Como gerente de projetos, é provável que uma parte significativa de sua semana de trabalho seja dedicada ao manuseio de papéis e à organização de informações. Esse trabalho administrativo pode tomar um tempo valioso que poderia ser gasto em tarefas de alto valor.
O software de gerenciamento de documentos foi projetado para eliminar o trabalho pesado do trabalho manual, organizando e categorizando arquivos, atribuindo permissões de acesso e criando fluxos de trabalho para aprovações e revisões.
Neste guia, vamos nos aprofundar nos principais softwares de gerenciamento de documentos e em como aproveitá-los como um local centralizado para compartilhamento e colaboração de documentos!
O que você deve procurar em um software de gerenciamento de documentos (DMS)?
Ao procurar um sistema de gerenciamento de documentos, é essencial priorizar medidas de segurança de alto nível para proteger informações confidenciais, evitar violações de dados e cumprir as normas de proteção de dados. Recursos importantes, como:
- Controles de acesso
- Criptografia
- Backup e recuperação de dados
- Permissões
- Recursos de pesquisa
- Acesso à nuvem
A colaboração também é um recurso indispensável em seu sistema de gerenciamento de documentos. Você quer que a sua equipe seja capaz de colaborar em documentos em tempo real atribuir tarefas, deixar comentários e compartilhar arquivos com segurança. E, é claro, você precisa ser capaz de encontrar conteúdo sem digitar muitos prompts!
E, por fim, a integração com outros ferramentas de gerenciamento de projetos como gerenciamento de tarefas e rastreamento de projetos ajudará sua equipe a simplificar fluxos de trabalho multifuncionais . Essa integração promove a colaboração, compartilhamento de conhecimento e aprimora a tomada de decisões.
Os 10 melhores softwares de gerenciamento de documentos em 2024
1. ClickUp
Com a ajuda do ClickUp Docs, você pode mostrar os requisitos do seu produto usando uma exibição de lista incorporada
O ClickUp é uma plataforma de produtividade tudo-em-um projetada para equipes de todos os tamanhos para criar belos documentos, wikis e outros documentos, que podem ser conectados a fluxos de trabalho para executar ideias com sua equipe!
Com opções completas de personalização, o ClickUp oferece uma experiência flexível para ajudar a gerenciar cargas de trabalho, acompanhar o progresso e manter-se conectado de qualquer lugar. A colaboração está no centro de cada recurso, com várias ferramentas projetadas para manter as equipes multifuncionais atualizadas e alinhadas.
Além disso, o ClickUp se integra a mais de 1.000 outras ferramentas de trabalho, permitindo que as equipes sincronizem todo o seu trabalho e otimizem os processos multifuncionais em uma única plataforma!
Melhores recursos do ClickUp
- Um detalhamento on-lineCentral de Ajuda,seminários on-linee suporte para ajudá-lo a usar a plataforma em toda a sua extensão
- Uma dinâmicaObjetivos para alinhar a equipe aos OKRs e acompanhar o progresso de várias maneiras
- Comentários atribuídos e encadeados em qualquerDocumento ClickUptarefa ouQuadro branco* Quadros brancos colaborativos para desenvolver ideias em tempo real junto com a equipe
- Relatórios ePainéis de controle para uma visão geral instantânea de alto nível de seu trabalho
- Um rico plano Free Forever e opções econômicas em cadaplano de preços* Vários responsáveis de tarefas para total transparência em todo o progresso
- Sobre15 exibições personalizáveis para gerenciar tarefas de todos os ângulos
- Interface de usuário fácil de usar com recursos on-line emodo off-line* 50+Automações para otimizar o fluxo de trabalho de qualquer projeto
- Status de tarefas personalizadas para suas necessidades de projeto
Um vastoBiblioteca de modelos para todos os casos de uso, desde anotações atéresumos de projetos
Limitações do ClickUp
- Seu rico conjunto de recursos pode criar uma curva de aprendizado para alguns usuários
- Nem todas as exibições estão disponíveis no aplicativo móvel - ainda
Preços do ClickUp
- Plano gratuito para sempre
- Plano Ilimitado: uS$ 5 por usuário por mês
- Plano Empresarial: $12 por usuário por mês
- Plano Business Plus: uS$ 19 por usuário por mês
Plano Enterprise: Entre em contato para obter preços
Avaliações e opiniões sobre o ClickUp
- G2: 4.7/5 (mais de 6.500 avaliações)
- Capterra: 4.7/5 (3.500+ avaliações)
2. Rever
via Rever O Revver, antigo Rubex, é um sistema de gerenciamento de documentos on-line criado para ajudar as empresas a organizar, armazenar e compartilhar documentos com segurança. O Revver Docs é integrado a aplicativos populares de armazenamento em nuvem, como Google Drive, Dropbox, Box e OneDrive.
