Você já sentiu que não está conseguindo fazer o suficiente?
Como se estivesse sempre atrasado e não estivesse fazendo o suficiente?
Se sim, talvez seja hora de criar um plano de produtividade. Um plano de produtividade pode ajudá-lo a lidar com sua lista de tarefas, a se organizar e a manter seus níveis de produtividade, tudo isso sem criar um esgotamento adicional. É a chave para fazer mais em menos tempo sem sacrificar seu bem-estar.
Mas o que é um plano de produtividade e como criá-lo?
Neste artigo, exploraremos o conceito de planejamento de produtividade e forneceremos sete etapas para criar seu próprio plano de produtividade que funcione para você, semelhante à forma como a Técnica Pomodoro foi criada.
Ao final, você terá um mapa sólido que o guiará para uma melhor eficiência do processo e menos esgotamento.
O que é um plano de produtividade?
Quando a maioria das pessoas está sobrecarregada, elas lidam com suas listas de tarefas sem pensar muito ou planejar. Isso pode funcionar por um curto período de tempo, mas, eventualmente, levará ao esgotamento.
Pesquisa da CNBC descobriu que 50% dos trabalhadores estão esgotados e acredita que a paranoia da produtividade cria um estresse extra para os funcionários.
É nesse ponto que um plano de produtividade pode ajudar.
Um plano de produtividade é um documento que descreve as etapas que você seguirá para concluir sua lista de tarefas e incorpora planejamento estratégico com gerenciamento de tempo e habilidades organizacionais para garantir que todas as suas tarefas diárias e metas gerais sejam alcançadas.
Isso exigirá que você mapeie tudo o que precisa fazer, aborde os possíveis obstáculos e elabore uma estratégia para lidar com cada item. Ele também prioriza suas tarefas e trabalha com seus ritmos naturais de produtividade para garantir que você esteja fazendo as coisas mais importantes.
Embora um plano de negócios um plano de produtividade organizacional aborda todas as áreas que podem afetar sua produtividade geral, inclusive as táticas, operacionais e planejamento estratégico .
Todos podem se beneficiar da criação de planos de produtividade. Seja você um empresário, um estudante, um pai ocupado ou um profissional, um plano de produtividade pode ajudar melhorar seu desempenho, a pontualidade, a energia e o foco, além de se tornar mais eficiente e produtivo sem sacrificar seu bem-estar.
Vamos explorar todos os benefícios que você terá ao criar um plano de produtividade sólido.
Os benefícios do planejamento da produtividade
O planejamento da produtividade pode melhorar o foco e a concentração, reduzir o estresse e aumentar a conscientização sobre seus hábitos de trabalho.
Além disso, a criação de um plano de produtividade exige que você diminua o ritmo e pense sobre o seu trabalho. Isso pode levar a abordagens mais ponderadas e melhores habilidades de solução de problemas.
Como resultado, você não só conseguirá fazer mais coisas, como também conseguirá fazê-las melhor.
Vamos dar uma olhada mais de perto em cada um desses benefícios.
Melhor foco e concentração
Quando você está sobrecarregado e desorganizado, é difícil se concentrar em uma única tarefa. Sua mente está acelerada e você está sempre pulando de uma coisa para outra. Isso pode levar a erros, trabalho de baixa qualidade e perda de tempo.
O planejamento da produtividade ajuda a evitar isso, fornecendo um roteiro para suas tarefas, mapeando o que precisa ser feito e quando você pode concentrar sua atenção em uma coisa de cada vez. Isso leva a um melhor foco, concentração e qualidade geral do trabalho.
Menos estresse
O caos de uma lista de tarefas desorganizada pode ser estressante e fazer com que você se sinta atrasado e preocupado com a possibilidade de esquecer algo importante. Esse tipo de estresse pode levar à ansiedade, insônia e até mesmo a problemas de saúde física.
O planejamento da produtividade ajuda a reduzir o estresse ao fornecer um sistema claro para gerenciar suas tarefas. Quando tiver um plano, você se sentirá mais no controle e menos ansioso em relação ao que precisa ser feito.
Você também pode evitar correrias de última hora e o estresse associado agrupando tarefas semelhantes e concluí-las de uma só vez.
