Come gestire riunioni efficaci per ottenere il massimo impatto
Produttività

Come gestire riunioni efficaci per ottenere il massimo impatto

Il 61% dei dirigenti ritiene che almeno la metà del tempo dedicato al processo decisionale, per lo più speso in riunioni inefficaci, non serva a nulla, secondo McKinsey .

Questo sentimento risuona con innumerevoli professionisti che rabbrividiscono quando il loro sistema emette l'ennesimo avviso di riunione.

Le riunioni efficaci mirano a riunire un gruppo selezionato di persone per scambiare informazioni, prospettive e dati verso un determinato risultato. Che si tratti di prendere decisioni, fare brainstorming o creare piani d'azione, l'obiettivo è garantire che tutti si sentano produttivi.

Da fare, quindi, per organizzare riunioni efficaci che rompano il ciclo della frustrazione? Vediamo. 👀

Tipi di riunioni

Contrariamente a quanto si crede, le basi per una riunione di successo iniziano molto prima che la riunione stessa abbia luogo. La natura della riunione che ospitate determina in gran parte questo aspetto.

In dipendenza del risultato che si intende ottenere, ci sono alcune tipi comuni di riunioni che si possono pianificare per il proprio team. 🧑‍💻

1. Riunioni di persona

**Queste riunioni ospitano tutti i partecipanti fisicamente in una posizione, generalmente all'interno di un ufficio

Le interazioni faccia a faccia durante le riunioni di persona consentono un coinvolgimento in tempo reale e rendono le riunioni più produttive. Consentono ai partecipanti di comunicare in modo chiaro ed efficiente, eliminando gli errori di comunicazione.

Senza le barriere delle distrazioni digitali, i partecipanti hanno maggiori probabilità di cogliere gli indizi non verbali, facendo sembrare le interazioni più autentiche. Questa impostazione consente una collaborazione istantanea, permettendo la condivisione di idee, dibattiti e discussioni in tempo reale.

Suggerimento amichevole: Applicate la regola "niente dispositivi" per ridurre al minimo le distrazioni. L'impostazione di laptop e telefoni aiuta tutti a rimanere concentrati e riduce le possibilità di riunioni improduttive.

Ideale per: Sessioni di innovazione o brainstorming incentrate sulla ricerca di soluzioni creative a varie sfide. Si adatta anche a decisioni complesse con impatto interfunzionale.

2. Riunioni virtuali

Le riunioni virtuali, o remote, sono l'epitome della flessibilità. Consentono ai partecipanti di partecipare da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo, come un telefono cellulare, un laptop o un tablet. Queste riunioni sono condotte digitalmente su una piattaforma di videoconferenza/audio.

Le riunioni virtuali consentono di risparmiare su spese come l'affitto di sale conferenze, soprattutto per le organizzazioni con una forza lavoro globale. Grazie alla loro flessibilità, i team possono prendere decisioni immediate ed evitare il fastidio di organizzare una riunione di persona.

La flessibilità di questo sistema elimina la necessità che i partecipanti si trovino in un determinato luogo a un'ora prestabilita e facilita l'impostazione. Per istanza, l'organizzatore può facilmente tenere sotto controllo la riunione usando IA per le note della riunione .

🔍 Ideale per: Sprints veloci come aggiornamenti di progetti o reportistica di attività e riunioni individuali che coinvolgono team remoti.

3. Riunioni ibride

Le riunioni ibride sono emerse come una necessità all'indomani della chiusura per pandemia. Ma continuano ad avere un ruolo importante anche oggi. Perché? Reportistica di Promoleaf almeno il 52% degli adulti statunitensi ha rivelato che prenderebbe in considerazione l'idea di lasciare il proprio lavoro se dovesse lavorare a tempo pieno dall'ufficio.

Il lavoro ibrido, quindi, è il punto di compromesso ideale. Le riunioni ibride sono uno strumento potente che le aziende, dalle multinazionali alle organizzazioni virtuali, adottano per collaborare con team sempre più globali.

**Queste riunioni coinvolgono in genere partecipanti in persona e a distanza

Come le impostazioni remote, le riunioni ininterrotte non sono garantite nelle configurazioni ibride. Tuttavia, l'utilizzo di una potente piattaforma di videoconferenza e di una connessione Internet stabile può contribuire a rendere queste riunioni più gestibili.

