Por que algumas empresas se alinham às prioridades estratégicas e operam com eficiência máxima, enquanto outras têm um estoque de projetos malsucedidos?
A resposta curta é que a vida útil de uma estratégia de operações depende da implementação diária.
Em uma pesquisa global do ClickUp de 2023 com centenas de líderes empresariais, 35% dos entrevistados disseram que a eficiência operacional é seu principal foco para o sucesso dos negócios. Esse é um chamado à ação para os Campeões de Resultados - profissionais de gerenciamento de operações que coordenam recursos, processos e pessoas para alcançar a excelência operacional. ✨
A pergunta fundamental a ser feita antes de tomar qualquer medida é dupla: Quais são as estratégias logísticas e culturalmente relevantes da sua organização e como você mantém uma parceria de primeira classe entre todos os níveis de liderança e equipes para obter sucesso?
A criação de estratégias não se trata apenas de resolver problemas. Em vez disso, ela deve aproveitar os recursos da tecnologia e criar um local de trabalho que elimine as opiniões baseadas no medo de tentar novas ideias. E esse tipo de inovação é combustível tanto para o "trabalho estratégico" quanto para a "produção".
O que é uma estratégia de operações?
A estratégia de operações é o plano de ação que orienta como uma empresa gerencia seus processos e recursos em alinhamento com suas metas organizacionais abrangentes. Esses processos envolvem a produção e a entrega de produtos ou serviços que a empresa oferece.
Além do jargão, há um conceito que molda a cultura, a produtividade e as metas comerciais de um local de trabalho. Qualquer empresa - pequena, média e grande - faz isso para se adequar ao que está fazendo, onde está fazendo e como deseja ser diferente das outras em seu campo.
Embora isso possa ser percebido como uma sobreposição com planejamento estratégico no entanto, há uma distinção que deve ser levada em conta ao explorarmos este guia: O planejamento estratégico define a visão e a direção gerais da organização, geralmente realizado anual ou semestralmente. As principais metas da operação descrevem os processos e fluxos de trabalho que serão usados para concluir o trabalho. ⚙️
Vamos dar uma olhada em exemplos de estratégia de operação de áreas funcionais específicas dentro da organização:
Tipos de estratégias de operações para melhoria, ganhos de eficiência e inovação
um detalhamento dos exemplos de estratégia operacional para atingir a estratégia geral de negócios | Tipo de estratégia | Realizações | | ------------------------------------------------ | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Estratégias de competências essenciais | Aproveita os pontos fortes exclusivos de uma empresa para obter vantagem competitiva, concentrando-se em habilidades ou tecnologias distintas que definem o sucesso do negócio | Estratégias de liderança de custo | Tem como objetivo ser o fornecedor de menor custo do setor, oferecendo produtos ou serviços de qualidade a preços inferiores aos da concorrência | Estratégias voltadas para o cliente | Integra a tecnologia para aumentar a eficiência, a agilidade e a experiência do cliente, adotando a computação em nuvem, a análise de dados, a automação e as ferramentas de relatórios digitais | Diferenciação/competitiva strategies | Distingue um produto ou serviço, visando à qualidade percebida, aos recursos exclusivos e à fidelidade do cliente para justificar o preço premium | Estratégias de transformação digital | Impulsiona o crescimento por meio de melhorias contínuas, fomentando a criatividade e investindo em pesquisa e desenvolvimento para se manter competitivo e relevante | Estratégias de engajamento dos funcionários | Nutrir uma força de trabalho motivada e comprometida, promovendo uma cultura positiva, possibilitando o crescimento e envolvendo os funcionários nas decisões | Estratégias de operações de estoque | Inclui vários aspectos do gerenciamento de estoque (aquisição, armazenamento, distribuição e otimização), para que a quantidade certa de mercadorias esteja disponível no momento, local e custo certos | Estratégias de excelência operacional | Otimiza os processos para obter eficiência, custo-benefício e qualidade, impulsionados por métodos de melhoria contínua, como o Lean Six Sigma | Estratégias de terceirização | Contrata tarefas com fornecedores externos, reduzindo custos, acessando conhecimentos especializados e permitindo que as equipes internas se concentrem nas atividades essenciais do negócio | Estratégias de produtos ou serviços | Concentra-se na criação de produtos ou serviços que excedam as expectativas, otimizando todo o ciclo de vida, desde o conceito até o suporte pós-lançamento | Estratégias de gerenciamento de riscos | Protege a empresa identificando, avaliando e atenuando os riscos potenciais por meio de medidas de controle e planos de contingência
Essas estratégias de operações não são mutuamente exclusivas. E isso é uma boa notícia! Ninguém quer ficar preso a uma única estratégia de negócios. Uma abordagem integrada permite que as organizações otimizem suas operações para diferentes produtos/serviços, segmentos de clientes e mercados. 🎯
Quando uma organização investe em estratégia e implementação de operações, ela investe na produtividade dos funcionários. Com uma linha de visão direta do "porquê" e do "como" por trás de suas tarefas, eles não são forçados a navegar por altos níveis de ambiguidade.
