Creare un resoconto di riunione efficace: Suggerimenti produttivi per la collaborazione di gruppo [con modelli]

Se la vostra giornata lavorativa sembra una saga infinita di salti da una riunione all'altra, apprezzerete l'arte salvifica di scrivere un buon riassunto di riunione. Si tratta di un testo semplice, ma se redatto con abilità, può riepilogare splendidamente le informazioni chiave di riunioni impegnative di tutti i toni e scale.

Per molti team, scrivere resoconti illuminanti può essere una lotta terribile. Il problema è che i membri del team sono sommersi da email, riunioni e messaggi Slack tutto il giorno, con conseguente sovraccarico di informazioni. E quando si arriva a scrivere il note della riunione il loro cervello è fritto e non riescono nemmeno a ricordare il contesto completo di ciò che è successo.

In questa guida discuteremo come affrontare i resoconti delle riunioni e le best practice per scriverli in modo tempestivo.

Bonus: Vi presenteremo anche ClickUp, un programma di IA per la redazione dei resoconti delle riunioni strumento per la gestione delle riunioni e la presa di note che può semplificare la vita a voi e al vostro team. 🤩

Il processo di scrittura di un efficace resoconto di riunione: 5 passaggi

Preparare un resoconto di una riunione non è una scienza missilistica: è sufficiente che sia diretto e conciso, come una linea di base del progetto o un documento di briefing, con l'obiettivo finale di:

• Aggiornare tutte le parti interessate con informazioni rilevanti
• Fungere da punto di riferimento per riunioni e azioni future

Il problema della scrittura di un riepilogo della riunione efficace è spesso legato a limiti umani o procedurali. Tuttavia, non deve essere un'attività scoraggiante se si segue il nostro semplice approccio in cinque passaggi. 🔽

Passaggio 1: Determinare la logistica per la stesura dei riassunti

Per logistica intendiamo il "chi, quando e cosa" del resoconto della riunione, applicabile a tutta l'azienda. Dovreste:

• Designare un addetto alle note : Lasciate che un partecipante specifico si assuma la responsabilità di tenere il registro degli appuntiverbale della riunione per garantire la registrazione dei punti chiave. I membri del team possono scrivere le note a turno
• È essenziale avere un'email di riepilogo della riunione di facile lettura subito dopo la riunione per una migliore conservazione delle informazioni
• **Il riepilogo/riassunto di una riunione riguarda tipicamente ciò che è accaduto durante la riunione, comprese le discussioni importanti, le decisioni prese, gli elementi d'azione e gli assegnatari, in modo che tutti siano sulla stessa pagina
• Stabilire lo stile del riepilogo: In dipendenza della cultura aziendale e delle esigenze di efficienza, si possono desiderare riepiloghi informali o versioni dall'aspetto più professionale

Passaggio 2: prendere note estese durante la riunione

Per creare una buona email di riepilogo della riunione, l'addetto agli appunti deve annotare le proprie note durante la riunione, non dopo. L'idea è quella di registrare in tempo reale i principali punti di discussione, come le informazioni chiave scambiate, le decisioni e le attività proposte.

Scrivere ciò che viene detto non è l'unica parte importante: alcune riunioni possono richiedere di notare chi ha detto cosa e a chi. Inoltre, è necessario essere intuitivi e annotare tutti i problemi sollevati durante la riunione o le informazioni che gli stakeholder dovrebbero conoscere, come ad esempio chi è responsabile di un'azione, qual è la data di scadenza e altri dettagli cruciali.

Chi prende le note deve essere attento durante tutta la riunione per garantire di fornire un quadro completo al lettore del riepilogo, che potrebbe non essere sempre presente durante la riunione o ricordare la discussione in diretta.

