Wenn Sie einen Beschaffungsexperten nach seinem Arbeitsleben fragen, wird er Ihnen eine Ansicht über seine chaotische Welt geben. Beschaffungsmanager müssen immer mehrere Prioritäten auf einmal abwägen.
Einerseits stehen sie unter dem Druck verschiedener interner Interessengruppen, Materialien zu beschaffen und Lieferanten einzubinden, um rechtzeitig hochwertige Lieferungen und Dienstleistungen zu gewährleisten.
Darüber hinaus müssen sie sicherstellen, dass alle Beschaffungen im Rahmen strenger Budgets erfolgen. Die Funktion des Beschaffungswesens ist auch mit Herausforderungen in der Lieferkette verbunden, z. B. mit der Erzielung angemessener Preise, der Qualität der Lieferungen und der rechtzeitigen Zahlung der Lieferanten.
Warum stehen Beschaffungsexperten vor Herausforderungen? Was sind die häufigsten Herausforderungen bei der Beschaffung? Wie können Technologien zur Lösung der Beschaffungsprobleme beitragen?
In diesem Blogbeitrag gehen wir ausführlich auf diese Bereiche ein und zeigen Lösungen zur Rationalisierung des Lieferkettenmanagements sowie die beschaffungsprozess .
Herausforderungen bei der Beschaffung verstehen
Bevor wir uns den Schlüssel-Herausforderungen widmen, mit denen Beschaffungsteams konfrontiert sind, sollten wir analysieren, warum die Funktion der Beschaffung vor Herausforderungen steht.
Die Beschaffungsabteilung wurde früher als eine administrative Funktion des Business betrachtet, die die Verfügbarkeit von Qualitätsmaterialien zum richtigen Zeitpunkt sicherstellt. Seit den 2000er Jahren hat sich die Rolle der Beschaffung jedoch weiter ausgedehnt und umfasst nun auch die strategischen Belange des Unternehmens.
Heute sind Beschaffungsexperten für die Entwicklung von Strategien verantwortlich, die sich positiv auf das Ergebnis des Geschäfts auswirken. Darüber hinaus müssen sie ihre täglichen Abläufe optimieren, z. B. die Verwaltung von Bestellungen und Lieferanten sowie die Durchführung von Compliance-Prüfungen.
Lieferanten- und Anbietermanagement, Lieferkette, Kostenoptimierung und Risikominderung sind weitere Aufgaben des modernen Beschaffungsmanagers.
Marktrisiken, kritische Rohstoffverknappungen, unbeständige globale Handelsprobleme und der selbstgefällige Umgang von Geschäftsführern mit neuen Technologien treiben die Beschaffungsabteilung jedoch an den Rand des Zusammenbruchs.
8 häufige Herausforderungen im Beschaffungswesen
Der weitreichende Charakter des Beschaffungsprozesses setzt ihn verschiedenen Risiken und Herausforderungen aus. Die häufigsten Herausforderungen im Beschaffungswesen sind:
Ansteigende Inflation
Die steigenden Rohstoffkosten bereiten Beschaffungsexperten schlaflose Nächte. Faktoren wie Unterbrechungen der Lieferkette, Lieferrisiken, angespannte Arbeitsmärkte und eine ungünstige Wirtschaftspolitik haben die Kosten in die Höhe getrieben.
COVID-19 und die anhaltenden Kriege sind die beiden Hauptfaktoren für den Anstieg der Materialkosten. Zeitweilige Produktionsstillstände hielten die Produktion niedrig und vergrößerten die Kluft zwischen Angebot und Nachfrage, was letztlich zu höheren Preisen führte.
Russland und die Ukraine sind wichtige Energieexporteure, aber aufgrund des Konflikts ist die Produktion gering, was den Druck auf die Teams im Beschaffungswesen weiter erhöht, wichtige Ressourcen zu einem höheren Preis zu beschaffen. Nach der Invasion stiegen die Energiepreise um 20% für fünf Monate .
