Un recente articolo pubblicato su MIT Sloan sostiene che "I lavoratori della conoscenza di oggi trascorrono in genere più dell'85% del loro tempo in riunioni. Più di due terzi dei team remoti sentono un aumento del burnout dagli strumenti di comunicazione digitale. Molti riferiscono che le riunioni incessanti riducono il tempo dedicato alla produttività e li costringono a lavorare più a lungo.
Ammettiamolo: Non tutti amano le riunioni. Tuttavia, esse consentono la collaborazione, la creatività e la fiducia tra i team aziendali.
In qualità di team leader, avete la responsabilità di facilitare riunioni coinvolgenti e produttive che consentano ai membri del vostro team di comunicare e collaborare.
In questo post vi forniremo alcune idee per riunioni di team che funzionano. Ma prima di tutto, da dove nasce la necessità di fare riunioni di team?
Importanza delle riunioni di team coinvolgenti
Riunire tutte le informazioni del team su ClickUp e creare le fasi di riunioni efficaci
Per lavorare insieme, i team devono scambiarsi informazioni in modo chiaro, contestuale e completato. Prendiamo l'esempio di una campagna di marketing.
- Il team aziendale deve comunicare la propria strategia
- Il team di marketing deve pianificare la campagna
- Il team di progettazione deve creare immagini in linea con la strategia/il piano
- I copywriter devono scrivere le storie della campagna
- Il team di distribuzione deve acquistare gli spazi pubblicitari sui vari canali
- Il team digitale deve integrare la campagna negli asset online, come siti web, app, ecc.
- Il team finanziario deve rivedere e aggiornare i budget
Sebbene ognuno possa documentare le proprie idee su un documento Google o inviarsi freneticamente delle email, il vero valore deriva da dalla collaborazione interfunzionale . Questo è il motivo principale per cui le riunioni sono essenziali. Ma c'è di più.
Carità della missione: Le riunioni permettono ai team di chiarire la comprensione delle informazioni ricevute. Questo aiuta a mettere tutti sulla stessa pagina e a viaggiare nella stessa direzione.
Decisione: Le riunioni aiutano tutti i membri del team ad acquisire un contesto. In questo modo, possono prendere decisioni che servono allo scopo più ampio del progetto.
Miglioramento continuo: Quando i team discutono dello stato di avanzamento del progetto, possono condividere idee che migliorano i risultati complessivi.
Relazioni interpersonali: è difficile costruire relazioni attraverso le email. Le riunioni aiutano le persone a capirsi e ad unirsi come individui.
**Senso di appartenenza: le riunioni di team aiutano i membri a sentirsi parte di qualcosa di più grande della semplice attività che completano ogni giorno.
Nonostante i loro numerosi vantaggi, oggi la maggior parte delle riunioni fa esclamare ai membri del team: "Oh no, non un'altra!" Ecco dieci idee per riunioni di team virtuali per evitare questo problema e rendere le vostre riunioni produttive e coinvolgenti.
10 idee per riunioni di team collaborative e divertenti
1. Scrivere un programma di riunione divertente
Modello di programma per riunioni Scrum di ClickUp
Per essere efficace, una riunione ha bisogno di un programma. Per questo motivo, la maggior parte dei team leader scrive i punti elenco delle cose che vogliono discutere.
Da fare per rendere le riunioni più collaborative e divertenti. Per la prossima riunione, ecco alcune idee per le riunioni del team che potete provare.
Raccontare una storia con i vostri programma della riunione . Trattate i vostri compagni di squadra come gli eroi della storia. Se qualcuno ha fatto un lavoro eccellente, scrivetelo, come se fosse l'arco del carattere dell'eroe.
Includere indovinelli: Mettete le informazioni importanti sotto forma di indovinello per incuriosire il team a partecipare alla riunione.
Rendere il tutto visivo: Aggiungete grafici, disegni o diagrammi per rendere il vostro Programma veloce e facile da capire.
Fare una o due battute: Non lasciate che il programma della riunione del team sia banale. Infondete un po' di personalità. Fate una battuta (cattiva o cattiva) per far ridere il team.
2. Rompere il ghiaccio
Puzzle a puzzle come rompighiaccio per le riunioni Fonte: Wikimedia Commons ]_
I primi minuti della riunione, soprattutto quando si attende che le persone si uniscano, possono essere imbarazzanti. In qualità di team leader, prendetevi la responsabilità di rompere il ghiaccio. Potreste chiedere del fine settimana delle persone o dei loro hobby. Fare una domanda comune è una delle migliori idee per le riunioni di team per rompere il ghiaccio.
Utilizzate un prompt come "Da fare se si trovasse un milione di dollari?"