Sarebbe ancora meglio se le note di questo passaggio fossero organizzate per argomento, in modo che sia facile gestire i dettagli in seguito. 🔍

Passaggio 3: Redazione dell'email di riepilogo/riassunto della riunione

Immaginate di aver fatto un viaggio ricco di eventi. Ma quando condividerete la vostra esperienza con un amico, probabilmente menzionerete i punti chiave e non lo annoierete con aggiornamenti ora per ora. Questo è l'obiettivo di questo passaggio!

L'email di riepilogo/riassunto della riunione deve essere una panoramica veloce e significativa dell'intera riunione, senza sovraccaricare il lettore con ogni singolo dettaglio. 🧐

Una volta terminata la riunione, scrivete tutti i dettagli importanti di cui si è parlato in modo coerente. In sostanza, state lucidando le vostre note estese, tagliando le parti irrilevanti e organizzando i punti chiave nel giusto ordine usando frasi facili da seguire.

Passaggio 4: includere nell'email i documenti di supporto

Supponiamo che siate in una riunione di team il team discute di una nuova proposta di progetto e, nel corso della discussione, fa riferimento a documenti come piani di progetto, grafici e strategie di marketing.

Questi documenti forniscono approfondimenti e dettagli essenziali per comprendere l'ambito e i requisiti del progetto. Quindi, creare un riepilogo della riunione senza includere questi documenti è un grave errore! ❌

L'aggiunta di questi documenti semplifica la ricerca di dati contestuali da parte del team, senza dover cercare in un mucchio di email o file. Inoltre, fornisce un accesso paritario alle informazioni, assicurando che tutti siano sulla stessa pagina.

Avete due opzioni: collegare i link alle posizioni online dei file o allegare le risorse pertinenti al riepilogo. 🔗

Passaggio 5: pianificare in anticipo chi deve ricevere l'email di riepilogo della riunione

Dopo esservi assicurati che tutti i documenti pertinenti siano inclusi nel riepilogo/riassunto della riunione, il passaggio successivo è decidere chi deve ricevere il riepilogo. Pensate a:

• Partecipanti alla riunione: Tutti coloro che hanno partecipato alla riunione dovrebbero riceverne una copia. Serve come promemoria delle loro responsabilità, delle attività future e delle decisioni prese
• Non partecipanti: Gli assenti alla riunione hanno bisogno del riepilogo per rimanere nel giro e comprendere i risultati della riunione
• Stakeholder: I manager che si trovano in una gerarchia di informazioni più elevata o chiunque abbia un interesse nel progetto dovrebbero ricevere il riepilogo
• Riferimento per il futuro: L'organizzatore della riunione o il team leader dovrebbe conservare una copia del verbale della riunione nella propria base documentale come punto di riferimento per le riunioni future. Sarà utile per redigere il Programma della riunione successiva o per rivedere le decisioni prese in passato

Il ruolo dell'IA nella creazione di un buon resoconto di riunione

Affrontiamo l'elefante nella stanza. 🐘

Scrivere i resoconti con l'aiuto dell'intelligenza artificiale (IA) è una buona cosa? Sì!

Al giorno d'oggi, la maggior parte delle riunioni si svolge online e l'uso dell'IA è un ottimo modo per rendere più efficiente il processo di riepilogo se combinato con un software per riunioni, Strumenti di IA possono semplificare le attività di comunicazione e automatizzare i processi di scrittura, consentendo ai membri del team di dedicarsi ad attività più importanti di brainstorming o di risoluzione dei problemi.

