Se você perguntar a um profissional de compras sobre sua vida profissional, ele lhe dará uma visão de seu mundo caótico. Os gerentes de compras estão sempre equilibrando várias prioridades ao mesmo tempo.
Por um lado, elas sofrem pressão de várias partes interessadas internas para adquirir materiais e integrar fornecedores, a fim de garantir suprimentos e serviços de qualidade em tempo hábil.
Além disso, há a pressão adicional de garantir que todas as aquisições sejam feitas dentro de orçamentos rigorosos. A função de aquisição também é prejudicada por desafios na cadeia de suprimentos, incluindo a obtenção de preços razoáveis, suprimentos de qualidade e pagamentos pontuais aos fornecedores.
Por que os profissionais de compras estão enfrentando desafios? Quais são os desafios mais comuns em compras? Como a tecnologia ajudará a resolver os desafios de compras?
Examinamos essas áreas em detalhes nesta postagem do blog, juntamente com soluções para otimizar o gerenciamento da cadeia de suprimentos e o processo de compras.
⏰ Resumo de 60 segundos
- Os profissionais de compras lutam para equilibrar as demandas das partes interessadas, os orçamentos e as complexas questões da cadeia de suprimentos.
- A função de compras evoluiu, abrangendo agora contribuições estratégicas para os negócios, além da administração básica.
- Os principais desafios incluem o aumento da inflação, a escassez de talentos, a gestão ineficiente de contratos e dados imprecisos.
- A comunicação interna deficiente cria silos, dificultando o alinhamento estratégico e a eficácia das operações.
- As equipes de compras devem gerenciar vários riscos, incluindo instabilidade de preços, interrupções na cadeia de suprimentos, fraudes e problemas com fornecedores.
- A falta de tecnologia retarda os processos e aumenta a vulnerabilidade aos riscos.
- Soluções tecnológicas como automação, sistemas de compras eletrônicas e análises avançadas podem ajudar a resolver esses desafios.
- Ferramentas como o ClickUp são apresentadas como soluções eficazes para otimizar os processos de compras e melhorar a colaboração.
Compreender os desafios de compras
Antes de abordarmos os principais desafios que afetam as equipes de compras, vamos analisar por que a função de compras enfrenta desafios.
O departamento de compras era visto como uma função administrativa da empresa, garantindo a disponibilidade de materiais de qualidade no momento certo. No entanto, desde os anos 2000, o papel das compras se expandiu ainda mais, incluindo as preocupações estratégicas da organização.
Hoje, os profissionais de compras são responsáveis por desenvolver estratégias que impactem positivamente os resultados financeiros da empresa. Eles também devem otimizar suas operações diárias, como gerenciar pedidos de compra e fornecedores e realizar verificações de conformidade.
A gestão de fornecedores e vendedores, a cadeia de abastecimento, a otimização de custos e a mitigação de riscos são responsabilidades adicionais do gestor de compras moderno.
No entanto, os riscos de mercado, a escassez crítica de matérias-primas, as questões comerciais globais voláteis e a abordagem complacente em relação às novas tecnologias por parte dos líderes empresariais estão levando o departamento de compras à beira do colapso.
💡Dica profissional: um painel de compras de fácil visualização pode ajudá-lo a acompanhar todos os desafios em tempo real. Saiba como criar um.
8 desafios comuns em compras
A natureza expansiva do processo de compras o expõe a vários riscos e desafios. Os desafios mais comuns em compras são:
Aumento da inflação
O aumento do custo das matérias-primas está causando noites sem dormir aos profissionais de compras. Fatores como interrupções na cadeia de suprimentos, riscos de entrega, mercados de trabalho restritos e políticas econômicas pouco favoráveis aumentaram os custos.
A COVID-19 e as guerras contínuas são os dois principais fatores que impulsionam o aumento do custo dos materiais. Os lockdowns intermitentes mantiveram a produção baixa, ampliando a diferença entre a demanda e a oferta, o que acabou levando a preços mais altos.
A Rússia e a Ucrânia são importantes exportadoras de energia, mas, devido ao conflito, a produção está baixa, aumentando ainda mais a pressão sobre as equipes de compras para obter recursos essenciais a um preço elevado. Após a invasão, os preços da energia aumentaram 20% em cinco meses.