Fate dei giochi per conoscere meglio ogni membro del vostro team remoto. Alcuni esempi popolari sono:
- Cosa abbiamo in comune? Iniziate con qualcosa che vi interessa, come uno sport, un programma televisivo, un film, ecc. Chiunque sia interessato alla stessa cosa, può iniziare a parlarne
- Cosa sto disegnando? Disegnate qualcosa e invitate le persone a indovinare cosa. Abuon software per lavagne online come la lavagna online di ClickUp è un ottimo punto di partenza per Da fare
- Sasso, carta, forbici: Giocate a questo gioco per decidere chi dà per primo il proprio aggiornamento nella vostra StandUp quotidiana
- Puzzle a puzzle: Impostate il programma principale della riunione come un'immagine; dividetelo in un puzzle e incoraggiate i dipendenti a risolverlo
3. Usate le sale riunioni per un brainstorming divertente
Le riunioni virtuali che richiedono molto tempo, come le riunioni strategiche o i workshop di una giornata intera, possono essere noiose. Ma non devono esserlo per forza. Fate ridere con un brainstorming creativo nelle sale riunioni che si trovano in tutti i luoghi di lavoro strumenti per riunioni online disponibili oggi.
Ad esempio, se state organizzando una riunione di 4 ore sulla strategia di una campagna di marketing, spostate i gruppi più piccoli in sale di suddivisione per elaborare idee di slogan.
Annunciate premi per l'idea più stravagante o più divertente. Potrete sceglierla o meno per la campagna, ma festeggiate le idee che portano divertimento alla conversazione.
4. Condurre workshop veloci
insegnate concetti complessi in modo semplice e visivo con ClickUp Whiteboard
Il modo migliore per evitare che le persone sentano che una riunione è una perdita di tempo è aiutarle a imparare qualcosa. In base alle esigenze e ai profili dei vostri team, includete workshop di 15 minuti.
Può trattarsi di qualsiasi argomento, anche se tangenzialmente correlato.
- Scrittura di email
- Scrittura di un curriculum
- Teoria dei colori
- Il rapporto aureo
Questi workshop possono essere ancora più coinvolgenti se si incoraggiano i membri del team a insegnarsi a vicenda. Il copywriter può insegnare a scrivere le email, il designer può insegnare la teoria del colore, ecc.
Con un progetto mirato app di collaborazione è anche possibile includere attività da completare in quei quindici minuti, infondendo un po' di azione e di eccitazione nel workshop.
5. Eseguire un quiz
i moduli ClickUp si prestano facilmente alla creazione di quiz
Invitate il team a tirare a indovinare se non hanno un background per conoscere le risposte. Ad esempio, se il team di ingegneri sta presentando i propri aggiornamenti al resto dell'organizzazione, può porre domande come:
- Quante funzionalità/funzione abbiamo prodotto questo mese? Opzioni: 10, 24, 108
- Quanti bug abbiamo eliminato? Opzioni: 112, 3, 50
- Chi è ilnuovo client che abbiamo imbarcato questo mese? Opzioni: Apple, Facebook, Reddit
Lo scopo di questo quiz non è quello di ottenere le risposte corrette da chiunque. È quello di stimolare la curiosità presentando informazioni sotto forma di domande.
Se l'impostazione di un quiz solo per una riunione del team vi sembra un'impresa ardua, date un'occhiata a Moduli di ClickUp . Questa funzionalità semplice ma potente consente di impostare visivamente le domande a scelta multipla trascinando e rilasciando gli elementi. È personalizzabile, offre numerose opzioni e può essere condivisa facilmente Modelli di questionario ClickUp per ispirazione.
6. Riunioni di team a tema
Il prossimo elenco di idee divertenti per le riunioni è quello delle riunioni a tema. Se gli eventi e le uscite del team possono avere un tema, perché non le riunioni? Una volta ogni mese o quindici giorni, organizzate riunioni a tema. Naturalmente, si possono organizzare a tema Natale, Ringraziamento o Halloween durante la stagione.
Per rendere la riunione più coinvolgente, invitate i membri del team a scegliere il tema che preferiscono. Se siete fan della Marvel o di Ghostbusters, avrete una riunione divertente, con risate e team bonding.
7. Datevi aggiornamenti reciproci
Una riunione produttiva è quella in cui tutti si sentono chiari su ciò che devono fare in seguito e si sentono ascoltati durante la riunione. Nelle riunioni di StandUp e di revisione, le persone di solito forniscono i propri aggiornamenti. Questo li mette in imbarazzo e in imbarazzo. Spesso si può dare una scossa a questa situazione invitando le persone a fornire gli aggiornamenti agli altri membri del team.
