Como gerente e líder, você está acostumado a melhorar as habilidades de seus funcionários. Mas e quanto às suas habilidades?
Se está na hora de ir além das funções básicas da sua descrição de cargo, não procure mais: as quatro funções da gestão são a resposta. Essa estrutura útil fornece aos gerentes áreas-chave para melhorar a qualidade do trabalho, atingir metas de longo prazo e construir um ambiente de trabalho próspero. 🤝
Se você nunca ouviu falar das quatro funções da gestão, não se preocupe. Neste guia, explicaremos como cada função funciona, compartilharemos exemplos úteis e ensinaremos como aplicar as quatro funções, independentemente do seu setor.
Quais são as quatro funções da gestão?
Henri Fayol, engenheiro e executivo do século XIX, foi o primeiro a definir as quatro funções da gestão: planejar, organizar, liderar e controlar. Embora o conceito não seja novo, o trabalho de um gerente é abordar todas as quatro funções em seu trabalho diário.
Planejamento
A fase mais importante da gestão de projetos é o planejamento. Para a função de planejamento, um gerente de sucesso fará diferentes tipos de planejamento, incluindo:
- Definição de metas (tanto de curto como de longo prazo)
- Criando planos de ação para atingir os objetivos organizacionais
- Criação de planos estratégicos
O planejamento estratégico requer muito contexto e conhecimento institucional. Como gerente, você é responsável por avaliar a situação atual, definir metas e elaborar um plano detalhado para ir do ponto A ao ponto B.
O planejamento requer previsão e projeção de tendências futuras, portanto, é necessário ter um sólido conhecimento em dados ou em seu setor. Ter um bom olho para dados será útil no planejamento tático, mas você também precisa de criatividade.
O pensamento inovador é útil ao planejar roteiros e marcos de projetos, portanto, não tenha medo de adotar novas maneiras de fazer as coisas. 💡
Organização
Depois de ter um plano em vigor, é hora de organizar tudo. A fase de organização da gestão requer:
- Formando uma equipe
- Planejamento operacional
- Distribuição de recursos
- Definindo relações entre tarefas
- Atribuição de tarefas
Em vez de gerenciar tudo por e-mail ou notas adesivas, a maioria dos gerentes insere seus planos de projeto em softwares de gerenciamento de projetos, como o ClickUp. Esse software esclarece automaticamente quem é responsável por quê, otimiza os fluxos de trabalho e coleta dados sobre a utilização de recursos. 📌
Embora o software de gerenciamento de projetos faça grande parte do trabalho pesado por você, ainda é sua função, como gerente, criar um fluxo de trabalho eficiente e ter uma visão geral. Você decide o ritmo das entregas, prazos, tarefas e muito mais para manter a equipe alinhada.
Você também é responsável por esclarecer funções e responsabilidades, o que é crucial para evitar retrabalho, falhas de comunicação e atrasos.
Liderança
A função principal, às vezes chamada de função de direção, é quando você orienta e motiva a equipe a trabalhar em direção às metas do projeto. Isso envolve muitas tarefas, incluindo:
- Comunicação
- Formação de equipes
- Ajustando seu estilo de liderança para se adequar à equipe ou à situação
- Motivando sua equipe
- Resolução de conflitos
Qualquer função de gestão requer fortes habilidades interpessoais. Os gerentes precisam de experiência e capital social suficientes para inspirar e influenciar pessoas em diferentes departamentos.
Um estilo de liderança eficaz requer investir em relacionamentos cordiais com sua equipe, aceitar as ideias inovadoras dos funcionários e recompensar todos por um trabalho bem feito. 🏆
Controle
A função final, o controle, pode parecer microgerenciamento, mas na verdade trata-se de garantir que tudo corra conforme o planejado. Essa função envolve:
- Definindo padrões de desempenho
- Gerenciando o desempenho da equipe
- Tomar medidas corretivas quando necessário
Afinal, definir metas e depois abandoná-las não faz sentido. A função de controle garante a qualidade e adapta seus planos de projeto se as coisas mudarem.
É claro que a gestão do desempenho dos funcionários faz parte da função de controle da gestão. Mas líderes sólidos sabem que isso tem mais a ver com redirecionamento e oferta de apoio — e não com microgerenciamento. 🙌
Como aplicar as quatro funções da gestão no trabalho
Como você pode aplicar essas funções no local de trabalho? Veja como líderes eficazes implementam funções de gestão todos os dias.
