Haben Sie das Gefühl, eine Lösung für eines der drängendsten Probleme Ihres Unternehmens gefunden zu haben? Möchten Sie direkt zu Ihren Vorgesetzten gehen und ihnen von Ihrer Idee erzählen, um sich im Glanz Ihres Eureka-Moments zu sonnen? 💡
Bevor Sie das zu erledigen haben, atmen Sie tief durch und überlegen Sie, ob Ihre Lösung einen erheblichen finanziellen Aufwand oder eine Umstellung wichtiger Geschäftsfunktionen erfordert. Wenn ja, sollten Sie lernen, wie man einen Business Case schreibt, um Ihre Idee den Vorgesetzten angemessen zu präsentieren.
Sie haben das noch nie erledigt? Keine Sorge. In diesem Artikel erfahren Sie:
- Das Konzept eines Business Case
- Der Unterschied zwischen einem Business Case und einem Business-Plan
- Der Prozess der Erstellung eines überzeugenden Business Case für das Geschäft
- Einige Beispiele aus der Praxis, um zu verstehen, wie Business Cases dazu beitragen, die Genehmigung für Projekte zu erhalten
Was ist ein Business Case?
Ein Business Case erklärt, warum die Vorteile einer Investition in eine Geschäftsidee oder Initiative die Risiken und Kosten überwiegen.
Dies ist eines der vielen Dokumente des Projektmanagements (wie eine Projektcharta oder ein Projektplan ), die Sie möglicherweise erstellen müssen, um grünes Licht für die Durchführung eines Projekts zu erhalten. Ein gut ausgearbeiteter Business Case kann entscheidend sein, um in der frühen Phase des Projektlebenszyklus die Zustimmung Ihres Clients, des Managements oder anderer Stakeholder zu erhalten. 🟢
Die Bedeutung eines Business Case im Projektmanagement
Die wichtigste Rolle eines Business Case ist es, eine Investition zu rechtfertigen. Er erfüllt noch weitere wichtige Rollen, die das Projektmanagement effizienter machen. Dazu gehören unter anderem:
- Für Klarheit sorgen: Die Erstellung eines Business Case erfordert sorgfältige Planung und Recherche, was zu klareren Gedanken führt und Ihr Verständnis für die Initiative oder das Projekt, das Sie vorschlagen möchten, verbessert.
- Ressourcenoptimierung: Ein Business Case trägt dazu bei, dass die Ressourcen des Unternehmens produktiv genutzt werden und zu seinen langfristigen strategischen Zielen beitragen.
- Zweifel ausräumen: Durch den Vergleich verschiedener Lösungen beseitigt das Dokument alle Zweifel daran, dass eine alternative Lösung für ein Problem im Geschäft besser ist als Ihr Vorschlag.
Die Erstellung eines Business Case kann viel Zeit und Aufwand kosten, daher ist sie nur dann sinnvoll, wenn ein Projekt oder eine Initiative einen erheblichen finanziellen Aufwand erfordert. Für alle anderen Genehmigungen können Sie die Projektcharta verwenden. Einige Szenarien, in denen ein Business Case sinnvoll sein kann, sind:
- Ein neues Projekt
- Neue Produktlinie
- Einführung einer neuen Kundenpersönlichkeit in Ihre Marketingstrategie
- Wesentliche Änderungen in der Lieferkette, wie die Einführung neuer Lieferanten oder Händler
Was ist der Unterschied zwischen einem Business Case und einem Business-Plan?
Auch wenn ein Business Case aufgrund seiner Definition, seines Inhalts und seines Namens wie ein Synonym für einen Business-Plan erscheint, gibt es doch wesentliche Unterschiede zwischen beiden. Die wichtigsten sind:
- Anwendungsfall: Ein Business-Plan wird für ein völlig neues Geschäft erstellt, während ein Business Case erstellt wird, wenn innerhalb eines bestehenden Geschäfts eine erhebliche finanzielle Verpflichtung eingegangen werden soll.
- Zweck: Ein Business-Plan zielt darauf ab, die gesamte Geschäftsstrategie abzuschließen, während ein Business Case versucht, die Vorteile einer bestimmten Initiative zu erläutern.
