Como gestor de proyectos, tienes un deseo sencillo:
Que este proyecto sea un éxito, por favor. 🤞
Pero el camino para cumplir este deseo requiere cosas no tan sencillas como crear un plan de proyecto, establecer un calendario, definir el alcance del proyecto, planificar los recursos, gestionar los clientes, etc.
Afortunadamente, ahora puede utilizar un software de hojas de cálculo para gestionarlo todo y no verse abrumado por esas tareas.
En este artículo, descubriremos qué es una hoja de cálculo para la gestión de proyectos, sus ventajas y algunas plantillas de hojas de cálculo. También te sugeriremos una alternativa que puede ser la solución a cualquier inconveniente de la gestión de proyectos con hojas de cálculo.
Saquemos provecho de su curiosidad por las hojas de cálculo.
¿Qué es una hoja de cálculo para la gestión de proyectos?
Si crea un cronograma de proyecto, un diagrama de Gantt, un panel, un informe o una lista de sus tareas en una hoja de cálculo, eso se convierte en una hoja de cálculo para la gestión de proyectos.
En palabras más sencillas, la gestión de proyectos con hojas de cálculo es cualquier cosa que hagas en una hoja de cálculo para facilitar la gestión de proyectos.
Muchas personas las utilizan para la gestión de proyectos debido a la familiaridad que ofrecen.
La mayoría de nosotros hemos visto o utilizado una hoja de cálculo de Microsoft Excel o Hojas de cálculo de Google al menos una vez en nuestra vida, ¿verdad?
Son flexibles y permiten gestionar proyectos manualmente mediante fórmulas y gráficos.
Lo mejor es que puede ahorrarse el esfuerzo manual gracias a una ingeniosa innovación llamada plantillas.
Pero, ¿qué es lo que hace que la gestión de proyectos con hojas de cálculo destaque realmente?
¡Vamos a descubrirlo!
5 ventajas de la gestión de proyectos con hojas de cálculo
Independientemente de si elige la gestión de proyectos con hojas de cálculo de Excel o la gestión de proyectos con hojas de cálculo de Google, se beneficiará de varias ventajas.
Veamos algunas de ellas:
1. Organización
Las hojas de cálculo suelen ser la herramienta preferida para recopilar y organizar datos: dos de sus usos más sencillos.
Y si te encanta tenerlo todo súper organizado, una hoja de cálculo es tu lugar ideal.
Puede introducir todos los datos de su proyecto en columnas y filas sencillas y ordenadas y, a continuación, clasificar la información con fórmulas para encontrar rápidamente lo que busca.
2. Presupuestación
Si Microsoft Excel fuera al colegio, todos sabemos qué asignatura sacaría sobresaliente: ¡matemáticas!
Esto se debe a que los cálculos de Excel son impresionantes y precisos.
Cuando te sientes a crear el presupuesto de un proyecto, una hoja de cálculo de Excel puede ayudarte a hacerlo rápidamente gracias a sus cálculos rápidos. También puedes realizar la mayoría de estos cálculos en una hoja de cálculo de Google para la gestión de proyectos.
3. Puede ser económica
Puede realizar la gestión de proyectos con hojas de cálculo sin ningún coste.
¿Cómo?
Puede utilizar las Hojas de cálculo de Google...
Todo lo que necesitas es una cuenta de Google para empezar a utilizar las Hojas de cálculo de Google para gestionar proyectos.
A diferencia de las Hojas de cálculo de Google, Excel no es gratuito. Sin embargo, puedes adquirir la suite Microsoft 365 Personal por un precio asequible de 6,99 $ al mes.
¿Quieres aprender a gestionar proyectos en Hojas de cálculo de Google?
Echa un vistazo a nuestra guía de gestión de proyectos con Hojas de cálculo de Google .
4. Ideal para hacer una lista de tareas
Las celdas de las hojas de cálculo resultan muy útiles cuando necesitas hacer listas.
Y eso significa que puede crear tantas tareas de proyecto o listas de tareas pendientes como desee.
