Se você perguntar a um profissional de compras sobre sua vida profissional, ele lhe dará uma visão do seu mundo caótico. Gerentes de compras estão sempre equilibrando várias prioridades ao mesmo tempo.
Por um lado, eles sofrem pressão de várias partes interessadas internas para adquirir materiais e integrar fornecedores para garantir suprimentos e serviços de qualidade em tempo hábil.
Além disso, há a pressão adicional de garantir que toda a aquisição ocorra dentro de orçamentos rigorosos. A função de aquisição também é prejudicada pelos desafios da cadeia de suprimentos, incluindo a obtenção de taxas razoáveis, suprimentos de qualidade e pagamentos pontuais aos fornecedores.
Por que os profissionais de compras estão enfrentando desafios? Quais são os desafios de procurement mais comuns? Como a tecnologia ajudará a resolver os desafios de procurement?
Examinamos essas áreas em detalhes nesta postagem do blog, juntamente com as soluções para simplificar o gerenciamento da cadeia de suprimentos e a processo de aquisição .
Entendendo os desafios de aquisição
Antes de abordarmos os principais desafios que afligem as equipes de compras, vamos analisar por que a função de compras enfrenta desafios.
O departamento de compras era visto como uma função administrativa dos negócios, garantindo a disponibilidade de materiais de qualidade no momento certo. No entanto, desde os anos 2000, o papel do setor de compras se expandiu ainda mais, incluindo as preocupações estratégicas da organização.
Hoje, os profissionais de compras são responsáveis pelo desenvolvimento de estratégias que afetam positivamente os resultados da empresa. Eles também precisam otimizar suas operações diárias, como gerenciar pedidos de compra e fornecedores e realizar verificações de conformidade.
O gerenciamento de fornecedores e vendedores, a cadeia de suprimentos, a otimização de custos e a mitigação de riscos são as responsabilidades adicionais do gerente de compras moderno.
No entanto, os riscos de mercado, a escassez crítica de matérias-primas, as questões voláteis do comércio global e a abordagem complacente dos líderes empresariais em relação às novas tecnologias estão levando o departamento de compras à beira do colapso.
8 Desafios comuns em compras
A natureza expansiva do processo de aquisição o expõe a vários riscos e desafios. Os desafios mais comuns de aquisição são:
Aumento da inflação
O aumento do custo das matérias-primas está tirando o sono dos profissionais de aquisição. Fatores como interrupções na cadeia de suprimentos, riscos de entrega, mercados de trabalho restritos e políticas econômicas não favoráveis aumentaram os custos.
A COVID-19 e as guerras contínuas são os dois principais fatores que impulsionam o aumento do custo dos materiais. Os lockdowns intermitentes mantiveram a produção baixa, ampliando a lacuna entre a demanda e a oferta, o que, em última análise, levou a preços mais altos.
A Rússia e a Ucrânia são os principais exportadores de energia, mas, devido ao conflito, a produção está baixa, o que aumenta a pressão sobre as equipes de aquisição para que providenciem recursos essenciais a um preço mais alto. Após a invasão, os preços da energia aumentaram em 20% por cinco meses .
Os gerentes de compras precisam de ajuda para manter estratégias de compras econômicas devido ao rápido aumento dos preços. Isso torna o aumento da inflação um dos principais desafios de compras em 2024 a ser superado pelos líderes empresariais.
Escassez de talentos
Um desafio significativo que as empresas enfrentam é a necessidade de profissionais mais qualificados na função de compras e no setor de cadeia de suprimentos. A grande demissão que afetou principalmente o mercado dos EUA, e os ventos favoráveis semelhantes aos da recessão que se seguiram deixaram o mercado de trabalho em polvorosa.
As empresas estão pressionando os funcionários atuais a fazer mais com menos para preencher o vácuo. A equipe existente está, portanto, sobrecarregada e constantemente esgotada. A produtividade está em um nível mais baixo de todos os tempos e o absenteísmo está aumentando, complicando ainda mais a estratégia de aquisição.
Em 2024, os líderes de compras devem identificar os processos ineficientes que drenam o tempo e a energia da força de trabalho e encontrar maneiras de automatizá-los.
Gestão de contratos
O gerenciamento de contratos é a linha de base para manter os relacionamentos com os fornecedores. Embora o contrato seja um documento legal que significa o início de um novo relacionamento com um fornecedor, seus objetivos são muito mais amplos do que isso.
O objetivo é permitir que a empresa forneça produtos a um preço competitivo. O contrato garante a entrega estável e de qualidade dos materiais e a relação custo-benefício geral do negócio.
No entanto, a maioria das equipes de aquisição não consegue atingir todo o seu potencial devido ao alto tempo de resposta, aos processos manuais, aos problemas relacionados ao fornecedor, à falta de comunicação e coordenação e à perda de contratos.
