Se você é novo no gerenciamento de projetos, pode estar animado e, ao mesmo tempo, um pouco nervoso com o grande trabalho que tem pela frente e com as grandes expectativas de sua equipe e de seus chefes.
E se você já tem alguma experiência, provavelmente está confiante em suas habilidades, mas ciente dos desafios de cada novo projeto. Você também sabe que a adaptação e o ajuste de sua abordagem levam a um maior sucesso do projeto e consolidam sua experiência.
Seja você um novato ou um profissional, temos 10 técnicas de gerenciamento de projetos para ajudá-lo a arrasar em qualquer projeto. E o melhor de tudo? Elas são aplicáveis a qualquer setor e tamanho de projeto. Apostamos que você descobrirá algumas joias neste resumo que o desafiarão a tentar algo novo. 💎
O que é gerenciamento de projetos?
O que é Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI) define o gerenciamento de projetos como "o uso de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas específicas para entregar algo de valor às pessoas"
Isso envolve identificar a necessidade de um projeto, definir as metas que ele precisa atingir e, em seguida, ir direto aos detalhes - planejar o que precisa ser feito, executar o plano, monitorar o progresso, gerenciar quaisquer surpresas que surjam ao longo do caminho e, finalmente, entregar o projeto concluído.
Os gerentes de projeto supervisionam o processo, garantem que as tarefas permaneçam dentro do cronograma e ajudam a alcançar os resultados desejados do projeto. 💯
10 tipos de técnicas de gerenciamento de projetos
Para garantir a conclusão bem-sucedida dos projetos, você precisa de uma variedade de ferramentas de gerenciamento de projetos e técnicas à sua disposição.
Aqui está uma lista de 10 técnicas exclusivas que vale a pena explorar. Vamos detalhar o que elas são, como usá-las e quando.
1. Estrutura analítica do trabalho (WBS)
Os projetos são complexos por natureza, e é por isso que a Técnica da EAP é útil na fase de planejamento do projeto. Ela permite que você divida um objetivos do projeto em tarefas pequenas e acionáveis.
As coisas ficam mais fáceis quando você chega aos "pacotes de trabalho" (as menores tarefas que não podem ser divididas). Você pode atribuir tarefas individuais à sua equipe, alocar recursos, definir prazos e acompanhar o progresso do projeto à medida que as tarefas são concluídas.
Os modelos de EAP, como o Modelo de divisão de trabalho do ClickUp o modelo de decomposição do trabalho do ClickUp torna a abordagem extrema de gerenciamento de projetos menos intimidadora. Trata-se de um quadro branco digital com formas, notas adesivas e conectores para mapear sua EAP. Além disso, você pode convidar sua equipe para participar e fazer alterações em tempo real, para que todos os detalhes sejam abordados antes do início do projeto.
Gerencie projetos usando uma estrutura de divisão de trabalho na visualização em lista do ClickUp
Verifique isto_ Ferramentas_de_WBS !
2. Cachoeira
A Técnica da cascata é uma abordagem linear e sequencial para a conclusão do projeto e uma das mais antigas técnicas de gerenciamento de projetos. Ela envolve o agrupamento de tarefas em uma série de etapas e a conclusão de cada etapa antes do início da próxima. Esses estágios normalmente incluem:
- Requisitos: Reunir detalhes do produto
- Projeto: Planejar como construir o produto
- Implementação: Colocar em prática seus planos
- Testes: Verificar se o produto atende aos requisitos iniciais
- Implantação: Entregar o produto ao cliente ou usuário final
- Manutenção: Corrija quaisquer problemas que surjam enquanto o produto estiver em uso
Diferentemente do metodologia ágil essa técnica pressupõe que seu requisitos do projeto são bem definidos e dificilmente mudarão. Isso normalmente é verdade para projetos como planejamento de eventos, construção, fabricação e publicação de livros.
3. Scrum
O Scrum é um tipo popular de técnica ágil de gerenciamento de projetos, geralmente usado por equipes de desenvolvimento de software para executar projetos. No Scrum, você e sua equipe de projeto começam criando uma lista principal de tarefas chamada de "backlog do produto" 📝
No início de um "sprint" - que é uma fase de trabalho curta e focada que geralmente dura duas semanas (no máximo um mês) - sua equipe escolhe as tarefas de maior prioridade do backlog do produto. Essas tarefas escolhidas (também conhecidas como backlog do sprint) tornam-se o foco principal desse sprint.
Mantenha-se ágil enquanto executa suas tarefas com sua equipe
Para se manter no caminho certo, você terá reuniões diárias (reuniões matinais de 15 minutos), conduzidas pelo Scrum Master para discutir o progresso e resolver quaisquer problemas. Usar o Scrum para projetos complexos em que as necessidades podem mudar devido a mudanças no mercado ou feedback contínuo, ou quando a comunicação regular é fundamental para manter o projeto funcionando sem problemas.