🔍 Ideale per: Teams con un mix di partecipanti di persona e remoti; grandi organizzazioni con team globali; situazioni in cui la flessibilità è la chiave; e riunioni che richiedono il contributo di parti interessate che non sono fisicamente presenti ma sono essenziali per il processo decisionale.

Leggi anche: Come scegliere la giusta cadenza delle riunioni per il vostro team

Piano e preparazione per riunioni efficaci

Come stabilito in precedenza, la preparazione delle basi determina l'efficacia di una riunione o un altro buco nero per il tempo e le risorse del team.

Ma il primo modo sicuro per condurre una riunione eccellente è quello di fare da soli un lavoro approfondito.

Ecco alcune cose da tenere a mente durante il piano e il preparazione della riunione .🙋

Impostare chiari oggetti della riunione

Iniziate identificando gli obiettivi che volete raggiungere con questa riunione. Poi, valutate se il risultato che cercate richiede "davvero" la partecipazione attiva e in tempo reale del vostro team.

Potreste anche chiedervi se le conversazioni via email o le notifiche di un promemoria possano raggiungere lo stesso risultato. Un altro aspetto importante è se l'obiettivo è sensibile al tempo e richiede un'azione immediata.

Se la risposta a entrambe le domande è un sì deciso, è il momento di strutturare la riunione.

Creare un programma efficace per le riunioni

Una volta stabilito un obiettivo chiaro per la riunione, creare un Programma che delinei gli argomenti principali, chi deve discuterli e quali ruoli devono essere svolti (e da chi).

Si potrebbe fare un ulteriore passaggio per definire le priorità degli elementi del programma e assegnare a ciascuno di essi un periodo di tempo per la discussione.

Tenete a portata di mano questa rapida lista di controllo durante la stesura della prossima riunione programma della vostra prossima riunione :

  • Relatori incaricati di trattare argomenti specifici
  • Orario e posizione della riunione
  • Durata della riunione
  • Informazioni di base rilevanti sull'argomento

Qui, Documenti di ClickUp può essere il compagno perfetto per pianificare le riunioni e redigere i programmi, coordinare gli impegni del team e assegnare attività ricorrenti in base ai risultati della riunione.

ClickUp Documenti per gestire riunioni efficaci

Collaborate con il vostro team utilizzando ClickUp Docs per garantire una discussione produttiva

Il Modello di Programma ClickUp aiuta a semplificare le riunioni consentendo di monitorare gli obiettivi, delineare i traguardi, creare una struttura chiara per le riunioni e assegnare attività e elementi d'azione, il tutto in un unico posto.

Ho riunioni bisettimanali con il mio supervisore e usiamo ClickUp per il nostro programma. Mi sento più in gamba perché tutte le mie richieste di eventi e presentazioni sono qui, insieme a un indicatore di stato aggiornato che lei può controllare.

Michael Turner, Direttore associato, Comunità di carriera

Invitare i partecipanti giusti alle riunioni

Come per ogni evento, l'elenco degli ospiti costituisce un precedente per il suo esito positivo (leggi: efficacia).

Sul posto di lavoro, ciò significa riunire la giusta percentuale di ogni gruppo: decisori, esperti in materia, esecutori e, naturalmente, l'organizzatore. Troppi decisori potrebbero portare a una situazione di stallo e ritardare le discussioni sull'esecuzione.

D'altra parte, è fondamentale includere stakeholder con prospettive diverse durante le riunioni di brainstorming. In generale, una buona regola è quella di invitare il numero minimo di persone necessarie per raggiungere l'obiettivo

**La regola delle riunioni con due pizze stabilisce che le riunioni non dovrebbero avere più partecipanti di quanti ne possano sfamare due pizze. Questa regola si basa sull'idea che le riunioni più piccole siano più produttive ed efficaci di quelle più grandi. Questa regola è spesso attribuita a Jeff Bezos, fondatore di Amazon.

Pianificare le riunioni con attenzione

Programmare le riunioni in orari convenienti mantiene i partecipanti impegnati e concentrati, portando in ultima analisi a un aumento della produttività produttività delle discussioni e i risultati delle riunioni.