Isso culmina em oportunidades perdidas de economia de custos, riscos de não conformidade regulatória, relacionamentos desgastantes com fornecedores e tomada de decisões ruins. As empresas precisam de um sistema de aquisição eficiente para automatizar e centralizar o processo de gerenciamento da cadeia de suprimentos.
Dados imprecisos
Na maioria das empresas, as equipes de aquisição gerenciam entrada de dados manualmente. Eles inserem dados em planilhas e sistemas legados com recursos analíticos e de automação limitados. Como os dados são tratados manualmente, eles são inconsistentes e propensos a erros humanos.
A consequência de um banco de dados de má qualidade é uma tomada de decisão ruim e lenta. As empresas perdem oportunidades cruciais e se expõem a riscos indesejáveis, como o pedido de estoque em excesso devido a discrepâncias nos dados de nível de estoque.
Por outro lado, dados precisos e confiáveis permitem que os líderes de compras tomem decisões acertadas e tenham visibilidade dos processos de compras.
Eles obtêm insights em tempo real e dados precisos sobre padrões de demanda, riscos de mercado, demandas de entrega e indicadores-chave de desempenho específicos do fornecedor, como lead time e ROI.
O departamento de compras de empresas em rápido crescimento deve considerar o uso de uma solução de dados centralizada para automatizar a coleta e a análise de dados e facilitar seu trabalho e as auditorias financeiras.
Ausência de comunicação interna
A comunicação interna deficiente é um dos desafios mais surpreendentes em compras, pois contradiz abertamente as expectativas da gerência superior em relação à equipe de compras, que assume o papel de líderes estratégicos.
A equipe de compras trabalha de forma independente; portanto, ela depende principalmente dos recursos de outras equipes, como informações financeiras e colaboração multifuncional.
Entretanto, essas informações podem chegar até eles quando há uma rede de comunicação interna robusta.
Um dos principais desafios enfrentados pela equipe de compras é que ela trabalha em silos; ela não tem conhecimento da estratégia de toda a organização e tem uma compreensão limitada das demandas futuras.
A falta de tecnologia mantém os principais processos lentos, pois a entrada de dados é manual e desorganizada. Isso também reduz a capacidade de resolver os pontos problemáticos atuais e torna a empresa mais vulnerável a riscos. Um sistema técnico é necessário para que a empresa se adapte às condições de negócios em constante mudança e supere os desafios de aquisição.
Gerenciamento de riscos
As equipes de compras apresentam os melhores resultados quando há uma base sólida para o gerenciamento de riscos. O procurement é um processo longo, e vários fatores internos e externos o influenciam.
Esses fatores também levam a riscos internos, como o comportamento dos funcionários, e a riscos externos, que são mais difíceis de controlar, como eventos globais.
No entanto, os riscos a seguir estão no topo da lista de gerenciamento de riscos na cadeia de suprimentos de um gerente de compras:
Instabilidade de preços
Atualmente, o mercado da cadeia de suprimentos é volátil. As contínuas mudanças de preço aumentam o custo de aquisição. Como os fornecedores exigem mais dinheiro, ter um orçamento flexível é essencial para evitar a falta de estoque.
Ruptura da cadeia de suprimentos
As cadeias de suprimentos podem ser interrompidas inesperadamente por fatores como guerras, questões políticas e desastres naturais. O maior desafio nesse caso é obter os materiais de outro fornecedor na última hora. O segredo aqui é estabelecer um sistema de resposta para gerenciar esses casos de forma mais eficiente, trabalhando com um especialista em compras.
Fraude
O processo de aquisição está sujeito a fraudes de várias fontes: funcionários, fornecedores ou prestadores de serviços. A fraude na fatura geralmente ocorre quando os fornecedores aumentam o custo e a equipe de compras o aprova sem verificar. A fixação de preços é outra fraude vista com frequência, em que os contratados se unem para aumentar o custo ou dispensar descontos.
Problemas com fornecedores
A manutenção de relacionamentos sólidos e positivos com os fornecedores forma a base da solução dos desafios de aquisição. Muitos problemas com fornecedores se devem a fatores internos, como especificações e requisitos pouco claros. Se os fornecedores comunicarem suas expectativas, será mais fácil gerenciar a entrega de alta qualidade.
Da mesma forma, não fazer a devida diligência na avaliação do fornecedor para entender suas capacidades e não concordar com os KPIs são outros fatores que aumentam as tensões no gerenciamento do relacionamento com o fornecedor.
Ausência de tecnologia
A falta de digitalização nos processos de compras é um problema para as empresas com planos robustos de expandir suas operações de compras. A menos que as novas tecnologias se tornem parte integrante das atividades diárias, elas nunca verão todo o potencial da estratégia de aquisição.