Aumento da autoconsciência
Outro benefício do planejamento da produtividade é que ele o ajuda a se tornar mais consciente de seus hábitos de trabalho. Esse processo exigirá que você controle seu tempo analise seus padrões de produtividade e desenvolva estratégias para melhorar sua eficiência. Ao fazer isso, você obterá informações valiosas sobre seus hábitos de trabalho.
Essa autoconsciência pode ajudá-lo a identificar as áreas que precisam ser melhoradas. Por exemplo, você pode perceber que está passando muito tempo nas mídias sociais ou que é mais produtivo pela manhã do que à noite. Depois de identificar esses padrões, você pode fazer alterações em seu plano de produtividade de acordo com eles.
7 etapas para criar um plano de produtividade
Agora que você conhece todos os benefícios do planejamento de produtividade, é hora de aprender a criar seu próprio plano de produtividade. O planejamento da produtividade não é difícil, mas requer algum tempo e esforço. Siga estas seis etapas para criar um plano de produtividade que funcione para você.
Etapa 1: Liste todas as suas tarefas e obrigações
A primeira etapa é fazer uma lista de ações de todas as suas tarefas e obrigações. Muitas pessoas cometem o erro de manter sua lista de tarefas na cabeça e não se preocupam em anotá-la ou organizá-la, o que faz com que se esqueçam ou se sintam sobrecarregadas.
É hora de trabalhar de forma mais inteligente e criar sistemas melhores. Reserve um tempo para sentar e escrever tudo o que você precisa fazer, não se esqueça de incluir tarefas grandes e pequenas, e anote também quaisquer prazos ou itens sensíveis ao tempo. Depois que tudo estiver escrito, você poderá começar a se organizar adequadamente.
O uso de uma ferramenta de gerenciamento de tarefas como o ClickUp pode ajudá-lo a gerenciar e controlar todas as suas tarefas em um só lugar. Ela oferece várias maneiras de listar e visualizar suas Tarefas do ClickUp como a visualização de Lista, Quadro, Calendário e Linha do tempo, para ajudá-lo a visualizar sua tarefa de forma mais eficiente e eficaz.
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Você também pode aproveitar as vantagens de Modelo de lista de tarefas diárias do ClickUp -uma rotina simples planejador digital rastreador para ajudá-lo a criar seu hábito e colocar seus planos em dia. Faça o download do modelo de lista de tarefas diárias
Etapa 2: Observe seus obstáculos e desafios
Agora que você tem uma lista de todas as suas tarefas, é hora de dar uma olhada mais de perto em cada uma delas. Para cada tarefa, anote os possíveis obstáculos ou desafios que você poderá enfrentar. Isso pode incluir coisas como falta de recursos, prazos desafiadores ou colaboradores difíceis. Até mesmo a falta de motivação deve ser observada, pois ela pode afetar significativamente sua produtividade.
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Ao reservar um tempo para prever esses desafios com antecedência, você pode desenvolver estratégias para superá-los. Por exemplo, se você sabe que enfrentará um prazo difícil, pode planejar começar a trabalhar na tarefa mais cedo. Ou, se você sabe que terá falta de motivação, pode dividir a tarefa em etapas menores e mais gerenciáveis.
Antes de esboçar seu plano de produtividade, você precisa ter uma compreensão clara de como está gastando seu tempo atualmente. Para fazer isso, você precisará monitorar seu tempo por pelo menos uma semana. Registre o tempo de cada tarefa essencial que você conclui em um dia, incluindo tarefas pessoais e de trabalho.
Etapa 3: Controle o seu tempo
Também é uma boa ideia registrar o tempo de todas as atividades que desperdiçam tempo, como o uso de mídias sociais. Isso o ajudará a entender melhor seus padrões de produtividade e lhe dará uma visão de como usar seu tempo com sabedoria.
Há algumas maneiras diferentes de registrar seu tempo . Você pode usar um método simples de papel e caneta, anotando a hora em que começou, ou usar um ferramenta de produtividade com um cronômetro para simplificar, automatizar e manter o processo consistente o tempo todo.
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Etapa 4: Analisar para onde vai o seu tempo
Quanto tempo você está gastando com essas atividades? Há alguma maneira de limitá-las ou eliminá-las de seu dia?