Iniziate con l'ottenere il consenso dei membri i cui orari rischiano di essere perturbati, come i partecipanti a riunioni in posizione comune che lavorano con fusi orari diversi.

**Gli orari delle riunioni possono determinare l'energia e la produttività generale dei membri del team. Secondo la ricerca di Harvard Business Review, programmare riunioni ad alta intensità quando il team ha meno carico di lavoro potrebbe aumentare l'energia e la produttività.

Che si tratti di riunioni settimanali di StandUp o di riunioni d'emergenza del team, è noioso controllare l'agenda di ogni partecipante per trovare il momento ideale per incontrarsi.

Visualizzazione del calendario ClickUp

Con il Visualizzazione del calendario di ClickUp è possibile centralizzare i calendari vostri e del vostro team in un unico luogo.

Personalizzate la visualizzazione del calendario di ClickUp con attivare/disattivare le viste giornaliere, settimanali e mensili per organizzare riunioni efficaci

Personalizzate la visualizzazione del calendario di ClickUp con attivare/disattivare la visualizzazione giornaliera, settimanale e mensile

È anche possibile modificare il calendario con una semplice azione di trascinamento. La visualizzazione del calendario mantiene tutti in sincronizzazione, in modo che tutto il team sia sulla stessa pagina, letteralmente.

Modello per le riunioni ClickUp

Semplificate le vostre riunioni da un capo all'altro con il modello ClickUp Meetings Scarica questo modello

Il Modello per le riunioni ClickUp rende le riunioni più efficienti. Consente di gestire il programma, prendere note e monitorare i follower, tenendo tutti i dettagli importanti a portata di mano.

È possibile personalizzare facilmente il modello per adattarlo alle esigenze della riunione, assicurando la copertura di tutti gli argomenti chiave. La sezione delle note è perfetta per cancellare i punti importanti discussi, mentre la sezione dei follow-up tiene conto degli elementi d'azione e delle responsabilità, facilitando la gestione dei prossimi appuntamenti.

🧠 Lo sapevi? A studio di Fellow riporta che il momento migliore per programmare le riunioni è a metà mattina, in particolare tra le 10.00 e le 12.00. Mentre il Monday mattina è il momento peggiore per le riunioni, il martedì è considerato il più ideale.

Gestire riunioni efficaci

Stabilite il giusto precedente quando iniziate la riunione.

Ecco alcuni principi guida da ricordare durante la gestione della prossima riunione. 📋

Iniziare in orario

Iniziare le riunioni in orario è un modo efficace per rispettare il Programma. Inoltre, dimostra rispetto e attenzione per il tempo dei partecipanti.

Assegnare i ruoli

La maggior parte delle riunioni sono dinamiche, con nuovi sviluppi che si susseguono al volo. Per mantenere lo slancio, trasformate queste discussioni in spunti praticabili per il vostro team.

Con Riunioni ClickUp è possibile trasformare facilmente questi spunti in attività.

Le attività di ClickUp consentono di creare punti d'azione dettagliati direttamente dalle note della riunione, per non perdere nulla.

Utilizzate vari tipi di attività di ClickUp per tenere traccia delle responsabilità con facilità e gestire efficacemente le riunioni.

Utilizzate vari tipi di attività di ClickUp per tenere traccia delle responsabilità con facilità

Una volta create le Attività, è possibile delegarle con ClickUp Assegna commenti che consente di assegnare responsabilità specifiche ai membri del team direttamente dai commenti dell'attività.

Rendete le parti interessate responsabili delle loro attività con i commenti di ClickUp Assign

Rendere gli stakeholder responsabili delle loro attività con ClickUp Assign Comments

Leggi anche: 10 modelli di note di riunione gratis per redigere verbali di riunione migliori

Incoraggiare la collaborazione

La vera misura dell'esito positivo di una riunione è la quantità di collaborazione significativa che essa facilita. Per ottenere questo risultato, si possono invitare diversi punti di vista sugli argomenti di discussione o anche assegnare elementi d'azione ai partecipanti.

