Discriminar o preço de um projeto, produto ou serviço pode exigir tempo e esforço. Você deve abordar o assunto com precisão e exatidão, sem deixar margem para incertezas e suposições.
Fazer uma estimativa aproximada pode parecer uma saída fácil, mas é algo proibido no mundo dos negócios. Seus futuros clientes, investidores e gerentes precisam saber qual preço esperar para que possam planejar seus orçamentos e alocar recursos.
Se você deixar apenas um item fora da equação, abrirá a porta para mal-entendidos, falhas de comunicação e, nos piores casos, problemas legais. Felizmente, existe uma maneira de garantir que você divulgue todas as informações relevantes: modelos de orçamento. Eles contêm seções pré-definidas que o orientam na criação de um orçamento alinhado com sua linha de trabalho e que inclui todos os detalhes relacionados aos custos.
Neste artigo, discutiremos os 10 melhores modelos para criar documentos de estimativa em um piscar de olhos. 💸
O que é um modelo de orçamento?
Uma estimativa é um documento que indica quanto você cobrará por produtos, serviços ou projetos nos quais está trabalhando. Ela detalha todos os custos relacionados ao item em questão, fornecendo uma imagem do preço final. Como as estimativas são aproximações das despesas totais, elas não são juridicamente vinculativas, e seus clientes potenciais podem rejeitá-las sem consequências.
Um modelo de orçamento é um atalho para fazer estimativas de custos de qualidade. Em vez de descobrir quais seções incluir no seu documento, você pode usar um modelo e simplesmente preencher as informações necessárias. Os modelos de orçamento economizam seu tempo e reduzem o risco de problemas, garantindo assim a satisfação do cliente.
Quais são os elementos essenciais de um modelo de estimativa?
Se você deseja um modelo de estimativa de qualidade, certifique-se de que ele tenha os seguintes elementos essenciais (seções):
- Suas informações: um modelo de orçamento geralmente começa com um espaço onde você deve incluir suas informações.
- Informações do destinatário: esta seção permite adicionar informações sobre o destinatário da estimativa.
- Escopo do trabalho: é aqui que você incluirá a descrição dos produtos ou serviços que fornecerá. Exiba quantidades, materiais necessários e tarefas específicas que devem ser concluídas.
- Informações sobre preços: inclua detalhes sobre preços e discuta impostos e possíveis descontos ou ofertas promocionais que seu cliente possa aproveitar.
- Condições de pagamento: aqui você definirá a validade do orçamento, juntamente com os métodos e prazos de pagamento aceitáveis.
- Assinatura: um modelo de orçamento deve ter espaço para a assinatura do seu cliente, caso ele decida aceitar sua proposta.
Lembre-se de que os elementos reais e sua ordem dependem da finalidade do modelo. Por exemplo, um modelo de estimativa de projeto destinado ao uso interno é muito diferente de um modelo de estimativa que você usaria para clientes.
Os 10 melhores modelos de estimativa para divulgar os custos esperados
Depois de analisar dezenas de modelos de estimativa, selecionamos os melhores modelos no ClickUp, Excel e Word que ajudarão você a manter a transparência com seus clientes e evitar mal-entendidos.
1. Modelo de gerenciamento de custos de projetos do ClickUp
Se você deseja ser o mestre do orçamento do seu projeto, o modelo de gerenciamento de custos do projeto ClickUp é a escolha certa!
O modelo permite que você estime custos, acompanhe vários projetos em tempo real, visualize o desempenho dos custos e aloque recursos de acordo com isso. É incrivelmente conveniente para lidar com projetos complexos com várias partes interessadas, pois facilita a colaboração e a comunicação.
Seu ponto de partida é a visualização do Formulário de Solicitação de Custo do Projeto. Este formulário do ClickUp é onde os membros da sua equipe e parceiros fornecem detalhes sobre seus projetos e divulgam os custos estimados. O formulário é personalizável — você pode adicionar campos de tarefas do ClickUp (a barra de ferramentas no lado esquerdo da tela), editar as perguntas existentes ou criar novas para alinhá-las com a linha de trabalho da sua empresa.