- Inhalt: Ein Business-Plan enthält Informationen zu folgenden Themen: Mission und Vision des Unternehmens Finanzprognosen SWOT-Analyse Marktanalyse Markteinführungsstrategie Teamprofil
- Die Mission und Vision eines Unternehmens
- Finanzprognosen
- SWOT-Analyse
- Marktanalyse
- Markteinführungsstrategie
- Teamprofil
- Die Mission und Vision eines Unternehmens
- Finanzprognosen
- SWOT-Analyse
- Marktanalyse
- Markteinführungsstrategie
- Teamprofil
Ein Business Case hingegen umfasst nur Finanzprognosen, Risiken und Kosten eines Projekts.
- Detaillierungsgrad: Angesichts des Umfangs der Informationen, die sie abdecken müssen, sind Business-Pläne in der Regel viel detaillierter als Business Cases.
6 wesentliche Elemente eines Business Case
Die genaue Struktur eines Business Case hängt zwar von der jeweiligen Situation ab, aber hier sind einige der wesentlichen Komponenten:
1. Zusammenfassung
Die Zusammenfassung bietet eine schnelle Übersicht über die wichtigsten Details Ihres Business Case.
Da Manager und Führungskräfte in der Regel wenig Zeit haben, ist die Zusammenfassung oft der einzige Teil des Dokuments, den sie tatsächlich lesen. Deshalb ist es entscheidend, diesen Teil des Dokuments richtig zu gestalten und einen starken ersten Eindruck zu hinterlassen.
2. Projektdefinition
Die Projektdefinition legt den Kontext für Ihren Business Case fest, indem sie das Problem erläutert, das Sie lösen möchten. Sie hebt eine unerfüllte Geschäftsanforderung hervor, skizziert, warum diese nicht erfüllt wird, und präsentiert schließlich Ihre Lösung zur Behebung der erwähnten Mängel.
3. Finanzielle Bewertung
Dies ist der Kern der Sache – der Teil der finanziellen Bewertung beschreibt den ROI, den Ihre vorgeschlagene Initiative oder Ihr Projekt wahrscheinlich für das Geschäft generieren wird. Er umfasst auch die erwarteten Kosten für die Durchführung Ihres Projekts oder die Umsetzung Ihrer Lösung.
4. Ziele des Projekts und Erfolgskriterien
In diesem Teil des Business Case werden alle Ziele und Schlüsselergebnisse (OKRs) definiert, die Sie mit dem vorgeschlagenen Projekt oder der vorgeschlagenen Lösung erreichen möchten. Außerdem wird erläutert, wie diese Ziele mit den kurz- und langfristigen Zielen des Unternehmens in Einklang stehen. Zuletzt werden Erfolgskriterien für Ihr Projekt in Form von KPIs und Schlüsselmetriken festgelegt.
5. Projektumfang und Zeitplan
Der Projektumfang legt Grenzen und Rahmenbedingungen für Ihr Projekt fest, indem Ressourcen und Budgets zugewiesen und ein Zeitplan für die Fertigstellung erstellt werden.
6. Risiken und Strategien zu deren Minderung
Ein Business Case muss eine Liste aller Risiken auflisten, die mit der Umsetzung der vorgeschlagenen Lösung verbunden sind, sowie die Strategien zu deren Minderung. Außerdem bewertet er alternative Ansätze und deren jeweilige Risiken, um zu erklären, warum Ihre Initiative die bevorzugte Option sein sollte.
Wie man einen Business Case schreibt: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Das Verfassen eines Business Case ist eine aufwendige Aufgabe, die umfangreiche Recherchen und zahlreiche Analysen erfordert, von SWOT- und Kosten-Nutzen-Analysen bis hin zu Stakeholder-Analysen. Das ist kein Kinderspiel, aber mit einer außergewöhnlichen Plattform für Projektmanagement wie ClickUp wird es viel einfacher.
ClickUp stattet Projektmanager und Geschäftsleute mit allen Tools aus, die sie benötigen, um einen Business Case zu erstellen, der die Herzen und Köpfe ihrer Vorgesetzten gewinnen wird – von vorgefertigten Vorlagen bis hin zu KI-gestützten Dokumentenverwaltungsfunktionen. Lassen Sie uns herausfinden, wie man mit Hilfe von ClickUp in acht Schritten einen Business Case schreibt.
