Como gerente de projetos, é provável que uma parte significativa da sua semana de trabalho seja dedicada ao manuseio de documentos e à organização de informações. Esse trabalho administrativo pode consumir um tempo valioso que poderia ser dedicado a tarefas de alto valor.
O software de gerenciamento de documentos foi projetado para aliviar o trabalho manual, organizando e categorizando arquivos, atribuindo permissões de acesso e criando fluxos de trabalho para aprovações e revisões.
Neste guia, vamos nos aprofundar nos melhores softwares de gerenciamento de documentos e em como aproveitá-los como um local centralizado para compartilhamento e colaboração de documentos!
O que você deve procurar em um software de gerenciamento de documentos (DMS)?
Ao procurar um sistema de gerenciamento de documentos, é essencial priorizar medidas de segurança de alto nível para proteger informações confidenciais, evitar violações de dados e cumprir as regulamentações de proteção de dados. Recursos importantes, como:
- Controles de acesso
- Criptografia
- Backup e recuperação de dados
- Permissões
- Recursos de pesquisa
- Acesso à nuvem
A colaboração também é um recurso indispensável em seu sistema de gerenciamento de documentos. Você deseja que sua equipe possa colaborar em documentos em tempo real, atribuir tarefas, deixar comentários e compartilhar arquivos com segurança. E, é claro, você precisa ser capaz de encontrar o conteúdo sem precisar digitar muitas instruções!
E, por último, a integração com outras ferramentas de gerenciamento de projetos, como gerenciamento de tarefas e acompanhamento de projetos, ajudará sua equipe a otimizar os fluxos de trabalho multifuncionais. Essa integração promove a colaboração, o compartilhamento de conhecimento e aprimora a tomada de decisões.
Os 10 melhores softwares de gerenciamento de documentos
1. ClickUp
O ClickUp é uma plataforma de produtividade completa, projetada para equipes de todos os tamanhos, para criar belos documentos, wikis e outros arquivos, que podem ser conectados a fluxos de trabalho para executar ideias com sua equipe!
Com opções completas de personalização, o ClickUp oferece uma experiência flexível para ajudar a gerenciar cargas de trabalho, acompanhar o progresso e permanecer conectado de qualquer lugar. A colaboração está no centro de todos os recursos, com várias ferramentas projetadas para manter equipes multifuncionais atualizadas e alinhadas.
Além disso, o ClickUp se integra a mais de 1.000 outras ferramentas de trabalho, permitindo que as equipes sincronizem todo o seu trabalho e otimizem processos multifuncionais em uma única plataforma!
Melhores recursos do ClickUp
- Uma Central de Ajuda online detalhada, webinars e suporte para ajudá-lo a usar a plataforma em toda a sua extensão.
- Um recurso dinâmico de metas para alinhar a equipe em OKRs e acompanhar o progresso de várias maneiras
- Comentários atribuídos e encadeados em qualquer documento, tarefa ou quadro branco do ClickUp
- Quadros colaborativos para desenvolver ideias em tempo real junto com a equipe
- Relatórios e painéis para uma visão geral instantânea de alto nível do seu trabalho
- Um plano gratuito completo e opções acessíveis em todos os planos de preços.
- Vários responsáveis pelas tarefas para total transparência em todo o progresso
- Mais de 15 visualizações personalizáveis para gerenciar tarefas sob todos os ângulos
- Interface de usuário fácil de usar com modo online e offline
- Mais de 50 automações para otimizar qualquer fluxo de trabalho de projeto
- Status de tarefas personalizados para as necessidades do seu projeto
- Uma vasta biblioteca de modelos para todos os casos de uso, desde anotações até resumos de projetos.
Limitações do ClickUp
- Seu rico conjunto de recursos pode criar uma curva de aprendizado para alguns usuários.
- Nem todas as visualizações estão disponíveis no aplicativo móvel — ainda.
Preços do ClickUp
- Plano gratuito para sempre
- Plano ilimitado: US$ 5 por usuário por mês
- Plano Empresarial: US$ 12 por usuário por mês
- Plano Business Plus: US$ 19 por usuário por mês
- Plano Empresarial: entre em contato para obter informações sobre preços
Avaliações e comentários sobre o ClickUp
- G2: 4,7/5 (mais de 6.500 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (mais de 3.500 avaliações)
2. Revver
O Revver, anteriormente Rubex, é um sistema de gerenciamento de documentos online projetado para ajudar as empresas a organizar, armazenar e compartilhar documentos com segurança. O Revver Docs é integrado a aplicativos populares de armazenamento em nuvem, como Google Drive, Dropbox, Box e OneDrive.
A plataforma também oferece uma variedade de recursos, como controle de versão de arquivos, recursos de pesquisa de documentos e controle de acesso seguro, para que apenas usuários autorizados possam visualizar ou editar informações confidenciais.
