Wie man einen Business Case schreibt: Die Formel für die Projektgenehmigung durch die Stakeholder
Projektmanagement

Wie man einen Business Case schreibt: Die Formel für die Projektgenehmigung durch die Stakeholder

Haben Sie das Gefühl, dass Sie eine Lösung für eines der dringendsten Probleme Ihres Unternehmens gefunden haben? Möchten Sie direkt zu Ihren Vorgesetzten gehen und ihnen von Ihrer Idee erzählen, um sich im Glanz Ihres Heureka-Moments zu sonnen? 💡

Bevor Sie das erledigen, atmen Sie tief durch und überlegen Sie, ob Ihre Lösung ein erhebliches finanzielles Engagement oder eine Umstellung auf kritische Funktionen des Geschäfts . Zu erledigen ist, sollten Sie lernen, wie man einen Business Case schreibt, um Ihre Idee den Vorgesetzten angemessen zu präsentieren.

Haben Sie das noch nie zu erledigen gehabt? Kein Problem. In diesem Artikel gehen wir darauf ein:

  • Das Konzept einesbusiness Case* Der Unterschied zwischen einem Business-Case und einem Business-Plan
  • Der Prozess der Erstellung eines überzeugenden Business Cases
  • Einigebeispiele aus dem wirklichen Leben um zu verstehen, wie Business Cases zur Genehmigung von Projekten beitragen

Was ist ein Business Case?

Ein Business Case erklärt wie die Vorteile einer Investition in eine Geschäftsidee oder Initiative die Risiken und Kosten überwiegen.

Er ist eines der vielen Projektmanagement-Dokumente (wie ein projekt-Charta oder eine plan für das Projekt ), den Sie möglicherweise erstellen müssen, wenn Sie grünes Licht für ein Projekt suchen. Ein gut ausgearbeiteter Business Case kann entscheidend sein, um die Zustimmung Ihres Clients, der Geschäftsleitung oder anderer Interessengruppen in den frühen Phasen Ihres Projekts zu erhalten lebenszyklus des Projekts . 🟢

Bedeutung eines Business Case im Projektmanagement

Die Schlüsselrolle eines Business Case ist die Rechtfertigung einer Investition. Er spielt weitere wichtige Rollen, die die projektmanagement effizienter machen . Einige davon sind:

  • Klarheit schaffen: Die Ausarbeitung eines Business-Case erfordert eine sorgfältige Planung und Recherche, die Klarheit in die Überlegungen bringt und das Verständnis für die Initiative oder das Projekt, das Sie vorschlagen wollen, verbessert
  • Ressourcenoptimierung: Ein Business Case trägt dazu bei, sicherzustellen, dass die Ressourcen des Unternehmens produktiv genutzt werden und zu den langfristigen strategischen Zielen des Unternehmens beitragen
  • Ausräumen von Zweifeln: Durch den Vergleich verschiedener Lösungen beseitigt das Dokument jeden Zweifel daran, dass ein alternativer Weg zur Lösung eines Geschäftsproblems besser ist als der von Ihnen vorgeschlagene

Die Ausarbeitung eines Business Case kann viel Zeit und Aufwand erfordern, weshalb sie nur dann sinnvoll ist, wenn ein Projekt oder eine Initiative einen erheblichen finanziellen Einsatz erfordert. Für alle anderen Genehmigungen können Sie die Projektcharta verwenden. Einige Szenarien, in denen ein Business Case sinnvoll sein kann, sind:

  • Ein neues Projekt
  • Neue Produktlinie
  • Einführung einer neuenkunden-Persona zu Ihrermarketingstrategie* Größere Veränderungen in der Lieferkette, wie die Einführung neuer Lieferanten oder Händler

Was ist der Unterschied zwischen einem Business Case und einem Business-Plan?

