Gerenciar programas exige um alto nível de habilidade em comunicação, planejamento e execução. Embora você seja um craque e consiga fazer tudo sozinho, contar com o apoio de modelos ajudará a economizar tempo e esforço, para que você possa se concentrar no sucesso da sua organização — e menos em tarefas que podem ser automatizadas.
Aqui, mostraremos como os modelos de gerenciamento de programas podem torná-lo mais eficiente e o que procurar nessas ferramentas. Também compartilharemos alguns dos nossos modelos favoritos de planos de gerenciamento de programas para você começar. ?
Vamos começar a facilitar seus esforços de gerenciamento de projetos, certo?
O que é um modelo de gerenciamento de programas?
O gerenciamento de programas é semelhante ao gerenciamento de projetos, com algumas diferenças importantes. No gerenciamento de projetos, você se concentra em produzir resultados menores a partir de um projeto específico. No gerenciamento de programas, você lida com dezenas de projetos interconectados e complexos que compõem um sistema maior.
O objetivo de um plano de gerenciamento de programas é apoiar a organização ou empresa por meio de várias vias. Essas funções exigem um nível mais alto de liderança, coordenação e comunicação.
É aí que entram as ferramentas de gerenciamento de programas, como os modelos. Um modelo de gerenciamento de programas é uma ferramenta que simplifica as várias etapas do gerenciamento de projetos inter-relacionados. Eles podem ajudá-lo a criar planos de projeto individuais, identificar interdependências entre projetos e criar roteiros para o planejamento de projetos.
Alguns modelos também podem ajudá-lo a acompanhar o processo do programa, elaborar propostas de programas e realizar auditorias dos procedimentos existentes. ✅
O que torna um modelo de gerenciamento de programas bom?
Pronto para usar um modelo de gerenciamento de programas para facilitar o planejamento do seu processo?
Veja o que torna um modelo de gerenciamento de programas excelente:
- Visibilidade da visão geral e do escopo do projeto: um aspecto fundamental do gerenciamento de programas é conhecer seu objetivo final. Procure modelos nos quais você possa delinear o plano do programa e os principais objetivos.
- Ferramentas para identificar elementos-chave e dependências: o gerenciamento de programas depende muito da identificação de possíveis restrições. Fique atento a modelos que oferecem recursos para estrutura organizacional e roteiros para manter o programa dentro do prazo.
- Funcionalidade de cronograma: os programas são compostos por vários projetos com prazos para entrega. Acompanhe o progresso com um modelo para criar um cronograma e um prazo para as metas do programa.
- Suporte à colaboração: para ser um gerente de programas de sucesso, você precisa lidar com vários projetos, às vezes em diferentes departamentos. Um bom modelo oferece colaboração perfeita entre os membros da equipe e as partes interessadas, seja ele um software de gerenciamento de projetos ou uma ferramenta de planejamento de projetos.
- Painéis personalizáveis: as visualizações personalizadas oferecem informações sobre etapas específicas do programa, facilitam o acompanhamento do processo e permitem que você controle as permissões em várias etapas do plano de gerenciamento do programa.
10 modelos gratuitos de gerenciamento de programas para usar
Com os modelos de gerenciamento de programas, você pode economizar tempo, seja ao definir o escopo de vários projetos ou ao procurar maneiras de otimizar seus processos. Há uma infinidade de modelos à sua escolha, para que você possa selecionar o mais adequado às suas necessidades.
De modelos que ajudam a acompanhar fluxos de trabalho a outros que permitem analisar todos os seus processos existentes, há uma maneira de tornar seu trabalho mais rápido e eficaz. E com ferramentas de melhoria de processos e mapeamento de processos, você pode criar roteiros para programas e acompanhar o progresso do início ao fim.
Aqui está uma lista dos nossos 10 modelos favoritos que você pode usar agora mesmo. ✨
1. Modelo de gerenciamento de programas ClickUp
O modelo de gerenciamento de programas do ClickUp facilita o acompanhamento de vários projetos e sua relação com uma meta maior do programa. Crie rapidamente pastas para diferentes projetos e atribua tarefas, prazos e marcos para cada um deles no cronograma do projeto.
Crie visualizações de problemas e riscos para identificar possíveis obstáculos e resolver os problemas à medida que eles surgem, evitando atrapalhar o programa. Assim, você fica por dentro dos resultados do seu projeto com este modelo de gráfico de Gantt e obtém uma visão holística do andamento do seu projeto.
Acesse a visualização do quadro neste modelo de plano de projeto para ter uma visão geral do que foi concluído, do que está em andamento e do que está por vir. ✍️
2. Modelo de relatório de status do programa ClickUp
Com o modelo de relatório de status do programa do ClickUp, nunca foi tão fácil fornecer atualizações sobre a situação do programa e dos projetos individuais. Crie uma visão geral do programa em um layout visualmente agradável, com gráficos, tabelas e quadros que destacam as informações mais importantes.