Ya sabemos lo organizadas que pueden ser las hojas de cálculo, por lo que te resultará cómodo y fácil gestionar tus propias actividades diarias.
No, tu equipo no tiene por qué quedarse fuera.
Puede crear listas de tareas diarias para su equipo con el fin de garantizar que sus proyectos sigan por buen camino.
La forma más obvia de hacerlo es:
- Lista cada tarea.
- Añada una descripción de la tarea y comentarios sobre lo que hay que hacer.
- Realice una mención del nombre del empleado responsable.
- Y así sucesivamente.
¿Quiere hacer algo más que crear listas de tareas en una hoja de cálculo?
Echa un vistazo a nuestra guía de gestión de proyectos en Excel .
5. Plantillas
Las plantillas te facilitan la vida al ahorrarte mucho tiempo.
Afortunadamente, encontrarás innumerables opciones de plantillas de Excel y Hojas de cálculo de Google.
Hay una plantilla para todo y para todos.
Las Hojas de cálculo de Google incluso vienen precargadas con plantillas útiles y gratuitas para ayudarte a mantener tu proyecto al día, dentro del presupuesto y organizado.
Excel también tiene muchas plantillas para calendarios, seguimiento de tareas, seguimiento de ventas y mucho más.
Echemos un vistazo a algunas de ellas:
4 plantillas de hojas de cálculo para la gestión de proyectos
Una plantilla de gestión de proyectos es una herramienta eficaz tanto para proyectos sencillos como complejos.
Después de todo, ¿quién no quiere empezar con ventaja? 🏃
Sin embargo, ¡encontrar la plantilla adecuada puede llevar una ETERNIDAD!
Por suerte para usted, hemos elaborado una lista con tres opciones de plantillas gratuitas para que pueda empezar de inmediato.
1. Plantilla de seguimiento de problemas de proyectos
En lugar de crear una hoja de cálculo de Excel para la gestión de proyectos desde cero, utilice esta plantilla de Excel para gestionar los riesgos del proyecto registrando los problemas.
Descarga esta plantilla de Excel para el seguimiento de problemas en proyectos.
2. Plantilla de balance general
Esta plantilla de balance general puede ayudarle al seguimiento de sus activos, pasivos y patrimonio neto. Úsela para comprender mejor la situación financiera de su empresa y poder planificar adecuadamente sus proyectos futuros.
Descarga esta plantilla de balance de las Hojas de cálculo de Google.
3. Plantilla de diagrama de Gantt
Esta es una plantilla de diagrama de Gantt para Hojas de cálculo de Google que le ayudará a realizar el seguimiento del progreso de su proyecto y su cronograma. Es una forma sencilla de visualizar el plan de su proyecto y comprobar si los resultados se presentarán a tiempo.
Descarga esta plantilla gráfica de diagrama de Gantt de Hojas de cálculo de Google .
4. Plantilla para presupuestar proyectos
Utilice esta plantilla de Excel para el presupuesto de proyectos para realizar el seguimiento de los entregables, los proveedores, los costes estimados y reales, etc.
Descarga esta sencilla plantilla de Excel para presupuestos de proyectos.
Estas son solo algunas opciones.
Puede buscar en Internet otras plantillas, como por ejemplo:
- Plantilla de planificación de proyectos
- Plantilla para proyectos de construcción
- Plantilla de cronograma de proyectos
- Plantilla de panel de control de gestión de proyectos
- Plantilla de informe del estado del proyecto
¿Necesita más opciones?
Echa un vistazo a esta lista de plantillas de gestión de proyectos. *
Por desgracia, las hojas de cálculo no son la herramienta más fácil para la gestión de proyectos.
Descubramos por qué.
7 desventajas de la gestión de proyectos con hojas de cálculo
Todos conocemos a un grupo de personas que discutirán contigo para demostrar que las hojas de cálculo pueden hacer cualquier cosa.
Y si eres uno de ellos, no pasa nada.
Todos tenemos nuestros favoritos.
Sin embargo, hay una serie de inconvenientes que no podemos ignorar.
