Ci siamo passati tutti. Quando si è raggiunto il limite e non si riesce a ricordare i passaggi successivi che Barb aveva chiesto nell'ultimo riunione virtuale .
Questa sensazione colpisce come una tonnellata di mattoni, sempre nei momenti peggiori, come a metà di una presentazione o subito dopo aver firmato con un "cosa è appena successo". Per fortuna, non c'è motivo di farsi prendere dal panico perché la soluzione è semplice: controllare il verbale della riunione!
Le riunioni sono una componente critica del posto di lavoro e rappresentano circa il 15% di un'azienda tempo totale speso da un'organizzazione . Si tratta di quasi un'intera giornata di lavoro!
Senza un'affidabile software affidabile per il monitoraggio dei verbali delle riunioni i team possono perdere il monitoraggio di conversazioni critiche per la soluzione di problemi importanti che affliggono l'azienda. Acquisendo accuratamente ciò che accade in quelle riunioni, si investe nella salute, nella funzione e nell'efficacia futura del team.
Tuttavia, la domanda principale rimane: da fare per scrivere correttamente i verbali delle riunioni? È qui che entriamo in gioco noi! 💪🏼
Alla fine di questo post, avrete una solida conoscenza di come scrivere un verbale di riunione e 10 modelli di verbale di riunione personalizzabili per ClickUp, Excel e Word per tenere informato il vostro team.
Indossate gli occhiali a luce blu, aprite il vostro blocco note digitale e seguiteci!
Cosa sono i verbali delle riunioni?
I verbali di riunione (detti anche minutes of meeting o MOM) forniscono una documentazione scritta di ciò che avviene durante una riunione, in modo da avere una traccia chiara per tutti i partecipanti, siano essi presenti o meno.
Sono ottimi strumenti per le organizzazioni che si riuniscono regolarmente per eventi come un'assemblea o una riunione riunione di avvio di un progetto o un aggiornamento sullo stato. Da fare in modo corretto, servono come finestra sulle discussioni passate, aiutando a rivedere le idee e a facilitare la risoluzione dei problemi.
Le informazioni forniscono anche un modo rapido per i dirigenti di rimanere aggiornati sui grandi cambiamenti. Se un membro non ha ricevuto l'invito, può fare riferimento ai verbali e contattare la persona appropriata per ulteriori domande o commenti.
Ma il nostro modo preferito di usare i verbali delle riunioni è il riconoscimento del team. Se un client si complimenta con le vostre prestazioni su un progetto, questo viene messo a verbale! Chi non ama il sano morale del team? 👏
La copia finale viene poi revisionata per eliminare eventuali errori o refusi e inviata a tutti i membri del team, compresi quelli che si sono persi la riunione o che vorrebbero sapere cosa è successo. In questo modo si garantisce a tutti l'accesso alle informazioni vitali in modo tempestivo e si evita la FOMO indotta dalla pausa dal lavoro. 💞
bonus Cadenza delle riunioni per team remoti
Come scrivere un verbale di riunione
I verbali delle riunioni variano a seconda delle esigenze del team, del settore o del prodotto, ma tutti i verbali dovrebbero includere alcune informazioni chiave:
- Titolo e argomento della riunione
- Data e ora
- Registrazione dei partecipanti (nome, titolo e organizzazione)
- Aprogramma/cadenza della riunione* Un breve riepilogo di ogni elemento di discussione
- Le principali decisioni e gli elementi di azione
- La data della prossima riunione
Alcune sezioni saranno più lunghe di altre. Il titolo, la data e l'ora non dovrebbero occupare più di una riga, mentre il riepilogo/riassunto del programma potrebbe richiedere alcuni paragrafi. I partecipanti e elementi di azione devono essere elenchi sintetici e puntati.
Ogni sezione deve essere in linea con il programma della riunione . Questo aiuta il lettore a capire l'ordine degli eventi e a spostarsi facilmente per trovare un punto specifico! Considerate le vostre note di riunione come le Spark Notes della riunione: sono facili da digerire, ma vi daranno comunque tutta la storia!
