Als Manager und Führungskraft ist es Ihnen nicht fremd, die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter zu verbessern. Aber was ist mit Ihren Fähigkeiten?
Wenn es an der Zeit ist, über die grundlegenden Funktionen Ihrer Stellenbeschreibung hinauszugehen, dann sind die vier Funktionen des Managements genau das Richtige für Sie. Dieser hilfreiche Rahmen bietet Managern Schlüsselbereiche zur Verbesserung der Arbeitsqualität, zum Erreichen langfristiger Ziele und zum Aufbau eines florierenden Arbeitsumfelds. 🤝
Wenn Sie noch nie etwas von den vier Funktionen des Managements gehört haben, dann sind Sie bei uns genau richtig. In diesem Leitfaden erklären wir, wie jede Funktion funktioniert, geben hilfreiche Beispiele und zeigen Ihnen, wie Sie die vier Funktionen unabhängig von Ihrer Branche anwenden können.
Was sind die Vier Funktionen des Managements ?
Henri Fayol, ein Ingenieur und Manager aus dem 19. Jahrhundert, definierte erstmals die vier Funktionen des Managements: Planung, Organisation, Führung und Kontrolle. Das Konzept ist zwar nicht neu, aber die Aufgabe eines Managers besteht darin, bei seiner täglichen Arbeit alle vier Funktionen zu erfüllen.
Planung
Die wichtigste Phase des Projektmanagements ist die Planung. Ein erfolgreicher Manager wird verschiedene Arten der Planung durchführen, darunter:
- Festlegung von Zielen (sowohl kurz- als auch langfristig)
- Erstellung von Fahrplänen zur Erreichung der Unternehmensziele
- Erstellung vonstrategischer Pläne Strategische Planung erfordert eine Menge Kontext- und Institutionswissen. Als Manager sind Sie für die Bewertung der aktuellen Situation, die Festlegung von Zielen und die Erstellung eines detaillierten Plans zuständig, um von Punkt A nach Punkt B zu gelangen.
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Die Planung erfordert Prognosen und die Vorhersage künftiger Trends, daher ist ein fundiertes Wissen über Daten oder Ihre Branche erforderlich. Bei der taktischen Planung hilft Ihnen ein gutes Auge für Daten, aber Sie brauchen auch Kreativität.
Bei der Planung von Projektplänen und Meilensteinen ist es hilfreich, über den Tellerrand hinauszuschauen, also scheuen Sie sich nicht, neue Wege zu beschreiten. 💡
Organisieren
Sobald Sie einen Plan haben, ist es an der Zeit, alles in die richtigen Bahnen zu lenken. Die Organisationsphase des Managements erfordert:
- Aufbau eines Teams
- Operative Planung
- Verteilung der Ressourcen
- Definition von Aufgabenbeziehungen
- Zuweisung von Aufgaben
Anstatt alles in E-Mails oder Haftnotizen zu verwalten, übertragen die meisten Manager ihre Projektpläne in projektmanagementsoftware wie ClickUp . Diese Software klärt automatisch, wer wofür zuständig ist, rationalisiert Arbeitsabläufe und sammelt Daten zur Ressourcennutzung. 📌
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Während die PM-Software einen Großteil der Arbeit abnimmt, ist es immer noch Ihre Aufgabe als Manager, einen effizienten Arbeitsablauf zu schaffen und das große Ganze im Auge zu behalten. Sie entscheiden über die Kadenz der Ergebnisse, Fälligkeitstermine, Aufgaben und mehr, um das Team auf dem gleichen Stand zu halten.
Sie sind auch für die Klärung von Rollen und Zuständigkeiten zuständig, was entscheidend ist, um Nacharbeit, Missverständnisse und Verzögerungen zu vermeiden.
Führung
In der Führungsfunktion, die manchmal auch als Leitungsfunktion bezeichnet wird, leiten Sie die Mitarbeiter an und motivieren sie, auf die Ziele des Projekts hinzuarbeiten. Dies beinhaltet eine Vielzahl von Aufgaben, darunter:
- Kommunikation
- Teambildung
- Anpassen Ihrerführungsstil an das Team oder die Situation anpassen
- Ihr Team motivieren
- Lösen von Konflikten
Jede Führungsposition erfordert starke soziale Kompetenzen. Manager brauchen genügend Erfahrung und soziales Kapital, um Menschen in verschiedenen Abteilungen zu inspirieren und zu beeinflussen.