Depois que os formulários forem preenchidos, você poderá ver as informações fornecidas em diferentes modos de visualização, começando pela visualização da tabela de custos do projeto. Aqui, seus projetos são agrupados por status (como Precisa de aprovação, Aprovado e Concluído) e custos. As colunas correspondem às perguntas do formulário.
Enquanto isso, a visualização do calendário permite que você veja os custos relacionados ao projeto em um calendário, garantindo que você não perca nada.
O Quadro de Processo de Aprovação exibe seus projetos e seus resultados de aprovação, enquanto a visualização Lista de Projetos resume todos os detalhes e exibe os responsáveis, prazos e aprovadores.
2. Modelo de planilha de gerenciamento de projetos ClickUp
O gerenciamento de custos é uma das muitas responsabilidades dos gerentes de projeto. Se você deseja um modelo que o ajude a acompanhar os custos relacionados ao projeto e garantir que todas as tarefas sejam concluídas no prazo e sem contratempos, recorra ao modelo de planilha de gerenciamento de projetos do ClickUp.
Use o modelo e suas várias visualizações para centralizar todas as informações relacionadas ao projeto, obter clareza, comunicar-se com clareza e aumentar a eficiência.
A primeira visualização é a tabela de entregas — é aqui que você divide seu projeto em fases e cria tarefas. Adicione responsáveis, níveis de prioridade, status, níveis de risco e outros detalhes para criar uma visão geral abrangente. Por padrão, a visualização não inclui uma coluna para custos do projeto, mas você pode adicionar um campo personalizado.
A segunda visualização é o Processo de aprovação. Este quadro Kanban exibe as tarefas que você adicionou na visualização anterior como cartões e as classifica com base em seu status de aprovação (como Pendente, Pronto para aprovação ou Precisa de revisão). Use a funcionalidade de arrastar e soltar do ClickUp para mover os cartões conforme as tarefas avançam.
A visualização do Gantt do projeto mostra todas as tarefas em uma linha do tempo, permitindo que você planeje com antecedência e gerencie as cargas de trabalho com a máxima eficiência.
3. Orçamento do projeto ClickUp com modelo WBS
O orçamento do projeto pode rapidamente se tornar um caos se você não dividir seu trabalho em partes gerenciáveis. Com o modelo ClickUp Project Budget with WBS, você pode lidar até mesmo com os projetos mais complexos de várias etapas e acompanhar seus custos para garantir que você permaneça dentro dos limites do orçamento.
A primeira das cinco visualizações do modelo é a Estrutura de Divisão do Trabalho. É aqui que você dividirá seu projeto em fases para facilitar o gerenciamento e o acompanhamento. Adicione responsáveis, datas relevantes, níveis de prioridade, taxas de mão de obra, custos de materiais e orçamento total do projeto para centralizar as informações.
A visualização Cronograma do projeto é um gráfico de Gantt que exibe o cronograma do seu projeto e pode ser útil no planejamento de longo prazo e na prevenção de sobreposições.
Na visualização Orçamento , você coloca uma lupa sobre os custos e compara as estimativas com a quantia realmente gasta. 🔍
A visualização Status do Trabalho é um quadro Kanban que categoriza suas tarefas com base em seu status (como A Fazer, Em Andamento ou Concluída). Para alterar o status de uma tarefa, reorganize o cartão correspondente no quadro com simples ações de arrastar e soltar.
Por fim, você tem a visualização Todas as atividades, onde pode dar um passo atrás e obter uma visão geral de todos os seus projetos e seus detalhes, incluindo fases, prazos, status, taxas de progresso e custos planejados e reais.
O modelo também permite otimizar seus fluxos de trabalho com o ClickUp Automations — crie alertas sobre excedentes orçamentários e monitore seus custos.
4. Modelo de formulário de orçamento ClickUp
Antes de fornecer uma estimativa detalhada aos seus clientes, você deve entender completamente o que eles desejam. O modelo de formulário de cotação do ClickUp ajuda você a esclarecer os requisitos do seu cliente e estabelece uma base sólida para fornecer cotações precisas. 💪
Este modelo de formulário de estimativa é especialmente útil para quem oferece uma ampla gama de produtos ou serviços, pois ajuda a identificar as necessidades dos clientes e atendê-las com um risco mínimo de confusão.
