Imagine sair para passar um dia na praia e ser pego por uma tempestade inesperada.
Não teria sido bom saber o tempo de antemão?
Da mesma forma, ao embarcar em novos projetos, ter uma previsão clara dos possíveis resultados pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso. É nesse ponto que a ciência da previsão de projetos entra em ação.
Assim como os meteorologistas usam dados e padrões para prever o clima, os gerentes de projeto usam ferramentas de previsão de projetos para antecipar o futuro de suas tarefas. Compreender esses resultados projetados não só ajuda a planejar com eficiência, mas também desenvolve estratégias proativas para lidar com as incertezas que inevitavelmente surgem.
A previsão de projetos não se trata de ter uma bola de cristal para ver o futuro. Em vez disso, trata-se de equipar a si mesmo ou a sua equipe de projeto com o conhecimento e as ferramentas certas para se adaptar e prosperar em meio ao desconhecido.
Portanto, vamos nos aprofundar nessa ciência fascinante e saber como ela pode ser sua arma secreta para o sucesso do projeto.
O que é previsão de projetos?
A previsão de projetos, ou previsão de gerenciamento de projetos, é quando você faz previsões ou suposições sobre o que provavelmente acontecerá com base em dados, conhecimento e experiência. Você está prevendo o(s) resultado(s) potencial(is) do seu projeto.
Há três elementos principais a serem considerados na previsão de gerenciamento de projetos:
- Duração
- Custo
- Qualidade
Vamos explorar essas áreas de previsão de projetos com um pouco mais de detalhes.
Duração
O primeiro fator a ser considerado é a duração do projeto, ou seja, quanto tempo ele levará. Saber quanto tempo um projeto pode levar significa que você pode planejar os recursos de forma eficaz. Além disso, você pode dar ao seu cliente ou contato interno uma boa estimativa de quando o projeto será concluído. ⌚
Facilite a compreensão da linha do tempo do seu projeto com um diagrama de rede, o gráfico de Gantt do ClickUp ou outro método
Descubra quanto tempo o projeto deve levar com base em iterações anteriores, no seu próprio conhecimento, na experiência compartilhada ou perguntando a outros membros da equipe. A partir daí, divida o projeto em elementos menores ou grupos de tarefas para que você possa monitorar e gerenciar o tempo de forma mais eficaz e criar um gráfico de GantUp preciso linha do tempo do projeto .
Uma ótima maneira de fazer isso é usar uma ferramenta dedicada de gerenciamento de projetos. Isso o ajuda a entender em que ponto você está em relação ao sucesso geral do projeto que implementou inicialmente.
Custo do projeto
Depois de estabelecer uma ideia aproximada de quanto tempo sua tarefa ou projeto levará, você precisa pensar no custo. Ser capaz de prever com precisão o custo de um projeto significa que você pode fazer um orçamento mais eficaz e evitar a necessidade de voltar ao cliente para pedir fundos extras ou sofrer o impacto e afetar sua lucratividade. 💰
É simples adicionar valores monetários às tarefas para manter os orçamentos do projeto sob controle
Considere todos os recursos de que seu projeto precisa e quais são seus custos reais. Isso inclui funcionários, prestadores de serviços, materiais e ferramentas. Use os dados históricos de que você dispõe para criar um orçamento preciso orçamento do projeto e, em seguida, monitore as despesas para manter seus custos o mais próximo possível do orçamento previsto.
Qualidade
A última área a ser considerada é a qualidade. Todos nós queremos que cada projeto que concluímos seja o melhor possível, mas, às vezes, restrições como prazo, orçamento ou recursos significam que precisamos fazer ajustes em algum lugar.
Compreender a qualidade provável do seu projeto final permite que você seja transparente com os clientes sobre onde estão suas prioridades no objetivo final de alcançar o sucesso do projeto. ✔️
Os gerentes de projeto precisam pensar se este é um projeto em que a qualidade deve ser preservada a todo custo ou se, em vez disso, precisarão economizar dinheiro com materiais ou empreiteiros para priorizar a conclusão do projeto em um prazo rigoroso.
Para fazer isso, você precisará ter uma boa ideia da variedade de materiais e recursos que pode acessar, quanto custam e quando estarão disponíveis.
