Como gerente de engajamento na equipe de serviços profissionais da ClickUp em minha experiência com o ClickUp, ajudei muitos clientes a lançar com sucesso nossa plataforma em suas organizações. Talvez você se surpreenda ao saber que a configuração do ClickUp é a parte mais fácil de qualquer projeto.
Plantar uma base sólida com uma hierarquia bem construída e a configuração de visualizações significativas é importante! Mas a maneira como sua organização vivencia a mudança pode afetar diretamente o sucesso de qualquer transformação digital.
O gerenciamento de mudanças consiste em facilitar a mudança em um nível individual, avaliando as necessidades das partes interessadas e preparando-se para a iniciativa de mudança de acordo com elas.
Por que o gerenciamento de mudanças é um aspecto essencial das operações comerciais
Neste ponto, alguns líderes empresariais podem se perguntar: por que se preocupar? Vamos simplesmente passar pelo processo de gerenciamento de mudanças o mais rápido possível e esperar pelo melhor.
Estou aqui para lhe dizer que um pouco de tempo ajudará a todos nas iniciativas de mudança e trará grandes benefícios.
Em primeiro lugar, e talvez o mais importante, a implementação eficaz do gerenciamento de mudanças ajuda a garantir o retorno sobre o investimento. Ela garante que seu pessoal tenha uma adoção rápida, uma forte utilização e proficiência no produto para uma mudança bem-sucedida.
Também reduz a necessidade de retrabalho ou revisão de processos, pois as partes interessadas estão muito envolvidas no projeto do início ao fim.
Por fim, sua estratégia de gerenciamento de mudanças pode ajudar a atingir as metas e medidas de sucesso que você tem quando decide usar o ClickUp como produto. Na verdade, trata-se apenas de um seguro para perceber os benefícios de um gerenciamento de mudanças bem-sucedido.
Modelo de gerenciamento de mudanças de Kurt Lewin
Modelo de Mudança de Kurt Lewin criado no ClickUp Whiteboards
O modelo de gerenciamento de mudanças de Kurt Lewin pressupõe que, para cada mudança, uma organização passa por ciclos de três estágios:
- Descongelamento: Onde sua equipe se prepara para a mudança e aceita que ela está chegando. A maneira como eles normalmente fazem as coisas está começando a derreter
- Mudança: Quando as iniciativas de mudança estão de fato ocorrendo
- Congelamento: Onde vocêsolidifica a mudança e a transição para os negócios como de costume-congelando_ a mudança no local
O objetivo da implementação desse processo de gerenciamento de mudanças é fazer com que as pessoas passem pela curva de mudanças mais rapidamente. Em última análise, os líderes empresariais querem reduzir o tempo gasto no fluxo e a incerteza na parte inferior da curva de mudança.
Todos passam pela curva de mudança em velocidades diferentes, portanto, como parte do seu planejamento, você precisará considerar todos os diferentes tipos de partes interessadas em sua visão estratégica. A seguir, vamos orientá-lo em cada um dos diferentes estágios para que você possa gerenciar a mudança e passar pelos seus processos com mais eficiência.
Também elaboramos um modelo de Gerenciamento de Mudanças que inclui perguntas para entrevistas com as partes interessadas, um Plano de Gerenciamento de Mudanças e um Plano de Gerenciamento de Mudanças Plano de comunicação .
Fase 1: Descongelamento
Esta fase do seu processo de gerenciamento de mudanças tem tudo a ver com descoberta e planejamento.
Avaliar o impacto da mudança
Em primeiro lugar, é importante identificar o impacto da implementação da mudança sobre as partes interessadas, sejam elas direta ou indiretamente afetadas. Nos projetos de transformação digital, há três tipos principais de mudança:
1. Mudanças no sistema
No caso de uma implementação do ClickUp, o novo sistema é o ClickUp! Considere o quão diferente o sistema será em comparação com o estado atual, pois isso pode afetar a quantidade e o tipo de treinamento que sua equipe precisa.
Modelo de plano de implementação de treinamento do ClickUp
2. Mudanças no processo
Ao lançar um novo sistema, é natural que os processos ou fluxos de trabalho que sua equipe segue mudem junto com ele. Produzir Procedimentos operacionais padrão (no Docs!) pode ser um ótimo recurso para a sua equipe.
Simplifique seus processos de RH usando o Modelo de POP de RH por ClickUp e Whiteboards
3. Mudanças na equipe
Esse tipo de mudança é provavelmente o que mais preocupa as pessoas durante uma transformação digital: o novo sistema vai me substituir? É importante considerar o impacto sobre seu pessoal durante o gerenciamento de mudanças organizacionais e comunicar claramente as expectativas.
