As 10 melhores ferramentas de software de colaboração de documentos em 2024

Está procurando o perfeito software de colaboração de documentos?

Como gerente de conteúdo, encontrar o melhor software de colaboração de documentos tem sido vital para melhorar meu fluxo de trabalho. Com o software certo, minha equipe pode trabalhar de forma produtiva e colaborar em tempo real, promovendo a criatividade e a inovação. Porém, com tantas ferramentas de colaboração de documentos disponíveis atualmente, foi um grande desafio decidir qual era a mais adequada para as necessidades da minha equipe.

Para facilitar a vida de todos os gerentes de conteúdo, decidimos reunir tudo o que você precisa saber sobre software de colaboração de documentos. Também destacaremos as 10 principais ferramentas de colaboração de documentos para facilitar o processo de tomada de decisão.

O que é um software de colaboração de documentos?

O software de colaboração de documentos fornece às equipes a plataforma certa para colaborar de forma eficaz .

Seja um documento do Google, um PDF, uma planilha ou qualquer outra coisa, você pode contar com as ferramentas de colaboração de documentos para ajudar você e sua equipe a entender tudo isso.

Criar um ambiente de trabalho colaborativo traz muitos benefícios. A colaboração de documentos pode ajudar as equipes a melhorar a tomada de decisões, o alinhamento da equipe e aumentar a confiança das partes interessadas.

10 melhores softwares de colaboração de documentos em 2024

1. ClickUp - Melhor para documentos colaborativos

Experimente o ClickUp Docs

ClickUp Docs para documentar e compartilhar informações importantes com a equipe

O ClickUp é uma ferramenta robusta de colaboração de documentos que simplifica a comunicação da equipe, o gerenciamento de projetos e o compartilhamento de informações. Ele permite que os usuários criem, editem e compartilhem documentos em tempo real, promovendo a colaboração contínua.

Com recursos como tarefas, comentários e histórico de versões, ele garante transparência e responsabilidade. Seus recursos de integração com outros aplicativos e ferramentas aprimoram sua funcionalidade, tornando-o uma solução completa para uma gestão eficiente de projetos colaboração em equipe .

principais recursos do

ClickUp Documentos do ClickUp são uma solução integrada de colaboração de documentos para sua equipe. Veja a seguir uma visão mais detalhada do que você obtém com o ClickUp Docs:

• ClickUp Brain nosso assistente de redação com IA que pode ser usado no Docs para escrever, resumir, parafrasear, reformatar notas e muito mais!Edição em tempo real .

3. Google Docs - Melhor para usuários do Google Workspace

Via Google DocsGoogle Docs é um software gratuito de colaboração de documentos que é muito popular por seu recurso de salvamento automático. Essa plataforma de colaboração também oferece opções inteligentes de edição e formatação para ajudar a organizar as informações com facilidade .

Principais recursos do Google Docs

• Os modelos prontos oferecem às equipes uma formatação rápida
• Acesse várias permissões de compartilhamento diferentes no seu Google Doc
• O recurso de desenho permite que você adicione desenhos exclusivos ao seu documento
• O recurso de salvamento automático garante que sua equipe não perca nenhuma informação importante
• A funcionalidade de localizar e substituir ajuda a encontrar termos rapidamente

Profissionais do Google Docs

• Interface fácil de usar
• Possui recursos de edição de texto avançado
• Integra-se bem com outros aplicativos do Google
• Flexibilidade de importação/exportação para compartilhamento de documentos

Contras do Google Docs

• Requer conexão com a Internet, a menos que você use a extensão do Chrome
• Não oferece suporte a anotações em PDF
• Difícil de usar como umsistema de base de conhecimento #### Preços do Google Docs

Os recursos essenciais para isso ferramenta de colaboração em equipe estão disponíveis gratuitamente. Para maior funcionalidade, os planos pagos começam em US$ 6/usuário por mês.

Avaliações de usuários do Google Docs

• G2: 4,7/5 (mais de 5.000 avaliações)
• Capterra: 4,7/5 (mais de 22.000 avaliações)

Confira nosso_ Comparação entre o Google Docs e o Confluence !