Problema n.º 1: Atrapado en la misma vista
Si te encantan las hojas de cálculo, probablemente sueñas con filas y columnas. 💭
Pero, ¿adivina qué?
Tu sueño pronto se convertirá en una pesadilla, ya que no tendrás otras opciones de interfaz.
Te verás atrapado con tablas llenas de celdas que no te permitirán emplear metodologías de proyecto como agile o kanban.
¡Ahí es donde entra en juego ClickUp!
Es una de las herramientas de productividad con la mejor valoración y utilizada por multitud de organizaciones y autónomos en todo el mundo.
Solución ClickUp: múltiples vistas
A diferencia de las hojas de cálculo, ClickUp tiene múltiples vistas porque tenemos en cuenta las preferencias de todos.
Verás, no queremos arruinar tus felices sueños llenos de filas y columnas.
Y por eso queremos presentarte nuestra vista Tabla.
Uso de la función de arrastrar y soltar para mover tareas en la vista Tabla de ClickUp.
Úsela para ver sus tareas en formato de hoja de cálculo, arrastrar y soltar para organizarlas e incluso permitir el uso compartido de la tabla con otras personas para mantener el flujo de comunicación.
Es ideal para almacenar grandes bases de datos, inventarios y presupuestos.
¿Necesitas hacer más cálculos?
Utilice los cálculos de columna para calcular la suma, la media o el intervalo.
Y si aún así echas de menos tu hoja de cálculo, utiliza la vista Embed para llevar tu archivo favorito a ClickUp con una simple URL.
De esta manera, no tendrá que salir de su herramienta de gestión de proyectos para acceder a su hoja de cálculo.
Pero prometimos que no te dejaríamos atascado con las celdas.
Eso significa que puedes cambiarlo cuando quieras.
Cambie a la vista Gantt para crear su plan de proyecto, establecer el calendario del proyecto según su cronograma y realizar el seguimiento del progreso.
Incluso puede gestionar todas las dependencias de las tareas con facilidad gracias a nuestra función de arrastrar y soltar.
Planificación de cronogramas y seguimiento de tareas en la vista Gantt de ClickUp.
Como gestor de proyectos, probablemente haya trabajado día y noche para encontrar la metodología de proyectos que mejor se adapta a su equipo.
¡No podemos permitir que todo este esfuerzo se eche a perder!
Por eso ClickUp tiene una vista de tablero, para que puedas aplicar la metodología kanban. Personalízala según las necesidades de tu equipo con los estados personalizados.
Puede estar «pendiente», «en curso», «en aprobación»... lo que usted quiera.
Visualización de tareas en la vista Tablero de ClickUp
O prueba la vista Equipo.
Es ideal para realizar el seguimiento de tus sprints mientras disfrutas de una vista general de las actividades de tu proyecto.
Problema n.º 2: Crear paneles puede resultar agotador.
Un panel es el mejor aliado de un gestor de proyectos.
Al menos, eso es lo que se supone que es.
Pero un panel de control de hoja de cálculo es más bien como un falso amigo o incluso un acosador.
Prueba a crear una y sabrás de lo que estamos hablando.
Tendrás que buscar una guía en Google y leerla toda.
A continuación, siga un sinfín de pasos y modifique celdas durante todo el día.
¿Está pensando en una plantilla de panel de control para ahorrarse trabajo?
¡Ja!
Buena suerte en la búsqueda de una plantilla que:
- Se adapta a sus necesidades
- Es realmente funcional.
- Y es gratuito.
Algunas de ellas ni siquiera te permiten personalizarlas o realizar la edición. ¡Argh!
Solución ClickUp: paneles de control
No te preocupes. Los paneles de ClickUp te tienen cubierto.
Sin guías. Sin pasos. Sin plantillas poco fiables.
Solo tres clics. 🖱
- Haga clic en el icono de paneles.
- Haga clic en + para añadir su nuevo panel.
- Haga clic en + Añadir widget para introducir sus datos.
¡FÁCIL!
Personalizar un nuevo panel en ClickUp
Incluya todo tipo de datos en su panel con:
Creación de un panel con widgets personalizados disponibles en ClickUp
¿Quiere tener el control total de sus paneles?
