McKinsey riferisce che ben il 61% dei dirigenti ritiene che almeno la metà del tempo dedicato al processo decisionale, trascorso per lo più in riunioni inefficaci, non produca risultati significativi.
Questo sentimento risuona in innumerevoli professionisti che rabbrividiscono o tremano quando il loro sistema suona con un altro avviso di riunione.
Le riunioni efficaci mirano a riunire un gruppo selezionato di persone per scambiare informazioni, punti di vista e dati al fine di ottenere un determinato risultato. Che si tratti di prendere decisioni, fare brainstorming o creare piani d'azione, l'obiettivo è garantire che tutti ne escano con la sensazione di essere stati produttivi dal punto di vista della produttività.
Quindi, come si organizzano riunioni efficaci che rompono il ciclo della frustrazione? Vediamo. 👀
Tipi di riunioni
Contrariamente a quanto si crede comunemente, il lavoro preparatorio per una riunione di esito positivo inizia molto prima dell'inizio della riunione stessa. La natura della riunione che organizzi determina in larga misura questo aspetto.
A seconda del risultato desiderato, esistono alcuni tipi comuni di riunioni che potresti pianificare per il tuo team. 🧑💻
1. Riunioni di persona
Queste riunioni ospitano fisicamente tutti i partecipanti in un unico luogo, generalmente all'interno dei locali dell'ufficio.
Le interazioni faccia a faccia durante le riunioni in presenza consentono un coinvolgimento in tempo reale e rendono le riunioni più produttive. Permettono ai partecipanti di comunicare in modo chiaro e di interagire in modo efficiente, eliminando le incomprensioni.
Senza le barriere delle distrazioni digitali, i partecipanti sono più propensi a cogliere i segnali non verbali, rendendo le interazioni più autentiche. Questa impostazione consente una collaborazione istantanea, permettendo la condivisione di idee, dibattiti e discussioni in tempo reale.
Consiglio utile: implementa una regola che vieti l'uso di dispositivi elettronici per ridurre al minimo le distrazioni. Mettere da parte laptop e telefoni aiuta tutti a rimanere concentrati e riduce le possibilità di riunioni improduttive.
🔍 Ideale per: sessioni di innovazione o brainstorming incentrate sulla ricerca di soluzioni creative a varie sfide. È adatto anche a decisioni complesse con un impatto interfunzionale.
2. Riunioni virtuali
Le riunioni virtuali, o riunioni a distanza, sono l'emblema della flessibilità. Consentono ai partecipanti di partecipare da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo, come un telefono cellulare, un laptop o un tablet. Queste riunioni si svolgono in formato digitale su una piattaforma di videoconferenza/audioconferenza.
Le riunioni virtuali consentono di risparmiare sulle spese come l'affitto di sale conferenze, soprattutto per le organizzazioni con una forza lavoro globale. Grazie alla loro flessibilità, i team possono prendere decisioni immediate ed evitare il fastidio di organizzare una riunione di persona.
Riduce la necessità per i partecipanti di trovarsi in un determinato luogo a un orario prestabilito e semplifica l'organizzazione. Ad esempio, l'organizzatore può facilmente tenere traccia della riunione utilizzando l'IA per gli appunti.
🔍 Ideale per: sprint rapidi come aggiornamenti sui progetti o report sulla reportistica sulle attività e riunioni individuali che coinvolgono team remoti.
3. Riunioni ibride
Le riunioni ibride sono diventate popolari dopo la pandemia, ma continuano a svolgere un ruolo importante anche oggi. Perché?
Promoleaf riferisce che almeno il 52% degli adulti statunitensi ha dichiarato che prenderebbe in considerazione l'idea di lasciare il proprio lavoro se dovesse lavorare in ufficio a tempo pieno.
Il lavoro ibrido rappresenta quindi il compromesso ideale. Le riunioni ibride sono uno strumento potente che le aziende, dalle multinazionali alle organizzazioni virtuali, adottano per collaborare con team sempre più globali.
Queste riunioni coinvolgono in genere sia partecipanti in presenza che da remoto.
