Quer saber como criar um quadro Kanban no Excel?
Um quadro Kanban oferece uma visão completa do seu fluxo de trabalho e pode ajudar a melhorar a produtividade da equipe. Mais importante ainda, ele evita que você gaste muito com post-its. 💸
E embora seja possível criar um quadro Kanban no Excel, vamos descobrir se você realmente deve fazer isso.
Neste artigo, discutiremos o que é Kanban, as etapas para criar um quadro Kanban no Excel e alguns modelos úteis. Também abordaremos suas limitações e destacaremos uma alternativa melhor aos quadros Kanban do MS Excel.
O que é um quadro Kanban?
Um quadro Kanban é uma representação visual de tarefas com diferentes colunas que representam cada etapa do fluxo de trabalho.
⭐ Modelo em destaque
Está tendo dificuldades com quadros desorganizados no Excel? O modelo Kanban gratuito do ClickUp ajuda você a organizar tarefas visualmente e acompanhar o progresso sem esforço. Experimente agora!
Ele permite que você monitore o progresso e identifique rapidamente quais tarefas estão paradas, em espera ou precisam de ajuda. Os quadros Kanban podem ser usados para gerenciar projetos, acompanhar fluxos de trabalho e otimizar a comunicação. Ao usar um quadro Kanban, as equipes podem colaborar facilmente e de forma eficaz para alcançar os resultados desejados.
Com visualizações personalizáveis, recursos fáceis de arrastar e soltar e atualizações em tempo real, os quadros Kanban ajudam as equipes a se manterem organizadas e em dia com o trabalho. Além disso, com o recurso de alertas integrado, você pode enviar notificações facilmente aos membros da equipe quando as tarefas estiverem vencidas, concluídas ou movidas.
E o que torna o sistema Kanban único é que ele incentiva você a concluir a tarefa em questão antes de passar para a próxima.
Dessa forma, você não se afoga em uma longa lista de “tarefas pendentes” ou “em andamento”.
Em vez disso, você terá uma lista “concluída” mais longa! 📄
Os benefícios do método Kanban também são muito interessantes. Ele:
- Promove a transparência do trabalho por meio da visualização do fluxo de trabalho e dos processos
- Permite melhoria contínua e colaboração
- Mantenha sua carga de trabalho sob controle com limites de Trabalho em Andamento ou WIP
- É flexível e se adapta a todos os tipos de setores/fluxos de trabalho, incluindo desenvolvimento de software, gerenciamento de estoque, etc.
Quer aprender a usar o Kanban para gerenciamento de projetos?
Leia nosso guia definitivo sobre gerenciamento de projetos Kanban.
Vamos agora mergulhar no aprendizado de como criar um quadro Kanban!
4 etapas para criar um quadro Kanban no Excel
Se você deseja implementar o Kanban no Excel, aqui estão quatro etapas simples para criar um quadro Kanban no Microsoft Excel:
Etapa 1: Prepare sua pasta de trabalho do Excel
Abra um novo arquivo do Excel para configurar sua pasta de trabalho e adicione duas planilhas ou guias do Excel.
Nomeie a primeira planilha como “Quadro Kanban” e a segunda como “Cartões Kanban”.
Etapa 2: crie colunas de fluxo de trabalho
Um quadro Kanban típico tem três etapas em um fluxo de trabalho: “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído”.
Relacionado:
- Como criar uma lista de tarefas no Excel
- Como fazer um organograma para o Excel
- Como criar um quadro Kanban no Google Sheets
- Como criar um cronograma de projeto no Excel
- Como criar um calendário no Excel
- Como criar gráficos de Gantt no Excel
- Como criar um gráfico burndown no Excel
- Como criar um fluxograma no Excel
- Como fazer um gráfico no Excel
- Como criar um painel de KPI no Excel
- Como criar um banco de dados no Excel
Crie três seções na guia “Quadro Kanban” e certifique-se de que elas tenham a mesma largura e espaço suficiente para adicionar seus cartões Kanban.
Por exemplo, criamos a seção “Tarefas” com uma largura de três colunas do Excel.
Mescle a primeira linha das três colunas selecionadas e nomeie a célula como “Tarefas”.
Repita o processo para criar as seções “Em andamento” e “Concluído”.
