O gerenciamento de projetos não é para os fracos de coração. Como gerente de projetos, você está encarregado de gerenciar tudo: pessoas, recursos, cronogramas e (é claro) orçamentos. O gerenciamento de custos de projetos é uma habilidade imprescindível para gerenciar os custos diretos e indiretos de novos projetos. Afinal de contas, a lucratividade mantém suas portas abertas.
No entanto, o controle de custos não está isento de desafios. O gerenciamento eficaz de custos requer nivelamento de recursos , mantendo-se dentro do escopo do projeto e gerando orçamentos precisos em primeiro lugar.
Se você se encolhe só de pensar em superestimar ou subestimar o custo de um projeto, nós o ajudamos. Neste guia, detalharemos os prós e contras do gerenciamento de custos do projeto, compartilharemos metodologias de controle de custos e mostraremos como controlar os orçamentos do projeto.
O que é Gerenciamento de custos do projeto ??
O gerenciamento de custos do projeto é o processo de planejamento, estimativa, orçamento e controle de custos. O objetivo do gerenciamento de custos é simples: terminar um projeto dentro do orçamento aprovado. Isso inclui manter as despesas baixas e atingir um equilíbrio entre escopo, tempo e custo . 💰
No entanto, manter-se dentro do orçamento é mais fácil falar do que fazer. O gerenciamento de custos do projeto exige o cumprimento de processos meticulosos de estimativa de custos para prever com precisão o custo total do projeto. Além disso, é necessário calcular os custos diretos, como mão de obra e materiais, e os custos indiretos mais complicados, como custos indiretos, para que a previsão seja a mais precisa possível.
Felizmente, o gerenciamento eficaz de custos traz uma série de benefícios para sua empresa, incluindo:
- Aderência ao orçamento: Um dos maiores desafios do gerenciamento de projetos é manter os custos sob controle. O gerenciamento de custos do projeto ajuda a evitar excessos que, de outra forma, colocariam em risco sua lucratividade
- Melhor alocação de recursos: Precisa de ajuda para alocar recursos? O gerenciamento de custos do projeto garante que cada dólar gasto contribua para o sucesso do projeto. Pare de pagar por assinaturas não utilizadas ou hardware ineficiente com o planejamento adequado do projeto
- Tomada de decisões mais inteligente: A estimativa precisa de custos no gerenciamento de projetos e o monitoramento regular o ajudarão a tomar decisões informadas. Previsão riscos financeiros com dados históricos e tomar medidas proativas para evitar as dores de cabeça de ultrapassar o orçamento
- Projetos bem-sucedidos: Os superiores da sua empresa provavelmente perceberão se a maioria dos seus projetos ultrapassar o orçamento. A lucratividade é o sinal de um projeto bem-sucedido (para um CFO, pelo menos), e o gerenciamento adequado dos custos do projeto é a chave. Custos e estimativas de projetos precisos e cuidadosos orçamentação do projeto farão de você um PM mais bem-sucedido e o tornarão conhecido como um líder consciente dos custos e que obtém resultados
Entendendo o processo de gerenciamento de custos do projeto
O controle de despesas é importante, mas o gerenciamento de custos do projeto é muito mais do que contar dólares. Pense nele como uma abordagem estratégica que analisa todos os custos potenciais para garantir o sucesso financeiro de um projeto. 📈
Cada líder faz o gerenciamento de custos de forma um pouco diferente, mas as principais funções do gerenciamento de custos do projeto geralmente incluem:
- Estimativa de custos: Com a estimativa, você prevê os custos do projeto associados a tarefas individuais, pessoal e outros recursos. É comum que os gerentes de projeto usem técnicas como estimativa análoga, estimativa paramétrica e estimativa de baixo para cima para chegar a esses números
- Orçamento de custos: Com o orçamento, você aloca dólares para diferentes atividades do projeto, o que se traduz emestimativas de custo em um orçamento de projeto viável
- Controle de custos: Os orçamentos são ótimos, mas não significam nada se forem ignorados. Com o controle de custos, suas despesas reais se alinham com os custos orçados. É necessário monitorar as despesas, gerenciar as variações de custo e tomar medidas corretivas para manter-se no caminho certo, mas isso é possível
- Relatórios: É quando o gerente de projeto envia relatórios financeiros a várias partes interessadas, incluindo a equipe do projeto e a gerência superior. Esses relatórios são essenciais para a tomada de decisões informadas sobre o projeto atual e para identificar oportunidades de ser mais eficiente no futuro
O orçamento é, sem dúvida, a parte mais importante do gerenciamento de projetos. Ele tem um enorme impacto sobre a viabilidade de um projeto e o retorno esperado sobre o investimento (ROI).
