Para que uma empresa seja bem-sucedida, ela precisa evoluir com o tempo. Isso pode significar passar por mudanças organizacionais, mudanças nos processos de negócios ou transformação digital. Seja qual for o tipo de mudança, o gerenciamento eficaz de mudanças é fundamental para o sucesso.
Gerenciamento de mudanças significa que uma organização deve decidir sobre um plano e, em seguida, implementá-lo, levando a algum tipo de transformação.
Embora o gerenciamento regular de projetos possa cuidar da implementação de sistemas, processos e novas soluções de software, isso é apenas uma parte da equação.
Uma gestão de mudanças verdadeiramente bem-sucedida também envolve obter a adesão de todas as partes interessadas, incluindo toda a sua estrutura de gerenciamento de projetos, e gerenciar o envolvimento dos funcionários ao longo do processo. Sem essa adesão e envolvimento, você pode acabar voltando ao ponto de partida. ?
No entanto, gerenciar sua equipe, seus recursos e o processo de maneira eficaz não significa reinventar a roda. Os modelos originais de gerenciamento de mudanças foram desenvolvidos em um software personalizável que pode ajudar a otimizar o processo de gerenciamento de mudanças, economizando tempo, esforço e dinheiro.
Então, como saber qual sistema de gerenciamento de mudanças escolher? O ideal para você dependerá de suas circunstâncias específicas, mas há alguns recursos importantes a serem considerados.
O que é um software de gerenciamento de mudanças?
O software de gerenciamento de mudanças refere-se a uma ferramenta ou sistema especializado que ajuda as organizações a gerenciar e navegar com eficácia pelas mudanças em seus processos, sistemas ou tecnologias. Ele auxilia na otimização do processo de gerenciamento de mudanças, garantindo transições suaves e minimizando interrupções. Esse software normalmente inclui recursos como rastreamento de solicitações de mudança, planejamento, implementação e avaliação de mudanças.
O que você deve procurar em um software de gerenciamento de mudanças?
As ferramentas de gerenciamento de mudanças ajudam a criar uma estrutura para o processo de mudança. Se você está procurando gerenciamento de mudanças organizacionais ou de TI, precisará de uma combinação de alguns ou de todos esses recursos essenciais em seu software de gerenciamento de mudanças:
- Uma interface de usuário (UI) intuitiva que não leva muito tempo para aprender; isso, por sua vez, aumenta a adoção.
- Integração perfeita com outras ferramentas relacionadas, como software de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) e canais de colaboração.
- Uma ferramenta de mapeamento de processos que pode lhe dar uma visão clara de onde você está agora, para onde está indo e por quê, bem como todas as etapas que você precisa seguir para chegar lá.
- Uma estrutura que esclareça as funções e responsabilidades de todas as partes interessadas, incluindo gerentes de projeto, patrocinadores do projeto, o comitê de controle ou consultoria de mudanças e usuários finais.
- Um cronograma que mostre tarefas, marcos importantes e quaisquer dependências que possam causar gargalos, especialmente se você estiver trabalhando com equipes multifuncionais (dica útil: um regulamento da equipe — um documento que define claramente metas, funções e responsabilidades, além de expectativas — pode funcionar bem para garantir que todos os membros da equipe estejam alinhados).
- Uma estratégia de comunicação clara que descreva as mensagens principais e como elas serão transmitidas.
- Um plano de treinamento e desenvolvimento para garantir que todos tenham o conhecimento e as habilidades necessárias para lidar com a mudança.
- Uma avaliação de riscos e um plano de gerenciamento para destacar quaisquer riscos potenciais e as estratégias para lidar com eles.
- Métricas claras para medir o sucesso da iniciativa de gerenciamento de mudanças, por exemplo, indicadores-chave de desempenho (KPIs) ou objetivos e resultados-chave (OKRs), além de um plano para coletar o feedback necessário para medir a eficácia dos membros da sua equipe.
Confira estes modelos de regulamento interno para equipes!
Os 10 melhores softwares de gerenciamento de mudanças para usar
Ao decidir sobre a melhor solução de gerenciamento de mudanças para sua empresa, considere o tipo de mudança que você deseja fazer, se é apenas interna ou envolve também os clientes, e que tipo de relatório você precisa fornecer às partes interessadas. ?
Cada uma dessas opções de software de gerenciamento de mudanças possui recursos específicos que podem ser úteis para sua iniciativa de gerenciamento de mudanças.