Modello di verbale di riunione ClickUp

Semplificate tutto, dalla registrazione dei verbali delle riunioni all'assegnazione di elementi d'azione, con il modello di verbale di riunione Scarica questo modello

Il Modello di verbale di riunione di ClickUp fornisce un modo semplice per documentare le riunioni. È possibile registrare facilmente i partecipanti, confermando che tutti i presenti sono stati riconosciuti. Il modello consente di prendere nota in modo dettagliato di ogni elemento del Programma, catturando le discussioni e le decisioni chiave.

Il design collaborativo del modello consente a più utenti di contribuire e modificare in tempo reale, in modo che il team rimanga allineato. Inoltre, monitora i risultati e gli approfondimenti chiave, offrendo un prezioso strumento per la gestione delle riunioni riepilogo della riunione per le parti interessate che non hanno potuto partecipare.

Gestire correttamente il tempo delle riunioni

Il modo migliore per gestire una riunione efficace è impostare e rispettare il tempo assegnato per ogni elemento del Programma.

Ma questo potrebbe anche significare moderare un sano dibattito, assicurandosi che le discussioni non divaghino dall'argomento in questione. Considerate di includere un moderatore nell'elenco dei partecipanti se, in qualità di organizzatore, partecipate anche al processo decisionale.

Followower e responsabilità dopo le riunioni

Ora che la riunione è finita, inizia il vero lavoro. È qui che si inizia a monitorare i risultati che la riunione si proponeva di raggiungere.

Ecco come analizzare e garantire che le riunioni abbiano risultati significativi. 🎯

Raccolta dei risultati delle riunioni

È possibile misurare la vera efficacia di una riunione attraverso i risultati ottenuti da ciascun partecipante. **Una riunione si rivela produttiva solo quando porta a obiettivi sostanziali o a piani d'azione su cui lavorare

Il riepilogo della riunione deve essere convertito in risultati attuabili per ogni partecipante. Durante le discussioni più lunghe, è più facile perdere il monitoraggio dei punti più sottili della conversazione. Per esempio, è possibile che siano stati sollevati punti relativi a un certo elemento dell'ordine del giorno, ma che non siano stati affrontati.

Per coloro che hanno l'attività di riepilogare/riassumere i risultati delle riunioni non è necessario esaminare manualmente tutti i dettagli.

Con ClickUp Brain grazie a un assistente IA integrato, è possibile riepilogare/riassumere le note di una riunione senza perdere un colpo (o una battuta di conversazione).

Accedete più rapidamente agli approfondimenti e alle azioni dalle note delle riunioni con ClickUp Brain

Accesso più rapido a intuizioni e azioni dalle note delle riunioni con ClickUp Brain

Inoltre, il Modello di reportistica della riunione ClickUp è anche un ottimo strumento per riepilogare/riassumere rapidamente i dati delle riunioni, dal tipo di riunione, alla posizione, alla durata, al numero di partecipanti.

Automatizzare le attività delegate

Il passaggio successivo consiste nel garantire che i risultati delle riunioni non rimangano solo sulla carta. Integrarli nel flusso di lavoro quotidiano diventa fondamentale per generare risultati significativi delle riunioni. È possibile utilizzare Automazioni di ClickUp per assegnare attività e programmare follower quando necessario.

L'utilizzo delle Automazioni insieme a ClickUp Brain consente di massimizzare l'efficacia della riunione e di alleggerire il carico di lavoro dell'utente.

Gestire le Automazioni di ClickUp per ridurre il rischio di errori umani e mantenere la coerenza durante le riunioni ricorrenti

Gestire le Automazioni ClickUp per ridurre il rischio di errore umano e mantenere la coerenza durante le riunioni ricorrenti

Monitorare lo stato di avanzamento

Chiudete il divario tra decisioni e azioni seguendo le attività della riunione.

Questo potrebbe comportare il monitoraggio regolare dello stato delle attività o programmare riunioni individuali con l'assegnatario ogni volta che è necessario un intervento. È possibile determinare la frequenza di questi check-in in base alla complessità dell'attività e alle persone coinvolte.

Un'ottima pratica è quella di lavorare all'interno dei team e di identificare dei 'partner' che possano lavorare esclusivamente per anticipare gli ostacoli e creare strutture di mitigazione.