Ein Business Case mag zwar wie ein Synonym für einen business-Plan nach Definition, Inhalt und Bezeichnung gibt es zwischen ihnen große Unterschiede. Die bemerkenswertesten sind:

  1. Use Case: Ein Business-Plan wird für ein völlig neues Geschäft erstellt, während ein Business-Case erstellt wird, wenn es um ein erhebliches finanzielles Engagement innerhalb eines bestehenden Geschäfts geht
  2. Zweck: Ein Business-Plan zielt darauf ab, die gesamte Geschäftsstrategie abzuschließen, während ein Business-Case versucht, die Vorteile einer bestimmten Initiative zu erläutern
  3. Inhalt: Ein Business-Plan enthält Informationen über:

Ein Business Case hingegen enthält nur finanzielle Projektionen, Risiken und Kosten eines Projekts

  1. Detaillierungsgrad: Angesichts des Umfangs der Informationen, die sie abdecken müssen, sind Business-Pläne in der Regel sehr viel detaillierter als Business-Cases

Schlüsselelemente eines Business Case

Die genaue Struktur eines Business Case hängt von der jeweiligen Situation ab, doch hier sind einige der wichtigsten Bestandteile aufgeführt:

1. Zusammenfassung

Die Zusammenfassung bietet einen schnellen Überblick über die wichtigsten Details Ihres Business Case.

Da Manager und Führungskräfte in der Regel nur wenig Zeit haben, ist die Zusammenfassung oft der einzige Teil des Dokuments, den sie tatsächlich lesen. Deshalb ist es so wichtig, diesen Teil des Dokuments richtig zu gestalten und einen starken ersten Eindruck zu hinterlassen.

2. Definition des Projekts

Die Projektdefinition stellt den Kontext für Ihr Business Case dar, indem sie das Problem erläutert, das Sie lösen wollen. Sie hebt eine unerfüllte Geschäftsanforderung hervor, legt dar, warum sie nicht erfüllt wird, und präsentiert schließlich Ihre Lösung zur Behebung der erwähnten Mängel.

3. Finanzielle Bewertung

Dies ist der springende Punkt - der Teil der finanziellen Bewertung umreißt den ROI, den die von Ihnen vorgeschlagene Initiative oder das Projekt wahrscheinlich für das Geschäft generieren wird. Er umfasst auch die erwarteten Kosten für durchführung Ihres Projekts oder die Implementierung Ihrer Lösung.

4. Ziele und Erfolgskriterien des Projekts

Dieser Teil des Business Case definiert alle ziele und Schlüssel-Ergebnisse (OKRs) die Sie mit dem vorgeschlagenen Projekt oder der Lösung erreichen wollen. Außerdem wird erläutert, wie diese Ziele mit den kurz- und langfristigen Zielen des Unternehmens in Einklang stehen. Und schließlich werden Erfolgskriterien für Ihr Projekt in Form von KPIs und Schlüssel-Metriken .

5. Umfang und Zeitplan des Projekts

Der Projektumfang legt die Limits und Grenzen für Ihr Projekt fest, indem er Ressourcen und Budgets zuweist und einen Zeitplan für die Fertigstellung entwickelt.

6. Risiken und Strategien zur Risikominderung

Ein Business Case muss eine Liste aller Risiken enthalten, die mit der Umsetzung der vorgeschlagenen Lösung verbunden sind, sowie die Strategien zur Risikominderung. Außerdem wägt er alternative Ansätze und deren jeweilige Risiken ab, um zu erklären, warum Ihre Initiative die bevorzugte Option sein sollte.

How to Write a Business Case in 8 Steps

Das Verfassen eines Business Case ist eine aufwändige Aufgabe, die umfangreiche Recherchen und zahlreiche Analysen erfordert, von der SWOT- und Kosten-Nutzen-Analyse bis hin zur Analyse der Interessengruppen. Es ist kein Spaziergang, aber es wird viel einfacher mit einem außergewöhnlichen projektmanagement-Plattform wie ClickUp .

ClickUp stattet Projektmanager und Geschäftsleute mit allen Tools aus, die sie benötigen, um einen Business Case zu erstellen, der die Herzen und Köpfe ihrer Vorgesetzten erobert - von vorgefertigten Vorlagen bis hin zu KI-gestützten Dokumentenmanagement-Features. Hier erfahren Sie, wie Sie mit Hilfe von ClickUp in acht Schritten einen Business Case schreiben können.