1. ClickUp
O ClickUp é uma solução completa e uma ferramenta de gerenciamento de projetos que oferece suporte a todos os aspectos do seu negócio, desde o gerenciamento comercial até o gerenciamento de mudanças e muito mais. O ClickUp pode ser um recurso valioso no gerenciamento de mudanças, fornecendo uma plataforma centralizada para organizar e acompanhar todas as tarefas relacionadas a mudanças.
Seus recursos, como definição de metas, controle de tempo, atribuição de tarefas e ferramentas de colaboração, ajudam a garantir uma transição tranquila. E os recursos de relatórios do ClickUp permitem que você monitore o progresso e ajuste as estratégias conforme necessário, facilitando um processo de mudança mais eficiente e eficaz.
Com nosso software de gerenciamento de mudanças — incluindo modelos fáceis de usar para ajudá-lo a planejar, acompanhar e implementar seu projeto —, gerenciar mudanças nunca foi tão fácil. ?
Principais recursos do ClickUp:
- Oferece um plano de gerenciamento de mudanças com acompanhamento do tempo do fluxo de trabalho, status e quatro tipos diferentes de visualização para ajudá-lo a começar seu planejamento de mudanças.
- Use os mapas mentais do ClickUp para facilitar a visualização clara de como tudo funciona em conjunto.
- Escolha entre 10 modelos diferentes de gerenciamento de mudanças, incluindo listas de verificação e gráficos de Gantt para diferentes cenários de uso, como gerenciamento de serviços de TI (ITSM), projetos SaaS e planos de trabalho em casa.
- Crie processos de gerenciamento de mudanças que o orientem nas etapas de ação, facilitando o gerenciamento de tarefas ao longo do ciclo de vida do projeto.
- Identifique facilmente as prioridades e quaisquer dependências que possam precisar de intervenção.
- Gerencie sua equipe e infraestrutura de TI para que o projeto esteja sempre avançando.
- Crie um painel de controle de alto nível para que você possa ver rapidamente o que está acontecendo em todos os aspectos do projeto.
- Colabore facilmente com sua equipe usando bate-papo em tempo real, comentários atribuídos e processos documentados.
Limitações do ClickUp:
- Com a variedade de recursos disponíveis, há uma curva de aprendizado para conhecer todos eles.
- O tempo de resposta do sistema pode, por vezes, ser um pouco lento.
Preços do ClickUp:
- Gratuito para sempre
- Ilimitado: US$ 5/mês por usuário
- Negócios: US$ 12/mês por usuário
- Business Plus: US$ 19/mês por usuário
- Empresa: Entre em contato para obter informações sobre preços
Avaliações e comentários sobre o ClickUp:
- G2: 4,7/5 (mais de 8.000 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (mais de 3.700 avaliações)
2. Freshservice
O software de gerenciamento de mudanças da Freshservice faz parte da plataforma Freshworks mais ampla. Ele é voltado para o gerenciamento de serviços de TI e mudanças nas operações de TI. ?️
Principais recursos do Freshservice:
- Use os dados da sua central de atendimento para informar quaisquer mudanças necessárias.
- Crie modelos para novos projetos a partir de tickets ou problemas existentes, ou comece do zero.
- Use o Workflow Automator para criar um projeto ou tarefa quando determinadas condições forem acionadas.
- Escolha se deseja usar um modelo em cascata, ágil ou híbrido.
- Várias opções de visualização ajudam você a visualizar facilmente todas as etapas do seu projeto de gerenciamento de mudanças.
- Personalize seus relatórios para obter as informações necessárias para tomar boas decisões.
Limitações do Freshservice:
- Alguns usuários acham que a interface do usuário está um pouco desatualizada e poderia ser melhorada.
- As limitações do recurso de relatórios podem ser frustrantes.
Preços do Freshservice:
- Teste gratuito: por 21 dias
- Starter: US$ 15/mês por agente
- Crescimento: US$ 40/mês por agente
- Prós: US$ 80/mês por agente
- Empresa: US$ 105/mês por agente
Avaliações e comentários sobre o Freshservice:
- G2: 4,6/5 (mais de 900 avaliações)
- Capterra: 4,5/5 (mais de 500 avaliações)
3. Whatfix
O Whatfix é uma plataforma de adoção digital (DAP) que ajuda sua equipe a aderir a novas tecnologias e os treina sobre como usá-las. ?
