Uma coisa é trabalhar com uma tonelada de recursos. Mas é um jogo totalmente diferente saber como obter o máximo desses recursos com restrições de recursos na mistura.
Como você lida com as restrições de recursos mais comuns - tempo, custo e escopo do projeto -quando você está limitado a todos os três? E se você também estiver trabalhando com habilidades de equipe incompatíveis?
Embora a melhor abordagem para as restrições de recursos não seja uma solução única para todas as equipes, há muitos princípios, estratégias e ferramentas para ajudá-lo a gerenciar quaisquer restrições que surjam.
Vamos nos aprofundar no assunto.
O que são restrições de recursos?
As restrições de recursos são um conjunto de restrições ou limitações que os gerentes de projeto devem respeitar ou considerar ao gerenciar um projeto. Para os gerentes de projeto, é importante estar ciente dessas restrições para concluir um projeto com sucesso, dentro do prazo e com a qualidade necessária dentro do orçamento .
Exemplos de restrições comuns de recursos
Em geral, os recursos da empresa são divididos em duas categorias:
- Recursos intangíveis: ideias, processos, habilidades e propriedade intelectual
- Recursos tangíveis: Software, materiais, imóveis e mão de obra
Cada equipe gerenciará uma lista semelhante de recursos, sejam eles horas trabalhadas ou habilidades de funcionários, orçamentos propostos materiais ou mão de obra em geral. Você provavelmente terá de gerenciar diferentes tipos de restrições em recursos específicos, como:
- Trabalho (funcionários, contratados, estagiários, habilidades, voluntários)
- Comunicações (tipos de reuniões, conversas)
- Materiais (equipamentos, ferramentas)
- Recursos financeiros (orçamento, financiamento,despesas)
- Propriedade intelectual (processosideias, conhecimento)
- Imóveis (materiais de marketing , espaço, escritório, espaço de trabalho)
- Time (calendários de recursos,prazos, cronogramas,marcos)
- Software (aplicativos, plataformas)
Lembre-se de que os recursos do projeto são as ferramentas com as quais você trabalha para atingir uma meta. As restrições são os limites impostos a essas ferramentas.
Os 4 tipos de restrições de recursos
Em sua maior parte, as restrições de recursos se enquadram em quatro variações diferentes para empresas e no gerenciamento de projetos. Vamos dar uma olhada em cada uma das restrições de gerenciamento de projetos para entender os obstáculos comuns:
1. Tempo
Crie planilhas de horas e monitore o tempo registrado no ClickUp Gerenciamento de tempo é uma das restrições de recursos mais comuns. Essas restrições de recursos de tempo limitam o número de dias, horas e minutos que um projeto leva para ser concluído, seja devido a fatores externos, como prazos definidos pelo cliente, seja devido a fatores internos, como a quantidade de cada recurso realmente disponível.
**EXEMPLO DE CONSTANTE DE TEMPO Uma empresa de desenvolvimento de software tem a tarefa de criar um aplicativo móvel para um cliente dentro de um prazo rigoroso. No entanto, dois desenvolvedores estão em PTO nesse período. Devido à falta de desenvolvedores, o gerente de projeto pode priorizar as tarefas em toda a equipe, gerenciar sprints e manter um registro preciso das horas trabalhadas, de modo que seja fácil saber quem pode mudar de trabalho e como o projeto pode ser dividido com a equipe limitada.
2. Custo
Rastreie os custos do projeto em tarefas e subtarefas no ClickUp com campos personalizados para determinar valores monetários
As restrições de custo também são um fator importante a ser considerado em relação à disponibilidade de recursos, pois estabelecem um limite para a quantidade de dinheiro alocada para cada projeto. Essa restrição geralmente vem do cliente ou do gerente de projeto, dependendo de sua estratégia inicial acordo comercial ou do escopo planejado do projeto .
**EXEMPLO DE CONSTANTE DE CUSTO Uma organização sem fins lucrativos precisa organizar um evento beneficente com um orçamento limitado. O gerente de projeto pode terceirizar algumas tarefas para voluntários e contar com recursos gratuitos ou de baixo custo. Com o ClickUp, eles podem monitorar as despesas e garantir que estejam dentro do orçamento - assim, o gerente de projeto prioriza os aspectos mais críticos do evento para garantir o sucesso e evitar possíveis restrições de recursos.