Schritt 1: Problemerkennung

Viele Geschäfte scheitern, weil sie Lösungen für nicht existierende Probleme entwickeln. Um dieses Szenario zu vermeiden, sollten Sie Folgendes beachten:

  • Ziel(e), das Ihr Unternehmen erreichen will. Beispiele hierfür sind das Erreichen einesumsatzziel, das Meeting eines nicht erfüllten Kundenbedürfnisses oder das Erreichen eines Wettbewerbsvorteils
  • Problem(e), das Ihr Unternehmen daran hindert, die gewünschten Ziele zu erreichen. Beispiele hierfür sind ein Mangel anbetriebliche Effizienz, falsche Einzelziele undprobleme in der Lieferkette *Die Lösung, die Sie vorschlagen möchten, um das Problem zu lösen und die Ziele zu erfüllen
  • Beweise undfallstudien um zu beweisen, dass die von Ihnen vorgeschlagene Lösung das Problem tatsächlich lösen kann

Eine strukturierte Methode zur Identifizierung Ihrer Business-Probleme ist die Verwendung der ClickUp Vorlage für die Ursachenanalyse . Klassifizieren Sie alles, was in Ihrem Business schief läuft, in mehrere "Warum" Spalten und fügen Sie dann die Ursachen in die entsprechenden farblich gekennzeichneten Blöcke ein. Sobald Sie die Grundursachen analysiert haben, können Sie Ihre Lösung auf das Einzelziel zuschneiden und dieses beheben.

ClickUp Vorlage für die Ursachenanalyse

Nutzen Sie die ClickUp Vorlage zur Ursachenanalyse, um Probleme im Geschäft und deren Ursachen zu identifizieren und Pläne für Abhilfemaßnahmen zu entwickeln

Schritt 2: Identifizierung der Interessengruppen

Nachdem Sie das Problem identifiziert haben, müssen Sie im nächsten Schritt die Stakeholder bestimmen, denen Sie Ihr Business Case vorlegen wollen. Ein Stakeholder ist jeder, der ein Mitspracherecht bei der Genehmigung Ihres Business Case hat. Je nach Umfang und Komplexität Ihres Business Case können einer oder alle der folgenden Stakeholder eine Rolle bei dessen Genehmigung spielen:

  • DieGeschäftsführender Direktor (CEO) des Unternehmens
  • Der Leiter der Finanzabteilung
  • Der Leiter der Business-Abteilung
  • Der Leiter der Marketing- und Vertriebsabteilung
  • Der Vertreter eines Kunden

Besprechen Sie Ihre Initiative mit den Beteiligten, um festzustellen, ob sie daran interessiert sind oder nicht. Dies kann Ihnen auch helfen, ihre Sichtweise auf das Problem, das Sie lösen wollen, zu verstehen. Schließlich wollen Sie Ihren Aufwand nicht in einen vollständigen Business Case stecken, nur um dann von den Beteiligten abgelehnt zu werden. 🙅‍♂️

Der einfachste Weg, die Schlüssel-Stakeholder zu identifizieren, ist die Nutzung des ClickUp Vorlage für die Stakeholder-Analyse . Mit Hilfe dieses Rahmens können Sie den Einfluss und den Support aller Stakeholder einschätzen, die eine Rolle bei der Genehmigung Ihres Business Case spielen werden. Diese Informationen können auch nützlich sein, wenn Sie Feedback von einem Stakeholder einholen wollen.

ClickUp Vorlage für Stakeholder-Analyse

Identifizieren Sie die Schlüsselakteure eines Projekts und den Grad ihrer Unterstützung mit der ClickUp Vorlage für die Stakeholder-Analyse

Schritt 3: Erarbeitung von Hintergrundinformationen und Definition des Projekts

Sobald Sie Ihr Problem und die beteiligten Akteure identifiziert haben, ist es an der Zeit, mit dem Entwurf Ihres Business Case zu beginnen.

Der erste Teil ist die Projektdefinition, die den Hintergrund für die Präsentation Ihres Falles vor den Interessengruppen bildet. Er behandelt das Problem, das business Case vorschlägt zu lösen und erklärt, warum die Lösung des Problems wichtig ist. Der Abschnitt sollte folgende Punkte abdecken:

  • Das von Ihnen identifizierte Problem und seine Auswirkungen auf die Funktionen des Geschäfts
  • Wie Ihr Projekt oder Ihre Lösung das Problem lösen kann
  • Die Ziele, die Ihr Projekt oder Ihre Initiative erreichen will
  • Wieziele des Projekts mit den kurzfristigen Zielen des Unternehmens übereinstimmen
  • Die Erfolgskriterien für Ihr Projekt oder Ihre Initiative
  • Wie der Erfolg des Projekts das Unternehmen auf seine langfristigen strategischen Ziele vorantreibt

Das beste tool für die Abfassung dieses Teils des Dokuments ist ClickUp Dokumente -ClickUp's eingebauter Text Editor und Dokumentationsmanagement Plattform.