Principais recursos do Whatfix:
- Acelere a integração de clientes e funcionários, pois os usuários se familiarizam rapidamente com o novo sistema por meio de dicas, tours pelo produto, pop-ups, menus de autoajuda e orientações passo a passo.
- Utiliza fluxos de trabalho existentes para melhorar o conhecimento e desenvolver expertise.
- Incentiva o autoatendimento quando os usuários encontram um problema, reduzindo a demanda sobre o suporte técnico de TI.
- Não é necessário saber programar para criar conteúdos como guias interativos, pelo que qualquer pessoa pode utilizar o sistema.
- Compatível com diversos navegadores
- Esta ferramenta de gerenciamento de mudanças oferece tecnologia acessível para acomodar pessoas com deficiências.
Limitações do Whatfix:
- A integração com o CRM ainda não é perfeita e precisa de mais ajustes.
- Alguns usuários preferem um pouco mais de flexibilidade na forma como as tarefas são concluídas.
Preços do Whatfix:
- Avaliação gratuita
- Web–Standard, Premium ou Pro: Entre em contato para obter informações sobre preços
- Desktop–Premium: Entre em contato para obter informações sobre preços
- Mobile–Standard ou Pro: Entre em contato para obter informações sobre preços
- Enterprise – Standard ou Premium: entre em contato para obter informações sobre preços
Avaliações e comentários do Whatfix:
- G2: 4,6/5 (mais de 250 avaliações)
- Capterra: 4,6/5 (mais de 70 avaliações)
4. Gensuite
O software Gensuite Management of Change (MOC) faz parte do Benchmark Gensuite, uma solução baseada em nuvem que visa otimizar os processos de negócios e melhorar o envolvimento, a responsabilidade e a tomada de decisões.
Principais recursos do Gensuite:
- Projetado para gerenciar melhor as mudanças em processos, equipamentos e instalações.
- Registre, acompanhe e avalie as solicitações de mudança.
- Ele leva em consideração riscos de segurança, funcionais e de conformidade.
- Facilita a revisão e aprovação das mudanças sugeridas.
- Ajuda você a gerenciar a execução e o acompanhamento, mantendo sua equipe informada ao longo do processo.
Limitações do Gensuite:
- Alguns usuários relataram que o sistema não é flexível o suficiente e gostariam de poder personalizá-lo mais.
- A curva de aprendizado pode ser íngreme, especialmente para entender como os diferentes módulos interagem.
Preços do Gensuite:
- Todos os planos: Entre em contato para obter informações sobre preços
Avaliações e comentários sobre o Gensuite (não específico para o software MOC):
- G2: 4,2/5 (mais de 11 avaliações)
- Capterra: 4,4/5 (mais de 70 avaliações)
5. WalkMe
As ferramentas de gerenciamento de mudanças do WalkMe foram projetadas para gerenciar mudanças tanto para seus clientes quanto para sua equipe, orientando os usuários através dos fluxos de trabalho da empresa. ?
Melhores recursos do WalkMe:
- Facilite a integração com uma lista de integração personalizada.
- Ele ajuda os usuários a atingirem seus objetivos, incentivando os comportamentos desejados, usando insights sobre o comportamento digital e notificações personalizadas na área de trabalho.
- Reduza os tickets de suporte de clientes e funcionários, melhorando a satisfação do cliente e economizando horas de trabalho do seu service desk.
- Oferece integração para uma variedade de softwares, incluindo Salesforce, Talentsoft, Workday e Jira.
Limitações do WalkMe:
- Se sua empresa for bastante complexa, pode levar algum tempo para conhecer o sistema e configurá-lo de acordo com suas necessidades.
- O suporte ao cliente pode demorar para responder às perguntas.
Preços do WalkMe:
- Todos os planos: Entre em contato para obter informações sobre preços
Avaliações e comentários sobre o WalkMe:
- G2: 4,5/5 (mais de 250 avaliações)
- Capterra: 4,4/5 (mais de 60 avaliações)
6. SysAid
O SysAid é uma ferramenta de gerenciamento de serviços de TI (ITSM) que ajuda a gerenciar solicitações de mudança, desde o início até a implementação. ?️
Melhores recursos do SysAid:
- Oferece automação dos processos de central de atendimento para melhorar a eficiência desde a solicitação inicial até qualquer trabalho realizado pela sua equipe de desenvolvimento.
