Os projetos têm o péssimo hábito de se espalhar e crescer até atingirem proporções monstruosas. É por isso que é tão importante que as equipes definam exatamente o que um projeto deve ser antes de ele ser aprovado.
Uma maneira de manter os projetos em dia é criar um escopo de trabalho. A melhor forma de fazer isso é com um modelo de escopo de trabalho. Esses modelos ajudam os gerentes de projeto ou proprietários de empresas a delinear facilmente todos os aspectos de um projeto, desde metas e recursos até requisitos legais e marcos.
Seja para projetar um site ou propor um projeto à alta administração, um modelo de escopo de trabalho ajuda você a explicar sua ideia e deixar todos alinhados sobre seu futuro projeto.
Neste artigo, veremos 10 modelos gratuitos de escopo de trabalho do Microsoft, Google Sheets e ClickUp — perfeitos para quem deseja manter seus projetos diretos e eficientes.
⏰ Resumo de 60 segundos
Aqui estão 10 modelos gratuitos de escopo de trabalho para manter seus projetos claros, organizados e eficientes:
- Modelo de escopo de trabalho do ClickUp
- Modelo de escopo de trabalho do ClickUp Whiteboard
- Modelo de escopo de trabalho do site ClickUp
- Modelo de escopo de trabalho do aplicativo ClickUp
- Modelo de proposta de alteração do ClickUp
- Modelo de proposta de projeto do ClickUp
- Modelo de proposta comercial do ClickUp
- Modelo de contrato de serviços de escopo de trabalho do ClickUp
- Modelo de escopo de trabalho do Microsoft Word
- Modelo de escopo de trabalho do Google Sheets
O que é um escopo de trabalho?
Um Escopo de Trabalho (SOW) é um documento detalhado que descreve o trabalho necessário para um projeto, estabelecendo expectativas claras para todas as partes interessadas.
O objetivo de um documento de escopo de trabalho é criar um único local para as equipes se manterem organizadas e dentro do prazo durante um projeto. Por esse motivo, as equipes devem tornar a criação de um documento de escopo de trabalho uma etapa preliminar em todo o planejamento do projeto para evitar perda de tempo, falhas de comunicação e tarefas fora do escopo do projeto.
Reservar um tempo para criar um documento de escopo de trabalho também garante que você não seja pego por um aumento gradual do escopo. O aumento gradual do escopo ocorre quando o escopo de um projeto cresce lentamente até se tornar muito maior do que qualquer pessoa havia planejado.
Ao anotar os detalhes do que seu projeto é (e não é), você reduz as chances de ele ganhar vida própria.
Um modelo de escopo de trabalho é uma ferramenta para criar um documento detalhado do escopo de trabalho e planejar os detalhes de um projeto futuro. Ele ajudará você a delinear fatores importantes, como requisitos legais, recursos alocados e resultados esperados do projeto.
Quando usar um escopo de trabalho
Um documento de escopo de trabalho ajuda profissionais em vários setores. Alguns usos comuns do SoW são:
- Gerentes de projeto que precisam monitorar e alinhar um projeto com seus resultados e recursos
- Partes interessadas ou clientes em projetos que desejam entender o escopo do projeto e como ele se alinha às suas expectativas
- Membros da equipe do projeto que desejam entender suas funções e responsabilidades e planejar suas atividades diárias no projeto
- Fornecedores ou prestadores de serviços envolvidos no projeto e que desejam saber o que o cliente espera do projeto
- Equipes jurídicas ou de compras que precisam redigir e aprovar contratos e pedidos de trabalho com base no escopo do projeto acordado
- Equipes de garantia de qualidade que buscam garantir que os resultados do projeto atendam aos critérios de aceitação desejados
- Equipes de gestão sênior que precisam garantir que todos os projetos estejam alinhados com os objetivos organizacionais e a estratégia de negócios
Como criar um escopo de trabalho
Para elaborar um documento abrangente de escopo de trabalho, siga estas etapas:
- Reúna os requisitos: Reúna-se com as partes interessadas para entender os objetivos e os resultados esperados do projeto
- Defina os objetivos do projeto: esclareça o problema que você está resolvendo e estabeleça objetivos que estejam alinhados com as metas da organização ou com as expectativas das partes interessadas. Além disso, certifique-se de que esses objetivos sejam específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo determinado (SMART).
