Você é constantemente bombardeado por notificações por e-mail? Não importa se é dia, noite, terça-feira, sábado ou domingo. Você recebe dezenas, se não centenas, de mensagens e sente seus níveis de estresse aumentando a cada nova adição à sua caixa de entrada.
Você fecha os olhos e espera que algumas delas simplesmente desapareçam por mágica. Mas isso não acontece - elas continuam lá. E, como o e-mail continua sendo uma das ferramentas de comunicação mais usadas em todo o mundo, uma caixa de entrada cheia parece ser um mal necessário.
Embora não seja possível parar de receber e-mails, você pode garantir que eles não o sobrecarreguem nem o frustrem implementando uma abordagem inteligente - o método Caixa de entrada zero.
Neste artigo, apresentaremos a você essa estratégia bacana de gerenciamento de e-mails, discutiremos seus benefícios e ofereceremos dicas de como aplicá-la para manter uma ou várias caixas de entrada livres de desordem! 📨
O que é o método de produtividade Inbox Zero?
O Inbox Zero é um método de estratégia de gerenciamento de e-mail que exige manter sua caixa de entrada vazia ou quase vazia. 📥
Isso não significa que você deva excluir todos os e-mails. O objetivo final do Inbox Zero é melhorar seus hábitos de gerenciamento de e-mail e otimizar seus fluxos de trabalho para evitar que você acabe com uma caixa de entrada de e-mail lotada.
A abordagem baseia-se na premissa de que um espaço organizado melhora o foco, a produtividade e a organização. Ela o ajuda a priorizar e reduzir os tempos de resposta sem se estressar com o número de e-mails que chegam à sua caixa de entrada.
Benefícios da abordagem Inbox Zero
Manter sua caixa de entrada de e-mail o mais vazia possível pode ser um desafio, mas muitos concordam que definitivamente vale a pena. Confira os possíveis benefícios do conceito Inbox Zero:
- Maior produtividade : Uma caixa de entrada organizada permite que você identifique e-mails essenciais e urgentes e minimize as distrações
- Redução dos níveis de estresse : Uma caixa de entrada repleta de e-mails pode provocar estresse e ansiedade. O Inbox Zero ajuda a manter esse estresse sob controle, mantendo sua caixa de entrada limpa e agradável
- Melhorgerenciamento de tempo: Uma caixa de entrada bem organizada significa que você não precisa mais perder tempo procurando um e-mail específico e pode se concentrar em tarefas mais valiosas
- Aprimoradocolaboração em equipe: Você pode encontrar e compartilhar facilmente informações relevantes com sua equipe e responder mais rapidamente a e-mails importantes
- Segurança aprimorada: O Inbox Zero oferece melhor visibilidade do que chega à sua caixa de entrada, aumentando suas chances de reconhecer um e-mail suspeito
Como zerar a caixa de entrada e aumentar a organização: 10 dicas fáceis
Deseja se livrar das garras de uma caixa de entrada desordenada? Confira nossos 10 hacks de organização de caixa de entrada testados e comprovados e implemente aqueles que correspondem ao seu estilo de trabalho e às suas preferências pessoais. 🥰
1. Não tenha medo de pressionar unsubscribe
Você se inscreveu em vários boletins informativos para ficar por dentro de novos produtos, descontos e das últimas notícias e atualizações. Mas os meses se passaram e você ignorou todos os boletins informativos que havia assinado. Você continua dizendo a si mesmo que talvez precise disso um dia e, por isso, opta por não cancelar a assinatura, mesmo que os e-mails recebidos continuem a distraí-lo.
Estamos aqui para incentivá-lo a apertar o botão de cancelamento de assinatura. Você reduzirá o número de e-mails que recebe e poderá se concentrar naqueles que exigem sua atenção (imediata). Se você se arrepender de sua decisão, isso não é o fim do mundo - você sempre pode se inscrever novamente.
2. Use rótulos
O uso de rótulos é outra excelente maneira de manter uma caixa de entrada organizada sem precisar excluir e-mails. Eles ajudam você a categorizar seus e-mails para garantir uma navegação e organização fáceis.
O processo exato de criação de rótulos depende da plataforma de e-mail que você está usando, mas geralmente é simples. Por exemplo, na caixa de entrada do Gmail, você verá rótulos no canto inferior esquerdo da tela. Tudo o que você precisa fazer é pressionar o sinal de mais, digitar o nome do rótulo e selecionar Criar.
Em seguida, você abrirá um e-mail, pressionará o ícone Mover para acima da linha de assunto do e-mail e escolherá o rótulo desejado. O e-mail selecionado desaparecerá da sua caixa de entrada e você poderá acessá-lo clicando no rótulo.