Schritt 1: Problemidentifizierung
Viele Geschäftsprojekte scheitern, weil sie Lösungen für nicht existente Probleme schaffen. Um dies zu vermeiden, sollten Sie Folgendes beachten:
- Ziel(e), die Ihr Unternehmen erreichen möchte. Beispiele hierfür sind das Erreichen eines Umsatzziels, die Erfüllung eines bisher nicht berücksichtigten Kundenbedarfs oder die Erlangung eines Wettbewerbsvorteils.
- Problem(e), die Ihr Unternehmen daran hindern, seine gewünschten Ziele zu erreichen. Beispiele hierfür sind mangelnde betriebliche Effizienz, falsche Kundenansprache und Probleme in der Lieferkette.
- Die Lösung, die Sie vorschlagen möchten, um das Problem zu lösen und die Ziele zu erreichen
- Beweise und Fallstudien, um zu belegen, dass Ihre vorgeschlagene Lösung das Problem tatsächlich lösen kann
Eine strukturierte Methode zur Identifizierung Ihrer geschäftlichen Probleme ist die Verwendung der ClickUp-Vorlage zur Ursachenanalyse. Ordnen Sie Alles, was in Ihrem Geschäft falsch läuft, in mehrere „Warum”-Spalten ein und fügen Sie dann die Ursachen in den entsprechenden farbcodierten Blöcken hinzu. Sobald Sie die Ursachen analysiert haben, können Sie Ihre Lösung darauf zuschneiden, um diese zu beheben.
Schritt 2: Identifizierung der Stakeholder
Nachdem Sie das Problem genau definiert haben, ist der nächste Schritt die Identifizierung der Stakeholder, denen Sie Ihren Business Case vorstellen werden. Ein Stakeholder ist jeder, der bei der Genehmigung Ihres Business Case mitreden kann. Je nach Umfang und Komplexität Ihres Business Case können einer oder alle der folgenden Stakeholder eine Rolle bei dessen Genehmigung spielen:
- Der Chief Executive Officer (CEO) des Unternehmens
- Der Leiter der Finanzabteilung
- Der Leiter des Geschäftsbetriebs
- Der Leiter der Marketing- und Vertriebsabteilung
- Der Vertreter eines Clients
Besprechen Sie Ihre Initiative mit den Stakeholdern, um herauszufinden, ob sie daran interessiert sind oder nicht. Dies kann Ihnen auch helfen, deren Sichtweise auf das Problem zu verstehen, das Sie lösen möchten. Schließlich möchten Sie nicht zu viel Aufwand in einen vollständigen Business Case stecken, nur damit die Stakeholder ihn dann ablehnen. 🙅♂️
Der einfachste Weg, wichtige Stakeholder zu identifizieren, ist die Verwendung der ClickUp-Vorlage zur Stakeholder-Analyse. Dieses Framework kann Ihnen dabei helfen, den Einfluss und den Grad des Supports aller Stakeholder einzuschätzen, die bei der Genehmigung Ihres Business Case eine Rolle spielen werden. Diese Informationen können auch nützlich sein, wenn Sie Feedback von einem Stakeholder einholen möchten.
Schritt 3: Hintergrundinformationen und Definition des Projekts entwerfen
Sobald Sie Ihr Problem und die beteiligten Stakeholder identifiziert haben, ist es an der Zeit, mit der Ausarbeitung Ihres Business Case zu beginnen.