Ein effektiver Führungsstil setzt voraus, dass Sie in herzliche Beziehungen zu Ihrem Team investieren, die innovativen Ideen Ihrer Mitarbeiter akzeptieren und jeden für eine gut gemachte Arbeit belohnen. 🏆
Controlling
Die letzte Funktion, das Controlling, mag wie Mikromanagement klingen, aber in Wirklichkeit geht es darum, sicherzustellen, dass alles nach Plan läuft. Diese Funktion beinhaltet:
- Festlegung von Leistungsstandards
- Management der Teamleistung
- Korrekturmaßnahmen ergreifen, wenn nötig
Denn es macht keinen Sinn, Ziele zu setzen und sie dann wieder aufzugeben. Das Controlling sichert die Qualität und passt Ihre Projektpläne an, wenn sich die Dinge ändern.
Sicherlich ist das Leistungsmanagement der Mitarbeiter Teil der Kontrollfunktion des Managements. Aber solide Führungskräfte wissen, dass es dabei eher um Umleitung und Unterstützung geht - nicht um Mikromanagement. 🙌
Wie man die Vier Funktionen des Managements am Arbeitsplatz anwendet
Wie können Sie diese Funktionen am Arbeitsplatz anwenden? Hier erfahren Sie, wie effektive Führungskräfte die Managementfunktionen jeden Tag anwenden.
Tipps zur Planung
Planung ist eine hilfreiche Fähigkeit für jeden Job, aber für Führungskräfte ist sie besonders wichtig. Befolgen Sie diese schnellen Tipps für eine effektivere Planungsphase:
- Setzen Sie realistische Ziele: Befolgen Sie stets dieSMART-Zielsetzungsrahmen. Damit werden klare, umsetzbare Ziele definiert, die mit den übergeordneten Unternehmenszielen übereinstimmen, ohne Ihr Team zu überfordern
- Durchführen einer SWOT-Analyse:Eine SWOT-Analyse analysiert die internen Stärken und Schwächen sowie die externen Chancen und Bedrohungen. Diese Übung eignet sich hervorragend zur Ermittlung von Markttrends, Wettbewerb undressourcenzuweisung die einen großen Einfluss auf Ihr Projekt oder Team haben könnten
- Bauen Sie Ausfallsicherheiten in Ihren Plan ein: Es gibt keinen perfekten Plan. Ihr Kunde könnte Änderungen verlangen, Sie könnten die Finanzierung verlieren, oder die Anforderungen der Endnutzer könnten sich ändern. Das kann passieren. Anstatt in Panik zu verfallen, wenn sich etwas ändert, sollten Sie einen Aktionsplan erstellen, der sich im Laufe der Zeit anpasst. Versuchen Sie, immer ein paar Schritte vorauszuschauen, um zu sehen, ob der Plan geändert werden muss 👀
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Organisationstipps
Die Organisation Ihrer Aufgabenliste, Ressourcen und Teammitglieder ist entscheidend für den Projekterfolg. Aber selbst die am besten organisierten Projekte können aus dem Ruder laufen, wenn Sie nicht aufpassen. Befolgen Sie diese Organisationstipps, um Ihre Projekte auf Kurs zu halten:
- Schaffen Sie eine Hierarchie: Hierarchien sind der klügste Weg, um effektiv zu delegieren und zu verwalten. Schaffen Sie eine klare Struktur, die die einzelnen Rollen und Teams abgrenzt. Halten Sie diese Struktur schriftlich fest und teilen Sie sie mit allen Mitarbeitern des Unternehmens. Anhand einer schriftlichen Hierarchie ist es für alle leichter zu erkennen, an wen sie sich bei einem Problem wenden müssen, so dass Sie sich weniger einmischen müssen
- Balancieren Sie die Arbeitsbelastung: Achten Sie auf die Arbeitsverteilung. Sie wollen nicht, dass Ihr Team unter- oder überlastet ist. Eine ausgewogene Arbeitsbelastung beugt Burnout vor und steigert die Qualität der Arbeitverwenden Sie die ClickUp-Ansicht Workload um den Überblick über die Aufgabenliste Ihres Teams zu behalten
- Standardisieren Sie Prozesse: Erstellen Sie Standardarbeitsanweisungen (SOPs) fürprojektaufgaben oder zu erbringende Leistungen. Die Dokumentation beseitigt Unklarheiten und bietet Ihrem Team Ressourcen, wenn es Fragen hat. Das ist der perfekte Weg, um unnötige E-Mails und Nacharbeit zu vermeiden
