As expectativas dos clientes, a natureza imprevisível dos ambientes de trabalho modernos e os recursos limitados tornam o gerenciamento dos clientes, da equipe e dos projetos um desafio.
Portanto, os gerentes de projeto se tornaram uma parte essencial de quase todas as empresas, independentemente de seu tamanho ou setor, para gerenciar projetos e facilitar a comunicação com a equipe do cliente.
Neste artigo, explicaremos a você o que é o triângulo de gerenciamento de projetos, como ele funciona, por que funciona e como você pode usar ferramentas de gerenciamento de projetos para ajudar a implementar esse triângulo em sua função de gerente de projeto.
O que é o triângulo do gerenciamento de projetos e como ele funciona?
Após décadas de pesquisas dedicadas às práticas recomendadas de gerenciamento de projetos, um dos pilares fundamentais do trabalho ficou conhecido como Triângulo de Gerenciamento de Projetos (PMT).
O PMT, também conhecido como Triângulo Dourado, Triângulo de Ferro e Triângulo das Restrições Triplas, é a arma secreta no arsenal do gerente de projetos, pois fornece um auxílio visual e uma estrutura conceitual e prática para o gerenciamento bem-sucedido.
O Triângulo de Gerenciamento de Projetos existe desde a década de 1950 e continua a evoluir. Atualmente, há uma versão britânica e uma versão americana (a última é o nosso foco), bem como algo chamado Triângulo Ágil, reconstruído especificamente para Equipes ágeis . No entanto, 70 anos depois, os princípios fundamentais do Triângulo de Ferro permanecem tão eficazes hoje quanto eram em seu início.
Agora, vamos ver como ele funciona.
O Triângulo de Ouro do gerenciamento de projetos é um auxílio visual com um triângulo cujos três lados representam os três princípios fundamentais do gerenciamento de projetos restrições que afetam a qualidade geral do produto final de um projeto (representado pelo espaço plano no meio do triângulo).
Aqui estão os três elementos de um Triângulo de Projeto:
- Custo
- Tempo
- **Escopo
via kindpng.com O trabalho do gerente de projeto é gerenciar esses três fatores, pois eles afetam a equipe do projeto, a qualidade do produto final e, por fim, o sucesso do projeto.
O PMT funciona porque demonstra como esses três fatores estão ligados com simplicidade, o que o torna ideal para comunicação com o cliente . Todo projeto é estabelecido com um orçamento do projeto (custo), um prazo (custo) e um objetivo final de tamanho, magnitude e complexidade variáveis ( escopo do projeto ).
Esse triângulo também representa o equilíbrio que deve ser mantido entre as restrições triplas. Em outras palavras, se uma variável for alterada, devem ser feitos ajustes nas outras duas para restaurar o equilíbrio.
Por exemplo, se um prazo for estendido e isso diminuir o tempo disponível, os custos terão de ser aumentados ou o escopo reduzido para garantir que o novo prazo seja cumprido e o produto mantenha a qualidade.
As restrições triplas do triângulo do gerenciamento de projetos
O PMT também é chamado de Triângulo de Ferro porque os três lados diferentes (tempo, custo do projeto, escopo) podem ser considerados como forças opostas umas contra as outras.
Em outras palavras, os pontos da TPM gravitarão naturalmente para longe um do outro. Por exemplo, se o escopo se arrasta ou os custos começarem a subir, o triângulo se tornará desproporcional e se romperá, e a qualidade contida nele se perderá.
Para execução bem-sucedida do projeto se o gerente de projeto não tiver uma visão geral do projeto, ele precisará negociar cuidadosamente o relacionamento entre as restrições triplas para manter um triângulo forte e rígido. Entretanto, há tipos específicos de relacionamentos entre determinadas restrições que não podem ser alterados:
- Relacionamento diretamente proporcional
- Relação inversamente proporcional
É importante saber a diferença entre as duas.
A relação entre o escopo, o custo e o tempo é diretamente proporcional. Se você aumentar o escopo de um projeto o custo e/ou o tempo também terão de aumentar. Da mesma forma, se você decidir diminuir o escopo de um projeto, haverá espaço para uma redução paralela no custo e/ou no tempo.
