Bem, isso aconteceu. Você concluiu o trabalho para um cliente, enviou uma solicitação de pagamento e... nada. Talvez eles tenham dado várias explicações, como não poder pagar no momento, problemas com o processador de pagamento, método de pagamento ou ausência do contador.
Independentemente dos motivos, o resultado permanece consistente: Você concluiu o trabalho, mas o pagamento não foi feito, deixando-o com uma pilha de faturas não pagas.
Se você tem uma pequena empresa, trabalha como freelancer ou gerencie projetos em uma grande empresa se você é um profissional de marketing, é essencial manter um fluxo de caixa saudável. A consecução desse objetivo depende de sua capacidade de receber pagamentos prontamente, mantendo o profissionalismo.
Em vez de recorrer a táticas agressivas, este guia o ensinará a pedir o pagamento aos clientes de forma educada e a evitar situações embaraçosas. Afinal de contas, você se esforçou e merece ser compensado pelo trabalho! 🌻
Por que é difícil solicitar pagamentos aos clientes?
Essa é uma situação delicada e complicada: Você precisa que o cliente pague o valor devido, mas não quer assediá-lo nem constrangê-lo.
E, certamente, não quer deixá-lo irritado a ponto de se recusar a pagar a fatura.
Muitos de nós nos sentimos constrangidos ao enviar solicitações de pagamento porque não queremos parecer rudes ou insistentes. Muitos profissionais temem enviar o e-mail "Só estou verificando se você viu esta fatura".
Em geral, isso se resume a:
- Medo da rotatividade de clientes: Se você depende muito de um único cliente para obter uma grande parte da receita, é compreensível que se sinta ansioso por aborrecê-lo e perder trabalhos futuros. Mas, desde que você lide com a situação de forma profissional, você podereter o clientee receber o pagamento. Além disso, você realmente deseja se envolver com um cliente que atrasa constantemente os pagamentos? Mesmo que eles decidam se separar, essa situação pode acabar sendo vantajosa
- Desafios de comunicação: Você sabe que precisa solicitar o pagamento, mas é difícil encontrar as palavras certas. Gerenciamento de clientes muitas vezes se resume a uma comunicação cuidadosa, mas se você não tiver um roteiro para essa situação, é fácil se atrapalhar com as palavras e errar
- Desconforto pessoal: Se você tende a evitar conflitos, talvez ache mais atraente realizar uma tarefa desagradável do que solicitar o pagamento integral de uma fatura de um cliente. Evitar o conflito transforma o problema em algo ainda pior. O crescimento pessoal faz parte de ser um profissional bem-sucedido, portanto, trate isso como uma oportunidade de fortalecer suas habilidades
- Termos de pagamento não claros: Se você não definiu claramente as datas de vencimento, as taxas de atraso e as opções de pagamento antecipadamente, isso cria ambiguidade - e você não quer ambiguidade quando se trata de receber pagamentos. Não é possível obter pagamentos pontuais se você não definir os termos, e é por isso que todo relacionamento com o cliente deve começar com um contrato por escritocontrato.
- ramificações legais: Alguns clientes podem compartilhar ameaças legais vagas ou dizer coisas como: "Vou ter que pedir ao meu advogado para dar uma olhada nisso" Não permita que a perspectiva de ação legal o impeça. Nesse caso, entenda as legalidades do processo de pagamento em seu estado para conhecer seus direitos de pagamento
Por mais desafiador que possa ser, precisamos superar o medo de sermos vistos como "difíceis" ou "assertivos" No entanto, isso representa uma oportunidade de lidar com a situação com profissionalismo, o que leva a um relacionamento mais respeitoso e produtivo com o cliente!
Os atrasos nos pagamentos prejudicam significativamente o fluxo de caixa - especialmente para proprietários de pequenas empresas - e levam a problemas operacionais que poderiam ter sido evitados se as pessoas pagassem quando deveriam.
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O que fazer e o que não fazer para pedir pagamento de forma profissional e educada
Cada situação é diferente, mas, de modo geral, é aconselhável seguir essas dicas para obter a solicitação de pagamento mais educada possível.
Fazer: Defina as expectativas desde o início
Quanto mais transparente você for desde o início, menor será a probabilidade de os clientes atrasarem os pagamentos. A partir do momento em que você a bordo de um cliente informe-o sobre seus preços e condições de pagamento.