O núcleo do modelo é a visualização Formulário de solicitação de orçamento de serviço. Trata-se de um questionário que você envia aos seus clientes e pede que eles preencham. Por padrão, o formulário contém perguntas sobre o serviço específico no qual os clientes estão interessados, o cronograma, o nível de experiência necessário e a data de início potencial. Você pode personalizar facilmente o formulário para garantir que ele reflita sua marca e linha de trabalho.
Depois que um cliente enviar o formulário, as informações inseridas aparecerão na visualização Novas solicitações de cotação. Em vez do nome de uma tarefa, você verá o nome da pessoa que enviou o formulário.
A visualização Processo de criação de cotações é um quadro Kanban que exibe as tarefas como cartões e as classifica com base em seu status (como Nova solicitação, Em andamento, Em revisão e Pronto). Mova os cartões para as colunas correspondentes à medida que você faz alterações de status.
A última visualização do modelo (Todas as solicitações) resume todas as solicitações, juntamente com seus detalhes. Essa visão geral ajuda você a garantir que nada seja esquecido e permite alocar recursos com confiança.
5. Modelo de formulário de cotação de serviço ClickUp
Cansado daquelas intermináveis trocas de e-mails com clientes que consomem seu precioso tempo? O modelo de formulário de orçamento de serviços do ClickUp vem em seu socorro! 🦸
O modelo ajuda você a reunir as informações necessárias para fornecer aos seus clientes potenciais um orçamento preciso, sem precisar fazer ligações, enviar e-mails ou mensagens. Isso é possível graças à visualização Formulário de solicitação de orçamento de serviço do modelo.
O formulário solicita que os clientes em potencial divulguem suas necessidades e exigências. Você tem controle total sobre a aparência do formulário — personalize os campos para coletar as informações exatas de que precisa.
Você pode enviar o link do formulário diretamente para seus clientes em potencial ou compartilhá-lo em seu site ou perfis de mídia social, simplificando o gerenciamento de clientes.
Depois que uma pessoa preencher o formulário, você verá as informações inseridas na visualização Novas solicitações de cotação. Cada coluna na visualização corresponde a uma pergunta do formulário. Se a configuração padrão não estiver funcionando para você, é possível atualizá-la no formulário.
A visualização Processo de criação de cotações ajuda você a acompanhar o andamento de cada solicitação de cotação, dividindo suas tarefas com base em seu status. Atualize o quadro arrastando e soltando os cartões de tarefas.
Por fim, o formulário Todas as solicitações oferece uma visão geral de todas as solicitações classificadas por oferta de serviço.
6. Modelo de estimativa de custos do Excel da Template.net
Se você prefere as boas e velhas planilhas para calcular estimativas de projetos e gerenciar documentos, embarque no trem do Modelo de Estimativa de Custos do Excel da Template.net! 🚂
Você não recebe instruções sobre como usar este modelo de estimativa do Excel, mas recebe um excelente exemplo. Por padrão, o modelo exibe uma estimativa de custo para um projeto de desenvolvimento web. Em seguida, ele divide o projeto em várias categorias de custo:
- Pessoal
- Equipamentos
- Material
- Viagens
Em seguida, você tem a coluna Descrição, que lista itens relacionados à categoria. A coluna seguinte, Taxa/Custo unitário, mostra sua estimativa de preço por unidade (no caso de materiais e equipamentos) ou taxa (no caso de pessoal). A coluna Subtotal resume os custos totais para cada categoria de custo.
A tabela no canto superior direito do modelo resume todas as categorias de custos e seus respectivos valores, com o custo total exibido na última linha. Abaixo da tabela, você verá um gráfico representando todas as categorias de despesas.
O modelo é 100% personalizável, para que você possa ajustá-lo à natureza do seu projeto. Todas as fórmulas já estão configuradas, então você não precisa se preocupar com cálculos matemáticos! 🧮
7. Modelo de estimativa de licitação de construção em Excel da ConstructionLogs
Você é um gerente de projetos de construção em busca de um modelo de orçamento simples? O modelo de orçamento para licitações de construção em Excel da ConstructionLogs contém tudo o que você precisa para representar custos, alocar recursos e planejar orçamentos de projetos.