Quando i team si concentrano eccessivamente su segmenti specifici del progetto, spesso perdono di vista il quadro generale. Questa prospettiva ristretta può impedire di scoprire intuizioni preziose che potrebbero accelerare il processo decisionale. Dashboard di ClickUp è un potente strumento di collaborazione che aiuta il team a migliorare il piano e le prestazioni del progetto, a gestire meglio gli sprint e a stabilire le priorità del lavoro visualizzandolo.

Trasformate i dati in informazioni utili con ClickUp Dashboard per gestire efficacemente le riunioni

Trasformare i dati in informazioni utili con ClickUp Dashboard

Il sistema analizza lo stato delle diverse attività all'interno dei progetti per visualizzare in modo completo le attività in ritardo, aiutandovi ad allocare le risorse di conseguenza.

Misurare l'efficacia delle riunioni

Misurare l'efficacia delle riunioni non è solo un esercizio di vanità. Consideratelo invece un audit.

Più si comprende cosa rende una riunione un esito positivo, meglio saranno le riunioni. Scopriamo le metriche da mappare per misurare l'efficacia di una riunione. 📊

  • Tempestività: Confrontate i tempi di inizio e fine delle riunioni con quelli di Da fare. Verificate se siete stati in grado di coprire il vostro programma nel tempo stabilito mentrepreparazione della riunione* **Monitoraggio degli elementi di azione generati e chiusi prima della riunione successiva. Questo vi aiuta a valutare l'efficacia dei follower delle riunioni e a capire come migliorare questo processo
  • Feedback raccolti: Sostenete l'efficacia delle vostre riunioni. Utilizzate sondaggi anonimi per identificare e risolvere eventuali lacune affinché i partecipanti si sentano coinvolti e valorizzati
  • **Monitoraggio delle riunioni in cui sono state prese decisioni significative per ottenere informazioni sui processi e sulle persone necessarie per un esito positivo dell'implementazione. Questa pratica aiuta a determinare se quelle decisioni serviranno agli obiettivi o se dovranno essere riviste in futuro
  • **Riconoscere le riunioni che generano un coinvolgimento elevato e significativo per creare un modello di collaborazione produttiva. Utilizzate queste intuizioni per migliorare le riunioni future e favorire un ambiente di team più impegnato ed efficace

Best Practices per specifici tipi di riunione

Ogni riunione è diversa e, di conseguenza, varia anche la produttività di ogni riunione. Le regole d'oro per pianificare e gestire riunioni dall'esito positivo si basano su alcune best practice.

Esploriamo le strategie per riunioni efficaci che possono alzare la barra di tutti i vostri incontri:

🤝 Ottimizzare le riunioni di persona

  • **Assicuratevi che ogni partecipante possa aggiungere o togliere qualcosa di valore durante la riunione. Ma soprattutto, assicuratevi che tutti i partecipanti sappiano qual è l'obiettivo della riunione
  • **Progettare l'ambiente giusto per la riunione: creare un'atmosfera che incoraggi l'impegno e la produttività, sia che si tratti di una configurazione formale da sala riunioni o di uno spazio informale per una sessione di brainstorming
  • Combattere la stanchezza da riunione: Incorporare elementi interattivi o attività per mantenere alti i livelli di energia e mantenere il coinvolgimento dei partecipanti durante le sessioni più lunghe

🤝 Migliorare le esperienze delle riunioni virtuali

  • Mantenetele brevi: Pianificate riunioni brevi che portino a risultati efficaci. Fissare lo schermo per ore è faticoso, quindi trasformate la maratona di 3 ore in un recupero di 30 minuti riducendo il programma
  • **Selezione dei partecipanti: limitare il numero di partecipanti per massimizzare l'efficacia. A meno che non si tratti di un evento che coinvolge l'intera organizzazione, limitate l'elenco dei partecipanti a un massimo di sette, soprattutto per le riunioni decisionali
  • Promuovere l'inclusività: Coinvolgere attivamente i partecipanti durante le riunioni virtuali. Spetta agli organizzatori e ai leader facilitare la conversazione e l'interazione tra i partecipanti