Der erste Teil ist der Abschnitt zur Projektdefinition, in dem Sie den Hintergrund für die Präsentation Ihres Business Case vor den Stakeholdern darlegen. Er behandelt das Problem, das Ihr Business Case lösen soll, und erklärt, warum die Lösung des Problems wichtig ist. Der Abschnitt sollte Folgendes umfassen:
- Das von Ihnen identifizierte Problem und seine Auswirkungen auf die Funktionen des Geschäfts
- Wie Ihr Projekt oder Ihre Lösung das Problem beheben kann
- Die Ziele, die Ihr Projekt oder Ihre Initiative erreichen möchte
- Wie die Ziele des Projekts mit den kurzfristigen Zielen des Unternehmens übereinstimmen
- Die Erfolgskriterien für Ihr Projekt oder Ihre Initiative
- Wie sein Erfolg das Unternehmen seinen langfristigen strategischen Zielen näherbringen wird
Das beste Tool zum Verfassen dieses Teils des Dokuments ist ClickUp Docs – der integrierte Editor und die Dokumentationsmanagement-Plattform von ClickUp.
Mit den kollaborativen Bearbeitungsmöglichkeiten von ClickUp Docs können Sie und Ihre Stakeholder in Echtzeit an dem Business-Case-Dokument arbeiten und so eine schnelle und genaue Fertigstellung sicherstellen. Stakeholder können auch Kommentare zu verbesserungswürdigen Bereichen abgeben. Schließlich können Sie ein Titelbild hinzufügen, um Ihren Business Case ansprechender zu gestalten, oder Slash-Befehle verwenden, um schnell überzeugende formatierte Textblöcke hinzuzufügen.
Schritt 4: Kosten-Nutzen-Analyse und finanzielle Bewertung
Nachdem Sie den Hintergrund dargelegt haben, folgt als nächster Schritt die finanzielle Bewertung. Dieser Abschnitt wird während Ihrer Präsentation sorgfältig geprüft und dient dazu, das Interesse der Stakeholder an Ihrem Business Case zu wecken. Um maximale Genauigkeit zu gewährleisten, sollten Sie sich bei der Ausarbeitung dieses Teils des Dokuments mit einem Kollegen aus der Finanzabteilung beraten.
Einige der Informationen, die Sie hier behandeln sollten, sind:
- Prognosen zu finanziellen Gewinnen
- Kosten, die durch das Projekt entstehen
- Cashflow-Prognose
- Kosten-Nutzen-Analyse und Kapitalrendite (ROI)
- Sensitivitätsanalyse zur Erläuterung der Fehlermarge in Ihren Zahlen
Neben den finanziellen Aspekten befasst sich dieser Abschnitt auch mit der Risikoanalyse. Informationen zu allen potenziellen Risikofaktoren, die durch SWOT-Analyse, Monte-Carlo-Analyse und andere Strategien zur Risikoidentifizierung ermittelt wurden, werden zusammen mit den entsprechenden Strategien zur Risikominderung dargelegt. Am besten besprechen Sie die Risiken des Projekts mit den im ersten Schritt identifizierten Stakeholdern – diese können oft verborgene Erkenntnisse und Perspektiven freigeben.
ClickUp bietet eine Reihe von Tools, die Ihnen bei der Durchführung dieser Analysen helfen. Sie können beispielsweise die ClickUp-Vorlage für Kosten-Nutzen-Analysen verwenden, um Ihre Kosten-Nutzen-Analyse abzuschließen.
Ebenso kann Ihnen die ClickUp SWOT-Analyse-Vorlage ersparen, endlose Zeilen mit Daten zu notieren, um die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken Ihrer Initiative zu identifizieren. Es handelt sich um eine visuell ansprechende Vorlage, mit der Sie leicht wirkungsvolle Aktivitäten und Funktionen identifizieren können.
Schritt 5: Bewertung von Alternativen
In diesem Abschnitt sollten Sie die Alternativen zu Ihrer vorgeschlagenen Lösung im Business Case bewerten. Heben Sie die Vor- und Nachteile jeder Option hervor, damit die Stakeholder eine vollständige Übersicht über alle möglichen Lösungen erhalten. Achten Sie darauf, Ihre vorgeschlagene Lösung ebenfalls in den Vergleich einzubeziehen, um zu erklären, warum sie besser ist als alle Alternativen.
Wenn Sie Hilfe bei der Prüfung und dem Vergleich der Alternativen benötigen, greifen Sie auf die ClickUp-Vergleichsmatrix-Vorlage zurück. Verwenden Sie diese, um alle Informationen zu jeder möglichen Alternative in verschiedenen Feldern zu erfassen und sie dann auf einem Kanban-Board zu vergleichen. Das visuelle Format erleichtert die Entscheidungsfindung, während Sie dank der vollständig anpassbaren Felder so viele Vergleichsparameter erfassen können, wie Sie möchten.