Beschaffungsmanager brauchen Unterstützung bei der Aufrechterhaltung kosteneffizienter Beschaffungsstrategien aufgrund der rasch steigenden Preise. Dies macht die steigende Inflation zu einer der größten Herausforderungen für die Beschaffung im Jahr 2024, die die Verantwortlichen in den Unternehmen bewältigen müssen.
Talentknappheit
Eine große Herausforderung für Unternehmen ist der Bedarf an mehr qualifizierten Fachkräften in der Funktion des Beschaffungswesens und der Lieferkettenindustrie. Die große Resignation die sich vor allem auf den US-Markt ausgewirkt hatte, und der folgende rezessionsähnliche Rückenwind haben den Arbeitsmarkt in Aufruhr versetzt.
Die Unternehmen drängen die derzeitigen Mitarbeiter, mit weniger mehr zu erledigen, um das Vakuum zu füllen. Das vorhandene Personal ist daher überlastet und brennt ständig aus. Die Produktivität ist auf einem historischen Tiefstand, und die Abwesenheit von Mitarbeitern nimmt zu, was die Beschaffungsstrategie weiter erschwert.
Im Jahr 2024 müssen die Verantwortlichen im Beschaffungswesen ineffiziente Prozesse identifizieren, die die Zeit und Energie der Belegschaft binden, und Wege finden, diese zu automatisieren.
Vertragsmanagement
Das Vertragsmanagement ist die Grundlage für die Pflege von Beziehungen zu Lieferanten. Der Vertrag ist zwar ein juristisches Dokument, das den Beginn einer neuen Beziehung zu einem Lieferanten kennzeichnet, doch seine Ziele sind viel umfassender als das.
Es geht darum, das Geschäft in die Lage zu versetzen, Produkte zu einem wettbewerbsfähigen Preis zu liefern. Der Vertrag gewährleistet eine stabile und qualitativ hochwertige Lieferung von Materialien und die allgemeine Kosteneffizienz des Geschäfts.
Die meisten Teams im Beschaffungswesen können jedoch ihr Potenzial nicht voll ausschöpfen, weil die Durchlaufzeiten zu lang sind, die Prozesse zu manuell sind, Probleme mit den Lieferanten auftreten, die Kommunikation und Koordination fehlt und Verträge verloren gehen.
Dies führt zu verpassten Gelegenheiten für Kosteneinsparungen, zu Risiken bei der Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschriften, zu belastenden Beziehungen zu den Lieferanten und zu schlechten Entscheidungen. Unternehmen benötigen ein effizientes Beschaffungssystem, um den Prozess des Lieferkettenmanagements zu automatisieren und zu zentralisieren.
Ungenaue Daten
In den meisten Unternehmen verwalten Beschaffungsteams dateneintrag manuell. Sie geben die Daten in Tabellenkalkulationen und Legacy-Systemen ein, deren Automatisierungs- und Analysemöglichkeiten begrenzt sind. Da die Daten manuell verarbeitet werden, sind sie in erster Linie inkonsistent und anfällig für menschliche Fehler.
Die Folge einer qualitativ schlechten Datenbank ist eine schlechte und langsame Entscheidungsfindung. Den Geschäften entgehen wichtige Chancen und sie setzen sich unerwünschten Risiken aus, z. B. der Bestellung von Überbeständen aufgrund von Diskrepanzen in den Bestandsdaten.
Andererseits ermöglichen genaue und zuverlässige Daten den Verantwortlichen im Beschaffungswesen, fundierte Entscheidungen zu treffen und die Sichtbarkeit der Beschaffungsprozesse zu gewährleisten.
Sie erhalten in Echtzeit Einblicke und genaue Daten zu Nachfragemustern, Marktrisiken, Lieferanforderungen und lieferantenspezifischen Schlüsseln wie Vorlaufzeit und ROI.