Dicas de planejamento
O planejamento é uma habilidade útil para qualquer trabalho, mas é especialmente importante para os gerentes. Siga estas dicas rápidas para uma fase de planejamento mais eficaz:
- Defina metas realistas: Siga sempre a estrutura de definição de metas SMART. Ela define metas claras e viáveis que se alinham com os objetivos maiores da sua organização, sem sobrecarregar sua equipe.
- Realize uma análise SWOT: uma análise SWOT analisa pontos fortes e fracos internos e oportunidades e ameaças externas. Esse exercício é ótimo para identificar tendências de mercado, concorrência e questões de alocação de recursos que podem ter um grande impacto em seu projeto ou equipe.
- Incorpore medidas de segurança ao seu plano: não existe um plano perfeito. Seu cliente pode solicitar alterações, você pode perder financiamento ou os requisitos do usuário final podem mudar. Isso acontece. Em vez de entrar em pânico quando ocorrer uma mudança, crie um plano de ação que se adapte à medida que você avança. Tente olhar alguns passos à frente o tempo todo para ver se o plano precisa ser alterado.
Dicas de organização
Organizar sua lista de tarefas, recursos e membros da equipe é fundamental para o sucesso do projeto. Mas mesmo os projetos mais organizados podem sair dos trilhos se você não tomar cuidado. Siga estas dicas de organização para manter seus projetos nos trilhos:
- Crie uma hierarquia: as hierarquias são a maneira mais inteligente de delegar e gerenciar com eficácia. Crie uma estrutura clara que delineie as funções individuais e as equipes. Certifique-se de documentar isso por escrito e compartilhar com todos na organização. Uma hierarquia escrita torna mais fácil para todos verem com quem devem se comunicar se tiverem algum problema, permitindo que você adote uma abordagem mais hands-off.
- Equilibre as cargas de trabalho: fique atento à distribuição do trabalho. Você não quer que sua equipe seja subutilizada ou sobrecarregada. Uma carga de trabalho equilibrada evita o esgotamento e aumenta a qualidade do trabalho, então use a visualização Carga de Trabalho do ClickUp para ficar por dentro da fila de tarefas da sua equipe.
- Padronize processos: crie procedimentos operacionais padrão (SOPs) para tarefas ou entregas do projeto. A documentação elimina ambiguidades e fornece recursos à sua equipe caso surjam dúvidas. É a maneira perfeita de evitar e-mails desnecessários e retrabalho.
Dicas importantes
Como líder, você é quem comanda o barco. Sob a função de liderança, é seu trabalho manter todos produtivos, colaborativos e satisfeitos. Siga estas dicas para aprimorar suas habilidades de liderança:
- Dê feedback construtivo: dê regularmente feedback positivo e críticas construtivas à sua equipe. Tente dar feedback no momento, para que seja relevante e prático para os funcionários. Não fique enrolando se precisar oferecer feedback crítico. Seja claro, direto e gentil 🌻
- Promova um ambiente de trabalho positivo: sua equipe pode ter uma vibração ou ambiente já estabelecido, mas você tem muita influência sobre a cultura como gerente. Reconheça e valorize o bom trabalho, promova um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal e seja acessível.
- Resolva conflitos: é difícil lidar com conflitos de frente, mas você não pode permitir que sentimentos negativos se agravem com o tempo. Seja um conflito entre equipes ou uma discordância com o cliente, você precisa intervir o mais rápido possível e agir como mediador.
Dicas de controle
A gestão exige um equilíbrio delicado entre delegar e oferecer ajuda prática. Use estas dicas de função de controle para alcançar um equilíbrio melhor:
- Estabeleça padrões claros: os funcionários querem metas e expectativas específicas. Dê a todos indicadores de desempenho claros para suas tarefas e objetivos.
- Crie sistemas de monitoramento de metas: isso pode incluir agendar avaliações de desempenho regulares, gerar relatórios de progresso ou usar software de monitoramento de funcionários.
- Equilibre o controle com o empoderamento: embora seja importante ficar de olho nas coisas, sua equipe precisa de liberdade para tomar suas próprias decisões. Contanto que todos atinjam seus objetivos e KPIs, dê-lhes autonomia para que se sintam empoderados no trabalho.
Desenvolva suas habilidades com ferramentas úteis de gerenciamento de projetos
Planejar, organizar, liderar e controlar exigem habilidades interpessoais que se fortalecem à medida que você ganha mais experiência em liderança. As ferramentas de gestão são outra ótima maneira de aprimorar uma variedade de habilidades de gestão. 🤹
O ClickUp ajuda milhares de gerentes a organizar tarefas, tabelas, comunicações, documentos e muito mais. Se você está tentando dominar todas as quatro funções da gestão, os principais recursos de gestão do ClickUp são indispensáveis.
