Quer saber qual é a regra número um para economizar tempo em seu dia de trabalho? Não reinvente a roda. Traduzindo: Não faça a mesma tarefa duas vezes, mesmo que a segunda rodada seja realizada por outra pessoa.
Quando os projetos são transferidos entre duas ou mais pessoas (ou pior, entre dois ou mais departamentos), há sempre o risco de tarefas duplicadas. E cargas de trabalho repetidas não trazem nenhum benefício.
Em vez disso, ambas as partes ficam frustradas porque seu tempo, talentos e energia poderiam ter sido usados em outro lugar. E a equipe ou o gerente do projeto se perde em um frenesi de trabalho duplicado.
Então, como evitar isso?
É simples: você cria uma transferência de projeto perfeita entre as partes, garantindo que quem trabalhar no projeto no futuro saiba exatamente o que já foi concluído. Para alcançar esse objetivo, você precisa de um modelo de transferência de projeto.
O que é um modelo de transferência de projeto?
Um modelo de transferência de projeto detalha todas as informações sobre um projeto ou função, permitindo que seja facilmente transferido de uma parte para outra.
Um modelo de transferência de projeto define o escopo do projeto
, entregáveis, prazos,
processos, procedimentoss
e outras instruções de maneira clara e acessível. O objetivo de uma lista de verificação para transferência de projeto é duplo:
- Evita a duplicação de trabalho e descreve todos os detalhes do projeto que ainda precisam ser realizados ou que já foram concluídos para alcançar a finalização do projeto
- Economizar tempo e recursos da empresa (e do gerente de projeto) com um documento sólido de transferência de projeto. Em vez de ter que agendar inúmeras reuniões para discutir o processo de transferência do projeto, as principais partes interessadas podem simplesmente consultar as notas de transferência do projeto
Detecção e edição colaborativas, adição de comentários e incorporação de links no ClickUp Docs
Os melhores documentos de transferência de projeto são concisos, precisos e colaborativos, permitindo que ocorra uma transição tranquila. Todas as notas de transferência devem descrever todos os detalhes do projeto, evitando assim a confusão entre as partes e a duplicação de cargas de trabalho.
De acordo com uma
pesquisa da Zippia
, um site que atualiza candidatos a emprego sobre a cultura corporativa, 50% dos funcionários têm de 1 a 3 horas de reuniões por semana, e 20% consideram essas reuniões uma perda de tempo.
Como escolher o melhor modelo de transferência de projeto
Um modelo de transferência de projeto bem-sucedido diminui a confusão, a frustração e o desperdício de recursos em torno de um determinado projeto.
Para escolher o melhor modelo de transferência de projeto para sua organização, faça a si mesmo estas perguntas:
- Quem usará o modelo ? Esse modelo será usado por uma única pessoa, um departamento ou a equipe executiva? Entender as partes interessadas é fundamental para escolher o layout certo para a transferência do projeto
- **De quais ferramentas você precisa? Você precisa de um calendário de entregas, uma forma de anexar documentos importantes ou um meio de acompanhar visualmente o progresso? Compreender as ferramentas de mapeamento de processos disponíveis e como utilizá-las ajudará você a selecionar o modelo certo.
- **Qual layout é mais fácil de entender? Você precisa de uma lista de verificação, tabela, calendário ou fluxo de trabalho? Embora muitos modelos ofereçam várias exibições personalizáveis, escolher o layout mais útil garantirá a execução mais eficiente do projeto ## 7 Modelos gratuitos de transferência de projeto para facilitar a transição
O modelo correto de transferência de projeto evita bloqueios de projeto, define prioridades e cria um plano de contingência para membros novos ou existentes da equipe. Veja abaixo sete modelos obrigatórios para a transferência de projetos em sua organização.
1. Modelo de transferência de projeto do ClickUp
Modelo de transferência do projeto ClickUp
Está entregando um projeto de um departamento para outro? Certifique-se de que não haja oportunidades perdidas com o uso de Modelo de transferência de projeto do ClickUp .
Este modelo de relatório de entrega de projeto pode ser personalizado de acordo com a sua empresa, permitindo espaço para o nome da empresa, logotipo, slogan e informações de contato na parte superior. Para começar, escreva o nome do projeto e o autor (ou seja, a pessoa que está preenchendo o relatório), seguido de uma breve descrição do projeto.
A partir desse ponto, o modelo aborda todos os aspectos do projeto, evitando confusões entre os departamentos. A seção 'Handover Participants' (Participantes da Transferência) oferece espaço para uma foto, o nome e a descrição da função de cada colaborador do projeto.