4. Kanban
O Kanban é um método ágil versátil usado em vários setores, graças ao seu layout de quadro simples para visualizar as tarefas do projeto e seus status. Um típico Quadro Kanban é dividido em três colunas: To Do, In Progress e Done.
Para começar, mova o trabalho da sua lista de tarefas principal para a coluna To Do, depois para In Progress quando estiver sendo trabalhado e, em seguida, para Done quando estiver concluído. Ao contrário do Scrum, não há um cronograma rígido para a conclusão das tarefas. Mas para evitar sobrecarregar sua equipe, defina um número máximo de tarefas para cada coluna, também conhecido como limite de trabalho em andamento (WIP).
Crie o projeto perfeito Fluxo de trabalho ágil e crie um sistema Kanban flexível para visualizar seu trabalho e melhorar o gerenciamento de projetos com o modo de exibição Board no ClickUp Visualização Kanban digital do ClickUp facilita a criação, a atualização e o gerenciamento de seu quadro on-line e em qualquer dispositivo. Crie quantas colunas quiser (com rótulos personalizados), defina limites de WIP e mova tarefas arrastando-as e soltando-as nas colunas.
Essa metodologia de gerenciamento de projetos é perfeita para lidar com trabalhos contínuos em que as prioridades podem mudar, como gerenciar um aplicativo ativo, lidar com tíquetes de suporte ou gerenciar publicações em blogs e mídias sociais.
5. Gráfico de Gantt
Um gráfico de Gantt é uma técnica útil para visualizar todas as tarefas do seu projeto e datas importantes em um piscar de olhos. Ele mostra claramente quando cada tarefa começa e termina, como as tarefas dependem umas das outras e marca os principais marcos.
Construção Gráficos de Gantt no ClickUp é fácil quando você tem sua EAP: insira suas tarefas, arraste-as e solte-as no gráfico, defina suas datas de início e término e conecte tarefas dependentes.
A visualização de Gantt do ClickUp também tem recursos úteis de visualização:
- Esquema de cores: Tarefas com código de cores com base na prioridade e no status
- **Filtros: exibem tarefas com um responsável específico, prioridade, data de vencimento e muito mais
- Modo "eu": Permite que os membros da equipe vejam apenas as tarefas atribuídas a eles
- Barra de progresso: Acompanha a porcentagem de conclusão do seu projeto à medida que as tarefas são concluídas
Se você estiver trabalhando em projetos com muitas dependências de tarefas e onde o cumprimento dos prazos das tarefas é fundamental, o gráfico de Gantt é a técnica perfeita para ajudar a realizar o trabalho. 🎯
Estimar a duração de cada atividade e formar um cronograma realista com a ajuda de um gráfico de Gantt
6. Método do caminho crítico (CPM)
O CPM aponta o caminho crítico do seu projeto depois que você mapeia as durações e dependências das tarefas usando um gráfico de Gantt.
O caminho crítico compreende as tarefas que levarão mais tempo para serem concluídas, determinando a data de conclusão do seu projeto. Um atraso em qualquer uma dessas tarefas atrasa todo o projeto. Portanto, é necessário monitorá-las de perto para garantir que o projeto permaneça no caminho certo. 🗓️
Com os gráficos de Gantt do ClickUp, a revelação do caminho crítico está a apenas um clique de distância. Você também pode ver a "folga" de suas tarefas, que é o tempo extra que você tem para trabalhar nelas sem estender a data de término do projeto. Portanto, se uma tarefa no caminho crítico estiver atrasada, você poderá facilmente reorganizar suas tarefas para que a folga absorva qualquer atraso.
Identificar o caminho crítico do projeto e definir a folga para atividades flexíveis e não críticas na visualização de Gantt do ClickUp
7. Gerenciamento de partes interessadas
Em todo projeto, há indivíduos com algum nível de influência ou interesse nos resultados. Isso significa que você precisa identificar quem são essas pessoas antes do início do projeto. Usando modelos de mapeamento de partes interessadas facilita esse processo.
Depois de identificar os principais interessados, conheça suas expectativas e preferências de comunicação. E quando o projeto estiver em andamento, forneça atualizações regulares e agende sessões para obter o feedback deles sobre os principais problemas.
A ferramenta Visualização do calendário de IA permite agendar e acompanhar todas as atividades de comunicação e engajamento das partes interessadas em um único espaço. Você pode até mesmo sincronizá-lo com o Google Agenda para evitar conflitos de agendamento. Além disso, você receberá lembretes das próximas reuniões!