Em seguida, formate uma coluna (na cor de sua preferência) entre cada seção para separar os status. Sua planilha Kanban ou guia “quadro Kanban” deve ficar mais ou menos assim:
Lembre-se de que você sempre pode adicionar mais colunas de status de trabalho, dependendo do seu fluxo de trabalho.
Etapa 3: Crie cartões Kanban ou cartões de tarefas
Agora que seu quadro Kanban está pronto, você precisa de cartões Kanban.
Esses são os cartões que você moverá de “a fazer” para “feito” e se sentirá fantástico por ter concluído a tarefa.
Para criá-los, vá para a guia “Cartões Kanban” na sua planilha do Excel (é a segunda guia que você criou) e crie três cartões de tarefas.
Certifique-se de que eles tenham a mesma largura (três colunas do Excel) que as seções de status do fluxo de trabalho da guia “Quadro Kanban”. Isso facilita copiar e colar os cartões de tarefas no seu quadro Kanban.
Para este exemplo, cada cartão de tarefa terá:
- Uma largura de três colunas do Excel
- E um comprimento de oito linhas do Excel
Depois de selecionar as células necessárias para um cartão, clique na opção “Mesclar”, conforme mostrado abaixo.
Preencha os cartões de tarefas com cores diferentes; deixamos isso a seu critério.
Desta forma:
- É possível representar “tarefas padrão” (um tipo de cartão que contém tarefas de prioridade baixa a média).
- O segundo pode denotar “outras tarefas” (um tipo de cartão que contém tarefas pessoais ou não planejadas).
Torne o terceiro cartão de tarefa vermelho para indicar alta prioridade.
Depois de fazer isso, determine quais campos você deseja adicionar aos seus cartões.
Em nosso exemplo, adicionaremos estes cinco campos:
- Título da tarefa
- Espaço para descrição da tarefa
- Data de vencimento
- Estimativa de tempo
- Responsável
Como adicionar esses campos?
Basta digitá-los em cada cartão e pronto.
Etapa 4: Comece a usar o quadro Kanban
Você está pronto!
Tudo o que resta fazer é começar a usar o quadro Kanban que você criou com sucesso no Excel.
Como usá-lo?
Com base na sua tarefa, copie e cole o cartão Kanban necessário na coluna de status do fluxo de trabalho correta na guia do quadro Kanban. Em seguida, preencha os detalhes relevantes no modelo de cartão de tarefa em branco.
Edite os cartões sempre que precisar adicionar uma nova tarefa ao quadro de tarefas.
Para movê-los de uma coluna de status para a próxima, basta copiá-los e colá-los.
É isso. Você finalmente aprendeu a criar um quadro Kanban no Excel! 🙌
Ufa! Cansativo, não é?
No entanto, existe uma maneira de você evitar completamente a criação de um quadro Kanban no Excel do zero.
Você pode usar um modelo de quadro Kanban do Excel!
3 modelos gratuitos de quadro Kanban para Excel
Aqui estão três modelos de quadro Kanban para download que ajudarão você a começar imediatamente:
1. Modelo de diagrama de fluxo cumulativo Kanban
Aqui está um excelente modelo Kanban do Excel para visualizar o progresso do projeto.
O diagrama de fluxo cumulativo pode ajudá-lo a identificar possíveis obstáculos no projeto. Ele também pode funcionar como um modelo de painel Kanban do Excel para você.
2. Modelo de quadro Kanban pessoal
Aqui está outra opção de download de modelo Kanban do Excel inspirado em notas adesivas para você.
Use este modelo simples e bonito para gerenciar tarefas pessoais com eficiência.
3. Modelo de cartão Kanban de retirada no Excel
Ideal para um processo de fabricação, este modelo ajuda você a visualizar o movimento de um produto dentro de um sistema de estoque.
Você pode pesquisar no Google “modelo Kanban Excel” para encontrar mais opções na web, incluindo um modelo Kanban Excel automatizado, modelo de gerenciamento de projetos Agile e muito mais.
