Tim Ferriss é famoso por defender a semana de trabalho de 4 horas, sugerindo que a eficiência, e não o tempo, é a chave para
. Essa filosofia ressalta um aspecto fundamental do gerenciamento do local de trabalho: o equilíbrio entre a carga de trabalho e o bem-estar dos funcionários.
Se você acredita que os funcionários são o seu maior patrimônio, provavelmente já está procurando maneiras de atingir esse equilíbrio. Provavelmente, essa também é a razão de você estar aqui.
Por isso, trouxemos ajuda. Nesta publicação, exploraremos o conceito de carga de trabalho dos funcionários, as repercussões da sobrecarga de toda a sua equipe e estratégias práticas para manter um equilíbrio saudável.
O que é sobrecarga do funcionário?
A sobrecarga do funcionário ocorre quando o volume e a complexidade das tarefas atribuídas a um funcionário excedem sua capacidade de gerenciá-las com eficácia dentro do tempo e dos recursos disponíveis.
Por exemplo, considere um desenvolvedor que já esteja trabalhando com capacidade total, correndo contra o tempo para criar um produto dentro do sprint. Se você adicionar outro recurso a ser desenvolvido por ele sem nenhum ajuste na carga de trabalho ou nos prazos existentes, estará criando uma sobrecarga de funcionários.
Isso pode ter consequências terríveis. Vamos entender como.
Entendendo o impacto da carga de trabalho excessiva
A carga de trabalho excessiva, por sua própria natureza, é indesejável, colocando um estresse indevido nos funcionários, levando a uma infinidade de problemas de saúde ocupacional. É um predador silencioso no local de trabalho, muitas vezes passando despercebido até que o dano esteja feito. Alguns dos maiores efeitos da sobrecarga sobre a saúde física e mental do funcionário são os seguintes.
Deterioração da saúde: Assim como uma máquina que funciona por muito tempo sem intervalos ou manutenção, o corpo humano começa a se desgastar sob pressão constante. Essa deterioração leva à diminuição real da energia, fadiga crônica, dores de cabeça, etc.
mostram que funcionários estressados têm 40% mais chances de desenvolver doenças cardíacas.
Estresse e problemas de saúde mental: O estresse é tanto uma causa quanto uma consequência do excesso de trabalho.
citam a sobrecarga de funcionários como a principal causa de estresse no trabalho, o que, por sua vez, leva à redução da produtividade, exacerbando o problema.
Burn out: Organização Mundial da Saúde
burnout como "uma síndrome conceituada como resultante do estresse crônico no local de trabalho que não foi gerenciado com sucesso" Isso leva ao esgotamento de energia, sentimentos de negativismo/cinismo ou redução da eficácia profissional, o que se transforma em um ciclo vicioso de burnout prolongado. Essa condição também afetará a vida pessoal do funcionário.
Hábitos tóxicos de trabalho: Os funcionários passam a aceitar a sobrecarga de trabalho estressante como padrão. Os gerentes pressionam os membros da equipe a absorver o estresse e trabalhar mais. Isso perpetua hábitos ruins, como trabalhar até tarde, telefonar em horários estranhos, comer de forma irregular, etc.
Ressentimento do funcionário: A sobrecarga tira a alegria do trabalho e afeta a satisfação do funcionário. Isso faz com que os funcionários sintam que não têm escolha, prejudicando a produtividade e a inovação.
De modo geral, ninguém se sente bem por estar sobrecarregado de trabalho, pelo menos não a longo prazo. Se não tiver certeza de que suas equipes se sentem sobrecarregadas, aqui estão alguns sintomas que podem ser observados.
Reconhecendo os sintomas de sobrecarga de trabalho
Para evitar algo, você precisa primeiro identificá-lo e nomeá-lo. Reconhecer os sintomas da sobrecarga de trabalho é fundamental para manter um local de trabalho saudável e produtivo. Ela pode se infiltrar sem ser notada, mas seus sinais são inconfundíveis quando você sabe o que procurar.
Diminuição da produtividade: Os funcionários que estavam trabalhando bastante agora estão trabalhando menos. É fácil atribuir isso a problemas pessoais, mas muitas vezes pode ser porque eles estavam sobrecarregados o tempo todo e estão experimentando
paralisia da carga de trabalho
ou burnout.