Use técnicas de mapeamento de partes interessadas em um quadro branco do ClickUp
8. Gerenciamento de valor agregado (EVM)
O EVM é uma técnica para medir o desempenho geral de um projeto em termos de orçamento e cronograma do projeto. Para verificar o desempenho do seu projeto em um determinado momento, você precisa de três valores-chave:
- Valor planejado (PV): O que você planejou alcançar até este ponto
- Valor obtido (EV): O que você realmente alcançou até o momento
- Custo real (AC): O que você gastou até o momento
Esses dados são necessários para calcular as principais métricas, como o índice de desempenho de custo (CPI) e o índice de desempenho de cronograma (SPI). Se o CPI estiver abaixo de um, você está acima do orçamento; se o SPI estiver abaixo de um, você está atrasado.
Isso é muito útil para fazer ajustes orientados por dados, como reduzir os custos do projeto no futuro, garantir financiamento adicional ou realocar recursos para acelerar seus fluxos de trabalho.
Calcule essas métricas automaticamente dentro do ClickUp com os campos de números e fórmulas. Além disso, crie um painel de controle personalizado que exiba visualmente essas métricas e rastreie as metas de seu projeto . Dessa forma, você e outros partes interessadas no projeto compreenderão rapidamente os principais insights sem precisar examinar longas fileiras de detalhes do projeto.
9. Gerenciamento de riscos
O gerenciamento de riscos consiste em gerenciar os riscos potenciais para minimizar o impacto deles em seu projeto. Comece identificando possíveis ameaças e gargalos, como problemas orçamentários, mudanças de cronograma, alterações de escopo e, em casos extremos, oscilações de mercado ou desastres naturais. 🌪️
Analise esses riscos com Modelo de análise de riscos do gerenciamento de projetos do ClickUp e planeje suas respostas adequadamente. Durante o projeto, monitore continuamente esses riscos com registros de riscos para evitar surpresas.
Precisa fazer um brainstorming de soluções? Use o Quadros brancos ClickUp ou Mapas mentais do ClickUp . Esboçar seus pensamentos ajuda a criar estratégias sólidas para combater os riscos que surgem em seu caminho.
O Modelo de Análise de Riscos do Gerenciamento de Projetos do ClickUp centraliza os riscos do projeto para que você possa mitigar os problemas com base na gravidade, urgência, custo ou outros fatores
10. Gerenciamento de projetos de cadeia crítica (CCPM)
Enquanto a técnica de CPM se concentra apenas no gerenciamento de sequências de tarefas no caminho crítico, o CCPM modifica o caminho crítico ao considerar a disponibilidade e as restrições de recursos, levando à cadeia crítica.
Seu objetivo com o CCPM é garantir que a cadeia crítica permaneça ininterrupta alocando recursos estrategicamente, reprogramando tarefas que precisam de um recurso limitado simultaneamente e adicionando buffers para proteger as tarefas contra atrasos.
Aplique essa técnica em projetos em que os recursos (como membros especializados da equipe e equipamentos) são escassos e a entrega no prazo é obrigatória.
5 Modelos de gerenciamento de projetos
Gerenciar um projeto de forma eficiente requer um equilíbrio de técnicas e ferramentas que economizam tempo, como modelos de gerenciamento de projetos . Reunimos cinco dos melhores para ajudá-lo a planejar, lançar e monitorar facilmente seus projetos.
1. Modelo de abordagem de gerenciamento de projetos do ClickUp
Dê o pontapé inicial em seus projetos com o ClickUp's - basta preencher, personalizar e executar
O modelo Modelo de abordagem de gerenciamento de projetos ClickUp é um modelo amigável para iniciantes para planejar roteiros de projetos de todos os tamanhos, especialmente aqueles que podem ser executados com a técnica de cascata.
Comece inserindo os principais detalhes do projeto na descrição do modelo para garantir que todos estejam na mesma página:
- Título do projeto
- Cliente/organização
- Gerente de projeto
- Patrocinador
- Data da última revisão
- Prazo
Na visualização de lista, adicione tarefas nos grupos Requisitos, Análise, Projeto, Execução, Testes e Implantação. Atribua tarefas à sua equipe, defina datas de vencimento e anexe todos os arquivos relevantes que sua equipe possa precisar.
Esse modelo, como todos os modelos do ClickUp, é totalmente personalizável. Ajuste os registros, edite os campos personalizados e adicione visualizações de projeto como achar melhor!
2. Modelo de estrutura de gerenciamento de projetos ClickUp
Mapeie e codifique por cores as principais áreas de foco de seu projeto com o Modelo de Estrutura de Gerenciamento de Projetos do ClickUp Modelo de estrutura de gerenciamento de projetos do ClickUp é um quadro branco digital no qual você pode mapear as principais áreas de foco do seu projeto. Isso inclui a definição do projeto, o cronograma projetado, o gerenciamento de custos, o gerenciamento de riscos e o gerenciamento de logística.
