O software de gerenciamento de recursos é como um mapa rodoviário: ele fornece orientações claras sobre como dividir todos os seus recursos para atingir uma meta específica.
Assim como um mapa rodoviário orienta os viajantes até o seu destino, o software de gerenciamento de recursos ajuda as organizações a otimizar os custos do projeto, os membros da equipe ou a força de trabalho software de gerenciamento de projetos ou em um espaço físico específico para garantir o máximo de produtividade.
Neste guia, mostraremos as regras do jogo, o que é necessário para agilizar o processo de gerenciamento de recursos do início ao fim e destacaremos alguns modelos para dar o pontapé inicial em sua jornada.
Vamos ao que interessa.
O que é gerenciamento de recursos?
O gerenciamento de recursos é o processo de gerenciar com eficiência os recursos comerciais, como ativos, finanças ou mão de obra, para obter o melhor resultado no prazo mais eficiente.
As técnicas comuns de gerenciamento de recursos envolvem o planejamento, o controle e a supervisão do uso de capital, recursos humanos, tecnologia, informações e ativos. O gerenciamento adequado de recursos depende do sucesso de como você administra a disponibilidade e a capacidade dos recursos.
O planejamento do gerenciamento de recursos - ou a previsão de recursos - ajuda a garantir que você ficará dentro do orçamento, alocará adequadamente o trabalho para a sua equipe e gerenciará com eficiência os dados ou ferramentas de negócios .
Por que o gerenciamento de recursos é importante?
O gerenciamento de recursos é importante porque garante a otimização eficiente dos recursos para que os gerentes de projeto ou gerentes de recursos minimizem os custos e maximizem os resultados.
Além disso, o planejamento de recursos também ajuda as organizações a criar estratégias para o futuro, de modo que os recursos certos estejam disponíveis quando forem necessários. O uso das técnicas corretas de gerenciamento de recursos é fundamental para as empresas, pois ajuda a garantir que os projetos sejam entregues no prazo.
As equipes empregam software de gerenciamento de recursos para se preparar para a escassez de recursos ou para qualquer mudança importante que venha a ocorrer. Essencialmente, o benefício do gerenciamento de recursos é a utilização de um melhor gerenciamento de riscos.
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Os 4 tipos comuns de gerenciamento de recursos
1. Alocação de recursos Alocação de recursos garante que os recursos certos estejam disponíveis no lugar certo e na hora certa. As organizações priorizam as tarefas do projeto e garantem que os recursos adequados sejam usados em cada tarefa. A alocação de recursos minimiza os custos do projeto e maximiza os resultados.
Esse tipo de gerenciamento de recursos também permite que as equipes saibam qual é a melhor maneira de formar uma equipe. Isso é muito importante quando você atribui trabalho a um projeto ou usa habilidades específicas dos funcionários para obter uma vantagem competitiva.
E se você não estiver alocando recursos de forma eficaz, corre o risco de ter cargas de trabalho desequilibradas, o que pode levar ao esgotamento ou ressentimento dos funcionários.
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O favoritismo é um grande desafio a ser evitado pelos líderes de equipe. É por isso que você precisa de uma solução eficaz de gerenciamento de recursos que ofereça uma visão transparente do trabalho atribuído ou do orçamento planejado para sua equipe.
2. Utilização de recursos
Como os recursos são usados especificamente para atingir sua meta? Utilização de recursos permite que você entenda como todos os seus recursos são usados, quando são necessários e como alocá-los para alcançar o resultado desejado.
Isso ajuda os membros da equipe a evitar trabalhar com os mesmos recursos para que você não coloque todos os ovos na mesma cesta. E se você é um gerente de recursos, precisa utilizar coisas como as habilidades dos membros da sua equipe.
Se você gerenciasse uma equipe de marketing de conteúdo e tivesse um prazo rigoroso para o projeto, não usaria redatores para produzir whitepapers ou guias detalhados, nem faria com que seus redatores de formato longo trabalhassem na cópia de e-mail. Utilização de recursos garante que os membros da equipe trabalhem em projetos relacionados a seus conhecimentos.