Os gerentes de compras precisam de ajuda para manter estratégias de compras econômicas devido ao rápido aumento dos preços. Isso torna o aumento da inflação um dos principais desafios de compras em 2024 a serem superados pelos líderes empresariais.
Escassez de talentos
Um desafio significativo que as empresas enfrentam é a necessidade de profissionais mais qualificados na função de compras e no setor da cadeia de abastecimento. A Grande Demissão, que afetou principalmente o mercado dos EUA, e os ventos contrários semelhantes aos de uma recessão que se seguiram, colocaram o mercado de trabalho em alvoroço.
As empresas estão pressionando os funcionários atuais a fazer mais com menos para preencher a lacuna. A equipe existente está, portanto, sobrecarregada e constantemente esgotada. A produtividade está em seu nível mais baixo e o absenteísmo no trabalho está aumentando, complicando ainda mais a estratégia de compras.
Em 2024, os líderes de compras devem identificar processos ineficientes que consomem o tempo e a energia da força de trabalho e encontrar maneiras de automatizá-los.
Gerenciamento de contratos
A gestão de contratos é a base para manter as relações com os fornecedores. Embora o contrato seja um documento legal que marca o início de uma nova relação com um fornecedor, seus objetivos são muito mais amplos do que isso.
O objetivo é permitir que a empresa forneça produtos a um preço competitivo. O contrato garante o fornecimento estável e de qualidade dos materiais e a rentabilidade geral do negócio.
No entanto, a maioria das equipes de compras não consegue atingir seu potencial máximo devido ao alto tempo de resposta, processos manuais, problemas relacionados a fornecedores, falta de comunicação e coordenação e perda de contratos.
Isso resulta em oportunidades perdidas de redução de custos, riscos de não conformidade regulatória, relações tensas com fornecedores e tomadas de decisão inadequadas. As empresas precisam de um sistema de compras eficiente para automatizar e centralizar o processo de gestão da cadeia de suprimentos.
Dados imprecisos
Na maioria das empresas, as equipes de compras gerenciam a entrada de dados manualmente. Elas inserem os dados em planilhas e sistemas legados com automação e recursos analíticos limitados. Como os dados são tratados manualmente, eles são principalmente inconsistentes e propensos a erros humanos.
A consequência de um banco de dados de baixa qualidade se reflete em uma tomada de decisão ruim e lenta. As empresas perdem oportunidades cruciais e se expõem a riscos indesejados, como pedidos de estoque em excesso devido a discrepâncias nos dados de nível de estoque.
Por outro lado, dados precisos e confiáveis permitem que os líderes de compras tomem decisões acertadas e obtenham visibilidade dos processos de compras.
Elas obtêm insights em tempo real e dados precisos sobre padrões de demanda, riscos de mercado, exigências de entrega e indicadores-chave de desempenho específicos dos fornecedores, como prazo de entrega e ROI.
O departamento de compras em empresas em rápido crescimento deve considerar o uso de uma solução de dados centralizada para automatizar a coleta e a análise de dados, facilitando seu trabalho e as auditorias financeiras.
📮ClickUp Insight: 13% dos participantes da nossa pesquisa querem usar IA para tomar decisões difíceis e resolver problemas complexos. No entanto, apenas 28% afirmam usar IA regularmente no trabalho.
Uma possível razão: Preocupações com a segurança! Os usuários podem não querer compartilhar dados confidenciais de tomada de decisão com uma IA externa.
O ClickUp resolve isso trazendo a resolução de problemas com inteligência artificial diretamente para o seu espaço de trabalho seguro. De SOC 2 a normas ISO, o ClickUp está em conformidade com os mais altos padrões de segurança de dados e ajuda você a usar com segurança a tecnologia de IA generativa em todo o seu espaço de trabalho.
Ausência de comunicação interna
A comunicação interna deficiente é um dos desafios mais alarmantes em compras, pois contradiz abertamente as expectativas da alta administração em relação à equipe de compras, que assume o papel de líderes estratégicos.
A equipe de compras trabalha de forma independente; portanto, depende principalmente dos recursos de outras equipes, como informações financeiras e colaboração interfuncional.
No entanto, essas informações podem chegar até elas quando há uma rede de comunicação interna robusta.
Um dos desafios críticos enfrentados pela equipe de compras é que ela trabalha em silos; ela não tem conhecimento da estratégia da organização como um todo e tem uma compreensão limitada das demandas futuras.