Atribua cada área de foco a um membro da equipe e use notas adesivas para dividir as tarefas de cada área de foco. Codifique as notas adesivas por cores com base no status da tarefa (feita, em andamento, concluída), na prioridade (alta, média, baixa) ou no período em que serão executadas (como trimestres 1, 2, 3 e 4).
Se estiver procurando um espaço flexível para o brainstorming da equipe e a criação de uma visão clara e abrangente de um projeto complexo, esse modelo pode ser o ideal para você.
3. Modelo de plano de tarefas de gerenciamento de projetos ClickUp
Garanta que seu projeto tenha um início tranquilo com o modelo de plano de tarefas de gerenciamento de projetos do ClickUp
O modelo Modelo de plano de tarefas de gerenciamento de projetos do ClickUp é essencialmente um roteiro para a fase de planejamento do seu projeto. Ele lista todas as etapas que você precisa seguir, desde a definição da meta do projeto até o planejamento do linha do tempo do projeto em um gráfico de Gantt e estimar o orçamento do projeto. 💰
Atribua cada etapa a um membro da equipe e defina um prazo para ela. Além disso, facilite a manutenção do controle dividindo cada tarefa em subtarefas e listas de verificação. Por exemplo, ao criar o conceito do projeto, a lista de verificação abrange áreas como o histórico e a importância, escopo do projeto e partes interessadas.
Vá para a visualização do quadro para ver quais tarefas sua equipe ainda não iniciou, quais estão em andamento e quais estão concluídas. Dessa forma, todo o planejamento é feito sem problemas e dentro do prazo, para que o projeto real comece sem problemas.
4. Modelo de painel de gerenciamento de projetos ClickUp
Use o modelo de painel de gerenciamento de projetos do ClickUp para gerenciar seu projeto, acompanhar a produtividade da equipe e equilibrar as cargas de trabalho em um único espaço
O Modelo de painel de gerenciamento de projetos ClickUp é uma ferramenta útil para gerenciar todo o ciclo de vida do seu projeto e, ao mesmo tempo, acompanhar a produtividade e o desempenho da sua equipe.
Organize as atividades do seu projeto em diferentes fases: Início, Planejamento, Execução e Encerramento. Para cada tarefa, especifique quem é responsável por cumprir o prazo, os riscos potenciais e os custos planejados/realizados.
Para ver quem está trabalhando em quê, mude para as visualizações de Equipe e Carga de trabalho. O modelo também permite visualizar como as tarefas são distribuídas entre a equipe. Isso ajuda a equilibrar as cargas de trabalho para garantir que todos estejam operando em sua melhor capacidade.
5. Modelo de planilha de gerenciamento de projetos ClickUp
O modelo de planilha de gerenciamento de projetos do ClickUp facilita o gerenciamento de projetos em uma visualização dinâmica no estilo de planilha
Se você gosta de planilhas, vai adorar gerenciar projetos com o Modelo de planilha de gerenciamento de projetos ClickUp .
Dentro de Visualização da tabela para obter um layout personalizado, arraste e solte as colunas, oculte as colunas desnecessárias ou fixe as colunas importantes para acesso rápido. Ou alterne para outros modos de exibição, como Kanban, Gantt e Calendar, e faça com que os detalhes de suas tarefas sejam sincronizados perfeitamente em todos eles.
Para fluxos de trabalho de aprovação, peça aos membros da equipe que atualizem o status de aprovação de cada tarefa para Pronto para aprovação quando for apropriado. Após a revisão, atualize o status da tarefa para Precisa de revisão ou dê o sinal verde com Aprovado. 🚦
Use a visualização de Problemas para classificar os problemas da tarefa por gravidade, de baixa a alta. Da mesma forma, a visualização Risk permite que você veja as tarefas por nível de risco, de alto a baixo, ou mesmo sem risco. Ambas as visualizações facilitam a identificação e a resolução de problemas para que seu projeto permaneça no caminho certo.
Execute o gerenciamento de projetos sem esforço com o ClickUp
Todo projeto bem-sucedido depende de técnicas eficazes de gerenciamento de projetos. Nem todas as técnicas são adequadas a todos os projetos, portanto, avalie cuidadosamente as necessidades do seu projeto e escolha a combinação certa de acordo com elas.
Com o ClickUp, a implementação dessas técnicas é super simples e direta. Como um software de gerenciamento de projetos dedicado, ele cuida do trabalho pesado para que você possa se concentrar na estratégia do projeto, atender às suas necessidades e se concentrar na gestão de projetos metas de gerenciamento de projetos e impressionar suas partes interessadas e clientes. 🤩 Registre-se no ClickUp hoje mesmo e experimente os recursos da plataforma gratuitamente.