Importância da previsão de projetos no gerenciamento de projetos
A previsão de projetos lhe dá uma ideia mais clara dos desafios que poderá enfrentar ao longo do caminho, para que você possa planejar com antecedência e tornar realidade a entrega de um projeto bem-sucedido dentro do prazo e do orçamento.
Os outros benefícios do uso de métodos de previsão de gerenciamento de projetos incluem:
- Dar maior clareza aos membros da equipe, contratados e clientes
- Previsão de diferentes resultados potenciais com base em pontos-chave de decisão
- Considerar o potencialriscos do projeto e tomar medidas para reduzi-los
- Ser capaz de formar a melhor equipe possível
- Planejar possíveis desafios ou obstáculos com base em experiências anteriores
- Responder com rapidez e confiança a problemas inesperados
- Entregar projetos mais próximos de seu objetivo inicialescopo do projeto* Aumentar a chance de seu projeto cumprir os prazos e ser considerado um sucesso
O modelo de Escopo de Trabalho do ClickUp pode ajudá-lo a delinear todos os detalhes de um projeto
A previsão do gerenciamento de projetos pode tomar um tempo precioso, mas definitivamente vale a pena. Sem uma previsão de projeto (ou várias previsões), você não tem ideia de quanto tempo pode levar, quais recursos serão necessários ou qual poderá ser o resultado final.
Com uma previsão precisa, sua equipe e seu cliente final têm uma visão clara dos requisitos e resultados previstos.
Exemplo de previsão de gerenciamento de projetos na prática
Entender a importância da previsão de projetos e saber como colocá-la em prática são duas coisas diferentes. Aqui está um exemplo de previsão de gerenciamento de projetos em ação para que você possa ver o que está envolvido.
Um cliente entrou em contato com sua empresa e pediu que você trabalhasse em um novo projeto de construção comercial com ele. Como vocês já trabalharam juntos antes, você sabe que, para ele, a qualidade de um projeto é muito importante e que ele está disposto a investir mais orçamento para ter a melhor equipe possível no projeto. 👷
Criando seu plano de previsão
Depois de obter todas as informações básicas para estabelecer seu controles do projeto você vai querer criar a previsão do projeto.
Para fazer isso, considere:
- O que o projeto envolve: Peça ao seu cliente um resumo completo e trabalhe em uma estratégia que atenda a todos os requisitos, incluindo a investigação de possíveis locais, a recomendação de materiais ecologicamente corretos e o gerenciamento de empreiteiros no local
- Quais membros da equipe você designará para o projeto: Tente designar o gerente de projeto e a equipe preferidos do seu cliente, se possível, e complemente-os com seus melhores profissionais para tarefas ou funções específicas.
- Quanto tempo levará cada etapa do projeto: Divida o projeto em seções e use a experiência da sua equipe para prever quanto tempo cada uma levará. Use isso para criar umcronograma do projeto que lhe dê uma visão clara de todo o processo.
- Qual deve ser o seu orçamento: Com base no exposto acima, discuta o orçamento do projeto e os custos prováveis com o cliente. Apresente a ele as possíveis opções de preço e peça que concorde com um orçamento definido, com uma margem para possíveis gastos excessivos
Defina uma ordem clara de operações adicionando dependências de "bloqueio" ou "espera" entre as tarefas e mantenha sua equipe no caminho certo para saber no que trabalhar primeiro
Essa não é toda a etapa envolvida no gerenciamento bem-sucedido de um projeto, mas é o que você precisa para criar uma previsão precisa do projeto. Com a previsão concluída, você pode compartilhá-la com seu cliente para criar um processo mais transparente.
10 das melhores dicas de previsão de projetos para equipes de projetos
Use essas dicas especializadas de previsão de gerenciamento de projetos na próxima vez que precisar entender a rota futura de um projeto.
1. Defina as metas do projeto
Como parte do processo de planejamento do projeto, defina metas SMART. Crie metas de resultado do projeto que sejam específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo determinado. Não apenas suas metas serão mais focadas, mas você também saberá quais métricas devem ser usadas para monitorá-las.