Depois de identificar as áreas que mais afetarão a sua equipe, é hora de perguntar a eles! Conduta entrevistas com as partes interessadas para perguntar aos membros da sua equipe quais são suas principais preocupações e identificar as lacunas de mudança organizacional para voltar ao status quo.
Simplifique as solicitações internas de seus participantes internos para coletar as informações exatas necessárias em seus formulários
Por exemplo, a sua equipe pode achar que as iniciativas de mudança que estão chegando aos seus processos são relativamente pequenas, embora a sua avaliação seja de que são grandes. Isso significa que, durante o projeto, você precisará garantir a inclusão de sessões de treinamento adicionais para atualizar a equipe sobre como gerenciar a mudança.
Além disso, as entrevistas podem revelar que seu pessoal está preocupado com a possibilidade de o novo sistema levar a demissões. Isso indicaria que você precisaria incorporar mensagens fortes em seu plano de comunicação para lidar com esses temores.
Identificar resistentes, céticos e defensores
Se você realizar entrevistas com as partes interessadas, logo conseguirá identificar os resistentes, os céticos e os defensores.
Os campeões são as pessoas que já foram conquistadas pela mudança e serão seus embaixadores do ClickUp. Eles podem ter usado o ClickUp antes ou podem ser apenas uma pessoa muito engajada em sua equipe.
Os campeões devem ser usados para motivar o restante da equipe e ser incluídos no processo de implementação do ClickUp como especialistas no assunto.
Provavelmente é óbvio que os Resistentes são pessoas que hesitam muito em relação a uma iniciativa de mudança ou a qualquer tipo de mudança. É importante reconhecer, mas evitar que essas pessoas espalhem sentimentos negativos para que o projeto não seja sabotado. Lembre-se do viés da negatividade - a negatividade é mais alta que a positividade.
A última categoria de pessoas é a dos Céticos. Na verdade, esse é o meu tipo favorito de pessoas para participar de um workshop quando estou reunindo requisitos para a implementação do ClickUp para gerenciamento de projetos!
Aqui você tem as pessoas mais interessadas no resultado do projeto e questionarão os processos e farão as mudanças necessárias. Elas pensarão nas coisas que a gerência não pensará.
Identifique os tipos de pessoas acima e trabalhe com elas durante o processo de gerenciamento de projetos ou durante a iniciativa de mudança, de acordo com a situação!
Planeje a mudança
Agora que você reuniu todas essas informações, é hora de colocá-las em prática! Há dois ativos que recomendo para qualquer projeto bem-sucedido com sua estratégia de gerenciamento de mudanças.
- Plano do processo de gerenciamento de mudanças
- Plano de comunicação
Felizmente, o ClickUp é uma ótima ferramenta para produzir e manter esses planos. Em nosso modelo de gerenciamento de mudanças, já há exemplos de planos prontos para serem usados. Em sua estratégia de gerenciamento de mudanças, você deverá incluir todas as atividades que planeja realizar para ajudar sua equipe a adotar o ClickUp.
Algumas dessas atividades podem incluir:
- Criação de novos procedimentos operacionais padrão
- Desenvolvimento de ativos de treinamento
- Teste de aceitação do usuário
- Sessões de treinamento
- Comemoração do lançamento
O plano de comunicações é onde você definirá as tarefas para as comunicações planejadas que ocorrerão durante a mudança. Elas podem incluir:
- Anúncio inicial
- Horário de expediente semanal
- Anúncio de lançamento
- Agradecimentos pós-entrada em operação
Em nosso modelo, há um rascunho de linguagem para você usar em muitas dessas comunicações. Há uma série de recursos no ClickUp que podem ajudar a configurar isso também!
Tarefas em várias listas
O recurso Tarefas em Várias Listas (TIML) do ClickUp permite que os desenvolvedores conectem tarefas com outras equipes em toda a organização
Gosto de adicionar todas as minhas tarefas planejadas do meu plano de comunicação ao plano de gerenciamento de mudanças para que eu possa ter uma visão holística de tudo.
Tarefas recorrentes
Definir tarefas para serem repetidas por hora ou evento no ClickUp
Para coisas como atualizações semanais e reuniões do comitê de direção, use o recurso de tarefas recorrentes para lembrá-lo facilmente de concluir essas atividades.
Fase 2: Mudança
A fase de mudança ocorre quando as mudanças estão de fato ocorrendo. Esse pode ser o momento mais tumultuado para a sua equipe, mas se você trabalhou arduamente na fase de Descongelamento, deverá ter um plano para passar por esse período.