O gerenciamento de custos do projeto tem alguma relação com o gerenciamento de projetos, exigindo que os gerentes de projeto preservem o escopo do trabalho, o tempo e a qualidade do trabalho. Ele também desempenha um papel importante no gerenciamento de riscos, uma vez que ultrapassar o orçamento é um grande risco para as organizações.
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Em última análise, o gerenciamento eficaz de custos possibilita o gerenciamento de recursos, garantindo que você use os recursos com sabedoria em todo o processo ciclo de vida do projeto .
Objetivos do Gerenciamento de custos do projeto
Qualquer gerente de projeto que se preze precisa entender os objetivos subjacentes do gerenciamento de custos do projeto, que incluem:
- Controlar os orçamentos: O primeiro objetivo do gerenciamento de custos é garantir que o projeto termine dentro do orçamento. Na prática, isso significa que você é responsável pelo monitoramento constante para evitar estouros de custos
- Otimização de recursos: Obter o máximo de valor pelo seu dinheiro usando mão de obra, materiais e equipamentos de forma eficiente
- Minimização de riscos: Projetos que geram perda de dinheiro são uma tremenda responsabilidade. O gerenciamento de custos minimiza o risco ao identificar os riscos financeiros no início do ciclo de vida do projeto e ajudá-lo a desenvolver estratégias para mitigá-los
Diferentes metodologias de gerenciamento de custos
Os gerentes de projeto têm muito o que fazer, mas o controle do orçamento é uma das tarefas mais importantes da sua lista de afazeres. No entanto, você não precisa gerenciar isso sozinho. Basta escolher um método de estimativa como estrutura para o controle do orçamento.
As finanças serão diferentes dependendo do projeto, portanto, escolha entre essas metodologias populares de gerenciamento de custos para encontrar a abordagem certa para seus tipos de projetos.
Gerenciamento de valor agregado (EVM)
O gerenciamento de valor agregado é uma técnica que avalia o escopo, o cronograma e o custo do seu projeto para mostrar o valor objetivo que um projeto retornou à sua empresa. 🙌
Por exemplo, digamos que você tenha um orçamento de US$ 100.000 para 10 meses. Após cinco meses, o projeto deve estar 50% concluído, com US$ 50.000 gastos. Se o custo real for de US$ 60.000 e o projeto estiver apenas 30% concluído, o EVM destacará essa variação para mostrar que você está acima do orçamento e atrasado no progresso do projeto.
Estimativa análoga
Essa metodologia de gerenciamento de custos envolve a estimativa de custos do projeto com base em dados históricos de projetos semelhantes. É a maneira mais rápida de estimar os custos, mas é menos precisa porque se baseia muito em dados anteriores, que não levam em conta as condições atuais.
Estimativa paramétrica
As estimativas paramétricas buscam relações estatísticas entre dados históricos e outros fatores financeiros. A paramétrica é mais precisa do que a estimativa análoga porque pode identificar relações, embora sejam necessários muitos dados para que ela funcione adequadamente.
Estimativa bottom-up
Com a estimativa bottom-up, você cria uma estimativa de custo mais precisa com base nos componentes individuais da estrutura analítica do trabalho (WBS). Depois de obter um total para cada componente, você os soma para obter o custo total do projeto.