Se vengono trattati altri argomenti che non erano previsti nel piano, potete creare una nuova sezione o designarne un'altra come "discussione aperta" o "altri elementi" per indicare che è emerso un problema che non era stato inizialmente pianificato.
La cattura di tutte queste informazioni è fondamentale per garantire che le note siano complete e approfondite. Per questo motivo, è necessario iniziare sempre con un modello di verbale di riunione per assicurarsi che non venga tralasciato nulla. 🤓
Cos'è un modello di verbale di riunione?
Un modello di verbale di riunione è un documento preformattato che descrive tutto ciò che serve per redigere un verbale significativo di una riunione. Il modello giusto vi permetterà di aggiungere informazioni chiave come i partecipanti, l'inizio e la fine della riunione, i punti chiave e altro ancora.
Inoltre, i modelli di verbali di riunione funzionano con diversi tipi di documenti software di collaborazione documentale per aiutarvi a modificarli, personalizzarli e riutilizzarli per le riunioni future.
ClickUp Docs permette di formattare in modo ricco e comandi slash per lavorare in modo più efficiente
Cosa rende un buon modello di verbale di riunione?
Un modello di verbale di riunione efficace fornisce tutti gli strumenti necessari per documentare in modo adeguato gli eventi di una riunione. Utilizzando questo modello, dovreste essere in grado di organizzare tutti i dettagli della riunione in un formato presentabile e accessibile a tutti.
Ma prima di iniziare a costruire il vostro modello da zero o di investire nel primo che vi capita a tiro, ci sono alcune funzionalità/funzioni significative da ricercare in un modello di verbale di riunione efficiente:
- Funzionalità/funzione di collaborazione per modificare, commentare edelegare il lavoro tra i membri del team
- Opzioni flessibili di condivisione e autorizzazioni per assicurarsi che le persone giuste abbiano accesso ai verbali
- Opzioni di stile intuitive e ricche per formattare correttamente i verbali delle riunioni
- Possibilità di incorporare altri file, media, collegati e immagini nel documento
I migliori modelli di verbali di riunione sono compatibili o integrati con il vostro sistema di gestione dei documenti preferito modifica del documento strumento. In questo modo è possibile integrare il modello con gli altri strumenti di strumenti per le riunioni di lavoro o anche la vostra piattaforma di riunione virtuale! In questo caso, assicurarsi che il modello di verbale di riunione sia in linea con lo stack tecnologico è un'altra risorsa importante.
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È possibile formattare e collaborare facilmente su Teams insieme al team senza sovrapposizioni in ClickUp
Questi elementi garantiranno che ogni riunione sia proficua e che ognuno se ne vada con le informazioni di cui ha bisogno. Insieme ad altri materiali e registrazioni di riunioni, il modello di verbale di riunione sarà una risorsa inestimabile per massimizzare la produttività di ogni riunione.
10 modelli ed esempi di verbali di riunione
Per aiutarvi a trovare il modello di cui avete bisogno in tempo per la vostra prossima sessione di brainstorming, utilizzate questo elenco dei 10 migliori modelli di verbale di riunione per i vostri editor di documenti preferiti. Trovate le descrizioni dettagliate dei modelli e le funzionalità/funzione, inoltre potete accedere a ogni modello direttamente da questo articolo!
1. Modello di verbale di riunione di ClickUp
Modello di verbale di riunione di ClickUp
Il Modello di verbale di riunione di ClickUp rende più facile che mai includere tutti i dettagli cruciali di una riunione utilizzando una pagina unica ClickUp Documento che può essere modificato, condiviso e copiato per riunioni future.
Questo modello è preformattato con sezioni separate per le informazioni generali, il programma della riunione, gli aggiornamenti, gli annunci e altro ancora. È anche altamente visivo, con funzionalità di stile personalizzabili per aggiungere liste di controllo, tabelle, media, dati e altro per aiutare i membri a digerire rapidamente il verbale.
