Como gerente de engajamento da equipe de serviços profissionais da ClickUp, ajudei muitos clientes a lançar com sucesso nossa plataforma em suas organizações. Você pode se surpreender ao saber que configurar o ClickUp é a parte mais fácil de qualquer projeto.
É importante estabelecer uma base sólida com uma hierarquia bem construída e uma configuração de visualizações significativas! Mas a maneira como sua organização vivencia a mudança pode afetar diretamente o sucesso de qualquer transformação digital.
A gestão de mudanças consiste em facilitar a mudança em nível individual, avaliando as necessidades das partes interessadas e preparando-se para a iniciativa de mudança de acordo com elas.
Por que a gestão de mudanças é um aspecto crítico das operações comerciais
Alguns líderes empresariais podem se perguntar: por que se preocupar? Vamos apenas avançar com o processo de gestão de mudanças o mais rápido possível e torcer para que tudo dê certo.
Estou aqui para lhe dizer que um pouco de tempo ajudará a todos a passar pelas iniciativas de mudança e trará enormes benefícios.
Em primeiro lugar, e talvez o mais importante, a implementação eficaz da gestão de mudanças ajuda a garantir o retorno do investimento. Ela garante que seus funcionários tenham uma rápida adoção, forte utilização e proficiência no produto para uma mudança bem-sucedida.
Isso também reduz a necessidade de refazer ou revisitar processos, já que as partes interessadas estão muito envolvidas no projeto do início ao fim.
Por fim, sua estratégia de gerenciamento de mudanças pode ajudar a atingir suas metas e medidas de sucesso que você definiu quando decidiu adotar o ClickUp como produto. É realmente apenas uma garantia para obter os benefícios de um gerenciamento de mudanças bem-sucedido.
Modelo de gerenciamento de mudanças de Kurt Lewin
O modelo de gestão de mudanças de Kurt Lewin pressupõe que, para cada mudança, uma organização passa por três etapas:
- Descongelar: Onde sua equipe se prepara para a mudança e aceita que ela está chegando. A maneira como eles normalmente fazem as coisas está começando a derreter
- Mudança: Onde as iniciativas de mudança estão realmente ocorrendo
- Refreeze: onde você consolida a mudança e faz a transição para o funcionamento normal — congelando a mudança em vigor.
O objetivo de implementar esse processo de gerenciamento de mudanças é fazer com que as pessoas passem pela curva de mudança mais rapidamente. Em última análise, os líderes empresariais querem reduzir o tempo gasto em fluxo e a incerteza na parte inferior da curva de mudança.
Cada pessoa passa pela curva de mudança em ritmos diferentes, portanto, como parte do seu planejamento, você precisará considerar todos os diferentes tipos de partes interessadas em sua visão estratégica. A seguir, apresentaremos cada uma das diferentes etapas para que você possa gerenciar a mudança e passar pelos seus processos de maneira mais eficaz.
Também criamos um modelo de gerenciamento de mudanças que inclui perguntas para entrevistas com as partes interessadas, um plano de gerenciamento de mudanças e um plano de comunicação.
Fase 1: Descongelar
Esta etapa do seu processo de gestão de mudanças é dedicada à descoberta e ao planejamento.
Avalie o impacto da mudança
Em primeiro lugar, é importante identificar o impacto da implementação da mudança nas partes interessadas, sejam elas afetadas direta ou indiretamente. Em projetos de transformação digital, existem três tipos principais de mudança:
1. Mudanças no sistema
No caso de uma implementação do ClickUp, o novo sistema é o ClickUp! Considere o quanto o sistema será diferente em relação ao estado atual, pois isso pode afetar a quantidade e o tipo de treinamento que sua equipe precisa.
2. Mudanças no processo
Ao lançar um novo sistema, é natural que os processos ou fluxos de trabalho seguidos pela sua equipe mudem junto com ele. Produzir uma documentação de Procedimentos Operacionais Padrão (no Docs!) pode ser um ótimo recurso para sua equipe.