Estimativa de três pontos
Com as estimativas de três pontos, você cria três estimativas para cada projeto. Você analisa as estimativas nos cenários de melhor caso, pior caso e mais provável. Isso é ideal se houver muita incerteza em seus negócios. Em caso de dúvida, faça um orçamento para o pior cenário possível para garantir que seus projetos sejam viáveis, mesmo que tudo saia dos trilhos.
4 Steps to Effective Project Cost Management
O gerenciamento eficaz dos custos do projeto é um processo de várias etapas que garante que um projeto permaneça dentro do orçamento desde o início até a conclusão. Embora possa parecer complicado, ele segue um processo simples de quatro etapas para lhe proporcionar total clareza financeira.
Etapa 1: Planejamento de recursos
Na fase de planejamento, determine os tipos e as quantidades de recursos necessários para esse projeto. Isso inclui:
- Mão de obra
- Equipamento ou hardware
- Materiais
- Assinaturas de software
Em seguida, faça um plano de como alocar esses recursos. A maneira mais fácil de fazer isso é criar uma estrutura de divisão do trabalho para dividir o projeto em partes menores e gerenciáveis. A partir daí, você atribui recursos a cada parte do projeto. 🛠️
Passo 2: Estimando o custo dos recursos
Depois de ter uma ideia dos recursos necessários, é hora de estimar seus custos. Cada um tem sua própria abordagem aqui; o que importa é que você use uma técnica eficaz de estimativa de custos, como a estimativa análoga ou a estimativa paramétrica, para orientar seu raciocínio.
É difícil prever o futuro, mas tente antecipar todos os tipos de custos aqui. Os custos diretos, como mão de obra e assinaturas de software, são bastante fáceis, mas os custos indiretos, como o aluguel mensal, são um pouco mais difíceis de estimar. Mesmo assim, ambos os tipos de custos afetam seus lucros, portanto, não ignore a influência sorrateira dos custos indiretos.
Etapa 3: Determinação do orçamento de custos
Com os custos em mãos, é hora de determinar seu orçamento real orçamento do projeto . Se você fez várias estimativas, faça a média delas para obter um orçamento de projeto mais abrangente. Também é bom estabelecer linhas de base de despesas durante essa etapa, que você pode usar como pontos de referência ao longo do projeto. Por exemplo, se você tiver um orçamento total de US$ 20.000,00 para um projeto de dois meses, esperaria ver uma linha de base de US$ 10.000,00 em custos após o primeiro mês.
É claro que o inesperado sempre acontecerá. Como gerente de projeto, cabe a você planejar para as incógnitas. Sempre inclua uma reserva de contingência de 10% para cobrir despesas inesperadas.
Etapa 4: Controle dos custos e estimativa de custos do projeto
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Depois de ter um orçamento e controles estabelecidos, é hora de executar as técnicas de gerenciamento de custos do projeto . Em vez de acompanhar tudo em uma planilha do Excel que consome muito tempo, insira seus números de orçamento e desempenho no software de gerenciamento de projetos como o ClickUp . É a maneira mais fácil de monitorar os custos reais em relação aos custos orçados - e corrigir o curso antes que seja tarde demais.
Pode parecer que o trabalho árduo acabou, mas você precisa refinar continuamente o orçamento à medida que o projeto avança. Use dados em tempo real, feedback e desenvolvimentos do projeto para manter os custos do projeto o mais atualizados possível. Mesmo que algo lhe escape, você sempre poderá usar esses dados para melhorar as estimativas de custo para projetos futuros.
Gerenciamento de custos de projetos Ferramentas e técnicas
O gerenciamento de custos do projeto não precisa levar horas. Com as ferramentas ferramentas de gerenciamento de projetos com o uso de ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos, você poderá criar, gerenciar e otimizar os orçamentos de projetos com apenas alguns cliques. Experimente estes truques para simplificar o gerenciamento de custos do projeto.