Ecco i cinque modi in cui l'IA ha migliorato il processo di riepilogo delle riunioni:

1. Trascrizione automatizzata: Gli strumenti di IA sono in grado di trascrivere in testo le discussioni delle riunioni (parlato) in tempo reale, assicurando che nessun dettaglio venga tralasciato
2. Identificazione dei punti chiave: Le note generate dall'IA e create con strumenti avanzati evidenziano i punti cruciali, assicurando che non vadano persi nella frenesia della riunione
3. Riassunto: Molti strumenti di IA possono riepilogare/riassumere lunghe note di riunione per risparmiare tempo al lettore
4. Monitoraggio degli elementi d'azione: L'IA può monitorare gli elementi d'azione discussi durante la riunione, assicurando la responsabilità e l'esecuzione tempestiva
5. **Efficienza dei processi: l'IA consente di risparmiare il tempo dedicato alle attività manualidi prendere appunti e di riepilogare/riassumere manualmenteconsentendovi di concentrarvi maggiormente sulle discussioni della riunione e sul vostro lavoro effettivo

I riassunti con l'IA non sono più un concetto futuristico, ma una realtà attuale. Molti giganti della tecnologia, come Microsoft , utilizzano con esito positivo l'IA per generare trascrizioni di riunioni.

6 consigli per migliorare l'efficacia dei resoconti delle riunioni

Sembreremo un disco rotto, ma il consiglio migliore è quello di mantenere i resoconti delle riunioni brevi e diretti al punto. L'attenzione alla chiarezza del testo garantisce che i punti critici siano facilmente assorbiti da tutti i membri del team.

Abbiamo raccolto sei consigli e best practice per creare dei resoconti di riunione migliori. Dimostreremo anche come questa inevitabile incombenza possa essere cento volte più facile con le funzioni di riunione e comunicazione di ClickUp . 💯

1. Sfruttare al meglio il programma di ogni riunione in programma

Il fondamento di un buon riepilogo è spesso una solida agenda della riunione.

Il vostro programma della riunione è il vostro fidato guida per prendere le note durante una riunione. È già completo di tutti gli argomenti importanti, i punti chiave, le domande e gli obiettivi da discutere, organizzati ordinatamente in un unico posto. Questo rende molto più facile il monitoraggio del contesto, soprattutto quando si conduce la riunione e si cerca di annotare le note allo stesso tempo.

ClickUp dispone di un numero di funzioni modelli di programma per aiutarvi a creare programmi ben strutturati prima della riunione. Ad esempio, il modello Modello di programma per riunioni ClickUp ha una struttura polivalente che può funzionare per qualsiasi riunione. D'altra parte, il modello Modello di riunione ClickUp All Hands è ideale per le riunioni a livello aziendale.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/image-230.png Modello di Programma per riunioni di ClickUp /$$$img/

Creare agende interattive e gamificate con il Modello di agenda per riunioni di ClickUp

Se state prendendo delle note, potete usare Documenti ClickUp per scrivere i punti più velocemente. È il sistema di gestione centralizzata dei documenti della piattaforma che consente di creare e collaborare in tempo reale agli elementi del programma delle riunioni, alle note e agli oggetti d'azione. È possibile:

• Creare pagine pre-strutturate, nidificate e interconnesse per programmi e resoconti
• Aggiungere collegamenti alle attività e ad altri documenti direttamente nel riepilogo
• Invitare più colleghi a rivedere o modificare il riepilogo della riunione simultaneamente
• Utilizzare collegamenti sicuri e condivisibili per inviare il riepilogo a client o collaboratori esterni
• Accedere a programmi, resoconti e altri documenti archiviati in passato con l'opzioneRicerca universale /$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Docs-Collaborative-space-with-sidebars-1400x934.png ClickUp 3.0 Documenti Spazio collaborativo con barre laterali /$$$img/

Collaborate con i membri del team in ClickUp Docs per personalizzare i font, aggiungere relazioni alle attività o collegare le attività direttamente nel documento

2. Impreparati? Fate il verbale della riunione con un blocco note o con un modello di riepilogo della riunione

Non è sempre possibile lanciare Documenti Google o documenti simili per prendere appunti, soprattutto quando si è al telefono o, in una riunione online improvvisa, totalmente impreparati. Se avete bisogno di prendere appunti rapidamente o di scarabocchiare le vostre idee, prendete in considerazione l'uso di blocchi note tradizionali o di strumenti per appunti.