Dependendo da natureza do declínio,
pode ajudar. Se os níveis de entrega de alguém estiverem caindo consistentemente, recalibre seus padrões de produtividade para reconhecer a sobrecarga de trabalho.
Queda na qualidade do trabalho: O redator comete muitos erros gramaticais? Desenvolvedor codificando software com bugs? Advogado deixando de fora cláusulas importantes em um contrato? Os funcionários com muitas tarefas podem se apressar em realizar as tarefas, o que leva a erros e a uma queda no padrão de seus resultados.
Diminuição da motivação: Se o designer gráfico, antes vibrante e cheio de ideias criativas, agora cria artefatos repetitivos ou sem brilho, ele provavelmente está sobrecarregado. A sobrecarga não significa apenas que ele tem muito o que fazer. Também pode ser o excesso da mesma coisa.
Nesse caso, apimente as coisas para ele embaralhando um pouco suas tarefas.
**Licenças médicas: Se os membros da sua equipe estiverem enfrentando problemas de saúde física com muita frequência, como dores de cabeça ou nas costas, ou problemas de saúde mental, como ansiedade e depressão, isso pode ser apenas o efeito da sobrecarga. Antes de repensar sua política de licenças, procure entender se sua alocação de trabalho está causando isso.
Comportamento profissional indesejável: A agitação de uma mente sobrecarregada pelo excesso de trabalho leva à privação do sono, uma consequência direta das mudanças de humor. Isso pode criar conflitos desnecessários na organização. Imagine um gerente que grita com sua equipe ou um gerente de contas que grita com um cliente. Isso pode ser apenas resultado do estresse.
Menor envolvimento: Um membro da equipe evita regularmente os almoços de equipe e os eventos do escritório? Provavelmente ele está sobrecarregado e só quer uma folga do convívio com a equipe. Isso pode se aplicar a qualquer um dos outros benefícios que você está oferecendo. Se um funcionário estiver distante, observe a carga de trabalho dele.
Para todos os sintomas acima, você sempre pode imaginar uma causa alternativa. Você pode pensar que as pessoas estão tirando licenças médicas porque estão doentes por outros motivos. Ou que não estão se engajando porque são tímidas ou introvertidas. Em muitos casos, isso pode ser verdade.
Entretanto, presumir motivos externos e ignorar os problemas de sobrecarga pode levar a consequências desastrosas para a organização.
As consequências de ignorar a sobrecarga dos funcionários
A sobrecarga dos funcionários não é um problema pontual de curto prazo. É, na verdade, um problema crônico que afeta todos os setores da organização.
Absenteísmo: Instituto Americano de Estresse conclui que mais de 1 milhão de funcionários se ausentam do trabalho todos os dias devido ao estresse causado pela sobrecarga. Quando um funcionário se ausenta, você não perde apenas o trabalho dele naquele dia, mas também as dependências. Pode levar algumas horas no dia seguinte para que ele se recupere.
Aumento da rotatividade de funcionários: Uma das consequências mais imediatas de ignorar a sobrecarga dos funcionários é o aumento da rotatividade. Funcionários sobrecarregados, sentindo-se desvalorizados e sobrecarregados, têm maior probabilidade de procurar emprego em outro lugar, o que leva à perda de pessoas experientes e talentosas.
Desistência silenciosa: Você provavelmente já ouviu falar sobre essa tendência em que os funcionários se desligam do trabalho, optando por fazer o mínimo que se espera deles. Essa é uma maneira não agressiva de os funcionários informarem a você que estão sobrecarregados. Isso pode resultar em
- Sobrecarga de outros funcionários da equipe
- Projetos que demoram mais para serem concluídos
- Falta de inovação que leva à perda de oportunidades de receita
- Insatisfação dos clientes e aumento das reclamações
**Diminuição do moral da equipe: Quando os funcionários estão sobrecarregados, eles se sentem forçados a fazer mais do que podem razoavelmente fazer. Ninguém se sente motivado por essa pressão. Isso cria um moral baixo e uma cultura de medo e frustração.
Esse ambiente reprime a criatividade, a inovação e a colaboração, componentes essenciais para um local de trabalho próspero. À medida que o moral cai, o mesmo acontece com a disposição dos funcionários de se esforçarem mais e mais, diminuindo ainda mais o potencial de sucesso da organização.