Melhores recursos do Revver
- Reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para arquivar automaticamente documentos em seus locais predefinidos
- Pesquisa avançada para identificar pastas com documentos essenciais em falta
- Controle de autenticação multifatorial para acessar documentos
- Assinatura eletrônica dedicada para substituir documentos em papel
- Visualizador de documentos em tela dupla
Limitações do Revver
- Carece de ferramentas de gerenciamento de tarefas em comparação com outros sistemas de gerenciamento de documentos.
- É necessária uma conta para acessar a Central de Ajuda do Revver.
Preços do Revver
- Entre em contato com a Revver para obter detalhes sobre preços.
Avaliações e comentários do Revver
- G2: 4,3/5 (mais de 330 avaliações)
- Capterra: 4,4/5 (mais de 880 avaliações)
3. Connecteam
O Connecteam é um software de engajamento de funcionários e gerenciamento de equipes. Seu recurso de documentos facilita a colaboração entre equipes em documentos, formulários e pesquisas.
Ter todos os arquivos, certificados e documentos comerciais dos funcionários em um único lugar pode ser uma grande mudança para os departamentos e gerentes de RH. Um sistema centralizado pode melhorar a eficiência e a produtividade, permitindo fácil acesso aos documentos, eliminando a necessidade de armazenamento físico e reduzindo o risco de perda ou extravio de arquivos. Com uma solução digital, a equipe de RH pode facilmente pesquisar, recuperar e compartilhar documentos com colegas, mesmo que eles trabalhem remotamente!
Melhores recursos do Connecteam
- Funcionalidade de ações rápidas para tomar medidas imediatas que afetam todos os documentos
- Permissões para visualizar, carregar, aprovar/rejeitar e editar documentos
- Pacotes de documentos (pastas) para atribuir a usuários individuais ou grupos inteligentes
- Cursos para criar processos específicos para os funcionários seguirem
- Datas de validade por documento ou tipo de entrada
Limitações do Connecteam
- Recursos limitados de colaboração em tempo real
- Não possui recursos de automação de fluxo de trabalho
Preços do Connecteam
- Pequenas empresas: gratuito para até 10 usuários
- Básico: US$ 29 por mês para os primeiros 30 usuários
- Avançado: US$ 49 por mês para os primeiros 30 usuários
- Expert: US$ 99 por mês para os primeiros 30 usuários
Avaliações e comentários do Connecteam
- G2: 4,3/5 (mais de 30 avaliações)
- Capterra: 4,8/5 (mais de 260 avaliações)
4. Confluence
O Confluence é um sistema de espaço de trabalho em equipe com recursos de software de gerenciamento de documentos para criar, compartilhar, organizar e discutir o trabalho com equipes de qualquer tamanho. Ele ajuda as pessoas em uma organização a colaborar em projetos de forma mais eficaz e eficiente, permitindo que armazenem e compartilhem seu trabalho em um local central.
Com o Confluence, as equipes podem criar e compartilhar ideias, editar documentos de forma colaborativa em tempo real, acompanhar o andamento dos projetos, manter todos informados sobre as alterações com notificações e muito mais. Além disso, recursos poderosos como relatórios, painéis e integração com outras ferramentas ajudam as equipes a manterem o controle de seus projetos!
Compare o Confluence com o Google Docs!
Melhores recursos do Confluence
- Feed personalizado para exibir os espaços que uma pessoa visitou recentemente, rascunhos de páginas em andamento e atividade da página
- Edição em tempo real com uma equipe remota ou funcionários remotos
- Integrações com Box, Dropbox e Google Drive
- Etiquetas de página para acelerar a pesquisa de conteúdo
- Funcionalidade de importação de documentos do Word
Limitações do Confluence
- Equipes que não desenvolvem software terão dificuldade para aprender a usar a ferramenta.
- Projetado e com preço acessível para colaboração em nível empresarial (confira estas alternativas ao Confluence ).
Preços do Confluence
- Gratuito: para 10 usuários (somente assinatura mensal)
- Padrão: US$ 5,75 por usuário (estimativa)
- Premium: US$ 11 por usuário (estimativa)
- Empresa: entre em contato com a Confluence para obter mais detalhes.
Avaliações e comentários sobre o Confluence
- G2: 4,1/5 (mais de 3.000 avaliações)
- Capterra: 4,4/5 (mais de 2.000 avaliações)
Compare o Confluence com o Notion!
5. DocuPhase
O DocuPhase é uma solução de gerenciamento de documentos que ajuda as organizações a controlar seus processos baseados em papel. Ele fornece uma plataforma para capturar e gerenciar documentos, otimizar processos de fluxo de trabalho e melhorar a colaboração. Com o DocuPhase, os usuários podem armazenar, gerenciar e acessar com segurança todos os tipos de documentos de qualquer lugar do mundo por meio de instalações na nuvem ou no local.