Em vez disso, eles são preparados com instruções claras para realizar as tarefas certas.
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Até agora, aprendemos o funcionamento interno de uma estratégia de operações. Vamos ver isso na prática.
Como criar os elementos de uma estratégia operacional nos planos de projeto
Este guia compacto foi criado para que um gerente de operações implemente os melhores processos e fluxos de trabalho de negócios centrais nos planos de projeto.
Então, por que este guia é compacto? Isenção de responsabilidade: estamos todos no mesmo seriado, mas lendo roteiros diferentes. Embora existam modelos de negócios e setores em que podemos nos classificar, cada empresa tem um conjunto diferente de valores essenciais que refletem seu objetivo e seus princípios orientadores.
Por esse motivo, os sistemas que você lerá a seguir são os principais fatores de sucesso de que todas as estratégias operacionais precisam. As equipes podem atingir seu desempenho máximo colocando apenas um insight em ação!
Etapa 1: Definir o que a estratégia de operações impactará ou transformará
**Pense na perspectiva de curto prazo (prioridades competitivas) e na visão de longo prazo (trade-offs)
O planejamento de curto prazo atende às necessidades imediatas do cliente, ajuda a alocar recursos no local e no momento certos e fornece referências para avaliar o desempenho da equipe.
O planejamento de longo prazo permite que as organizações invistam em soluções tecnológicas modernas, orientem as oportunidades de expansão do mercado e reformulem a logística.
Seu plano operacional deve ter um escopo mais restrito e se preocupar com as atividades e ações diárias necessárias para implementar o plano estratégico . A chave para garantir a aprovação e o apoio da liderança é articular o valor, a viabilidade e o alinhamento do seu plano.
É nesse ponto que a cocriação kPIs facilmente mensuráveis com as equipes e todos os níveis de liderança é essencial para proporcionar a cada membro da equipe um senso de propriedade em suas tarefas. 🔑
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Etapa 2: identificar e garantir os recursos essenciais necessários para a execução bem-sucedida da estratégia
Reunir uma força-tarefa para a estratégia de operações é um esforço de grupo, especialmente quando se faz parceria com outras equipes. Os colaboradores de finanças, marketing, recursos humanos e outros ajudarão a preencher as lacunas de conhecimento e a defender aumentar a eficiência reduzir custos e agregar mais valor.
Todos os departamentos têm tarefas habituais que mantêm o navio em movimento. Se a sua estratégia de operações exigir um período significativo de tempo, é necessário conversar com os líderes dos departamentos sobre a melhor abordagem para minimizar a interrupção. 💬
Como os gerentes de operações têm uma função complexa e multifacetada, essas discussões são momentos de aprendizado para influenciar o resultado dos projetos.
Três ferramentas valiosas - planejamento de capacidade, planejamento de recursos e mapeamento de processos - eliminarão as suposições dessa etapa.
- Planejamento de capacidade dá visibilidade sobre se você tem recursos suficientes na empresa para atender às demandas das necessidades de um projeto
- Planejamento de recursos responde à pergunta: Em quais projetos nossos recursos estão trabalhando atualmente?