3. Nivelamento de recursos Nivelamento de recursos-ou suavização de recursos - é o processo de gerenciar recursos antecipadamente para garantir que a demanda de recursos esteja equilibrada com a oferta. Em termos simples, o nivelamento de recursos permite que você transfira os recursos disponíveis para outros projetos, de modo a não sobrecarregar as equipes nem desperdiçar o tempo delas à espera de trabalho.
Como organização, você deseja ter os recursos certos à disposição quando eles forem necessários. O nivelamento de recursos garante que isso aconteça. E isso é especialmente verdadeiro para quem trabalha com serviços profissionais.
Às vezes, determinados clientes precisam de mais cobertura ou tempo do que outros. O nivelamento de recursos permite distribuir uniformemente o trabalho entre a equipe para maximizar a eficiência dos recursos.
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4. Previsão de recursos
A previsão de recursos ajuda a planejar as necessidades futuras de recursos e, ao mesmo tempo, antecipar quaisquer alterações que possam ocorrer devido a fatores externos. Seja analisando dados históricos ou usando modelos preditivos para determinar as necessidades e a disponibilidade de recursos futuros, a previsão de recursos é importante para manter-se dentro do escopo do seu projeto.
O planejamento futuro para os seus próximos projetos é uma técnica de gerenciamento de recursos que evita que você seja pego de surpresa.
Exemplos de gerenciamento de recursos
Em geral, os recursos do projeto são divididos em duas categorias:
- Recursos intangíveis: ideias, processos, habilidades e propriedade intelectual
- Recursos tangíveis: Software, materiais,recursos de marketing imobiliárioe recursos humanos
Cada equipe gerenciará uma lista de recursos que é mais ou menos a mesma. Esses recursos incluem:
- Horas de trabalho
- Habilidades
- Força de trabalho
- Orçamentos de projetos
- Materiais
Para ser mais específico, aqui estão os recursos que você provavelmente usará e que se enquadram em cada categoria:
- Recursos humanos (funcionários, prestadores de serviços, estagiários, voluntários)
- Recursos (fornecedores, vendedores, parceiros)
- Comunicações (reuniões, conversas)
- Materiais (equipamentos, tecnologia, ferramentas)
- Recursos financeiros (orçamento, financiamento,despesas)
- Propriedade intelectual (processos, ideias, conhecimento)
- Bens imóveis (espaço, escritório, local de trabalho)
- Tempo (prazos, cronogramas, marcos)
- Software (aplicativos, plataformas, ferramentas)
Agora que você conhece os recursos típicos com os quais as equipes trabalham, vamos dar uma olhada em uma visão geral das etapas envolvidas no gerenciamento de recursos.
Como criar um processo eficaz de gerenciamento de recursos
A preparação e o planejamento garantirão que você tire o máximo proveito dos seus recursos. E, na maioria das vezes, o gerenciamento de recursos pode ser dividido em quatro fases gerais:
Etapa 1: Escolha uma ferramenta de gerenciamento de recursos personalizável para suas necessidades
Seu gerente de recursos precisa de software e recursos de automação para executar e supervisionar projetos da melhor forma possível. Além disso, a personalização é importante no software de gerenciamento de recursos porque permite que os gerentes de recursos simplifiquem os processos, aumentem a precisão e monitorem vários projetos simultaneamente.
E com a automação, os gerentes de recursos geram relatórios rapidamente, analisam dados em tempo real e identificam áreas de melhoria do projeto. À medida que os projetos se tornam mais complexos e sensíveis ao tempo, o software e a automação tornam a coleta e a análise de dados mais precisas.
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Isso libera tempo para que os gerentes de recursos se concentrem em tarefas de nível superior. A automação também facilita o acompanhamento do progresso e a previsão de mudanças, o monitoramento do desempenho e da utilização da equipe e o acompanhamento dos recursos alocados.
Sem um software de gerenciamento de recursos e sem os recursos automatizados que vêm com as ferramentas personalizáveis de gerenciamento de projetos, as tarefas se movem em um ritmo de caracol devido ao trabalho manual necessário. 🐌
Etapa 2: Planejar e identificar os recursos disponíveis
A primeira etapa do planejamento de capacidade é identificar todos os recursos disponíveis. Isso inclui recursos físicos e humanos, bem como quaisquer recursos intangíveis, como dinheiro e informações.