A falta de tecnologia mantém os principais processos lentos, pois a entrada de dados é manual e desorganizada. Isso também reduz a capacidade de resolver os pontos problemáticos atuais e torna a empresa mais vulnerável a riscos. As empresas precisam de um sistema técnico para se adaptar às mudanças nas condições comerciais.
O papel da tecnologia no enfrentamento dos desafios de aquisição
A tecnologia desempenhará um papel fundamental na superação dos principais desafios de aquisição das empresas. Aqui estão algumas áreas que sofrerão a máxima transformação devido à digitalização:
Processos automatizados
A tecnologia trará a mudança mais proeminente ao automatizar tarefas de baixo valor, como requisições de compra, pedidos de compra e processamento de faturas. Ao mesmo tempo, com a automação, o erro humano diminui.
Isso liberará as agendas dos gerentes de compras para que eles se concentrem em tarefas críticas de nível estratégico, como o planejamento de novas iniciativas estratégicas, o desenvolvimento de ideias de negociação com fornecedores e o gerenciamento de fornecedores.
Estabelecimento do sistema de compras eletrônicas
Os sistemas de compras eletrônicas são software de gerenciamento de compras que automatiza todo o processo de compras, desde Solicitação de cotação (RFQ) ao pagamento. Eles também desempenham um papel importante na aplicação de políticas e no fornecimento de mais transparência. O software centraliza todos os dados e ferramentas de aquisição interna, mostrando claramente onde o monitoramento é necessário.
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Análises e relatórios avançados
A transformação digital dará às empresas o tão necessário acesso a insights mais profundos sobre os dados de aquisição. Com recursos analíticos avançados, a equipe de compras pode analisar big data para identificar padrões de gastos e oportunidades de economia de custos para avaliar o desempenho do fornecedor.
As ferramentas de Inteligência Artificial (IA) irão aprimorá-la ainda mais, prevendo a demanda, identificando tendências de mercado e otimizando a estratégia de procurement. Esses insights prepararão a liderança para ser mais resiliente às interrupções da cadeia de suprimentos e adotar sua estratégia de gerenciamento de estoque de acordo.
Colaboração aprimorada
A centralização dos dados de diferentes ferramentas reúne todas as equipes. Colaboração em tempo real entre vários departamentos não é mais um sonho distante porque as equipes podem acessar todos os tipos de dados com o software de gerenciamento de aquisições.
O software alinha todos os envolvidos no progresso e oferece às partes interessadas uma visão panorâmica de todo o projeto.
Essa é uma excelente oportunidade para o departamento de compras manter a transparência com os fornecedores, centralizando as informações do contrato e avaliando os riscos usando software de gerenciamento de fornecedores .
Mais inovação
Os líderes de compras finalmente estarão na mesa das partes interessadas para contribuir com a estratégia da empresa, trabalhando em ideias de inovação de produtos.
Eles podem colaborar com o departamento de P&D para fazer um brainstorming de planos, como tornar o processo de aquisição mais sustentável e enfatizar o trabalho com fornecedores que fornecem materiais ecologicamente corretos.
Dicas gerais para superar os desafios de aquisição com o ClickUp
O procurement é um processo longo, e a tecnologia é a resposta para resolver os desafios mais urgentes. Entretanto, as empresas devem selecionar cuidadosamente o software para otimizar as operações.
O ClickUp é um software de aquisição avançado que preenche as lacunas automatizando os processos de aquisição. O automação estão perfeitamente alinhados com os requisitos das equipes de compras.
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O ClickUp se integra às suas ferramentas existentes, como Slack e Google Sheets, dando-lhe o poder de colaborar com sua equipe sem alternar entre janelas e acessar dados nos bate-papos da equipe. Inicie discussões com as partes interessadas internas, obtenha aprovações e compartilhe cotações nos canais relevantes.
Os recursos do ClickUp Modelo de aquisição permite que você simplifique o processo de gerenciamento da cadeia de suprimentos. Acompanhe, gerencie e monitore facilmente todas as atividades, como solicitações de entrada de partes interessadas, aceite propostas de preços de vendedores e fornecedores e fique por dentro das negociações de contratos e fluxos de trabalho de aprovação.
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O banco de dados sem código ajuda a visualizar o progresso em um só lugar. Otimize a comunicação e a colaboração com fornecedores e membros da equipe, garantindo justiça e transparência.
Há dois aspectos do gerenciamento bem-sucedido da cadeia de suprimentos: criar um plano de ação de aquisição e uma estratégia para otimização da cadeia de suprimentos.
O plano de ação garante que você tenha todos os suprimentos e serviços no prazo e dentro do orçamento.
A estratégia ajuda você a se manter organizado, melhorar a comunicação e ficar à frente das negociações.
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