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Com as transformações ágeis em ascensão, o planejamento de sprints continua a crescer em popularidade, muitas vezes com resultados convincentes. As empresas ganham flexibilidade, resolvem grandes problemas e têm pausas integradas entre os desenvolvimentos, nas quais podem avaliar o progresso e recalibrar conforme necessário.
Se você é novo no planejamento de sprints, aqui está tudo o que você precisa saber. E se você não é novo e só precisa de um software de gerenciamento de projetos para começar? Nós temos o que você precisa — gratuitamente — com os recursos Sprint e ágil do ClickUp.
O que é planejamento de sprint?
O planejamento de sprint é o processo de identificar o que você deseja alcançar em um sprint (suas metas) e como você irá alcançá-lo (o plano) em seu próximo sprint — com base nas metas de negócios, no backlog do produto e na capacidade e velocidade da equipe. Sua reunião de planejamento de sprint deve definir expectativas, dar orientação às equipes e garantir que todos estejam alinhados antes de cada sprint.
ESPERE UM POUCO... O QUE É UM SPRINT? Se você é novo no mundo ágil, aqui vai uma breve introdução: um sprint é um período curto (geralmente duas semanas, embora existam sprints de uma e quatro semanas) em que sua equipe planeja entregar algo.
A ideia por trás do sprint é, em vez de planejar todo o ano da sua equipe de desenvolvimento e não deixar espaço para criatividade, inovação, mudanças no mercado ou emergências, você planeja a entrega de itens prioritários em um prazo curto. Isso deixa espaço para crescimento e mudanças nas prioridades. Isso também significa que as equipes estão constantemente entregando recursos ou produtos prioritários e, à medida que as prioridades mudam, o mesmo pode acontecer com o trabalho das suas equipes.
Os benefícios do planejamento de sprint
Então, por que tantas empresas estão adotando o sprint atualmente? O que exatamente essa prática faz pelas suas equipes, seus clientes e os resultados financeiros da sua empresa? As respostas são bastante atraentes:
Processos de trabalho mais ágeis
A ideia central por trás do sprint é esta: períodos de trabalho curtos e bem definidos significam entrega mais rápida e maior flexibilidade. Eles permitem que as equipes transformem grandes projetos em marcos menores e mais gerenciáveis e fornecem à liderança pontos de verificação predefinidos onde você pode pivotar, redefinir prioridades ou até mesmo cancelar projetos com base em novas informações, como mudanças nas metas de negócios ou grandes mudanças no mercado.
Melhor colaboração
Quanto mais claro (e flexível) for o seu plano, mais fácil será para as equipes colaborarem de forma eficaz para realizar as tarefas. E as pausas integradas ao final de um sprint e no início do próximo oferecem às equipes pontos de verificação automáticos.
DICA DE PRODUTIVIDADE Psst... 25% dos clientes da ClickUp disseram que mudaram para nossa plataforma porque precisavam de ferramentas de colaboração melhores — e 91% afirmam que a colaboração melhorou após a mudança.
Chega de suposições
Ao fornecer orientações claras sobre metas, marcos, responsabilidades da equipe e valor esperado, o planejamento de sprint elimina as suposições de nossos processos. Isso significa menos tempo gasto com perguntas gerais no meio do projeto (reduzindo atrasos) e menos espaço para suposições incorretas sobre o que a liderança deseja (reduzindo a duplicação de trabalho).
Funcionários mais felizes
Ninguém quer passar o tempo de trabalho sem saber ao certo o que precisa entregar, quando e como seu sucesso será definido. Isso é estressante e tira a energia criativa necessária para resolver os problemas reais do trabalho.
Com uma lista clara e gerenciável de entregas do projeto e um cronograma finito e razoável (semanas em vez de meses), as equipes não precisam adivinhar suas prioridades, resultados esperados ou em que devem trabalhar. Isso reduz o estresse e a sobrecarga mental (a quantidade de informações que as pessoas mantêm em suas mentes para realizar seu trabalho), o que também contribui para a produtividade.