3. Mudanças na equipe
Esse tipo de mudança é provavelmente o que mais preocupa as pessoas durante uma transformação digital: o novo sistema substituirá meu trabalho? É importante considerar o impacto sobre seus funcionários durante a gestão de mudanças organizacionais e comunicar claramente as expectativas.
Depois de identificar as áreas que você acredita que terão maior impacto sobre sua equipe, é hora de perguntar a eles! Realize entrevistas com as partes interessadas para perguntar aos membros da sua equipe quais são suas principais preocupações e identificar as lacunas de mudança organizacional para voltar ao status quo.
Por exemplo, sua equipe pode achar que as iniciativas de mudança que estão chegando aos seus processos são relativamente pequenas, embora sua avaliação seja de que elas são grandes. Isso significa que, durante o projeto, você precisará garantir a inclusão de sessões de treinamento extras para atualizar a equipe sobre como gerenciar a mudança.
Além disso, pode ser que, durante as entrevistas, seus funcionários expressem preocupação com a possibilidade de o novo sistema levar a demissões. Isso indicaria que você precisaria incluir mensagens claras em seu plano de comunicação para dissipar esses receios.
Identifique resistentes, céticos e defensores.
Se você realizar entrevistas com as partes interessadas, logo será capaz de identificar os resistentes, os céticos e os defensores.
Os campeões são as pessoas que já foram conquistadas pela mudança e serão seus embaixadores do ClickUp. Eles podem ter usado o ClickUp antes ou podem ser apenas pessoas muito engajadas em sua equipe.
Os campeões devem ser usados para motivar o resto da equipe e ser incluídos no processo de implementação do ClickUp como especialistas no assunto.
Provavelmente é óbvio que os resistentes são pessoas que hesitam muito em relação a uma iniciativa de mudança ou qualquer tipo de mudança. É importante reconhecer, mas limitar essas pessoas de espalhar sentimentos negativos para que o projeto não seja sabotado. Lembre-se do viés de negatividade — a negatividade é mais forte do que a positividade.
A última categoria de pessoas é a dos céticos. Na verdade, esse é o meu tipo favorito de pessoas para participar de um workshop quando estou reunindo requisitos para a implementação do ClickUp para gerenciamento de projetos!
Aqui você tem as pessoas mais interessadas no resultado do projeto e que questionarão os processos e farão as mudanças necessárias. Elas pensarão nas coisas que a gerência não pensaria.
Identifique os tipos de pessoas acima e trabalhe com elas durante o processo de gerenciamento de projetos ou a iniciativa de mudança, conforme necessário!
Planeje a mudança
Agora que você reuniu todas essas informações, é hora de colocá-las em prática! Há dois recursos que recomendo para qualquer projeto bem-sucedido com sua estratégia de gerenciamento de mudanças.
- Plano do processo de gestão de mudanças
- Plano de comunicação
Felizmente, o ClickUp é uma ótima ferramenta para produzir e manter esses planos. Em nosso modelo de gerenciamento de mudanças, já existem planos de amostra prontos para você usar. Em sua estratégia de gerenciamento de mudanças, você deve incluir todas as atividades que planeja realizar para ajudar sua equipe a adotar o ClickUp.
Algumas dessas atividades podem incluir:
- Criação de novos procedimentos operacionais padrão
- Desenvolvimento de recursos de treinamento
- Teste de aceitação do usuário
- Sessões de treinamento
- Comemoração do lançamento
O plano de comunicação é onde você definirá as tarefas para as comunicações planejadas que ocorrerão durante a mudança. Elas podem incluir:
- Anúncio inicial
- Horário de atendimento semanal
- Anúncio de lançamento
- Agradecimentos após o lançamento
Em nosso modelo, há alguns rascunhos de texto que você pode usar em muitas dessas comunicações. Há vários recursos no ClickUp que também podem ajudar na configuração!
Tarefas em várias listas
Gosto de adicionar todas as minhas tarefas planejadas do meu plano de comunicação ao plano de gerenciamento de mudanças para ter uma visão holística de tudo.
Tarefas recorrentes
Para itens como atualizações semanais e reuniões do comitê diretor, use o recurso de tarefas recorrentes para lembrá-lo facilmente de concluir essas atividades.