Seja proativo e mencione as condições de pagamento em seus contratos. Toda folha de pagamento deve incluir:
- Nome legal do cliente
- Suas informações de contato, incluindo o número de telefone e o endereço de entrega
- Prazo de pagamento ou datas de vencimento
- Método de pagamento e moeda
- Políticas para reembolso de despesas
- Taxas de atraso e seus termos
- Perguntas frequentes que explicam como você lida com pagamentos atrasados
Para dar mais ênfase, solicite que os clientes rubriquem ao lado das condições de pagamento.
Para evitar atrasos crônicos nos pagamentos, inclua uma cláusula em seu contrato que diga que você se reserva o direito de cancelar os clientes que pagarem com atraso um determinado número de vezes.
Não faça isso: diga algo de que você se arrependerá
Um tom contraditório prejudicará o relacionamento com o cliente, e você não quer queimar pontes.
Em vez de reagir no calor do momento, crie um plano de comunicação para lidar com pagamentos atrasados. Inclua um manual de como escalar os pagamentos atrasados - com scripts - para que você não diga algo negativo que o faça perder a conta.
Faça: Fornecer vários métodos de pagamento
Talvez os clientes estejam atrasando o pagamento porque você só aceita pagamentos com cheques em papel. Há tantos métodos e processadores de pagamento que é melhor aceitar o maior número possível. 💸
No mínimo, aceite:
- Apple Pay
- Google Pay
- PayPal
- Cartão de crédito ou cartão de débito
- Transferências ACH de contas bancárias
Certifique-se de adicionar um mini SOP em seu cliente documento de integração sobre como usar seu instrumento de pagamento para que eles conheçam o processo antecipadamente.
O que não fazer: surpreender os clientes
Os itens de linha em uma fatura realmente não devem ser uma surpresa. Se você quiser que os clientes paguem em dia, envie um lembrete amigável antes da data de vencimento.
Um rápido e-mail de lembrete de pagamento, telefonema ou mensagem de texto - com uma cópia da fatura - é um lembrete educado para as pessoas que honestamente se esqueceram e não pretendiam deixá-la sem pagamento.
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Fazer: Enviar lembretes para receber pagamentos
Algumas pessoas se esquecem de pagar uma fatura mesmo após a data de vencimento. A vida é agitada e as caixas de entrada estão cheias até a borda, portanto, não é incomum que os clientes percam uma mensagem de lembrete.
Crie um fluxo de trabalho interno em seu software de gerenciamento de tarefas para enviar lembretes periódicos de faturas em diferentes estágios:
- Antes da data de vencimento
- No prazo de pagamento
- Quando o pagamento estiver vencido
Não faça isso: Esqueça as faturas não pagas
A única coisa pior do que um cliente esquecer uma fatura é você esquecer um pagamento pendente! Mantenha o controle de todas as faturas pendentes usando um ferramenta inteligente de gerenciamento de clientes que rastreia faturas, pagamentos, avisos de falha de pagamento e muito mais.
Faça: Criar um formulário de solicitação de pagamento aproveitando a API de solicitação de pagamento
Facilite ao máximo para que as pessoas paguem a você. Crie um formulário de solicitação de pagamento on-line para simplificar o processo de pagamento.
Talvez seja necessário trabalhar com o pessoal de TI para integrar uma API de solicitação de pagamento - ou um simples Formulário faça você mesmo também pode funcionar. Incorpore-o em uma página da Web com um pouco de HTML e voilà! Seus clientes simplesmente visitam o portal e pagam o saldo pendente, tudo graças a essa integração simples com a API de solicitação de pagamento.
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Como evitar ter que pedir pagamento
Perseguir faturas não é o melhor uso de seu tempo, e podemos garantir que seus clientes também não gostam de ser perseguidos. 👀
Minimize o incômodo e evite solicitações de pagamento com essas pequenas alterações:
- Peça pagamentos adiantados: Se você já conhece o escopo, peça ao cliente que pague antes de concluir qualquer trabalho. Se isso não for possível, peça depósitos ou adiantamentos
- Oferecer subscrição serviços: Se você prestar o mesmo nível de serviço todos os meses, cobre do cliente uma taxa de assinatura recorrente por meio de um cartão registrado
- Envie faturas prontamente: Não adie o envio de faturas. Sempre as envie rapidamente, enquanto o projeto ainda estiver fresco na mente do cliente
- Ofereça planos de pagamento: Alguns clientes podem ter dificuldade para pagar, especialmente faturas maiores. Nesse caso, ofereça planos de pagamento que permitam que eles paguem em parcelas. As parcelas mostram aos clientes que você está disposto a trabalhar com eles
Modelos de solicitação de pagamento para coletar pagamentos de clientes
A essa altura, você já sabe como superar o "incômodo" de pedir pagamentos. Sabemos que é difícil encontrar as palavras certas para os e-mails de solicitação de pagamento, e é por isso que é importante usar um modelo de solicitação de pagamento.