3. Recursos
Use a visualização de carga de trabalho do ClickUp para ver quem está adiantado ou atrasado e arraste e solte facilmente as tarefas para realocar recursos
As restrições de recursos são limitações nos recursos, como pessoal e materiais, disponíveis para o gerente de projeto. Esse tipo de restrição também pode ser imposto por recursos externos do projeto, como o cliente ou o fornecedor, ou pela disponibilidade de recursos internos, como sua própria empresa.
**EXEMPLO DE RESTRIÇÃO DE RECURSOS Uma empresa de construção contratada para demolir uma garagem antiga pode querer limitar seus recursos para projetos e demolições maiores. O gerente de projeto pode usar modelos de previsão de recursos e planejamento de capacidade para estimar o número de materiais e pessoal necessários para o pequeno trabalho sem retirar funcionários de um projeto maior.
4. Qualidade
Mantenha-se no caminho certo para atingir suas metas com cronogramas claros, metas mensuráveis e acompanhamento automático do progresso
As restrições de qualidade são definidas para garantir que a qualidade de um projeto atenda a determinados padrões. As restrições de recursos de qualidade mais comuns são as metas de qualidade definidas pelo cliente, mas o líder do gerenciamento de projetos também pode definir restrições de qualidade internas para garantir que o projeto atenda aos seus próprios padrões.
**EXEMPLO DE RESTRIÇÃO DE QUALIDADE Uma agência de marketing digital precisa desenvolver um novo site para um cliente. O gerente de projeto deve equilibrar as metas de qualidade do cliente com as disponibilidade de recursos da agência . Ao usar listas de verificação de qualidade e modelos de definição de metas para alocar recursos, eles podem acompanhar rapidamente o progresso do projeto do site e garantir que ele atenda às expectativas do cliente.
Como identificar restrições de recursos
Há várias maneiras de identificar as restrições de recursos, mas a etapa mais importante é procurar possíveis problemas no início do projeto como parte de sua análise mais ampla gerenciamento de recursos estratégia. A identificação dessas restrições requer um entendimento completo do projeto e de seus objetivos, bem como das expectativas do cliente (especialmente se for um produto baseado em serviços) e dos recursos disponíveis para o projeto.
Uma maneira de identificar as restrições de recursos é examinar as tarefas que precisam ser concluídas e, em seguida, criar uma estimativa não só dos recursos do projeto que você tem, mas também da quantidade de cada recurso que será necessária nos piores e melhores cenários.
É nesse ponto que ferramentas de gerenciamento de recursos -especialmente as altamente personalizáveis, como ClickUp -desempenham um papel importante no processo de planejamento e gerenciamento de projetos. Como você vê a conclusão de um projeto de ponta a ponta, é fundamental ter uma maneira centralizada e fácil de acompanhar seu progresso e os recursos do projeto. Isso significa tomar nota de tarefas como:
- Acompanhamento e atribuição de tarefas
- Manter um registro preciso das horas gastas
- Acompanhamento dos gastos orçamentários
- Atualizar os marcos do gerenciamento de projetos
- Gerenciar sprints
- Visualização da capacidade do projeto
- Centralização e armazenamento de documentos do projeto
Os gerentes de projeto também precisam considerar os possíveis obstáculos que podem retardar o progresso ou qualquer outro problema
que possam afetar a forma como estão gerenciando as restrições de recursos. A adição de pontos de verificação, como revisões periódicas dessas restrições de gerenciamento de projetos, deve ser uma prática padrão para garantir que a sua equipe tenha tudo o que precisa em cada etapa da jornada.
Exemplos de marcos de projeto no ClickUp
Alguns projetos (e projetos futuros) requerem recursos específicos que não estão prontamente disponíveis, portanto, pode ser necessário encontrar soluções alternativas ou planejar seu cronogramas de projetos quando esses recursos estiverem disponíveis.
Identificar o escopo, os marcos e as dependências do projeto ajuda a destacar as possíveis restrições de recursos que estão por vir.
6 Soluções para restrições de recursos
É importante saber quais são as possíveis soluções para as restrições de recursos em um projeto - dessa forma, você estará preparado caso as coisas não saiam como planejado. Se estiver fazendo uma previsão, entendendo sua planejamento de capacidade ou analisar seu status atual, temos uma solução para você!
