É segunda-feira de manhã e você está no meio de uma sessão de brainstorming para resolver o problema que vem atormentando seu projeto há semanas. Então, de repente, você tem uma ideia. 💡🙌🏼
No calor do momento, você ativa o microfone e começa a explicar a solução — com muitos gestos — até que o líder da sua equipe diz: “Hum, é uma ideia”. 💀
Em vez de deixar que o seu cérebro se sobrecarregue, e se você pudesse esboçar rapidamente a sua visão?
Melhor ainda, e se você pudesse apresentar e colaborar em sua maquete com a equipe sem perder tempo? Essa é a realidade da introdução do software de quadro branco digital ao seu processo de gerenciamento de projetos. 🏆
Na verdade, quando as pessoas ouvem o termo “gerenciamento de projetos em quadro branco”, provavelmente imaginam uma variação desse cenário específico. E embora seja totalmente válido (e muito comum), esse exemplo mostra apenas uma pequena parte dos infinitos benefícios que essa metodologia oferece!
Não é segredo que o gerenciamento de projetos em quadro branco é a próxima grande novidade e não deve perder força tão cedo.
Mas se você acha que já domina essa metodologia de projetos porque finalmente pendurou aquele mini quadro branco na sua cozinha, pense novamente, meu amigo.
Vamos apresentar tudo o que você precisa saber sobre o gerenciamento de projetos em quadro branco, incluindo o que é, como ele pode se alinhar ao seu fluxo de trabalho e os modelos necessários para aproveitar ao máximo seus benefícios.
O que é gerenciamento de projetos em quadro branco?
Os quadros brancos digitais adotam uma abordagem colaborativa, criativa e eficiente para o gerenciamento de projetos que você provavelmente estava perdendo! Além disso, você nem precisa ser um gerente de projetos para se beneficiar do software de quadro branco digital. Eles são tão versáteis!
Representar e gerenciar visualmente quase qualquer projeto é uma das maiores vantagens do gerenciamento de projetos em quadro branco, pois ajuda a encontrar conexões que talvez você não tivesse percebido antes. Também é mais envolvente e acessível para pessoas que abordam seu trabalho de maneiras diferentes.
A natureza colaborativa do software de quadro branco também é um grande benefício para equipes ágeis que realizam a maior parte do seu trabalho de forma assíncrona, pois ele se mantém automaticamente atualizado com as informações mais recentes. Nesse caso, você pode pensar no seu quadro branco como o seu próprio documento vivo!
Mas, quer sua equipe esteja trabalhando em sprints ou se preparando para planejar a próxima conferência da empresa, o gerenciamento de projetos em quadro branco está lá para ajudá-lo. Antes de sua próxima iniciativa, tenha um quadro branco à mão quando você estiver:
- Criando um plano para o seu projeto
- Listar e alocar os recursos do seu projeto
- Entre em contato com sua equipe e forneça feedback sobre praticamente qualquer assunto.
- Visualize as últimas atualizações com acesso ao seu fluxo de trabalho
- Mantenha-se no caminho certo e dentro do orçamento
- Apresentação às partes interessadas
Desde tarefas importantes até marcos e até mesmo seu próprio roteiro, tudo pode existir no quadro branco do início ao fim, tornando-o verdadeiramente infinito! Vamos mostrar a você. 🤗
Planeje e gerencie seu projeto em um quadro branco digital
Os quadros brancos virtuais dão às equipes o poder de serem criativas em seus processos diários, mas independentemente de você gerenciar projetos na construção civil, tecnologia, imobiliária ou, na verdade, em qualquer setor, o ciclo de vida do seu projeto geralmente seguirá as mesmas cinco etapas:
- Brainstorming e estratégia
- Definição do escopo e planejamento
- Início do projeto (execução)
- Acompanhamento dos resultados
- Retrospectiva do projeto
Seu quadro permanecerá uma constante no ciclo de vida do seu projeto, por isso é fundamental investir seu tempo em uma ferramenta rica em recursos e funcionalidades. Notas adesivas, texto, conectores e inúmeros recursos de incorporação são essenciais para concluir cada etapa do processo do projeto, mas o acesso a modelos personalizáveis para seu caso de uso específico será o verdadeiro fator de mudança na sua experiência com o quadro branco.
Os modelos de quadro branco são o segredo para economizar tempo em tudo, desde o mapeamento de conceitos até o acompanhamento das próximas etapas. Eles aplicam diagramas pré-formatados, estruturas organizadas e gráficos diretamente ao seu quadro e são recursos essenciais para reduzir a margem de erro nos estágios iniciais do seu projeto.
Projetada com os gerentes de projetos em mente e criada para ser personalizada para equipes de todos os setores, a vasta biblioteca de modelos do ClickUp oferece inúmeros modelos para fluxogramas, mapeamento, brainwriting, stand-ups e planejamento para otimizar seus fluxos de trabalho e agilizar seu tempo de resposta usando quadros brancos.
Com o modelo certo em mãos, você pode avançar para a próxima fase do seu projeto no ClickUp sem precisar clicar ou sair do quadro branco que criou.
Mas vamos mostrar como isso realmente funciona.