- Defina o escopo do projeto, os resultados esperados e os critérios de aceitação: especifique claramente o que faz parte do projeto (recursos, tarefas, resultados esperados etc.) e o que está fora do escopo. Liste todos os resultados esperados e suas especificidades (como qualidade, tamanho, formato, padrões etc.) e também concorde com o processo para avaliá-los.
- Divida as tarefas e atividades entre seus responsáveis: crie uma Estrutura de Divisão do Trabalho (WBS) listando todas as tarefas e subtarefas a serem realizadas e atribua cada uma a responsáveis específicos. Defina as funções dos membros da equipe, partes interessadas e contratados externos, se aplicável
- Crie um cronograma: desenvolva um cronograma do projeto com datas importantes, marcos e prazos. Isso ajudará a acompanhar o andamento do projeto e garantirá que quaisquer atrasos sejam rapidamente identificados. Use ferramentas como gráficos de Gantt ou software de gerenciamento de projetos para visualizar o cronograma e compartilhá-lo com todos os envolvidos
- Estabeleça um orçamento: avalie todos os recursos necessários para o projeto e defina um orçamento. Certifique-se de que esse orçamento esteja alinhado com as restrições do projeto e as aprovações de financiamento
- Identifique restrições e dependências: reconheça as dependências de fatores externos (por exemplo, entregas de fornecedores ou licenças) que podem afetar o projeto. Liste também quaisquer restrições internas, como orçamento, recursos, tempo ou lacunas de conhecimento específicas. Elabore planos de mitigação para esses riscos identificados
- Desenvolva um plano de comunicação do projeto: especifique como o progresso do projeto será acompanhado e comunicado às partes interessadas e em que intervalos
- Configure um processo de gerenciamento de mudanças: Certifique-se de que as partes interessadas saibam como quaisquer alterações no escopo, orçamento, cronograma etc. do projeto serão solicitadas e avaliadas
- Obtenha aprovação: compartilhe o rascunho do escopo de trabalho com as partes interessadas para obter feedback e obtenha a aprovação após incorporar suas contribuições. Compartilhe o documento finalizado do escopo de trabalho com a equipe do projeto e as partes interessadas e mapeie todo o progresso em relação a ele
10 modelos gratuitos de escopo de trabalho
Se há algo que não falta na Internet, é conteúdo. Pesquise online e você encontrará vários modelos de escopo de trabalho disponíveis para uso gratuito.
Para poupar o tempo de procurar um bom modelo gratuito de escopo de trabalho por conta própria, reunimos estes 10, para que você possa começar a trabalhar imediatamente.
1. Modelo de escopo de trabalho do ClickUp
Se você está procurando um modelo de escopo de trabalho geral que possa ser usado para todos os tipos de projetos, o modelo de escopo de trabalho padrão do ClickUp é a escolha certa.
Este modelo é uma ferramenta incrível para empresas que desejam acelerar e simplificar seu processo de planejamento de projetos, independentemente do tipo de trabalho.
Este modelo inclui várias seções pré-preenchidas que a maioria dos projetos desejará incluir em seu escopo de trabalho. Essas seções incluem objetivos do projeto, recursos, requisitos legais, marcos e muito mais.
Com o ClickUp, é fácil adicionar ou remover seções de acordo com suas necessidades. Além disso, você pode salvar suas alterações, facilitando a produção regular desses tipos de documentos de escopo de trabalho.
Além disso, cada seção foi pré-preenchida com exemplos de texto, para que você tenha uma referência ao editar. Dessa forma, personalizar seu modelo de escopo de trabalho será um processo mais rápido e simples, mesmo para pessoas que não têm experiência com esse tipo de documento.
Portanto, se você está procurando um modelo completo para ajudar a manter sua equipe mais organizada, comece pelo link abaixo.
Ideal para: gerentes de projeto que precisam criar rapidamente um documento detalhado e padronizado de escopo de trabalho
2. Modelo de escopo de trabalho do ClickUp Whiteboard
Uma das maiores dificuldades do trabalho remoto é que fica mais difícil colaborar em equipe.