Uma vez identificados os recursos, é importante avaliar cada um deles para determinar seu valor e importância. 🗺️
A visualização de caixa permite que você veja no que sua equipe está trabalhando, o que ela realizou e qual é a capacidade dela
A próxima etapa é desenvolver um plano para usar os recursos de forma eficaz. Sua capacidade de recursos pode exigir a definição de rotinas e programações específicas para otimizar o uso dos recursos. Ou pode envolver a criação de um orçamento para alocar os recursos adequadamente.
Etapa 3: rastreie seus recursos para projetos futuros
Automatizar o gerenciamento de recursos torna mais fácil para os gerentes de projeto gerenciar os orçamentos, planejar sprints e cumprir as restrições de cronograma. Uma maneira fácil de fazer isso é usar as ferramentas de gerenciamento de projetos e colaboração do ClickUp.
Aqui está uma visão geral do que é possível fazer com a ajuda do ClickUp:
- Criar um projeto: Primeiro, crie um projeto no ClickUp e dê um nome a ele. Esse será o projeto principal ao qual seus recursos serão atribuídos.
- Defina os recursos disponíveis: Identifique e liste os recursos que estão disponíveis para o projeto. Isso inclui tanto os recursos humanos (como engenheiros, designers e redatores) quanto outros ativos, como software, orçamento e materiais.
- Atribuir tarefas: Crie tarefas e atribua-as ao membro apropriado da equipe. Isso facilita o controle do progresso das tarefas em relação ao recurso atribuído a elas.
- Defina orçamentos: Estabeleça o orçamento para cada recurso e certifique-se de que ele seja monitorado durante toda a duração do projeto para manter a equipe dentro do orçamento.
- Rastrear o uso: O ClickUp permite que você rastreie os recursos disponíveis em tempo real para monitorar facilmente o progresso e ajustar rapidamente os recursos, se necessário.
- Crie relatórios: Gere relatórios sobre a utilização de recursos e orçamentos para analisar o desempenho geral. Obtenha dados em tempo real para garantir que o projeto permaneça no caminho certo com os widgets e o painel de controle personalizáveis do ClickUp.
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Ao seguir essas etapas de exemplo com ferramentas como o ClickUp, você garante que seus projetos sejam executados com mais facilidade em uma plataforma centralizada.
Etapa 4: Previsão ou hipótese de seus projetos planejados
A previsão é um processo de planejamento que envolve a previsão das necessidades futuras de recursos com base nas tendências atuais e projetadas. É uma etapa essencial no gerenciamento de recursos, pois envolve a antecipação de possíveis faltas ou excedentes de recursos disponíveis.
Para isso, um gerente de recursos pode usar uma variedade de técnicas e ferramentas, incluindo análise histórica, previsão de tendências e análises quantitativas.
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Eles se baseiam em várias fontes de informação, incluindo dados financeiros, dados da força de trabalho, tendências do setor, demanda dos clientes e atividades da concorrência para avaliar os cenários futuros mais prováveis e se preparar adequadamente.
As melhores ferramentas de gerenciamento de recursos que você pode usar ClickUp torna o gerenciamento de recursos mais fácil do que nunca. Suas exibições personalizáveis fornecem uma visão rápida de quem é responsável por qual tarefa. A melhor parte é que você pode usar as técnicas de gerenciamento de recursos recém-aprendidas para atribuir tarefas às pessoas certas e definir prazos que você se sentirá confiante em cumprir.
Seus recursos avançados, como dependências de tarefas, configurações de prioridade e ferramentas de comunicação integradas, fazem com que você não precise usar um milhão de outras plataformas para realizar o trabalho. Por exemplo, compartilhar e armazenar documentos de projetos é muito fácil, e colaborar é ainda mais fácil com o recurso de colaboração do ClickUp Quadro branco ferramentas. 📝
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Com as exibições de gráfico de Gantt, as equipes visualizam suas tarefas e identificam possíveis gargalos ao longo do processo. Além disso, como ferramenta de gerenciamento, ela é totalmente personalizável, de modo que se molda às suas necessidades de gerenciamento de recursos, e não o contrário.