Come nelle configurazioni remote, anche nelle configurazioni ibride non è possibile garantire riunioni senza interruzioni. Tuttavia, l'utilizzo di una potente piattaforma di videoconferenza e di una connessione Internet stabile può contribuire notevolmente a rendere queste riunioni più gestibili.
🔍 Ideale per: team con partecipanti sia in presenza che in remoto; grandi organizzazioni con team globali; situazioni in cui la flessibilità è fondamentale; riunioni che richiedono il contributo di parti interessate che non sono fisicamente presenti ma sono essenziali per il processo decisionale.
Pianificazione e preparazione per riunioni efficaci
Come già stabilito in precedenza, gettare le basi è fondamentale per determinare se una riunione sarà efficace o solo un altro buco nero che assorbirà il tempo e le risorse del tuo team.
Ma il primo modo sicuro per condurre una riunione di successo è quello di fare del lavoro approfondito.
Ecco alcune cose da tenere a mente durante la pianificazione e la preparazione della riunione. 🙋
Stabilisci obiettivi chiari per la riunione
Inizia identificando gli obiettivi che desideri raggiungere attraverso questa riunione. Quindi, valuta se il risultato che desideri ottenere richiede "davvero" la partecipazione attiva e in tempo reale del tuo team.
Potresti anche chiederti se le conversazioni via email o le comunicazioni scritte potrebbero ottenere lo stesso risultato. Un altro aspetto importante è se l'obiettivo è urgente e richiede un'azione immediata.
Se la tua risposta a entrambe le domande è un sì convinto, è il momento di strutturare la tua riunione.
Crea un programma efficace per la riunione
Una volta definito un obiettivo chiaro per la riunione, prepara un programma che delinei gli argomenti principali, chi dovrebbe discuterne e quali ruoli devono essere ricoperti (e da chi).
Potresti fare un ulteriore passaggio avanti e dare priorità agli elementi del programma, assegnando a ciascuno un intervallo di tempo entro il quale discuterne.
Tieni a portata di mano questa breve lista di controllo mentre redigi il programma della tua prossima riunione:
- Relatori incaricati di affrontare argomenti specifici
- Orario e posizione della riunione
- Durata della riunione
- Informazioni di base rilevanti sull'argomento
Qui, ClickUp Docs può essere il tuo compagno perfetto per pianificare riunioni e redigere programmi, coordinare il programma del tuo team e assegnare attività ricorrenti in base ai risultati della riunione.
Il modello di programma ClickUp ti aiuta a semplificare le tue riunioni efficaci consentendoti di effettuare il monitoraggio degli obiettivi, delineare gli scopi, creare una struttura chiara della riunione e assegnare attività e azioni da intraprendere, il tutto in un unico posto.
Ho riunioni bisettimanali con il mio supervisore e utilizziamo ClickUp per il nostro programma. Mi sento più in controllo perché tutte le mie richieste di eventi e presentazioni sono qui, insieme a un indicatore di stato aggiornato che lei può controllare.
Ho riunioni bisettimanali con il mio supervisore e utilizziamo ClickUp per il nostro programma. Mi sento più in controllo perché tutte le mie richieste di eventi e presentazioni sono qui, insieme a un indicatore di stato aggiornato che lei può controllare.
Invita i partecipanti giusti alla riunione
Come per qualsiasi evento, l'elenco degli ospiti è fondamentale per l'esito positivo (leggi: efficacia).
Sul posto di lavoro, ciò significa riunire la giusta proporzione di ciascun gruppo: decisori, esperti in materia, esecutori e, naturalmente, l'organizzatore. Un numero eccessivo di decisori potrebbe portare a una situazione di stallo e ritardare le discussioni relative all'esecuzione.
D'altra parte, è fondamentale coinvolgere le parti interessate con prospettive diverse durante le riunioni di brainstorming. In generale, una buona regola empirica è quella di invitare il numero minimo di persone necessario per raggiungere il tuo obiettivo.
Lo sapevate? La regola delle due pizze stabilisce che alle riunioni non dovrebbero partecipare più persone di quante possano mangiare due pizze. La regola si basa sull'idea che le riunioni più piccole sono più produttive ed efficaci di quelle più grandi. Questa regola è spesso attribuita a Jeff Bezos, fondatore di Amazon.