Preencha a seção do modelo do gráfico de integridade do programa para identificar o status de projetos individuais que compõem o programa maior. Codifique com cores os projetos que estão dentro do prazo em verde, use amarelo para identificar projetos que apresentam problemas e marque em vermelho quaisquer projetos que precisem de atenção imediata para voltar ao cronograma.
Crie um gráfico de Gantt para visualizar todo o roteiro do programa e use gráficos para identificar os controles do projeto e a alocação de recursos. Um gerente de programa também pode se aprofundar nos riscos do projeto com uma tabela destacando as questões identificadas e as ações necessárias.
3. Modelo de acompanhamento de programas ClickUp
Um aspecto difícil do gerenciamento de programas é manter uma visão clara de tudo o que está acontecendo. Com vários projetos em andamento e diversos membros da equipe, é fácil que algumas coisas passem despercebidas. Isso não acontece mais, graças ao modelo de acompanhamento de programas do ClickUp.
Este modelo de cronograma oferece visibilidade de cada projeto, além de identificar sua prioridade.
Um gerente de programa pode usar as diferentes visualizações para determinar os cronogramas do projeto para cada departamento e destacar a capacidade de trabalho de cada membro da equipe. Comece definindo o programa na visualização Lista de projetos.
Crie e atribua tarefas a vários membros da equipe do projeto e adicione datas de vencimento que podem ser usadas para criar um cronograma para cada projeto. Na exibição Cronograma, agrupe suas atividades por departamento e filtre com base na fase do projeto para acompanhar o andamento do programa.
Use a visualização Carga de trabalho para ver como o trabalho é dividido entre os funcionários. Use essas informações da estrutura de divisão do trabalho para reatribuir tarefas, realocar cargas de trabalho e ajustar o cronograma para manter o programa no caminho certo para o sucesso. ?
4. Modelo de resumo do programa ClickUp
Precisa de uma maneira de fornecer atualizações rápidas do programa e uma sinopse concisa? Recorra ao modelo de resumo do programa da ClickUp. Use este modelo de relatório de progresso de uma página para dar às partes interessadas ou membros da equipe ocupados uma visão geral do status do projeto, sem que eles precisem ler páginas intermináveis de um relatório.
Inclua informações como uma visão geral do progresso, uma breve menção aos problemas e suas soluções propostas, além dos destaques das próximas etapas.
5. Modelo de proposta de programa ClickUp
O gerenciamento de programas não se resume a acompanhar e lidar com o andamento de projetos interligados. Um aspecto fundamental do gerenciamento de programas é identificar novos projetos e programas que possam apoiar os principais objetivos do projeto da organização.
Isso facilita para um gerente de programa apresentar ideias à alta administração com o modelo de proposta de programa do ClickUp.
Comece preenchendo os detalhes básicos da sua proposta, como a descrição do programa, juntamente com os objetivos, a metodologia, o layout e o orçamento propostos.
Com uma interface visualmente agradável e detalhes concisos, o escritório de gerenciamento de projetos (PMO) certamente aprovará! ?
6. Modelo de carta de programa ClickUp
Outra ótima maneira de fornecer uma visão geral rápida do programa é usar o modelo de carta do programa do ClickUp. Use este modelo de carta de planejamento de projeto para delinear o plano de gerenciamento de projeto ao longo do ciclo de vida do projeto.
Comece definindo a organização do programa, incluindo o título do programa, o plano de comunicação e o cronograma do projeto, incluindo as datas de início e término. Os gerentes de projeto podem usar isso para se aprofundar nos membros individuais da equipe que desempenharão um papel no programa e nos objetivos.
Com este modelo gratuito de gerenciamento de projetos, você pode definir as métricas que usará para determinar o sucesso de um projeto, o escopo do trabalho e quaisquer iniciativas e planos de ação.
Mantenha esta pasta em um local de fácil acesso dentro do seu espaço de trabalho do ClickUp. Dessa forma, um gerente de projeto ou seus funcionários e partes interessadas podem consultá-la enquanto trabalham no programa, garantindo que permaneçam cientes dos objetivos e marcos que devem atingir.
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7. Modelo de quadro de incremento de programa ClickUp
Os incrementos de programa definem um cronograma e objetivos para equipes ágeis que fazem parte de um Agile Release Train maior. Use o modelo de quadro de incrementos de programa do ClickUp se você deseja adicionar automação a essa etapa crítica do planejamento.
A visualização Quadro Branco foi criada para colaboração, de modo que um gerente de projetos pode usá-la para ajudar a equipe a debater e acompanhar as ideias de todas as partes interessadas durante o processo.
Comece definindo as fases do seu plano de programa e, em seguida, identifique os membros da equipe do programa. Atribua capacidade e carga a vários membros da equipe e departamentos com base na disponibilidade para acompanhar os fluxos de trabalho.
