Com transformações ágeis em ascensão o planejamento de sprint continua a crescer em popularidade, muitas vezes com resultados convincentes. As empresas ganham flexibilidade, resolvem grandes problemas e têm pausas incorporadas entre os desenvolvimentos, nas quais podem avaliar o progresso e recalibrar-se conforme necessário.
Se você é novo no planejamento de sprint, aqui está tudo o que precisa saber. E se você não é novato e só precisa de um pouco de software de gerenciamento de projetos para você começar? Nós o ajudamos - de graça - com os recursos Sprint e Agile do ClickUp.
O que é planejamento de Sprint?
O planejamento de Sprint é o processo de identificar o que você deseja alcançar em um sprint (suas metas) e como você o alcançará (o plano) no próximo sprint com base nas metas de negócios, seu backlog de produtos e a capacidade e a velocidade da equipe. A reunião de planejamento do sprint deve definir as expectativas, dar orientação às equipes e assegurar que todos estejam na mesma página antes de cada sprint.
**ESPERE UM SEGUNDO... O QUE É UM SPRINT? Se você é novo no Agile, aqui vai uma rápida introdução: um sprint é um curto período de tempo (geralmente duas semanas, embora existam sprints de uma e quatro semanas) no qual sua equipe planeja entregar algo.
A ideia por trás do sprint é que, em vez de planejar o ano inteiro da sua equipe de desenvolvimento e não deixar espaço para criatividade, inovação, mudanças no mercado ou emergências, você planeja a entrega de itens prioritários em um curto período de tempo. Isso deixa espaço para o crescimento e a mudança de prioridades. Isso também significa que as equipes estão constantemente entregando recursos ou produtos prioritários e, à medida que as prioridades mudam, o mesmo acontece com o trabalho de suas equipes.
Os benefícios do planejamento de Sprint
Então, por que tantas empresas estão fazendo sprint hoje em dia? O que exatamente essa prática faz pelas suas equipes, pelos seus clientes e pelos resultados da sua empresa? As respostas são bastante atraentes:
Processos de trabalho mais ágeis
A ideia central por trás do sprinting é a seguinte: períodos de trabalho curtos e bem definidos significam entrega mais rápida e mais flexibilidade. Eles permitem que as equipes transformem grandes projetos em projetos menores e mais ágeis marcos gerenciáveis e dar à liderança pontos de controle predefinidos nos quais você pode mudar, redefinir prioridades ou até mesmo eliminar projetos com base em novas informações, como mudanças nas metas de negócios ou grandes mudanças no mercado.
Mostrar relacionamentos entre tarefas e tarefas de marco na visualização de Gantt no ClickUp
Melhor colaboração
Quanto mais claro (e mais flexível) for o seu plano, mais fácil será para as equipes colaborarem de forma eficaz para realizar as tarefas. E as pausas incorporadas ao terminar um sprint e começar o próximo dão às equipes pontos de check-in automáticos.
*DICA DE PRODUTIVIDADE Psst... 25% dos clientes do ClickUp disseram que mudaram para a nossa plataforma porque precisavam de melhores ferramentas de colaboração - e 91% dizem que a colaboração melhorou depois de fazer a mudança .
Não há mais suposições
Ao fornecer uma direção clara sobre metas, marcos, responsabilidades da equipe e valor esperado, o planejamento do sprint elimina as suposições dos nossos processos. Isso significa menos tempo gasto fazendo perguntas de grande porte no meio do projeto (reduzindo atrasos) e menos espaço para suposições incorretas sobre o que a liderança deseja (reduzindo o trabalho duplicado).
Funcionários mais felizes
Ninguém quer passar o tempo de trabalho sem saber ao certo o que precisa entregar, até quando ou como o sucesso será definido. Isso é estressante e tira a energia criativa da solução de problemas reais de trabalho.
