Wenn Sie einen Beschaffungsfachmann nach seiner Arbeit fragen, wird er Ihnen eine Ansicht seiner chaotischen Welt geben. Beschaffungsmanager müssen immer mehrere Prioritäten gleichzeitig unter einen Hut bringen.
Einerseits stehen sie unter dem Druck verschiedener interner Stakeholder, Materialien zu beschaffen und Lieferanten zu gewinnen, um eine zeitnahe Lieferung hochwertiger Produkte und Dienstleistungen sicherzustellen.
Hinzu kommt der zusätzliche Druck, sicherzustellen, dass alle Beschaffungen innerhalb strenger Budgets erfolgen. Die Beschaffungsfunktion wird auch durch Herausforderungen in der Lieferkette beeinträchtigt, darunter die Beschaffung zu angemessenen Preisen, qualitativ hochwertige Lieferungen und die pünktliche Zahlung von Lieferanten.
Warum stehen Beschaffungsfachleute vor Herausforderungen? Was sind die häufigsten Herausforderungen im Beschaffungswesen? Wie kann Technologie zur Lösung von Herausforderungen im Beschaffungswesen beitragen?
In diesem Blogbeitrag untersuchen wir diese Bereiche im Detail und stellen Lösungen zur Optimierung des Lieferkettenmanagements und des Beschaffungsprozesses vor.
⏰ 60-Sekunden-Zusammenfassung
- Beschaffungsfachleute haben Schwierigkeiten, die Anforderungen der Stakeholder, Budgets und komplexe Probleme in der Lieferkette unter einen Hut zu bringen.
- Die Rolle der Beschaffung hat sich weiterentwickelt und umfasst nun über die reine Verwaltung hinaus auch strategische Beiträge zum Geschäftserfolg.
- Zu den Schlüssel-Herausforderungen zählen steigende Inflation, Fachkräftemangel, ineffizientes Vertragsmanagement und ungenaue Daten.
- Schlechte interne Kommunikation führt zu Silos, die die strategische Ausrichtung und einen effektiven Betrieb behindern.
- Beschaffungsteams müssen verschiedene Risiken bewältigen, darunter Preisinstabilität, Unterbrechungen der Lieferkette, Betrug und Probleme mit Lieferanten.
- Der Mangel an Technologie verlangsamt Prozesse und erhöht die Anfälligkeit für Risiken.
- Technologische Lösungen wie Automatisierung, E-Procurement-Systeme und fortschrittliche Analysen können diese Herausforderungen bewältigen.
- Tools wie ClickUp werden als effektive Lösungen zur Optimierung von Beschaffungsprozessen und zur Verbesserung der Zusammenarbeit vorgestellt.
Die Herausforderungen im Beschaffungswesen verstehen
Bevor wir uns mit den Schlüssel-Herausforderungen befassen, mit denen Beschaffungsteams zu kämpfen haben, wollen wir zunächst analysieren, warum die Beschaffungsfunktion vor Herausforderungen steht.
Die Beschaffungsabteilung wurde als administrative Funktion des Geschäfts angesehen, die dafür sorgte, dass hochwertige Materialien zum richtigen Zeitpunkt verfügbar waren. Seit den 2000er Jahren hat sich die Rolle der Beschaffung jedoch weiterentwickelt und umfasst nun auch strategische Aspekte des Geschäfts.
Heute sind Beschaffungsfachleute dafür verantwortlich, Strategien zu entwickeln, die sich positiv auf das Geschäftsergebnis auswirken. Außerdem müssen sie ihre täglichen Abläufe optimieren, beispielsweise die Verwaltung von Bestellungen und Lieferanten sowie die Durchführung von Compliance-Prüfungen.
Lieferanten- und Anbietermanagement, Lieferkette, Kostenoptimierung und Risikominimierung sind die zusätzlichen Aufgaben eines modernen Beschaffungsmanagers.
Marktrisiken, kritische Rohstoffengpässe, volatile globale Probleme im Handel und die selbstgefällige Haltung von Führungskräften gegenüber neuen Technologien bringen die Beschaffungsabteilung jedoch an den Rand des Zusammenbruchs.