Mit den kollaborativen Bearbeitungsmöglichkeiten von ClickUp Docs können Sie und Ihre Stakeholder in Echtzeit an dem Business Case-Dokument arbeiten, um es schnell und präzise abzuschließen. Stakeholder können auch Kommentare abgeben zu verbesserungswürdige Bereiche . Schließlich können Sie ein Titelbild hinzufügen, um Ihren Business Case ansprechender zu gestalten, oder Slash-Befehle verwenden, um schnell aussagekräftige Blöcke mit formatiertem Text hinzuzufügen.

ClickUp Dokumente

Verwenden Sie ClickUp Docs für umfangreiche Formatierungs- und Slash-Befehle, um effizienter zu arbeiten

Schritt 4: Kosten-Nutzen-Analyse und finanzielle Bewertung

Nach der Einstellung des Hintergrunds folgt als nächster Schritt der Teil der finanziellen Bewertung. Dieser Teil wird bei Ihrem Pitch sorgfältig geprüft und dient dazu, das Interesse der Stakeholder an Ihrem Business Case zu wecken. Um ein Höchstmaß an Genauigkeit zu erreichen, sollten Sie sich bei der Abfassung dieses Teils des Dokuments mit einem Kollegen aus der Finanzabteilung beraten.

Einige der Informationen, die Sie hier abdecken sollten, sind:

Neben den finanziellen Aspekten befasst sich dieser Abschnitt auch mit risikoanalyse . Informationen über alle potenziellen Risikofaktoren, die durch SWOT-Analyse, Monte-Carlo-Analyse und andere strategien zur Risikoidentifizierung werden zusammen mit ihren jeweiligen abschwächungsstrategien . Am besten besprechen Sie die Projektrisiken mit den im ersten Schritt ermittelten Beteiligten - sie können oft verborgene Erkenntnisse und Perspektiven freigeben.

ClickUp bietet eine Reihe von Tools, die Sie bei der Durchführung dieser Analysen unterstützen. Instanz können Sie zum Beispiel die ClickUp Vorlage für Kosten-Nutzen-Analysen um Ihre Kosten-Nutzen-Analyse abzuschließen.

ClickUp Vorlage für Kosten-Nutzen-Analyse

Führen Sie eine visuelle Kosten-Nutzen-Analyse Ihres Projekts durch, um die ROI-erzeugenden Aktivitäten und Funktionen für Ihr Geschäft zu identifizieren

In ähnlicher Weise kann die ClickUp SWOT-Analyse Vorlage kann es Ihnen ersparen, Zeilen von Daten zu notieren, um die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken Ihrer Initiative zu ermitteln. Es handelt sich um eine visuell reichhaltige Vorlage, mit der Sie auf einfache Weise Aktivitäten und Funktionen mit hoher Wirkung identifizieren können.

ClickUp Vorlage für SWOT-Analyse

Führen Sie mit ClickUp's SWOT-Analyse-Vorlage eine umsetzbare SWOT-Analyse durch, um fundierte Entscheidungen zu treffen

Schritt 5: Bewertung der Alternativen

In diesem Abschnitt sollten Sie die Alternativen bewerten zu der von Ihnen vorgeschlagenen Lösung im Business Case. Heben Sie die Vor- und Nachteile jeder Option hervor, damit sich die Beteiligten einen abschließenden Überblick über jede mögliche Lösung verschaffen können. Stellen Sie sicher, dass Sie auch Ihre vorgeschlagene Lösung in den Vergleich einbeziehen, um zu erklären, warum sie besser ist als alle Alternativen.

Wenn Sie Hilfe beim Prüfen und Vergleichen der Alternativen benötigen, greifen Sie auf die ClickUp Vergleich Matrix Vorlage . Verwenden Sie diese Vorlage, um alle Informationen über jede mögliche Alternative in verschiedenen Feldern zu erfassen und sie dann auf einem Kanban Board zu vergleichen. Ihr visuelles Format erleichtert die Entscheidungsfindung, während die vollständig anpassbaren Felder es Ihnen ermöglichen, so viele Vergleichsparameter zu erfassen, wie Sie möchten.