Fase 2: Mudança
A fase de Mudança ocorre quando as mudanças estão realmente acontecendo. Esse pode ser o momento mais tumultuado para sua equipe, mas se você trabalhou duro na fase de Descongelamento, deve ter um plano para superar esse momento.
Seu maior desafio durante esse período é fazer com que todos passem pela curva de mudança e evitar que alguém fique para trás. Esteja preparado para modificar seus planos diante de imprevistos que possam surgir durante o projeto.
Se você implementou alguns processos de feedback, como um formulário ClickUp ou um canal Slack, deve começar a ouvir algumas dessas questões que podem surgir. Sua equipe de liderança também é importante para monitorar o moral da sua equipe e fornecer observações.
Eles estão no terreno com suas equipes e terão uma visão geral do clima geral. Abaixo estão algumas razões pelas quais as pessoas podem ficar presas durante o processo de mudança e como combatê-las:
Não compreender o motivo
Se alguém não entender o objetivo de trazer o ClickUp ou qualquer novo sistema para sua organização, provavelmente não se envolverá durante o projeto e demorará a adotá-lo. Certifique-se de dedicar tempo para explicar o “porquê” à sua equipe e peça aos seus defensores que divulguem o valor de uma mudança bem-sucedida.
Medo do desconhecido
A mudança pode ser assustadora!
Para aqueles que têm receio da iniciativa de mudança que se aproxima, intensifique suas comunicações e garanta que o processo seja muito transparente. Envolva suas partes interessadas no processo de gestão de mudanças para ajudar a dissipar essas dúvidas e, em última análise, garantir que as coisas voltem ao status quo.
Preocupações com a autocompetência
Ao aprender um novo sistema, as pessoas podem ficar preocupadas se terão a capacidade técnica para começar a usá-lo. Certifique-se de que as sessões de treinamento sejam programadas não apenas para o lançamento, mas também para as semanas e meses seguintes. A consistência é crucial para gerenciar mudanças.
Pressão dos colegas (viés de negatividade)
Lembra-se dos resistentes que identificamos anteriormente? Se as vozes dos resistentes ficarem muito altas, isso pode prejudicar o resto da equipe durante a gestão da mudança. Minimize as interrupções, fornecendo canais privados de feedback para essas pessoas por meio de seus gerentes.
Perda de propósito e autoridade
Se você é o especialista em JIRA da sua equipe e, de repente, o JIRA vai ser descontinuado, isso pode deixar essa pessoa muito nervosa em relação ao seu próprio propósito e importância na equipe. Envolva mais intensamente qualquer pessoa com essas preocupações na implementação do ClickUp para acalmar esses medos.
Preocupação com experiências passadas
Se sua equipe já passou por mudanças antes em sua organização e isso causou muita turbulência e sofrimento, ela pode ficar nervosa com o que essa próxima mudança pode significar. É importante reconhecer os problemas do passado e falar sobre as medidas que estão sendo tomadas para implementar as lições aprendidas em projetos anteriores.
Acredite que a mudança será temporária
Da mesma forma, se sua organização está constantemente passando por mudanças, as pessoas podem acreditar que o novo sistema é uma moda passageira que logo sairá de moda. Enfatize os planos de longo prazo para o ClickUp, para que as pessoas saibam que não se trata apenas de uma novidade passageira.
Esteja preparado para ajustar seu plano para quaisquer problemas que possam surgir e envolva suas equipes o máximo possível ao gerenciar mudanças nesta fase. Você vai sair sorrindo do outro lado!
Fase 3: Recongelar
A etapa final consiste em “congelar” a mudança para que o ClickUp se torne o novo padrão de negócios. Essa é frequentemente a etapa mais negligenciada, pois, após o lançamento, o projeto é encerrado e todos passam para a próxima tarefa.
Não consigo enfatizar o suficiente a importância dessa etapa para incentivar a adoção do ClickUp. Sua equipe acaba de passar por uma grande transformação e se esforçou muito — é hora de reconhecer isso!
Algumas das atividades de sustentação que você deve incluir estão listadas abaixo. O mundo está ao seu alcance e só você saberá o que melhor se adapta à cultura da sua organização e à estratégia geral de negócios.
