Quer saber qual é a regra número um para economizar tempo em seu dia de trabalho? Não reinvente a roda. Traduzindo: Não faça a mesma tarefa duas vezes, mesmo que a segunda rodada seja realizada por outra pessoa.
Quando os projetos são distribuídos entre duas ou mais pessoas (e muito menos entre dois ou mais departamentos), há sempre o risco de duplicação de tarefas. E cargas de trabalho duplicadas não trazem nenhum benefício.
Em vez disso, ambas as partes ficam frustradas porque seu tempo, talentos e energia poderiam ter sido usados em outro lugar. E a equipe ou o gerente do projeto se perde em um frenesi de trabalho duplicado.
Então, como evitar isso?
Simples: Você elabora a transferência de projeto perfeita entre as partes, garantindo que aqueles que trabalharão em um projeto no futuro saibam exatamente o que foi concluído no passado. Para fazer tudo isso, você precisa de um modelo de transferência de projeto.
O que é um modelo de transferência de projeto?
Um modelo de transferência de projeto descreve todos os detalhes de um projeto ou função para que ele possa ser facilmente (como o nome indica) transferido de uma parte para outra.
Um modelo de transferência de projeto descreve os escopo do projeto , entregas, prazos, processos e procedimentos e outras instruções de uma forma facilmente digerível. O objetivo de uma lista de verificação de transferência de projeto é duplo:
- Evitar a duplicação de trabalho e delinear todos os detalhes do projeto que ainda precisam ser feitos ou que já foram feitos para que o projeto seja concluído
- Economizar tempo e recursos da empresa (e do gerente de projeto) com um documento sólido de transferência de projeto. Em vez de ter que agendar inúmeras reuniões para discutir o processo de transferência do projeto, as principais partes interessadas podem simplesmente consultar as notas de transferência do projeto
Detecção e edição colaborativas, adição de comentários e incorporação de links no ClickUp Docs
Os melhores documentos de transferência de projeto são concisos, precisos e colaborativos, permitindo que ocorra uma transição tranquila. Todas as notas de transferência devem descrever todos os detalhes do projeto, evitando assim a confusão entre as partes e a duplicação de cargas de trabalho.
De acordo com um pesquisa da Zippia um site que atualiza os candidatos a emprego sobre a cultura da empresa, 50% dos funcionários têm de 1 a 3 horas de reuniões por semana e 20% acreditam que essas reuniões são uma perda de tempo. Ao selecionar o modelo correto de transferência de projeto, completo com todas as informações, tarefas e prioridades necessárias para um projeto, você diminui a necessidade de reuniões desnecessárias.
Como escolher o melhor modelo de transferência de projeto
Um modelo de transferência de projeto bem-sucedido diminui a confusão, a frustração e o desperdício de recursos em torno de um determinado projeto.
Para escolher o melhor modelo de transferência de projeto para sua organização, faça a si mesmo estas perguntas:
- Quem usará o modelo ? Esse modelo será usado por uma única pessoa, um departamento ou a equipe executiva? Entender as partes interessadas é fundamental para escolher o layout certo para a transferência do projeto
- **De quais ferramentas você precisa? Você precisa de um calendário de entregas, de uma forma de anexar documentos importantes ou de um meio de acompanhar visualmente o progresso? Entendendo oferramentas de mapeamento de processos disponíveis e como usá-las o ajudará a selecionar o modelo certo
- **Qual layout é mais fácil de entender? Você precisa de uma lista de verificação, tabela, calendário ou fluxo de trabalho? Embora muitos modelos ofereçam várias exibições personalizáveis, saber qual layout é mais útil garantirá a melhor eficiência de seu trabalhoexecução do projeto ## 7 Modelos gratuitos de transferência de projeto para facilitar a transição
O modelo correto de transferência de projeto evita bloqueios de projeto, define prioridades e cria um plano de contingência para membros novos ou existentes da equipe. Veja abaixo sete modelos obrigatórios para a transferência de projetos em sua organização.
1. Modelo de transferência de projeto do ClickUp
Modelo de transferência do projeto ClickUp
Está entregando um projeto de um departamento para outro? Certifique-se de que não haja oportunidades perdidas com o uso de Modelo de transferência de projeto do ClickUp .
Este modelo de relatório de entrega de projeto pode ser personalizado de acordo com a sua empresa, permitindo espaço para o nome da empresa, logotipo, slogan e informações de contato na parte superior. Para começar, escreva o nome do projeto e o autor (ou seja, a pessoa que está preenchendo o relatório), seguido de uma breve descrição do projeto.
A partir daí, o modelo se aprofunda em todos os aspectos do projeto, evitando confusão entre os departamentos. A seção "Handover Participants" oferece espaço para uma foto, nome e descrição da função de cada colaborador do projeto.
