Como gerente de projetos, é seu trabalho liderar equipes, gerenciar prazos e manter um olhar atento ao seu orçamento. A boa notícia é que comunicação eficaz da equipe pode tornar seu trabalho muito mais fácil e gerar um produto de trabalho melhor.
Mas a maioria dos mal-entendidos no trabalho acontece devido à má comunicação. Em algum lugar, de alguma forma, os fios se cruzam e é fácil para a sua equipe perder a bola.
Ninguém quer isso, e é por isso que é tão importante que os gerentes de projeto criem um plano de comunicação de projeto documentado no início de qualquer projeto importante. Pode parecer uma etapa extra, mas essa estratégia é imprescindível para evitar confusão, aumentar a coesão da equipe e melhorar a qualidade do trabalho.
Se você nunca elaborou um plano de comunicação eficaz antes, não se preocupe. Confira este guia para saber o que é um plano de comunicação de projeto, por que ele é tão importante e como criá-lo.
Incluímos até mesmo alguns exemplos, além de modelos de planos de comunicação de projetos, para acelerar sua estratégia de comunicação.
O que é um plano de comunicação de projeto?
Um plano de comunicação de projeto é um documento que explica como as partes interessadas no projeto compartilharão informações entre si. Um plano de comunicação do projeto deve incluir:
- Uma lista dos membros da equipe do projeto ou dos principais interessados
- O tipo de informação que será compartilhada e com quais membros da equipe
- Métodos de comunicação, incluindo cenários de quando usar cada método
- Frequência da comunicação
- Informações de contato de cada membro da equipe
A comunicação pode parecer senso comum, mas, sinceramente? Não é.
Ninguém nos ensina a nos comunicarmos, e escrever as coisas por escrito ajuda sua equipe a evitar erros bobos e evitáveis.
Por exemplo, se um membro da equipe preferir enviar mensagens pelo Slack mas outro só envia e-mails rápidos, há uma boa chance de um deles perder uma atualização importante do outro. A criação de um plano de comunicação do projeto antes de trabalharem juntos coloca todos na mesma página e cria normas acordadas para a forma como vocês colaborarão daqui para frente.
Benefícios de um plano de comunicação de projeto eficaz
É claro que a qualidade do trabalho e os cronogramas são importantes, mas o sucesso do projeto geralmente se resume a uma boa comunicação. A má comunicação, por outro lado, leva a retrabalho, frustração e orçamentos estourados.
Isso não parece divertido, não é mesmo?
Os planos de comunicação do projeto ajudam a sua equipe a evitar problemas comuns de comunicação, mas também o ajudam a realizar muito mais do que isso.
Simplificar fluxos de trabalho e cronogramas
Os planos de comunicação fornecem orientações e expectativas claras para que todos saibam o que precisam fazer. Isso agiliza seu fluxo de trabalho e mantém o projeto dentro do prazo.
Aprimore a colaboração da equipe
A Detecção de Colaboração permite que as equipes trabalhem e editem simultaneamente nos quadros brancos do ClickUp Facilita um melhor trabalho em equipe dando a todos uma compreensão clara de suas funções e responsabilidades. A clareza também aumenta o envolvimento, mantendo a equipe informada sobre o progresso e as mudanças do projeto.
Pare com as falhas de comunicação
As falhas de comunicação podem transformar um projeto aparentemente simples em um drama shakespeariano. Mas um plano de comunicação de projeto sólido reduz significativamente os mal-entendidos e a confusão, o que evita que os atrasos e erros do projeto deixem sua equipe de lado.
Mantenha todas as suas conversas juntas diretamente na tarefa e atribua comentários para transformar facilmente seus pensamentos em itens de ação
Criar confiança
A comunicação é a base da confiança. Transparência do projeto e a comunicação aberta fazem com que todos sintam que fazem parte da equipe. E quando sua equipe confia uns nos outros, a comunicação saudável acontece mais naturalmente.
Minimize os conflitos
Como gerente de projetos, você sabe como os projetos podem ser estressantes. Um plano de comunicação inclui uma estrutura integrada para a resolução de conflitos, de modo que você tenha um manual para resolver quaisquer problemas que surjam durante o projeto.