A seção 'Requirements' (Requisitos) fornece uma linha do tempo extremamente útil, onde você pode listar cada tarefa, o departamento responsável por ela e o prazo para todas as ações necessárias antes da transição. Por fim, a seção 'Transition Tasks' (Tarefas de Transição) permite que os membros da equipe ou o gerente do projeto registrem todas as atividades concluídas, evitando a duplicação de trabalho. Faça o download deste modelo
2. Modelo de POP de entrega de projeto do ClickUp
Modelo de POP de transferência do projeto ClickUp
Vamos encarar os fatos: as pessoas designadas para um projeto nem sempre permanecem as mesmas. A rotatividade de funcionários é uma parte natural da gestão de uma empresa. Quando você contrata novos membros para a equipe, é importante integrá-los rapidamente e prepará-los para o trabalho o mais rápido possível.
O uso de um modelo de Procedimento Operacional Padrão (POP) garante que os novos funcionários compreendam o que fazer e como executar suas tarefas em qualquer função. O
Modelo de POP de Transferência de Projeto do ClickUp
fornece diretrizes claras e consistentes para que todos os funcionários sigam uma abordagem padronizada na conclusão das tarefas, reduzindo o risco de erros.
Para auxiliar os novos funcionários na compreensão de suas funções e responsabilidades, preencha a seção 'Escopo' com os diversos aspectos das tarefas atribuídas. Depois, descreva os processos padronizados na seção 'Procedimento', incluindo etapas numeradas e imagens (se forem úteis para a equipe do projeto)
Por fim, forneça aos colegas as ferramentas de que precisam para serem bem-sucedidos, vinculando-os aos recursos necessários (como pastas, tarefas e/ou arquivos) e preenchendo uma seção de perguntas frequentes (FAQ). Faça o download deste modelo
3. Modelo de relatório de mudança de turno do ClickUp
Modelo de relatório de mudança de turno do ClickUp
Se você gerencia um grupo de funcionários que trabalham em turnos, um modelo de documento de transferência de turno pode economizar inúmeras horas por semana. Para evitar uma queda na produtividade entre o fim de um turno e o início de outro, aproveite o Modelo de Relatório de Mudança de Turno do ClickUp .
Um plano de transferência de projeto de mudança de turno fornece um relato detalhado do que ocorreu durante o turno anterior e define as prioridades para o próximo turno. Esse modelo de transferência pode ser de grande valia para praticamente qualquer empresa que trabalhe por hora, desde hospitais e casas de repouso até cafeterias e serviços de lavagem de carros.
Um relatório de troca de turno deve ser usado diariamente — ou melhor, várias vezes ao dia — com a data, os horários de início e término do turno, o local e o supervisor preenchidos na parte superior. Se necessário, a seção 'Informações do Funcionário' pode ser preenchida para que cada membro da equipe registre seu próprio relatório.
A partir daí, a seção 'Shift Duties and Responsibilities' (Deveres e Responsabilidades do Turno) apresenta um relato detalhado de todas as tarefas, subtarefas, responsabilidades dos funcionários e o status de cada atividade, para que cada colega saiba suas principais prioridades ao iniciar o turno. Por fim, utilize a seção 'Challenges and Recommendations' (Desafios e Recomendações) para discutir quaisquer obstáculos relacionados às tarefas do dia. Faça o download deste modelo
4. Modelo de plano de gerenciamento de mudanças do ClickUp
Modelo de plano de gerenciamento de mudanças do ClickUp
Um bom gerente garante que toda a organização funcione de forma mais eficiente — atribuindo tarefas, delegando responsabilidades e definindo prioridades para o restante da equipe. Os supervisores da empresa gerenciam todos os
aspectos de mudanças organizacionais
, adaptando-se a prioridades dinâmicas, transições de projetos e até mesmo à rotatividade de funcionários.
Prepare os gerentes para o sucesso com o
Modelo de Plano de Gerenciamento de Mudanças do ClickUp
. Este modelo pronto para uso divide as transições do projeto em três fases (embora possa ser adaptado para se adequar à sua organização ou equipe de projeto).
Na Fase 1, os gerentes identificam quais mudanças são necessárias para se preparar para a transição de um projeto. Na Fase 2, os gerentes transferem o projeto de um departamento para outro, identificando um plano de comunicação, eventos importantes e um plano de gerenciamento de resistência. Por fim, a Fase 3 coleta o feedback das partes interessadas, comemora as vitórias e identifica as lacunas para futuras transições.
Com mais de 100 automações pré-criadas para escolher, este modelo de gerenciamento de mudanças ajuda a atribuir automaticamente tarefas, postar comentários e mover status, economizando um tempo precioso na semana de trabalho.
Além disso, o modelo equipa os gerentes para manter cada projeto em dia com um sistema de código de cores fácil de entender, um Visualização de tabela com colunas para todas as informações relevantes e barras de progresso para várias etapas. Faça o download deste modelo
5. Modelo de integração de funcionários do ClickUp
Modelo de integração de funcionários do ClickUp
Ao contratar um novo funcionário, você deseja que ele contribua com os projetos da empresa o mais rápido possível. Infelizmente, a falta de planejamento pode atrasar o processo de integração em semanas (se não meses).