Antes, você podia entrar em uma sala de conferências e definir o escopo do seu mais novo projeto, mas agora precisa contar com trocas de e-mails e chamadas pelo Zoom.
O modelo de escopo de trabalho do quadro branco do ClickUp visa mudar tudo isso.
Trabalhando no quadro branco do ClickUp, as equipes podem colaborar em tempo real para definir o escopo do projeto e, em seguida, dividi-lo em partes gerenciáveis que os indivíduos podem liderar. Isso permite o brainstorming e o planejamento espontâneos entre várias pessoas, para que os projetos sejam concluídos no prazo com a contribuição de todos os membros da equipe.
Este modelo de quadro branco tem várias seções, incluindo um espaço para definir premissas, justificativas, objetivos do projeto e resultados esperados.
Não há necessidade de começar do zero. As seções mais importantes já estão lá — tudo o que você e sua equipe precisam fazer é fornecer suas ideias pessoais e lampejos de genialidade.
O melhor trabalho é feito quando toda a equipe contribui. Transforme seu escopo de trabalho em um verdadeiro esforço de equipe experimentando nosso modelo de quadro branco desenvolvido especificamente para esse fim.
Ideal para: Equipes remotas que trabalham juntas para decidir o escopo de um projeto
3. Modelo de escopo de trabalho do site ClickUp
Se você estiver criando um site, precisará de um documento de escopo de trabalho para garantir que você e seu cliente tenham clareza sobre os detalhes do projeto. O modelo de escopo de trabalho para sites do ClickUp facilita esse processo.
Este modelo de gerenciamento de projetos para sites tem campos para você definir preços, exclusões, datas de conclusão e muito mais. Ele também inclui dicas sobre como preencher essas seções para impressionar seus futuros clientes.
Por exemplo, se você não tiver certeza de como escrever uma declaração de objetivo e problema, este modelo explicará como é esse tipo de declaração e o que você deve incluir para torná-la útil para o seu cliente.
Você também pode alterar facilmente este modelo para personalizá-lo, de modo que os clientes tenham um documento exclusivo em mãos quando finalizarem o projeto.
Ideal para: Empreiteiros que estão escrevendo um escopo de trabalho para um projeto de desenvolvimento de site
4. Modelo de escopo de trabalho do aplicativo ClickUp
Atualmente, muitas empresas utilizam algum tipo de aplicativo para interagir com seus clientes em dispositivos móveis. No entanto, só porque elas precisam de um aplicativo, não significa necessariamente que sabem que tipo de aplicativo desejam.
Se você estiver criando um aplicativo para um cliente, precisará do modelo de escopo de trabalho do aplicativo do ClickUp para descrever exatamente o que você criará, para que ninguém se surpreenda quando ele for entregue.
Este modelo facilita a explicação da funcionalidade esperada do aplicativo e fornece aos seus clientes uma visão geral do projeto, detalhando prazos e recursos necessários. A última coisa que você quer é passar meses desenvolvendo algo e depois descobrir que o cliente tinha uma visão completamente diferente do produto final.
Além disso, se você é um desenvolvedor de aplicativos independente, talvez não esteja muito familiarizado com a redação desse tipo de documento. Nosso modelo facilita ao máximo a redação, fornecendo exemplos de frases e dicas ao longo do processo de criação do documento.
Portanto, não importa quem você seja, este modelo garantirá que não haja falhas de comunicação entre você e o cliente quando se trata do seu trabalho.
Ideal para: equipes que estão criando um escopo de trabalho para um projeto de desenvolvimento de aplicativos
5. Modelo de proposta de alteração do ClickUp
Todos sabemos que não existe um sistema perfeito — de vez em quando, é necessária uma mudança. Se você estiver propondo mudanças em um projeto ou processo em andamento no trabalho, use o modelo de proposta de mudança do ClickUp para garantir que sua mensagem seja transmitida de forma clara e rápida.
Para ajudá-lo a fazer isso, nosso modelo vem com uma subpágina “Alterar caso” para que você possa descrever por que uma mudança é tão necessária. Este é o lugar perfeito para adicionar detalhes que apoiem seu ponto de vista, incluindo métricas e dados que comprovem sua opinião.