A plataforma vem com um conjunto de recursos, como captura e indexação de documentos, recursos de pesquisa, encaminhamento e aprovação de documentos, ferramentas de colaboração online, trilhas de auditoria e controle de versão!
Melhores recursos do DocuPhase
- Reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para ler e interpretar dados específicos
- Permissões personalizadas para diferentes tipos de processos de negócios
- Tags predefinidas automáticas e termos de indexação para arquivos recebidos
- Funções de pesquisa avançadas para encontrar as informações exatas
- Integrações com NetSuite, Dynamics, Sage e muito mais
Limitações do DocuPhase
- Opções limitadas de treinamento para aprender e adotar o software
- Voltado para a automação contábil
Preços do DocuPhase
- Entre em contato com a DocuPhase para obter informações sobre preços.
Avaliações e comentários sobre o DocuPhase
- G2: 4,2/5 (mais de 15 avaliações)
- Capterra: 4,5/5 (mais de 70 avaliações)
6. Bloomfire
O Bloomfire é um software de compartilhamento de conhecimento que ajuda a aumentar a colaboração e a produtividade dentro de uma equipe. Ele oferece aos usuários a capacidade de armazenar e compartilhar informações, documentos, vídeos, imagens e outros conteúdos com segurança em uma plataforma organizada. Ele pode ser usado como um wiki interno, intranet ou até mesmo uma plataforma de e-learning.
A plataforma facilita a localização e o gerenciamento de conteúdo, para que as equipes possam trabalhar juntas com mais eficiência. Ela também oferece recursos de pesquisa avançados, para que os usuários possam acessar rapidamente as informações de que precisam.
Melhores recursos do Bloomfire
- Editor de texto avançado com gráficos, imagens, áudio e funcionalidade de vídeo
- Opções de sinalização para revisão e importação/exportação em massa
- Feedback Loops para apoiar processos de negócios
- Tags geradas por IA para um melhor armazenamento de documentos
- Conteúdo pesquisável de perguntas e respostas
Limitações do Bloomfire
- Falta de integrações em comparação com outras soluções de gerenciamento de documentos
- Falta de recursos de colaboração
Preços do Bloomfire
- O Bloomfire custa a partir de US$ 25 por usuário por mês, com escala por volume e modelo.
Avaliações e comentários sobre o Bloomfire
- G2: 4,6/5 (mais de 460 avaliações)
- Capterra: 4,3/5 (mais de 200 avaliações)
7. SharePoint
O Sharepoint é um sistema de gerenciamento de documentos corporativos que ajuda as equipes a compartilhar e gerenciar conteúdo dentro do ecossistema do Microsoft Office. Ele oferece um espaço centralizado para as equipes armazenarem, organizarem e compartilharem documentos, dados e recursos a partir de qualquer dispositivo. O Sharepoint também possui recursos poderosos, como ferramentas de colaboração que permitem que as equipes trabalhem juntas em tempo real e recursos de controle de versão para rastrear alterações no conteúdo.
A plataforma também oferece vários recursos de segurança para ajudar a garantir a proteção dos dados, como permissões baseadas em funções e recursos de auditoria. Com essa plataforma poderosa, as equipes podem otimizar seu fluxo de trabalho, aumentar a eficiência organizacional e criar um ambiente mais colaborativo.
Melhores recursos do SharePoint
- Retenções no local para preservar programaticamente o conteúdo contra exclusão ou edição
- Bibliotecas de documentos com controle de versões e acesso
- Visualização e edição offline em Mac ou PC
- 1 TB de armazenamento no OneDrive por usuário
- Colaboração em tempo real
Limitações do SharePoint
- É necessário adquirir software adicional da Microsoft para utilizar o Sharepoint em todo o seu potencial.
- Não é intuitivo com softwares que não sejam da Microsoft
Preços do SharePoint
- SharePoint Online Plano 1: US$ 5 por usuário por mês, assinatura anual
- SharePoint Online Plano 2: US$ 10 por usuário por mês, assinatura anual
- Office 365 E3: US$ 23 por usuário por mês, assinatura anual
Avaliações e comentários do SharePoint
- G2: 4/5 (mais de 8.200 avaliações)
- Capterra: 4,3/5 (mais de 4.900 avaliações)
Confira estas alternativas ao SharePoint!
8. Notion
O Notion é um espaço de trabalho completo para gerenciamento de documentos e colaboração em equipe. Ele funciona como uma ferramenta de banco de dados para equipes criarem, armazenarem, organizarem e compartilharem documentos em um local centralizado.
As equipes podem criar capítulos e subseções para organizar documentos, configurar modelos personalizados para acesso rápido a conteúdos usados com frequência, adicionar tags e comentários para acompanhar informações importantes e atribuir tarefas e prazos para o gerenciamento colaborativo de projetos.