Pianifica le riunioni con attenzione
Pianificare le riunioni in orari convenienti mantiene i partecipanti coinvolti e concentrati, portando in ultima analisi a discussioni e risultati più produttivi.
Inizia ottenendo il consenso dei membri i cui programmi potrebbero subire maggiori interruzioni, come i partecipanti alla riunione che lavorano in sedi diverse ma in fusi orari diversi.
💡Consiglio dell'esperto: il calendario delle riunioni può influire sull'energia e sulla produttività complessive dei membri del tuo team. Secondo una ricerca condotta dall' Harvard Business Review, programmare riunioni intense nei momenti in cui il tuo team ha meno carico di lavoro potrebbe aumentare la loro energia e produttività.
Che si tratti di organizzare riunioni settimanali o riunioni di emergenza ad hoc, controllare il calendario di ogni partecipante per trovare il momento ideale per incontrarsi è un'operazione noiosa.
Visualizzazione del calendario ClickUp
Con la vista calendario di ClickUp, puoi centralizzare il tuo calendario e quello del tuo team in un unico posto.
Puoi persino effettuare la modifica del tuo programma con un semplice drag-and-drop. La vista Calendario mantiene tutti sincronizzati, così tutto il tuo team rimane letteralmente sulla stessa lunghezza d'onda.
Modello ClickUp riunioni
Il modello ClickUp Meetings rende le tue riunioni più efficienti. Ti consente di gestire il programma, prendere note e effettuare il monitoraggio dei follow-up, mantenendo tutti i dettagli importanti a portata di mano.
Puoi personalizzare facilmente il modello in base alle esigenze della tua riunione, assicurandoti che tutti gli argomenti chiave siano trattati. La sezione delle note è perfetta per annotare i punti importanti discussi, mentre la sezione di follow-up mantiene chiari gli elementi da intraprendere e le responsabilità, rendendo facile tenere sotto controllo ciò che verrà dopo.
🧠 Lo sapevate? Uno studio condotto da Fellow riporta che il momento migliore per programmare le riunioni è a metà mattina, in particolare tra le 10:00 e le 12:00. Mentre il lunedì mattina è il momento peggiore per le riunioni, il martedì è considerato il giorno più ideale.
Organizzare riunioni efficaci
Stabilisci il giusto precedente all'inizio della riunione.
Ecco alcuni principi guida da tenere a mente durante la tua prossima riunione. 📋
Inizia puntuale
Iniziare le riunioni in orario è un modo efficace per rispettare il programma. Dimostra inoltre rispetto e attenzione nei confronti del tempo dei partecipanti.
Assegnare i ruoli
La maggior parte delle riunioni è dinamica, con nuovi sviluppi che si susseguono in tempo reale. Per mantenere lo slancio, trasforma queste discussioni in risultati concreti per il tuo team.
Con ClickUp riunioni, puoi facilmente trasformare questi suggerimenti in attività.
Le attività di ClickUp ti consentono di creare punti d'azione dettagliati direttamente dalle tue note della riunione, assicurandoti che nulla venga tralasciato.
Una volta creati i compiti, puoi delegarli con ClickUp Assign Comments, che ti consente di assegnare responsabilità specifiche ai membri del team direttamente dai commenti relativi all'attività.
📖 Leggi anche: 10 modelli gratuiti per prendere appunti durante le riunioni e redigere verbali più efficaci
Incoraggia la collaborazione
Il vero metro di misura dell'esito positivo di qualsiasi riunione è la quantità di collaborazione significativa che essa facilita. È possibile raggiungere questo obiettivo invitando i partecipanti a esprimere punti di vista diversi sugli argomenti di discussione o anche assegnando loro degli elementi da intraprendere.
Modello di verbale di riunione ClickUp
Il modello di verbale di riunione ClickUp offre un modo semplice per documentare le tue riunioni. Puoi facilmente registrare i partecipanti, confermando che tutti i presenti siano stati riconosciuti. Il modello consente di prendere appunti dettagliati per ogni elemento del programma, catturando le discussioni e le decisioni chiave.