A plataforma também oferece uma série de recursos, como controle de versão de arquivos, recursos de pesquisa de documentos e controle de acesso seguro para que somente usuários autorizados possam visualizar ou editar informações confidenciais.
melhores recursos do #### Revver
- Reconhecimento óptico de caracteres (OCR) paraarquivar documentos automaticamente em seus locais predefinidos
- Pesquisa avançada para identificar pastas que não contêm documentos essenciais
- Controle de autenticação multifator para acessar documentos
- Assinatura eletrônica dedicada para substituir documentos em papel
- Visualizador de documentos em tela dupla
Limitações do Revver
- Falta de ferramentas de gerenciamento de tarefas em comparação com outros sistemas de gerenciamento de documentos
- É necessário ter uma conta para acessar a Central de Ajuda do Revver
Preços do Revver
- Entre em contato com o Revver para obter detalhes sobre preços
Avaliações e resenhas do Revver
- G2: 4.3/5 (mais de 330 avaliações)
- Capterra: 4.4/5 (880+ avaliações)
3. Equipe de conexão
via Equipe de conexão A Connecteam é uma empresa de engajamento de funcionários e gerenciamento de equipes software. Seu recurso de documentos facilita a colaboração das equipes em documentos, formulários e pesquisas.
Ter todos os arquivos de funcionários, certificados e documentos comerciais em um só lugar pode ser um divisor de águas para os departamentos e gerentes de RH. Um sistema centralizado pode aumentar a eficiência e a produtividade, permitindo fácil acesso aos documentos, eliminando a necessidade de armazenamento físico e reduzindo o risco de perda ou extravio de arquivos. Com uma solução digital, a equipe de RH pode facilmente pesquisar, recuperar e compartilhar documentos com colegas, mesmo que eles trabalhem remotamente!
Melhores recursos do Connecteam
- Funcionalidade Quick Actions para realizar ações rápidas que afetam todos os documentos
- Permissões de documentos View Only, Upload, Approve/Reject e Edit
- Pacotes de documentos (pastas) para atribuir a usuários individuais ou grupos inteligentes
- Cursos para criar processos específicos a serem seguidos pelos funcionários
- Datas de expiração por documento ou tipo de entrada
Limitações do Connecteam
- Recursos limitados de colaboração em tempo real
- Falta de recursos de automação do fluxo de trabalho
Preços do Connecteam
- Pequenas empresas Empresas: Gratuito para até 10 usuários
- Basic: uS$ 29 por mês para os primeiros 30 usuários
- Advanced: uS$ 49 por mês para os primeiros 30 usuários
- Expert: uS$ 99 por mês para os primeiros 30 usuários
Connecteam ratings and reviews
- G2: 4.3/5 (mais de 30 avaliações)
- Capterra: 4.8/5 (260+ avaliações)
4. Confluência
via Confluência O Confluence é um sistema de espaço de trabalho em equipe com recursos de software de gerenciamento de documentos para criar, compartilhar, organizar e discutir trabalhos com equipes de qualquer tamanho. Ele ajuda as pessoas de uma organização a colaborar em projetos de forma mais eficaz e eficiente, permitindo que elas armazenem e compartilhem seu trabalho em um local central.