Specialmente per le riunioni di routine con il team, questo modello adatto ai principianti copre tutte le basi ed è un ottimo punto di partenza per coloro che sono alle prime armi con la scrittura dei verbali delle riunioni in generale! Se siete alla ricerca di una struttura semplice ma completa che renda efficiente l'organizzazione, a prescindere dal tipo di riunione tipo di riunione -questo modello di documento dovrebbe essere il vostro punto di riferimento.
2. Modello quadro di verbale di riunione di ClickUp
Modello di struttura per verbale di riunione di ClickUp
Non solo il Modello di struttura per verbali di riunione di ClickUp facile da usare per i principianti, facile da personalizzare e completo, esiste anche all'interno della potente funzionalità collaborativa Teams di ClickUp, che consente di lavorare a fianco del proprio team con modifiche in tempo reale.
Riepilogate/riassumete i dettagli importanti delle vostre riunioni, compresi i partecipanti, gli elementi d'azione e i collegamenti a risorse aggiuntive, che potete organizzare comodamente in sottopagine separate all'interno del documento del verbale della riunione.
Potete anche usare questo modello per tenere traccia degli elementi chiave appresi, dei risultati per le parti interessate e delle attività da completare per i compagni di squadra designati in base agli elementi d'azione elencati. La profondità di questo modello lo rende la risorsa perfetta per tenere tutti informati, impegnati e sulla stessa pagina, letteralmente.
Aggiungete emoji, immagini, formattazione e opzioni di stile a strutturare istantaneamente le note e far risaltare la vostra scrittura. Inoltre, potete condividere istantaneamente il vostro documento tramite URL o allegarlo alla vostra attività per accedervi facilmente in qualsiasi momento. E abbiamo menzionato che i documenti ClickUp sono connessi direttamente ai vostri flussi di lavoro?
3. Modello di verbale di riunione (MoM) di ClickUp
Modello di verbale di riunione (MoM) di ClickUp
Con un approccio organizzativo leggermente diverso ai vostri verbali, il modello Modello di verbale di riunione (MoM) di ClickUp applica un'attività precostituita alla vostra area di lavoro. Questo semplifica e standardizza il tradizionale processo di annotazione, strutturando i dettagli ricorrenti e gli elementi di azione in un file interattivo Elenco .
In questa attività, troverete una Guida introduttiva nella descrizione dell'attività, con una descrizione passo passo di come utilizzare il modello nel modo più produttivo possibile. Avrete anche accesso a più Documenti di aiuto per sfruttare al meglio le altre funzionalità/funzione chiave di ClickUp, come ad esempio attività secondarie , Campi personalizzati , Liste di controllo e altro ancora.
Oltre alla descrizione dell'attività, questo modello popola automaticamente quattro attività secondarie per monitorare le presenze, gli elementi della prossima riunione, affrontare i problemi attuali e visualizzare l'agenda della riunione di questa settimana. Per verificare che tutti gli elementi siano stati trattati, il redattore del verbale può utilizzare la lista di controllo della valutazione post-riunione per determinare se la riunione ha avuto esito positivo in base agli obiettivi prefissati.
4. Modello di verbale di riunione del consiglio di amministrazione di ClickUp
Modello di verbale di riunione del Consiglio di Amministrazione di ClickUp
I requisiti dei verbali delle riunioni possono variare quando si tratta di team di diversi settori e casi d'uso. Fortunatamente, ClickUp offre molti modelli per risolvere questo problema! A partire dal modello Modello di verbale di riunione del consiglio di amministrazione di ClickUp .
Come gli altri modelli di questa guida, questo modello di documento di verbale di riunione consente di registrare e taggare tutti i partecipanti, insieme al programma e agli elementi in discussione. Tuttavia, il vostro consiglio di amministrazione potrebbe avere aspettative specifiche che variano rispetto alla riunione tipica, e questo modello le tiene in considerazione, consentendovi anche di registrare i risultati delle votazioni per ciascun elemento e di fornire note di alto livello sulla riunione.
