrão para garantir que sua equipe tenha tudo o que precisa em cada etapa da jornada.

Alguns projetos (e projetos futuros) exigem recursos específicos que não estão prontamente disponíveis, portanto, pode ser necessário encontrar soluções alternativas ou planejar os cronogramas do projeto em função da disponibilidade desses recursos.

Identificar o escopo, os marcos e as dependências do projeto ajuda a destacar quaisquer restrições potenciais de recursos que possam surgir.

6 Soluções para restrições de recursos

É importante saber quais são as possíveis soluções para as restrições de recursos em um projeto — assim, você estará preparado caso as coisas não saiam como planejado. Seja para fazer previsões, entender seu planejamento de capacidade ou analisar sua situação atual, temos a solução para você!

Aqui estão seis soluções para gerenciar melhor seus recursos:

1. Modelos

Os modelos de processos podem ser usados para simplificar e otimizar o cronograma de gerenciamento do projeto e os requisitos de recursos. Acesse os modelos do ClickUp!

Tudo, desde modelos de planejamento de recursos até análises matriciais pré-definidas, ajuda os gerentes de projeto a identificar rapidamente onde os recursos são necessários para garantir que o projeto permaneça dentro do prazo. Felizmente, existem muitos modelos pré-definidos de gerenciamento de projetos para iniciar sua análise, para que você possa gerenciar melhor os recursos.

Alguns dos nossos modelos favoritos incluem:

Modelo de alocação de recursos do ClickUp

Este modelo de alocação de recursos é uma ótima opção para ajudá-lo a gerenciar os recursos necessários em suas equipes. Sejam materiais, equipamentos ou pessoas, o Modelo de Alocação de Recursos do ClickUp acompanhará os recursos necessários para concluir o projeto.

Além disso, você pode usar o modelo de gerenciamento de projetos para ajudar com as restrições de recursos e saber a disponibilidade dos recursos necessários e quando eles são necessários.

Isso ajudará você a garantir que tenha tudo o que precisa para concluir o projeto dentro do prazo e do orçamento.

Modelo de quadro branco da matriz de prioridades 2X2 do ClickUp

O modelo de quadro branco da Matriz de Prioridades 2×2 da ClickUp permite categorizar tarefas com base em seu nível de importância e urgência. Com o gerenciamento de projetos do quadro branco, você e sua equipe podem visualizar facilmente quais tarefas requerem atenção imediata e quais podem esperar.

Ao priorizar tarefas, você pode tomar decisões mais informadas sobre como alocar seus recursos e garantir que as tarefas mais importantes recebam a atenção que merecem.

Modelo de planejamento de recursos do ClickUp

O modelo de planejamento de recursos do ClickUp ajuda você a gerenciar e alocar recursos dentro de sua equipe ou departamento com muito mais rapidez. Com esse modelo, você pode ver facilmente a capacidade de seus recursos usando a visualização Carga de trabalho, que fornece uma representação visual da carga de trabalho de cada membro da equipe.

Com essa visão, você pode equilibrar melhor a carga de trabalho em sua equipe e garantir que todos estejam trabalhando em sua capacidade ideal. Ao usar este modelo de gerenciamento de projetos, você pode tomar melhores decisões sobre como alocar seus recursos.

Isso garante que sua equipe esteja trabalhando de forma eficiente e eficaz.

Modelo de matriz de recursos do projeto ClickUp

O planejamento eficiente de recursos é crucial para seus projetos futuros, pois afeta diretamente o custo total dos recursos necessários. Com o modelo de matriz de recursos do projeto ClickUp, você tem todas as informações necessárias para planejar seus recursos de forma eficaz.

Este modelo de gerenciamento de projetos permite que você aloque e acompanhe facilmente recursos como tempo, mão de obra e materiais, ajudando-o a tomar melhores decisões sobre como alocar recursos e minimizar custos.

2. Programação

Para otimizar o planejamento, os gerentes de projeto utilizam vários métodos de programação. Por exemplo, simplesmente identificar tarefas, agrupá-las e priorizá-las para reduzir o tempo gasto na conclusão do projeto já é um passo na direção certa.

