Quer saber a regra número um para economizar tempo no seu dia de trabalho? Não reinvente a roda. Tradução: não faça a mesma tarefa duas vezes, mesmo que a segunda rodada seja concluída por outra pessoa.
Quando os projetos são transferidos entre duas ou mais pessoas (sem falar em dois ou mais departamentos), há sempre o risco de duplicação de tarefas. E a duplicação de cargas de trabalho não traz nenhum benefício.
Em vez disso, ambas as partes ficam frustradas porque seu tempo, talentos e energia poderiam ter sido usados em outras áreas. E a equipe ou o gerente do projeto se perde em uma frenética duplicidade de trabalho.
Então, como evitar isso?
Simples: você cria a transferência perfeita do projeto entre as partes, garantindo que aqueles que trabalharão no projeto no futuro saibam exatamente o que foi concluído no passado. Para fazer tudo isso, você precisa de um modelo de transferência de projeto.
O que é um modelo de transferência de projeto?
Um modelo de transferência de projeto descreve todos os detalhes de um projeto ou função para que ele possa ser facilmente (como o nome indica) transferido de uma parte para outra.
Um modelo de transferência de projeto descreve o escopo do projeto, os resultados esperados, os prazos, os processos e procedimentos e outras instruções de maneira fácil de entender. O objetivo de uma lista de verificação de transferência de projeto é duplo:
- Isso evita a duplicação de trabalho e descreve todos os detalhes do projeto que ainda precisam ser feitos ou que já foram feitos para que o projeto seja concluído.
- Isso economiza tempo e recursos para a empresa (e para o gerente de projetos) com um documento de transferência de projeto sólido. Em vez de ter que agendar inúmeras reuniões para discutir o processo de transferência do projeto, as principais partes interessadas podem simplesmente consultar as notas de transferência do projeto.
Os melhores documentos de transferência de projetos são concisos, precisos e colaborativos, permitindo uma transição tranquila. Todas as notas de transferência devem descrever todos os detalhes do projeto, evitando assim confusão entre as partes e duplicação de tarefas.
De acordo com uma pesquisa realizada pela Zippia, um site que atualiza candidatos a emprego sobre a cultura das empresas, 50% dos funcionários têm de 1 a 3 horas de reuniões por semana, e 20% acreditam que essas reuniões são uma perda de tempo. Ao selecionar o modelo certo de transferência de projeto, com todas as informações, tarefas e prioridades necessárias para um projeto, você diminui a necessidade de reuniões desnecessárias.
Modelos gratuitos de transferência de projetos para uma transição fácil
O modelo certo de transferência de projeto evita obstáculos, define prioridades e cria um plano de contingência para membros novos ou existentes da equipe. Abaixo, encontre sete modelos indispensáveis para transferências de projetos em sua organização.
1. Modelo de transferência de projeto ClickUp
Está transferindo um projeto de um departamento para outro? Garanta que não haja oportunidades perdidas com o uso do modelo de transferência de projetos do ClickUp.
Este modelo de relatório de transferência de projeto pode ser personalizado com a marca da sua empresa, com espaço para o nome, logotipo, slogan e informações de contato da sua empresa na parte superior. Para começar, escreva o nome do projeto e o autor (ou seja, a pessoa que está preenchendo o relatório), seguido de uma breve descrição do projeto.
A partir daí, o modelo aborda todos os aspectos do projeto, evitando confusão entre os departamentos. A seção “Participantes da transferência” oferece espaço para uma foto, nome e descrição da função de cada colaborador do projeto.
A seção “Requisitos” oferece um cronograma particularmente útil, onde você lista cada tarefa, o departamento responsável por ela e o prazo associado para todas as ações necessárias antes que a transição possa ocorrer. Por fim, a seção “Tarefas de transição” permite que os membros da equipe ou um gerente de projeto registrem todas as atividades concluídas para o projeto, evitando assim a duplicação de trabalho.
2. Modelo de SOP para transferência de projetos do ClickUp
Vamos encarar os fatos: as pessoas designadas para um projeto nem sempre permanecerão as mesmas. A rotatividade de funcionários é simplesmente parte da gestão de um negócio. Quando você contrata novos membros para a equipe, deseja integrá-los e colocá-los em dia o mais rápido possível.