Il design collaborativo del modello consente a più utenti di contribuire e modificare in tempo reale, in modo che il tuo team rimanga allineato. Inoltre, tiene traccia dei risultati e delle intuizioni chiave, offrendo un prezioso riassunto della riunione per gli stakeholder che non hanno potuto partecipare.
Gestisci correttamente il tempo delle riunioni
Il modo migliore per condurre una riunione efficace è impostare e rispettare il tempo assegnato a ciascun elemento all'ordine del giorno.
Ma questo potrebbe anche significare moderare un dibattito costruttivo assicurandosi che le discussioni non divagino dall'argomento in questione. Valuta la possibilità di includere un moderatore nell'elenco dei partecipanti se, in qualità di organizzatore, partecipi anche al processo decisionale.
Follow-up e responsabilità dopo le riunioni
Ora che la riunione è terminata, inizia il vero lavoro. È qui che inizi al monitoraggio dei risultati che la riunione mira a raggiungere.
Ecco come puoi analizzare e garantire che le tue riunioni abbiano risultati significativi. 🎯
Compilare i risultati della riunione
È possibile misurare la reale efficacia di una riunione attraverso i risultati ottenuti da ciascun partecipante. Una riunione si rivela produttiva solo quando porta a obiettivi sostanziali o piani d'azione su cui lavorare.
Il riassunto della riunione deve essere convertito in risultati concreti per ogni partecipante. Durante discussioni più lunghe, è più facile perdere di vista i punti più delicati della conversazione. Ad esempio, alcuni punti relativi a un determinato elemento del programma potrebbero essere stati sollevati ma non affrontati.
Per chi ha l’attività di riepilogare i risultati delle riunioni, non è necessario esaminare manualmente tutti i dettagli.
Con ClickUp Brain, un assistente IA integrato, puoi riepilogare gli appunti delle riunioni senza perdere nemmeno un dettaglio (o un frammento di conversazione).
Inoltre, il modello di rapporto riunione ClickUp è anche un ottimo strumento per riepilogare e acquisire rapidamente i dati delle riunioni, dal tipo di riunione, alla posizione e alla durata, fino al numero di partecipanti.
Automatizza la delega delle attività
Il passaggio successivo è garantire che i risultati di queste riunioni non rimangano solo sulla carta. Integrarli nel flusso di lavoro quotidiano diventa fondamentale per generare risultati significativi. È possibile utilizzare ClickUp Automazioni per assegnare attività e programmare follow-up ogni volta che è necessario.
L'uso delle automazioni insieme a ClickUp Brain aiuta a massimizzare l'efficacia delle tue riunioni, alleggerendo il tuo carico di lavoro.
Monitorare lo stato
Colmate il divario tra decisioni e azioni dando seguito alle attività assegnate durante la riunione.
Ciò potrebbe comportare il monitoraggio regolare dello stato delle attività o la pianificazione di riunioni individuali con l'assegnatario ogni volta che è necessario un intervento. È possibile determinare la frequenza di questi controlli in base alla complessità dell'attività e alle persone coinvolte.
Una buona pratica consiste nel lavorare in team e identificare "partner" che possano dedicarsi esclusivamente all'individuazione degli ostacoli e alla creazione di strutture di mitigazione.
Quando i team si concentrano eccessivamente su segmenti specifici di un progetto, spesso perdono di vista il quadro generale. Questa prospettiva ristretta può impedire loro di scoprire informazioni preziose che potrebbero accelerare il processo decisionale.
ClickUp Dashboards è un potente strumento di collaborazione che aiuta il tuo team a migliorare la pianificazione e le prestazioni dei progetti, a gestire meglio gli sprint e a stabilire le priorità di lavoro attraverso la visualizzazione del lavoro.
Analizza lo stato delle diverse attività all'interno dei tuoi progetti per fornire una visione completa di ciò che è in ritardo e ti aiuta ad allocare le risorse di conseguenza.
Misurare l'efficacia delle riunioni
Misurare l'efficacia delle tue riunioni non è solo un esercizio performativo vanitoso. Consideralo piuttosto come un audit.