Com o Confluence, as equipes podem criar e compartilhar ideias, editar documentos colaborativamente em tempo real, acompanhe o progresso dos projetos, mantenha todos informados sobre as alterações com notificações e muito mais. Além disso, recursos avançados, como relatórios, painéis e integração com outras ferramentas, ajudam as equipes a manter o controle de seus projetos! Compare o Confluence com o Google Docs !
Melhores recursos do Confluence
- Feed personalizado para exibir os espaços que uma pessoa visitou recentemente, páginas de rascunho em andamento e atividade da página
- Edição em tempo real com uma equipe remota ou funcionários remotos
- Integrações com Box, Dropbox e Google Drive
- Rótulos de página para acelerar a busca de conteúdo
- Funcionalidade de importação de documentos do Word
Limitações do Confluence
- Equipes que não trabalham com desenvolvimento de software terão dificuldade em aprender a ferramenta
- Projetada e precificada para colaboração em nível empresarial (confira estasAlternativas ao Confluence)
Preços do Confluence
- Gratuito: Para 10 usuários (somente assinatura mensal)
- Padrão: uS$ 5,75 por usuário (estimado)
- Premium: uS$ 11 por usuário (estimado)
- Empresarial: Entre em contato com o Confluence para obter detalhes
Confluence ratings and reviews
- G2: 4.1/5 (mais de 3.000 avaliações)
- Capterra: 4.4/5 (mais de 2.000 avaliações) Comparar o Confluence com o Notion !
5. DocuPhase
via DocuPhase O DocuPhase é uma solução de gerenciamento de documentos que ajuda as organizações a assumir o controle de seus processos baseados em papel . Ele oferece uma plataforma para capturar e gerenciar documentos, simplificar os processos de fluxo de trabalho e aprimorar a colaboração. Com o DocuPhase, os usuários podem armazenar, gerenciar e acessar com segurança todos os tipos de documentos de qualquer lugar do mundo por meio de instalações na nuvem ou no local.
A plataforma vem com um conjunto de recursos, como captura e indexação de documentos, recursos de pesquisa, roteamento e aprovação de documentos, ferramentas de colaboração on-line, trilhas de auditoria e controle de versões!
Melhores recursos do DocuPhase
- Reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para ler e interpretar dados especificados
- Permissões personalizadas para diferentes tipos de processos comerciais
- Tags predefinidas automáticas e termos de indexação para arquivos recebidos
- Funções de pesquisa avançada para encontrar as informações exatas
- Integrações com NetSuite, Dynamics, Sage e muito mais
Limitações do DocuPhase
- Opções limitadas de treinamento para aprender e adotar o software
- Voltado para a automação contábil
Preços do DocuPhase
- Entre em contato com a DocuPhase para obter preços
Avaliações e resenhas do DocuPhase
- G2: 4.2/5 (mais de 15 avaliações)
- Capterra: 4.5/5 (mais de 70 avaliações)
6. Bloomfire
via bloomfire O Bloomfire é um software de compartilhamento de conhecimento que ajuda a aumentar a colaboração e a produtividade de uma equipe. Ele oferece aos usuários a capacidade de armazenar e compartilhar informações, documentos, vídeos, imagens e outros conteúdos de forma segura em uma plataforma organizada. Ele pode ser usado como um wiki interno, intranet ou até mesmo uma plataforma de e-learning.
A plataforma facilita a localização e o gerenciamento de conteúdo para que as equipes possam trabalhar juntas com mais eficiência. Ela também oferece recursos avançados de pesquisa, para que os usuários possam acessar rapidamente as informações de que precisam.