Fase 1: Aborde sua estratégia com quadros brancos de gerenciamento de projetos
Antes do projeto existir, há um problema a ser resolvido e um grupo de pessoas que podem se beneficiar dele (seu público-alvo). 💜
Na fase de brainstorming, seu quadro branco de gerenciamento de projetos é o quadro de visualização do que está por vir, repleto das principais pesquisas, sua proposta de valor, metas imediatas, expectativas e muito mais. Basicamente, tudo o que você precisa para criar uma estratégia de projeto!
Embora você sempre possa começar com uma tela em branco e adicionar seu trabalho à medida que avança, provavelmente perderá alguns dos principais recursos que fazem os quadros brancos realmente se destacarem. Além disso, ficar olhando para uma tela em branco é um ponto de partida intimidante. Em vez disso, sugerimos começar com um modelo personalizável (ou dois!) para iniciar seu processo de brainstorming alguns passos à frente.
Modelos pré-construídos, como o modelo de quadro branco Mood Board da ClickUp, funcionam como um trampolim para o seu processo criativo. Suas formas codificadas por cores e natureza visual são ideais para fazer com que as equipes comecem a pensar em itens de ação importantes, como:
- Como os clientes se conectarão com a sua marca
- Como acompanhar o progresso do projeto ao longo do tempo
- Escolhas de marca, estilo e detalhes que fazem toda a diferença
- O objetivo de longo prazo do seu projeto — ou seja, como você determinará se ele foi um sucesso.
Mas este modelo é apenas o primeiro passo! Quanto mais contexto você puder adicionar ao seu quadro branco nesta fase, mais valioso ele será no futuro. A partir daqui, você pode incorporar mídia, imagens e até mesmo sites de terceiros ao seu quadro branco para dar início à sua sessão de design thinking.
Quando a inspiração surgir, seu quadro branco estará pronto com ferramentas de desenho do tipo clicar e arrastar, formas e notas adesivas para capturar maquetes, wireframes e muito mais. Assim, ao levar seu projeto para a fase dois, você pode continuar a construir sobre o trabalho já feito para mapear seus próximos passos — literalmente. 🗺
Fase 2: Planejamento de projetos como um profissional
Com as informações já acumuladas no quadro, é hora de começar a se aprofundar na fase de planejamento. 🤓
Esta etapa do seu processo concentra-se principalmente em como equilibrar seu orçamento e tempo daqui para frente e, essencialmente, onde você cria um plano para o projeto. Tudo o que seus quadros brancos digitais foram criados para fazer!
Analisando as principais ideias das suas sessões de brainstorming, você pode arrastar, copiar ou desenhar conexões entre objetos no quadro para definir um cronograma realista para o seu projeto. Esse também é o momento em que as dependências iniciais das tarefas vêm à tona e os membros da equipe multifuncional começam a se juntar ao seu quadro. Mas, com os diversos recursos de colaboração do quadro branco, alinhar a equipe nunca foi tão fácil. 😎
Os cursores ao vivo permitem que você veja quem está no seu quadro, o que estão fazendo e trabalhe junto com eles sem sobreposições — um grande trunfo quando você está constantemente trabalhando com novos comentários, mencionando outras pessoas para revisão e estruturando suas melhores ideias.
Esta também é a etapa para usar os cartões Doc. Incorpore e interaja com seus documentos ClickUp diretamente do quadro branco, com o menu fixado na tela ou um atalho de teclado prático para acessar seu trabalho ainda mais rápido. 🔥
À medida que você se afasta do seu quadro de inspiração, pode dar passos formativos a partir do mesmo quadro com técnicas como o mapeamento mental para avaliar um plano de ação aproximado. Para nós, aplicar o modelo de mapeamento de histórias de usuários da ClickUp é o próximo passo natural.
A fase de planejamento é bastante trabalhosa, e este modelo entende isso. Por si só, este modelo de quadro branco divide a jornada do usuário com o seu produto em partes menores. Essas partes menores podem ajudá-lo a tomar decisões importantes sobre o seu roteiro e facilitar o processo de requisitos, escopo e fluxo de tarefas do seu projeto daqui para frente.
Ter um modelo de quadro branco pronto para apresentação com opções avançadas de formatação, pesquisas e documentos incorporados e conectores claros é uma grande mudança no planejamento de projetos. Esses recursos são a diferença entre ter um plano de ação pronto para aprovação imediata das partes interessadas ou precisar de tempo extra para preparar algo apresentável.
Confira estes modelos de storyboard!
Fase 3: Começando com o pé direito
A fase inicial é onde os quadros brancos do ClickUp se destacam nessa metodologia de gerenciamento de projetos. Mas não acredite apenas em nossa palavra. Veja por si mesmo!
Nesta fase do jogo, você já fez a pesquisa, identificou seu público, criou um roteiro e determinou quais habilidades são necessárias para dar vida ao projeto — você está pronto para executar!