O uso de um modelo de procedimento operacional padrão (SOP) garante que os novos funcionários entendam o que fazer e como fazer, dentro de qualquer função. O modelo SOP de transferência de projetos do ClickUp fornece diretrizes claras e consistentes para que todos os funcionários sigam uma abordagem padronizada para concluir as tarefas, reduzindo assim o risco de erros.
Para ajudar os novos funcionários a compreenderem suas funções e responsabilidades, preencha a seção “Escopo” com vários aspectos das tarefas atribuídas a eles. Em seguida, descreva os processos padronizados na seção “Procedimento”, completando com etapas numeradas e imagens (se for útil para a equipe do projeto).
Por fim, forneça aos colegas as ferramentas necessárias para que tenham sucesso, vinculando os recursos necessários (como pastas, tarefas e/ou arquivos) e preenchendo uma seção de perguntas frequentes (FAQ).
Bônus: veja como o ClickUp pode ajudar a gerenciar documentos e arquivos importantes do projeto com seus recursos de gerenciamento de conhecimento.
3. Modelo de relatório de mudança de turno do ClickUp
Se você gerencia um grupo de funcionários que trabalham em turnos, um modelo de documento de transferência pode economizar inúmeras horas por semana. Para evitar uma queda na produtividade quando um turno termina e outro começa, aproveite o modelo de relatório de mudança de turno do ClickUp.
Um plano de transferência de projeto de mudança de turno fornece um relato detalhado do que ocorreu durante o turno anterior e descreve as prioridades para o próximo turno. Este modelo de transferência pode ser inestimável para praticamente qualquer negócio baseado em horas, desde hospitais e casas de repouso até cafeterias e serviços de lavagem de carros.
Um relatório de mudança de turno deve ser usado diariamente — desculpe, várias vezes ao dia — com a data, os horários de início e término do turno, o local e o supervisor preenchidos na parte superior. Se necessário, a seção “Informações do funcionário” pode ser preenchida para que cada membro da equipe forneça seu próprio relatório.
A partir daí, a seção “Tarefas e responsabilidades da mudança” fornece um relato detalhado de todas as tarefas, subtarefas, responsabilidades dos funcionários e o status de cada tarefa, para que cada colega saiba quais são suas principais prioridades ao chegar ao trabalho. Por fim, utilize a seção “Desafios e recomendações” para discutir quaisquer obstáculos para as tarefas do dia.
4. Modelo de plano de gerenciamento de mudanças do ClickUp
Um bom gerente faz com que toda a organização funcione de forma mais eficiente, atribuindo tarefas, delegando responsabilidades e definindo prioridades para o resto da equipe. Os supervisores da empresa supervisionam todos os aspectos da gestão de mudanças — adaptando-se às mudanças de prioridades, à transição de projetos e até mesmo à rotatividade de funcionários.
Prepare os gerentes para o sucesso com o modelo de plano de gerenciamento de mudanças do ClickUp. O modelo pronto para uso divide as transições do projeto em três fases (embora isso possa ser expandido para se adequar à sua organização ou equipe de projeto específica).
Na Fase 1, os gerentes identificam quais mudanças são necessárias para preparar a transição do projeto. Na Fase 2, os gerentes transferem o projeto de um departamento para outro, identificando um plano de comunicação, eventos importantes e um plano de gerenciamento de resistências. Por fim, a Fase 3 coleta feedback das partes interessadas, comemora vitórias e identifica lacunas para transições futuras.
Com mais de 100 automações pré-construídas para escolher, este modelo de gerenciamento de mudanças ajuda a atribuir tarefas, publicar comentários e alterar status automaticamente, economizando um tempo precioso na semana de trabalho.
Além disso, o modelo permite que os gerentes mantenham cada projeto em dia com um sistema de código de cores fácil de entender, uma visualização em tabela com colunas para todas as informações relevantes e barras de progresso para várias etapas.
5. Modelo de integração de funcionários do ClickUp
Ao contratar um novo funcionário, você deseja que ele contribua para os projetos da empresa o mais rápido possível. Infelizmente, a falta de planejamento pode atrasar o processo de integração em semanas (ou até meses).
Para encurtar o processo de integração e aumentar a produtividade dos novos funcionários, aproveite o modelo de integração de funcionários do ClickUp. Esse modelo fornece um fluxo de trabalho detalhado, começando pelo primeiro dia de trabalho do funcionário. A lista detalhada divide o processo de integração em prioridades semanais, permitindo que os novos membros da equipe marquem cada tarefa à medida que a concluem.