Melhores recursos do Notion
- Histórico de versões que permite reverter para versões anteriores de um documento
- Integração perfeita com serviços de armazenamento em nuvem para facilitar a transferência de dados
- Edição colaborativa que suporta vários usuários em um único documento
- Controle de acesso com permissões granulares para arquivos e páginas
- Acesso móvel para abrir e enviar arquivos em qualquer lugar
Limitações do Notion
- O alto grau de flexibilidade também pode ser um desafio para saber por onde começar ou como organizar as informações de maneira eficaz (confira as alternativas ao Notion ).
- Acesso limitado a controles avançados, a menos que você esteja no plano Enterprise.
Preços do Notion
- Versão gratuita
- Padrão: US$ 8 por usuário por mês
- Premium: US$ 15 por usuário por mês
- Empresa: entre em contato com a Notion para obter mais detalhes.
Avaliações e comentários sobre o Notion
- G2: 4,7/5 (mais de 1.700 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (mais de 1.400 avaliações)
9. Box
O Box é um software de gerenciamento de documentos e serviço de compartilhamento de arquivos. Ele oferece soluções seguras de armazenamento, colaboração e comunicação para ajudar as organizações a armazenar, compartilhar e gerenciar seus documentos, planilhas e outros arquivos digitais na nuvem. Com o Box, os usuários podem acessar seus arquivos armazenados a partir de qualquer dispositivo e compartilhá-los facilmente com colegas ou parceiros externos.
A plataforma também oferece recursos como controle de versões para acompanhar as alterações nos documentos ao longo do tempo, criptografia para maior segurança de informações confidenciais e controles de permissão granulares para decidir quem tem acesso a quais dados. Além disso, o Box oferece recursos de nível empresarial, como integração com sistemas de TI e políticas de segurança existentes, personalização de marca e experiências do usuário, além de poderosos recursos de análise.
Principais recursos do Box
- Proteção nativa contra vazamento de dados e detecção de ameaças cibernéticas com ferramentas avançadas de aprendizado de máquina.
- Integração com aplicativos de trabalho populares, como ClickUp, Microsoft Teams e Oracle NetSuite.
- Compartilhamento de arquivos com um clique para enviar arquivos grandes com facilidade
- Box Notes para criar planos e cronogramas de projetos
- Box Sign para assinaturas eletrônicas ilimitadas
Limitações do Box
- Tentar abrir vários arquivos PDF a partir da interface de pesquisa do Box Drive pode causar um erro.
- A criptografia de chave privada é um recurso pago.
Preços do Box
- Entre em contato com a Box para obter mais detalhes.
Avaliações e comentários sobre o Box
- G2: 4,2/5 (mais de 4.800 avaliações)
- Capterra: 4,4/5 (mais de 5.000 avaliações)
10. Brandfolder
O Brandfolder é uma plataforma online de gerenciamento de ativos digitais para empresas armazenarem, organizarem, compartilharem e rastrearem seus ativos de marca. A plataforma funciona como um hub centralizado para gerenciar todos os materiais de branding de uma empresa, incluindo imagens, logotipos, vídeos, documentos, materiais de marketing, apresentações e muito mais.
Com a interface intuitiva do Brandfolder, os usuários podem acessar, gerenciar, compartilhar e rastrear todos os ativos da marca de forma rápida e fácil em um só lugar. Além disso, as poderosas ferramentas do Brandfolder facilitam o controle de como os ativos são usados e distribuídos, para que a marca da sua empresa permaneça consistente em todos os canais!
Melhores recursos do Brandfolder
- Configurações de ativos públicos e privados para documentos importantes
- Gerenciamento de usuários com acesso rápido a informações sobre os usuários
- Suporte a vários formatos de arquivo para criação de documentos
- Funcionalidade de upload de convidados para parceiros externos
- Uploads em massa com ações de arrastar e soltar
Limitações do Brandfolder
- O envio de vários documentos para aprovação não é um recurso compatível.
- Não possui recursos de personalização em planos não empresariais.
Preços do Brandfolder
- Entre em contato com a Brandfolder para obter informações sobre preços.
Avaliações e comentários sobre o Brandfolder
- G2: 4,5/5 (mais de 1.100 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (mais de 430 avaliações)
A ferramenta definitiva para gerenciamento colaborativo de documentos: ClickUp Docs
O ClickUp é a escolha ideal para equipes que procuram um sistema abrangente de gerenciamento de documentos para gerenciar todos os tipos de conteúdo interno e voltado para o cliente.
A versatilidade da plataforma se estende a sua ampla gama de ferramentas de gerenciamento de projetos e colaboração, tornando-a uma solução completa para equipes que buscam otimizar seu fluxo de trabalho. Comece a usar o ClickUp Workspace hoje mesmo!