A relação entre custo e tempo, no entanto, é inversamente proporcional. Essas duas restrições devem ser equilibradas movendo-as em direções opostas.
Por exemplo, se você reduzir o orçamento de um projeto, terá que adiar (aumentar) seu prazo. Da mesma forma, se você se deparar repentinamente com uma escassez de tempo, os custos terão de ser aumentados para atender às novas demandas.
Vamos detalhar um pouco mais cada restrição.
via onlyoutreach.com
1. Tempo
As restrições de tempo impostas a um projeto geralmente são algumas das mais difíceis de controlar e podem até estar fora do seu controle desde o início. O tempo, no triângulo do projeto, quase sempre se refere principalmente ao prazo estabelecido pelo cliente. É a data em que ele deseja ter o produto finalizado entregáveis do projeto em suas mãos.
Entretanto, há muitos outros elementos que também contribuem para a restrição de tempo, dos quais o gerente de projeto deve estar ciente.
O tempo também inclui o seguinte:
- O número de horas que sua equipe precisará gastar no trabalho
- A escala de tempo entre cada indivíduomarco do projeto* O tempo base necessário para concluir determinados processos
- O tempo adicional necessário como buffer de segurança
Fatores como o tempo de entrega de recursos e materiais contribuem para o gerenciamento da primeira restrição do Triângulo de Ferro.
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Mesmo que o prazo estabelecido permaneça fixo, atrasos ou perturbações em outros elementos dentro da restrição de tempo exigirão ajustes no custo ou no escopo para reequilibrar o projeto e garantir seu sucesso.
Aqui está uma rápida olhada em algumas das ocorrências mais comuns que podem afetar a restrição de tempo de um projeto:
- Atrasos na entrega de recursos e materiais de fornecedores terceirizados
- A adição de novas entregas ao escopo de um projeto pelo cliente
- Estimativa ruim do tempo necessário para determinadas tarefas ou marcos do projeto
- Doença ou ausência de membros importantes da equipe
Embora o PMT exija que os gerentes de projeto equilibrem as três restrições para funcionar com sucesso, também é importante lembrar que há coisas que você pode fazer proativamente para minimizar as interrupções de tempo e gerenciar melhor o tempo . Isso inclui:
- Canalizar recursos e talentos adicionais para uma tarefa a fim de concluí-la mais rapidamente
- Reavaliar a necessidade de seu cronograma de tarefas e remover aquelas que não são mais necessárias
- Reunir uma equipe que possa realizar multitarefas com competência
- Fazer a triagem das tarefas de acordo com o talento da equipe (ou seja, atribuir as tarefas mais complexas aos funcionários mais qualificados)
- Gerenciar as expectativas de prazo dos clientes desde o início
2. Custo
Quase todo projeto terá um orçamento definido no início do trabalho. Como gerente de projeto, você geralmente será responsável por estabelecer esse orçamento com base nos custos percebidos e estimados relacionados a vários fatores diferentes, incluindo matérias-primas, instalações, estoque, equipamentos, ferramentas e talentos (equipe).
Um bom orçamento é realista e leva em conta a carteira do cliente, ao passo que um orçamento ruim não consegue controlar seus custos kPIs financeiros e é superado nas primeiras alterações de tempo e/ou escopo.
No entanto, nem sempre cabe a você, como gerente de projeto, sugerir um orçamento. Muitas vezes, o cliente estabelece o orçamento.
Por exemplo, um cliente que procura uma oficina mecânica personalizada para reformar o carro antigo do pai pode estar disposto a gastar apenas US$ 20.000. Isso deixa a cargo do gerente de projetos da oficina manipular o escopo do projeto e o prazo para atender às demandas orçamentárias do cliente.
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Se, nesse cenário, o cliente também definir o prazo (e digamos que esse prazo seja apertado), o gerente de projeto terá que fazer restrições severas no escopo geral da renovação para promover um equilíbrio entre tempo e custo.