Repercussões financeiras: A saúde mental precária dos funcionários custa bilhões às organizações todos os anos. Acrescente a isso a perda de produtividade, qualidade, envolvimento e mau comportamento, e seus resultados financeiros sofrerão enquanto você ignorar os sintomas.
Quando os funcionários saem, o custo de substituí-los é substancial, não apenas em termos de despesas com recrutamento e treinamento, mas também em termos de perda de conhecimento institucional e coesão da equipe.
A notícia sobre locais de trabalho tóxicos se espalha. Com o tempo, você terá dificuldade para atrair os talentos certos, o que lhe custará muito mais em contratações. Essa publicidade negativa também pode afetar os relacionamentos com os clientes e o valor para os acionistas.
Desafios legais: As organizações podem violar as leis trabalhistas com relação a horas de trabalho, pagamento de horas extras ou segurança no local de trabalho, levando a batalhas legais e multas caras.
Em resumo, a sobrecarga de seus funcionários não tem absolutamente nenhuma vantagem. Portanto, é bom evitar a sobrecarga de funcionários. Veja como.
Implementando soluções para a sobrecarga dos funcionários
Reduzir o número de tarefas que você atribui aos funcionários nem sempre é eficaz para evitar a sobrecarga dos funcionários. Uma abordagem holística precisa priorizar o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional, a saúde mental e a satisfação no trabalho.
Várias empresas líderes estabeleceram padrões de referência na implementação de soluções inovadoras para combater esse problema de forma eficaz. Abaixo estão algumas das melhores práticas para a criação de políticas relacionadas à saúde e ao bem-estar dos funcionários.
Abraçar o papel da saúde preventiva
As iniciativas de saúde preventiva visam a manter e melhorar a saúde dos funcionários antes que surjam problemas.
por exemplo, tem academias de ginástica, salas de massagem e equipe médica disponível para consultas no campus. Essa abordagem proativa não apenas ajuda na identificação precoce de problemas de saúde, mas também promove uma cultura de bem-estar, reduzindo o estresse e evitando o esgotamento.
Introdução de programas de assistência aos funcionários
Os Programas de Assistência ao Funcionário (EAPs) oferecem um caminho confidencial para que os funcionários busquem ajuda para problemas pessoais ou relacionados ao trabalho. Esse sistema de suporte garante que os funcionários tenham acesso aos recursos necessários para gerenciar o estresse, reduzindo assim o impacto da sobrecarga. EY (Ernst & Young) o EAP da EY inclui serviços de aconselhamento, consultoria jurídica e planejamento financeiro.
Valorização do equilíbrio entre vida pessoal e profissional no gerenciamento da sobrecarga de trabalho
oferece dias de férias ilimitados e um cronograma de trabalho flexível para promover um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional. A política permite que os funcionários gerenciem a carga de trabalho e a vida pessoal de forma eficiente e, ao mesmo tempo, aproveitem o tempo necessário para recarregar as baterias. Isso, por sua vez, dá aos funcionários a propriedade de seu tempo e a autonomia para tomar decisões.
Comunicação eficaz
Em organizações de rápido crescimento, as demandas tendem a ser altas e em constante evolução. Isso pode dar origem a trabalhos esperados com prazos curtos. Em muitos casos, isso não pode ser evitado.
Uma comunicação aberta e eficaz pode ajudar a aliviar o ônus de tais situações. Ela ajuda os funcionários a falar com seus gerentes quando se sentem sobrecarregados. Ela ajuda os colegas de equipe a levantar a mão e assumir mais trabalho, se disponível.
Definição de expectativas realistas
Um gerente com 15 anos de experiência pode ser capaz de concluir tarefas em 30 minutos, o que levaria três horas para um analista de qualidade em início de carreira. Para serem realistas em suas expectativas, os gerentes precisam investir tempo e energia para entender as capacidades e a disponibilidade dos funcionários.
A relevância do gerenciamento de projetos para lidar com a carga de trabalho excessiva
O gerenciamento eficaz de projetos pode aliviar significativamente a sobrecarga dos funcionários ao simplificar as tarefas e garantir uma distribuição equitativa da carga de trabalho. Exploraremos isso em uma seção posterior desta postagem do blog.