Melhores recursos do Bloomfire
- Editor de rich text com funcionalidade de gráficos, imagens, áudio e vídeo
- Opções de sinalização para revisão e importação/exportação em massa
- Loops de feedback para dar suporte aos processos de negócios
- Tags geradas por IA para melhor armazenamento de documentos
- Conteúdo de perguntas e respostas pesquisável
Limitações do Bloomfire
- Falta de integrações em comparação com outras soluções de gerenciamento de documentos
- Falta de recursos de colaboração
Preços do Bloomfire
- O Bloomfire começa em US$ 25 por usuário por mês, escalonado por volume e modelo
Bloomfire ratings and reviews
- G2: 4.6/5 (mais de 460 avaliações)
- Capterra: 4.3/5 (mais de 200 avaliações)
7. SharePoint
via SharePoint O Sharepoint é um sistema de gerenciamento de documentos corporativos para ajudar as equipes a compartilhar e gerenciar conteúdo dentro da Microsoft Office ecossistema. Ele oferece um espaço centralizado para as equipes armazenarem, organizarem e compartilharem documentos, dados e recursos de qualquer dispositivo. O Sharepoint também tem recursos avançados, como ferramentas de colaboração que permitem que as equipes trabalhem juntas em tempo real e recursos de controle de versão para rastrear alterações no conteúdo.
A plataforma também oferece vários recursos de segurança para ajudar a garantir a segurança dos dados, como permissões baseadas em funções e recursos de auditoria. Com essa plataforma avançada, as equipes podem simplificar o fluxo de trabalho, aumentar a eficiência organizacional e criar um ambiente mais colaborativo.
Melhores recursos do SharePoint
- In-Place Holds para preservar programaticamente o conteúdo contra exclusão ou edição
- Bibliotecas de documentos com controle de versão e acesso
- Visualização e edição off-line no Mac ou PC
- 1 TB de armazenamento no OneDrive por usuário
- Colaboração em tempo real
Limitações do SharePoint
- Requer a compra de software adicional da Microsoft para usar o SharePoint em seu potencial máximo
- Não é intuitivo com softwares que não são da Microsoft
Preços do SharePoint
- Plano 1 do SharePoint Online: uS$ 5 por usuário por mês, assinatura anual
- Plano 2 do SharePoint Online: uS$ 10 por usuário por mês, assinatura anual
- Office 365 E3: uS$ 23 por usuário por mês, assinatura anual
Classificações e resenhas do SharePoint
- G2: 4/5 (mais de 8.200 avaliações)
- Capterra: 4.3/5 (mais de 4.900 avaliações)
Verifique estes_ Alternativas ao SharePoint !
8. Noção
via Noção O Notion é um espaço de trabalho completo para gerenciamento de documentos e colaboração em equipe. Ele funciona como uma ferramenta de banco de dados para que as equipes criem, armazenem, organizem e compartilhem documentos em um local centralizado.
As equipes podem criar capítulos e subseções para organizar documentos, configurar modelos personalizados para acesso rápido ao conteúdo usado com frequência, adicionar tags e comentários para manter o controle de informações importantes e atribuir tarefas e datas de vencimento para o gerenciamento colaborativo de projetos.
melhores recursos do #### Notion
- Histórico de versões que permite reverter para versões anteriores de um documento
- Integração perfeita com serviços de armazenamento em nuvem para facilitar a transferência de dados
- Edição colaborativa que oferece suporte a vários usuários em um único documento
- Controle de acesso com permissões granulares para arquivos e páginas
- Acesso móvel para abrir e enviar arquivos em qualquer lugar
Limitações do Notion
- O alto grau de flexibilidade também pode ser um desafio para saber por onde começar ou como organizar as informações de forma eficaz (confiraAlternativas de noções)
- Acesso limitado a controles avançados, a menos que você esteja no plano Enterprise
Preços do Notion
- Versão gratuita
- Standard: uS$ 8 por usuário por mês
- Premium: uS$ 15 por usuário por mês
- Enterprise: Entre em contato com a Notion para obter detalhes
Avaliações e resenhas do Notion
- G2: 4.7/5 (mais de 1.700 avaliações)
- Capterra: 4.7/5 (mais de 1.400 avaliações)
9. Caixa
via Caixa O Box é um software de gerenciamento de documentos e serviço de compartilhamento de arquivos. Ele fornece soluções seguras de armazenamento, colaboração e comunicação para ajudar as organizações a armazenar, compartilhar e gerenciar seus documentos, planilhas e outros arquivos digitais na nuvem. Com o Box, os usuários podem acessar seus arquivos armazenados de qualquer dispositivo e compartilhá-los facilmente com colegas ou parceiros externos.