ClickUp Vergleichsmatrix Vorlage

Verwenden Sie die Matrix-Vorlage und die Board- und Listenansichten von ClickUp, um die wichtigsten Alternativen zu Ihrer Initiative zu analysieren und zu vergleichen

Schritt 6: Beschreibung des Projektumfangs und des Implementierungsansatzes

Nachdem Sie alle finanziellen Aspekte Ihres Projekts detailliert beschrieben und mit Alternativen verglichen haben, definieren Sie einen projektumfang in Ihrem Business Case. In diesem Abschnitt werden die Grenzen für die anstehenden Arbeiten und die Limits für die zum Abschließen benötigten Ressourcen festgelegt. Zu den wichtigsten Informationen gehören:

  • Budget und Ressourcenzuweisung: Finanzielle und andere Ressourcen, wie Mitglieder des Teams, Workspace, Ausrüstung usw., die dem Projekt zugewiesen werden sollen
  • Fristen: Zeit, die benötigt wird, um jeden Teil des Projekts abzuschließen
  • Abhängigkeiten und Beziehungen : Angaben zu den aktuellen Funktionen des Geschäfts, die von dem Projekt betroffen sein könnten
  • Ergebnisse: Was Sie bis zum Ende Ihres Projekts zu liefern planen
  • Ausschlüsse: Was nicht Teil Ihres Projekts ist

Sobald Sie den Umfang des Projekts festgelegt haben, sollten Sie die genauen Schritte für die Umsetzung des Projekts skizzieren. Zu erledigen ist dies am einfachsten mit Hilfe der ClickUp Vorlage für den Umfang der Arbeit . Sie ermöglicht es Ihnen, jeden Aspekt des Projektumfangs in einer gut organisierten Weise festzuhalten, um ihn mit Ihren Stakeholdern zu teilen und deren Meinungen einzuholen.

ClickUp Vorlage für den Umfang der Arbeit

Die ClickUp Vorlage für den Umfang der Arbeit kann Ihnen helfen, alle Details eines Projekts zu skizzieren

Schritt 7: Entwurf der Zusammenfassung

Sobald alle wichtigen Abschnitte Ihres Business Case fertiggestellt sind, müssen Sie einen Entwurf für eine zusammenfassung um die wichtigsten Details aus jedem Abschnitt zusammenzufassen. Diese Zusammenfassung sollte prägnant sein, idealerweise nicht länger als zwei Seiten. Sie wird als erstes Element in Ihrem Business Case erscheinen und den Beteiligten einen schnellen Überblick über Ihr vorgeschlagenes Projekt geben.

Wenn Sie Hilfe beim Verfassen Ihrer Zusammenfassung benötigen, wenden Sie sich an ein Team von ClickUp Gehirn ist ein in ClickUp Docs integrierter Schreibassistent mit neuronalem Netzwerk und KI. In nur wenigen Sekunden kann es eine perfekte Zusammenfassung jedes bisher erstellten Business Case-Dokuments erstellen.

ClickUp Gehirn

Nutzen Sie ClickUp AI, um Ihre Meetings zusammenzufassen und Aktions-Elemente zu erstellen

Sobald Sie den Entwurf Ihrer Zusammenfassung haben, verwenden Sie die ClickUp Vorlage für die Zusammenfassung um sie zu formatieren und in einer strukturierten und vorzeigbaren Weise zu organisieren.

ClickUp's Executive Summary Vorlage

Erstellen Sie eine überzeugende Zusammenfassung Ihres Business Case mit der ClickUp Executive Summary Template

Schritt 8: Alles zusammenfügen

Jetzt ist es an der Zeit, alle bis zu diesem Punkt erstellten Abschnitte zusammenzufügen und zu strukturieren, um Ihr Geschäft abzuschließen. Das ist der Punkt, an dem die ClickUp Vorlage für die Business Case Analyse kann ein Lebensretter sein.

Die Vorlage enthält spezielle Abschnitte, um jeden Teil des Business Case zu erfassen. Alle Abschnitte sind strukturiert angeordnet, um sicherzustellen, dass Ihre Argumentation bei den Beteiligten einen nachhaltigen Eindruck hinterlässt.

ClickUp Vorlage für Business Case Analyse

ClickUp's Business Case Analysis Template wurde entwickelt, um Ihnen zu helfen, die potentiellen Auswirkungen einer Entscheidung für Ihr Geschäft zu analysieren.