A falta de tecnologia torna os processos essenciais lentos, pois a entrada de dados é manual e desorganizada. Isso também reduz a capacidade de resolver os pontos críticos atuais e torna a empresa mais vulnerável a riscos. É necessário um sistema técnico para que a empresa se adapte às condições comerciais em constante mudança e supere os desafios de compras.
Gestão de riscos
As equipes de compras obtêm os melhores resultados quando há uma base sólida para a gestão de riscos. A aquisição é um processo longo, e vários fatores internos e externos influenciam-no.
Esses fatores também levam a riscos internos, como o comportamento dos funcionários, e riscos externos, que são mais difíceis de controlar, como eventos globais.
No entanto, os seguintes riscos estão no topo da lista de riscos de gestão da cadeia de suprimentos dos gerentes de compras:
Instabilidade dos preços
Atualmente, o mercado da cadeia de suprimentos está volátil. As contínuas mudanças de preços aumentam o custo das compras. Como os fornecedores exigem mais dinheiro, é essencial ter um orçamento flexível para evitar a falta de estoque.
Interrupção da cadeia de suprimentos
As cadeias de suprimentos podem ser interrompidas inesperadamente por fatores como guerras, questões políticas e desastres naturais. O maior desafio aqui é obter os materiais de outro fornecedor no último minuto. O segredo é estabelecer um sistema de resposta para gerenciar essas situações com mais eficiência, trabalhando com um especialista em compras.
Fraude
O processo de compras está sujeito a fraudes de várias fontes: funcionários, fornecedores ou prestadores de serviços. A fraude em faturas geralmente ocorre quando os fornecedores inflacionam o custo e a equipe de compras o aprova sem verificar. A fixação de preços é outra fraude frequentemente observada, em que os prestadores de serviços se unem para aumentar o custo ou dispensar descontos.
Problemas com fornecedores
Manter relações sólidas e positivas com os fornecedores é a base para resolver os desafios de compras. Muitos problemas com fornecedores são causados por fatores internos, como especificações e requisitos pouco claros. Se os fornecedores comunicarem suas expectativas, será mais fácil gerenciar entregas de alta qualidade.
Da mesma forma, não realizar a devida diligência na avaliação dos fornecedores para entender suas capacidades e não chegar a um acordo sobre os KPIs são outros fatores que aumentam as tensões no gerenciamento do relacionamento com os fornecedores.
Ausência de tecnologia
A falta de digitalização nos processos de compras é um problema para as empresas com planos robustos para expandir suas operações de compras. A menos que as novas tecnologias se tornem parte integrante das atividades diárias, elas nunca verão todo o potencial da estratégia de compras.
A falta de tecnologia torna os processos essenciais lentos, pois a entrada de dados é manual e desorganizada. Isso também reduz a capacidade de resolver os pontos críticos atuais e torna a empresa mais vulnerável a riscos. As empresas precisam de um sistema técnico para se adaptar às mudanças nas condições de negócios.
O papel da tecnologia na resolução dos desafios de compras
A tecnologia terá um papel fundamental na superação dos principais desafios de compras nas empresas. Veja algumas áreas que passarão pela maior transformação devido à digitalização:
Processos automatizados
A tecnologia trará a mudança mais significativa ao automatizar tarefas de baixo valor, como requisições de compra, ordens de compra e processamento de faturas. Ao mesmo tempo, com a automação, os erros humanos diminuem.
Isso liberará a agenda dos gerentes de compras, permitindo que eles se concentrem em tarefas críticas de nível estratégico, como planejar novas iniciativas estratégicas, desenvolver ideias para negociações com fornecedores e lidar com a gestão de fornecedores.
Estabelecer um sistema de compras eletrônicas
Os sistemas de compras eletrônicas são softwares de gestão de compras que automatizam todo o processo de compras, desde a solicitação de cotação (RFQ) até o pagamento. Eles também desempenham um papel significativo na aplicação de políticas e no aumento da transparência. O software centraliza todos os dados e ferramentas internas de compras, mostrando claramente onde é necessário monitoramento.
Análise e relatórios avançados
A transformação digital dará às empresas o acesso tão necessário a insights mais profundos sobre os dados de compras. Com recursos analíticos avançados, a equipe de compras pode analisar big data para identificar padrões de gastos e oportunidades de redução de custos para avaliar o desempenho dos fornecedores.