🤝 Sfruttare al meglio le riunioni ibride

  • Stabilire il galateo della riunione: Decidere se utilizzare video e altre linee guida. Determinare il galateo delle riunioni aiuta a standardizzare ciò che è accettabile e ciò che non lo è, consentendo ai partecipanti, in remoto o di persona, di collaborare in modo più coeso
  • **Confermare che ogni partecipante si sente incluso. Soprattutto quando le conversazioni di persona mettono in ombra i contributi dei partecipanti remoti, rendere obbligatorio il video crea un campo di collaborazione più equo
  • Aumentare il coinvolgimento: Combattere la disconnessione dalla posizione e migliorare la collaborazione dei membri del team. Utilizzate strumenti come la votazione in tempo reale per eliminare la distanza che i partecipanti remoti sperimentano

Superare le sfide comuni delle riunioni

Indipendentemente dalla natura della riunione, le sfide non mancano. Sebbene anche le riunioni più ben pianificate possano essere interrotte, analizziamo alcune sfide comuni per riunioni efficaci. ⚠️

Gestione delle persone che dominano le discussioni

Il merito delle riunioni sta nella loro capacità di generare diverse prospettive.

Quando una o due voci dominanti monopolizzano la discussione, rimane poco spazio per altre prospettive. Il risultato? Approfondimenti superficiali, unidimensionali e, in ultima analisi, poco utili.

Spetta a voi, in qualità di organizzatori della riunione, tenere d'occhio le visualizzazioni predominanti che emergono durante la riunione.

**La soluzione

rivolgere domande più aperte alle voci non dominanti

invitare a visualizzare punti di vista diversi quando un'opinione è incontestata

utilizzare strumenti interattivi come i sondaggi per una partecipazione e un coinvolgimento equilibrati

Leggi anche: Come partecipare alle riunioni in modo efficace

Stabilire l'inclusività

L'inclusività può assumere diversi moduli a seconda del tipo di riunione. Nelle discussioni decisionali, ad esempio, può comportare l'invito ai membri più giovani del team a condividere le loro nuove prospettive, prima di consentire ai leader del team di intervenire con le loro intuizioni.

Le riunioni ibride o virtuali possono prevedere un invito speciale ai partecipanti virtuali a condividere le loro opinioni senza essere messi in secondo piano dai partecipanti di persona.

**La soluzione

creare processi di coinvolgimento all'interno della struttura della riunione

integrare il tempo dedicato a queste interazioni nell'ambito del Programma

Mantenere le discussioni sul percorso

Le riunioni senza un programma sono simili a conversazioni da frigo, a pettegolezzi.

Solo che i partecipanti alla riunione si aspettano conversazioni significative. Dopotutto, stanno sottraendo tempo al loro lavoro per partecipare alla riunione.

Anche in presenza di un programma, a volte le riunioni superano il tempo previsto o mancano di aggiornamenti importanti, lasciando tutti frustrati.

La soluzione

nominare un facilitatore di riunione per mantenere le discussioni sul filo del rasoio

✅ Assegnare limiti di tempo a ogni elemento del Programma

✅ Quando si presentano idee fuori tema, reindirizzare la conversazione ma registrarle nel verbale della riunione

I problemi tecnici sono un ostacolo comune per le riunioni.

Tendono a ritardare o a scoraggiare il flusso delle discussioni, nel migliore dei casi, e a completare lo stato delle riunioni, nel peggiore. Dotare i membri del team di una migliore tecnologia per le riunioni e pianificare gli imprevisti diventa un aspetto non negoziabile.

**La soluzione

conducete verifiche tecnologiche prima delle riunioni, soprattutto prima di eventi ad alto rischio

impostare il galateo delle riunioni, come ad esempio quando disattivare i microfoni o quali sfondi utilizzare

Leggi anche: Come gestire le riunioni in ClickUp

Pianificare e gestire riunioni efficaci con ClickUp

Ricapitolando, le riunioni efficaci creano un impatto tangibile o significativo sul vostro lavoro o sul vostro servizio/prodotto.

**Ciò significa che anche la pianificazione di una riunione è come un video al contrario: si inizia con il risultato, si pianifica come arrivarci (e con chi) e si riparte

Ma grazie a ClickUp, questo non è un viaggio in solitaria. Sfruttate un ecosistema di strumenti per la produttività che vi aiuterà a pianificare, semplificare e gestire le riunioni in modo efficace. Iniziare con ClickUp oggi.