Schritt 6: Beschreibung des Projektumfangs und des Umsetzungsansatzes
Nachdem Sie alle finanziellen Aspekte Ihres Projekts detailliert beschrieben und mit Alternativen verglichen haben, legen Sie in Ihrem Business Case den Projektumfang fest. In diesem Abschnitt werden die Grenzen für die anstehenden Arbeiten und die Beschränkungen hinsichtlich der für deren Abschluß erforderlichen Ressourcen festgelegt. Zu den darin enthaltenen wichtigen Informationen gehören:
- Budget und Ressourcenzuweisung: Finanzielle und andere Ressourcen wie Mitglieder des Teams, Workspace, Ausrüstung usw., die für das Projekt bereitgestellt werden sollten.
- Fristen: Zeitaufwand, um die einzelnen Projektteile abzuschließen
- Abhängigkeiten und Beziehungen : Details zu aktuellen Geschäftsfunktionen, die von dem Projekt betroffen sein könnten
- Ergebnisse: Was Sie bis zum Ende Ihres Projekts liefern möchten
- Ausschlüsse: Was gehört nicht zu Ihrem Projekt?
Sobald Sie den Projektumfang definiert haben, skizzieren Sie die genauen Schritte für die Umsetzung. Am einfachsten geht dies mit der ClickUp-Vorlage für den Arbeitsumfang. Damit können Sie jeden Aspekt des Projektumfangs übersichtlich dokumentieren, um ihn mit Ihren Stakeholdern freizugeben und deren Meinung einzuholen.
Schritt 7: Entwurf der Zusammenfassung
Sobald alle wichtigen Abschnitte Ihres Business Case abgeschlossen sind, müssen Sie eine Zusammenfassung erstellen, um die wichtigsten Details aus jedem Abschnitt zusammenzufassen. Diese Zusammenfassung sollte prägnant sein und idealerweise nicht länger als zwei Seiten sein. Sie erscheint als erstes Element in Ihrem Business Case und bietet den Stakeholdern eine schnelle Übersicht über Ihr vorgeschlagenes Projekt.
Wenn Sie Hilfe beim Verfassen Ihrer Zusammenfassung benötigen, nutzen Sie ClickUp Brain, einen in ClickUp Docs integrierten neuronalen Netzwerk- und KI-Schreibassistenten. In nur wenigen Sekunden kann er eine perfekte Zusammenfassung aller bisher erstellten Business-Case-Dokumente erstellen.
Sobald Sie einen Entwurf für Ihre Zusammenfassung erstellt haben, verwenden Sie die ClickUp-Vorlage für Zusammenfassungen, um diese strukturiert und ansprechend zu formatieren und zu organisieren.
Schritt 8: Alles zusammenfügen
Jetzt ist es an der Zeit, alle bisher entworfenen Abschnitte zusammenzufassen und zu strukturieren, um Ihren Business Case fertigzustellen. Dabei kann Ihnen die ClickUp-Vorlage für die Business-Case-Analyse eine große Hilfe sein.
Die Vorlage enthält spezielle Abschnitte, in denen Sie die einzelnen Teile des Business Case festhalten können. Alle Abschnitte sind strukturiert angeordnet, damit Ihr Business Case bei Ihren Stakeholdern einen bleibenden Eindruck hinterlässt.
4 Beispiele für Business Cases aus der Praxis
Nachdem Sie nun wissen, wie man einen Business Case verfasst, sehen wir uns einige Beispiele aus der Praxis an, wie Business Cases Unternehmen dabei helfen, wichtige Projekte zu genehmigen und strategische Entscheidungen zu treffen:
1. Beispiel für ein Lean Startup
Ein schlankes Start-up-Unternehmen im Gesundheitswesen hat mit Personalproblemen zu kämpfen, die es daran hindern, sein Produkt rechtzeitig auf den Markt zu bringen. Der Leiter des Produktentwicklungsteams möchte drei weitere Ingenieure einstellen, um den Produktentwicklungsprozess zu beschleunigen.