4. Microsoft OneDrive - Melhor para usuários da Microsoft

Via Microsoft OneDrive O OneDrive é um aplicativo de armazenamento em nuvem da Microsoft que permite que as equipes colaborem armazenando e compartilhando arquivos na nuvem.

Mas será que essa ferramenta realmente levará sua equipe ao sucesso? Vamos dar uma olhada:

Principais recursos do Microsoft OneDrive

• Espaço de armazenamento em nuvem para compartilhamento de arquivos
• O controle de versão ajuda sua equipe a gerenciar rascunhos e revisões
• Notificações de comentários para alertas em tempo real
• Funcionalidade de gerenciamento de permissões
• Recursos de revisão de documentos e coleta de feedback

Profissionais do Microsoft OneDrive

• Fácil integração
• Oferece 5 GB de espaço gratuito para armazenamento de arquivos e as equipes podem ganhar mais espaço por meio do incentivo de indicação
• Compatível com dispositivos iOS, Chromium, Android e Mac
• Integra-se com outros aplicativos do Microsoft Office, como o Microsoft Teams

Contras do Microsoft OneDrive

• Dificuldade para revisar, editar e compartilhar documentos fora do Microsoft365
• Não há funcionalidade de bloco de notas integrada
• Preocupações com a privacidade, pois ele verifica os arquivos armazenados em busca de "conteúdo questionável

Preços do Microsoft OneDrive

Os planos de equipe para essa ferramenta de colaboração de documentos começam em US$ 5/usuário por mês.

Avaliações de usuários do Microsoft OneDrive

• G2: 4,2/5 (mais de 7.000 avaliações)
• Capterra: 4,4/5 (mais de 8.000 avaliações)

5. Dropbox Paper - Melhor para listas de tarefas colaborativas

Via Dropbox O Dropbox Paper é uma ferramenta de colaboração on-line que promove a colaboração em equipe por meio do compartilhamento de arquivos.

Mas há algum motivo pelo qual colocamos esse software de colaboração no final da nossa lista?

Vejamos.

Principais recursos do Dropbox Paper

• Listas de tarefas com datas de vencimento para ajudar sua equipe no planejamento
• Linhas do tempo commarcos do projeto para mapear cada etapa de um projeto
• A integração de mídia avançada permite a criação de documentos dinâmicos
• O recurso de anotações oferece à sua equipe um espaço de planejamento pessoal
• As @menções da equipe aumentam a visibilidade dos comentários para colaboração

Prós do Dropbox Paper

• Você pode aumentar e diminuir o zoom das linhas do tempo para visualizar os planos semanais e anuais
• A ferramenta de linhas do tempo é personalizável, o que ajuda a melhorar a organização da equipe
• Ferramenta adequada para redatores que precisam decolaboração de conteúdo* Oferece modelos para ajudá-lo a começar rapidamente

Contras do Dropbox Paper

• Não há modo off-line disponível
• Cria um novo arquivo sempre que vários usuários estão visualizando um arquivo e alguém salva alterações
• Opções de formatação limitadas

Preços do Dropbox Paper

Essa ferramenta de colaboração de documentos tem um plano gratuito com planos pagos a partir de US$ 15/usuário por mês.

Avaliações de usuários do Dropbox Paper

• G2: 4.1/5 (4400+ avaliações)
• Capterra: 4,4/5 (mais de 100 avaliações)

Verifique estes_ Alternativas ao papel de caixa suspensa_ !

6. ONLYOFFICE - Melhor documento colaborativo de código aberto

Via ONLYOFFICEONLYOFFICE é um escritório colaborativo de código aberto que vem em todas as formas e tamanhos: no local e na nuvem, como um espaço de trabalho de pilha completa ou como ONLYOFFICE Docs separado, editores de desktop e móveis, para empresas de qualquer escala e para uso pessoal.