- Mapeamento do projeto do processo descreve a sequência de eventos, tarefas e atividades envolvidas em um processo de negócios
### Etapa 3: criar em conjunto um plano de ação para garantir o fluxo de materiais, informações e recursos
Esse plano de ação levará várias rodadas para ser concluído, mas nem mesmo assim estará completo, pois as prioridades podem evoluir à medida que as circunstâncias mudam. A melhor proteção para a transparência em qualquer mudança na estratégia é ter uma única fonte de verdade para revisar e fazer microajustes. ⚖️
O conteúdo de seu plano de ação varia de acordo com o modelo de negócios e os processos operacionais de sua empresa. No mínimo, o conteúdo do documento de seu plano de ação deve incluir:
Um detalhamento das seções necessárias para um documento de plano de estratégia operacional | Seção | Conteúdo | | -------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Título | Comece com um nome memorável que reflita o impacto ou o foco da estratégia operacional | Introdução | Forneça uma breve visão geral da estratégia operacional, seus objetivos e por que ela é relevante para as metas da estratégia corporativa | Resumo executivo | Resumir os principais destaques do plano de ação, incluindo objetivos priorizados, proprietários/contribuintes das tarefas, cronogramas e resultados esperados | Tarefas e iniciativas de alto nível | Detalhar a escala e o escopo das tarefas ou iniciativas necessárias para a implementação | Equipes responsáveis | Designe a responsabilidade dos chefes de departamento/colaboradores individuais que serão responsáveis por quaisquer atualizações, revisões e aprovações de comunicação do projeto | Cronogramas e marcos Delinear cronogramas específicos para as principais atividades, entregas e pontos de verificação de controle de qualidade que signifiquem o progresso real | Dependências | Destaque as tarefas que devem ser concluídas antes que outras possam ser iniciadas e aborde como as dependências serão gerenciadas para evitar atrasos | Alocação de recursos | Detalhe a alocação de recursos, incluindo orçamento, equipe, tecnologia e materiais. Liste as restrições de recursos, se houver! | | Avaliação e mitigação de riscos | Identificar os possíveis riscos e desafios com planos de contingência | Comunicação e envolvimento das partes interessadas | Descreva o plano de comunicação para manter todas as partes interessadas informadas e o nível de envolvimento das partes interessadas | Anexos | Inclua todos os documentos de apoio, pesquisas e projetos relevantes | Relatório e monitoramento | Especifique as métricas e os KPIs que serão usados para medir o progresso e o sucesso | Planejamento orçamentário e financeiro | Adicione os recursos financeiros alocados para cada tarefa ou iniciativa
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Etapa 4: aproveite a tecnologia e seja a força motriz por trás da implementação da estratégia
As equipes estão se sentindo à vontade para compartilhar suas ideias, preocupações e feedback? Há um aumento no número de projetos atrasados devido à falta de responsabilidade? Os membros da equipe estão perguntando: "O que devo fazer hoje?"
Suas habilidades de liderança, comunicação e solução de problemas são essenciais para o sucesso da estratégia de operação. Como você está trabalhando com equipes diferentes, terá de organizar informações variadas que chegam até você por diferentes canais. 👨💻
Você precisará do gerenciamento de tarefas para preparar todos para o sucesso e comunicar as expectativas para a execução dos projetos. Se você acha que o plano de ação que escreveu na etapa 3 será "bom o suficiente", considere o seguinte:
Gerenciar tarefas por meio de um plano de ação estático pode sobrecarregar equipes maiores ou projetos complexos. Há muito ruído e desordem para percorrer diariamente. Tarefas dedicadas e **software de gerenciamento de projetos **define o cenário para a produtividade individual e da equipe em escala
Os modelos manuais não conseguem acompanhar as demandas de uma força de trabalho ágil, e ser ágil é algo inegociável no mercado atual, pois casos de uso de IA adaptados ao setor continuam a crescer. Seu tempo e atenção devem ser gastos em tarefas e atividades de alto valor que aproximem as equipes de suas metas.
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Faça uma rápida pausa para beber água e, em seguida, baixe o Modelo de plano de ação diário do ClickUp . Este modelo tem todos os ingredientes para organizar atribuições de tarefas, marcos, prazos e colaboradores.
Como usuários do ClickUp, suas equipes e partes interessadas têm todas as tarefas e documentação ao alcance para monitorar o progresso de perto durante toda a fase de implementação!
Aviso: Os custos ocultos dos atalhos
É fácil subestimar o impacto de tarefas pequenas e aparentemente mundanas que se acumulam com o tempo. No entanto, essas tarefas "guardadas para depois" podem rapidamente se transformar em um problema significativo para a equipe.
Vamos dar uma olhada mais de perto nos custos ocultos dos atalhos:
- Dívida cultural no local de trabalho: A dívida cultural no local de trabalho refere-se às consequências negativas de negligenciar a cultura e os valores essenciais da empresa, como baixa moral dos funcionários, alta rotatividade e diminuição da produtividade, o que pode prejudicar o sucesso a longo prazo
- Dívida técnica: A dívida técnica surge quando as soluções de software ou tecnologia são desenvolvidas rapidamente ou com práticas de codificação abaixo do ideal para atender às necessidades imediatas
- Débito de processo: A dívida de processos refere-se ao acúmulo de ineficiências e deficiências nos fluxos de trabalho e procedimentos de uma organização ao longo do tempo
- Débito de conhecimento: O débito de conhecimento ocorre quando as organizações não investem em um processo contínuo de desenvolvimento de softwareaprendizado e desenvolvimento contínuos para seus funcionários
O combate a qualquer dívida é um esforço de equipe. Aqui estão alguns métodos rápidos que podem ser retirados de sua caixa de ferramentas de produtividade e resolver pequenas tarefas para causar um impacto mínimo em suas iniciativas de produção:
- Priorizar tarefas: Priorize as tarefas usando a Matriz de Eisenhower (as tarefas urgentes e importantes vêm primeiro, seguidas pelas importantes, mas não urgentes)
- Bloqueio de sessões da equipe: Agendartempo focado blocos para pequenas tarefas, evitando multitarefas para minimizar as distrações
- Agrupamento de tarefas: Agrupe tarefas semelhantes e execute-as em lotes para reduzir a troca de contexto
- Delegar quando apropriado: Delegar itens de ação e tarefas com as quais outras pessoas da sua equipe possam lidar
Agora, de volta ao nosso programa regular! 🎬
Etapa 5: defina listas de verificação e regras de decisão para melhoria contínua
Considerando que outras tarefas de rotina e projetos especiais estão sendo executados simultaneamente em sua carga de trabalho, como você mantém a dinâmica do grupo no plano de operações?