Estratégias que você pode aprender
Quanto melhor documentarmos nossos planos, melhor poderemos aprender com eles. O que funcionou bem? O que não funcionou? Que obstáculos encontramos que poderíamos evitar no futuro?
Sprints curtos significam que estamos fazendo essas perguntas com mais frequência (e aprendendo com elas com mais frequência também). Planos bem definidos e sprints bem documentados significam respostas mais claras quando fazemos essas perguntas. E iteração estratégica significa melhoria constante (e menos apego a velhos hábitos).
Quando o planejamento do sprint deve ocorrer?
O planejamento do sprint deve ocorrer antes do seu sprint e depois do refinamento do backlog, da revisão do sprint e da retrospectiva do sprint anterior (onde você aprenderá quais práticas as equipes devem repetir ou descartar do sprint anterior).
Quanto tempo dura uma sessão de planejamento de sprint?
Normalmente, as reuniões de planejamento de sprint duram cerca de uma hora para cada semana do sprint. (Por exemplo, se você fizer sprints de duas semanas, sua reunião deve durar cerca de duas horas. Se você fizer sprints de três semanas, planeje um bloco de três horas. )
Dito isso, existem maneiras de tornar seu planejamento de sprint mais curto e agradável. As empresas precisam manter seu backlog refinado e solicitar que a liderança participe da reunião com um plano bem definido.
Isso permite que a liderança defina prioridades, reduzindo as reuniões para 30 minutos, para que possam se concentrar exclusivamente em sinalizar tudo o que não será concluído/não foi concluído no sprint atual. Depois, a equipe pode revisar as prioridades propostas a partir do backlog (limpo e refinado) e obter o consenso da equipe.
Como em qualquer reunião, quanto mais curta, melhor. Pesquisas sugerem que a capacidade média de atenção é de apenas 10 a 18 minutos ( por isso as palestras TED têm duração de 18 minutos ou menos ). Embora duvidemos que você consiga reduzir suas sessões de planejamento a esse tempo, procure maneiras de cortar o excesso.
DICAS PARA MANTER AS REUNIÕES MAIS CURTAS Definir um cronômetro, pedir para as pessoas tomarem notas à mão (não em laptops), verificar os celulares na porta e planejar silêncio nas reuniões (sim, realmente!) são apenas algumas das coisas que equipes bem-sucedidas fazem para evitar que as reuniões se prolonguem, de acordo com a FastCompany.
Se você planeja fazer algo pouco ortodoxo, como proibir celulares ou retirar cadeiras, certifique-se de ter um plano de acessibilidade para seus funcionários com deficiência. Algumas pessoas precisam sentar-se e outras podem precisar de seus telefones para alertas médicos.
Quem está envolvido no planejamento do sprint?
Embora toda a equipe de desenvolvimento deva participar da reunião de planejamento, os principais planejadores aqui são o Scrum Master, o Product Owner e o gerente de engenharia.
O Scrum Master lidera a equipe Scrum e garante que ela tenha tudo o que precisa para iniciar o novo sprint (preparando-a para o sucesso). O Product Owner é o guardião da visão do produto e do backlog do produto.
Eles devem manter contato próximo com o cliente e são responsáveis por desenvolver e atualizar o backlog do produto. O gerente de engenharia deve estar envolvido em qualquer definição de escopo ou alinhamento antes da reunião.
Além disso, vale ressaltar que o sprint não é apenas para suas equipes de desenvolvimento. A McKinsey sugere a implementação de transformações ágeis em sprints. E a Harvard Business Review afirma que os sprints servem para resolver grandes problemas. A utilidade de pensar e planejar em curtos intervalos — para mais de um tipo de equipe — foi comprovada repetidamente por líderes do setor e pelas principais instituições de pesquisa empresarial.
O que está incluído no planejamento de sprints?
Metas do ClickUp: depois que o proprietário do produto definir suas metas, a reunião de planejamento do sprint é o momento de garantir que a equipe esteja a par de tudo. Quanto melhor eles entenderem o que estão buscando, mais bem-sucedido será cada sprint.
Seleção de backlog: De preferência, antes da reunião de planejamento do sprint, o proprietário do produto terá priorizado o backlog e, durante a reunião, comunicará essas prioridades às equipes.