Aqui estão seis soluções para gerenciar melhor seus recursos:
1. Modelos
Os processos de modelos podem ser usados para simplificar e agilizar o cronograma de gerenciamento de projetos e os requisitos de recursos. Entre nos modelos do ClickUp!
Tudo, desde modelos de planejamento de recursos as análises de matrizes pré-fabricadas ajudam os gerentes de projeto a identificar rapidamente onde os recursos são necessários para garantir que o projeto permaneça dentro do cronograma. Felizmente, há muitos modelos pré-fabricados modelos de gerenciamento de projetos para dar início à sua análise e gerenciar melhor os recursos.
Alguns de nossos modelos favoritos incluem:
Modelo de alocação de recursos do ClickUp
Use o modelo de alocação de recursos do ClickUp para manter o controle dos materiais, mão de obra e outros itens da organização para cada projeto.
Esse alocação de recursos é uma ótima opção para ajudá-lo a gerenciar os recursos necessários em suas equipes. Quer se trate de materiais, equipamentos ou pessoas, o modelo Modelo de alocação de recursos do ClickUp manterá o controle dos recursos necessários para a conclusão do projeto.
Além disso, você pode usar o modelo de gerenciamento de projetos para ajudar com as restrições de recursos e saber a disponibilidade dos recursos necessários e quando eles são necessários.
Isso o ajudará a garantir que você tenha tudo o que precisa para concluir o projeto no prazo e dentro do orçamento.
Modelo de quadro branco de matriz de prioridades 2X2 ClickUp
Use o quadro branco da matriz de prioridades 2×2 para ajudá-lo a organizar suas tarefas de acordo com sua importância e nível de prioridade Modelo de quadro branco de matriz de prioridades 2×2 do ClickUp permite que você categorize as tarefas com base em seu nível de importância e urgência. Com Gerenciamento de projetos com quadro branco com o quadro branco, você e sua equipe podem visualizar facilmente quais tarefas exigem atenção imediata e quais podem esperar.
Ao priorizar as tarefas, você pode tomar decisões mais informadas sobre como alocar seus recursos e garantir que as tarefas mais importantes recebam a atenção que merecem.
Modelo de planejamento de recursos do ClickUp
Visualize seu planejamento de recursos e veja rapidamente itens como tempo restante, orçamento e mão de obra necessários para concluir um projeto
O modelo Modelo de planejamento de recursos do ClickUp ajuda a gerenciar e alocar recursos em sua equipe ou departamento com muito mais rapidez. Com esse modelo, você pode ver facilmente a capacidade de seus recursos usando a visualização de carga de trabalho, que fornece uma representação visual de cada carga de trabalho de cada membro da equipe .
Com essa visualização, você pode equilibrar melhor a carga de trabalho da sua equipe e garantir que todos estejam trabalhando em sua capacidade ideal. Ao usar esse modelo de gerenciamento de projetos, você pode tomar decisões melhores sobre como alocar seus recursos.
Isso garante que sua equipe esteja trabalhando de forma eficiente e eficaz.
Modelo de matriz de recursos do projeto ClickUp
Crie campos personalizados com base nas necessidades da matriz de recursos do seu projeto para detalhar os tipos de recursos e os orçamentos alocados para cada um
O planejamento eficiente de recursos é crucial para seus projetos futuros, pois afeta diretamente o custo total dos recursos necessários. Com o Modelo de matriz de recursos do projeto ClickUp se o projeto for concluído, você terá todas as informações necessárias para planejar seus recursos de forma eficaz.
Esse modelo de gerenciamento de projetos permite que você aloque e acompanhe facilmente recursos como tempo, mão de obra e materiais, ajudando-o a tomar melhores decisões sobre como alocar recursos e minimizar custos.
2. Agendamento
Para otimizar o agendamento, os gerentes de projeto usam vários métodos de agendamento. Por exemplo, o simples fato de identificar as tarefas, agrupá-las e priorizá-las para reduzir o tempo gasto na conclusão do projeto já é um passo na direção certa.