Depois de monitorar seu tempo por uma semana, é hora de analisar as informações. Observe quanto tempo você gasta em cada tarefa e como esse tempo é distribuído ao longo do dia. Isso lhe dará uma boa ideia de seus padrões atuais de produtividade, incluindo quaisquer atividades e comportamentos que desperdicem tempo.
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Você também deve procurar por quaisquer quedas de produtividade que tenha durante o dia. Você tende a perder o foco à tarde? Em caso afirmativo, você pode transferir as tarefas a serem concluídas durante esse período para outra parte do dia?
Etapa 5: Desenvolver uma estratégia
Agora que você tem um bom entendimento de seus padrões de produtividade, é hora de começar a desenvolver uma estratégia para melhorar sua produtividade. Há muitos métodos que você pode usar para fazer isso, portanto, é importante encontrar um que funcione melhor para você.
Para alguns, a estratégia pode ser simplesmente se concentrar em uma tarefa de cada vez ou fazer todo o trabalho em um determinado horário do dia. Para outros, ela inclui a incorporação de um técnica de gerenciamento de tempo ou uma ferramenta de gerenciamento de projetos .
Técnica Pomodoro
Um dos métodos mais populares de gerenciamento de tempo é a Técnica Pomodoro . Essa técnica envolve trabalhar em uma tarefa por 25 minutos e depois fazer um intervalo de cinco minutos. Após quatro sessões Pomodoro, você faz uma pausa mais longa de 20 a 30 minutos. A ideia por trás dessa técnica é que, ao fazer intervalos regulares, você pode manter o foco e evitar o esgotamento.
Para usar essa técnica, você precisará de um cronômetro para acompanhar seus períodos de trabalho e de intervalo. Há muitos cronômetros Pomodoro disponíveis on-line, ou você pode usar um simples cronômetro de cozinha.
Matriz de Eisenhower A matriz de Eisenhower
é uma técnica de produtividade que o ajuda a priorizar suas tarefas por seu nível de importância e urgência. Essa técnica foi desenvolvida pelo ex-presidente Dwight D. Eisenhower e também é conhecida como Matriz Urgente-Importante. Foi popularizada pelo especialista em produtividade Stephen Covey em seu livro Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes, e tem sido utilizada por milhões de pessoas desde então.
Para usar essa técnica, primeiro você precisa identificar suas tarefas. Depois de fazer isso, você pode categorizá-las em um dos seguintes quadrantes:
Crie sua própria Matriz de Eisenhower e categorize suas tarefas nos quadros brancos do ClickUp
🟢 Quadrante 1: Urgente e importante (Fazer)
Essas tarefas precisam ser concluídas imediatamente e são de extrema importância. Exemplos de tarefas que se enquadram nessa categoria são o cumprimento de prazos, apagar incêndios etc.
🔵 Quadrante 2: Importante, mas não urgente (Decidir)
Essas tarefas são importantes, mas não precisam ser concluídas imediatamente. Esses são os tipos de tarefas em que você deve se concentrar, pois podem ajudá-lo a evitar crises no futuro. Exemplos de tarefas que se enquadram nessa categoria são planejamento, elaboração de estratégias, etc.
🟡 Quadrante 3: Urgente, mas não importante (Delegar)
Essas são tarefas que precisam ser concluídas imediatamente, mas não são importantes. Em geral, são distrações que podem esperar e não devem tomar muito de seu tempo. Exemplos de tarefas que se enquadram nessa categoria são verificar e-mails, atender chamadas telefônicas, etc.
🔴 Quadrante 4: Não urgente e não importante (Excluir)
Essas são tarefas que não são urgentes nem importantes. Geralmente, elas podem ser eliminadas de sua lista de tarefas. Exemplos de tarefas que se enquadram nessa categoria são navegar na Internet, assistir à TV etc.
Método Ivy Lee O método Ivy Lee é uma técnica de produtividade que foi desenvolvida no início do século XX pelo especialista em eficiência Ivy Lee. É uma técnica muito simples, mas eficaz, que envolve escrever suas seis tarefas mais importantes do dia e, em seguida, concentrar-se em uma tarefa de cada vez até que ela seja concluída.