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Leitende Tipps
Als Führungskraft sind Sie derjenige, der das Schiff steuert. Im Rahmen der Führungsfunktion ist es Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass alle produktiv, kooperativ und zufrieden sind. Befolgen Sie diese Tipps, um Ihre Führungsqualitäten zu verbessern:
- Geben Sie konstruktives Feedback: Geben Sie Ihrem Team regelmäßig positive Rückmeldungen und konstruktive Kritik. Versuchen Sie, das Feedback zum richtigen Zeitpunkt zu geben, damit es für die Mitarbeiter relevant und umsetzbar ist. Reden Sie nicht um den heißen Brei herum, wenn Sie kritisches Feedback geben müssen. Seien Sie klar, direkt und freundlich 🌻
- Fördern Sie ein positives Arbeitsumfeld: Ihr Team hat vielleicht eine bestimmte Stimmung oder ein bestimmtes Umfeld, aber als Führungskraft haben Sie einen großen Einfluss auf die Kultur. Anerkennen und würdigen Sie gute Arbeit, fördern Sie eine gesunde Work-Life-Balance und zeigen Sie sich ansprechbar
- Konflikte lösen: Es ist schwer, Konflikte direkt anzusprechen, aber Sie können nicht zulassen, dass sich negative Gefühle auf Dauer festsetzen. Egal, ob es sich um einen Konflikt innerhalb des Teams oder um eine Meinungsverschiedenheit mit einem Kunden handelt, Sie müssen so schnell wie möglich eingreifen und als Vermittler fungieren
Ideensammlung und Aufbau einer Organisationsstruktur auf einem ClickUp-Whiteboard
Tipps zur Steuerung
Das Management erfordert ein empfindliches Gleichgewicht zwischen dem Delegieren und dem Anbieten von praktischer Hilfe. Nutzen Sie diese Tipps für Controlling-Funktionen, um ein besseres Gleichgewicht zu finden:
- Schaffen Sie klare Standards: Die Mitarbeiter wollen konkrete Ziele und Erwartungen. Geben Sie jedem klare Leistungsindikatoren für seine Aufgaben und Ziele
- Schaffen Sie Zielüberwachungssysteme: Dazu könnten regelmäßige Leistungsüberprüfungen gehören, die Erstellung von Fortschrittsberichten oder die Verwendung vonsoftware zur Mitarbeiterüberwachung *Gleichgewicht zwischen Kontrolle und Ermächtigung: Es ist zwar wichtig, die Dinge im Auge zu behalten, aber Ihr Team muss die Freiheit haben, eigene Entscheidungen zu treffen. Solange alle ihre Ziele und KPIs erreichen, sollten Sie ihnen Autonomie gewähren, damit sie sich bei der Arbeit gestärkt fühlen 💪
Erfassen Sie die Zeit während der Arbeit oder geben Sie sie manuell ein mit der Zeiterfassung in ClickUp
Entwickeln Sie Ihre Fähigkeiten mit hilfreichen Projektmanagement-Tools
Planen, Organisieren, Führen und Kontrollieren erfordern Soft Skills, die mit zunehmender Führungserfahrung immer besser werden. Management-Tools sind eine weitere gute Möglichkeit, eine Vielzahl von Managementfähigkeiten zu verbessern. 🤹
ClickUp hilft Tausenden von Managern bei der Verwaltung von Aufgaben, Tabellen, Mitteilungen, Dokumenten und vielem mehr. Wenn Sie versuchen, alle vier Funktionen des Managements zu beherrschen, sind die Top-Management-Funktionen von ClickUp ein Muss für Sie.
Wahnsinnsfunktionen für das Projekt- und Aufgabenmanagement
ClickUp ist ein Planungs- und Organisationstalent, das Managern hilft, solide Pläne zu erstellen, die zu Ergebnissen führen. Als All-in-One-Programm projektmanagement-Lösung clickUp ist vollgestopft mit Automatisierungen, Vorlagen, Wissensmanagement und Aufgabenmanagement. 🛠️
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Verwenden Sie Whiteboards und Mind Maps zur Visualisierung von Projekten und Teamfunktionen
Wenn Sie ein komplexes Projekt skizzieren möchten, bevor Sie es in Angriff nehmen, können Sie es in einem Brainstorming ClickUp Mind Map . Dieses Echtzeit-Tool zum Ziehen und Ablegen lässt sich mit einem Mausklick schnell in Projekte oder Aufgaben umwandeln und vereinfacht so die Planungs- und Organisationsfunktionen.