Da es sich jedoch um ein Lean Startup mit begrenzten finanziellen Mitteln handelt, benötigt der Teamleiter die Zustimmung der Startup-Gründer, bevor er die Entscheidung treffen kann. Daher erstellt das Produktteam einen Business Case für die Einstellung zusätzlicher Mitarbeiter. Hier sind die wichtigsten Elemente ihres Vorschlags:
- Eine kurze Übersicht darüber, wie unzureichende Personalausstattung die Produktentwicklung verzögert und die Produkteinführung über den geplanten Termin hinaus verschiebt.
- Ausarbeitung, wie drei neue Ingenieure die Produktentwicklung wieder auf Kurs bringen können
- Kosten-Nutzen-Analyse des Umzugs
- Untersuchung der damit verbundenen Risiken
- Präsentation von Alternativen und den damit verbundenen Risiken
- Umfang der Veränderung, z. B. die Art der Arbeit, die die neuen Ingenieure ausführen werden
2. Beispiel für eine Risikokapitalfinanzierung
Ein durch Risikokapital finanziertes Fintech-Startup beschließt, eine neue Produktlinie von Kreditkarten auf den Markt zu bringen. Damit kann das Startup eine Vielzahl neuer Kunden gewinnen, muss jedoch auch erhebliche finanzielle Investitionen für Marketing- und Kreditvergabezwecke tätigen. Daher erstellt das Unternehmen einen Business Case für diese neue Produktlinie, um Finanzmittel dafür zu erhalten. Folgendes wird in ihrem Business Case detailliert beschrieben:
- Die Notwendigkeit dieser neuen Produktlinie und wie sie das übrige Angebot des Unternehmens ergänzt
- Die Marktchance mit Umsatzprognosen und Kosten-Nutzen-Analyse
- Mit dem Projekt verbundene Risiken wie Wettbewerb, Massenausfälle und behördliche Kontrollen
- Es gibt Alternativen, wie die Einführung von Prepaid-Debitkarten, die die Wahrscheinlichkeit haben, für die Kundenakquise nicht so nützlich zu sein.
- Umfang des Projekts, z. B. die daran beteiligten Mitglieder des Teams, das zugewiesene Budget, der Starttermin und die Zeitleiste
3. Beispiel für Outsourcing
Ein SaaS-Softwareanbieter mit Sitz im Silicon Valley möchte die Ausgaben für den Kundenservice reduzieren, ohne dabei die Servicequalität zu beeinträchtigen. Der Produktmanager eines ihrer führenden Produkte kommt auf die Idee, den Kundenservice auszulagern. Daher beschließen sie, einen Business Case zu erstellen, bevor sie die Lösung dem Management vorschlagen. Der Business Case umfasst:
- Das Problem besteht darin, dass ein erheblicher Teil der Einnahmen in den Kundenservice fließt und wie Outsourcing dazu beitragen kann, diesen Anteil zu senken.
- Risiken im Zusammenhang mit ausgelagertem Kundenservice und Strategien zu deren Minderung, z. B. ein Eskalationsmechanismus für ungelöste Support-Tickets
- Alternativen und ihre Risiken, wie beispielsweise der Einsatz von KI-Chatbots zur Automatisierung des Kundenservice, was für Kunden, die menschliche Beratung benötigen, frustrierend sein kann.
- Kosten-Nutzen-Analyse der Umstellung
- Umfang der Veränderung, z. B. wie viele Mitarbeiter des Kundensupports entlassen werden
4. Beispiel aus der Lieferkette
Ein Bauunternehmen in Virginia hat mit Problemen bei der Rohstoffversorgung zu kämpfen. Der Zementlieferant, mit dem es zusammenarbeitet, kann die Nachfrage wiederholt nicht decken, sodass der Projektleiter beschließt, durch die Einbindung eines neuen Lieferanten für Redundanz zu sorgen.