Infelizmente, há outros fatores que podem influenciar o custo e o sucesso do projeto. Aqui está uma lista de fatores comuns que afetam negativamente a restrição de custo de um projeto:
- Mudanças repentinas no preço das matérias-primas
- Custos adicionais de recrutamento após mudanças na equipe
- Treinamento adicionalrequisitos pela equipe para tarefas especializadas do projeto
- Novos entregáveis sendo adicionados ao escopo do projeto por um cliente
Aqui estão algumas coisas que você, como gerente de projeto, pode fazer para gerenciar melhor os custos:
- Saiba como alocar (e realocar) recursos de forma eficaz entre cada tarefa e marco do projeto
- Negociar seus custos com empreiteiros e fornecedores para reduzi-los ao mínimo possível
- Considerar alternativas de baixo custo para recursos caros
- Reduzir o escopo do projeto removendo tarefas desnecessárias
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3. Escopo
O escopo refere-se ao tamanho geral do projeto. Essa é a restrição mais difícil de definir, mas talvez possa ser considerada simplesmente como a visão final do cliente.
Muitos fatores diferentes influenciam o escopo ou o tamanho de um projeto. Entre eles estão os seguintes:
- A qualidade geral do projeto
- Sua complexidade, o número ou o tamanho de suas entregas
- O nível de detalhe necessário
- O número de recursos que o produto final terá
- A capacidade desse produto final (por exemplo, o número de frequentadores de festivais que um local pop-up pode comportar)
Essencialmente, quanto mais complexo e envolvido for um projeto (digamos, o lançamento de um novo satélite no espaço), maior será seu escopo e mais tempo e recursos terão de ser alocados para manter o equilíbrio do triângulo do projeto.
Por outro lado, quanto mais simples, direto e testado for um projeto (por exemplo, a construção de um satélite modelo para um filme ambientado no espaço), menor será seu escopo e menos tempo e recursos serão necessários para que o projeto seja bem-sucedido.
Muitas vezes, o escopo é a variável que pode ser ajustada com mais flexibilidade para levar em conta mudanças imprevistas e inevitáveis feitas pelo cliente ou por terceiros.
A restrição de escopo do Triângulo de Gerenciamento de Projetos pode ser afetada por vários fatores, incluindo
- Adição de entregáveis pelo cliente
- Aumento do escopo
- Redução no orçamento do cliente
- Uma alteração no prazo do projeto
- Planejamento inadequado dos requisitos do projeto desde o início
Alguns dos métodos que você pode usar como gerente de projeto para manter o escopo de um projeto são:
- Implementar umplano de gerenciamento de mudanças ouplano de sucessão* Prorrogação de seu prazo
- Reatribuição de recursos para o projeto ou para fora dele
- Reavaliar a necessidade de cada nova tarefa à medida que você se aproxima dela
Os benefícios de usar um triângulo de gerenciamento de projetos
O Triângulo de Gerenciamento de Projetos não é apenas uma maneira de pensar sobre o planejamento e o gerenciamento de projetos; é uma ferramenta comprovadamente útil com a qual você pode ser um gerente de projetos mais bem-sucedido.
A beleza do triângulo do projeto é que ele oferece flexibilidade, entre outros benefícios, incluindo:
1. Comunicação com o cliente
Os clientes podem vir até você com uma visão suficientemente clara na cabeça, mas isso não significa que eles necessariamente estarão cientes das inúmeras complexidades, como a sua linha de suprimentos e os requisitos de treinamento especializado. Você pode usar o Triângulo de Gerenciamento de Projetos como um auxílio visual claro e conciso para ajudar na integração do cliente e para avaliar melhor a interação entre orçamento, escopo e prazo.
2. Gerenciamento de mudanças Um triângulo de projeto permite que você veja e atue de forma eficiente em qualquer alteração em um dos seus três
restrições do projeto . O uso do PMT no gerenciamento de projetos permite que você crie planos de gerenciamento de mudanças garantindo que sua equipe esteja preparada e resiliente às mudanças.