Più comprendi cosa rende una riunione di successo, migliori saranno le tue riunioni. Scopriamo insieme le metriche che devi mappare per misurare l'efficacia di una riunione. 📊
- Puntualità: confronta gli orari di inizio e fine previsti per le riunioni con quelli effettivi. Verifica se sei riuscito a trattare tutti i punti del programma nel tempo stabilito durante la preparazione della riunione.
- Azioni intraprese: Effettua il monitoraggio degli elementi generati e chiusi prima della riunione successiva. Questo ti aiuterà a valutare l'efficacia dei follow-up delle riunioni e a capire come migliorare questo processo.
- Feedback raccolti: Sostenete l'efficacia delle vostre riunioni. Utilizzate sondaggi anonimi per identificare e affrontare eventuali lacune affinché i partecipanti si sentano coinvolti e valorizzati.
- Il merito delle decisioni prese: Tieni traccia delle riunioni in cui sono state prese decisioni significative per ottenere informazioni sui processi e sulle persone necessarie per un esito positivo dell'implementazione. Questa pratica aiuta a determinare se tali decisioni saranno utili ai tuoi obiettivi o se dovranno essere riviste in futuro.
- Coinvolgimento ottenuto: riconosci le riunioni che generano un coinvolgimento elevato e significativo per creare un modello di collaborazione di alta produttività. Utilizza queste informazioni per migliorare le riunioni future e promuovere un ambiente di lavoro più coinvolgente ed efficace.
Best practice per tipi specifici di riunioni
Ogni riunione è diversa e, di conseguenza, anche ciò che garantisce la produttività di ogni riunione varia. Le regole d'oro per pianificare e condurre riunioni di successo si basano su alcune best practice.
Esploriamo strategie efficaci per riunioni che possono alzare il livello di tutti i tuoi incontri:
🤝 Ottimizzazione delle riunioni di persona
- Definisci lo scopo: assicurati che ogni partecipante possa aggiungere o trarre qualcosa di valore durante la riunione. Ma, cosa ancora più importante, assicurati che tutti i partecipanti sappiano qual è l'obiettivo della riunione.
- Crea l'ambiente giusto per la riunione: crea un'atmosfera che incoraggi il coinvolgimento e la produttività, che si tratti di una configurazione formale per una sala riunioni o di uno spazio informale per una sessione di brainstorming.
- Combattere la stanchezza da riunioni: incorporare elementi o attività interattivi per mantenere alti i livelli di energia e coinvolgere i partecipanti durante le sessioni più lunghe.
🤝 Migliorare l'esperienza delle riunioni virtuali
- Sii conciso: organizza riunioni brevi che portino a risultati efficaci. Fissare lo schermo per ore è faticoso, quindi trasforma quella maratona di 3 ore in un aggiornamento di 30 minuti riducendo il programma.
- Scegli con attenzione i partecipanti: limita il numero di partecipanti per massimizzare l'efficacia. A meno che tu non stia organizzando un evento che coinvolge l'intera organizzazione, mantieni l'elenco dei partecipanti a un massimo di sette, soprattutto per le riunioni decisionali.
- Promuovi l'inclusività: coinvolgi attivamente i partecipanti durante le riunioni virtuali. Spetta agli organizzatori e ai leader facilitare la conversazione e l'interazione tra i partecipanti.
🤝 Sfruttare al meglio le riunioni ibride
- Stabilisci le regole di comportamento durante la riunione: decidi se utilizzare il video e altre linee guida. Stabilire le regole di comportamento durante la riunione aiuta a standardizzare ciò che è accettabile e ciò che non lo è, consentendo ai partecipanti, sia in remoto che di persona, di collaborare in modo più coeso.
- Migliora la visibilità per tutti: assicurati che ogni partecipante si senta coinvolto. Soprattutto quando le conversazioni di persona oscurano i contributi dei partecipanti remoti, rendere obbligatorio l'uso del video crea un campo di collaborazione più equo.