Os melhores recursos para uma ferramenta de gerenciamento de recursos
Um gerente de projeto precisa ver o panorama geral, criar fluxos de trabalho eficientes e maximizar o impacto de seus projetos. Felizmente, alguns dos melhores recursos do ClickUp para gerenciamento de recursos fazem exatamente isso:
- Calendários e visualizações de projetos: Visualize recursos e tarefas em tempo real com linhas do tempo, calendários e visualizações interativas.📈
- Atribua tarefas: Dê visibilidade a quem é responsável pelo quê para que todos na sua equipe estejam informados e o processo de nivelamento de recursos permaneça equitativo.
- Painéis personalizados: Analise o desempenho dos recursos com painéis personalizados com os widgets mais relevantes de sua escolha.🛠️
- Geração de relatórios: Gere relatórios para identificar a eficiência dos recursos, a capacidade e muito mais.
- Automações personalizáveis: Automatize as atribuições de recursos eatualização do status do projeto para economizar tempo. ⏰
E isso não é tudo. As equipes têm acesso a um tonelada de modelos vários criados especialmente para o gerenciamento de recursos. Veja a seguir alguns modelos que você pode usar para gerenciar melhor os recursos.
3 modelos personalizáveis de gerenciamento de recursos que você precisa experimentar
Os modelos de gerenciamento de recursos do ClickUp são incrivelmente úteis para gerentes de projetos ou de recursos. Eles economizam um tempo valioso, permitindo que os gerentes de projeto iniciem rapidamente os projetos sem ter que começar do zero.
Os modelos de gerenciamento de recursos são projetados para ajudar as equipes a desenvolver fluxos de trabalho eficientes, otimizar o uso de recursos e maximizar seu impacto. Eles incluem recursos como dependências de tarefas, configurações de prioridade e ferramentas de comunicação incorporadas.
1. Modelo de planejamento de recursos do ClickUp
Distribua recursos com facilidade usando o modelo de planejamento de recursos do ClickUp
O modelo Modelo de planejamento de recursos do ClickUp é uma ótima ferramenta para equipes que precisam começar a trabalhar rapidamente com um plano de gerenciamento de recursos. A visualização da carga de trabalho oferece visibilidade da capacidade e do uso reais da sua equipe.
E o modo de exibição Quadro Kanban é excelente para o gerente de projeto que precisa de um fluxo de trabalho visual de gerenciamento de recursos e de recursos simples de arrastar e soltar.
2. Modelo de alocação de recursos do ClickUp
Use o modelo de alocação de recursos do ClickUp para manter o controle dos materiais, mão de obra e outros itens da organização para cada projeto.
Deseja recursos ainda mais personalizáveis de arrastar e soltar para mover tarefas e subtarefas entre status? O Modelo de alocação de recursos do ClickUp foi criado exatamente com suas necessidades específicas em mente.
Esse modelo de gerenciamento de recursos facilita a visualização de onde todos os seus recursos estão sendo usados e os campos personalizados permitem que você acompanhe os orçamentos em tarefas específicas.
3. Modelo de matriz de recursos do ClickUp
Planeje seus recursos de forma eficaz com este modelo de matriz para determinar o custo total esperado dos seus recursos disponíveis
Sempre mantenha um controle sobre o custo total esperado dos recursos com a Modelo de matriz de recursos do ClickUp . esse modelo é perfeito para iniciantes e vem com cinco status e seis campos personalizados para formatar de acordo com suas necessidades.
Sejam horas, orçamentos ou custos de projeto, esse modelo é uma boa solução de gerenciamento de recursos com sua visão clara do status, tipo de recurso, prazo e qualquer outra informação financeira que você precise acompanhar.
O bom gerenciamento de recursos começa com uma ferramenta que pode fazer tudo
Com ferramentas como o ClickUp, o gerenciamento de recursos é feito sem esforço para que os gerentes de projeto possam atribuir tarefas às pessoas certas e identificar possíveis problemas de recursos para os membros da equipe antes que eles surjam.
Os modelos e os recursos maleáveis do ClickUp são criados para otimizar o uso de seus recursos organizacionais da melhor maneira possível. De painéis e relatórios personalizados a cronogramas e calendários interativos, as equipes obtêm o máximo de valor de seus recursos. Comece a usar o ClickUp hoje mesmo e veja por que tantas empresas e agências de pequeno e médio porte nos utilizam para o gerenciamento de recursos.