3. Esclarecimento de prioridades
Estar ciente do empurra-empurra entre as três restrições de custo, tempo e escopo permite que você estabeleça rapidamente as principais prioridades de um determinado projeto. Isso permitirá que você reconheça imediatamente seus KPIs ou marcos para ajudá-lo a entender claramente o que você e cada membro da equipe devem atingir para manter a qualidade do produto final e garantir o sucesso do projeto.
4. Redução de riscos
O Triângulo de Gerenciamento de Projetos reduz o risco geral de fracasso do projeto. Ao gerenciar as expectativas do cliente, garantir que as mudanças inesperadas nas restrições principais possam ser facilmente absorvidas e definir prioridades claras para o escopo do projeto com uma PMT, os gerentes de projeto podem controlar melhor o projeto e fazer os ajustes necessários.
O que é um Triângulo Ágil?
Semelhante em termos de design e função ao Triângulo de Gerenciamento de Projetos, as equipes e os profissionais do Agile desenvolveram sua própria versão, que eles chamam de Triângulo Ágil.
A motivação por trás da criação do Triângulo Ágil foi criar mais flexibilidade. O Triângulo de Gerenciamento de Projetos tradicional era muito rígido e poderia ser sensível a mudanças dentro das restrições triplas.
No Triângulo Ágil, os três lados (ou pontos) são rotulados como: Valor, Qualidade e Restrições. Observe que, aqui, todo o Triângulo de Gerenciamento de Projetos foi confinado a apenas um lado ou canto do Triângulo Ágil.
via Gerenciamento de projetos.com Os benefício do Agile É que ele dá mais importância à qualidade do projeto e ao valor do produto final do projeto para o cliente. As restrições, embora ainda existam três, tornam-se um fator singular no gerenciamento geral de um projeto.
Por exemplo, se uma equipe estiver desenvolvendo um aplicativo usando o Triângulo Ágil para o gerenciamento de projetos e o cliente quiser aumentar o número de funções que o usuário final pode realizar com o aplicativo (ou seja, aumentar o valor), o gerente de projetos terá que diminuir a qualidade geral do aplicativo e ou aumentar algumas ou todas as restrições (mais dinheiro, mais tempo, escopo maior).
Implementando o triângulo do gerenciamento de projetos
Então, você chegou até aqui. Mas conhecer a teoria por trás do Triângulo de Gerenciamento de Projetos e ser capaz de colocar essa teoria em prática são duas coisas diferentes.
Dominar o PMT e todos os benefícios a ele associados pode levar anos e é algo que muitas pessoas estudam em universidades ou faculdades para obterem seus diplomas em negócios, gerenciamento, empreendedorismo e finanças.
Nesta seção, discutiremos como você pode aplicar seu conhecimento teórico recém-adquirido ao mundo real dos negócios e do gerenciamento de projetos. Antes, porém, vale a pena mencionar que você não precisa fazer isso sozinho. Hoje em dia, os gerentes de projeto e os clientes têm acesso a algumas ferramentas de negócios digitais on-line muito impressionantes e muito úteis.
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Uma das visualizações digitais mais populares software de gerenciamento de projetos é o ClickUp, que oferece aos usuários várias funções essenciais para o equilíbrio eficaz de restrições, o gerenciamento de mudanças e a organização da equipe.
Os gerentes de projeto podem contar com o ClickUp para ajudá-los a planejar, gerenciar e acompanhar seus projetos. E como toda a plataforma é personalizável, as equipes podem configurá-la para atender às suas preferências de fluxo de trabalho, seja ele tradicional ou gerenciamento ágil de projetos ou qualquer outra abordagem.
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Vamos dar uma olhada em como o ClickUp pode ajudá-lo a implementar os ensinamentos do Triângulo de Gerenciamento de Projetos em uma série de cenários.
1. Gerenciamento de custos
Em qualquer projeto, uma grande parte do orçamento inicial é rapidamente consumida graças à ineficiência. Seja pelo excesso de tempo gasto em tarefas de baixa prioridade ou pela atribuição eficaz de recursos e redução de custos por meio da simplificação das atividades da equipe, o gerenciamento de custos é fundamental para manter um triângulo de projeto equilibrado.