È inoltre possibile condividere rapidamente il documento con tutti gli altri membri chiave utilizzando il pulsante "Condividi documento" di ClickUp!
5. Modello di verbale di riunione di project management di ClickUp
Modello di verbale di riunione di project management di ClickUp
Il Modello di verbale di riunione di project management di ClickUp vi aiuterà a ottenere il massimo dal vostro riunioni di project management con un elenco completo di elementi in un'attività di ClickUp personalizzabile.
Potete iniziare a usare questo modello prima della riunione di avvio del progetto con sezioni designate per i collegamenti utili, i dettagli della riunione, il Programma e i membri del team del progetto, il tutto dalla descrizione completa dell'attività.
Un'altra sezione illustra la revisione del programma del progetto, che indicherà i lavori completati, quelli previsti per il futuro e altre note varie. Inoltre, è possibile elencare i diversi rischi e problemi che potrebbero avere un impatto negativo su ciascun progetto utilizzando uno dei sei campi personalizzati presenti in questo modello.
Dopo la riunione, è possibile controllare lo stato del progetto con cinque attività secondarie predefinite:
- Assicurarsi che tutti i membri abbiano accesso agli strumenti adeguati
- La ripartizione dei costi sia assegnata al team di gestione della qualità
- Siano stati predisposti dashboard KPI
E molto altro ancora! Se avete bisogno di un modello completo di verbale di riunione per il project management, difficilmente troverete un modello migliore di questo.
6. Modello di nota per riunione di ClickUp
Modello di nota per riunione di ClickUp
Non siete ancora pronti a redigere il verbale di una riunione? Iniziate a prendere note dettagliate! Il Modello di note per riunioni di ClickUp è il modello perfetto per le riunioni modello di note per organizzare i dettagli della riunione e tenere allineati i membri del team.
Le sezioni di questo modello includono:
- Data della riunione, ora, Programma
- Link alla registrazione della riunione
- Punti chiave e riepilogo/riassunto
- Elementi di azione.
Insieme, questo modello one-pager vi aiuterà a prendere le note di base che potrebbero integrare il materiale della riunione, compreso il verbale!
7. Note per riunioni ricorrenti di ClickUp
Note ricorrenti per le riunioni di ClickUp
Un altro modello che può aiutare a prendere appunti durante le riunioni è Note di riunioni ricorrenti di ClickUp . Questo modello è ideale se si conducono riunioni regolari e si desidera monitorare lo stato di ogni riunione ricorrente.
È possibile utilizzare questo documento per gestire tutti gli elementi all'ordine del giorno, elencare le cose da fare, rinfrescare la memoria dalle riunioni precedenti con una panoramica di alto livello e assegnare ai membri del team diversi punti d'azione. Naturalmente, è possibile includere dettagli come la data delle riunioni passate, attuali e future, lo scopo specifico della riunione, i partecipanti e gli assenti. Inoltre, è possibile indicare se il numero di partecipanti soddisfa il quorum per ogni riunione.
8. Modello di tracciatore di riunioni di ClickUp
Modello di tracciatore di riunioni di ClickUp
Volete una soluzione che vi aiuti a monitorare le riunioni dall'inizio alla fine? Aggiungete il Modello di tracciatore di riunioni di ClickUp alla vostra area di lavoro! Questo modello dettagliato include tutte le informazioni in un Elenco completo e attuabile per pianificare, preparare e gestire gli elementi d'azione man mano che si procede.
È possibile utilizzare il modello per monitorare tutti i tipi di riunioni e progetti, da incontri individuali e le revisioni aziendali trimestrali, alle feste di compleanno e ad altri eventi che esulano dalle tradizionali riunioni aziendali.
Il modello include molti componenti per assistere ogni aspetto del monitoraggio delle riunioni, tra cui tre stati, otto campi personalizzati e quattro tipi di visualizzazione.