Principais recursos do ONLYOFFICE

• Editores colaborativos para documentos de texto, planilhas e apresentações
• Capacidade de criar formulários PDF on-line
• Rastreamento de alterações, menções, histórico de versões, comparação de documentos
• Bate-papo de documentos integrado, plug-ins Telegram e Jitsi
• Permissões avançadas de compartilhamento (comentários, revisão, preenchimento de formulários, filtragem personalizada) e acesso a links externos
• Salas privadas para colaboração de documentos criptografados de ponta a ponta
• Gerenciamento de documentos juntamente com projetos, e-mail, CRM, calendário

Profissionais do ONLYOFFICE

• Compatibilidade máxima do MS Office com versões em nuvem e auto-hospedadas
• Recursos avançados de segurança e integração de serviços de terceiros
• Plano pessoal gratuito, bem como aplicativos para desktop e dispositivos móveis
• Código aberto

ONLYOFFICE contras

• Caso você prefira trabalhar com formatos ODF, esses arquivos são convertidos para OOXML

Preços do ONLYOFFICE

A versão em nuvem do ONLYOFFICE Workspace é gratuita para equipes pequenas com até 5 usuários. Um plano Business começa em US$ 4 por usuário/mês.

Avaliações de usuários do ONLYOFFICE

• G2: 4.3/5 (mais de 30 avaliações)
• Capterra: 4,5/5 (mais de 300 avaliações)

7. Document360 - Melhor para gerenciamento de conhecimento

Via Documento360 O Document360 é uma ferramenta de gerenciamento de conhecimento que permite que as equipes criem, modifiquem e publiquem bases de conhecimento de autoatendimento. Essa plataforma é ideal para empresas que precisam documentar processos e produtos para clientes ou uso interno.

Principais recursos do Document360

• Colaboração contínua em tempo real: Vários membros da equipe podem contribuir, editar e revisar documentos simultaneamente.
• Análise avançada: Permite a compreensão de quais artigos são mais visualizados, ajudando a identificar lacunas na documentação.
• Controle de versão e reversão: As equipes podem acompanhar as alterações, comparar versões e reverter para um estado anterior quando necessário.
• Integrações: Com ferramentas populares, como Google Analytics, Intercom e Disqus.

Document360 prós

• API para extensibilidade
• Os recursos de controle de acesso permitem que as organizações gerenciem as permissões, garantindo que as pessoas certas tenham os níveis de acesso adequados

Contras do Document360

• Requer alguma configuração para obter o máximo de seus recursos.
• Não há modo off-line paraeditar documentos o que pode ser uma desvantagem para equipes com membros remotos com conexões de Internet instáveis.

Preços do Document360

• Inicial: $119/mês (se cobrado mensalmente)
• Business: $299/mês (se cobrado mensalmente)
• Enterprise: US$ 599/mês (se cobrado mensalmente)

Document360 avaliações de usuários

• G2: 4,7/5 (mais de 200 avaliações)
• Capterra: 4,7/5 (mais de 11 avaliações)

8. Notion - Melhor para wikis

Via Noção O Notion combina várias funcionalidades como anotações, tarefas, wikis e bancos de dados em uma ferramenta versátil. Esse espaço de trabalho completo permite que você escreva, planeje e se organize junto com sua equipe.

O Notion AI pode ser adicionado a qualquer plano do Notion. É uma IA ferramenta de escrita que integra várias ferramentas de IA para ajudar você a melhorar a produtividade e o tempo de entrega do projeto.

principais recursos do #### Notion

• Modelos personalizáveis: Para todos os tipos de conteúdo, como roteiros, especificações de design e muito mais.
• Espaços de trabalho colaborativos: Permite que as equipes trabalhem na mesma página ao mesmo tempo, comentando e adicionando informações.
• Flexibilidade: O Notion pode ser o que você quiser - desde um quadro de gerenciamento de projetos até um banco de dados abrangente.
• Integração: Com mais de 50 ferramentas, incluindo Slack, Google Drive e similares.

Prós do Notion

• Obtenha insights e resumos gerados pelo recurso de preenchimento automático que digitaliza muitos documentos
• Acesse seu painel de controle de qualquer lugar, pois a ferramenta está disponível on-line em qualquer dispositivo de sua escolha

Contras do Notion

• A ampla gama de possibilidades pode ser esmagadora para novos usuários.
• Falta de integração tradicional de calendário e e-mail.