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Quem tem tempo para gerenciar custos em planilhas lentas ou notas adesivas? Não é o seu caso. O ClickUp é a ferramenta de gerenciamento de projetos multifuncional favorita do universo. Deixe-nos fazer o trabalho pesado de visualização de dados, colaboração e, é claro, orçamento. ✨
Confie nos recursos robustos do ClickUp para manter os cronogramas dos projetos sob controle:
- Dashboards: Se você precisa ver KPIs financeiros ou de desempenho, há um Painel de controle do ClickUp para isso. Crie Dashboards personalizados para cada fase do projeto, membro da equipe ou departamento. Com o ClickUp Dashboards, você só vê os dados que mais importam para você em uma interface limpa e simples
- Visualização de tabela: Adeus, Excel. Mude para Visualização de tabela do ClickUp para exibir tarefas, marcos, despesas e muito mais na mesma plataforma que os chats, documentos e muito mais da sua equipe
- Modelos: O gerenciamento de custos de projetos normalmente requer a leitura de várias planilhas. Economize horas por semana, deixando que o ClickUp cuide da formatação das planilhas para você. Temos dezenas de modelos úteis para gerenciamento de projetos, mas o Modelo de gerenciamento de custos de projetos do ClickUp é perfeito para controle de tempo, criação de dependências de tarefas e muito mais
Analisar custos benchmarks
O benchmarking lhe dá uma melhor compreensão do seu desempenho, pelo menos em termos comparativos, e lhe dá um aviso antecipado se o projeto estiver acima do orçamento. Você pode obter referências de custo de projetos anteriores, médias do setor ou de suas metas iniciais do projeto. Independentemente de como você os definir, agende verificações regulares do orçamento para seus projetos.
Comunique-se com sua equipe
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Se algo está saindo dos trilhos, agora não é hora de ficar quieto. Mantenha-se em contato com todas as partes interessadas no projeto, especialmente com os superiores, se os custos do projeto estiverem fora de controle. É mais fácil corrigir o curso e evitar as dores de cabeça dos excedentes evitáveis se você detectar os problemas com antecedência suficiente e alertar a equipe.
Investir em melhoria contínua
Se você ultrapassou o orçamento em um projeto anterior, use isso como uma oportunidade de melhoria para projetos futuros. Os post-mortems do projeto fornecem insights valiosos para o gerenciamento de custos do projeto. Talvez você não possa fazer nada em relação ao dinheiro que já foi gasto, mas aprender com os erros do passado é a melhor maneira de evitar a repetição de erros caros.
Gere estimativas mais precisas com o ClickUp
O gerenciamento de custos de projetos é o que mantém as organizações produtivas e lucrativas. Sem ele, você corre o risco de gastar mais recursos em um projeto do que deveria, potencialmente colocando sua empresa no vermelho.
O gerenciamento de custos de projetos requer muitos dados e um gerenciamento cuidadoso e prático. Em vez de monitorar passivamente os custos em planilhas, conecte seus dados a uma plataforma completa como o ClickUp. É a melhor maneira de controlar os custos, monitorar o progresso do projeto e colaborar com sua equipe - tudo na mesma plataforma.
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Perguntas frequentes
**1. O que se entende por gerenciamento de custos em um projeto?
O gerenciamento de custos é o processo de planejamento, estimativa, orçamento e controle de custos em um projeto. O objetivo final do gerenciamento de custos é garantir que um projeto permaneça dentro do orçamento.
2. Quais são os quatro componentes do gerenciamento de custos do projeto ?
O gerenciamento de custos do projeto requer:
- Estimativa de custos
- Orçamento de custos
- Controle de custos
- Relatórios **3. Por que o gerenciamento de custos do projeto é importante?
O gerenciamento de custos do projeto é importante porque determina a viabilidade dos projetos e a lucratividade geral de uma organização. O gerenciamento eficaz de custos garante que os projetos sejam concluídos dentro do orçamento, mas também é crucial para o gerenciamento de riscos.