Além de manter sua caixa de entrada livre de bagunça, os rótulos podem ajudá-lo a a gerenciar seu tempo com mais eficiência -você nunca terá dificuldade para encontrar um e-mail específico.
Digamos que você trabalha com vendas . Talvez você queira criar rótulos de e-mail como Prospects, Offerings, Follow-ups, Contracts, Promotions ou Internal. Dessa forma, você categorizará seu trabalho, reduzirá a desordem digital e garantirá uma navegação tranquila no gerenciamento de e-mails. ⛵
Você também pode optar por outros métodos de rotulagem. Por exemplo, você pode classificar seus e-mails com base nos nomes dos clientes, nos meses do ano ou em qualquer outro critério que se adapte ao seu fluxo de trabalho.
3. Aloque tempo para verificar seus e-mails diariamente
Você é um verificador obsessivo de e-mails? Você não é o único - muitas pessoas atualizam constantemente a caixa de entrada para ver se receberam um novo e-mail. Embora essa seja uma excelente tática para capturar e-mails assim que eles chegam à sua caixa de entrada, ela é prejudicial ao seu foco. Frequente mudança de contexto reduz a produtividade e aumenta o estresse.
Uma maneira eficaz de combater isso é reservar intervalos de tempo específicos para verificar e-mails, o que se tornaria outra tarefa em seu lista de tarefas . Dependendo do tráfego de e-mails que você recebe, da função e do estilo de trabalho, aloque vários horários ao longo do dia para examinar seus e-mails, priorizar e lidar com o que for urgente e importante. Essa é uma boa estratégia para garantir o mínimo de interrupções em seu fluxo de trabalho. ✅
4. Use a regra dos três minutos
Se você recebeu um e-mail e pode responder imediatamente em três minutos ou menos, faça isso! Dessa forma, você eliminará tarefas mais simples, mas importantes, de sua lista e evitará que os e-mails se acumulem.
Isso não significa que você deva ignorar todos os e-mails que exijam mais de três minutos do seu tempo. Nesses casos, determine sua urgência para descobrir suas próximas etapas. É possível que você precise lidar com ele imediatamente. Ou talvez queira deixá-lo para depois ou deixar que seu colega de trabalho cuide dele, se a situação da equipe permitir.
5. Delegar, se possível
Se você estiver trabalhando em uma equipe você pode organizar seu e-mail com o ajuda da delegação . Por exemplo, se você não for o destinatário principal de um e-mail, provavelmente poderá ignorá-lo. Obviamente, verifique isso com os membros da sua equipe para garantir que o e-mail não passe despercebido.
A maioria das equipes tem acordos sobre como delegar. Se a sua não tiver, estabelecer algumas regras básicas para lidar com e-mails pode ser uma boa ideia, pois isso pode beneficiar a todos.
Outra consideração é determinar se você é a pessoa mais adequada para lidar com um e-mail. Vejamos atendimento ao cliente como exemplo. Muitas empresas dividem seu departamento de atendimento ao cliente em equipes - uma lida com problemas básicos e perguntas frequentes, enquanto a outra lida com problemas mais complexos ou clientes VIP.
Se a sua equipe lida com questões básicas e você recebe um e-mail que está fora do seu alcance, você o delegará a um colega de trabalho que possa resolvê-lo facilmente.
6. Use filtros
Algumas plataformas de e-mail, como o Gmail, permitem que você use filtros para "automatizar" o gerenciamento de e-mails e categorizar sem esforço as mensagens não lidas.
Digamos que você receba boletins informativos semanais de um plataforma de gerenciamento de projetos . Você deseja lê-las em algum momento, mas não quer que elas ocupem sua caixa de entrada agora. Você pode configurar filtros para classificar todos os futuros boletins informativos.
Veja como isso fica no Gmail:
- Abra o boletim informativo que chegou à sua caixa de entrada
- Pressione os três pontos acima da linha de assunto do e-mail
- Escolha Filtrar mensagens como estas
- Preencha os campos obrigatórios para fornecer mais informações sobre os e-mails que você deseja filtrar automaticamente
- Personalize o que acontece quando um e-mail atende aos critérios descritos na etapa anterior. Por exemplo, você pode arquivar o e-mail, marcá-lo como lido ou importante, encaminhá-lo ou aplicar um rótulo 🏷️
Vamos voltar ao nosso exemplo de boletim informativo. Se você criou um rótulo Newsletter, poderá usar filtros para garantir que todos os boletins informativos que receber sejam categorizados instantaneamente para facilitar a navegação e a organização. Dessa forma, o Gmail assume parte do seu trabalho e ajuda você a organizar sua caixa de entrada.