Seu maior desafio durante esse período é fazer com que todos passem pela curva de mudança e evitar que alguém fique preso. Esteja preparado para modificar seus planos diante de coisas que surgirem durante o projeto.
Se você quiser dar uma olhada diferente no modelo de formulário de feedback do funcionário, use essa visualização de quadro para obter recursos simples de arrastar e soltar
Se você colocou alguns processos de feedback como um formulário do ClickUp ou um canal do Slack, você deve começar a ouvir alguns desses problemas que podem surgir. Sua equipe de liderança também é importante para monitorar o moral da sua equipe e fornecer observações.
Eles estão no terreno com suas equipes e terão o dedo no pulso da vibração geral. Abaixo estão alguns motivos pelos quais as pessoas podem ficar presas durante o processo de mudança e como combatê-los:
Não entender o motivo
Se alguém não entender o propósito de trazer o ClickUp ou qualquer outro sistema novo para sua organização, provavelmente não se envolverá durante o projeto e demorará a adotá-lo. Certifique-se de dedicar tempo para explicar o "porquê" à sua equipe e faça com que seus campeões divulguem o valor de uma mudança bem-sucedida.
Medo do desconhecido
A mudança pode ser assustadora!
Para aqueles que têm medo da iniciativa de mudança que está por vir, aumente suas comunicações e garanta que o processo seja muito transparente. Envolva as partes interessadas no processo de gerenciamento de mudanças para ajudar a eliminar essas dúvidas e, por fim, garantir que as coisas voltem ao status quo.
Preocupações com a autocompetência
Ao aprender um novo sistema, as pessoas podem se preocupar se terão a capacidade técnica para começar a usá-lo. Certifique-se de que as sessões de treinamento sejam programadas não apenas para o lançamento, mas também para as semanas e os meses seguintes. A consistência é fundamental para o gerenciamento de mudanças.
Pressão dos colegas (viés de negatividade)
Lembra-se dos resistentes que identificamos anteriormente? Se as vozes dos resistentes ficarem muito altas, isso poderá prejudicar o restante da equipe ao gerenciar a mudança. Minimize as interrupções fornecendo canais privados de feedback para essas pessoas por meio de seus gerentes.
Perda de propósito e autoridade
Se você for o JIRA se você tem um especialista em sua equipe e, de repente, o JIRA vai desaparecer, isso pode deixar essa pessoa muito nervosa quanto ao seu próprio propósito e importância na equipe. Envolva qualquer pessoa com essas preocupações de forma mais intensa na implementação do ClickUp para aliviar esses medos.
Preocupação com experiências passadas
Se a sua equipe já passou por uma mudança antes na organização e ela causou muita agitação e dor, ela pode ficar nervosa com o que a próxima mudança pode significar. Você deve reconhecer os problemas do passado e falar sobre as medidas que estão sendo tomadas para implementar as lições aprendidas em projetos anteriores.
Crença de que a mudança será temporária
Da mesma forma, se a sua organização está constantemente passando por mudanças, as pessoas podem acreditar que o novo sistema é uma moda passageira que sairá de moda. Enfatize os planos de longo prazo para o ClickUp para que as pessoas saibam que ele não é apenas a nova moda.
Esteja preparado para mudar seu plano para quaisquer problemas que possam surgir e envolva suas equipes o máximo possível ao gerenciar a mudança nessa fase. Você chegará ao outro lado sorrindo!
Fase 3: Refreeze
A fase final trata de "congelar" a mudança para que o ClickUp se torne o novo negócio como de costume. Geralmente, essa é a fase mais negligenciada porque, depois que o lançamento acontece, o projeto é encerrado e todos passam para a próxima etapa.
Não posso enfatizar o suficiente a importância desse estágio para incentivar a adoção do ClickUp. Sua equipe acabou de passar por uma grande transformação e se esforçou muito - é hora de reconhecer isso!
Algumas das atividades de sustentação que você deve incluir estão listadas abaixo. O mundo é realmente sua ostra aqui e somente você saberá o que melhor se adapta à cultura de sua organização e à estratégia geral de negócios.
Celebração de entrada em operação
Para encerrar a mudança, considere a possibilidade de realizar uma comemoração pós-lançamento. Essa pode ser uma ótima maneira de mostrar à sua equipe que o período de mudança foi concluído e também de reforçar a transição para o ClickUp.