Die Beschaffungsabteilung in schnell wachsenden Unternehmen sollte den Einsatz einer zentralen Datenlösung zur Automatisierung der Datenerfassung und -analyse in Betracht ziehen, um ihre Arbeit und die Finanzprüfungen zu erleichtern.
Fehlende interne Kommunikation
Schlechte interne Kommunikation ist eine der erstaunlichsten Herausforderungen im Beschaffungswesen, da sie in offenem Widerspruch zu den Erwartungen des höheren Managements an das Beschaffungsteam steht, das die Rolle der strategischen Führung übernimmt.
Das Beschaffungsteam arbeitet unabhängig; daher ist es in erster Linie von den Ressourcen anderer Teams abhängig, z. B. von Finanzinformationen und funktionsübergreifender Zusammenarbeit.
Diese Informationen können jedoch zu ihnen gelangen, wenn ein solides internes Kommunikationsnetz vorhanden ist.
Eine der größten Herausforderungen für das Beschaffungsteam besteht darin, dass es in Silos arbeitet; es ist sich der unternehmensweiten Strategie nicht bewusst und hat nur ein begrenztes Verständnis für die zukünftigen Anforderungen.
Der Mangel an Technologie verlangsamt die Schlüsselprozesse, da die Dateneingabe manuell und unorganisiert erfolgt. Dies schränkt auch die Fähigkeit ein, die aktuellen Probleme zu lösen, und macht das Geschäft anfälliger für Risiken. Ein technisches System ist notwendig, damit sich das Unternehmen an die sich verändernden Bedingungen des Geschäfts anpassen und die Herausforderungen der Beschaffung bewältigen kann.
Risikomanagement
Beschaffungsteams erzielen die besten Ergebnisse, wenn ein solides Fundament für das Risikomanagement vorhanden ist. Die Beschaffung ist ein langwieriger Prozess, der von mehreren internen und externen Faktoren beeinflusst wird.
Diese Faktoren führen auch zu internen Risiken wie dem Verhalten der Mitarbeiter und externen Risiken, die schwieriger zu kontrollieren sind, wie globale Ereignisse.
Die folgenden Risiken stehen jedoch ganz oben auf der Liste eines Beschaffungsmanagers für das Risikomanagement in der Lieferkette:
Preisinstabilität
Der Markt für die Lieferkette ist derzeit unbeständig. Die ständigen Preisänderungen erhöhen die Kosten der Beschaffung. Da die Lieferanten mehr Geld verlangen, ist ein flexibles Budget unerlässlich, um Bestandsengpässe zu vermeiden.
Unterbrechung der Versorgungskette
Die Lieferketten können durch Faktoren wie Krieg, politische Probleme und Naturkatastrophen unerwartet unterbrochen werden. Die größte Herausforderung besteht hier darin, die Materialien in letzter Minute von einem anderen Lieferanten zu beschaffen. Der Schlüssel dazu ist die Einrichtung eines Reaktionssystems, um solche Instanzen in Zusammenarbeit mit einem Beschaffungsexperten effizienter zu bewältigen.
Betrug
Der Beschaffungsprozess ist anfällig für Betrug aus verschiedenen Quellen: Mitarbeiter, Lieferanten oder Auftragnehmer. Rechnungsbetrug tritt in der Regel auf, wenn Lieferanten die Kosten in die Höhe treiben und das Beschaffungsteam die Rechnung ohne Überprüfung genehmigt. Preisabsprachen sind ein weiterer häufig vorkommender Betrug, bei dem sich Auftragnehmer zusammentun, um die Kosten zu erhöhen oder auf Rabatte zu verzichten.
Probleme mit Lieferanten
Die Aufrechterhaltung solider und positiver Beziehungen zu den Lieferanten bildet die Grundlage für die Lösung von Beschaffungsproblemen. Viele Probleme mit Lieferanten sind auf interne Faktoren wie unklare Spezifikationen und Anforderungen zurückzuführen. Wenn die Lieferanten ihre Erwartungen kommunizieren, ist es einfacher, eine qualitativ hochwertige Lieferung zu gewährleisten.