Acompanhe suas metas até os KPIs mais essenciais e obtenha automaticamente visualizações detalhadas de sua progressão
Use um aplicativo de controle de metas como Metas do ClickUp para definir, atribuir, monitorar e comemorar a realização de seus objetivos. Quando tiver metas específicas, você poderá usá-las para orientar o processo de previsão do projeto. Saber que você deseja atingir X até a data Y permite que você trabalhe de trás para frente para criar um cronograma realista e, em seguida, estimar a disponibilidade provável de recursos e os custos. 🎯
2. Revisar dados históricos
Para uma previsão precisa do projeto, o ideal é que você use dados reais do projeto. O melhor lugar para encontrá-los é escondido em seu trabalho anterior em projetos semelhantes ou por meio de dados que a empresa em geral possui sobre recursos, tarefas ou custos.
Com os dados corretos, suas previsões se tornam instantaneamente mais precisas. Se este for um projeto completamente novo, talvez você não tenha muitos dados que possa usar para informar suas previsões. Se for esse o caso, veja se consegue reunir insights de outras equipes ou os resultados de outros projetos em seu nicho. 📈
3. Crie várias previsões
É tentador querer apresentar uma única previsão verdadeira na qual você possa colocar todo o seu coração. Na realidade, muitas vezes esse não é o caso, e apresentar várias previsões é, na verdade, uma ótima maneira de demonstrar sua experiência.
Crie várias previsões que considerem diferentes resultados possíveis com estimativas de custo, entregáveis, cronogramas e equipes de projeto ligeiramente diferentes com base no que está disponível. Ter mais de um possível caminho a seguir lhe dá opções quando você encontra um obstáculo e mostra aos clientes que você acredita que há mais de um caminho para um resultado bem-sucedido. 📊
4. Controle seu tempo
Ser capaz de oferecer um cronograma realista para seus projetos começa com a compreensão de quanto tempo cada tarefa leva. Essa é uma etapa crucial na previsão de projetos.
Use Rastreamento de tempo de projeto do ClickUp do ClickUp para obter uma visão precisa de quanto tempo cada tarefa ou atividade do projeto realmente leva. Acompanhe seu tempo, defina estimativas e veja relatórios que destacam como os membros da sua equipe gastam seu tempo.
Controle o tempo, defina estimativas, adicione notas e visualize relatórios de seu tempo de qualquer lugar com o cronômetro global do ClickUp
Se quiser aumentar a produtividade da sua equipe, use o técnicas de gerenciamento de tempo e usar nossas modelos de gerenciamento de tempo para reduzir o desperdício de tempo e trabalhar com mais eficiência. ⏰
5. Permitir tempo para que as tarefas sejam excedidas
Embora o controle do seu tempo lhe dê uma visão do tempo que cada atividade realmente leva, você não pode basear todas as decisões em cada iteração dessa tarefa que leva o mesmo tempo. Em vez disso, dê tempo na duração do seu projeto para que as atividades sejam executadas além do tempo esperado.
Dar à sua equipe algum espaço para respirar significa que ela pode trabalhar em um ritmo consistente e dar o melhor de si, sem pressão para concluir cada tarefa como se não houvesse mais nada na lista de tarefas. Esse tempo extra também significa que é mais provável que você mantenha o cronograma do projeto em dia e possa informar o status "dentro do prazo" aos seus clientes. ✅
6. Torne-se um especialista em gerenciamento de recursos
É difícil planejar os recursos do seu projeto se você não tiver um bom domínio do gerenciamento de pessoas e recursos. Você precisa entender a disponibilidade de recursos, os custos, a programação e o gerenciamento de pessoas para criar as previsões de projeto mais precisas.
A alocação e previsão de recursos é uma parte fundamental do gerenciamento de recursos portanto, é uma habilidade que vale a pena desenvolver. Quando você puder considerar os pontos fortes, as habilidades, os horários, as possíveis férias ou os períodos de esgotamento dos membros da sua equipe, poderá criar previsões que reflitam o verdadeiro impacto de cada talento exclusivo da sua equipe.
Use a visualização do ClickUp Calendar para ver suas tarefas por semana e por mês
Use o Visualização do calendário do ClickUp para visualizar a disponibilidade e a carga de trabalho da sua equipe em um piscar de olhos. Crie cronogramas de previsão robustos com base em sua disponibilidade e veja as tarefas do projeto, os cronogramas e o espaço potencial não utilizado em uma visualização de semana ou mês. 📅
7. Revisite suas previsões iniciais do projeto
A previsão do seu projeto não é imutável - na verdade, é aconselhável revisitá-la à medida que o projeto avança além dos estágios iniciais. Verificar suas previsões ao longo de todo o projeto significa que você pode agir proativamente se perceber que está se desviando do curso.