Todos os itens acima são estratégias em nível organizacional que ajudam a criar um local de trabalho seguro e produtivo. Embora sejam absolutamente necessárias, elas não tratam dos detalhes específicos. A verdadeira mudança só pode vir da melhoria do relacionamento entre gerentes e líderes.
Aqui estão algumas maneiras de assumir o controle da construção de uma cultura de equilíbrio entre vida pessoal e profissional em sua organização.
O papel dos gerentes e empregadores no tratamento da sobrecarga dos funcionários
Os gerentes e empregadores são os principais responsáveis por lidar com a sobrecarga dos funcionários, pois são os que têm mais poder e autoridade. Como gerente, você precisa se responsabilizar para garantir que os membros da sua equipe não fiquem sobrecarregados, tenham um bom equilíbrio entre vida pessoal e profissional e um envolvimento saudável com o trabalho.
Algumas das maneiras de fazer isso são as seguintes.
Faça com que o bem-estar dos funcionários seja sua meta
Como gerente, inclua o bem-estar dos funcionários em sua área de responsabilidade principal (KRA). Aprenda a reconhecer os sinais de alerta. Certifique-se de que a sua equipe:
- Os horários de trabalho sejam respeitados
- As preferências de horários/modos de reunião sejam respeitadas
- As cargas de trabalho sejam equilibradas
- As férias sejam aprovadas em tempo hábil
- Os fins de semana e feriados são realmente livres
Construir confiança
A sobrecarga ou insatisfação dos funcionários ocorre quando eles não têm um senso de propriedade. Para superar isso, os membros da equipe devem estar ativamente envolvidos na tomada de decisões. Adote uma abordagem democrática para a liderança, incentivando a autonomia da equipe e permitindo que ela se autogerencie. Confie que eles gerenciem bem seu tempo.
Comunique-se
Embora existam muitos paradigmas e estruturas de liderança disponíveis para os executivos atualmente, a abordagem V2MOM oferece a virtude da simplicidade. É fácil de digerir e implementar. **_Marc Benioff, presidente e CEO da Salesforce
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Processo "V2MOM" do Salesforce
da Salesforce, que incentiva a transparência e o alinhamento em vários aspectos do trabalho, inclusive o bem-estar, exemplifica como as conversas estruturadas podem ajudar a abordar e atenuar as preocupações com a carga de trabalho.
Portanto, comunique-se regularmente com os membros da sua equipe:
Ouça-os: Crie um ambiente em que os funcionários se sintam à vontade para expressar suas preocupações com a carga de trabalho.
Converse com eles: Faça check-ins regulares e mantenha um diálogo aberto sobre saúde mental com suas equipes. Essas conversas asseguram aos funcionários que o bem-estar deles é uma prioridade e que não há problema em procurar ajuda ou fazer ajustes na carga de trabalho.
Aceite feedback: Aceite o feedback. Ajuste as cargas de trabalho e implemente políticas que protejam os funcionários contra a sobrecarga.
Faça uma introspecção: Muitos problemas relacionados à sobrecarga podem não ser ditos. Por exemplo, um funcionário pode estar tomando analgésicos e ansioso para dizer a alguém que o trabalho está lhe dando dor de cabeça. Observe e faça uma introspecção contínua sobre como você pode melhorar e manter suas equipes felizes, satisfeitas e produtivas.
Enquanto você faz todas as mudanças comportamentais acima, invista também no gerenciamento eficaz das cargas de trabalho dos funcionários com ferramentas robustas de gerenciamento de projetos.
Preparando o local de trabalho para o futuro contra a sobrecarga dos funcionários
A carga de trabalho dos funcionários não é como um plano de negócios que você faz uma vez por ano. É uma prática cotidiana. Para garantir que você esteja no topo das cargas de trabalho diárias da sua equipe, você precisa de um software de gerenciamento de projetos como o ClickUp.
Criado especificamente para gerenciar projetos com eficiência, o ClickUp tem uma variedade de recursos para cada necessidade.
Integração correta
A eliminação da sobrecarga começa antes mesmo de o novo funcionário começar a trabalhar.
que a integração eficaz pode aumentar as taxas de retenção para 82%!
Crie um programa de integração abrangente que descreva os direitos, as vantagens, as funções, as responsabilidades e as expectativas do novo funcionário. Torne-o acessível a eles em todos os momentos.