Modelos de solicitação de pagamento do ClickUp
Por que passar horas formatando formulários e contratos de pagamento? Confie nos modelos do ClickUp para usar a linguagem certa para solicitações de pagamento - com cores bonitas e formatação clara. ✨
Para começar, peça a seus clientes que assinem o Modelo de contrato de pagamento simples do ClickUp . Use esse modelo para controlar pagamentos, acompanhar o status do cliente e criar campos personalizados para seus registros.
Estabeleça os termos e condições da folha de pagamento com o modelo de acordo de pagamento simples do ClickUp
O modelo Modelo de formulário de pagamento do ClickUp facilita a coleta segura de informações de pagamento do cliente on-line. Ele ainda envia alertas automáticos para manter todos atualizados sobre os pagamentos.
Crie um fluxo de pagamento com o modelo de formulário de pagamento do ClickUp
Está curioso sobre seus dados de pagamento? Rastreie-os com o Modelo de histórico de pagamentos do ClickUp . Registre todos os detalhes de pagamento dos clientes, bem como os pagamentos feitos aos fornecedores. O modelo monitora os dados de pagamento ao longo do tempo para identificar possíveis problemas e fornecer uma visão rápida da sua saúde financeira.
O modelo de histórico de pagamentos do ClickUp permite que você acompanhe os pagamentos a freelancers, clientes e funcionários assalariados em um só lugar
Escreva solicitações de pagamento com a IA do ClickUp, incluindo detalhes de pagamento relevantes
Embora modelos sólidos forneçam uma base sólida, a composição de um e-mail educado de solicitação de pagamento pode ser um desafio.
Felizmente, você não precisa escrever uma mensagem de solicitação de pagamento. Use IA do ClickUp para escrever uma mensagem educada, mas firme para você, tudo isso sem sair da plataforma de gerenciamento de projetos. Use-o para escrever sequências de e-mail, scripts telefônicos e textos que expliquem suas necessidades sem queimar pontes.
Use a IA do ClickUp para escrever mais rápido e aprimorar seu texto, suas respostas por e-mail e muito mais
Se você já tem uma solicitação de pagamento e deseja ajustá-la para que tenha um tom mais amigável, peça ao ClickUp AI para analisá-la para você. Se o texto parecer muito agressivo, a IA sugerirá alterações para tornar a mensagem menos picante.
Colete pagamentos por meio do ClickUp Forms
Procurando uma interface de pagamento elegante? Experimente o ClickUp Forms! É a maneira mais rápida de incentivar pagamentos rápidos, e seus clientes também apreciarão a conveniência. ClickUp Forms capture respostas que se conectam às tarefas da sua equipe. Crie um formulário personalizado para conduzir os clientes pelo processo de pagamento em um portal on-line sofisticado. Receber o pagamento é tão fácil quanto seus clientes tocarem no botão de pagamento.
O último recurso: Procure um advogado
A essa altura, você já fez tudo o que podia para promover a boa vontade e se comunicar com seu cliente. Caso ele persista em evitar o pagamento ou se recuse totalmente a cumprir suas obrigações financeiras, a próxima etapa poderá ser uma ação judicial.
Seu advogado provavelmente enviará uma carta com palavras fortes ao cliente descrevendo a possibilidade de recurso legal caso o pagamento não seja feito prontamente. Em muitos casos, a menção de ação legal pode levar os clientes a quitarem suas dívidas. Mas atenção: Isso quase certamente fará com que o cliente perca a conta, portanto, não tome essa decisão levianamente.
Se a contratação de um advogado não for financeiramente viável, talvez você possa buscar o pagamento por meio de tribunal de pequenas causas mas isso depende de seu estado, dos termos do contrato e do valor do pagamento.
Adeus, pagamentos em atraso
Alguns profissionais se sentem constrangidos ao pedir o pagamento que merecem por direito, e entendemos que isso pode ser desagradável. Siga as dicas deste guia para superar seu medo de pedir pagamento. Desde que envie e-mails educados e profissionais, você conseguirá preservar o relacionamento e, ao mesmo tempo, expandir seus negócios.
Você pode fazer solicitações de pagamento por conta própria, mas se quiser economizar tempo e evitar problemas de comunicação, opte pelo ClickUp. Modelos, ferramentas de IA, formulários e muito mais facilitam as solicitações de pagamento para que você possa se concentrar em tarefas que realmente fazem a diferença. Registre-se no ClickUp !