Identifique facilmente os pontos críticos do projeto com o ClickUp Milestones e use ícones de diamante em negrito para manter todos focados nas principais metas
Inclua marcos em seu processo de previsão e concorde em fazer o check-in em pontos-chave para monitorar o progresso. Decida se o caminho atual ainda está alinhado com a previsão mais provável ou se começou a se desviar para outro caminho. 📝
8. Compartilhe a previsão do seu projeto com outras pessoas
Ter uma consciência interna dos resultados prováveis do seu projeto e das rotas a seguir é sempre útil, mas o que é ainda mais impactante é compartilhar isso com outras pessoas. Não mantenha as previsões do seu projeto em segredo; compartilhe-as com os participantes e com a equipe de projeto mais ampla como parte do seu relatórios do projeto para que eles saibam o que está acontecendo.
Crie seus relatórios de projeto de forma colaborativa no ClickUp Docs e compartilhe-os com as partes interessadas internas e externas
Assim como em todas as áreas de gerenciamento de projetos, ser aberto e transparente melhora a eficiência da equipe e dos funcionários comunicação com o cliente e confiança. Compartilhe suas previsões e prognósticos com as partes interessadas para que elas se sintam mais confiantes em sua capacidade de não apenas entregar, mas também de monitorar as mudanças e tomar medidas quando necessário. 🙌
9. Use ferramentas de previsão de projetos
Toda equipe forte precisa de software de gerenciamento de projetos para aprimorar suas habilidades e simplificar as tarefas envolvidas na execução de projetos bem-sucedidos. Invista em um software que permita não apenas gerenciar projetos, mas também prevê-los, como o ClickUp.
O ClickUp está repleto de recursos desenvolvidos para equipes de projeto e previsões. Use Tarefas do ClickUp para gerenciar sua lista de tarefas e as atividades do projeto, e para acompanhar todo o projeto do início ao fim com o Gerenciamento de projetos do ClickUp .
Visualize e rastreie facilmente as estimativas de tempo nas tarefas do ClickUp para um melhor gerenciamento de recursos
Defina expectativas e entenda quanto tempo cada tarefa leva com o Estimativas de tempo do ClickUp . Use um modelo de gerenciamento de programas ou o Modelo de cronograma de projeto do ClickUp para criar uma linha do tempo visual para acompanhar seu progresso. Mantenha-se em contato com os membros da equipe em tempo real com o Chat do ClickUp e use Painéis do ClickUp para visualizar seu progresso em vários projetos ao mesmo tempo. ⚒️
10. Avalie a precisão de suas previsões
Na conclusão do projeto, é uma prática recomendada comparar o que realmente aconteceu com suas estimativas originais. Isso proporciona à sua equipe e aos participantes um ponto de referência e uma comparação úteis, além de permitir a identificação de oportunidades para melhorar suas previsões ou fluxos de trabalho para o futuro.
Avalie o desempenho de seu projeto e compare-o com suas previsões estimadas. Determine se as metas foram atingidas, se os cronogramas foram ultrapassados e se o orçamento estabelecido foi cumprido.
Use esses novos dados para otimizar os fluxos de trabalho, introduzir eficiências de processo e melhorar a precisão de suas previsões futuras. 👀
Melhore o sucesso de seu projeto com técnicas de previsão de gerenciamento de projetos
Previsões precisas de projetos permitem que sua equipe trabalhe da melhor forma possível, sem pressões desnecessárias, e que seus clientes e partes interessadas entendam o que provavelmente acontecerá durante o cronograma do projeto. Use as dicas acima para aprimorar sua abordagem de previsão de gerenciamento de projetos, de modo que você possa fornecer previsões para projetos futuros que sejam precisas, baseadas em dados e estratégicas.
Se estiver procurando uma ferramenta que não apenas facilite a previsão de projetos, mas que também possa otimizar todo o seu processo de gerenciamento de projetos, você pode usar a ferramenta de previsão de projetos, experimente o ClickUp gratuitamente . Nossa plataforma oferece às equipes de projeto uma combinação imbatível de recursos para gerenciamento de projetos, tarefas e recursos. ✨