9. Modello di verbale di riunione per Excel
Modello di verbale di riunione per Excel via WPS Templates
Sebbene ClickUp sia un'ottima soluzione per conservare tutti i documenti delle riunioni in un'unica posizione, con funzionalità/funzione ottimali di condivisione, è possibile che si voglia utilizzare un verbale di riunione modello per Excel se la vostra organizzazione investe già nella produttività Microsoft. Questo Elenco di monitoraggio dei verbali delle riunioni è un modello di foglio di calcolo di base per tenere traccia dei dettagli delle riunioni dei dirigenti.
Questo modello di verbale di riunione formato XLS utilizza un layout semplice con più colonne per tenere traccia di tutti i dettagli della riunione. Include informazioni come la descrizione delle attività, gli assegnatari, le date di scadenza, le risorse necessarie e le registrazioni dello stato esecutivo.
10. Modello di verbale di riunione per Microsoft Word
Modello di verbale di riunione per Microsoft 365
Se utilizzate regolarmente Microsoft Word, potreste trarre vantaggio da un modello di verbale di riunione per Word: Microsoft offre infatti un numero di modelli di verbale di riunione. Troverete molti modelli di documenti personalizzabili per tutti i tipi di riunioni, comprese quelle degli amministratori, quelle dell'associazione genitori e questo classico modello di verbale di riunione per le riunioni generali del team.
Non riuscite a trovare un modello adatto per Word? Microsoft permette anche di creare documenti da zero.
Verbali di riunione Best Practices
Il modo in cui registrate i verbali delle riunioni dipende dal vostro stile di scrittura e dalla vostra capacità di catturare rapidamente le note. Non c'è bisogno di preoccuparsi subito della velocità: con un po' di tempo e di esperienza, si svilupperà un ritmo per catturare le informazioni giuste.
Detto questo, ecco alcune promemorie che vi aiuteranno a creare i migliori verbali di riunione di tutti i tempi:
Il vostro annotatore non è il vostro scrittore di verbali
Le note e i verbali sono diversi e devono essere trattati in questo modo! Mentre le note della riunione i verbali delle riunioni, che possono essere formali o informali, hanno una serie di pratiche e informazioni standard.
A volte i pianificatori delle riunioni incaricano i facilitatori di prendere nota di una riunione e successivamente chiedono alla stessa persona di creare un verbale della riunione a partire da quelle note. Altre volte, il pianificatore della riunione può persino usare questi termini come sinonimi! Da fare in questo modo si rischia di sacrificare la coerenza e la qualità del verbale.
Se si attribuisce troppa responsabilità a chi prende gli appunti, le note possono risultare meno esaurienti o ci sono delle lacune nelle sezioni del verbale della riunione. Se si sovraccarica una persona di entrambi i compiti, si rischia di compromettere la sua capacità di Da fare con esito positivo.
Quindi, se siete responsabili del verbale, dedicategli il 100% della vostra attenzione.
$$$a Raccontare la storia nel modo più efficiente possibile
Attenetevi ai punti importanti.
Invece di soffermarvi su ogni piccolo dettaglio, concentratevi sugli elementi più importanti e lasciate che sia il lettore a fare domande. Il vostro verbale li indirizzerà verso la persona giusta a cui rivolgersi. 🙂
Se durante la riunione viene sollevato un problema, assicuratevi di documentarlo:
- Il problema o la sfida affrontata
- Le idee prese in considerazione come soluzioni
- Il percorso concordato per il futuro
- Quando ci si può aspettare che il problema venga risolto
L'inclusione di informazioni aggiuntive può ostacolare il lettore, rendendo il verbale più difficile da seguire. Un'idea migliore è quella di includere solo i punti più salienti.
Ripulire
Credetemi, non vorrete condividere i vostri verbali di riunione grezzi senza una pesante modifica. Utilizzate invece il primo passaggio come base per strutturare la bozza finale. Durante il processo di modifica, le note saranno trasformate in una narrazione coerente che segue la struttura del verbale del team.