é uma ótima maneira de consolidar documentos de integração de funcionários. Você também pode conectar esses documentos a tarefas para atividades como o envio de dados bancários,
etc.
Consolide as informações e facilite a integração com o ClickUp Docs
Capacite a equipe com alguns
para monitorar, ajustar e equilibrar suas agendas de trabalho.
Alocar o trabalho corretamente
Conhecer a carga de trabalho atual é o ponto de partida para melhorar a produtividade.
Visualização da carga de trabalho do ClickUp
foi projetada exatamente para isso.
- Gerenciamento visual da capacidade: Veja as tarefas atuais de cada membro da equipe e sua capacidade, permitindo ajustes rápidos para evitar sobrecarga
- Visualizações personalizáveis: Veja as cargas de trabalho da maneira que elas funcionam para as necessidades e preferências da sua equipe
- Rastreamento de tempo: Veja o tempo estimado e monitorado para garantir um planejamento preciso
- Reagendamento de arrastar e soltar: Reagende tarefas visualmente com um clique de um botão
- Opções de filtragem e classificação: Visualize as cargas de trabalho por projeto, departamento ou indivíduo, aprimorando a análise e a tomada de decisões
Lembre-se de não esgotar o tempo de seus funcionários. Dê a eles de 10 a 15% de tempo de reserva para que possam ser criativos.
Visualize o desempenho geral da equipe com a visualização da carga de trabalho do ClickUp
Criar um espaço de trabalho virtual
As equipes remotas são a norma agora, pelo menos as híbridas. Portanto, crie um espaço de trabalho on-line que seja semelhante ao escritório.
permite que as equipes façam brainstorming de ideias ou colaborem na solução de problemas. As equipes podem se reunir em uma chamada de vídeo, compartilhando o quadro branco para colocar suas ideias. Em seguida, convertam a lista em tarefas ou itens de ação.
Faça brainstorming e colabore com sua equipe por meio dos quadros brancos do ClickUp
consolida as mensagens entre os membros da equipe para discutir e eliminar as falhas de comunicação. As equipes com fusos horários diferentes respondem às mensagens em horários adequados para elas.
Comunique-se em tempo real e mantenha sua equipe alinhada às suas metas com o ClickUp Chat View
Dê instruções completas
Para serem eficazes, as equipes precisam ter todas as informações. Por exemplo, descreva a história do usuário, os requisitos de recursos, os critérios de aceitação, etc., no ClickUp's
software de gerenciamento de tarefas
. Configure listas de verificação ou itens de ação de acordo.
Permita que os responsáveis façam perguntas contextualmente na seção de comentários e mantenha as conversas relevantes.
Gerenciamento de tarefas no ClickUp
Considere os registros diários
Convide alguns dos membros da sua equipe para usar qualquer um dos
ferramentas de controle de produtividade dos funcionários
.
Modelos de registro de trabalho
ajudam muito a entender como os funcionários passam seus dias. Se o tempo deles for gasto em reuniões, bate-papos ou outras distrações desnecessárias, procure minimizá-las.
Modelo de registro diário do ClickUp
Apesar de fazer tudo certo, você pode se deparar com situações de funcionários sobrecarregados. Nessas circunstâncias, você precisa reagir adequadamente. Abaixo estão algumas sugestões.
Estratégias de mitigação para sobrecarga de funcionários
Se suas equipes se sentirem sobrecarregadas, é necessária uma intervenção urgente e imediata. No entanto, a realocação de tarefas por impulso só pode ir até certo ponto. Mas é um bom começo.
Gerenciando e diminuindo a carga de trabalho
Quando você perceber sintomas de sobrecarga, volte à prancheta de desenho. Use sua
ferramentas de gerenciamento de carga de trabalho
para ver como o trabalho é alocado atualmente e entender a desigualdade. Em seguida, tente as seguintes táticas.
- Priorizar: Avaliar e classificar as tarefas com base em sua urgência e importância
- Redistribuir: Realocar tarefas de acordo com as habilidades e capacidades de cada funcionário
- Pressionar prazos: Fale com a equipe comercial ou com o cliente para ganhar tempo extra
- Contratar mão de obra extra: Contrate prestadores de serviços adicionais para ajudar em algumas tarefas
Prevenindo e lidando com a sobrecarga de trabalho
Depois de recalibrar a carga de trabalho, é hora de garantir que essa situação não ocorra novamente. Algumas maneiras de fazer isso são as seguintes.