A comemoração pode ser feita de várias formas, como oferecer um almoço para a equipe ou presentear todos com um cupcake. Mesmo as vitórias de curto prazo que surgem imediatamente são ótimas para promover quando você gerencia a mudança.
Competição de pontos do espaço de trabalho
O ClickUp também tem um widget de relatório muito útil disponível em nossos Dashboards chamado Pontos de espaço de trabalho . Esse widget atribuirá pontos às pessoas com base no número de tarefas em que estão trabalhando, nas tarefas concluídas e nos comentários adicionados.
O Sprint Velocity Card no ClickUp oferece uma visão rápida do trabalho concluído e dos pontos de espaço de trabalho alocados para as tarefas em toda a equipe
Já vi vários de meus clientes bem-sucedidos criarem uma competição interna para seus funcionários, com a pessoa com mais pontos de espaço de trabalho recebendo um vale-presente. Implementar isso no lançamento é um golpe de mestre, pois incentiva as pessoas a se dedicarem ao ClickUp desde o início e também a migrarem todo o trabalho atual para o sistema.
Avaliação pós-go-live
A maneira mais fácil de descobrir se seu pessoal está adotando a mudança é perguntar a eles! Algumas semanas após o lançamento, faça uma nova pesquisa com todos para saber o que eles acham do ClickUp, seus comentários e sugestões de melhorias.
Este modelo de retrospectiva de projeto avalia o sucesso ou o fracasso geral do projeto e identifica melhorias para evitar erros futuros
Muitas vezes, há casos extremos nos quais não pensamos durante a fase de descoberta que surgem aqui e podem promover um senso de melhoria contínua com o produto. Você também descobrirá se há alguma lacuna de conhecimento que possa ser resolvida com treinamento adicional.
Treinamento extra, horário de expediente e almoços e cursos
Se a sua equipe lhe disser que precisa de treinamento adicional, ofereça-o! Mesmo que eles não estejam lhe dizendo, vale a pena oferecer oportunidades adicionais para fazer perguntas e aprender mais.
Os métodos mais bem-sucedidos que já vi são coisas como Office Hours, em que as pessoas podem trazer suas perguntas específicas sobre o ClickUp que, de outra forma, não seriam abordadas em uma sessão de treinamento.
Além disso, se você puder fazer com que seus campeões do ClickUp apresentem como eles usam o ClickUp em reuniões e sessões como Lunch and Learns, você verá que as pessoas pegarão as dicas e os truques que seus colegas estão dando a elas.
Recompensas e reconhecimentos
Para garantir que a experiência completa da mudança seja positiva, reconheça seus campeões e especialistas no assunto que contribuíram para o projeto. É muito importante passar por uma iniciativa de mudança, portanto, recompense todos de acordo.
Quem se beneficia de um plano de gerenciamento de mudanças?
Organizações: A mudança é inevitável nas empresas. De fato, é a única constante. Para as organizações, um plano de gerenciamento de mudanças é fundamental para navegar tranquilamente pelas transições. Ele protege a empresa de possíveis interrupções e minimiza as perdas que podem ser causadas por ajustes não gerenciados. Esse plano pode ajudar a impulsionar a melhoria, a inovação e o crescimento da organização.
- Plano de gerenciamento de mudanças tecnológicas
- Plano de gerenciamento de mudanças da equipe de operações
- Plano de gerenciamento de mudanças organizacionais
- Plano de gerenciamento de mudanças para pequenas empresas
Funcionários: Não são apenas as organizações, mas também os funcionários que se beneficiam muito de um plano abrangente de gerenciamento de mudanças. A falta de familiaridade e a apreensão que acompanham as mudanças muitas vezes podem levar a uma diminuição do moral e da produtividade da equipe. Com um plano adequado de gerenciamento de mudanças, os funcionários recebem apoio e orientação essenciais durante a transição, reduzindo a resistência e melhorando a aceitação do novo cenário.
- Plano de gerenciamento de mudanças nas relações com os funcionários
- Plano de gerenciamento de mudanças da equipe de varejo
- Plano de gerenciamento de mudanças na equipe de folha de pagamento
- Plano de gerenciamento de mudanças para trabalhadores da linha de montagem
Percorra a curva de mudança mais rapidamente com o gerenciamento de mudanças
O Change Management garante que sua equipe saia ilesa do outro lado de uma implementação do ClickUp. Ele também incentiva a adoção e garante que você obtenha o retorno sobre o investimento o mais rápido possível.
Não negligencie nenhum dos três estágios - Descongelamento, Mudança e Recongelamento. A preparação para cada estágio garantirá que você obtenha o máximo da sua equipe e do ClickUp.