Se você perceber que não há recursos suficientes disponíveis para concluir o projeto dentro do prazo, talvez seja necessário ajustar os prazos do projeto. Isso pode envolver adiar prazos ou estendê-los além da data de vencimento original, o que pode significar que você também precisará ajustar as dependências programadas.

As dependências do projeto referem-se a tarefas ou atividades dentro de um projeto que são interdependentes. Em outras palavras, uma dependência do projeto é uma relação entre tarefas em que a conclusão de uma tarefa é necessária antes que outra tarefa possa começar em seu cronograma específico.

Recursos como a visualização da linha do tempo, o gráfico de Gantt ou simplesmente o nivelamento de recursos ajudarão drasticamente você a entender como é o cronograma e como você pode cumpri-lo. Os recursos do seu projeto não devem sempre alterar drasticamente o seu cronograma.

3. Delegação

Delegar tarefas aos membros da equipe significa combinar tarefas com habilidades e disponibilidade. Se for determinado que não há recursos suficientes disponíveis para concluir o projeto, pode ser necessário contratar recursos adicionais.

Isso pode envolver o recrutamento de novos membros para a equipe ou a contratação de serviços externos. Por outro lado, se não houver recursos suficientes disponíveis para concluir o projeto conforme planejado, os gerentes de projeto também podem limitar o escopo do projeto.

Reduzir o número de tarefas envolvidas ou diminuir as metas pretendidas do projeto são dois exemplos disso. É por isso que ter a capacidade de delegar tarefas do projeto é um recurso essencial em seu software de gerenciamento de recursos.

4. Estimativa

As técnicas de estimativa envolvem prever a duração, o custo e os recursos necessários para a conclusão do projeto. Quanto melhores forem suas estimativas, menos obstáculos você encontrará ao longo do processo.

O melhor software de gerenciamento de recursos não só permite que você acompanhe as estimativas de tempo, mas também que faça isso do seu jeito. Os recursos de acompanhamento de tempo do ClickUp permitem que você inicie e pare o tempo a partir de qualquer dispositivo, para que você possa alternar facilmente entre as tarefas do projeto.

5. Automação

O ClickUp ajuda na estimativa, fornecendo modelos personalizáveis, armazenamento centralizado de dados e visualizações da capacidade e dos marcos do projeto, para que seja fácil fazer alterações e manter todos atualizados automaticamente.

As ferramentas de automação reduzem o tempo e o custo associados à conclusão de tarefas e simplificam o gerenciamento de projetos. Ao usar técnicas como definir e automatizar lembretes de marcos, automatizar alterações no status do projeto e personalizar e definir alterações de prioridade, os gerentes de projeto trabalham rapidamente e economizam tempo.

Para necessidades de automação, existe o ClickUp — você pode definir gatilhos automatizados e atribuições de tarefas com diferentes níveis de complexidade.

6. Terceirização

A terceirização é usada para reduzir os custos associados à conclusão de um projeto e aumentar a disponibilidade de recursos. Métodos como o uso de recursos terceirizados de um contratante externo ou o uso de um pool de recursos externos (como agências de trabalho temporário) ajudam muito no gerenciamento de restrições de recursos quando você tem falta de pessoal ou de uma habilidade específica.

O ClickUp ajuda na terceirização, fornecendo ferramentas como gráficos e painéis personalizáveis para acompanhar os contratados. Além disso, você pode fornecer permissões específicas ou habilitar a criação de contas limitadas para evitar alterações indesejadas.

Faça tudo com o ClickUp

As ferramentas de planejamento de projetos são essenciais quando você está tentando otimizar sua abordagem às restrições de recursos. As restrições de recursos são um desafio comum no gerenciamento de projetos e afetam o cronograma, o orçamento e a qualidade do projeto.

Ao identificar e gerenciar as restrições de recursos desde o início, usando estratégias e ferramentas adequadas e aprendendo com experiências anteriores, os gerentes de projeto superam as restrições de recursos e aproveitam ao máximo o que têm à disposição.