Este modelo também inclui um espaço para você adicionar um cronograma e uma lista de recursos necessários para concluir a mudança. Incluir esses itens permite que seus gerentes entendam a escala das mudanças propostas.
Por fim, nosso modelo inclui uma página de assinatura onde as partes interessadas devem assinar o documento antes de implementar qualquer coisa. Isso pode não parecer crucial imediatamente, mas ter esse tipo de registro em papel é sempre uma boa ideia, caso essas escolhas sejam reexaminadas no futuro.
Ideal para: Indivíduos e equipes que planejam uma mudança no escopo de trabalho de um projeto existente
6. Modelo de proposta de projeto do ClickUp
Obter a aprovação de um projeto pode ser um trabalho árduo, mas você pode facilitar o processo com o modelo de proposta de projeto do ClickUp. Esse modelo oferece um espaço para planejar sua proposta em um único quadro branco digital interativo.
Neste quadro, você poderá adicionar informações como os objetivos do projeto, orçamento, prazo e membros da equipe. Além disso, como ele está no formato de quadro branco, é fácil para todas as equipes colaborarem. Isso significa que mais pessoas podem trabalhar juntas para criar uma proposta que realmente mude os negócios.
Se você dedicou tempo e esforço para formar a melhor equipe possível, você deve a si mesmo e a eles criar um espaço onde possam fazer o que fazem de melhor. Um quadro interativo é uma tela em branco que permitirá o tipo de pensamento livre de que sua equipe precisa para se destacar e crescer.
Melhore suas propostas de projeto com um dos nossos modelos de proposta de projeto.
Ideal para: equipes que desejam criar uma proposta de projeto de forma colaborativa
7. Modelo de proposta comercial do ClickUp
Fechar uma venda nunca é fácil. As pessoas naturalmente hesitam em aceitar propostas comerciais, então você deve dar a elas todos os motivos para dizerem sim.
Uma maneira de transformar uma proposta em ROI para sua empresa é com um modelo profissional de proposta comercial do ClickUp. Esse modelo ajuda você a definir com precisão exatamente o trabalho que precisa ser concluído e quanto custará. Nosso modelo também inclui um guia passo a passo que informa o que fazer para criar a melhor proposta possível.
Isso inclui listas de tarefas pré-definidas que você pode atribuir à sua equipe para que a proposta esteja pronta para a reunião inicial com o cliente. Por fim, dê à sua proposta a melhor chance possível de sucesso com nosso modelo de e-mail pronto para uso. Tudo o que você precisa fazer é adicionar detalhes sobre quem você é e por que eles devem dar uma olhada na proposta em anexo.
Pronto para criar propostas comerciais com aparência profissional com menos complicações e menos dores de cabeça? Comece a otimizar seu processo de proposta com nosso modelo de Proposta Comercial.
Ideal para: equipes de vendas que trabalham na criação de propostas comerciais eficazes
8. Modelo de contrato de serviços de escopo de trabalho do ClickUp
O modelo de contrato de serviços de escopo de trabalho do ClickUp é uma ótima ferramenta para quem deseja formalizar sua relação de trabalho com um cliente.
O modelo inclui seções sobre condições de pagamento, entregas e, é claro, o próprio contrato de serviços. Preencha cada seção e você terá um contrato comercial sólido entre você e seu parceiro.
Não é necessário criar o seu próprio modelo, correndo o risco de cometer erros, erros de digitação ou omissões que podem causar problemas mais tarde. Além disso, depois de trabalhar com este modelo uma vez, será fácil reutilizá-lo sempre que precisar de integrar um novo cliente.
Como se trata de um contrato padrão, você só precisará fazer alterações mínimas para torná-lo aplicável a cada situação. Não perca tempo reescrevendo um documento jurídico padrão repetidamente. Em vez disso, use este modelo para concentrar seus esforços onde eles são mais importantes.
Ideal para: Consultores ou empreendedores individuais que desejam criar um escopo de trabalho padrão para seus serviços
9. Modelo de escopo de trabalho do Microsoft Word
O Microsoft Word tem sido o programa preferido para a criação de documentos há décadas. Portanto, não é surpresa que eles tenham seu próprio modelo de escopo de trabalho que você pode usar gratuitamente.