- Estimar o tempo para cada tarefa com precisão e fazer planos para elas
- Investir em treinamento e aprimoramento de habilidades para melhorar a produtividade e a eficiência
- Conduzir revisões semanais para garantir que não haja sobrecarga de trabalho para os funcionários
- Passe algum tempo em retrospectivas explorando a carga de trabalho e os problemas relacionados
Aproveitar as ferramentas para melhorar o gerenciamento da carga de trabalho
Não sinta a necessidade de fazer tudo pessoalmente. Use tecnologia, ferramentas e automação para gerenciar sua carga de trabalho.
Use um modelo:
Modelo de carga de trabalho do funcionário do ClickUp
fornece uma estrutura perfeita para eliminar a sobrecarga e evitar o esgotamento. Faça o download, comece a usar e planeje sua carga de trabalho com eficiência.
Permaneça notificado: Mantenha as notificações do ClickUp ativadas para tarefas que estão atrasadas, tempo rastreado que excede o tempo estimado etc. Preste muita atenção aos sintomas de sobrecarga.
Automatizar: Use
para automatizar tarefas repetidas de gerenciamento de projetos.
Crie automação personalizada com base em seus fluxos de trabalho por meio do ClickUp Automation
Evite a sobrecarga de funcionários com o ClickUp
O gerenciamento da carga de trabalho vai além do cumprimento dos prazos do projeto - é mais do que determinar quantas horas você deve trabalhar. A entrega no prazo só atende às necessidades do cliente. Para ser realmente bem-sucedido, você precisa garantir que as necessidades de suas equipes também sejam atendidas.
Você precisa criar um ambiente em que os funcionários se sintam apoiados, valorizados e motivados. Seria melhor mostrar a eles que você está usando todas as ferramentas do seu kit para torná-los produtivos, motivados, eficientes e satisfeitos.
A ferramenta de gerenciamento de projetos do ClickUp oferece os melhores recursos para permitir que você gerencie a carga de trabalho da sua equipe. Ela oferece a visibilidade de que você precisa para criar uma estratégia e um planejamento eficazes. Também fornece interfaces visuais e automações para colocá-las em ação.
Evite o esgotamento, reduza a rotatividade e aumente a satisfação geral no trabalho com o ClickUp.
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FAQs comuns
1. O que é sobrecarga de funcionários?
A sobrecarga do funcionário ocorre quando um indivíduo recebe mais trabalho do que pode razoavelmente lidar em seu horário de trabalho, levando a um estado em que as demandas do trabalho excedem a capacidade de desempenho do funcionário.
2. Como você lida com a sobrecarga no trabalho?
As melhores maneiras de lidar com a sobrecarga no trabalho são:
Planejar adequadamente: Compreender a capacidade e planejar para usá-la de forma eficaz.
Priorização: Identifique as tarefas urgentes e importantes para se concentrar no que precisa de atenção imediata. Avance com o restante sem sobrecarregar sua equipe.
Definição de prazos realistas: Comunique-se com a sua equipe e defina prazos alcançáveis, o que permitirá um trabalho de alta qualidade sem estresse excessivo.
Comunicar-se abertamente: Avalie regularmente a carga de trabalho da equipe e reatribua quando estiver sobrecarregada.
3. Qual é o problema da sobrecarga de trabalho?
A sobrecarga de trabalho é prejudicial às organizações, aos funcionários, às suas vidas pessoais, às famílias e à sociedade em geral.
Para as organizações, as repercussões incluem a redução da produtividade, o aumento do absenteísmo, o aumento das taxas de rotatividade e uma cultura negativa no local de trabalho, tudo isso afetando os resultados financeiros.
Para os indivíduos, a sobrecarga constante de tarefas leva ao aumento do estresse, ao esgotamento, a distúrbios do sono, ao enfraquecimento da resposta imunológica e ao aumento do risco de doenças crônicas.
Isso reduz a quantidade e a qualidade do tempo que passam com a família, afetando a felicidade. Famílias infelizes criam uma sociedade estressada, ansiosa e com o gatilho acionado que não serve a ninguém.