Como gerente e líder, você já está acostumado a aprimorar as habilidades de seus funcionários. Mas e quanto às suas habilidades?
Se já está na hora de ir além das funções básicas da descrição de seu cargo, procure as quatro funções de gerenciamento. Essa estrutura útil fornece aos gerentes as principais áreas para melhorar a qualidade do trabalho, atingir metas de longo prazo e criar um ambiente de trabalho próspero. 🤝
Se você nunca ouviu falar das quatro funções da gerência antes, nós o ajudamos. Neste guia, explicaremos como cada função funciona, compartilharemos exemplos úteis e ensinaremos como aplicar as quatro funções, independentemente do seu setor.
O que são as Quatro funções da gerência ??
Henri Fayol, um engenheiro e executivo do século XIX, definiu pela primeira vez as quatro funções da administração: planejamento, organização, liderança e controle. Embora o conceito não seja novo, o trabalho de um gerente é abordar todas as quatro funções em seu trabalho diário.
Planejamento
A fase mais importante do gerenciamento de projetos é o planejamento. Para a função de planejamento, um gerente bem-sucedido fará diferentes tipos de planejamento, incluindo:
- Definição de metas (de curto e longo prazo)
- Criar roteiros para atingir os objetivos organizacionais
- Criação de planos estratégicos
O planejamento estratégico requer muito contexto e conhecimento institucional. Como gerente, você está encarregado de avaliar a situação atual, definir metas e elaborar um plano detalhado para ir do ponto A ao ponto B.
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O planejamento requer previsão e predição de tendências futuras, portanto, é necessário um sólido histórico em dados ou no seu setor. Um olhar atento aos dados será útil no planejamento tático, mas você também precisa de criatividade.
O pensamento inovador é útil ao planejar roteiros e marcos de projetos, portanto, não tenha medo de adotar novas maneiras de fazer as coisas. 💡
Organização
Depois de ter um plano estabelecido, é hora de colocar todos os seus patos em uma fila. O estágio de organização do gerenciamento requer:
- Formar uma equipe
- Planejamento operacional
- Distribuição de recursos
- Definição de relações de tarefas
- Atribuição de tarefas
Em vez de gerenciar tudo por e-mail ou notas adesivas, a maioria dos gerentes insere seus planos de projeto no
software de gerenciamento de projetos como o ClickUp
. Esse software esclarece automaticamente quem está encarregado do quê, simplifica os fluxos de trabalho e reúne dados sobre a utilização de recursos. 📌
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Enquanto o
fará grande parte do trabalho pesado para você, ainda é seu trabalho como gerente criar um fluxo de trabalho eficiente e ter uma visão geral. Você decide sobre a cadência de entregas, datas de vencimento, tarefas e muito mais para manter a equipe na mesma página.
Você também é responsável por esclarecer as funções e responsabilidades, o que é fundamental para evitar retrabalho, falhas de comunicação e atrasos.
Liderança
A função de liderança, às vezes chamada de função de direção, é quando você orienta e motiva a equipe a trabalhar para atingir as metas do projeto. Isso envolve uma série de tarefas, inclusive:
- Comunicação
- Formação de equipe
- Ajustar sua estilo de liderança para se adequar à equipe ou à situação
- Motivar sua equipe
- Resolução de conflitos
Qualquer função gerencial exige habilidades sociais sólidas. Os gerentes precisam de experiência e capital social suficientes para inspirar e influenciar pessoas em diferentes departamentos.
Um estilo de liderança eficaz requer investir em relacionamentos calorosos com sua equipe, aceitar as ideias inovadoras dos funcionários e recompensar a todos por um trabalho bem feito. 🏆
Controle
A função final, controle, pode soar como microgerenciamento, mas, na verdade, trata-se de garantir que tudo ocorra de acordo com o planejado. Essa função envolve:
- Definir padrões de desempenho
- Gerenciar o desempenho da equipe
- Tomar medidas corretivas quando necessário
Afinal de contas, estabelecer metas e depois abandoná-las não faz sentido. A função de controle garante a qualidade e adapta os planos do projeto se as coisas mudarem.
É claro que o gerenciamento do desempenho dos funcionários faz parte da função de controle da gerência. Mas os líderes sólidos sabem que isso tem mais a ver com redirecionamento e oferta de apoio - não com microgerenciamento. 🙌
Como aplicar as Quatro funções da gerência no trabalho
Como você pode aplicar essas funções no local de trabalho? Veja como os líderes eficazes implementam as funções de gerenciamento todos os dias.