Beispiele für Business Cases aus dem wirklichen Leben

Nun, da Sie wissen, wie man einen Business Case schreibt, sehen wir uns einige Beispiele aus der Praxis an, die zeigen, wie Unternehmen mit Hilfe von Business Cases wichtige Projekte genehmigen und strategische Entscheidungen treffen können:

Beispiel für ein schlankes Startup

Ein schlankes Startup-Unternehmen, das im Healthcare Space tätig ist, hat Probleme mit dem Personalbestand, die es daran hindern, sein Produkt rechtzeitig auf den Markt zu bringen. Der Leiter des Produktentwicklungsteams möchte drei weitere Ingenieure einstellen, um die Entwicklung zu beschleunigen produktentwicklungsprozess .

Da es sich jedoch um ein schlankes Startup mit budgetbeschränkungen benötigt der Teamleiter die Zustimmung der Gründer, bevor er die Entscheidung trifft. Das Produktteam stellt also einen Business Case für die Einstellung zusätzlicher Mitarbeiter zusammen, und hier sind die wichtigsten Elemente ihres Vorschlags:

  • Eine kurze Übersicht darüber, wie die unzureichende Personalausstattung die Produktentwicklung verzögert und die Produkteinführung über den geplanten Termin hinausschiebt
  • Ausarbeitung, wie drei neue Ingenieure dem Unternehmen helfen könnenproduktentwicklung wieder auf Kurs bringen
  • Kosten-Nutzen-Analyse des Umzugs
  • Erkundung der damit verbundenen Risiken
  • Darstellung der Alternativen und der damit verbundenen Risiken
  • Umfang der Veränderung, z. B. die Art der Arbeit, die die neuen Ingenieure ausführen werden

Beispiel für eine Risikokapitalfinanzierung

Ein mit Risikokapital finanziertes Fintech-Startup beschließt, eine neue Produktlinie von Kreditkarten einzuführen. Damit kann das Startup eine ganze Reihe neuer Kunden an Bord holen, muss aber auch erhebliche finanzielle Mittel aufwenden investitionen für das Marketing und für die Kreditvergabe. Also erstellt das Unternehmen ein Business Case für diese neue Produktlinie, um mit dem entsprechenden Aufwand eine Finanzierung zu erhalten. In ihrem Business Case wird Folgendes dargelegt:

  • Der Bedarf für diese neue Produktlinie und wie sie die anderen Angebote des Unternehmens ergänzt
  • Die Marktchancen mit Umsatzprognosen und Kosten-Nutzen-Analyse
  • Die mit dem Projekt verbundenen Risiken, wie Wettbewerb, Massenausfälle und behördliche Kontrollen
  • Verfügbare Alternativen, wie z. B. die Einführung von Prepaid-Debitkarten, die wahrscheinlich nicht so nützlich wären fürkundenakquise* Umfang des Projekts, z. B. die Mitglieder des Teams, die daran arbeiten, das zugewiesene Budget, der Zeitplan für den Start und die Zeitleiste

Beispiel für Outsourcing

A SaaS-Software anbieter aus dem Silicon Valley will die Ausgaben für den Kundenservice senken, ohne dabei Kompromisse einzugehen servicequalität . Die produktmanager eines ihrer führenden Produkte kommt auf die Idee, den Kundendienst auszulagern. Daher beschließt er, ein Business Case zu erstellen, bevor er der Geschäftsleitung die Lösung vorschlägt. Das Business Case skizziert:

  • Das Problem, dass ein erheblicher Teil der Einnahmen für den Kundendienst freigegeben wird, und wie Outsourcing dazu beitragen kann, diesen Anteil zu senken
  • Risiken, die mit dem ausgelagerten Kundensupport verbunden sind, und Strategien zur Risikominderung, z. B. ein Eskalationsmechanismus für ungelöste Support-Tickets
  • Alternativen und ihre Risiken, wie die Verwendung vonKI-Chatbots zur Automatisierung des Kundendiensteswas für Kunden, die menschliche Hilfe benötigen, frustrierend sein kann
  • Kosten-Nutzen-Analyse der Veränderung
  • Umfang der Änderung, z. B. wie viele Mitarbeiter des Kundensupports entlassen werden sollen

Beispiel für die Lieferkette

Ein Bauunternehmen in Virginia hat Probleme bei der Versorgung mit Rohstoffen. Der Zementlieferant, mit dem das Unternehmen arbeitet, kann die Nachfrage wiederholt nicht befriedigen, so dass der Projektleiter beschließt, durch die Aufnahme eines neuen Lieferanten für mehr Redundanz zu sorgen.