TEM DIFICULDADE EM MANTER SEU BACKLOG ORGANIZADO? Experimente as listas do ClickUp! Você não só pode reunir seus itens de backlog em um só lugar e ordenar as tarefas a eles associadas, como também pode aninhar cada item da lista em pastas de projetos específicas, adicionar informações relevantes a cada item da lista (proprietários, anexos, etc.), classificar tarefas por status e arrastar e soltar tarefas facilmente para alterar o status. Atualizações fáceis e em tempo real tornam essas listas um grande trunfo durante sua reunião de planejamento.
Velocidade: Qual é a velocidade das suas equipes? Quanto melhor você puder responder a essa pergunta (para cada equipe individualmente), melhor poderá planejar. Use sprints anteriores para calcular a velocidade da equipe para sprints futuros e, durante a reunião de planejamento, verifique se as equipes acham que esse projeto pode exigir um prazo mais longo ou mais curto. Use a reunião para obter a opinião delas e evitar um cronograma insuficiente ou excessivo.
Capacidade : Falando em programação insuficiente ou excessiva, a capacidade é a outra métrica que você deve planejar. Para determinar isso, você precisa saber o que a equipe (ou cada membro da equipe) já tem em mãos, o que pode e o que não pode ser adiado e como sua prioridade se cruza com as prioridades existentes. (Psst... A visualização de carga de trabalho do ClickUp pode ajudar nisso. )
Ao determinar a capacidade, muitas equipes usam um sistema como pontos de sprint, que permite atribuir vários pontos que as equipes podem abordar em um período definido e, em seguida, atribuir a cada tarefa um valor em pontos para ver como ela se encaixa na capacidade total geral.
Vale a pena notar que o planejamento de capacidade não deve se limitar a determinar prazos. Trata-se de alinhar as equipes quanto ao escopo e ao esforço necessários para realizar algo. O sistema de pontos ajuda a identificar quaisquer grandes discrepâncias no entendimento.
Se um engenheiro diz que o esforço necessário é de dois pontos e outro diz que é de sete, você sabe que alguém está deixando algo passar. Isso pode ajudá-lo a revelar dependências e esclarecer suposições antes do início do sprint.
Dependências: as dependências entre equipes devem fazer parte do seu planejamento pré-sprint e devem ser discutidas durante a reunião para garantir que você tenha todas elas mapeadas (a última coisa que você quer é descobrir uma grande dependência de última hora que atrapalhe o plano).
Tarefas: Como alcançaremos a meta que estabelecemos? Quais são as tarefas, marcos e ordem das operações que precisaremos concluir? Quem está designado para qual tarefa e como eles a realizarão? Seu gerente de projetos já deve ter um cronograma de gerenciamento de projetos com respostas para essas perguntas. Use o tempo da reunião para fazer ajustes conforme necessário, caso sua equipe traga novas informações, estimativas de tempo etc.
Métricas : Por fim, certifique-se de que sua reunião responda a uma pergunta fundamental: como você saberá se foi bem-sucedido? Por quais métricas você avaliará a eficácia do sprint? O que exatamente as equipes e os indivíduos devem almejar?
Melhores práticas de planejamento de sprint
Então, você sabe o que é uma reunião de planejamento de sprint, quando realizá-la, quem é o responsável e o que ela abrange. Agora, torne-a ainda melhor com algumas dicas de especialistas:
1. Seja breve e direto ao ponto
Ninguém gosta de reuniões longas. Mesmo as importantes. Isso significa que, se você deseja que sua reunião tenha o máximo impacto e enfrente menos resistência, os gerentes de projeto e a liderança precisam fazer o trabalho antecipadamente para manter a reunião real o mais curta e simples possível.
2. Comece com uma agenda clara
Por falar em manter as coisas curtas e claras, quanto mais clara for sua agenda, mais rápida (e melhor) será sua reunião. Saiba o que você precisa discutir, em que ordem e com que prioridade. E comece com as coisas que exigem maior foco.