Datengesteuerte Führungsinstrumente
Daten sind alles, vor allem, wenn Sie ein externes Team leiten. Besuchen Sie Ihr ClickUp-Ziele um eine einzige Quelle der Wahrheit für Ihre Ziele zu schaffen, einschließlich Zeitrahmen, Fortschritt und KPIs. Sie können die Metriken für ein bestimmtes Projekt aufschlüsseln oder alles auf einer hohen Ebene betrachten. Sie haben das Steuer in der Hand. 🚘
Individuelle Workflows und agile Tracker für Ihre Projektteams einrichten
ClickUp ist auch auf agiles Projektmanagement spezialisiert und gibt Ihnen die Freiheit, Folgendes zu verfolgen sprint-Punkte auf der Grundlage von Unteraufgaben und Beauftragten. Sie können sogar assets verwalten , Zeit und andere Ressourcen mit digitale Formulare . Es ist der einfachste Weg, Zielsetzung, Verantwortlichkeit und Arbeitsbelastung zu kombinieren, ohne die Plattform zu wechseln.
Automatisierte, anpassbare Berichte
ClickUp verfügt über einige der robustesten Projektberichte. Mit den Kontrollfunktionen ist es ein Kinderspiel, Berichte über den Status von Aufgaben, die Zeiterfassung, Mitarbeiterkennzahlen, Meilensteine und vieles mehr zu erstellen. 🎯
Richten Sie die Berichte ein, die Sie brauchen, alles an einem Ort, auf ClickUp
Verwenden Sie die zeiterfassungsfunktion um die Beiträge der Mitarbeiter zu überwachen oder Kostenvoranschläge für Kunden zu erstellen. ClickUp-Berichte ist auch ideal, um zu sehen, welche Arbeiten Ihr Team abgeschlossen hat, was ansteht und wer im Rückstand ist.
Vier Funktionen des Managements Beispiele
Die vier Funktionen des Managements sind die Grundlage für eine solide Führung, unabhängig davon, in welcher Branche Sie tätig sind. Es ist hilfreich, einige Beispiele für diese Funktionen in der Praxis zu sehen, also lassen Sie uns einen Blick darauf werfen. 🔎
Planungsprozess Beispiel
Ein Marketingleiter ist mit der Entwicklung einer Strategie für die Einführung eines neuen Produkts beauftragt. Bevor er ein Team zusammenstellt, führt er Marktforschung durch, legt Ziele für den Verkauf und die Kundenansprache fest, wählt Werbekanäle aus und legt ein Budget und einen Zeitplan für die Einführung fest.
Organisationsfunktion Beispiel
Bauleiter sind ein gutes Beispiel für die organisierende Funktion. Diese vielbeschäftigten Projektmanager teilen die Ressourcen für Arbeit, Ausrüstung und Material zu. Sie sind auch für die Festlegung von Zeitplänen und die Koordinierung der Arbeit zwischen Mitarbeitern, Subunternehmern und Lieferanten zuständig.
Leitende Funktion Beispiel
Ein Schulleiter motiviert und leitet seine Lehrer und Mitarbeiter an. Sie beeinflussen die Kultur der Schule maßgeblich und überwachen die Bildungsstandards. Schulleiter handhaben Konflikte zwischen Eltern und Lehrern und fördern eine positive, integrative Kultur, die die Sicherheit und das Lernen der Schüler unterstützt.
Kontrollfunktion Beispiel
Restaurantleiter müssen sowohl ihr Personal als auch die Finanzen des Restaurants effizient verwalten. Sie überwachen Kennzahlen wie den täglichen Umsatz und die Ausgaben, sorgen für die Lebensmittelsicherheit, prüfen das Feedback der Kunden und passen Personal oder Speisekarten an, um die Rentabilität oder Qualität zu erhalten.
Erreichen Sie Ihre Unternehmensziele schneller mit Clickup
Ganz gleich, ob Sie ein Softwareteam leiten, eine Marketingkampagne anführen oder kreative Projekte leiten, diese Funktionen sind ein hilfreicher Kompass, um sich in der komplexen Welt des Managements zurechtzufinden. 🧭
Neue und erfahrene Führungskräfte nutzen die vier Funktionen des Managements, um Ziele zu setzen und ihre Teams zum Erfolg zu führen.
Dabei kommt es nicht nur auf Soft Skills, sondern auch auf die richtigen Werkzeuge an. ClickUp ist eine intuitive, effiziente Plattform, die alle vier Funktionen an einem Ort zusammenfasst. Es ist der beste Weg, um umsetzbare Pläne zu erstellen, Ihre Arbeit zu organisieren, Ihr Team zu führen und mit ihm zusammenzuarbeiten und die Ergebnisse zu überwachen. 🤩
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