Preços do Notion

• **Gratuito
• Plus: $10/mês por usuário
• Business: $18/mês por usuário
• Enterprise: Preços personalizados
• Adicione o Notion AI a qualquer plano pago por US$ 8 por membro/mês, cobrado anualmente. uS$ 10 por membro/mês para faturamento mensal e planos gratuitos.

Avaliações de usuários do Notion

• G2: 4,7/5 (mais de 5000 avaliações)
• Capterra: Não há avaliações suficientes

9. Microsoft Word - Melhor para rastrear alterações em documentos

via Microsoft Como parte do pacote Microsoft Office, o Microsoft Word é amplamente usado para criar materiais escritos. Ele oferece ótimos recursos para colaboração em documentos, facilitando o compartilhamento, a colaboração e o rastreamento de alterações em documentos do Word.

Principais recursos do Microsoft Word

• Colaboração em tempo real: As pessoas podem colaborar com eficiência trabalhando no mesmo documento simultaneamente.
• Comentários e revisões: Os recursos permitem que os membros da equipe adicionem notas, façam revisões e destaquem textos.
• Integração: Com outros aplicativos do Microsoft Office, como Excel, PowerPoint e OneDrive.
• Acessibilidade: Acesse documentos em qualquer lugar, a qualquer momento, de qualquer dispositivo com conexão à Internet.

Profissionais do Microsoft Word

• Recursos que facilitam a colaboração, como controle de alterações, comentários e coautoria em tempo real
• Proteja seus documentos com senha, para que você não precise se preocupar com acesso não autorizado

Contras do Microsoft Word

• Difícil de gerenciar se um grande número de pessoas estiver editando o documento ao mesmo tempo.
• Recursos de colaboração limitados para necessidades de edição complexas.

Preços do Microsoft Word

• Versão gratuita por período limitado
• Licenças personalizadas para pessoas físicas e jurídicas

Avaliações de usuários do Microsoft Word

• G2: 4.7/5 (1700+ avaliações)
• Capterra: 4,7/5 (mais de 2000 avaliações)

10. Zoho WorkDrive - Melhor para gerenciamento de documentos

Via Zoho WorkDrive O Zoho WorkDrive é um espaço de trabalho de equipe on-line projetado para gerenciamento de documentos e colaboração. Ele oferece um espaço seguro para as equipes armazenarem, compartilharem e gerenciarem arquivos sem esforço.

Principais recursos do Zoho WorkDrive

• Pastas de equipe: Crie pastas para equipes específicas para organizar seu trabalho e colaborar.
• Suíte de escritório Zoho integrada: Permite criar e editar documentos, planilhas e apresentações.
• Acesso baseado em função: Garante que as pessoas certas tenham o acesso certo aos documentos.
• Integração: Com outros aplicativos Zoho e aplicativos de terceiros.

Prós do Zoho WorkDrive

• Os aplicativos para Android e iOS facilitam o trabalho em qualquer lugar
• Permissões granulares para controlar o acesso do usuário ao conteúdo

Contras do Zoho WorkDrive

• A interface não é tão fácil de usar em comparação com outras ferramentas de colaboração de documentos.
• Suporte a formatos de arquivo limitados para visualização de arquivos.

Preços do Zoho WorkDrive

• Versão gratuita
• Padrão: uS$ 4/mês por usuário
• Premium: uS$ 6,40/mês por usuário

Avaliações de usuários do Zoho WorkDrive

• G2: 4.4/5 (mais de 200 avaliações)
• Capterra: 4.5/5 (mais de 170 avaliações)

O que procurar em um software de colaboração de documentos?

Além da funcionalidade de edição em tempo real, aqui estão sete recursos essenciais que seu software de colaboração de documentos deve ter:

1. Salvamento automático

A maioria dos aplicativos de gerenciamento de projetos tem um recurso de salvamento automático que garante que as equipes não percam informações importantes. Além disso, você não precisará salvar manualmente o documento sempre que fizer uma edição. Afinal de contas, todos nós sabemos como podemos nos esquecer!