Com uma lista clara e gerenciável de entregáveis do projeto e um cronograma finito e razoável (semanas em vez de meses), as equipes não precisam adivinhar suas prioridades, os resultados esperados ou no que deveriam estar trabalhando. Isso reduz o estresse e a sobrecarga mental (a quantidade de informações que as pessoas guardam em suas mentes para fazer seu trabalho), o que também contribui para a produtividade.
Estratégias com as quais você pode aprender
Quanto melhor documentarmos nossos planos, melhor poderemos aprender com eles. O que funcionou bem? O que não funcionou de jeito nenhum? Quais foram os obstáculos que encontramos e que poderíamos evitar no futuro?
Com os relacionamentos ClickUp, é simples vincular tarefas e documentos do espaço de trabalho
Sprints curtos significam que estamos fazendo essas perguntas com mais frequência (e aprendendo com elas também com mais frequência). Planos bem definidos e sprints bem documentados significam respostas mais claras quando fazemos essas perguntas. E a iteração estratégica significa aprimoramento constante (e menos apego a velhos hábitos).
Quando deve ocorrer o planejamento do sprint?
O planejamento do sprint deve acontecer "antes" do sprint e "depois" do refinamento do backlog, revisão do sprint e retrospectiva de sprint do seu sprint anterior (onde você saberá quais práticas as equipes devem duplicar ou descartar do sprint anterior).
Quanto tempo dura uma sessão de planejamento de sprint?
Normalmente, as reuniões de planejamento de sprint duram cerca de uma hora para cada semana do sprint. (Por exemplo, se você fizer sprints de duas semanas, sua reunião deve ser de aproximadamente duas horas. Se fizer sprints de três semanas, planeje um bloco de tempo de três horas)
Dito isso, há maneiras de manter o planejamento do sprint mais curto e mais agradável. As empresas precisam manter seu backlog refinado e pedir à liderança que chegue à reunião com um plano bem definido.
Isso permite que a liderança estabeleça prioridades, reduzindo as reuniões para 30 minutos, para que possam se concentrar apenas em sinalização de recursos qualquer coisa que não será concluída/não foi concluída no sprint atual. Depois disso, a equipe pode analisar as prioridades propostas a partir do backlog (limpo e refinado) e obter o consenso da equipe.
Como em qualquer reunião, quanto mais curta, melhor. Pesquisas sugerem que a capacidade de atenção média é de apenas 10 a 18 minutos ( é por isso que os TED Talks têm 18 minutos ou menos ). Embora duvidemos que você consiga reduzir suas sessões de planejamento a esse nível, procure maneiras de cortar a gordura.
**DICAS PARA MANTER AS REUNIÕES MAIS CURTAS Definir um cronômetro, fazer com que as pessoas tomem notas à mão (não em laptops), deixar os celulares na porta e planejar o silêncio em suas reuniões (sim, realmente!) são apenas algumas das coisas que as equipes bem-sucedidas fazem para evitar que as reuniões se prolonguem, de acordo com FastCompany .
Se você planeja fazer algo pouco ortodoxo, como proibir telefones celulares ou retirar cadeiras, certifique-se de ter um plano de acessibilidade para seus funcionários com deficiência. Algumas pessoas devem sentar-se e outras podem precisar de seus telefones para alertas médicos.
Quem está envolvido no planejamento de sprint?
Embora toda a equipe de desenvolvimento deva participar da sua reunião de planejamento, os principais planejadores aqui são o Scrum Master, o proprietário do produto e o gerente de engenharia.
O Scrum Master lidera o Equipe Scrum e garante que eles tenham o que precisam para o novo sprint (preparando-os para o sucesso). O proprietário do produto é o guardião da visão do produto e do backlog do produto.
Ele deve estar em contato próximo com o cliente e é responsável por desenvolver e atualizar o backlog do produto. O gerente de engenharia deve estar envolvido em qualquer definição de escopo ou alinhamento antes da reunião.
Além disso, o sprinting não é apenas para suas equipes de desenvolvimento. A McKinsey sugere implementar transformações ágeis em sprints . E a Harvard Business Review diz os sprints são para resolver grandes problemas . A utilidade de pensar e planejar em pequenos intervalos - para mais de um tipo de equipe - foi comprovada inúmeras vezes por líderes do setor e pelas principais instituições de pesquisa empresarial.