- Com base nas melhores práticas da biblioteca de infraestrutura de TI (ITIL)
- Inclui recurso de banco de dados de gerenciamento de configuração (CMDB), que garante que todos os ativos de TI estejam configurados corretamente para fornecer seus serviços.
- Os modelos de fluxo de trabalho são pré-configurados para diferentes cenários de mudança ou podem ser personalizados de acordo com as necessidades do usuário.
- Os usuários podem avaliar o risco de qualquer mudança sugerida, envolvendo partes interessadas externas quando necessário.
- O processo de aprovação é então realizado em diferentes níveis para garantir que as soluções sugeridas estejam alinhadas com as políticas da empresa antes de implementar as mudanças.
Limitações do SysAid:
- Alguns usuários acham que a personalização é mais complexa do que o necessário e nem sempre funciona bem.
- A interface do usuário poderia ser atualizada.
Preços do SysAid:
- Avaliação gratuita
- Todos os planos: Entre em contato para obter informações sobre preços
Avaliações e comentários sobre o SysAid:
- G2: 4,5/5 (mais de 600 avaliações)
- Capterra: 4,5/5 (mais de 400 avaliações)
7. ChangeGear
O ChangeGear é uma plataforma de inteligência artificial (IA) com um mecanismo de aprendizado de máquina que usa dados históricos para recomendar soluções e acelerar a tomada de decisões. ?
Principais recursos do ChangeGear:
- Crie um repositório central que armazene todas as mudanças feitas em toda a empresa pela equipe de DevOps.
- Oferece várias visualizações de usuário, dependendo das necessidades do usuário.
- Automação do fluxo de trabalho que reduz tarefas repetitivas, minimizando riscos e simplificando os processos de gerenciamento de mudanças e lançamentos.
- Configure um portal de autoatendimento para sua empresa lidar com consultas comuns e solicitações de serviço.
- Essas ferramentas de gerenciamento de mudanças facilitam a auditoria e a geração de relatórios de conformidade.
Limitações do ChangeGear:
- Alguns usuários reclamaram que não há suporte de treinamento suficiente durante o aprendizado do uso do sistema.
- A configuração do back-end não é tão intuitiva quanto poderia ser.
Preços do ChangeGear:
- Todos os planos: Entre em contato para obter informações sobre preços
Avaliações e comentários sobre o ChangeGear:
- G2: 3,8/5 (mais de 80 avaliações)
- Capterra: 4,5/5 (50 avaliações)
8. A Loja da Mudança
Eles dizem que são “a plataforma de gerenciamento de mudanças no local de trabalho mais útil do planeta”. Esse software de gerenciamento de mudanças consiste em seis ferramentas diferentes projetadas para coletar feedback, avaliar a prontidão para mudanças e, então, implementar as ações necessárias.
Os melhores recursos do Change Shop:
- A ferramenta Organização ajuda você a avaliar se sua empresa está pronta para a próxima mudança e lembra as melhores práticas para gerenciamento de mudanças.
- A ferramenta Equipe facilita o feedback entre equipes.
- O Simulador de Mudanças ajuda você a analisar diferentes cenários e avaliar possíveis riscos.
- O Change Leader reúne feedback dos gerentes sobre como a mudança está ocorrendo e gera relatórios personalizados.
- A ferramenta Pessoal permite que o gerente do projeto de mudança avalie o progresso da mudança.
- O Painel de Compromisso com a Mudança oferece uma visão geral do processo de gerenciamento de mudanças e de como ele está indo.
Limitações do Change Shop:
- Ainda não determinado
Preços do Change Shop:
- Change Leader: Gratuito para até 2.500 membros da equipe
- Empresa: US$ 180/mês para até 10.000 membros da equipe
- Grandes empresas: entre em contato para obter informações sobre preços
Avaliações e comentários sobre o Change Shop:
- G2: Ainda sem avaliações
- Capterra: Ainda sem avaliações
9. ServiceDesk Plus
O ServiceDesk Plus é uma plataforma de gerenciamento de serviços de TI que ajuda você a visualizar seu processo de gerenciamento de mudanças. ✨
Principais recursos do ServiceDesk Plus:
- O Gerenciamento de Ativos de TI (ITAM) e o banco de dados de gerenciamento de configuração (CMDB) integrados avaliam os riscos e ajudam você a planejar as mudanças.
- Use um designer de fluxo de trabalho visual para ajudá-lo a projetar processos de mudança, automatizar fluxos de trabalho e configurar notificações para que todos fiquem por dentro do que está acontecendo.