Embora este modelo de escopo de trabalho do Microsoft Word possa parecer um pouco desatualizado, ele ainda tem espaço para todas as informações mais importantes que você deseja incluir em seu documento de escopo de trabalho. Isso inclui seções como Escopo, Entregáveis do projeto e Partes afetadas.
Uma das maiores vantagens deste modelo é que ele é super simples. Se você já usa o Microsoft Office, ele será como qualquer outro documento do Word que você cria.
Portanto, se você deseja apenas uma solução rápida e fácil, este modelo do Word pode ser a escolha certa.
Ideal para: Pessoas familiarizadas com o ambiente do Microsoft Office
10. Modelo de escopo de trabalho do Google Sheets
Por último, mas não menos importante, temos o modelo de escopo de trabalho do Google Sheets. A maior vantagem desse modelo é que ele faz parte do ecossistema do Google Workspace.
Se você está familiarizado com o funcionamento do Sheets e não acha que precisará desse tipo de modelo com frequência, essa pode ser sua escolha mais inteligente.
Se você estiver trabalhando em um projeto de construção, tudo o que você precisa fazer é adicionar seus detalhes específicos. No entanto, se não for o caso, esteja preparado para fazer algumas personalizações para adaptá-lo aos seus objetivos.
Ideal para: Empreiteiros gerais ou comerciantes que precisam de um exemplo de escopo de trabalho
O que torna um modelo de escopo de trabalho bom?
Um bom modelo de escopo de trabalho deve ser fácil de ler e entender. Dessa forma, os membros da equipe e as partes interessadas podem ler facilmente o documento e saber o que é o projeto, quanto tempo levará e o que é exigido deles.
Idealmente, os modelos de escopo de trabalho também devem incluir as melhores práticas e conselhos sobre como preencher cada seção. Embora os experientes na redação de escopos de trabalho não precisem desses conselhos, eles podem ajudar as pessoas novas nesse tipo de trabalho a criar um documento de escopo de trabalho eficaz pela primeira vez.
Isso também economiza tempo e energia mental de todos, que não precisam mais se preocupar em decidir o que incluir em cada seção.
Por fim, qualquer modelo que você usar deve ser versátil. As necessidades de cada pessoa são diferentes, e você precisa de um modelo que possa ser facilmente ajustado à sua situação. Isso significa criar seções suficientemente gerais para que qualquer pessoa possa usá-las e usar uma plataforma que permita alterações simples, para que o redator possa ajustá-las rapidamente, conforme necessário.
Melhores práticas para criar um escopo de trabalho
- Transforme isso em um esforço de equipe: para garantir que o escopo de trabalho tenha levado em consideração todos os requisitos do projeto, envolva todas as partes interessadas no exercício de estimativa. Isso ajudará você a obter contribuições de todas as equipes impactadas e a planejar de forma abrangente
- Concentre-se em ser claro, conciso e específico: para evitar confusão durante a fase de execução do projeto, descreva os requisitos, objetivos e processos do projeto em detalhes. No entanto, mantenha sua linguagem simples e fácil de entender
- Defina sucesso e fracasso: estabeleça referências que indicarão quando e em que medida o projeto é bem-sucedido. Isso ajudará a orientar todos os esforços e manter todas as partes interessadas do projeto em sintonia
Comece seus projetos com força total
Não importa em qual projeto você esteja trabalhando, ter um documento claro com o escopo do trabalho pode fazer toda a diferença. Se você precisa de um para um projeto de desenvolvimento de aplicativo ou site, proposta de mudança ou contrato de serviços, com certeza há um modelo que atende às suas necessidades.
Além disso, se você optar por usar um dos nossos modelos do ClickUp, terá a vantagem de trabalhar dentro da plataforma ClickUp. Isso significa criação inteligente de tarefas, compartilhamento de dados e acesso a uma série de modelos gratuitos voltados para todos os tipos de casos de uso empresarial.
Então, o que você está esperando? Comece agora com uma conta gratuita no ClickUp e o modelo de escopo de trabalho mais adequado para você!