Weitere Faktoren, die zu Spannungen in den Beziehungen zu den Lieferanten führen, sind das Fehlen einer Due-Diligence-Prüfung der Lieferanten, um deren Fähigkeiten zu verstehen, und die fehlende Vereinbarung von Leistungskennzahlen.
Fehlen von Technologie
Die fehlende Digitalisierung der Beschaffungsprozesse stellt ein Problem für Unternehmen dar, die robuste Pläne zur Ausweitung ihrer Beschaffungsaktivitäten haben. Solange neue Technologien nicht fester Bestandteil der täglichen Arbeit sind, werden sie nie das volle Potenzial der Beschaffungsstrategie ausschöpfen können.
Der Mangel an Technologie verlangsamt die Schlüsselprozesse, da die Dateneingabe manuell und unorganisiert erfolgt. Dies schränkt auch die Fähigkeit ein, die aktuellen Probleme zu lösen, und macht das Geschäft anfälliger für Risiken. Businesses brauchen ein technisches System, um sich an die veränderten Bedingungen im Geschäft anzupassen.
Die Rolle der Technologie bei der Bewältigung der Herausforderungen im Beschaffungswesen
Die Technologie wird eine Schlüsselrolle bei der Bewältigung der größten Herausforderungen im Beschaffungswesen der Unternehmen spielen. Hier sind einige Bereiche, die durch die Digitalisierung den größten Wandel erfahren werden:
Automatisierte Prozesse
Die Technologie wird durch die Automatisierung von Aufgaben mit geringem Wert wie Bestellanforderungen, Bestellungen und Rechnungsbearbeitung den größten Wandel bewirken. Gleichzeitig nimmt mit der Automatisierung die Zahl der menschlichen Fehler ab.
Dadurch können sich Beschaffungsmanager auf wichtige strategische Aufgaben wie die Planung neuer strategischer Initiativen, die Entwicklung von Ideen für Lieferantenverhandlungen und das Lieferantenmanagement konzentrieren.
Einrichtung eines elektronischen Beschaffungssystems
E-Procurement-Systeme sind software für das Beschaffungsmanagement die den gesamten Beschaffungsprozess automatisiert von Angebotsanfrage (RFQ) zur Zahlung. Sie spielen auch eine wichtige Rolle bei der Durchsetzung von Richtlinien und sorgen für mehr Transparenz. Die Software zentralisiert alle internen Beschaffungsdaten und -tools und zeigt deutlich, wo eine Überwachung erforderlich ist.
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Erweiterte Analysen und Berichterstellung
Die digitale Transformation wird den Unternehmen den dringend benötigten Zugang zu tieferen Einblicken in die Beschaffungsdaten verschaffen. Mit fortschrittlichen Analysefunktionen kann das Beschaffungsteam Big Data analysieren, um Ausgabenmuster und Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu erkennen und die Leistung der Lieferanten zu bewerten.
Tools der künstlichen Intelligenz (KI) werden es weiter verbessern, indem sie die Nachfrage prognostizieren, Markttrends erkennen und die Beschaffungsstrategie optimieren. Diese Erkenntnisse werden die Unternehmensleitung darauf vorbereiten, besser auf Störungen in der Lieferkette reagieren zu können und ihre Bestandsmanagementstrategie entsprechend anzupassen.
Verbesserte Zusammenarbeit
Die Zentralisierung der Daten aus verschiedenen Tools bringt alle Teams zusammen. Zusammenarbeit in Echtzeit zwischen mehreren Abteilungen ist kein ferner Traum mehr, da Teams mit einer Beschaffungsmanagement-Software auf alle Arten von Daten zugreifen können.
Die Software hält alle Beteiligten über den Fortschritt auf dem Laufenden und bietet ihnen eine Ansicht des gesamten Projekts aus der Vogelperspektive.