Per istanza, è possibile utilizzare il ClickUp Blocco note Per registrare i verbali delle riunioni in modo semplice e senza fronzoli, sia su desktop che su dispositivi mobili. Tornate a modificare i vostri appunti in qualsiasi momento. 📝

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/09/ClickUp-Notepad-feature-to-Capture-Ideas.gif Funzionalità ClickUp Notepad per catturare le idee /$$$img/

Cattura senza problemi le note, le modifica con una ricca formattazione e le converte in attività tracciabili accessibili da qualsiasi punto del blocco note di ClickUp

Il blocco note di ClickUp è dotato di alcune funzionalità/funzione per la creazione di rapidi riassunti, come ad esempio:

• Comandi slash: Utilizzare scorciatoie per formattare le note con intestazioni, testi in grassetto, elenchi e altro ancora
• Trascinamento: Aggiungere facilmente immagini, gif, video e altri file direttamente nelle note
• Ricerca: Trova rapidamente ciò che ti serve cercando parole chiave nei titoli o nelle descrizioni delle tue note
• Archiviazione/disarchiviazione: Mantenere le note organizzate archiviandole o disarchivizzandole
• Convertire: Trasforma la nota in un'attività o la aggiunge alla documentazione del progetto

**ClickUp dispone anche di una raccolta di modelli gratuiti per il riepilogo delle riunioni. Da fare: aggiungerli all'area di lavoro e iniziare ad aggiungere le note nelle sezioni designate. Ad esempio, se siete un gruppo di costruttori, potete utilizzare la sezione Modello di verbale di riunione di cantiere ClickUp per monitorare lo stato di avanzamento e le risoluzioni del progetto.

Date un'occhiata ad alcune delle nostre collezioni di modelli preferiti per il riepilogo delle riunioni:

• Modelli per le note di rilascio
• Uno contro uno modelli di riunione* Modelli per l'avvio del progetto- Modelli di note per le riunioni

3. Elenco e assegnazione di elementi d'azione per mantenere tutti sulla stessa pagina

Molti partecipanti alle note faticano a estrarre gli elementi d'azione dalla riunione. La soluzione consiste nell'elencare tutti gli elementi d'azione e nel taggare le persone responsabili dell'esecuzione. In sostanza, stiamo trasformando le parole in azioni.

Questo può essere un processo in tre passaggi:

1. Rivedere le note per individuare attività, responsabilità o promesse fatte durante la riunione
2. Per ogni elemento d'azione, scrivete chi ne è responsabile e qual è la data di scadenza
3. Facoltativo: ordinare le attività in base all'urgenza e all'importanza che rivestono

Con Attività di ClickUp è possibile creare rapidamente attività o sottoattività a partire dalle note della riunione. Da fare è selezionare la parte pertinente delle note con un clic destro, scegliere Crea attività/sottoattività_ e aggiungere uno o più assegnatari.

Non è tutto: è possibile aggiungere i partecipanti alla riunione come Osservatori dell'attività in modo da ricevere aggiornamenti sullo stato di avanzamento dell'attività o su eventuali nuovi sviluppi. 👀

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/02/AssigneesAndWatchersAutomations.png Automazioni per assegnatari e osservatori in ClickUp /$$$img/

4. Utilizzare le registrazioni e le trascrizioni delle riunioni

È possibile utilizzare strumenti di trascrizione per convertire in testo le conversazioni durante la riunione. Oppure, invece di affidarsi esclusivamente a note scritte, il vostro addetto alle note può sfruttare le registrazioni dello schermo per ottenere una registrazione visiva e uditiva della riunione, assicurando che nulla venga perso o frainteso.