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8 häufige Herausforderungen in der Beschaffung
Der umfangreiche Beschaffungsprozess ist mit verschiedenen Risiken und Herausforderungen verbunden. Die häufigsten Herausforderungen im Beschaffungswesen sind:
Steigende Inflation
Die steigenden Rohstoffkosten bereiten Beschaffungsfachleuten schlaflose Nächte. Faktoren wie Unterbrechungen der Lieferkette, Lieferrisiken, angespannte Arbeitsmärkte und ungünstige Wirtschaftspolitik haben zu einem Anstieg der Kosten geführt.
COVID-19 und die anhaltenden Kriege sind die beiden Hauptfaktoren für die steigenden Materialkosten. Durch wiederholte Lockdowns blieb die Produktion auf einem niedrigen Niveau, wodurch sich die Kluft zwischen Angebot und Nachfrage vergrößerte und letztendlich zu höheren Preisen führte.
Russland und die Ukraine sind wichtige Energieexporteure, aber aufgrund des Konflikts ist die Produktion gering, was den Druck auf die Beschaffungsteams erhöht, wichtige Ressourcen zu einem hohen Preis zu beschaffen. Nach der Invasion stiegen die Energiepreise fünf Monate lang um 20 %.
Beschaffungsmanager benötigen aufgrund schnell steigender Preise Unterstützung bei der Aufrechterhaltung kosteneffizienter Beschaffungsstrategien. Damit ist die steigende Inflation eine der größten Herausforderungen im Beschaffungswesen, die Führungskräfte im Jahr 2024 bewältigen müssen.
Fachkräftemangel
Eine große Herausforderung für Unternehmen ist der Bedarf an qualifizierten Fachkräften in der Funktion des Beschaffungswesens und in der Lieferkettenbranche. Die „Great Resignation“, die vor allem den US-Markt betroffen hat, und die darauf folgenden rezessionsähnlichen Entwicklungen haben den Arbeitsmarkt in Aufruhr versetzt.
Unternehmen drängen ihre derzeitigen Mitarbeiter dazu, mit weniger mehr zu erledigen, um die Lücke zu füllen. Die bestehenden Mitarbeiter sind daher überlastet und ständig überarbeitet. Die Produktivität ist auf einem historischen Tiefstand und die Fehlzeiten steigen, was die Beschaffungsstrategie weiter erschwert.
Im Jahr 2024 müssen Beschaffungsleiter ineffiziente Prozesse identifizieren, die die Zeit und Energie der Mitarbeiter beanspruchen, und Wege finden, die Automatisierung dieser Prozesse zu realisieren.
Vertragsmanagement
Das Vertragsmanagement ist die Grundlage für die Pflege von Lieferantenbeziehungen. Der Vertrag ist zwar ein rechtliches Dokument, das den Beginn einer neuen Beziehung mit einem Lieferanten besiegelt, doch seine Ziele gehen weit darüber hinaus.
Das Ziel besteht darin, dem Geschäft die Lieferung von Produkten zu wettbewerbsfähigen Preisen zu ermöglichen. Der Vertrag gewährleistet eine stabile und qualitativ hochwertige Lieferung von Materialien sowie die allgemeine Kosteneffizienz des Geschäfts.
Die meisten Beschaffungsteams können jedoch aufgrund langer Durchlaufzeiten, manueller Prozesse, Probleme mit Lieferanten, mangelnder Kommunikation und Koordination sowie verlorener Verträge nicht ihr volles Potenzial ausschöpfen.
Dies führt letztendlich zu verpassten Möglichkeiten für Kosteneinsparungen, Risiken aufgrund der Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschriften, angespannten Lieferantenbeziehungen und schlechten Entscheidungen. Unternehmen benötigen ein effizientes Beschaffungssystem, um den Prozess des Lieferkettenmanagements zu automatisieren und zu zentralisieren.
Ungenaue Daten
In den meisten Unternehmen verwalten Beschaffungsteams die Dateneingabe manuell. Sie geben Daten in Tabellenkalkulationen und Legacy-Systeme ein, deren Automatisierungs- und Analysefunktionen begrenzt sind. Da die Daten manuell verarbeitet werden, sind sie in erster Linie inkonsistent und anfällig für menschliche Fehler.
Die Folgen einer Datenbank von schlechter Qualität sind schlechte und langsame Entscheidungsprozesse. Geschäfte verpassen wichtige Chancen und setzen sich unerwünschten Risiken aus, wie z. B. der Bestellung von überschüssigem Lagerbestand aufgrund von Diskrepanzen in den Bestandsdaten.
Andererseits ermöglichen genaue und zuverlässige Daten den Verantwortlichen im Beschaffungswesen, fundierte Entscheidungen zu treffen und Sichtbarkeit in die Beschaffungsprozesse zu bringen.