As ferramentas de Inteligência Artificial (IA) irão aprimorá-lo ainda mais, prevendo a demanda, identificando tendências de mercado e otimizando a estratégia de compras. Essas informações prepararão a liderança para ser mais resiliente às interrupções na cadeia de suprimentos e adotar sua estratégia de gestão de estoque de acordo com isso.
Maior colaboração
A centralização dos dados de diferentes ferramentas reúne todas as equipes. A colaboração em tempo real entre vários departamentos não é mais um sonho distante, pois as equipes podem acessar todos os tipos de dados com o software de gestão de compras.
O software alinha todos em relação ao progresso e oferece às partes interessadas uma visão geral de todo o projeto.
Esta é uma excelente oportunidade para o departamento de compras manter a transparência com os fornecedores, centralizando as informações dos contratos e avaliando os riscos com o uso de um software de gestão de fornecedores.
Mais inovação
Os líderes de compras finalmente estarão na mesa das partes interessadas para contribuir com a estratégia da empresa, trabalhando em ideias de inovação de produtos.
Elas podem colaborar com o departamento de P&D para debater planos como tornar o processo de compras mais sustentável e enfatizar o trabalho com fornecedores que oferecem materiais ecológicos.
Dicas gerais para superar os desafios de compras com o ClickUp
A aquisição é um processo longo, e a tecnologia é a resposta para resolver os desafios mais urgentes. No entanto, as empresas devem selecionar cuidadosamente o software para otimizar as operações.
O ClickUp é um software avançado de compras que preenche as lacunas ao automatizar os processos de compras. Os recursos de automação estão perfeitamente alinhados com os requisitos das equipes de compras.
Existem fluxos de trabalho de automação de processos pré-construídos que você pode escolher e personalizar de acordo com a necessidade. Acompanhe as solicitações de compras atribuídas aos membros da sua equipe e as atualizações de status.
O ClickUp se integra às suas ferramentas existentes, como Slack e Google Sheets, permitindo que você colabore com sua equipe sem precisar alternar entre janelas e acessar dados em chats da equipe. Inicie discussões com as partes interessadas internas, obtenha aprovações e compartilhe cotações nos canais relevantes.
O modelo de compras da ClickUp permite que você otimize seu processo de gerenciamento da cadeia de suprimentos. Acompanhe, gerencie e monitore facilmente todas as atividades, como solicitações de admissão de partes interessadas, aceite propostas de preços de fornecedores e mantenha-se atualizado sobre as negociações de contratos e fluxos de trabalho de aprovação.
O banco de dados sem código ajuda você a visualizar o progresso em um único lugar. Otimize a comunicação e a colaboração com fornecedores e membros da equipe, garantindo justiça e transparência.
Há dois aspectos para uma gestão bem-sucedida da cadeia de suprimentos: criar um plano de ação de compras e uma estratégia para otimização da cadeia de suprimentos.
O plano de ação garante que você tenha todos os suprimentos e serviços dentro do prazo e do orçamento.
A estratégia ajuda você a se manter organizado, melhorar a comunicação e estar à frente nas negociações.
O modelo de plano de ação de compras da ClickUp ajuda você a fazer exatamente isso:
- Organize cada tarefa, atribua-as aos membros da equipe e adicione prazos.
- Priorizar metas para uma execução eficiente
- Compartilhe atualizações de progresso com a diretoria executiva de forma rápida e fácil
A melhor parte é que o ClickUp combina compras, documentos, metas, gráficos e muito mais, para que você não perca tempo alternando entre várias plataformas para concluir uma tarefa.
Por exemplo, a visualização de lista do ClickUp é ideal para processos de compras e gerenciamento de orçamentos com campos personalizados, tags e recursos de classificação. Obtenha uma visão geral de suas tarefas e classifique-as ou filtre-as rapidamente.
O ClickUp AI preenche automaticamente seus documentos e modelos de gerenciamento de compras para aumentar a produtividade da sua equipe e reduzir erros humanos. Em seguida, converta planos de compras em tarefas acionáveis em segundos.
Por fim, armazene toda a sua documentação interna e externa no ClickUp Workspace e use o ClickUp como uma única fonte de verdade para todos os seus requisitos de compras.
Pronto para enfrentar seus desafios de compras? Crie uma conta gratuita no ClickUp e comece a otimizar seus processos de compras.