Con lo strumento gratuito di registrazione dello schermo di ClickUp, Clip clip consente di catturare facilmente lo schermo del desktop e di visualizzare immediatamente la registrazione senza scaricarla. Se avete bisogno di spiegare un processo complesso o di salvare i dettagli di una riunione con un client, Clip è la soluzione che fa per voi. 🎬

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/ClickUp-Clip-gif.gif ClickUp Clip /$$$img/

Registrate e condividete le catture dello schermo, le finestre delle app o le schede del browser senza soluzione di continuità all'interno delle attività di ClickUp

È possibile scegliere di registrare:

• Un'intera schermata
• Una finestra specifica di un'app
• Qualsiasi scheda del browser in Chrome o Firefox

Una volta completata la registrazione, condividetela con l'addetto al riepilogo o con i client tramite un link condivisibile.

5. Riepilogare i momenti e le decisioni chiave con ClickUp AI ClickUp AI può essere un grande aiuto nella stesura dei resoconti delle riunioni. Può formattare le note grezze per correggere la grammatica, il tono e lo stile e strutturare il tutto in modo professionale. Può anche estrarre gli elementi di azione per voi, in modo che non dobbiate perdere tempo a cercarli manualmente.

Inoltre, il Funzionalità/funzione di riepilogo/riassunto delle riunioni di ClickUp utilizza una tecnologia avanzata per semplificare il riassunto delle riunioni. Una volta terminata la riunione, ClickUp fa il lavoro pesante analizzando la registrazione o la trascrizione grazie all'IA, registrando i dettagli essenziali come elementi d'azione, decisioni e punti chiave.

ClickUp compone quindi un riepilogo della riunione con tutte le informazioni e le attività necessarie. Se necessario, è possibile modificare il riepilogo e condividerlo subito con tutto il team.

Se state rivedendo il riepilogo di una riunione passata, potete anche usare l'IA per riepilogare/riassumere il tutto per una navigazione più veloce.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/08/ClickUp-Summarize-feature.jpg Funzionalità di riepilogare/riassumere di ClickUp /$$$img/

Riepilogare/riassumere le note di una riunione in pochi secondi con ClickUp AI

6. Utilizzate un'email o un testo di follow-up

Quando si lavora con team di diversi reparti e fusi orari, tenere traccia di chi è responsabile di cosa dopo una riunione può essere difficile. Un riepilogo della riunione può servire solo come un'istantanea di ciò che è successo; potrebbe essere necessario fare ulteriori passaggi per controllare lo stato delle attività proposte.

Se non volete inviare un'email per ogni cosa, utilizzate strumenti di comunicazione più diretti all'interno di ClickUp, come la Visualizzazione della chat , menzioni , e Commento assegnato Funzionalità/funzione. Aiutano a taggare gli assegnatari delle attività per ottenere aggiornamenti rapidi, assicurandosi che non perdano scadenze o promemoria importanti.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/02/image8.gif Uno screenshot delle notifiche in ClickUp /$$$img/

Personalizzate le notifiche per attivarle automaticamente quando lo stato di un'attività viene modificato in ClickUp

Utilizzate la ClickUp Meetings Suite per la vostra prossima riunione

Il Suite per riunioni ClickUp non è solo un aiuto per i resoconti delle riunioni, ma può assistere l'intero processo di riunione. Per cominciare, può aiutarvi a programmare le riunioni per tutto il team utilizzando il programma Visualizzazione del calendario .

È possibile sincronizzare Google Calendar con ClickUp per garantire che tutti i dettagli della riunione, come la data, gli obiettivi del programma e la durata stimata per ogni elemento, siano inclusi nell'evento del calendario. 📆

Per le riunioni che si svolgono regolarmente, come ad esempio ogni Monday alle 9:00, è possibile impostare attività ricorrenti . In questo modo, ClickUp crea automaticamente le attività per la data della riunione successiva, risparmiando tempo e fatica. È anche possibile connettersi a strumenti come Zoom per avviare riunioni direttamente dalla piattaforma.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/02/image-212.png Visualizzazione del Calendario di ClickUp /$$$img/

Visualizzare gli eventi sincronizzati da Google Calendar nella vista Calendario di ClickUp

Per mantenere l'organizzazione, vi suggeriamo di creare un posto speciale per tutte le riunioni del team, come ad esempio una Cartella .