Gerenciar riscos
As responsabilidades legais e financeiras são sempre uma preocupação. Afinal de contas, ninguém quer receber uma carta do departamento jurídico. Felizmente, os planos de comunicação trabalham em conjunto com o gerenciamento de riscos para identificar e corrigir possíveis problemas o mais rápido possível.
É simples visualizar suas dependências de tarefas na visualização de lista do ClickUp e saber rapidamente o que precisa de sua atenção primeiro
Em última análise, um plano de comunicação de projeto bem executado é essencial para o sucesso do projeto. Se você quiser que todos remem na mesma direção, um plano de comunicação alinha todos para que trabalhem em prol dos mesmos objetivos do projeto.
Como criar um plano de comunicação de projeto
Você é novo em planos de comunicação de gerenciamento de projetos? Não se preocupe. Siga este guia passo a passo para criar um plano de comunicação de projeto sólido para a sua equipe.
Decida primeiro sobre uma estratégia geral de comunicação
Em primeiro lugar, decida sobre uma abordagem geral para o plano de comunicação do seu projeto. Tome decisões sobre:
- Oestratégias de comunicação que a equipe seguirá
- Quais membros da equipe trabalharão no projeto
- Com que frequência a equipe se reunirá e quem conduzirá as reuniões
- Como você agendará as reuniões
Nesta primeira etapa, você deve decidir sobre o tipo e a frequência da comunicação. Por exemplo, você quer atualizações de status diárias ou semanais? Você fornecerá atualizações do projeto verbalmente, ou a equipe espera relatórios formais de status?
Como gerente de projeto, você tem a palavra final sobre o plano de comunicação, mas isso não significa que deva criá-lo sozinho. Realize uma reunião inicial com a equipe para obter a adesão de todos.
Bônus: Confira_ 10 modelos de início de projeto para reuniões em documentos e PPT Durante a reunião, estabeleça metas de comunicação e obtenha feedback da equipe. Por exemplo, você pode definir uma meta de se reunir com a equipe do projeto todas as segundas-feiras de manhã para analisar as tarefas da semana, além de um acompanhamento na sexta-feira para acompanhar seu progresso.
Planeje os canais de comunicação síncronos e assíncronos
Obtenha inúmeras opções de comunicação no ClickUp: Converse no momento na visualização do Chat, deixe comentários nos documentos, marque os membros da equipe em tarefas específicas e muito mais
Em seguida, decida quais formas de comunicação você usará para esse projeto. De modo geral, seu plano deve levar em conta a comunicação síncrona (que acontece em tempo real, como o bate-papo) e comunicação assíncrona (que é mais demorada, como o e-mail).
A menos que você trabalhe em uma área em que emergências graves ocorram 24 horas por dia, 7 dias por semana, sua equipe usará uma combinação de métodos de comunicação imediata e atrasada.
O plano de comunicação do seu projeto deve especificar todos os possíveis canais que sua equipe pode usar e quando é apropriado usar cada canal. Cada equipe é diferente, mas seu plano pode incluir:
- Reuniões presenciais : Isso depende de sua equipe trabalhar remotamente ou no escritório. Especifique quando é apropriado convocar uma reunião presencial. Isso pode ser apenas para chamadas formais de clientes para algumas equipes ou como uma prática padrão para outras
- **Chamadas telefônicas Departamentos: Departamentos de qualquer tamanho podem se beneficiar da implementação de um plano de comunicação de projeto. Isso permite que os membros da equipe se mantenham atualizados sobre as mudanças mais recentes e recebam as informações relevantes de que precisam em tempo hábil.
A comunicação da equipe tem um impacto direto no sucesso do gerenciamento de projetos. Uma comunicação sólida é imprescindível, quer você esteja trabalhando no seu próprio departamento, em uma equipe remota ou em uma equipe multifuncional.
Antes de enviar um e-mail sobre o projeto, crie um plano de comunicação do projeto para que sua equipe esteja na mesma página. Felizmente, você não precisa passar horas criando o plano de comunicação perfeito.
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