Durante la riunione, concentratevi sulle informazioni. Non preoccupatevi dell'organizzazione delle note finché non sarete pronti per la modifica: è allora che il verbale prende forma!
Rileggere e riscrivere le note vi aiuterà a ricordare meglio la discussione e vi darà una nuova prospettiva su ogni argomento.
Pro tip: Piuttosto che affidarvi a carta e penna, provate a prendere appunti strutturati su un blocco note digitale!
Strumenti come Il blocco note di ClickUp e Estensione per Chrome offrono una soluzione rapida e intuitiva per prendere velocemente le note. Aggiungete istantaneamente formattare e modificare il testo per rendere le vostre note più complete, anche a metà riunione.
usate la modifica del testo per aggiungere formattare e dare stile alle vostre note in ClickUp, anche a metà riunione
Fare sempre, sempre, sempre domande
Non lasciate nulla al caso! Se le note o i commenti sembrano poco chiari, contattate la persona interessata per ottenere chiarimenti, se possibile. La cosa più importante è che i fatti siano corretti per coloro che non hanno potuto partecipare o che hanno bisogno di un aggiornamento. La precisione prima della velocità!
La responsabilità inizia con gli elementi d'azione
Gli elementi di azione saranno uno dei componenti più brevi del verbale della riunione, ma forse il più importante!
È la sezione in cui si registrano i passaggi successivi per risolvere i problemi affrontati durante la riunione. Per questo motivo, ogni elemento d'azione dovrebbe includere alcuni dettagli precisi:
- La decisione o l'azione che deve essere intrapresa
- Chi è responsabile di completare l'attività
- Quando deve essere completata
In questo modo il verbale della riunione promuove l'account e aiuta i partecipanti a monitorare le attività in modo più efficace. Il nostro suggerimento? Realizzate il verbale della riunione con uno strumento di documentazione dinamico che vi consenta di aggiungere e assegnare commenti ai propri scritti.
taggate il team nei commenti, assegnate elementi d'azione e convertite il testo in attività tracciabili con ClickUp Docs_
(AP) Style matters
È sempre una buona idea seguire l'AP Stylebook quando si finalizza il riepilogo/riassunto. Il verbale della riunione deve essere modificato, corretto e privo di errori. Gli errori di battitura distolgono l'attenzione del lettore dagli argomenti trattati e, onestamente, non sono professionali.
Controllate, ricontrollate e fate controllare il vostro lavoro a qualcun altro. Eliminate gli errori e lasciate che il lettore si concentri sul contenuto.
Fatti chiari i fatti
Lo scopo principale di un verbale di riunione è quello di raccontare ciò che è successo.
Consultate le vostre note o il registrazione della riunione per assicurarsi di condividere le informazioni corrette. E invece di tirare a indovinare, parlate con i vostri colleghi! Da fare tutto il possibile per verificare che i verbali siano affidabili.
Preparate le riunioni con il giusto modello di verbale di riunione
I modelli possono farvi risparmiare un sacco di tempo, ma diventano ancora più preziosi quando potete modificarli, accedervi e gestirli insieme agli altri lavori. Software di project management gratis come ClickUp è stato progettato per risolvere proprio questo problema e molto di più.
Scegliete pure tra i sempre più numerosi programmi di ClickUp Libreria di modelli o crearne uno proprio che si adatti alle esigenze del vostro team. 🦄
Da fare menzione del fatto che ClickUp si integra con oltre 1.000 altri strumenti di lavoro ? Anche Zoom ! Il tutto per rendere il processo di verbalizzazione delle riunioni molto più semplice. 😇
E la parte migliore: queste funzionalità/funzione sono completate e gratuite .
La collezione di modelli di verbali di riunione, i documenti collaborativi e le potenti funzionalità di gestione delle riunioni di ClickUp sono accessibili a chiunque gratuitamente, per sempre. Volete prendere la postazione di guida? Iniziate subito a lavorare con ClickUp !