Da fare, i membri del team possono:
- Comprendere più a fondo il lavoro degli altri
- Conoscere i blocchi e le sfide dell'altro
- Empatizzare con le esigenze e le lacune dell'altro
- Apprezzarsi a vicenda e sostenersi a vicenda
clickUp Documenti per prendere appunti di riunioni in modo esteso
Sebbene questa sia un'ottima attività di team building, può diventare un po' confusa quando qualcun altro fornisce il proprio aggiornamento. Per questi casi, Riunioni ClickUp è un modo fantastico per riportare la chiarezza. Convertite il vostro programma in una lista di controllo per assicurarvi di averli esaminati tutti. L'utilizzo del ricco editor consente di semplificare e organizzare gli aggiornamenti in tempo reale.
Quando i commenti richiedono il lavoro richiesto da un membro del team, è possibile assegnarli e taggarli. Utilizzate le attività ricorrenti per essere sicuri di avere sempre l'agenda pronta per le riunioni.
8. Impostazione di riunioni senza esclusione di colpi
I membri del team hanno spesso molte domande o feedback che potrebbero essere a disagio a condividere. Inoltre, quando la riunione è a tempo, potrebbero accantonare le domande per un secondo momento e dimenticarsene.
Impostate riunioni regolari senza esclusione di colpi. Invitate i membri del team a chiedere o condividere tutto ciò che desiderano. In qualità di team leader, chiedetemi qualsiasi cosa (AMA), dimostrando la vostra apertura e responsabilità.
Utilizzate queste riunioni senza esclusione di colpi per motivare il team ad assumersi la titolarità e a partecipare in modo significativo.
9. Organizzare riunioni interattive del team
utilizzate la lavagna online di ClickUp per riunioni interattive e collaborative
Le riunioni sono le più noiose quando una persona Da fare parla solo mentre gli altri ascoltano. Cambiate questo stato di cose conducendo riunioni interattive con i migliori strumenti di collaborazione strumenti di collaborazione per progetti .
Supponiamo che stiate conducendo una riunione del team di prodotto per progettare il flusso degli utenti per la nuova funzionalità/funzione che state pianificando.
- Si accende un fileLavagna online di ClickUp e impostate il punto di partenza
- Incoraggiate i membri del team ad aggiungere i passaggi che ritengono debbano far parte del flusso dell'utente
- Date priorità e organizzatele senza sforzo con le funzionalità di trascinamento e rilascio
- Trasformare le idee inelementi d'azione direttamente dalla vostra lavagna online all'area di lavoro di ClickUp
10. Scrivere insieme
La persona incaricata di scrivere il 'verbale della riunione' molto probabilmente odia questa attività. È una di quelle attività che le persone temono perché spesso è passiva e non collaborativa.
Cambiate le cose con uno strumento di collaborazione online come ClickUp Documenti . Per ogni riunione, create un documento e invitate tutti a prendere nota in tempo reale. Formate il testo con titoli, liste di controllo, collegamenti e altro ancora.
Una volta assegnate le priorità agli elementi d'azione, convertiteli immediatamente in attività di ClickUp. Aggiungete questi documenti ai vostri flussi di lavoro per averli sempre a portata di mano.
Collegare ClickUp Docs al flusso di lavoro collegando le attività tra loro
Non è tutto. È anche possibile utilizzare Strumenti di IA per le note delle riunioni , come ClickUp AI per riepilogare/riassumere le note delle riunioni e convertirle automaticamente in attività.
Non sapete da dove cominciare? Scegliete una delle seguenti opzioni Modelli per le note delle riunioni di ClickUp e personalizzarli in base alle proprie esigenze.
Ottenere il massimo dalle riunioni del team con ClickUp
Che ci piaccia o no, le riunioni sono inevitabili. Non è necessario che siano fastidiose o sgradite, perché sono inevitabili. L'attuazione di queste idee positive per le riunioni del personale rende le riunioni migliori per tutti. Le riunioni non devono essere per forza noiose.
Provate questi argomenti divertenti per la prossima riunione del team. Che si tratti di un esercizio di team building che coinvolge l'intero gruppo o di un team leader che sta sperimentando un'idea di riunione, l'obiettivo finale è rendere divertenti le riunioni future.
Qual è un altro modo divertente per rendere interessanti le riunioni? Utilizzare lo strumento giusto.
Le funzionalità/funzione di ClickUp consentono di organizzare riunioni divertenti, coinvolgenti e produttive. Con ClickUp Meetings è possibile impostare il programma, prendere note e discutere le idee. Utilizzate ClickUp Whiteboard per fare brainstorming e innovare insieme in modo visivo. Convertite gli elementi della Lavagna online, delle Riunioni o dei Documenti in attività e monitoratele in tempo reale. Passate dalle idee all'azione.