Sie erhalten Echtzeit-Einblicke und genaue Daten zu Nachfragemustern, Marktrisiken, Lieferanforderungen und lieferantenspezifischen Leistungskennzahlen wie Vorlaufzeit und ROI.
Die Beschaffungsabteilung in schnell wachsenden Unternehmen sollte den Einsatz einer zentralisierten Datenlösung in Betracht ziehen, um die Datenerfassung und -analyse zu automatisieren und so ihre Arbeit und Finanzprüfungen zu vereinfachen.
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Ein möglicher Grund: Sicherheitsbedenken! Benutzer möchten möglicherweise keine sensiblen Entscheidungsdaten einer externen KI freigeben.
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Fehlende interne Kommunikation
Eine schlechte interne Kommunikation ist eine der größten Herausforderungen im Beschaffungswesen, da sie in direktem Widerspruch zu den Erwartungen der höheren Führungsebene an das Beschaffungsteam steht, das die Rolle strategischer Führungskräfte übernimmt.
Das Beschaffungsteam arbeitet unabhängig und ist daher in erster Linie von den Ressourcen anderer Teams abhängig, beispielsweise von Finanzinformationen und funktionsübergreifender Zusammenarbeit.
Diese Informationen können jedoch nur dann an sie weitergegeben werden, wenn ein robustes internes Kommunikationsnetzwerk vorhanden ist.
Eine der größten Herausforderungen für das Beschaffungsteam besteht darin, dass es isoliert arbeitet, keine Kenntnis von der unternehmensweiten Strategie hat und nur ein begrenztes Verständnis für die zukünftigen Anforderungen besitzt.
Der Mangel an Technologie verlangsamt wichtige Prozesse, da die Dateneingaben manuell und unorganisiert erfolgen. Dies verringert auch die Fähigkeit, die aktuellen Probleme zu lösen, und macht das Unternehmen anfälliger für Risiken. Ein technisches System ist notwendig, damit sich das Unternehmen an die sich ändernden Geschäftskonditionen anpassen und Herausforderungen im Beschaffungswesen bewältigen kann.
Risikomanagement
Beschaffungsteams erzielen die besten Ergebnisse, wenn eine solide Grundlage für das Risikomanagement vorhanden ist. Die Beschaffung ist ein langwieriger Prozess, der von mehreren internen und externen Faktoren beeinflusst wird.
Diese Faktoren führen auch zu internen Risiken wie dem Verhalten von Mitarbeitern und externen Risiken, die schwieriger zu kontrollieren sind, wie beispielsweise globale Ereignisse.
Die folgenden Risiken stehen jedoch ganz oben auf der Liste der Beschaffungsmanager, wenn es um das Management von Risiken in der Lieferkette geht:
Preisinflation
Derzeit ist der Markt für Lieferketten volatil. Die ständigen Preisänderungen erhöhen die Beschaffungskosten. Da Lieferanten mehr Geld verlangen, ist ein flexibles Budget unerlässlich, um Lagerengpässe zu vermeiden.
Störungen in der Lieferkette
Lieferketten können durch Faktoren wie Krieg, politische Probleme und Naturkatastrophen unerwartet unterbrochen werden. Die größte Herausforderung besteht dabei darin, in letzter Minute Materialien von einem anderen Lieferanten zu beschaffen. Der Schlüssel liegt hier in der Einrichtung eines Reaktionssystems, um solche Instanzen effizienter zu bewältigen, während man mit einem Beschaffungsexperten zusammenarbeitet.
Betrug
Der Beschaffungsprozess ist anfällig für Betrug aus verschiedenen Quellen: Mitarbeiter, Lieferanten oder Auftragnehmer. Rechnungsbetrug tritt in der Regel auf, wenn Lieferanten die Kosten überhöhen und das Beschaffungsteam diese ohne Überprüfung genehmigt. Preisabsprachen sind eine weitere häufig vorkommende Betrugsform, bei der Auftragnehmer sich zusammentun, um die Kosten zu erhöhen oder auf Rabatte zu verzichten.
Probleme mit Lieferanten
Die Pflege solider und positiver Lieferantenbeziehungen bildet die Grundlage für die Lösung von Herausforderungen im Beschaffungswesen. Viele Probleme mit Lieferanten sind auf interne Faktoren wie unklare Spezifikationen und Anforderungen zurückzuführen. Wenn die Lieferanten ihre Erwartungen kommunizieren, ist es einfacher, eine qualitativ hochwertige Lieferung zu gewährleisten.