O modelo é simples: você recebe uma tabela com colunas nas quais deve inserir as informações corretas para obter cálculos precisos.
Primeiro, use a coluna Descrição para dividir seu projeto em categorias de custos para facilitar a navegação. Elas podem girar em torno de materiais, proteção térmica e custos de mão de obra. Em cada categoria, liste todos os itens que a compõem.
Em seguida, você deve inserir informações sobre quantidade, unidade e custo por unidade. Como o modelo já possui fórmulas, ele fará os cálculos para você. Além de exibir as despesas para cada categoria de custo, o modelo fornece o total geral. Para obter o número correto, você precisará inserir porcentagens para impostos, encargos trabalhistas, despesas gerais e lucros, e títulos.
8. Modelo de estimativa de trabalho do Excel da Vertex42
O modelo de estimativa de trabalho do Excel da Vertex42 tem tudo a ver com simplicidade — ele garante que seus clientes em potencial obtenham as informações de que precisam, sem detalhes excessivos e descrições longas.
O primeiro passo para usar este modelo é inserir suas informações no canto superior esquerdo. Em seguida, você precisa fornecer o número estimado, a data e as informações do destinatário.
Continue descrevendo o trabalho que seu cliente potencial deseja que você faça. O modelo apresenta um espaço em branco aqui, por isso é adequado para todas as profissões. Seja você um agricultor que vende beterrabas, um empreiteiro ou um artista freelancer, descreva o trabalho a ser feito em detalhes para minimizar o risco de mal-entendidos no futuro.
A última seção do modelo permite que você divida seus custos em categorias e divulgue o valor de cada uma, juntamente com a estimativa total.
Você pode editar este modelo no Word, Excel ou Google Docs. Se optar pelo Excel ou Google Docs, poderá aproveitar as fórmulas pré-definidas que acompanham o modelo. Infelizmente, o Word não suporta fórmulas, então você terá que fazer os cálculos manualmente.
9. Modelo de estimativa de trabalho do Word pela CashboardApp
Mantenha suas estimativas claras e simples com o modelo de estimativa de trabalho do Word da Cashboard App! 🤩
Este modelo de orçamento no Word não possui opções avançadas, mas isso não o torna menos eficaz. Ele tem todos os elementos essenciais para garantir que seus clientes em potencial obtenham as informações necessárias para decidir se você é a escolha perfeita.
O modelo é dividido em três seções principais. Na primeira, você divulga suas informações e as do destinatário.
A segunda seção (Introdução) explica para que serve a estimativa. Seja o mais detalhado possível — discuta o escopo do trabalho, os prazos e todas as informações que possam ser do interesse do seu cliente.
A terceira seção é uma tabela onde você categorizará seu projeto e fornecerá o tempo e o custo estimados. Adicione impostos e descontos e calcule o subtotal da sua estimativa.
10. Modelo de orçamento do Word pelo Invoice Maker
Não há nada mais simples do que o modelo de orçamento do Word da Invoice Maker. Este modelo simples permite que você crie documentos de orçamento sem esforço! 🥵
Depois de preencher as seções “De” e “Cobrar de”, você passa diretamente para a parte central deste modelo de orçamento do Word: definir o escopo do projeto e os preços. Na tabela, você descreve todos os itens do seu orçamento, taxas, quantidades, valores de impostos e valores totais.
Você tem espaço para fornecer detalhes adicionais abaixo da tabela — discuta condições de pagamento, prazos, solicitações especiais que seu cliente potencial possa ter e cronogramas de pagamento.
Forneça instruções de pagamento à esquerda e divulgue o subtotal no lado direito do documento. Leve em consideração os custos de envio, impostos sobre vendas e descontos (se você os oferecer) e descreva o valor que seu cliente potencial precisará pagar se contratar seus serviços.
Modelos de estimativa: libere eficiência e transparência
Os modelos de orçamento listados facilitam uma comunicação clara e garantem a satisfação do cliente, ao mesmo tempo que lhe poupam um tempo valioso.
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