7. Use a regra toque uma vez
A regra touch-it-once pode impulsionar seus esforços para zerar a caixa de entrada. O princípio é simples: se você abrir um e-mail, deverá agir sobre ele. Você pode excluí-lo, delegá-lo, arquivá-lo ou respondê-lo, mas precisa tomar alguma atitude.
Essa abordagem pode aumentar sua eficiência e é especialmente benéfica para procrastinadores. Ela evita o adiamento do trabalho e o acúmulo de tarefas.
Vale a pena observar que aplicar essa regra nem sempre é a melhor decisão. Ela pode não funcionar para e-mails que exigem atenção extra e levam algum tempo para serem resolvidos. Além disso, como a regra destaca a eficiência e a velocidade, algumas pessoas podem considerá-la estressante.
8. Criar modelos
Você terá problemas para manter sua caixa de entrada leve se receber centenas de e-mails diariamente que não pode deixar para depois ou delegar. Nesse caso, você pode se beneficiar dos modelos.
Os modelos são estruturas com seções predefinidas para várias finalidades, incluindo o gerenciamento de e-mails. Além de poupar seu tempo, os modelos minimizam o risco de erros. 😊
Digamos que você trabalhe com vendas e lide com as consultas das pessoas. Você poderia responder manualmente a cada e-mail que recebe, mas isso é uma enorme perda de tempo. Em vez disso, você poderia se beneficiar criando um modelo de oferta ou proposta e simplesmente copiando-o e colando-o em cada consulta (com algumas modificações).
9. Aproveite a opção Archive (Arquivar)
Você tem um monte de e-mails que não são mais relevantes e não exigem nenhuma ação de sua parte. Mas você não tem 100% de certeza de que não precisará retornar a eles em algum momento. Você pode manter esses e-mails em sua caixa de entrada, mas eles podem atrapalhar seu foco se ficarem acumulados.
Uma boa alternativa é usar a opção Arquivar do Gmail. Quando você arquiva um e-mail, ele é excluído da sua caixa de entrada, mas permanece salvo na sua conta, para que você possa voltar a ele, se necessário.
Arquivar um e-mail é rápido e simples. Tudo o que você precisa fazer é abrir um e-mail e pressionar o ícone de arquivamento acima da linha de assunto, e você estará um passo mais perto de ter uma caixa de entrada vazia!
Se quiser acessar seus e-mails arquivados, pressione All Mail no menu do lado esquerdo da tela e encontre o e-mail específico que está procurando. Você também pode usar a pesquisa avançada e personalizar os critérios para obter o e-mail mais rapidamente.
10. Use uma plataforma de produtividade
Muitas plataformas de produtividade oferecem opções fantásticas de gerenciamento de e-mail que podem ajudá-lo a deixar as caixas de entrada de e-mail lotadas no passado. Uma dessas plataformas é a ClickUp -um tudo em um ferramenta de produtividade com recursos que podem revolucionar sua abordagem de gerenciamento de e-mail e aumentar sua eficiência. Vamos ver como o ClickUp pode simplificar seu trabalho e ajudá-lo a ter uma caixa de entrada vazia. 👇
ClickUp Email Gerenciamento de projetos
O ClickUp oferece um conjunto completo de recursos dedicado a tornar gerenciamento de e-mail o mais fácil possível - o Gerenciamento de projetos de e-mail do ClickUp suite!
Envie e receba e-mails no ClickUp, crie tarefas a partir de e-mails, configure automações, anexe e-mails a qualquer tarefa e muito mais
Você vai adorar especialmente o E-mail ClickApp permite que você envie e receba e-mails diretamente de uma tarefa do ClickUp. Não é mais necessário alternar entre aplicativos e plataformas para lidar com seus e-mails - você pode fazer tudo dentro da plataforma, economizar muito tempo e dizer adeus à alternância de contexto. A plataforma nativamente integra-se ao Gmail outlook, IMAP e Microsoft 365, para que você possa vincular perfeitamente sua conta de e-mail ao ClickUp e começar imediatamente. 😎
O ClickUp preenche a lacuna entre e-mail e gerenciamento de tarefas . Ele permite que você vincule e-mails a itens de trabalho relacionados. Por exemplo, se você estiver trocando e-mails com um cliente, poderá anexá-los às tarefas existentes associadas a esse cliente. Também é possível notificar sua equipe sobre um e-mail específico ou até mesmo atribuir a eles a tarefa resultante para facilitar a delegação e o acompanhamento. Dessa forma, todos contribuem para que a caixa de entrada seja zerada.