Ao observar o roteiro e os fluxos de usuários mapeados em seu quadro, você poderá ver os objetos substitutos que representam as tarefas e os principais marcos do seu projeto. E como você está usando os quadros brancos do ClickUp, também poderá converter essas formas e notas adesivas do seu quadro branco em tarefas acionáveis do ClickUp conectadas ao seu fluxo de trabalho. 🏆
Mesmo quando você divide o trabalho entre as equipes, tudo estará vinculado ao seu quadro branco. Nesse caso, seu quadro se torna o ponto de encontro central em seu espaço de trabalho, onde os membros podem se reunir a qualquer momento, especialmente durante as reuniões semanais de revisão.
Como qualquer texto, nota e forma podem ser convertidos diretamente em um item de ação em sua linha do tempo, os membros podem dar continuidade às próximas etapas imediatamente após qualquer reunião ou ideia inovadora.
A possibilidade de atribuir e atualizar suas tarefas em qualquer etapa do ciclo de vida do projeto é o que torna o ClickUp Whiteboards uma ferramenta tão poderosa e essa metodologia tão eficiente para as equipes.
Fase 4: Acompanhando o progresso à medida que avança
Até agora, você já nos ouviu elogiar os quadros brancos por fornecerem às equipes uma fonte confiável de informações — um documento vivo (e altamente visual) vinculado ao seu fluxo de trabalho, incorporado ao ClickUp Docs e atualizado automaticamente com as informações mais recentes à medida que sua linha do tempo avança.
Como o quadro branco nunca fica sem espaço e nunca precisa ser apagado, a fase de monitoramento e controle do seu projeto fica mais simples do que nunca. Os gerentes de projeto podem facilmente consultar o quadro branco para localizar tarefas concluídas e marcos, ou até mesmo pesquisas iniciais e KPIs para determinar o sucesso do projeto rapidamente ou resolver quaisquer problemas.
No entanto, seus resultados não se limitam apenas ao quadro branco. Graças ao comando /whiteboards, você pode visualizar e editar um quadro branco totalmente funcional a partir de qualquer documento do ClickUp! Assim, você pode fazer edições, atualizações e colaborar com a equipe no quadro branco — a partir de um documento. 🤯
Mas o problema é que nem todos os softwares de quadro branco permitem que você faça isso — apenas o ClickUp. 🔥
Pense nisso. Todo o seu trabalho está no seu espaço de trabalho. E como você pode incorporar e interagir com qualquer tarefa ou documento do ClickUp no quadro branco, é possível ver o progresso em tempo real sem precisar levantar um dedo.
Além disso, ferramentas virtuais de desenho para criar diagramas e maquetes podem ser encontradas em softwares em toda a web, mas, uma vez que esses esboços são feitos, eles basicamente perdem seu valor. É somente quando você pode agir, acompanhar e gerenciar o trabalho em seu quadro branco que ele se torna uma parte viva do seu processo.
Para recriar os benefícios dos quadros brancos do ClickUp em outro software, seria necessário atenção constante, atualizações manuais e troca de mensagens para manter. E, sinceramente, essa não é a maneira mais produtiva de usar o tempo de um gerente de projetos. Em vez disso, você poderia investir uma fração desse tempo no ClickUp e ganhar algo ainda mais significativo e substancial para o seu projeto a longo prazo.
Porque não se trata apenas das criações no seu quadro branco, mas do que a sua ferramenta de gerenciamento de projetos em quadro branco pode fazer com elas!
Fase 5: Retrospectivas para o sucesso
É tentador deixar os projetos no passado depois que eles são concluídos, mas não deixe de fazer uma retrospectiva bem feita.
Como se costuma dizer, a retrospectiva ajuda a melhorar continuamente as equipes de produto, revisando os destaques e as dificuldades dos projetos anteriores. No quadro branco Sprint Retrospective Brainstorm do ClickUp, você pode coletar facilmente feedback sobre práticas anteriores para aplicar em iterações futuras.
Ferramentas retrospectivas como essa tornam suas retrospectivas mais impactantes, com a capacidade de adicionar dados, mídia, documentos e ferramentas de trabalho de terceiros ao seu quadro branco. Além disso, elas responsabilizam todos por fazer ajustes positivos nos próximos projetos, transformando suas contribuições em itens de ação.
Faça mágica no gerenciamento de projetos com os quadros brancos do ClickUp
O verdadeiro poder do gerenciamento de projetos em quadro branco ganha vida quando você consegue conectar perfeitamente seus pensamentos ao seu fluxo de trabalho — um recurso que os quadros brancos do ClickUp aperfeiçoaram!
A colaboração e a criatividade ganham um significado totalmente novo com as possibilidades de incorporação, conectores precisos, edição em tempo real e, claro, a capacidade de transformar qualquer coisa em seu quadro em uma tarefa acionável. Com uma lista crescente de recursos e planos ainda maiores pela frente, os quadros brancos no ClickUp são o ponto de partida óbvio para tudo relacionado ao gerenciamento de projetos.
Importe seu trabalho de praticamente qualquer lugar em apenas 60 segundos e elimine guias e ferramentas desnecessárias do seu processo. Além disso, o ClickUp se integra a mais de 1.000 ferramentas para tornar sua experiência o mais tranquila possível.
Experimente você mesmo e nunca mais vai querer outra coisa. 💜