Dicas de planejamento
O planejamento é uma habilidade útil para qualquer trabalho, mas é especialmente importante para os gerentes. Siga estas dicas rápidas para uma fase de planejamento mais eficaz:
- Estabeleça metas realistas: Siga sempre o Estrutura de definição de metas SMART . Isso define metas claras e acionáveis que se alinham às metas organizacionais maiores, sem sobrecarregar sua equipe
- Realizar uma análise SWOT: Uma análise SWOT analisa os pontos fortes e fracos internos e as oportunidades e ameaças externas. Esse exercício é excelente para identificar tendências de mercado, concorrência e alocação de recursos problemas que podem ter um grande impacto no seu projeto ou na sua equipe
- Construa proteções contra falhas em seu plano: Não existe um plano perfeito. Seu cliente pode solicitar alterações, você pode perder financiamento ou os requisitos do usuário final podem mudar. Isso acontece. Em vez de entrar em pânico quando houver mudanças, crie um curso de ação que se adapte à medida que você avança. Tente olhar alguns passos à frente o tempo todo para ver se o plano precisa ser alterado 👀
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Dicas de organização
A organização da lista de tarefas, dos recursos e dos membros da equipe é fundamental para o sucesso do projeto. Mas mesmo os projetos mais organizados podem sair dos trilhos se você não for cuidadoso. Siga estas dicas de organização para manter seus projetos no caminho certo:
- Crie uma hierarquia: As hierarquias são a maneira mais inteligente de delegar e gerenciar com eficiência. Crie uma estrutura clara que defina as funções individuais e as equipes. Certifique-se de documentar essa estrutura por escrito e compartilhá-la com todos na organização. Uma hierarquia escrita torna mais fácil para todos saberem com quem devem se comunicar se tiverem um problema, permitindo que você adote uma abordagem mais direta
- Equilibre as cargas de trabalho: Fique de olho na distribuição do trabalho. Você não quer que sua equipe seja subutilizada ou sobrecarregada. Uma carga de trabalho equilibrada evita o esgotamento e aumenta a qualidade do trabalho, portanto use a visualização de carga de trabalho do ClickUp para ficar no topo da fila de tarefas da sua equipe
- Padronize os processos: Crie procedimentos operacionais padrão (SOPs) para tarefas do projeto ou entregáveis. A documentação elimina a ambiguidade e fornece recursos à sua equipe em caso de dúvidas. É a maneira perfeita de evitar e-mails desnecessários e retrabalho
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Dicas de liderança
Como líder, você é quem conduz o navio. Sob a função de líder, é seu trabalho manter todos produtivos, colaborativos e satisfeitos. Siga estas dicas para aprimorar suas habilidades de liderança:
- Forneça feedback construtivo: Dê regularmente à sua equipe feedback positivo e críticas construtivas. Tente fornecer feedback no momento, para que ele seja relevante e prático para os funcionários. Não faça rodeios se precisar oferecer feedback crítico. Seja claro, direto e gentil 🌻
- Promova um ambiente de trabalho positivo: Sua equipe pode ter uma vibração ou um ambiente já existente, mas você, como gerente, tem muita influência sobre a cultura. Reconheça e valorize o bom trabalho, promova o equilíbrio saudável entre vida pessoal e profissional e torne-se acessível
- Resolva os conflitos: É difícil lidar com os conflitos de frente, mas você não pode permitir que os sentimentos negativos se deteriorem com o tempo. Seja um conflito entre equipes ou um desacordo com o cliente, você precisa intervir o mais rápido possível e agir como mediador
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Dicas de controle
O gerenciamento exige um equilíbrio delicado entre delegar e oferecer ajuda prática. Use essas dicas de função de controle para obter um equilíbrio melhor:
- Estabeleça padrões claros: Os funcionários querem metas e expectativas específicas. Dê a todos indicadores de desempenho claros para suas tarefas e objetivos
- Crie sistemas de monitoramento de metas: Isso pode incluir a programação de avaliações de desempenho regulares, a geração de relatórios de progresso ou o uso desoftware de monitoramento de funcionários *Equilibre o controle com a capacitação: Embora seja importante ficar de olho nas coisas, sua equipe precisa ter liberdade para tomar suas próprias decisões. Desde que todos atinjam seus objetivos e KPIs, dê-lhes autonomia para que se sintam capacitados no trabalho 💪
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Desenvolva suas habilidades com ferramentas úteis de gerenciamento de projetos
Planejar, organizar, liderar e controlar exigem habilidades sociais que se fortalecem à medida que você adquire mais experiência em liderança. As ferramentas de gerenciamento são outra ótima maneira de aprimorar várias habilidades de gerenciamento. 🤹
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Quatro funções de gerenciamento Exemplos
As quatro funções de gerenciamento são fundamentais para uma liderança sólida, independentemente do setor em que você esteja. É útil ver alguns exemplos dessas funções na prática, portanto, vamos dar uma olhada. 🔎
Processo de planejamento exemplo
Um gerente de marketing está encarregado de desenvolver uma estratégia para o lançamento de um novo produto. Antes de reunir uma equipe, ele faz uma pesquisa de mercado, define metas para vendas e alcance de clientes, escolhe canais de publicidade e define um orçamento e um cronograma para o lançamento.
Função de organização exemplo
Os gerentes de construção são um ótimo exemplo da função de organização. Esses gerentes de projeto ocupados alocam recursos para mão de obra, equipamentos e materiais. Eles também são responsáveis por estabelecer cronogramas e coordenar o trabalho entre funcionários, subcontratados e fornecedores.
Função de liderança exemplo
O diretor de uma escola de ensino médio motiva e orienta seus professores e funcionários. Eles afetam significativamente a cultura da escola e supervisionam os padrões educacionais. Os diretores lidam com conflitos entre pais e professores e promovem uma cultura positiva e inclusiva que apoia a segurança e o aprendizado dos alunos.
Função de controle Exemplo
Os gerentes de restaurantes precisam equilibrar o gerenciamento eficaz de sua equipe e das finanças do restaurante. Eles monitoram métricas como vendas e despesas diárias, garantem a segurança dos alimentos, analisam o feedback dos clientes e ajustam a equipe ou os itens do cardápio para manter a lucratividade ou a qualidade.
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Independentemente de você estar supervisionando uma equipe de software, liderando uma campanha de marketing ou projetos criativos, essas funções são uma bússola útil para navegar pelas complexidades do gerenciamento. 🧭
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As habilidades interpessoais são importantes aqui, mas as ferramentas certas também são importantes. O ClickUp é uma plataforma intuitiva e eficiente que consolida todas as quatro funções em um só lugar. É a melhor maneira de criar planos acionáveis, organizar seu trabalho, liderar e colaborar com sua equipe e monitorar os resultados. 🤩
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