3. Comece pelo porquê
Como diz Simon Sinek (famoso palestrante do TED Talk): “as pessoas não compram o que você faz; elas compram o motivo pelo qual você faz”. Ele está falando principalmente sobre clientes, mas o mesmo se aplica a equipes internas. Se você quer que eles acreditem em um projeto e se dediquem totalmente a ele, eles precisam saber por que isso é importante. Quais são os objetivos pelos quais estão trabalhando e como esses objetivos melhoram a vida dos clientes ou funcionários?
4. Tire o peso das costas da sua equipe
Os gerentes de projeto e líderes de equipe devem facilitar ao máximo para que a equipe aceite o plano. Não use sua reunião como uma sessão de brainstorming nem sobrecarregue as equipes com a tarefa de definir o roteiro por conta própria. Apresente sugestões claras e deixe que a equipe dê feedback útil. Essa é a maneira mais eficiente de usar o tempo e não tira o foco nem a energia criativa de suas equipes.
5. Defina o sucesso
Como é uma sessão de planejamento bem-sucedida? O que você quer que as equipes saibam ao sair da reunião? Que perguntas esclarecedoras você precisa responder? A equipe faz o lançamento no final deste sprint e como isso afeta seu planejamento? Você deve entrar na reunião já sabendo não apenas como será um sprint bem-sucedido, mas também como deve ser uma reunião de planejamento bem-sucedida no final.
6. Defina metas realistas
Com o esgotamento e a rotatividade atingindo níveis alarmantes, é mais importante do que nunca ser realista sobre o que as equipes e os indivíduos podem alcançar. Use a velocidade passada para fazer seu plano, mas também ouça quando as equipes disserem que precisarão de mais tempo ou que estão tendo dificuldades para atingir suas metas.
Para muitas equipes, definir uma meta realista e alcançável e uma meta ambiciosa com incentivos extras pode ajudar a garantir que as equipes não estejam se desgastando demais, mas buscando grandes conquistas.
7. Realize retrospectivas
Cada sprint deve informar os sprints que vêm depois dele. O que as equipes fizeram bem (e é replicável)? O que precisa ser melhorado? O que você aprendeu com os sprints anteriores? Como você pode aplicar isso no futuro? Retrospectivas regulares podem ajudar você a obter as respostas e incorporá-las na próxima sessão de planejamento.
Experimente essas ferramentas retrospectivas!
DICA PROFISSIONAL Quer mais conselhos? Confira esta coleção de dicas de gerenciamento ágil de projetos de mais de 20 especialistas.
Ferramentas de planejamento de sprint
O planejamento de sprints envolve muito trabalho estratégico, e ter as ferramentas certas é fundamental. (Sabemos que somos tendenciosos, mas com impressionantes 96% dos nossos clientes afirmando que são mais eficientes após adotar nossas ferramentas, acreditamos que o júri está solidamente de acordo).
Aqui estão três modelos ágeis do ClickUp que podem ser úteis para sua reunião de planejamento de sprint:
1. Modelo de gerenciamento ágil de projetos ClickUp
O modelo de gerenciamento ágil de projetos do ClickUp permite que você visualize o progresso rapidamente, acompanhe os sprints e personalize os status para atender às necessidades específicas de suas equipes.
2. Modelo de gerenciamento ágil Scrum da ClickUp
De backlogs a sprints e retrospectivas, este modelo de gerenciamento ágil Scrum da ClickUp reúne todos os elementos de planejamento de sprints de que você precisa em um único local fácil de visualizar e editar.
3. Modelo de brainstorming retrospectivo de sprint do ClickUp
Realizando uma retrospectiva após um sprint e antes do próximo? O modelo de brainstorming retrospectivo do ClickUp Sprint tem tudo o que você precisa.
Bônus: Modelos de retrospectiva de sprint
Pronto para começar?
As ferramentas ágeis e de sprint gratuitas do ClickUp foram projetadas para ajudar os proprietários de produtos e líderes Scrum a planejar com antecedência, conduzir reuniões de planejamento de sprint e acompanhar o cenário em constante mudança de cada projeto. E com a ajuda do ClickUp, sua equipe pode fazer exatamente isso.
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