3 limitações dos quadros Kanban no Excel
Embora você possa criar quadros Kanban no Excel, usar o Excel para criar quadros Kanban tem suas desvantagens. Aqui estão algumas delas: 1. O Excel não é otimizado para quadros Kanban: embora você possa criar um quadro Kanban no Excel, essa não é a melhor maneira nem a mais eficiente de fazer isso. O Excel nunca foi projetado para criar e gerenciar quadros Kanban, por isso é complicado e difícil de usar. 2. Dificuldade em gerenciar tarefas: com um quadro Kanban no Excel, é difícil acompanhar as tarefas e seu progresso. Também é difícil mover tarefas no quadro. 3. Visualização limitada: com um quadro baseado no Excel, você não conseguirá ter uma boa visão geral do seu fluxo de trabalho. Isso ocorre porque não é possível visualizar facilmente o progresso das tarefas e seu status. 4. Demorado: Configurar um quadro Kanban no Excel pode ser muito demorado, especialmente se você quiser personalizá-lo para o seu projeto. Isso requer a transferência manual de informações de outros documentos para o quadro.
Uma solução melhor: crie quadros Kanban com o ClickUp
O ClickUp é seu parceiro sempre confiável quando se trata de gerenciamento de projetos. E isso vale do início ao fim.
Desde o brainstorming de uma ideia de projeto até a conclusão de vários projetos e tarefas dentro do prazo, o ClickUp está aqui para ajudá-lo em cada etapa do caminho.
E o mais importante: o ClickUp é a única ferramenta Kanban de que você precisa!
A visualização do quadro Kanban do ClickUp é a melhor visualização Kanban. Você pode usá-la para implementar o método Kanban com sua interface prática de arrastar e soltar.
Para adicionar a visualização Quadro, basta clicar em + na barra de visualizações de tarefas e você encontrará a opção para fazer isso.
Use a visualização Quadro para:
- Visualize seu fluxo de trabalho
- Veja todos os seus quadros Kanban em um só lugar
- Personalize os status do fluxo de trabalho de acordo com o seu setor
- Crie e atribua tarefas rapidamente
- Defina prioridades
- Faça alterações em massa
- E muito mais
A visualização do quadro do ClickUp também permite definir o limite de trabalho em andamento ou WIP.
O que é isso?
O limite WIP é fundamental para o método Kanban. Ele cria uma restrição ao número de itens de trabalho que podem existir em cada coluna ou estágio Kanban.
Dessa forma, você não sobrecarrega sua equipe com trabalho, o que poderia prejudicar sua produtividade ou qualidade.
Você pode até adicionar imagens de capa aos seus cartões de tarefas para deixá-los mais bonitos!
Mas espere... a visualização Quadro é apenas uma das muitas visualizações que o ClickUp oferece!
Você também receberá:
- Exibição em lista: oferece uma visão geral de alto nível de todas as suas tarefas com opções flexíveis de classificação, agrupamento e filtragem.
- Exibição do gráfico de Gantt: permite planejar e programar projetos, gerenciar dependências de tarefas, visualizar marcos, etc.
- Exibição de calendário: permite planejar, programar e gerenciar recursos em um calendário. Você também pode sincronizar o calendário com o Outlook, Google e Apple.
- Exibição em tabela: permite transformar seu trabalho em um formato de tabela, tornando-o a alternativa perfeita ao Excel. Ideal para visualizar dados extensos de uma só vez.
Quadros Kanban ClickUp para equipes
Os quadros Kanban do ClickUp podem ajudar sua equipe a gerenciar tarefas de forma mais eficaz e eficiente. Teste este modelo de quadro Kanban do ClickUp em seu próximo projeto em equipe. Ele é fácil de personalizar e permite adicionar tarefas, ajustar prazos, organizar tarefas em colunas e ver o progresso de cada tarefa.
Você também pode atribuir tarefas individuais aos membros da equipe ou colunas inteiras de tarefas de uma só vez. Comece a se organizar hoje mesmo com os quadros Kanban!
Ajude sua equipe a se destacar com os quadros Kanban do ClickUp!
Criar quadros Kanban pessoais no Excel pode ser útil se você não se importar com todo o trabalho manual. 🙄
Mais importante ainda, no Excel, você não está trabalhando com um quadro Kanban.
Você está simplesmente trabalhando com uma planilha.
Por que fazer isso quando você tem ferramentas online dedicadas e poderosas para quadros Kanban, como o ClickUp?
Seja você um gerente de projetos, proprietário de empresa ou apenas um funcionário, use o ClickUp para criar quadros Kanban, gerenciar recursos, visualizar cargas de trabalho, automatizar tarefas e muito mais.
Tudo isso de graça!
Obtenha o ClickUp gratuitamente hoje mesmo e faça as coisas ao estilo Kanban!