2. Controle de versão

O controle de versão é um recurso de colaboração de documentos que permite que os membros da equipe revertam para versões anteriores do documento. Ele garante que sua equipe não perca informações importantes, especialmente durante a colaboração on-line.

3. Controle de edição

Este é bastante óbvio 😉

Uma ferramenta de colaboração deve literalmente permitir que você e sua equipe acompanhem todas as alterações ou edições que foram feitas no documento, juntamente com quem as fez.

4. Vários formatos

Seu software de colaboração de documentos deve oferecer suporte a diferentes formatos de arquivo para garantir que você não fique limitado a apenas um tipo de documento. Imagine ser forçado a sempre colaborar com planilhas, que horror!

5. Comentários

Os comentários são um recurso da ferramenta de colaboração que permite que você e os membros da sua equipe façam perguntas e forneçam feedback sem alterar o documento. Você também pode usar os comentários para atribuir tarefas uns aos outros com facilidade.

6. Compatível com dispositivos móveis

A acessibilidade móvel é um recurso integral de qualquer aplicativo de colaboração. Ela garante que os membros da equipe tenham acesso ao ferramenta de colaboração on-line para trabalho remoto .

Imagine não poder entrar em contato com os colegas de trabalho durante uma emergência! 😧

7. Grande espaço de armazenamento

A colaboração de documentos envolve várias pessoas e documentos, portanto, é claro que a ferramenta de colaboração que você escolher precisa ter muito espaço de armazenamento.

_Você precisa armazenar todas essas grandes ideias em algum lugar, certo?

Benefícios do uso de ferramentas de colaboração de documentos

Uma excelente ferramenta de colaboração de documentos ajuda as equipes a se comunicarem e trabalharem juntas em um espaço de trabalho centralizado. Ela também incentiva as equipes a compartilhar mais ideias e, por sua vez, a criar um ambiente de trabalho melhor.

Veja a seguir o que algumas das melhores ferramentas de colaboração de documentos trazem para a mesa:

1. Economiza tempo

O software de colaboração de documentos ajuda você a ficar à frente do jogo, eliminando tarefas administrativas que consomem tempo. Você pode pesquisar facilmente documentos relevantes sem se afogar em papelada! #finalmente

2. Melhora a comunicação

_Você já recebeu um e-mail pedindo feedback com uma longa lista de CCs?

E você pensou: "Eh, outra pessoa vai dar o feedback."

A realidade é que, provavelmente, todos estão pensando a mesma coisa e ninguém acaba respondendo ao e-mail.

Mas o que é uma equipe sem comunicação de equipe?

Com o software de colaboração de documentos, todos na equipe podem ver os comentários em tempo real e, quando uma pessoa adiciona um comentário, é provável que os outros membros da equipe façam o mesmo.

Procurando outras maneiras de motivar sua equipe? Leia nossa lista com curadoria de citações inspiradoras !

3. Acesso remoto

As ferramentas de colaboração permitem que seus funcionários no escritório e equipe virtual os membros acessam arquivos, mídia e documentos por meio de seus dispositivos móveis a qualquer hora e em qualquer lugar. Mais ou menos como um departamento virtual para colaboração remota.

Está tendo dificuldades para trabalhar em casa? Não se preocupe,_ aqui estão algumas dicas práticas de trabalho em casa .

Comece a colaborar no Docs

O software de colaboração de documentos oferece à sua equipe uma plataforma para maior envolvimento e comunicação.

É claro que você poderia continuar com longas cadeias de e-mails, altos custos administrativos e membros da equipe desmotivados, mas ambos sabemos que isso não é o ideal 🙅

Com recursos que vão desde colaboração em tempo real a mensagens instantâneas, o software de colaboração de documentos fornece às equipes e aos gerentes de projeto tudo o que eles precisam para a colaboração em equipe.

E, embora o Google Docs e o Dropbox Paper sejam ótimas ferramentas gratuitas de colaboração de documentos, o ClickUp oferece colaboração avançada de documentos em equipe e gerenciamento de tarefas inovador recursos que são completamente revolucionários.

Então, o que está esperando? Obtenha o ClickUp gratuitamente e comece a colaborar com sua equipe hoje mesmo!