O que está incluído no planejamento de sprint? Metas do ClickUp: Depois que o proprietário do produto definir as metas, a reunião de planejamento do sprint é o momento de garantir que a equipe esteja informada. Quanto melhor eles entenderem o que estão buscando, mais bem-sucedido será cada sprint.
Crie metas pessoais no ClickUp e defina alvos para acompanhar seu progresso
Seleção do backlog: De preferência antes da reunião de planejamento do sprint, o proprietário do produto terá priorizado o backlog e, durante a reunião, ele comunicará essas prioridades às equipes .
**ESTÁ TENDO DIFICULDADES PARA MANTER SEU BACKLOG ORGANIZADO? Tente Listas do ClickUp ! Além de reunir os itens de backlog em um só lugar e ordenar as tarefas anexadas a eles, você também pode aninhar cada item da lista em pastas específicas do projeto, adicionar informações relevantes a cada item da lista (proprietários, anexos etc.), classificar as tarefas por status e arrastar e soltar tarefas facilmente para alterar o status. Atualizações fáceis e em tempo real tornam essas listas um grande recurso durante a reunião de planejamento.
Velocidade: Qual é a velocidade das suas equipes? Quanto melhor for a resposta a essa pergunta (equipe por equipe), melhor será o planejamento. Use sprints anteriores para calcular a velocidade da equipe para sprints futuros e, durante a reunião de planejamento, faça o check-in. As equipes acham que este projeto pode exigir um cronograma mais longo ou mais curto? Use a reunião para obter a opinião delas e evite programar a menos ou a mais. Capacidade : Falando de programação insuficiente ou excessiva, a capacidade é a outra métrica para a qual você deve se planejar. Para determinar isso, você precisa saber o que a equipe (ou cada membro da equipe) já tem em mãos, o que pode e o que não pode ser feito e como a sua prioridade se cruza com as prioridades existentes. (Psst.. Visualização da carga de trabalho do ClickUp pode ajudar com isso)
Use a visualização de carga de trabalho do ClickUp para ver quem está adiantado ou atrasado e arraste e solte facilmente as tarefas para realocar recursos
Ao determinar a capacidade, muitas equipes usam um sistema como pontos de sprint que permite atribuir vários pontos que as equipes podem resolver em um período definido e, em seguida, atribuir a cada tarefa um valor de ponto para ver como ela se encaixa na capacidade total geral.
Vale a pena observar que capacity planning **Não se trata apenas de calcular datas de vencimento. Trata-se de alinhar as equipes quanto ao escopo e ao esforço necessários para realizar algo. O sistema de pontos ajuda a identificar quaisquer grandes discrepâncias de entendimento.
Se um engenheiro disser que o esforço necessário é de dois pontos e outro disser que é de sete, você sabe que alguém está perdendo alguma coisa. Isso pode ajudá-lo a revelar as dependências e esclarecer as suposições antes do início do sprint.
Dependências: As dependências entre equipes devem fazer parte do planejamento pré-sprint e devem ser discutidas durante a reunião para garantir que todas elas sejam mapeadas (a última coisa que você quer é descobrir uma enorme dependência de última hora que tire o plano dos trilhos).
Como adicionar uma dependência a um relacionamento no ClickUp
Tarefas: Como alcançaremos a meta que definimos? Quais são as tarefas, os marcos e a ordem de operações que precisaremos concluir? Quem está designado para qual tarefa e como ela será realizada? Seu gerente de projeto já deve ter uma cronograma de gerenciamento de projetos com as respostas a essas perguntas. Use o tempo da reunião para fazer os ajustes necessários se a sua equipe trouxer novas informações, estimativas de tempo, etc. Métricas Finalmente, certifique-se de que sua reunião responda a uma pergunta-chave: Como você saberá se foi bem-sucedido?" Por quais métricas você avaliará a eficácia do sprint? O que exatamente as equipes e os indivíduos devem almejar?