- Aumenta il coinvolgimento: combatti la disconnessione dovuta alla posizione e migliora la collaborazione tra i membri del tuo team. Utilizza strumenti come il voto in tempo reale per eliminare la distanza che i partecipanti remoti percepiscono.
Superare le sfide comuni delle riunioni
Indipendentemente dalla natura della tua riunione, non è priva di sfide. Anche le riunioni meglio pianificate possono andare fuori strada, quindi esploriamo alcune sfide comuni per riunioni efficaci. ⚠️
Gestire le persone che dominano le discussioni
Il merito delle riunioni risiede nella loro capacità di generare prospettive diverse.
Quando una o due voci dominanti monopolizzano la discussione, rimane poco spazio per altre prospettive. Il risultato? Approfondimenti superficiali, unidimensionali e, in definitiva, inutili.
Spetta a te, in qualità di organizzatore della riunione, tenere sotto stretta osservazione le opinioni predominanti che emergono durante la riunione.
La soluzione
✅ Rivolgete domande più aperte alle voci meno influenti.
✅ Invita punti di vista diversi quando un'opinione non viene contestata
✅ Utilizza strumenti interattivi come i sondaggi per garantire una partecipazione e un coinvolgimento equilibrati.
📖 Leggi anche: Come partecipare in modo efficace alle riunioni
Creare un clima inclusivo
L'inclusività può assumere varie forme a seconda del tipo di riunione. Nelle discussioni decisionali, ad esempio, può comportare l'invito ai membri junior del team a condividere le loro nuove prospettive prima di consentire ai leader del team di esprimere le loro opinioni.
Le riunioni ibride o virtuali possono richiedere un invito speciale ai partecipanti virtuali per favorire la condivisione delle loro opinioni senza essere messi in secondo piano dai partecipanti in presenza.
La soluzione
✅ Crea processi per favorire il coinvolgimento nell'ambito della riunione
✅ Integra il tempo dedicato a queste interazioni nell'ambito del tuo programma.
Mantenere le discussioni in linea con l'argomento
Le riunioni senza un programma sono simili alle conversazioni davanti al distributore dell'acqua: pettegolezzi.
Tuttavia, quando i partecipanti prendono parte alla tua riunione, si aspettano conversazioni significative. Dopotutto, stanno dedicando parte del loro tempo di lavoro per partecipare alla riunione.
Anche con un programma prestabilito, a volte le riunioni superano il tempo previsto o tralasciano aggiornamenti importanti, lasciando tutti frustrati.
La soluzione
✅ Nomina un facilitatore della riunione per effettuare il monitoraggio delle discussioni e mantenerle in linea con gli obiettivi.
✅ Assegna dei limiti di tempo a ogni elemento nel programma
✅ Quando emergono idee fuori tema, reindirizza la conversazione ma registrale nel verbale della riunione.
Superare gli intoppi tecnici
I problemi tecnici sono un ostacolo comune nelle riunioni.
Questi tendono a ritardare o ostacolare il flusso delle discussioni, nella migliore delle ipotesi, e a compromettere completamente lo stato delle riunioni, nella peggiore. Dotare i membri del tuo team di una tecnologia migliore per le riunioni e pianificare le contingenze diventa quindi imprescindibile.
La soluzione
✅ Effettua controlli tecnici prima della riunione, soprattutto prima di eventi importanti.
✅ Stabilisci le regole di comportamento durante la riunione, ad esempio quando disattivare i microfoni o quali sfondi utilizzare.
📖 Leggi anche: Come gestire le riunioni in ClickUp
Crea un piano e conduci riunioni efficaci con ClickUp
In sintesi, riunioni efficaci hanno un impatto tangibile o significativo sul tuo lavoro o sul tuo servizio/prodotto.
Ciò significa che anche la pianificazione di qualsiasi riunione è come un video al contrario: si parte dal risultato, si pianifica come raggiungerlo (e con chi) e da dove si è partiti.
Ma grazie a ClickUp, non dovrai affrontare questo viaggio da solo. Approfitta di un ecosistema di strumenti di produttività che ti aiuteranno a pianificare, ottimizzare e gestire le tue riunioni in modo efficace.
Inizia oggi stesso con ClickUp.