Diese Änderung kann das Projekt erheblich beeinflussen, daher erstellt der Vorgesetzte einen Business Case, um die Initiative der Geschäftsleitung vorzuschlagen. Der Fall befasst sich mit folgenden Punkten:
- Wie der neue Zementlieferant verhindern kann, dass sich das Projekt verzögert
- Die Zuverlässigkeit des Lieferanten, die sich in seiner langjährigen Präsenz in der Branche, den großen Unternehmen, für die er Zement geliefert hat, usw. zeigt.
- Alternative Lieferanten, deren Kapazitäten und Informationen zur Zuverlässigkeit
- Kosten-Nutzen-Analyse der Umstellung, da die Preise dieses Lieferanten etwas höher sind als die des bestehenden Anbieters.
- Umfang der Veränderung, einschließlich der Frage, wie viel von den Lieferungen vom neuen Lieferanten geliefert werden, für wie lange und zu welchem Preis
Mögliche Herausforderungen bei der Erstellung eines Business Case und wie man sie bewältigt
Es gibt eine Reihe von Fehlern, die Projektmanager beim Verfassen eines Business Case machen und die die Genehmigung des gesamten Projekts oder der gesamten Initiative gefährden können. Nachdem wir nun den gesamten Prozess des Verfassens eines überzeugenden Business Case abgeschlossen haben, wollen wir uns die häufigsten Fallstricke ansehen und Möglichkeiten zu ihrer Vermeidung erkunden.
1. Allein entwerfen
Die Details eines Business Case erfordern umfangreiche Recherchen und Kenntnisse verschiedener Unternehmensfunktionen. Kein Projektmanager kann dies alleine erledigen, ohne Fehler oder Fehleinschätzungen zu machen. Suchen Sie daher Hilfe bei verschiedenen Abteilungen in Ihrem Unternehmen, sei es im Finanzwesen, im Marketing oder im operativen Bereich. 💁
2. Das Feedback der Stakeholder nicht berücksichtigen
Ein weiterer entscheidender Fehler bei der Erstellung eines Business Case ist es, das Dokument den Stakeholdern aus heiterem Himmel zu präsentieren. Wenn Sie die relevanten Stakeholder in keiner Phase des Entwicklungsprozesses Ihres Business Case einbeziehen, erhöhen Sie das Risiko, dass dieser abgelehnt wird. Das geschieht aus folgenden Gründen:
- Sie kennen ihre Erwartungen nicht
- Sie hatten keine Rolle in Ihrem Business Case, wodurch sie von Ihrer Arbeit distanziert bleiben.
Um dieses Szenario zu vermeiden, beziehen Sie die Stakeholder in verschiedenen Phasen des Entwurfsprozesses Ihres Business Case mit ein und lassen Sie Ihren Fortschritt regelmäßig überprüfen.
3. Keine Überprüfung oder Korrekturlesen
Das Letzte, was Sie bei der Präsentation Ihres Business Case wollen, sind Tippfehler oder eine falsche Darstellung der Fakten. Das kann einen schlechten Eindruck auf die Zuhörer hinterlassen. Sie nehmen Sie möglicherweise nicht ernst und lehnen Ihr Projekt letztendlich ab.
Um ein wasserdichtes Dokument zu gewährleisten, sollten Sie Ihren gesamten Business Case vor der Einreichung immer überprüfen und Korrektur lesen. Achten Sie besonders auf Zahlen und Fakten und überprüfen Sie diese sorgfältig auf ihre Richtigkeit. Dann können Sie mit Ihrer Präsentation fortfahren.
Erstellen Sie einen überzeugenden Business Case mit ClickUp
Ein solider Business Case ist der erste Schritt, um die Zustimmung Ihrer Stakeholder für Ihr Projekt zu erhalten. Seine Erstellung erfordert jedoch sorgfältige Planung und die richtigen Tools, um den gesamten Prozess zu optimieren. Glücklicherweise bietet Ihnen ClickUp alles, was Sie für jeden Schritt der Erstellung Ihres Business Cases benötigen – von vorgefertigten Vorlagen und Dokumentations-Tools bis hin zu KI-gestützter Schreibhilfe.
Melden Sie sich noch heute bei ClickUp an und erstellen Sie einen Business Case, der Ihnen Support und Vertrauen für Ihr Projekt oder Ihre Initiative einbringt.