O ClickUp Workload View fornece insights sobre as métricas de seu projeto para estar um passo à frente
Práticas recomendadas de planejamento de Sprint
Então, você sabe o que é uma reunião de planejamento de sprint, quando realizá-la, quem é o responsável e o que ela aborda. Agora, torne-a ainda melhor com algumas dicas de especialistas:
1. Mantenha-a curta e agradável
Ninguém gosta de reuniões longas. Mesmo as importantes. Isso significa que, se você quiser que sua reunião tenha o máximo de impacto e enfrente menos resistência, os gerentes de projeto e a liderança precisam trabalhar com antecedência para manter a reunião real o mais curta e simples possível.
2. Entre com uma pauta clara
Por falar em manter as coisas curtas e claras, quanto mais clara for sua pauta, mais rápido (e melhor) será o andamento da reunião. Saiba sobre o que você precisa falar, em que ordem e com que prioridade. E comece com os assuntos que exigem maior foco.
3. Comece com o porquê
Como Simon Sinek (famoso pelo TED Talk) diz : "as pessoas não compram o que você faz; elas compram o porquê de você fazer isso" Ele está falando principalmente dos clientes, mas o mesmo vale para as equipes internas. Se você quiser que elas comprem um projeto e dediquem todo o seu esforço a ele, elas precisam saber por que ele é importante. Quais são as metas para as quais estão trabalhando e como essas metas afetam a vida dos clientes ou dos funcionários para melhor?
4. Tire o fardo da sua equipe
Os gerentes de projeto e líderes de equipe devem facilitar ao máximo para que a equipe diga sim ao plano. Não use sua reunião como um sessão de brainstorming ou sobrecarregar as equipes para que descubram o roteiro por conta própria. Em vez disso, apresente sugestões claras e deixe que a equipe dê um feedback útil. Esse é o uso mais eficiente do tempo e não rouba o foco nem a energia criativa de suas equipes.
5. Defina o sucesso
Como é uma sessão de planejamento bem-sucedida? O que você quer que as equipes saiam sabendo? Que perguntas esclarecedoras você precisa que sejam respondidas? A equipe fará o lançamento no final deste sprint e como isso afeta o seu planejamento? Você deve entrar na reunião já sabendo não apenas como será um sprint bem-sucedido, mas também como deve ser uma reunião de planejamento bem-sucedida no final.
6. Defina metas realistas
Com o esgotamento e a rotatividade atingindo taxas alarmantes, é mais importante do que nunca ser realista sobre o que as equipes e os indivíduos podem alcançar. Use a velocidade passada para fazer seu plano, mas também ouça quando as equipes lhe disserem que precisarão de mais tempo ou que estão com dificuldades para atingir suas metas.
Para muitas equipes, a definição de uma meta realista e alcançável e de um plano de ação para a velocidade de trabalho são essenciais meta ambiciosa com incentivos extras pode ajudar a garantir que as equipes não estejam se esgotando, mas que estejam buscando coisas grandes.
7. Realizar retrospectivas
Cada sprint deve informar os sprints que vêm depois dele. O que as equipes fizeram bem (e é duplicável)? O que precisa ser trabalhado? O que você aprendeu com os sprints anteriores? Como você pode aplicar isso no futuro? As retrospectivas regulares podem ajudá-lo a obter as respostas e incluí-las na próxima sessão de planejamento.
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Ferramentas de planejamento de sprintO planejamento de Sprint é um trabalho muito estratégico, e ter as ferramentas certas é fundamental. (Sabemos que somos tendenciosos, mas como 96% dos nossos clientes afirmam que se tornaram mais eficientes depois de adotar nossas ferramentas, achamos que o júri está solidamente de acordo).
Aqui estão três ferramentas do ClickUp modelos ágeis que podem ser úteis para sua planejamento de sprint reunião:
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3. Modelo de Brainstorming de Retrospectiva de Sprint do ClickUp
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