Com o aumento do trabalho remoto durante a pandemia da COVID-19 — representando 24% dos trabalhadores dos EUA em 2019 e 38% em 2021 —, o trabalho e a comunicação assíncronos ou “async” tornaram-se um padrão, e não uma exceção.
Alguns dos benefícios do trabalho assíncrono, que se refere ao trabalho realizado no horário individual, em vez de entre 9h e 17h ou em simultâneo com os colegas, incluem horários flexíveis que otimizam a produtividade individual.
Os funcionários podem dedicar blocos de tempo para trabalhar de forma concentrada e profunda em projetos complexos, sem serem interrompidos por reuniões excessivas. As pessoas podem trabalhar de qualquer lugar e a qualquer hora, com documentação e comunicação completas.
Até mesmo a integração melhora quando mensagens gravadas, vídeos informativos e documentos compartilhados estão prontamente disponíveis para os funcionários revisarem a qualquer momento.
No entanto, a comunicação assíncrona também tem suas desvantagens. Trabalhar em casa significa estar disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, e as pessoas sofrem de esgotamento devido à sobrecarga de informações, já que a comunicação ocorre a qualquer hora do dia.
O trabalho assíncrono também muda inevitavelmente a forma como as pessoas colaboram, uma vez que não partilham o mesmo horário ou local para permitir reuniões rápidas ou mais longas.
A ClickUp selecionou uma lista de desafios comuns que surgem em ambientes de trabalho assíncronos e como eles podem ser superados. Continue lendo para aprender alguns truques simples para fazer reuniões, fluxos de trabalho e sequenciamento funcionarem quando os funcionários estão espalhados por todo o país ou pelo mundo.
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Reuniões, mensagens e fluxos de informações precisam ser reformulados
O trabalho assíncrono prospera quando os marcos e o progresso do projeto não dependem de reuniões excessivas ou da expectativa de respostas imediatas às mensagens. Mas muitos ambientes de trabalho remoto simplesmente recriam a cultura tradicional do escritório virtualmente, negando assim os benefícios potenciais do trabalho assíncrono.
Um erro comum na cultura remota é compensar os funcionários remotos com reuniões excessivas. Quando uma pessoa passa, em média, de 35% a 50% do seu tempo em reuniões virtuais síncronas, é provável que acabe por sofrer de fadiga do Zoom.
Para que o trabalho assíncrono funcione, essas reuniões devem ser reformuladas, juntamente com a forma como os funcionários comunicam informações importantes. A implementação de ferramentas e sistemas, como quadros de tarefas, pode ajudar a facilitar o fluxo de informações e a transparência.
Os funcionários podem verificar as atualizações do status do projeto e colaborar de forma assíncrona, em vez de analisar longas sequências de e-mails.
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Treinamento, documentação e gerenciamento de projetos são de extrema importância
Uma colaboração assíncrona bem-sucedida requer a criação de sistemas especificamente projetados para otimizar a produtividade do trabalho remoto e reduzir o tempo de inatividade. Treinamento adequado e expectativas claras — e não microgerenciamento — são necessários para um trabalho assíncrono bem-sucedido e produtivo.
Personalizar as ferramentas de gerenciamento de projetos e comunicação pode ajudar a reduzir o tempo gasto com documentação ou chamadas de atualização no Zoom e aumentar a velocidade e a síntese do trabalho remoto. Definir regras para e-mails ou mensagens instantâneas, gravar reuniões importantes e criar canais de projeto claros pode ajudar a otimizar a comunicação e garantir que os funcionários estejam preparados para o sucesso.
O trabalho assíncrono exige repensar os atrasos nas mensagens e nos cronogramas
Trabalhar em casa torna as fronteiras especialmente difíceis (e mais importantes do que nunca), e a falta delas pode ser uma grande desvantagem do trabalho assíncrono. Adaptar o tradicional horário de trabalho das 9 às 5 a um ambiente virtual assíncrono requer definir expectativas com os colegas de trabalho.
No entanto, acompanhar horários de trabalho flexíveis e agendar reuniões em tempo real pode ser complicado.
O Slack ou outras plataformas de mensagens instantâneas, como o Microsoft Teams, podem resolver a confusão assíncrona, personalizando os tempos de resposta e as notificações, ao mesmo tempo que permitem aos funcionários rever o histórico de mensagens para se atualizarem sobre conversas que possam ter perdido.
Enquanto isso, os aplicativos de calendário agora permitem que os colaboradores vejam as agendas de seus colegas e estejam cientes de sua disponibilidade e padrões de trabalho. Para mensagens e reuniões que não podem esperar, escolha alguns horários compartilhados com o resto da equipe que sejam reservados para reuniões com todos os funcionários e discussões importantes e urgentes.
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O trabalho diário e os projetos de longo prazo exigem sequenciamento — e uma tendência para a comunicação excessiva
Tarefas diárias e projetos de longo prazo exigem sequenciamento. Atingir as metas da equipe enquanto se trabalha de forma assíncrona depende de fortes habilidades de gerenciamento de projetos e comunicação completa.
Marcar reuniões regulares no Zoom, Teams ou Slack substitui as reuniões diárias no escritório. Os funcionários podem fornecer atualizações de status, prioridades e atualizações de projetos de forma assíncrona por meio dessas plataformas online. Reuniões separadas podem ser agendadas para brainstorming criativo.
A necessidade de atualizações completas de informações pode resultar em um viés para a comunicação excessiva. Ferramentas personalizadas — sejam hashtags especiais, emojis ou outros símbolos — evitam a comunicação excessiva ou redundante, pois transmitem informações valiosas com mais eficiência.
Realize mais juntos com a comunicação assíncrona
Embora possa ser desafiador se acostumar com a abordagem assíncrona, ela pode ser uma ótima maneira de aumentar a produtividade. Ainda assim, são necessárias as ferramentas e técnicas certas para garantir que sua equipe se comunique de forma eficaz.
Ao utilizar as ferramentas certas de gerenciamento de projetos e comunicação, as equipes podem facilmente permanecer conectadas sem precisar estar no mesmo lugar. Mantenha as equipes organizadas e conectadas usando software de gerenciamento de projetos, sistemas de bate-papo e mensagens para facilitar a comunicação e aplicativos de gravação de tela para ajudar a explicar conceitos complicados.
E, para a sorte das equipes, existem ferramentas como o ClickUp que oferecem todos os recursos mencionados acima e muito mais para dar à sua equipe tudo o que ela precisa para tornar o trabalho assíncrono mais produtivo — tudo em um só lugar. Use a visualização de bate-papo integrada, e-mail, documentos, quadros brancos, gravador de tela e outras ferramentas importantes de colaboração para melhorar a comunicação da sua equipe.
O ClickUp está disponível em vários dispositivos e se integra a outras 1.000 ferramentas de trabalho para conectar todos os seus aplicativos mais usados, manter suas equipes atualizadas mesmo em trânsito e criar um fluxo de trabalho contínuo que funciona para todos.
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Escritora convidada: Jane Allison Gunn