Para usar essa técnica, basta escrever as seis tarefas mais importantes do dia antes de dormir. Então, ao acordar, comece a trabalhar na primeira tarefa e não passe para a próxima até que a primeira esteja concluída.
Essa pode parecer uma técnica simples, mas na verdade é muito eficaz para ajudá-lo a se concentrar e realizar as tarefas. Você pode praticar esse método no ClickUp; use Modelo do ClickUp para fazer as coisas para lhe dar uma estrutura para começar e personalizá-la de acordo com seu estilo de trabalho e preferências pessoais.
O modelo Getting Things Done (GTD) O modelo, baseado no sistema GTD de David Allen, ajuda a organizar tarefas e projetos, registrando-os e dividindo-os em itens de trabalho acionáveis. Confira mais Modelos GTD! Faça o download do modelo Get Things Done
Etapa 6: Experimente e revise conforme necessário
Independentemente da técnica que você tentar, é importante experimentar e revisar conforme necessário até encontrar uma que funcione melhor para você. Você provavelmente não escolherá a estratégia perfeita imediatamente, portanto, é importante ser paciente e continuar tentando coisas novas até encontrar um plano de produtividade que funcione melhor para você.
Seja paciente, persistente e continue experimentando até encontrar uma estratégia que aumente sua eficiência e traga mais equilíbrio para sua vida.
Etapa 7: Use ferramentas de gerenciamento de projetos para manter suas tarefas visíveis e organizadas o tempo todo
Felizmente, hoje em dia podemos utilizar ferramentas de gerenciamento de projetos para aumentar nossa produtividade. Uma das melhores ferramentas de produtividade é o ClickUp. O ClickUp pode ajudá-lo em todas as seis etapas anteriores, desde a organização da lista de ações até controle de tempo .
As ferramentas de gerenciamento de projetos são essenciais para acompanhar suas tarefas e garantir que você fique por dentro de tudo. Ao usar uma ferramenta como o ClickUp, você pode garantir que suas tarefas estejam sempre visíveis e organizadas, o que facilitará sua produtividade. Agora que você sabe como ser mais produtivo é hora de colocar seu conhecimento em ação.
Por exemplo, você pode criar um matriz de produtividade 2×2 no ClickUp para ajudá-lo a priorizar e organizar tarefas. Portanto, se estiver com dificuldades para desenvolver ou manter seu plano de produtividade, considere a possibilidade de utilizar as ferramentas de produtividade do ClickUp para ajudá-lo.
Use o quadro branco da matriz de prioridades 2×2 para ajudá-lo a organizar suas tarefas de acordo com sua importância e nível de prioridade Faça o download do modelo de matriz de prioridades 2×2
Crie um plano de produtividade hoje mesmo
Criar um plano de produtividade é uma ótima maneira de aumentar sua eficiência e fazer mais em menos tempo. Ao dedicar tempo para desenvolver um plano de produtividade, você pode aumentar seu foco, reduzir seus níveis de estresse e aprender mais sobre quem você é como trabalhador.
Pode levar algum tempo e experiências para encontrar um sistema de lista de tarefas que funcione para você, mas quando encontrar e aplicar uma técnica de produtividade que funcione melhor, isso o ajudará a se sentir mais preparado, equilibrado e no controle de seus dias.
E com a ajuda das ferramentas corretas de gerenciamento de tarefas e do software de lista de tarefas, como o ClickUp e você terá acesso gratuito a para ajudá-lo a começar e melhorar a produtividade bem como centenas de recursos personalizáveis para permitir que você configure a plataforma da maneira que melhor suporte seu fluxo de trabalho. Ferramentas como o ClickUp podem ajudá-lo a criar planos de produtividade eficazes, gerenciar tarefas diárias e aprimorar o planejamento operacional - e a lista continua.
Portanto, não desista, continue experimentando coisas novas e, eventualmente, você encontrará um plano de produtividade que funcione melhor para você. Experimente o ClickUp gratuitamente hoje Escritor convidado: _
dave Lavinsky
é o presidente e cofundador da Growthink. Nos últimos 20 anos,
Growthink
_ajudou mais de 500.000 empreendedores e proprietários de empresas a iniciar, crescer e sair de suas empresas por meio de nosso modelo de plano de negócios e serviços de consultoria.