A seção "Requirements" (Requisitos) oferece uma linha do tempo particularmente útil, na qual você lista cada tarefa, o departamento responsável por essa tarefa e o prazo associado a todas as ações necessárias para que a transição possa ocorrer. Por fim, a seção "Transition Tasks" (Tarefas de transição) permite que os membros da equipe ou um gerente de projeto registrem todas as atividades concluídas do projeto, evitando assim a duplicação de trabalho. Faça o download deste modelo
2. Modelo de SOP de entrega de projeto do ClickUp
Modelo de POP de transferência do projeto ClickUp
Vamos encarar os fatos: As pessoas designadas para um projeto nem sempre são as mesmas. A rotatividade de funcionários é uma parte simples da administração de uma empresa. Quando você contrata novos membros para a equipe, deseja que eles sejam integrados e estejam prontos para trabalhar o mais rápido possível.
O uso de um modelo de procedimento operacional padrão (SOP) garante que os novos funcionários entendam o que fazer e como fazer, em qualquer função. Modelo de SOP de entrega de projeto do ClickUp fornece diretrizes claras e consistentes para que todos os funcionários sigam uma abordagem padronizada para a conclusão das tarefas, reduzindo assim o risco de erros.
Para ajudar os novos funcionários a entender suas funções e responsabilidades, preencha a seção "Escopo" com vários aspectos das tarefas que lhes foram atribuídas. Em seguida, descreva os processos padronizados na seção "Procedimento", com etapas numeradas e imagens (se forem úteis para a equipe do projeto).
Por fim, forneça aos colegas as ferramentas de que precisam para serem bem-sucedidos, vinculando-os aos recursos necessários (como pastas, tarefas e/ou arquivos) e preenchendo uma seção de perguntas frequentes (FAQ). Faça o download deste modelo
3. Modelo de relatório de mudança de turno do ClickUp
Modelo de relatório de mudança de turno do ClickUp
Se você gerencia um grupo de funcionários que trabalham em turnos, um modelo de documento de transferência de turno pode economizar inúmeras horas por semana. Para evitar uma queda na produtividade quando um turno termina e outro começa, aproveite as vantagens de Modelo de relatório de mudança de turno do ClickUp .
Um plano de transferência de projeto de mudança de turno fornece um relato detalhado do que ocorreu durante o turno anterior e define as prioridades para o próximo turno. Esse modelo de transferência pode ser de grande valia para praticamente qualquer empresa que trabalhe por hora, desde hospitais e casas de repouso até cafeterias e serviços de lavagem de carros.
Um relatório de troca de turno deve ser usado diariamente - desculpe-nos, em uma base de vários dias - com a data, os horários de início e término do turno, o local e o supervisor preenchidos na parte superior. Se necessário, a seção "Informações do funcionário" pode ser preenchida para que cada membro da equipe forneça seu próprio relatório.
A partir daí, a seção "Shift Duties and Responsibilities" (Deveres e responsabilidades do turno) fornece um relato detalhado de todas as tarefas, subtarefas, responsabilidades do funcionário e o status de cada tarefa, para que cada colega saiba quais são suas principais prioridades ao bater o ponto. Por fim, utilize a seção "Challenges and Recommendations" (Desafios e recomendações) para discutir quaisquer obstáculos para as tarefas do dia. Faça o download deste modelo
4. Modelo de plano de gerenciamento de mudanças do ClickUp
Modelo de plano de gerenciamento de mudanças do ClickUp
Um bom gerente faz com que toda a organização funcione com mais eficiência - atribuindo tarefas, delegando responsabilidades e definindo prioridades para o restante da equipe. Os supervisores da empresa supervisionam todos os aspectos do gerenciamento de mudanças adaptando-se à mudança de prioridades, à transição de projetos e até mesmo à rotatividade de funcionários.
Prepare os gerentes para o sucesso com Modelo de plano de gerenciamento de mudanças do ClickUp . O modelo pronto para uso divide as transições do projeto em três fases (embora isso possa ser expandido para se adequar à sua organização ou equipe de projeto).
Na Fase 1, os gerentes identificam quais mudanças são necessárias para se preparar para a transição de um projeto. Na Fase 2, os gerentes transferem o projeto de um departamento para outro, identificando um plano de comunicação, eventos importantes e um plano de gerenciamento de resistência. Por fim, a Fase 3 coleta o feedback das partes interessadas, comemora as vitórias e identifica as lacunas para futuras transições.
Com mais de 100 automações pré-criadas para escolher, este modelo de gerenciamento de mudanças ajuda a atribuir automaticamente tarefas, postar comentários e mover status, economizando um tempo precioso na semana de trabalho.
Além disso, o modelo equipa os gerentes para manter cada projeto em dia com um sistema de código de cores fácil de entender, um Visualização de tabela com colunas para todas as informações relevantes e barras de progresso para várias etapas. Faça o download deste modelo
5. Modelo de integração de funcionários do ClickUp
Modelo de integração de funcionários do ClickUp
Ao contratar um novo funcionário, você deseja que ele contribua com os projetos da empresa o mais rápido possível. Infelizmente, a falta de planejamento pode atrasar o processo de integração em semanas (se não meses).