Ebenso sind die Nichtdurchführung einer Due Diligence bei der Lieferantenbewertung, um deren Fähigkeiten zu verstehen, und die Nichtvereinbarung von KPIs weitere Faktoren, die die Spannungen in den Beziehungen zu Lieferanten erhöhen.
Fehlende Technologie
Die mangelnde Digitalisierung der Beschaffungsprozesse ist ein Problem für Unternehmen, die einen massiven Ausbau ihrer Beschaffungsaktivitäten planen. Solange neue Technologien nicht integraler Bestandteil der täglichen Arbeit sind, wird das volle Potenzial der Beschaffungsstrategie nie ausgeschöpft werden können.
Der Mangel an Technologie verlangsamt wichtige Prozesse, da die Dateneingabe manuell und unorganisiert erfolgt. Dies verringert auch die Fähigkeit, aktuelle Probleme zu lösen, und macht das Unternehmen anfälliger für Risiken. Unternehmen benötigen ein technisches System, um sich an veränderte Geschäftsbedingungen anzupassen.
Die Rolle der Technologie bei der Bewältigung von Herausforderungen im Beschaffungswesen
Technologie wird eine Schlüsselrolle bei der Bewältigung der wichtigsten Herausforderungen im Beschaffungswesen von Unternehmen spielen. Hier sind einige Bereiche, die aufgrund der Digitalisierung den größten Wandel erfahren werden:
Automatisierte Prozesse
Die Technologie wird die größten Veränderungen mit sich bringen, indem sie geringwertige Aufgaben wie Kaufanforderungen, Bestellungen und Rechnungsbearbeitung automatisiert. Gleichzeitig werden durch die Automatisierung menschliche Fehler reduziert.
Dadurch wird den Beschaffungsmanagern mehr Zeit für wichtige strategische Aufgaben wie die Planung neuer strategischer Initiativen, die Entwicklung von Ideen für Verhandlungen mit Lieferanten und das Lieferantenmanagement.
Einführung eines E-Procurement-Systems
E-Procurement-Systeme sind Beschaffungsmanagement-Software, die den gesamten Beschaffungsprozess von der Angebotsanfrage (RFQ) bis zur Zahlung automatisiert. Sie spielen auch eine wichtige Rolle bei der Durchsetzung von Richtlinien und der Schaffung von mehr Transparenz. Die Software zentralisiert alle internen Beschaffungsdaten und -tools und zeigt deutlich, wo eine Überwachung erforderlich ist.
Fortschrittliche Analysen und Berichterstellung
Die digitale Transformation verschafft Unternehmen den dringend benötigten Zugang zu tieferen Einblicken in Beschaffungsdaten. Mit fortschrittlichen Analysefunktionen kann das Beschaffungsteam Big Data analysieren, um Ausgabemuster und Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu identifizieren und die Leistung von Lieferanten zu bewerten.
KI-Tools (Künstliche Intelligenz) werden ihn weiter verbessern, indem sie die Nachfrage prognostizieren, Markttrends identifizieren und die Beschaffungsstrategie optimieren. Diese Erkenntnisse werden die Führungskräfte darauf vorbereiten, widerstandsfähiger gegenüber Störungen in der Lieferkette zu sein und ihre Bestandsmanagementstrategie entsprechend anzupassen.
Verbesserte Zusammenarbeit
Durch die Zentralisierung der Daten aus verschiedenen tools werden alle Teams zusammengebracht. Die Zusammenarbeit zwischen mehreren Abteilungen in Echtzeit ist kein fernes Ziel mehr, da Teams mit einer Beschaffungsmanagement-Software auf alle Arten von Daten zugreifen können.
Die Software sorgt dafür, dass alle Beteiligten über den Fortschritt auf dem Laufenden sind, und bietet den Stakeholdern eine Ansicht des gesamten Projekts.
Dies ist eine hervorragende Gelegenheit für die Beschaffungsabteilung, die Transparenz gegenüber Lieferanten zu wahren, indem sie die Vertragsinformationen zentralisiert und Risiken mithilfe einer Lieferantenmanagement-Software bewertet.
Mehr Innovation
Beschaffungsleiter werden endlich am Tisch der Stakeholder sitzen und durch die Arbeit an Produktinnovationsideen zur Unternehmensstrategie beitragen.