Em seguida, adicione marcos e atividades à lista de tarefas para ter uma visão geral das responsabilidades de cada um. ?️
8. Modelo de programa de auditoria ClickUp
Facilite a vida da sua equipe de auditoria com um modelo de plano de gerenciamento de programas focado no gerenciamento de recursos. Com o modelo de programa de auditoria do ClickUp, acompanhe os ativos fixos para garantir a conformidade com os padrões da empresa.
Use a visualização resumida para delinear os principais objetivos do programa de auditoria no modelo de gerenciamento de projetos.
Em seguida, você pode usar a visualização Por quadro de procedimentos para ver em que estágio do processo de auditoria cada item se encontra. Alterne para a visualização Quadro de resultados de auditoria para classificar as tarefas por sua pontuação de auditoria.
Quando estiver pronto para criar uma lista de tarefas do plano de ação, acesse a visualização Lista de atenção necessária para ver uma rápida análise em tempo real de todos os itens que precisam ser resolvidos. A visualização Quadro facilita o acompanhamento de todos os projetos em uma única tela, para que você possa criar o plano de projeto definitivo para o seu processo de auditoria.
9. Modelo de processos eficientes do ClickUp
Ser gerente de programas significa que você precisa ser eficiente e adaptável para atender às demandas de ambientes de negócios em constante evolução. O modelo de processos eficientes do ClickUp foi projetado para aumentar a produtividade e otimizar os processos do plano de gerenciamento de programas.
Desde a realização de análises até a criação de itens de ação para gerenciamento de mudanças, este modelo torna você um líder mais eficaz.
Para começar, descreva todas as atividades do processo que precisam ser otimizadas. Use a visualização Lista de visão geral do processo para criar tarefas para cada uma delas. Preencha os campos personalizados do modelo de gerenciamento de projetos, incluindo a descrição do processo, o nível de esforço, a função e os prazos.
Para processos que exigem trabalho extra, crie subtarefas para dividi-los em tarefas mais fáceis de gerenciar no modelo de gerenciamento de projetos.
A visualização do gráfico de Gantt traça rapidamente todas as suas entradas em um gráfico para visualizar o cronograma do projeto. Essa visualização também destaca dependências para que você possa identificar possíveis obstáculos ou áreas em que o programa ficará preso em várias fases do projeto.
Quer uma maneira de colaborar durante o brainstorming dos processos de planejamento? Mude para a visualização Quadro branco do diagrama SIPOC. Se você é uma pessoa visual, use a visualização Quadro branco do mapa de processos para ter uma visão pictórica do mapeamento do seu processo. ?️
10. Modelo de auditoria de processos do ClickUp
Analise e melhore seus processos usando o modelo de auditoria de processos do ClickUp. Baseado na metodologia Soft Software, o modelo se concentra em sistemas e no pensamento prático ao realizar uma auditoria. Um campo personalizado para arquivos permite que você envie documentos e planilhas do projeto para apoiar sua pesquisa e suas descobertas.
Use este modelo para fazer uma revisão completa de seus processos ou incorpore-o ao seu sistema de auditoria para realizar atualizações e revisões regulares dos procedimentos, a fim de garantir que eles sejam otimizados. O modelo de gerenciamento de projetos tem cinco guias, cada uma projetada para fornecer informações sobre seus processos, como eles podem ser melhorados e ações para fazer essas mudanças.
Na guia Conceção do modelo, crie uma estrutura para o processo de auditoria. Aqui pode adicionar tarefas, incluindo uma para descrever o processo existente, identificar lacunas, criar uma proposta de alterações e comparar modelos com situações reais no seu plano de projeto.
Na guia Análise de Processos, aprofunde-se nos detalhes essenciais do seu processo existente. Isso pode incluir a visibilidade dos seus processos para os membros da equipe, os recursos necessários e os procedimentos de monitoramento.
Acesse a guia Análise CATWOE para usar a estrutura de resolução de problemas e identificar áreas que precisam ser melhoradas em seus processos. CATWOE significa Clientes, Atores, Visão de mundo, Proprietários e Ambiente.
Ao avaliar cada um deles, você pode definir metas e processos de programa que atendam melhor à sua organização e aos seus clientes.
Por fim, a guia Gerenciamento de mudanças é ideal para destacar quaisquer insights descobertos durante a auditoria do processo e definir as próximas etapas. Dependendo da quantidade de mudanças necessárias, você pode dividir essas tarefas em diferentes fases ou simplesmente criar uma ou duas tarefas para resolver os problemas.
Eleve o nível do gerenciamento do seu programa com os modelos do Program Tracker
A gestão de programas é uma carreira desafiadora e gratificante. Você precisará aproveitar suas habilidades de comunicação e flexionar sua perspicácia de planejamento para desenvolver programas que apoiem os objetivos da sua organização.
Desde o brainstorming até o controle do tempo e a conclusão do projeto, você precisa estar no seu melhor para realizar o trabalho conforme o plano do projeto.
Obtenha suporte de ferramentas como os modelos de gerenciamento de programas desta lista, que podem ajudá-lo em tudo, desde a criação de cronogramas até a auditoria do progresso.
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