Utilice widgets personalizados y visualice sus datos en forma de gráficos de barras, gráficos circulares, cálculos, etc.
Problema n.º 3: Sin capacidades de flujo de trabajo
¿Hablando en serio? Las hojas de cálculo son hojas de cálculo.
Ya está, lo hemos dicho.
Al igual que no se puede obligar a una tostadora a hacer gofres 🧇, tampoco se pueden utilizar hojas de cálculo para gestionar las necesidades del flujo de trabajo.
No le permitirá crear ni asignar tareas.
O actualiza automáticamente el estado de las tareas.
O le permite realizar la automatización de tareas repetitivas.
Solución ClickUp n.º 1: tareas
Si los flujos de trabajo son como deliciosos gofres, ClickUp es la gofrera que necesitas.
Se trata de un software gratuito de gestión de proyectos diseñado para ofrecer compatibilidad con todo tipo de flujos de trabajo.
Puede crear tareas con subtareas y listas de control.
E incluso asígnelas.
Añade varias personas asignadas a una sola tarea o incluso a todo un equipo.
¡Tenemos un bufé de desayuno repleto de opciones para ti!
Añadir una o varias personas asignadas para una nueva tarea en ClickUp
Solución ClickUp n.º 2: Estados
Si quieres visualizar el recorrido de tu tarea desde que está pendiente hasta que está terminada, Statuses es la mejor opción.
Puede utilizar estados simples cuando las tareas deben ser terminadas o no terminadas.
En otras ocasiones, personaliza el estado de las tareas según tus necesidades en Listas, Carpetas y Espacios.
¿Qué? ¿Pensabas que íbamos a limitar los estados personalizados solo a la vista Tablero?
¡No puede ser!
Creación de estados personalizados en ClickUp
Problema n.º 4: Esfuerzo manual
¡Las hojas de cálculo son A-B-U-R-R-I-D-A-S!
Casi todo lo que haces tiene que introducirse manualmente, ya sea crear un panel de control de gestión de proyectos, elaborar un informe, realizar el control de tiempo, hacer una lista de tareas pendientes...
Como gestor de proyectos, usted debe equilibrar múltiples proyectos, tareas y reuniones.
Después de todo ese trabajo, ¿tienes tiempo para escribir frenéticamente en una hoja de cálculo?
Eso es una pérdida de tiempo, y todos sabemos que puede costar dinero. 💰
Solución ClickUp n.º 1: Automatizaciones
Olvídate de las hojas de cálculo y prueba las automatizaciones de ClickUp para no volver a repetir tareas repetitivas.
Todo lo que tienes que hacer es establecer una combinación de:
- Desencadenantes: decide qué debe suceder para que se inicie la automatización.
- Condiciones: defina las condiciones para que la automatización continúe.
- Acciones: establezca lo que debe suceder como resultado de los desencadenantes y las condiciones.
¿Y después?
Siéntese y relájese mientras ClickUp hace el trabajo por usted. 🥂
Ajustes de la automatización personalizada en ClickUp
Solución ClickUp n.º 2: Plantillas
Las plantillas de ClickUp son una forma estupenda de trabajar de forma inteligente.
Puede utilizar y crear plantillas para:
¡Mira!
Puedes crear plantillas para prácticamente cualquier cosa.
Y, a diferencia de las plantillas de hojas de cálculo, puedes personalizar fácilmente o incluso crear tus propias plantillas de ClickUp sin necesidad de una guía.
Problema n.º 5. La vista móvil no es práctica.
Hay cosas que simplemente no están pensadas para pantallas móviles.
Como esa foto embarazosa en la que tu mejor amigo te etiqueta o las hojas de cálculo en una app.
Tu vida estará llena de gestos para entrecerrar los ojos y desplazamientos porque las pantallas pequeñas no son adecuadas para las hojas de cálculo.
Proteja su vista con...
Solución ClickUp: aplicaciones móviles bien optimizadas.