Sie können mit der Forschungs- und Entwicklungsabteilung zusammenarbeiten, um Pläne zu entwickeln, wie beispielsweise den Beschaffungsprozess nachhaltiger zu gestalten und die Zusammenarbeit mit Anbietern zu fördern, die umweltfreundliche Materialien anbieten.
Allgemeine Tipps zur Bewältigung von Herausforderungen im Beschaffungswesen mit ClickUp
Die Beschaffung ist ein langwieriger Prozess, und Technologie ist die Antwort auf die dringendsten Herausforderungen. Unternehmen müssen jedoch die Software zur Optimierung ihrer Abläufe sorgfältig auswählen.
ClickUp ist eine fortschrittliche Beschaffungssoftware, die durch die Automatisierung der Beschaffungsprozesse Lücken schließt. Die Automatisierungs-Features sind perfekt auf die Anforderungen der Beschaffungs-Teams abgestimmt.
Es gibt vorgefertigte Workflows zur Automatisierung der Prozessautomatisierung, die Sie entsprechend den Anforderungen auswählen und benutzerdefiniert anpassen können. Verfolgen Sie die Ihren Teammitgliedern zugewiesenen Beschaffungsanfragen und den Status.
ClickUp lässt sich in Ihre vorhandenen Tools wie Slack und Google Tabellen integrieren und ermöglicht Ihnen so die Zusammenarbeit mit Ihrem Team, ohne dass Sie zwischen Fenstern wechseln und auf Daten in Team-Chats zugreifen müssen. Starten Sie Diskussionen mit internen Stakeholdern, holen Sie Genehmigungen ein und geben Sie Angebote in den entsprechenden Kanälen frei.
Mit der Beschaffungsvorlage von ClickUp können Sie Ihren Lieferkettenmanagementprozess optimieren. Führen Sie eine Nachverfolgung aller Aktivitäten durch, wie z. B. Anfragen von Stakeholdern, nehmen Sie Preisangebote von Anbietern und Lieferanten an und behalten Sie den Überblick über Vertragsverhandlungen und Workflows zur Genehmigung.
Die No-Code-Datenbank hilft Ihnen, den Fortschritt an einem Ort zu visualisieren. Optimieren Sie die Kommunikation und Zusammenarbeit mit Lieferanten und Team-Mitgliedern und sorgen Sie für Fairness und Transparenz.
Ein erfolgreiches Lieferkettenmanagement umfasst zwei Aspekte: die Erstellung eines Beschaffungsplans und einer Strategie zur Optimierung der Lieferkette.
Der Plan stellt sicher, dass Sie alle Lieferungen und Dienstleistungen pünktlich und innerhalb des Budgets erhalten.
Die Strategie hilft Ihnen, organisiert zu bleiben, die Kommunikation zu verbessern und bei den Verhandlungen die Oberhand zu behalten.
Die Vorlage für einen Beschaffungsplan von ClickUp hilft Ihnen dabei, alles zu erledigen, indem sie:
- Legen Sie jede Aufgabe fest, weisen Sie sie den Mitgliedern des Teams zu und fügen Sie Zeitleisten hinzu.
- Priorisierung von Zielen für eine effiziente Umsetzung
- Schnelle und einfache Freigabe von Fortschrittsberichten an die Führungsetage
Das Beste daran ist, dass ClickUp Beschaffung, Dokumente, Ziele, Diagramme und mehr kombiniert, sodass Sie keine Zeit damit verschwenden, zwischen mehreren Plattformen hin und her zu wechseln, um eine Aufgabe abzuschließen.
Die Listenansicht von ClickUp eignet sich beispielsweise ideal für Beschaffungsprozesse und die Verwaltung von Budgets mit benutzerdefinierten Feldern, Tags und Sortierfunktionen. Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Aufgaben und sortieren oder filtern Sie diese schnell.
ClickUp AI füllt automatisch Ihre Beschaffungsmanagement-Dokumente und Vorlagen aus, um die Produktivität Ihres Teams zu steigern und menschliche Fehler zu reduzieren. Anschließend können Sie Beschaffungspläne innerhalb von Sekunden in umsetzbare Aufgaben umwandeln.
Speichern Sie schließlich alle Ihre internen und externen Dokumente im ClickUp-Workspace und nutzen Sie ClickUp als zentrale Informationsquelle für alle Ihre Beschaffungsanforderungen.
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