Para encurtar o processo de integração e aumentar a produtividade dos novos funcionários, aproveite Modelo de integração de funcionários do ClickUp . Esse modelo fornece um fluxo de trabalho detalhado que começa no primeiro dia de trabalho de um funcionário. A lista detalhada divide o processo de integração em prioridades semanais, permitindo que os novos membros da equipe verifiquem cada tarefa à medida que avançam.
Esse relatório de progresso do novo funcionário pode ser facilmente personalizado para se adequar à especificidade de sua empresa ou departamento. Considere expandir cada tarefa adicionando subtarefas (por exemplo: a tarefa "Preencher documentos de RH" inclui subtarefas para benefícios de saúde, contribuição 401(k) e deduções fiscais). Ou adicione anexos, assinaturas de supervisores, prazos ou anotações para que o processo de integração ocorra da forma mais tranquila possível. Faça o download deste modelo
6. Modelo de Gantt para integração de funcionários do ClickUp
Modelo de Gantt de integração de funcionários do ClickUp
Um processo de integração bem-sucedido não depende apenas do fato de o novo contratado estar atualizado. Ele também depende de todos os membros da equipe - mesmo aqueles que trabalham na empresa há anos - trabalharem juntos como uma unidade produtiva.
É realmente necessária uma aldeia para preparar um novo funcionário para o sucesso, com funcionários das equipes de RH, jurídica e de segurança trabalhando em conjunto. Portanto, o processo de transferência e a transferência geral de conhecimento para um novo contratado devem ser supervisionados em nível de diretor ou executivo - que é exatamente onde Modelo de Gantt para integração de funcionários do ClickUp entra em ação.
Esse modelo cria um plano de transição simplificado para novos funcionários em nível organizacional. Com o gráfico de Gantt, cada departamento (ou seja, recursos humanos, jurídico, segurança e treinamento) recebe sua própria pasta, com tarefas delegadas a cada funcionário. Cada indivíduo recebe sua própria barra de progresso, oferecendo uma visão geral de alto nível das tarefas concluídas dos resultados do projeto. Por exemplo, um gerente de recursos humanos pode ser responsável por concluir as verificações de antecedentes, preencher um formulário I-9, verificar a identidade oficial dos novos funcionários e preencher os formulários de benefícios necessários. Enquanto isso, alguém do departamento de segurança ou de tecnologia será responsável por configurar o login do novo contratado, seu aplicativo de controle de tempo e seu acesso por cartão-chave.
Com um modelo tão detalhado à sua disposição, você evita a duplicação de trabalho e oferece o máximo de suporte aos novos membros da equipe. Faça o download deste modelo
7. Modelo de POP de saída de funcionário do ClickUp
Modelo de POP de saída do funcionário do ClickUp
As transferências de projetos não acontecem apenas quando um novo funcionário entra para a sua equipe. Elas também acontecem quando alguém deixa sua equipe.
Com Modelo de POP de saída de funcionários do ClickUp com o modelo SOP de saída de funcionário do ClickUp, você pode coletar todas as informações necessárias sobre o projeto de um funcionário que está saindo da empresa, evitando assim quedas na produtividade. Usando o Visualização do calendário você pode agendar a entrevista de saída do funcionário, enquanto o Documentos do ClickUp permite que você colete, armazene e gerencie toda a documentação necessária.
Esse recurso modelo de planejamento de sucessão permite uma transferência de conhecimento perfeita e, em última análise, prepara um novo membro da equipe para o sucesso. Você pode coletar o status do projeto para todas as tarefas delegadas, criar uma lista de verificação das principais tarefas e informações e atribuir funções e responsabilidades a outros membros da equipe. Com este modelo prático, você pode estabelecer metas do projeto para novas contratações e manter a empresa funcionando sem problemas. Faça o download deste modelo
Evite quedas na produtividade com um modelo de transferência de projeto ClickUp
Manter um projeto funcionando de forma eficiente requer várias partes móveis. Quando os turnos terminam, novas contratações entram em cena, funcionários saem ou a gerência muda, você quer manter as coisas funcionando sem interrupções.
O modelo certo de transferência de projeto pode ajudar a aumentar a produtividade da equipe em todos os departamentos. Quer você comece com um dos vários modelos de transferência do ClickUp ou crie do zero, é possível atribuir tarefas e subtarefas, criar um calendário de prazos, acompanhar o progresso em tempo real e fazer uma transferência perfeita de documentos importantes.
Com o ClickUp, você pode personalizar facilmente exibições, campos, títulos ou textos para atender às necessidades exclusivas de sua empresa. E com mais de 1.000 integrações à sua disposição, você pode gerenciar cada projeto com eficiência.
Pronto para ver como o ClickUp pode fazer com que sua organização funcione com mais eficiência? Experimente gratuitamente hoje mesmo .