É simples adicionar valores monetários às tarefas para manter os orçamentos do projeto sob controle Recursos de gerenciamento de recursos do ClickUp foram projetados especificamente para aumentar a eficiência de equipes de qualquer tamanho, especialmente as que trabalham remotamente. Ele oferece recursos para ajudá-lo a visualizar os recursos em um relance, melhorar a comunicação e a colaboração da equipe e acompanhar o progresso.
2. Gerenciamento de tempo
Você nem sempre pode alterar um prazo definido nem acelerar processos de terceiros, como a entrega de materiais, por exemplo. Algumas coisas estão fora de seu alcance. É por isso que, como gerente de projetos, é fundamental gerenciar cuidadosamente seu tempo o cronograma geral do projeto e o tempo da sua equipe.
O ClickUp oferece dois recursos exclusivos que permitem que os gerentes de projeto se destaquem no gerenciamento do tempo. Você e sua equipe podem usar O rastreador de tempo global do ClickUp que funciona de forma ativa e retroativa. O rastreador de tempo está disponível em todos os dispositivos, inclusive smartphones, o que significa que sua equipe pode acompanhar o trabalho independentemente de onde estiver, maximizando a eficiência e minimizando as interrupções no cronograma do projeto.
Além disso, você pode usar o Modelos de carga de trabalho do funcionário para ajudá-lo a gerenciar o tempo da sua equipe, alocar recursos e reavaliar a capacidade de cada membro da equipe de assumir novas tarefas semanalmente. Monitoramento da carga de trabalho da sua equipe pode ajudá-lo a atribuir tarefas novas ou mais complexas aos membros da equipe ou a avaliar quem está ficando para trás ou sobrecarregado de tarefas.
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Bônus ***Modelos de planejamento de capacidade*
3. Gerenciamento do escopo
Por fim, para ser um gerente de projetos bem-sucedido, você deve ser capaz de negociar o equilíbrio entre custo e tempo, também manipulando e gerenciando o escopo geral do seu projeto. Isso pode significar a expansão do escopo se você tiver mais tempo e dinheiro em mãos do que havia pensado anteriormente ou a redução do escopo em determinadas áreas-chave se estiver com poucos recursos ou se o prazo estiver se aproximando rapidamente.
O ClickUp ajuda enormemente no gerenciamento do escopo com a função Modelo de escopo de trabalho do ClickUp . Você pode usar esse recurso para orientá-lo à medida que coleta e documenta o escopo do projeto, os entregáveis, os marcos e muito mais.
Além disso, você pode Modelo de divisão do escopo de trabalho do ClickUp para permitir que você divida a versão macro dos entregáveis do seu projeto em microtarefas e marcos e acompanhe o progresso da sua equipe em cada uma delas.
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Bônus:_ **Estrutura Analítica de Trabalho do Software ( WBS )
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Sem um gerente de projetos eficaz, até mesmo o mais simples dos projetos fracassará; o fracasso é medido pelo grau em que um projeto cumpriu ou não seu orçamento, cronograma e escopo. É interessante notar que, embora as grandes empresas e corporações tenham gerentes de projeto dedicados em funções com esse título, na verdade, toda empresa tem um.
Mesmo que a pequena lanchonete independente na esquina da sua rua tenha apenas três funcionários, um deles estará atuando como gerente de projetos, provavelmente sem perceber.
E como toda empresa precisa de um gerente de projetos (e de um bom gerente), é fundamental que todo gerente de projetos tenha acesso às ferramentas certas para o trabalho. O Triângulo de Gerenciamento de Projetos, aliado a um software de gerenciamento como o ClickUp, é uma combinação vencedora. 🤝
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Escritor convidado:
Veselin Mladenov
é o gerente de conteúdo da ThriveMyWay.
Ele tem mais de 10 anos de experiência em marketing e vendas corporativas e decidiu seguir sua paixão por marketing digital e criação de conteúdo.