Se você descobrir que não há recursos suficientes disponíveis para concluir o projeto dentro do cronograma, talvez seja necessário ajustar os prazos do projeto. Isso pode envolver adiar os prazos ou estendê-los além da data de expiração original, o que pode significar que você também precisará ajustar as dependências programadas.
Reprogramar dependências para visualizar o impacto das alterações de data de vencimento nas tarefas dentro da visualização de Gantt no ClickUp
As dependências do projeto referem-se a tarefas ou atividades em um projeto que dependem umas das outras. Em outras palavras, uma dependência de projeto é um relacionamento entre tarefas em que a conclusão de uma tarefa é necessária antes que outra tarefa possa começar em seu cronograma específico.
Coisas como uma visualização de linha do tempo, gráfico de Gantt ou simplesmente realizar o nivelamento de recursos o ajudará drasticamente a entender como é o cronograma e como você pode alcançá-lo. Os recursos do seu projeto nem sempre devem alterar drasticamente o cronograma.
3. Delegação
Delegar tarefas aos membros da equipe é uma questão de combinar tarefas com habilidades e disponibilidade. Se for determinado que não há recursos suficientes disponíveis para concluir o projeto, pode ser necessário contratar recursos adicionais.
Adicione vários responsáveis, delegue comentários e crie cálculos usando campos personalizados, tudo a partir de suas tarefas do ClickUp
Isso pode envolver o recrutamento de novos membros da equipe ou a contratação de serviços. Por outro lado, se não houver recursos suficientes disponíveis para concluir o projeto conforme planejado, os gerentes de projeto também poderão limitar o escopo do projeto.
Reduzir o número de tarefas envolvidas ou cortar os objetivos pretendidos do projeto são dois exemplos disso. É por isso que ter a capacidade de delegar tarefas do projeto é um recurso essencial em seu software de gerenciamento de recursos.
4. Estimativa
As técnicas de estimativa envolvem a previsão da duração, do custo e dos recursos necessários para a conclusão do projeto. Quanto melhores forem suas estimativas, menos obstáculos você terá ao longo do processo.
Visualize e acompanhe facilmente as estimativas de tempo das tarefas do ClickUp para um melhor gerenciamento de recursos
O melhor software de gerenciamento de recursos não só permite que você acompanhe as estimativas de tempo, mas também que faça isso do seu jeito. Os recursos de controle de tempo do ClickUp permitem iniciar e parar o tempo em qualquer dispositivo, para que você possa alternar facilmente entre as tarefas do projeto.
5. Automação
O ClickUp ajuda na estimativa, fornecendo modelos personalizáveis, armazenamento centralizado de dados e visualizações da capacidade do projeto e marcos para que seja fácil fazer alterações e manter todos atualizados automaticamente.
As ferramentas de automação reduzem o tempo e o custo associados à conclusão de tarefas e simplificam o gerenciamento de projetos. Ao usar técnicas como definir e automatizar lembretes de marcos, automatizar alterações de status do projeto e personalizar e definir alterações de prioridade, os gerentes de projeto trabalham rapidamente e economizam tempo.
Para as necessidades de automação, há o ClickUp - você pode definir acionadores automatizados e atribuições de tarefas com diferentes níveis de complexidade.
6. TerceirizaçãoA terceirização é usada para reduzir o custo associado à conclusão de um projeto e aumentar a disponibilidade de recursos. Métodos como o uso de recursos terceirizados de uma empresa contratada ou o uso de um pool de recursos externos (pense em agências de trabalhadores temporários) ajudam muito a gerenciar as restrições de recursos quando há falta de pessoal ou de uma habilidade específica.
O ClickUp ajuda na terceirização fornecendo ferramentas como gráficos e painéis personalizáveis para rastreamento de prestadores de serviços . Além disso, você pode fornecer permissões específicas ou permitir a criação de contas limitadas para evitar alterações indesejadas.
Faça tudo com o ClickUp
As ferramentas de planejamento de projetos são indispensáveis quando se tenta otimizar a abordagem das restrições de recursos. As restrições de recursos são um desafio comum no gerenciamento de projetos e afetam o cronograma, o orçamento e a qualidade do projeto.
Identificando e gerenciando as restrições de recursos desde o início, usando estratégias e ferramentas adequadas e aprendendo com as experiências anteriores, os gerentes de projeto superam as restrições de recursos e aproveitam ao máximo o que têm à disposição.