Diese Änderung kann sich erheblich auf das Projekt auswirken, weshalb der Projektleiter ein Business Case erstellt, um der Geschäftsleitung die Initiative vorzuschlagen. In dem Fall geht es um Folgendes:

  • Wie kann der neue Zementlieferant verhindern, dass sich das Projekt verzögert?
  • Die Zuverlässigkeit des Lieferanten, wie sie sich aus der langjährigen Präsenz in der Branche, den großen Unternehmen, für die er Zement geliefert hat, usw. ergibt
  • Informationen über alternative Lieferanten, ihre Kapazitäten und ihre Zuverlässigkeit
  • Kosten-Nutzen-Analyse des Wechsels, da die Preise des neuen Lieferanten etwas höher sind als die des bisherigen Anbieters
  • Umfang des Wechsels, einschließlich der Frage, wie viel der Lieferungen der neue Lieferant übernehmen wird, für welchen Zeitraum und zu welchem Preis

Potenzielle Business Case-Herausforderungen und deren Bewältigung

Es gibt eine Reihe von Fehlern, die Projektmanager bei der Erstellung eines Business Case machen und die die Genehmigung des gesamten Projekts oder der Initiative gefährden können. Nachdem wir nun den gesamten Prozess des Verfassens eines überzeugenden Business Case abgeschlossen haben, wollen wir uns nun mit den häufigsten Fallstricken befassen und nach Möglichkeiten suchen, diese zu vermeiden.

1. Allein verfassen

Die Details eines Business Case erfordern umfangreiche Recherchen und Kenntnisse über verschiedene Funktionen des Geschäfts. Keine projektleiter kann nicht alles allein erledigen, ohne Fehler oder Fehleinschätzungen zu machen. Holen Sie sich daher Hilfe aus verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens, sei es aus dem Finanz-, Marketing- oder Betriebsbereich. 💁

2. Kein Feedback von Stakeholdern annehmen

Ein weiterer entscheidender Fehler bei der Erstellung eines Business Case ist die Vorlage des Dokuments bei den Stakeholdern aus heiterem Himmel. Wenn Sie die relevanten Stakeholder in keiner Phase des Entwicklungsprozesses Ihres Business Case einbeziehen, erhöhen Sie das Risiko, dass das Dokument abgelehnt wird. Dies geschieht, weil:

Um dieses Szenario zu vermeiden, sollten Sie die Stakeholder in verschiedenen Phasen des Entwurfsprozesses Ihres Business Case einbeziehen und Ihre fortschritte überprüfen regelmäßig.

3. Kein Überprüfen oder Korrekturlesen

Das Letzte, was Sie bei der Präsentation Ihres Business Case wollen, ist ein Tippfehler oder eine falsche Darstellung von Fakten. Das kann einen schlechten Eindruck bei den Beteiligten hinterlassen, die sich Ihre Präsentation anhören. Sie nehmen Sie möglicherweise nicht ernst und lehnen Ihr Angebot ab projektvorschlag .

Um ein kugelsicheres Dokument zu erstellen, sollten Sie immer überprüfen und Korrektur lesen Ihren gesamten Business Case, bevor Sie ihn einreichen. Achten Sie besonders auf Zahlen und Fakten und überprüfen Sie, ob diese korrekt sind. Fahren Sie dann mit Ihrer Präsentation fort.

Erstellen Sie einen überzeugenden Business Case mit ClickUp

Ein solides Business Case ist der erste Schritt, um die Zustimmung Ihrer Stakeholder zum Projekt zu erhalten. Die Erstellung eines solchen Business Case erfordert jedoch eine sorgfältige Planung und die richtigen Tools, um den gesamten Prozess zu optimieren. ClickUp bietet Ihnen alles, was Sie bei jedem Schritt der Erstellung Ihres Business Case benötigen - von vorgefertigten Vorlagen über Dokumentationstools bis hin zu KI-gestützter Schreibhilfe. Anmeldung für ClickUp und schreiben Sie einen Business Case, der Ihr Projekt oder Ihre Initiative unterstützt und Vertrauen schafft.