Comemoração do lançamento
Para encerrar a mudança, considere realizar uma comemoração pós-lançamento. Essa pode ser uma ótima maneira de sinalizar à sua equipe que o período de mudança chegou ao fim e também reforçar a transição para o ClickUp.
A comemoração pode assumir várias formas, como oferecer almoço para sua equipe ou dar um cupcake para todos. Mesmo vitórias de curto prazo que surgem imediatamente são ótimas para promover quando você gerencia mudanças.
Competição de pontos do espaço de trabalho
O ClickUp também tem um widget de relatórios muito útil disponível em nossos painéis, chamado Pontos do Espaço de Trabalho. Esse widget atribui pontos às pessoas com base no número de tarefas em que estão trabalhando, nas tarefas concluídas e nos comentários adicionados.
Vi vários dos meus clientes de sucesso criarem uma competição interna para seus funcionários, em que a pessoa com mais pontos no espaço de trabalho recebe um vale-presente. Implementar isso no lançamento é uma jogada de mestre, pois incentiva as pessoas a se envolverem com o ClickUp desde o início e também a migrarem todo o seu trabalho atual para o sistema.
Avaliação pós-implementação
A maneira mais fácil de descobrir se o seu pessoal está aceitando a mudança é perguntar a eles! Algumas semanas após o lançamento, faça uma nova pesquisa com todos para saber suas opiniões sobre o ClickUp, feedback e sugestões de melhorias.
Muitas vezes, surgem casos extremos que não pensamos durante a fase de descoberta e que podem promover uma sensação de melhoria contínua do produto. Você também descobrirá se há alguma lacuna de conhecimento que possa ser preenchida com treinamento adicional.
Treinamento extra, horário de atendimento e almoços de aprendizado
Se sua equipe estiver dizendo que precisa de treinamento extra, ofereça-o a eles! Mesmo que eles não estejam dizendo isso, vale a pena oferecer oportunidades adicionais para fazer perguntas e aprender mais.
Os métodos mais bem-sucedidos que já vi são coisas como Horário de atendimento, em que as pessoas podem trazer suas dúvidas específicas sobre o ClickUp que talvez não fossem abordadas em uma sessão de treinamento.
Além disso, se você conseguir que os defensores do ClickUp apresentem como eles usam o ClickUp em reuniões e sessões como Lunch and Learns, você verá que as pessoas vão aprender com as dicas e truques que seus colegas estão compartilhando.
Recompensas e reconhecimentos
Para garantir que a experiência completa da mudança seja positiva, reconheça seus campeões e especialistas no assunto que contribuíram para o projeto. É muito importante passar por uma iniciativa de mudança, então recompense todos de forma adequada.
Quem se beneficia de um plano de gerenciamento de mudanças?
Organizações: A mudança é inevitável nos negócios. Na verdade, é a única constante. Para as organizações, um plano de gestão de mudanças é fundamental para navegar pelas transições com tranquilidade. Ele protege a empresa de possíveis interrupções e minimiza as perdas que poderiam ser causadas por ajustes não gerenciados. Esse plano pode ajudar a impulsionar melhorias, inovações e crescimento dentro da organização.
Funcionários: Não são apenas as organizações, mas também os funcionários que se beneficiam muito com um plano abrangente de gestão de mudanças. A falta de familiaridade e a apreensão que acompanham as mudanças muitas vezes podem levar a uma diminuição do moral e da produtividade entre os funcionários. Com um plano adequado de gestão de mudanças, os funcionários recebem apoio e orientação essenciais durante a transição, reduzindo a resistência e melhorando a aceitação do novo cenário.
Percorra a curva de mudança mais rapidamente com a gestão de mudanças
A gestão de mudanças garante que sua equipe passe pela implementação do ClickUp sem contratempos. Ela também incentiva a adoção e garante que você obtenha o retorno sobre o investimento mais rápido possível.
Não negligencie nenhuma das três etapas: Descongelar, Mudar e Recongelar. Preparar-se para cada etapa garantirá que você obtenha o máximo de sua equipe e do ClickUp.