All'interno di questa cartella Riunioni, è possibile avere Elenchi per diversi tipi di riunione contenuto. Per istanza, si può avere un Elenco per le grandi riunioni del team e un altro per le chat individuali. Ogni Elenco contiene attività che rappresentano le singole riunioni, rendendo più facile tenere traccia degli aggiornamenti e delle note direttamente all'interno dell'attività.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/image-234-1400x584.png Immagine della dashboard delle riunioni di ClickUp /$$$img/

Catturate i dettagli delle riunioni chiave e tenete il vostro team sotto controllo con ClickUp

Le vostre _"attività" di riunione possono fare molto di più della semplice presenza. È possibile utilizzare funzionalità/funzioni quali:

• Assegnazione dei commenti : Delegare i compiti di preparazione delle riunioni lasciando commenti direttamente sull'attività per i membri del team
• Aggiunta di tag : Mantenere i tipi di riunione organizzati utilizzando tag o categorie pertinenti
• UtilizzoListe di controllo: Tenere traccia di elementi d'azione semplici all'interno dell'attività stessa

Durante la riunione, provate a utilizzare una lista di controllo Lavagna online ClickUp per la collaborazione in tempo reale: fate un brainstorming con i partecipanti alla riunione e create attività direttamente sulla tela!

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/05/ClickUp-Whiteboards-Brainstorm-1400x945.png Lavagne online ClickUp Brainstorm /$$$img/

Utilizzare le lavagne online di ClickUp per collaborare e fare brainstorming con i team in tempo reale

Scrivere resoconti efficaci delle riunioni: Prendete nota della vostra prossima riunione con ClickUp

Dite addio a quelle riunioni che lasciano tutti smarriti! Con l'organizzazione e la rielaborazione efficace delle riunioni di ClickUp strumenti e modelli il programma di lavoro di un'azienda è stato concepito in modo da fornire un resoconto chiaro di ogni riunione, con elementi d'azione cancellati e nuove scadenze. Niente più confusione, solo un rapido riepilogo per tenere tutti sulla retta via. Iscrivetevi a ClickUp e non dovrete più preoccuparvi di riunioni improduttive. 🌻

Rivedere le FAQ comuni

1. Come si chiama il riepilogo di una riunione?

La maggior parte dei team lo chiamerebbe riepilogo della riunione; altri termini di utilizzo sono il roundup della riunione, lo standup giornaliero (nei team agili), il verbale della riunione, la sinossi della discussione e il memorandum della discussione (super formale).

2. Da fare per riepilogare/riassumere dopo una riunione?

Iniziate con il descrivere il motivo per cui si è tenuta la riunione precedente. Poi, notate brevemente gli elementi all'ordine del giorno. Utilizzate punti o elenchi puntati per annotare gli argomenti discussi e le decisioni chiave prese. Assicuratevi di includere le attività o le azioni che devono essere seguite dopo la riunione.

3. Da fare per scrivere un'email di riepilogo dopo una riunione?

Ecco alcuni suggerimenti da aggiungere alla vostra email di riepilogo della riunione:

• Ringraziare i partecipanti alla riunione per la loro partecipazione
• Fare un rapido riepilogo/riassunto dell'argomento della riunione e del Programma
• Ripercorrere i punti principali discussi, le decisioni prese e le attività assegnate. Includere scadenze e responsabilità
• Concludere suggerendo i prossimi passaggi ed esprimendo apprezzamento per il contributo di tutti
• Allegare eventuali documenti di supporto per riferimento

Fate riferimento ai passaggi dettagliati menzionati in precedenza per ottenere un riassunto di qualità.