Comece com perguntas para ajudar a equipe de gerenciamento de operações a coletar e analisar sistematicamente os dados em um painel centralizado. Isso reduzirá a carga cognitiva e permitirá que os membros da equipe tomem decisões confiantes.
Essas listas de verificação e regras podem ser tão detalhadas quanto você precisar para uso interno. Se isso ajudar a avaliar sua real utilidade, faça um teste com os beneficiários. Entregue-as aos líderes de projeto, às partes interessadas e à liderança sênior para confirmar se estão ou não se concentrando nas perguntas certas para avaliar a implementação diária. 📊
Acesse tarefas e atividades relacionadas ao projeto em um ClickUp Dashboard
Então, como os gerentes de operações podem aplicar listas de verificação e regras de decisão em um nível tático quando estão enfrentando prazos apertados?
**Ofereça uma experiência consistente à sua equipe com uma rotina programada
Aqui está um detalhamento das tarefas de estratégia operacional em intervalos. Há algo que você tenha notado que possa ser adicionado à sua agenda pessoal ou da equipe? 🗓️
Um detalhamento das tarefas diárias, semanais e mensais para um profissional de gerenciamento de operações programar em sua carga de trabalho
Frequência
Itens de ação
**Tarefas diárias
Realizar briefing reuniões diárias ou reuniões com os líderes do projeto para discutir o progresso, os desafios e as metas para o dia/semana
Resolver problemas ou bloqueios de forma diligente para evitar que se transformem em problemas mais significativos
Analisar o progresso diário e verificar se há problemas críticos ou gargalos
Monitorar continuamente os status dos indicadores-chave de desempenho (KPIs)
**Tarefas semanais
Rascunho relatórios semanais de status para as partes interessadas, destacando as realizações, os desafios e os próximos marcos do projeto
Revisar a alocação de recursos e a distribuição da carga de trabalho para que as equipes estejam equilibradas e ninguém fique sobrecarregado
Avalie os novos riscos que surgiram durante a semana e atualize-os planos de atenuação de riscosObter feedback dos membros da equipe sobre o progresso da tarefa e suas experiênciasAnalisar o progresso em relação aos cronogramas, orçamentos e objetivos do projeto
**Tarefas mensais
Fazer anotações para desenvolver um plano de melhoria contínua que descreva ações específicas para melhorar o gerenciamento de projetos processos
Realizar revisões pós-projeto ou retrospectivas para documentar as lições aprendidas em projetos concluídos para referência futura
Considere o planejamento de recursos de longo prazo e as necessidades de desenvolvimento da força de trabalho com base na evolução portfólio de projetos Verificar se os projetos em andamento e futuros estão alinhados com as metas e prioridades estratégicas gerais da organização
Coletar e analisar o feedback dos clientes e das partes interessadas sobre os resultados e o desempenho do projeto
Avaliar se os projetos estão no caminho certo para atingir seus objetivos e fazer os ajustes necessários para planos de projeto Revisar os orçamentos e o desempenho financeiro do projeto
O que vem a seguir?
Com sua estrutura de estratégia de operações recém-adquirida em mãos, aplique-a no contexto das operações e dos processos de sua empresa. Do gerenciamento da cadeia de suprimentos ao software e tudo mais, você terá as ferramentas para coordenar até mesmo as estratégias de operações mais difíceis. 💪
Por fim, se você já experimentou um progresso fugaz em suas responsabilidades, pode ser porque não está se concentrando nas coisas certas no momento certo. Não há problema - não, é permitido - pedir a seus colegas que desafiem suas observações quando você estiver travado.
Conte com a equipe da ClickUp como um de seus colegas e entre em contato se precisar de ajuda para sair de uma porta giratória de implementação malsucedida. Bom planejamento! ✍️