Como o trabalho remoto aumentou durante a pandemia da COVID-19, representando 24% dos trabalhadores dos EUA em 2019 e 38% em 2021, tornou o trabalho e a comunicação assíncronos ou "assíncronos" um padrão e não uma exceção.
Alguns dos benefícios do trabalho assíncrono que se refere ao trabalho realizado em um horário individual e não entre 9 e 5 horas ou concomitantemente com os colegas, inclui agendamento flexível que otimiza a produtividade individual.
Os funcionários podem dedicar blocos de tempo ao trabalho concentrado e profundo em projetos complexos, sem serem interrompidos por reuniões excessivas. As pessoas podem trabalhar de qualquer lugar e a qualquer hora, com documentação e comunicação completas.
Até mesmo a integração melhora quando mensagens gravadas, vídeos informativos e documentos compartilhados estão prontamente disponíveis para que os funcionários os consultem a qualquer momento.
A comunicação assíncrona, no entanto, também tem suas desvantagens. Trabalhar em casa significa estar acessível 24 horas por dia, 7 dias por semana, e as pessoas sofrem de esgotamento devido à sobrecarga de informações, pois a comunicação chega a qualquer hora do dia.
O trabalho assíncrono também muda inevitavelmente a forma como as pessoas colaboram pois elas não compartilham o mesmo horário ou local para permitir a reuniões rápidas ou mais longas . ClickUp fez a curadoria de uma lista de desafios comuns que surgem em ambientes de trabalho assíncronos e como eles podem ser superados. Continue lendo para conhecer alguns truques simples para fazer reuniões, fluxos de trabalho e sequenciamento funcionarem quando os funcionários estão espalhados pelo país ou pelo mundo.
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Reuniões, mensagens e fluxos de informações precisam ser reformulados
Alex Brylov // Shutterstock
O trabalho assíncrono prospera quando marcos do projeto e o progresso não dependem de reuniões excessivas ou a expectativa de respostas imediatas às mensagens. Mas muitos trabalho remoto os ambientes de trabalho remoto simplesmente recriam virtualmente a cultura tradicional do escritório, negando assim os possíveis benefícios do trabalho assíncrono.
Um passo em falso comum na cultura remota é compensar os funcionários remotos sobrecarregando as reuniões. Quando uma pessoa comum passa de 35% a 50% do seu tempo em reuniões virtuais e síncronas, é provável que ela acabe tendo Fadiga de zoom .
Para trabalho assíncrono para funcionar essas reuniões devem ser reformuladas juntamente com a forma como os funcionários comunicam informações importantes. A implementação de ferramentas e sistemas, como quadros de tarefas, pode ajudar a facilitar o fluxo de informações e a transparência.
Os funcionários podem verificar as atualizações de status do projeto e colaborar de forma assíncrona, em vez de analisar longas linhas de e-mail.
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Treinamento, documentação e gerenciamento de projetos são de extrema importância
Imagem do solo // Shutterstock
Bem-sucedido colaboração assíncrona exige a criação de sistemas projetados especificamente para otimizar a produtividade do trabalho remoto e reduzir o tempo de inatividade. Treinamento adequado e expectativas claras não microgerenciamento são necessários para um trabalho assíncrono bem-sucedido e produtivo.
Personalização gerenciamento de projetos e as ferramentas de comunicação podem ajudar a reduzir o tempo gasto com documentação ou chamadas de Zoom para atualização e aumentar a velocidade e a síntese do trabalho remoto. Definir regras para e-mail ou mensagens instantâneas, registrar reuniões importantes e a criação de canais de projeto claros podem ajudar agilizar a comunicação e garantir que os funcionários estejam preparados para o sucesso.
O trabalho assíncrono exige repensar os atrasos nas mensagens e nas programações
Canva
Trabalhar em casa torna os limites especialmente difíceis (e mais importantes do que nunca) e a falta deles pode ser uma grande desvantagem do trabalho assíncrono. A adaptação do tradicional dia de trabalho das 9h às 17h a um ambiente virtual assíncrono exige a definição de expectativas com os colegas de trabalho.
Entretanto, o controle de horários de trabalho flexíveis e o agendamento de reuniões em tempo real podem ser complicados.
Slack ou outras mensagens instantâneas plataformas como o Microsoft Teams podem resolver a confusão assíncrona personalizando os tempos de resposta e as notificações e, ao mesmo tempo, permitindo que os funcionários revisem o histórico de mensagens para acompanhar as conversas que possam ter perdido.
Enquanto isso, aplicativos de calendário agora permitem que os colaboradores vejam as agendas de seus colegas e fiquem atentos à disponibilidade e à padrões de trabalho. Para mensagens e reuniões que não podem esperar, escolha alguns horários compartilhados com o restante da equipe que sejam reservados para reuniões gerais e discussões vitais e urgentes.
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O trabalho diário e os projetos de longo prazo exigem sequenciamento e tendência ao excesso de comunicação
Canva
Tarefas diárias e projetos de longo prazo exigem sequenciamento. Atingir as metas da equipe ao trabalhar de forma assíncrona depende de habilidades sólidas de gerenciamento de projetos e de uma comunicação completa.
Definir regularmente reuniões no Zoom, Teams ou Slack substitui as reuniões diárias no escritório. Os funcionários podem fornecer atualizações de status, prioridades e atualizações de projetos de forma assíncrona por meio dessas plataformas on-line. Reuniões separadas podem ser agendadas para brainstorming criativo.
A necessidade de atualizações completas das informações pode resultar em uma tendência ao excesso de comunicação. As ferramentas de personalização - sejam elas hashtags especiais, emojis ou outros símbolos - evitam a comunicação excessiva ou redundante porque transmitem informações valiosas com mais eficiência.
Realize mais em conjunto com a comunicação assíncrona
Embora possa ser desafiador se acostumar com a abordagem assíncrona, ela pode ser uma ótima maneira de aumentar a produtividade. Ainda assim, é necessário o ferramentas e técnicas corretas para garantir que sua equipe se comunique de forma eficaz entre si.
Ao utilizar as ferramentas corretas de gerenciamento de projetos e comunicação, as equipes podem ficar facilmente conectadas sem precisar estar no mesmo lugar. Mantenha as equipes organizadas e conectadas usando software de gerenciamento de projetos, sistemas de bate-papo e mensagens para facilitar a comunicação e aplicativos de gravação de tela para ajudar a explicar conceitos complicados.
E, felizmente para as equipes, existem ferramentas como ClickUp que oferecem todos os recursos mencionados acima e muito mais para dar à sua equipe tudo o que ela precisa para tornar o trabalho assíncrono mais produtivo - tudo em um só lugar. Use o visualização integrada do Chat e-mail, documentos, quadros brancos, gravador de tela e outras ferramentas de colaboração importantes para aprimorar a comunicação da sua equipe.
O ClickUp está disponível em todos os dispositivos e se integra a 1.000 outras ferramentas de trabalho para conectar todos os aplicativos mais usados, manter suas equipes atualizadas mesmo em trânsito e criar um fluxo de trabalho contínuo que funcione para todos. Experimente o ClickUp gratuitamente e comece a realizar mais em conjunto, de qualquer lugar.
Escritor convidado: Jane Allison Gunn