A plataforma também oferece recursos como controle de versão para acompanhar as alterações nos documentos ao longo do tempo, criptografia para aumentar a segurança de informações confidenciais e controles de permissão granulares para decidir quem tem acesso a quais dados. Além disso, o Box oferece recursos de nível empresarial, como integração com sistemas de TI e políticas de segurança existentes, personalização de marcas e experiências de usuário e recursos avançados de análise.
Melhores recursos do Box
- Proteção nativa contra vazamento de dados e detecção de ameaças cibernéticas com ferramentas avançadas de aprendizado de máquina
- Integração com aplicativos de trabalho populares, como ClickUp, Microsoft Teams e Oracle NetSuite
- Compartilhamento de arquivos com um clique para enviar arquivos grandes com facilidade
- Box Notes para criar planos e cronogramas de projetos
- Box Sign para assinaturas eletrônicas ilimitadas
Limitações do Box
- A tentativa de abrir vários arquivos PDF na interface de pesquisa do Box Drive pode causar um erro
- A criptografia de chave privada é um recurso pago
Preços do Box
- Entre em contato com a Box para obter detalhes
Avaliações e resenhas da Box
- G2: 4.2/5 (mais de 4.800 avaliações)
- Capterra: 4.4/5 (mais de 5.000 avaliações)
10. Pasta da marca
via Pasta da marca O Brandfolder é uma plataforma on-line de gerenciamento de ativos digitais para que as empresas armazenem, organizem, compartilhem e acompanhem seus ativos de marca. A plataforma funciona como um hub centralizado para gerenciar todos os materiais de marca de uma empresa, incluindo imagens, logotipos, vídeos, documentos, material de marketing, apresentações e muito mais.
Com a interface intuitiva do Brandfolder, os usuários podem acessar, gerenciar, compartilhar e rastrear todos os ativos da marca em um só lugar, de forma rápida e fácil. Além disso, as poderosas ferramentas do Brandfolder facilitam o controle de como os ativos são usados e distribuídos para que a marca da sua empresa permaneça consistente em todos os canais!
Melhores recursos do Brandfolder
- Configurações de ativos públicos e privados para documentos importantes
- Gerenciamento de usuários com acesso rápido a informações sobre os usuários
- Suporte a vários formatos de arquivo para criação de documentos
- Funcionalidade de upload de convidados para parceiros externos
- Uploads em massa com ações de arrastar e soltar
Limitações do Brandfolder
- O envio de vários documentos para aprovação não é um recurso suportado
- Falta de recursos de personalização em planos não corporativos
Preços do Brandfolder
- Entre em contato com a Brandfolder para obter preços
Avaliações e resenhas da Brandfolder
- G2: 4.5/5 (mais de 1.100 avaliações)
- Capterra: 4.7/5 (430+ avaliações)
A melhor ferramenta para gerenciamento colaborativo de documentos: ClickUp Docs
O ClickUp é a escolha ideal para equipes que buscam um sistema abrangente de gerenciamento de documentos para gerenciar todos os tipos de conteúdo interno e voltado para o cliente.
A versatilidade da plataforma se estende à sua ampla variedade de ferramentas de gerenciamento de projetos e colaboração, tornando-a uma solução completa para equipes que buscam otimizar o fluxo de trabalho. Iniciar um espaço de trabalho ClickUp hoje!