- Ajuda a automatizar os processos de revisão e aprovação da gestão de serviços de TI.
- Funções e status personalizáveis para que você possa projetar o processo de acordo com o seu negócio.
- Registre e acompanhe as mudanças, e obtenha opiniões e aprovações sobre seus planos.
- Coleta feedback sobre a satisfação do cliente e ajuda a identificar áreas de treinamento e como o suporte pode ser melhorado.
Limitações do ServiceDesk Plus:
- Ele não é muito flexível, e alguns usuários gostariam de poder personalizá-lo mais.
- O suporte ao cliente pode ser lento quando você precisa de ajuda
Preços do ServiceDesk Plus:
- Padrão: a partir de US$ 10/mês por técnico
- Profissional: a partir de US$ 21/mês por técnico
- Empresa: a partir de US$ 50/mês por técnico
Avaliações e comentários do ServiceDesk Plus:
- G2: 4,2/5 (mais de 200 avaliações)
- Capterra: 4,4/5 (mais de 190 avaliações)
10. Howspace
O Howspace é uma ferramenta que ajuda as equipes a colaborar por meio de processos de gerenciamento de mudanças, com o apoio da funcionalidade de IA.
Principais recursos do Howspace:
- Use o espaço de trabalho para obter informações de todas as partes interessadas antes de iniciar seu processo de gerenciamento de mudanças.
- O Super Chat permite que muitos participantes discutam ideias ao mesmo tempo, independentemente de onde estejam no mundo.
- Use modelos para processos como brainstorming, planejamento e gerenciamento de fluxo de trabalho.
- Todas as ideias das partes interessadas são centralizadas em um único local para que todos possam ver.
- Integre-o a outras ferramentas, como MS Teams, Zapier, quadros brancos Miro e Google Sheets.
Limitações de espaço:
- A plataforma de reuniões virtuais ainda não está funcionando perfeitamente.
- Não há um catálogo de modelos, então você pode ver facilmente o que está disponível.
Preços do Howspace:
- Gratuito para sempre: para 20 usuários e três áreas de trabalho
- Ilimitado: US$ 13/mês por usuário para espaços de trabalho ilimitados
- Equipe: US$ 400/mês para 50 usuários
- Negócios: US$ 700/mês para 100 usuários
- Personalizado: Entre em contato para obter informações sobre preços
Avaliações e comentários do Howspace:
- G2: 4,9/5 (5 avaliações)
- Capterra: 4,8/5 (9 avaliações)
Perguntas frequentes sobre software de gerenciamento de mudanças
Quais são os principais benefícios de usar um software de gerenciamento de mudanças?
O software de gerenciamento de mudanças oferece benefícios como processos de mudança simplificados, colaboração aprimorada, maior visibilidade das mudanças, redução de interrupções e conformidade com as normas regulatórias.
Como o software de gerenciamento de mudanças facilita a comunicação durante o processo de gerenciamento de mudanças?
O software de gerenciamento de mudanças facilita a comunicação por meio de ferramentas colaborativas, notificações e alertas, atualizações em tempo real, atribuição e acompanhamento de tarefas, além de recursos de relatórios e análises.
O software de gerenciamento de mudanças é adequado para todos os tipos de organizações?
Sim, o software de gerenciamento de mudanças é adequado para organizações de todos os tamanhos e setores. Ele simplifica processos complexos, aprimora a colaboração, melhora a eficiência, garante a conformidade e é escalável e personalizável para atender às diferentes necessidades organizacionais.
As melhores ferramentas de gerenciamento de mudanças para ajudar na sucesso da mudança organizacional
Com o mundo mudando tão rapidamente, as empresas precisam evoluir continuamente se quiserem permanecer relevantes, o que significa lidar com a gestão contínua de mudanças.
Embora o gerenciamento de projetos possa cuidar do aspecto prático do gerenciamento de mudanças, também há um elemento humano. Você precisa considerar como irá envolver sua equipe e seus clientes na jornada de mudança.
Aproveitar uma solução de software de gerenciamento de mudanças pronta para uso pode economizar muito tempo e esforço. Você pode encontrar uma que faça o que você precisa imediatamente, mas, se não, muitas delas são altamente personalizáveis.
O ClickUp oferece vários modelos personalizáveis para atender a todas as suas necessidades, todos fáceis de usar e altamente eficazes. ?
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