Conecte seu e-mail ao ClickUp para classificar facilmente as mensagens em uma lista de tarefas e atribuir mensagens aos membros da sua equipe
Outra opção valiosa no repositório do ClickUp é Automações do ClickUp . Use-os para agilizar o gerenciamento de e-mails -criar itens de ação com base nos e-mails dos clientes e definir gatilhos para enviar e-mails automaticamente. Isso economizará seu tempo e manterá sua caixa de entrada organizada!
ClickUp AI
Use o ClickUp AI para escrever mais rápido e aprimorar seu texto, respostas de e-mail e muito mais
O ClickUp apresenta um exclusivo Assistente de redação com inteligência artificial que pode assumir várias funções para aumentar sua produtividade e eficiência. Além de ajudá-lo a fazer brainstorming, resumir, formatar e editar o conteúdo, IA do ClickUp é um valioso aliado para simplificar o gerenciamento de e-mails.
Use-o para escrever e-mails em um piscar de olhos - tudo o que você precisa fazer é fornecer pontos de discussão e alguns outros detalhes, e o ClickUp AI personalizará o e-mail perfeito com o tom e a estrutura que se alinham à sua intenção e ao(s) destinatário(s).
Você apreciará a opção de selecionar o conteúdo de um e-mail e gerar itens de ação com base nele. Isso permite que você resolva suas responsabilidades mais rapidamente e, ao mesmo tempo, organize e alcance o objetivo de zerar a caixa de entrada.
Extensão ClickUp para o Chrome
O ClickUp funciona em telefones celulares, dispositivos Windows, Mac e Linux. Ele também tem sua própria Extensão para o Chrome que pode ajudá-lo a manter sua caixa de entrada de e-mail bem organizada.
Veja como usar a extensão ClickUp do Chrome para alcançar Caixa de entrada zero:
- Instale a extensão e conecte seu Workspace a ela
- Vá para o Gmail, abra qualquer e-mail e verifique se você vê o ícone do ClickUp dentro dele para verificar se a conexão foi bem-sucedida
- Abra um e-mail que deseja adicionar ao ClickUp e pressione o ícone do ClickUp. Escolha se deseja adicionar o e-mail a uma tarefa existente (Attach to task) ou criar uma nova tarefa (New task)
- Escolha um destino (verifique novamente se o espaço de trabalho e a lista corretos estão selecionados)
- Adicione um título de tarefa, descrição e responsáveis, defina uma data de vencimento e crie a tarefa
- Repita o processo para outros e-mails em sua caixa de entrada
Dica bônus: Crie uma lista de tarefas de e-mail designada no ClickUp para manter todos os seus e-mails centralizados, de modo que sua comunicação seja fácil de gerenciar e priorizar.
Modelos do ClickUp
Crie modelos no ClickUp para uma automação eficaz de e-mails, a fim de reduzir as tarefas manuais e economizar tempo
O ClickUp permite que você e sua equipe personalizem modelos de e-mail em um piscar de olhos para padronizar a comunicação economizar tempo e minimizar o risco de erros.
Veja a seguir como criar um modelo de e-mail no ClickUp :
- Ative o recurso Email ClickApp e conecte sua conta de e-mail ao ClickUp (caso ainda não o tenha feito)
- Abra uma tarefa no ClickUp
- Clique na caixa New Comment (no canto inferior direito da tela)
- Pressione o ícone Send Email
- Selecione o ícone Email Templates (a varinha mágica)
- Escolha Adicionar modelo de e-mail
- Digite o nome do modelo e o conteúdo desejado
- Escolha as pessoas que podem usar o modelo e clique em Criar
Se você quiser usar o modelo, basta clicar no ícone Email Templates, selecionar o modelo desejado, adicionar o destinatário e enviar o e-mail diretamente do ClickUp!
A criação desses modelos pode exigir algum tempo, mas compensa a longo prazo - você e sua equipe poderão trabalhar mais rápido lidar com e-mails na velocidade da luz e aumentar a satisfação do cliente. 🤩
ClickUp: Seu atalho para a caixa de entrada zero
Alcançar o objetivo de zerar a caixa de entrada exige tempo, organização e esforço, mas pode fazer maravilhas para seu foco, produtividade e colaboração. Se você quiser acelerar o processo e torná-lo o mais eficiente possível, use o ClickUp- suas opções de gerenciamento de e-mail ajudam você a declinar sua caixa de entrada e a manter o controle de suas tarefas com riscos mínimos de erros. 📨 Registre-se no ClickUp e reinvente seus fluxos de trabalho para aumentar a produtividade!