Recursos de gerenciamento de projetos e tarefas que preservam a sanidade
O ClickUp é um gênio do planejamento e da organização, ajudando os gerentes a criar planos sólidos que geram resultados. Como uma solução completa de gerenciamento de projetos, o ClickUp vem repleto de automações, modelos, gerenciamento de conhecimento e gerenciamento de tarefas. 🛠️
Prefere organizar seu trabalho de uma maneira específica? Alterne entre a visualização em lista, o gráfico de Gantt e outras visualizações do ClickUp.
Se você deseja mapear um projeto complexo antes de se comprometer com ele, faça um brainstorming no ClickUp Mind Map. Essa ferramenta em tempo real, do tipo arrastar e soltar, converte rapidamente em projetos ou tarefas com o clique de um botão, simplificando as funções de planejamento e organização.
Ferramentas de liderança baseadas em dados
Os dados são tudo, especialmente se você gerencia uma equipe remota. Acesse suas Metas do ClickUp para criar uma única fonte de verdade para seus objetivos, incluindo prazos, progresso e KPIs. Analise detalhadamente as métricas de um projeto ou visualize tudo em um nível geral. Você está no comando. 🚘
O ClickUp também é especializado em gerenciamento ágil de projetos, dando a você a liberdade de acompanhar pontos de sprint com base em subtarefas e responsáveis. Você pode até mesmo gerenciar ativos, tempo e outros recursos com formulários digitais. É a maneira mais fácil de combinar definição de metas, responsabilidade e equilíbrio da carga de trabalho sem trocar de plataforma.
Relatórios automatizados e personalizáveis
O ClickUp possui alguns dos relatórios de projeto mais robustos. As funções de controle facilitam a geração de relatórios sobre o status das tarefas, controle de tempo, métricas dos funcionários, marcos e muito mais. 🎯
Use o recurso de controle de tempo para monitorar as contribuições dos funcionários ou gerar estimativas para os clientes. O ClickUp Reports também é perfeito para ver quais tarefas sua equipe concluiu, o que está por vir e quem está ficando para trás.
Quatro funções da gestão Exemplos
As quatro funções da gestão são fundamentais para uma liderança sólida, independentemente do setor em que você atua. É útil ver alguns exemplos dessas funções na prática, então vamos dar uma olhada. 🔎
Exemplo do processo de planejamento
Um gerente de marketing é responsável por desenvolver uma estratégia para o lançamento de um novo produto. Antes de montar uma equipe, ele faz uma pesquisa de mercado, define metas de vendas e alcance de clientes, escolhe canais de publicidade e define um orçamento e um cronograma para o lançamento.
Exemplo da função de organização
Os gerentes de construção são um ótimo exemplo da função de organização. Esses gerentes de projeto ocupados alocam recursos para mão de obra, equipamentos e materiais. Eles também são responsáveis por estabelecer cronogramas e coordenar o trabalho entre funcionários, subcontratados e fornecedores.
Exemplo da função de liderança
Um diretor de escola secundária motiva e orienta seus professores e funcionários. Eles afetam significativamente a cultura da escola e supervisionam os padrões educacionais. Os diretores lidam com conflitos entre pais e professores e promovem uma cultura positiva e inclusiva que apoia a segurança e o aprendizado dos alunos.
Exemplo da função de controle
Os gerentes de restaurantes precisam equilibrar a gestão eficaz de sua equipe e das finanças do restaurante. Eles monitoram métricas como vendas e despesas diárias, garantem a segurança alimentar, analisam o feedback dos clientes e ajustam a equipe ou os itens do menu para manter a lucratividade ou a qualidade.
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Quer você esteja supervisionando uma equipe de software, liderando uma campanha de marketing ou conduzindo projetos criativos, essas funções são uma bússola útil para navegar pelas complexidades da gestão. 🧭
Líderes novos e experientes utilizam as quatro funções da gestão para definir metas e conduzir suas equipes ao sucesso.
As habilidades interpessoais são importantes aqui, mas as ferramentas certas também são. O ClickUp é uma plataforma intuitiva e eficiente que consolida todas as quatro funções em um só lugar. É a melhor maneira de criar planos acionáveis, organizar seu trabalho, liderar e colaborar com sua equipe e monitorar os resultados. 🤩
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