Este novo relatório de progresso do funcionário pode ser facilmente personalizado para se adequar à sua empresa ou departamento. Considere expandir cada tarefa adicionando subtarefas (por exemplo: a tarefa “Preencher documentos de RH” inclui subtarefas para benefícios de saúde, contribuição 401(k) e deduções fiscais). Ou adicione anexos, aprovações do supervisor, prazos ou notas para tornar o processo de integração o mais tranquilo possível.
6. Modelo Gantt para integração de funcionários da ClickUp
Um processo de integração bem-sucedido não depende apenas de colocar o novo contratado em dia. Ele também depende de todos os membros da equipe — mesmo aqueles que trabalham na empresa há anos — trabalharem juntos como uma unidade produtiva.
É realmente necessário um esforço coletivo para preparar um novo funcionário para o sucesso, com funcionários das equipes de RH, jurídica e de segurança trabalhando em conjunto. Portanto, o processo de transferência e a transferência geral de conhecimento para um novo contratado devem ser supervisionados pelo diretor ou executivo — e é exatamente aí que o modelo Gantt de integração de funcionários do ClickUp entra em ação.
Este modelo cria um plano de transição simplificado para novos funcionários em nível organizacional. Com o gráfico de Gantt, cada departamento (ou seja, recursos humanos, jurídico, segurança e treinamento) recebe sua própria pasta, com tarefas delegadas a cada funcionário. Cada indivíduo recebe sua própria barra de progresso, oferecendo uma visão geral de alto nível das entregas concluídas do projeto.
Por exemplo, um gerente de recursos humanos pode ser responsável por realizar verificações de antecedentes, preencher um formulário I-9, verificar a identidade oficial dos novos funcionários e preencher os formulários de benefícios necessários. Enquanto isso, alguém do departamento de segurança ou tecnologia será responsável por configurar o login do novo funcionário, seu aplicativo de controle de ponto e seu cartão de acesso.
Com um modelo tão detalhado à sua disposição, você evita a duplicação de trabalho e oferece o máximo de apoio aos novos membros da equipe.
Bônus: modelos de transferência de projetos de construção!
Como escolher o melhor modelo de transferência de projeto
Um modelo de transferência de projeto bem-sucedido diminui a confusão, a frustração e o desperdício de recursos em torno de um determinado projeto.
Para escolher o melhor modelo de transferência de projeto para sua organização, faça a si mesmo estas perguntas:
- Quem utilizará o modelo? Este modelo será utilizado por um único indivíduo, um departamento ou pela equipe executiva? Compreender as partes interessadas é fundamental para escolher o layout certo para a transferência do projeto.
- Quais ferramentas você precisa? Você precisa de um calendário de entregas, uma maneira de anexar documentos importantes ou um meio de acompanhar visualmente o progresso? Compreender as ferramentas de mapeamento de processos disponíveis e como usá-las ajudará você a selecionar o modelo certo.
- Qual layout é mais fácil de entender? Você precisa de uma lista de verificação, tabela, calendário ou fluxo de trabalho? Embora muitos modelos ofereçam várias visualizações personalizáveis, saber qual layout seria mais útil garantirá a execução mais eficiente do projeto.
Evite quedas na produtividade com modelos de transferência de projetos
Manter um projeto funcionando com eficiência requer várias partes móveis. À medida que os turnos terminam, novos funcionários são contratados, outros deixam a empresa ou a gestão muda, você deseja manter as coisas funcionando sem interrupções.
O modelo certo de transferência de projeto pode ajudar a aumentar a produtividade da equipe em todos os departamentos. Quer você comece com um dos muitos modelos de transferência do ClickUp ou crie um do zero, é possível atribuir tarefas e subtarefas, criar um calendário de prazos, acompanhar o progresso em tempo real e fazer uma transferência perfeita de documentos importantes.
Com o ClickUp, você pode personalizar facilmente visualizações, campos, títulos ou texto para atender às necessidades específicas da sua empresa. E com mais de 1.000 integrações à sua disposição, você pode gerenciar cada projeto com eficácia.
Pronto para ver como o ClickUp pode tornar sua organização mais eficiente? Experimente gratuitamente hoje mesmo.