Para encurtar o processo de integração e aumentar a produtividade dos novos funcionários, utilize o
Modelo de Integração de Funcionários do ClickUp
. Este modelo fornece um fluxo de trabalho detalhado que começa no primeiro dia de trabalho do funcionário. A lista detalhada divide o processo de integração em prioridades semanais, permitindo que os novos membros da equipe concluam cada tarefa à medida que progridem.
Esse relatório de progresso do novo funcionário pode ser facilmente personalizado para atender às necessidades específicas de sua empresa ou departamento. Considere expandir cada tarefa adicionando subtarefas (por exemplo: a tarefa 'Preencher documentos de RH' inclui subtarefas para benefícios de saúde, contribuição para 401(k) e deduções fiscais). Além disso, adicione anexos, assinaturas de supervisores, prazos ou anotações para garantir que o processo de integração ocorra de maneira mais tranquila possível. Faça o download deste modelo
6. Modelo de Gantt para integração de funcionários do ClickUp
Modelo de Gantt de integração de funcionários do ClickUp
Um processo de integração bem-sucedido não depende apenas de atualizar o novo contratado. Também requer que todos os membros da equipe — mesmo aqueles que trabalham na empresa há anos — colaborem como uma unidade produtiva.
É realmente necessário o esforço conjunto de todos para preparar um novo funcionário para o sucesso, com equipes de RH, jurídica e segurança trabalhando em colaboração. Portanto, o processo de transferência e a transmissão geral de conhecimento para o novo contratado devem ser supervisionados em nível de diretoria ou executivo — é exatamente aí que o
Modelo de Gantt para Integração de Funcionários do ClickUp
entra em cena.
Esse modelo cria um plano de transição simplificado para novos funcionários em nível organizacional. Com o gráfico de Gantt, cada departamento (ou seja, recursos humanos, jurídico, segurança e treinamento) recebe sua própria pasta, com tarefas delegadas a cada funcionário. Cada indivíduo recebe sua própria barra de progresso, oferecendo uma visão geral de alto nível dos resultados concluídos do projeto Por exemplo, um gerente de recursos humanos pode ser responsável por concluir as verificações de antecedentes, preencher um formulário I-9, verificar a identidade oficial dos novos funcionários e preencher os formulários de benefícios necessários. Enquanto isso, alguém do departamento de segurança ou de tecnologia será responsável por configurar o login do novo contratado, seu aplicativo de controle de tempo e seu acesso por cartão-chave.
Com um modelo tão detalhado à sua disposição, você evita a duplicação de trabalho e oferece o máximo de suporte aos novos membros da equipe. Faça o download deste modelo
7. Modelo de POP de saída de funcionário do ClickUp
Modelo de POP de saída do funcionário do ClickUp
As transferências de projetos não acontecem apenas quando um novo funcionário entra para a sua equipe. Elas também acontecem quando alguém deixa sua equipe.
Com Modelo de POP de saída de funcionários do ClickUp com o modelo SOP de saída de funcionário do ClickUp, você pode coletar todas as informações necessárias sobre o projeto de um funcionário que está saindo da empresa, evitando assim quedas na produtividade. Usando o Visualização do calendário você pode agendar a entrevista de saída do funcionário, enquanto o Documentos do ClickUp permite que você colete, armazene e gerencie toda a documentação necessária.
Esse recurso modelo de planejamento de sucessão permite uma transferência de conhecimento perfeita e, em última análise, prepara um novo membro da equipe para o sucesso. Você pode coletar o status do projeto para todas as tarefas delegadas, criar uma lista de verificação das principais tarefas e informações e atribuir funções e responsabilidades a outros membros da equipe. Com este modelo prático, você pode estabelecer metas do projeto para novas contratações e manter a empresa funcionando sem problemas. Faça o download deste modelo
Evite quedas na produtividade com um modelo de transferência de projeto ClickUp
Manter um projeto funcionando de forma eficiente exige a coordenação de diversas partes móveis. Quando os turnos terminam, novas contratações entram em cena, funcionários saem ou a gerência muda, é essencial garantir que tudo continue funcionando sem interrupções.
O modelo certo de transferência de projeto pode ajudar a aumentar a produtividade da equipe em todos os departamentos. Quer você comece com um dos vários modelos de transferência do ClickUp ou crie do zero, é possível atribuir tarefas e subtarefas, criar um calendário de prazos, acompanhar o progresso em tempo real e fazer uma transferência perfeita de documentos importantes.
Com o ClickUp, você pode personalizar facilmente exibições, campos, títulos ou textos para atender às necessidades exclusivas de sua empresa. E com mais de 1.000 integrações à sua disposição, você pode gerenciar cada projeto com eficiência.
Pronto para ver como o ClickUp pode fazer com que sua organização funcione com mais eficiência? Experimente gratuitamente hoje mesmo .