Dies ist eine hervorragende Gelegenheit für die Beschaffungsabteilung, die Transparenz mit den Lieferanten aufrechtzuerhalten, indem sie die Vertragsinformationen zentralisiert und die Risiken mithilfe von software für das Lieferantenmanagement .
Mehr Innovation
Die Leiter der Beschaffungsabteilungen werden endlich an der Tabelle der Interessenvertreter sitzen und durch ihre Arbeit an Produktinnovationsideen zur Unternehmensstrategie beitragen.
Sie können mit der Forschungs- und Entwicklungsabteilung zusammenarbeiten, um Pläne für eine nachhaltigere Beschaffung zu entwickeln und die Zusammenarbeit mit Anbietern zu fördern, die umweltfreundliche Materialien liefern.
Allgemeine Tipps zur Bewältigung von Beschaffungsherausforderungen mit ClickUp
Die Beschaffung ist ein langwieriger Prozess, und Technologie ist die Antwort auf die dringendsten Herausforderungen. Allerdings müssen Unternehmen die Software sorgfältig auswählen, um die Abläufe zu optimieren.
ClickUp ist eine fortschrittliche Beschaffungssoftware, die die Lücken füllt, indem sie die Beschaffungsprozesse automatisiert. Die Website automatisierung features sind perfekt auf die Anforderungen der Teams in der Beschaffung abgestimmt.
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Es gibt vorgefertigte automatisierung von Prozessen workflows, die Sie aufgreifen und je nach Bedarf benutzerdefiniert anpassen können. Verfolgen Sie die Beschaffungsanfragen, die Ihren Mitgliedern im Team zugewiesen wurden, und die Aktualisierungen des Status.
ClickUp lässt sich in Ihre bestehenden Tools wie Slack und Google Tabellen integrieren, so dass Sie mit Ihrem Team zusammenarbeiten können, ohne das Fenster zu wechseln und auf Daten in Team-Chats zuzugreifen. Starten Sie Diskussionen mit internen Stakeholdern, holen Sie Genehmigungen ein und geben Sie Angebote in den entsprechenden Kanälen frei.
ClickUp's Vorlage für die Beschaffung ermöglicht es Ihnen, Ihren Lieferkettenmanagementprozess zu rationalisieren. Sie können alle Aktivitäten nachverfolgen, verwalten und überwachen, z. B. Anfragen von Interessengruppen annehmen, Preisvorschläge von Anbietern und Lieferanten akzeptieren und den Überblick über Vertragsverhandlungen und Genehmigungsworkflows behalten.
Mit der ClickUp Beschaffungsvorlage navigieren Sie den gesamten Beschaffungsprozess effektiv durch Tabellen, Listen und Dokumente für verschiedene Zwecke
Die No-Code-Datenbank hilft Ihnen, den Fortschritt an einem Ort zu visualisieren. Optimieren Sie die Kommunikation und Zusammenarbeit mit Lieferanten und Teammitgliedern und sorgen Sie für Fairness und Transparenz.
Erfolgreiches Supply Chain Management besteht aus zwei Aspekten: der Erstellung eines Aktionsplans für die Beschaffung und einer Strategie zur Optimierung der Lieferkette.
Mit dem Aktionsplan stellen Sie sicher, dass Sie alle Lieferungen und Dienstleistungen rechtzeitig und innerhalb des Budgets erhalten.
Die Strategie hilft Ihnen, organisiert zu bleiben, die Kommunikation zu verbessern und den Verhandlungen voraus zu sein.
Die Vorlage für einen Beschaffungsaktionsplan von ClickUp hilft Ihnen dabei, genau das zu erledigen:
- Die einzelnen Aufgaben darlegen, sie den Mitgliedern des Teams zuweisen und Zeitleisten hinzufügen
- Priorisierung der Ziele für eine effiziente Ausführung
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