Por suerte, ClickUp es una solución de gestión de proyectos que no te hará entrecerrar los ojos. Con sus aplicaciones móviles bien optimizadas tanto para Android como para iOS, podrás:
- Realice el seguimiento de los proyectos
- Asignar y programar tareas
- Realiza una conversación con tus compañeros de equipo.
- Compruebe los recordatorios y las fechas límite.
Vista de tareas y calendario en la aplicación móvil de ClickUp.
Problema n.º 6: No se realiza el control de tiempo
El control de tiempo en una hoja de cálculo es tan antiguo como los teléfonos plegables.
Con la automatización ganando terreno, ¿quién sigue haciendo entradas manuales en 2021?
E incluso si utiliza una hoja de cálculo para el control de tiempo, lamento decirle que está perdiendo tiempo en el proceso de seguimiento.
¿Por qué no realizar la automatización?
Solución ClickUp: Control de tiempo para proyectos
ClickUp reúne la gestión de tareas de proyectos y el control de tiempo en una misma plataforma.
Pulsa el icono «Reproducir» para realizar un seguimiento automático de la duración de las tareas mientras realizas el trabajo y no dudes en cambiar de tarea cuando quieras.
Seguimiento del tiempo con el cronómetro de ClickUp
Nuestro cronómetro nativo también es un cronómetro global.
¿Qué es eso?
Esto significa que puedes iniciar el cronómetro desde un dispositivo y detenerlo desde otro. 🤯
Problema n.º 7: integraciones limitadas
Para una gestión eficaz de proyectos, necesitas una herramienta que pueda:
- O bien hazlo todo
- O comuníquese con otras herramientas de productividad.
El primer punto dista mucho de ser cierto en el caso de las hojas de cálculo.
Pero, ¿qué hay de las integraciones?
Lamento decepcionarte, pero las hojas de cálculo tampoco tienen mucha compatibilidad con las integraciones.
Por ejemplo, Excel no se integra con herramientas que no sean de Microsoft. Al menos, no directamente.
¿Está de acuerdo en que Excel no es ideal para una hoja de cálculo de gestión de proyectos?
A continuación, echa un vistazo a esta lista de las mejores alternativas a Excel .
Solución ClickUp: montones de integraciones.
ClickUp es un paraíso de la integración. Puedes integrarlo directamente con varias herramientas populares, como GitHub, Toggl, Box y muchas más.
Si no encuentras la herramienta que buscas, nuestra integración con Zapier te ayudará a establecer la conexión entre ClickUp y más de 1000 herramientas.
¡Pero eso no es todo! Aún no hemos terminado.
ClickUp tiene más funciones que ofrecerte:
- Establece las metas del proyecto en ClickUp y crea una estructura de desglose del trabajo con objetivos, metas y Sprints.
- Gestiona tus correos electrónicos directamente desde ClickUp con ClickApp Correo electrónico.
- Utilice los widgets de Sprint para ver los datos de sprint en forma de gráfico de velocidad, burnup y burndown.
- Realice el trabajo incluso cuando no haya conexión wifi con el modo sin conexión.
- Toma notas de reuniones o ideas para la planificación de proyectos con el Bloc de notas de ClickUp.
- Permita que sus clientes, partes interesadas o cualquier persona ajena al entorno de trabajo acceda al diagrama de Gantt, el cronograma, etc. con la función de uso compartido público.
Libérate de las celdas de las hojas de cálculo
Las hojas de cálculo simplemente no están diseñadas para la gestión de proyectos.
¿Por qué querría dedicar su valioso tiempo a intentar forzar a una herramienta a hacer algo para lo que no fue diseñada?
En su lugar, utilice un potente software de gestión de proyectos que le permita reducir su carga de trabajo y realizar el seguimiento de los proyectos de forma organizada.
Básicamente, utiliza ClickUp.
Permite gestionar proyectos, tareas, tiempo, documentos y recursos, con infinitas posibilidades de personalización.
Si esta solución todo en uno no es la gestión de proyectos definitiva, no sabemos qué lo será.
¿Qué le parece?
¡Únase a ClickUp de forma gratuita hoy mismo para hacer realidad todos sus deseos en materia de gestión de proyectos!
