Un recente articolo pubblicato su MIT Sloan sostiene che "oggi i knowledge worker trascorrono in media oltre l'85% del loro tempo in riunioni. Oltre due terzi dei team che lavorano da remoto lamentano un aumento del burnout causato dagli strumenti di comunicazione digitale. Molti riferiscono che le riunioni incessanti riducono il tempo dedicato alla concentrazione e alla produttività, costringendoli a lavorare più a lungo.
Ammettiamolo: non tutti amano le riunioni. Eppure, esse favoriscono la collaborazione, la creatività e la fiducia tra i team aziendali.
In qualità di team leader, hai la responsabilità di facilitare riunioni coinvolgenti e di alta produttività che consentano ai membri del tuo team di comunicare e collaborare.
In questo post del blog ti forniremo alcune idee efficaci per le riunioni di gruppo. Ma prima di tutto, perché sono necessarie le riunioni di gruppo?
L'importanza di riunioni di team coinvolgenti
Affinché un team possa lavorare insieme, è necessario che lo scambio di informazioni sia chiaro, contestualizzato e completo. Prendiamo ad esempio una campagna di marketing.
- Il team aziendale deve comunicare la propria strategia
- Il team di marketing deve pianificare la campagna
- Il team di progettazione deve creare immagini in linea con la strategia/il piano
- I copywriter devono scrivere le storie delle campagne
- Il team di distribuzione deve acquistare spazi pubblicitari su tutti i canali
- Il team digitale deve integrare la campagna nelle risorse online, come siti web, app, ecc.
- Il team finanziario deve rivedere e aggiornare i budget
Sebbene ciascuno possa documentare le proprie idee su un documento Google o scambiarsi freneticamente email, il vero valore deriva dalla collaborazione interfunzionale. Questo è il motivo principale per cui le riunioni sono essenziali. Ma c'è di più.
Chiarezza della missione: le riunioni consentono ai team di chiarire la loro comprensione delle informazioni ricevute. Questo aiuta tutti a essere sulla stessa lunghezza d'onda e a muoversi nella stessa direzione.
Processo decisionale: le riunioni aiutano tutti i membri del team a comprendere il contesto. In questo modo, possono prendere decisioni che servono allo scopo più ampio del progetto.
Miglioramento continuo: quando i team discutono dello stato di avanzamento del loro progetto, possono condividere idee che migliorano i risultati complessivi.
Relazioni interpersonali: è difficile costruire relazioni tramite email. Le riunioni aiutano le persone a capirsi e a unirsi come individui.
Senti il senso di appartenenza: le riunioni di team aiutano i membri a sentirsi parte di qualcosa di più grande dell’attività che completano quotidianamente.
Nonostante i numerosi vantaggi, oggi la maggior parte delle riunioni fa esclamare ai membri del team: "Oh no, non un'altra!". Ecco dieci idee per riunioni virtuali di gruppo che ti aiuteranno a evitare questo problema e a rendere le tue riunioni produttive e coinvolgenti.
10 idee collaborative e divertenti per riunioni di team
1. Scrivi un programma divertente per la riunione
Affinché una riunione sia efficace, è necessario un programma. Pertanto, la maggior parte dei team leader scrive un elenco puntato delle cose che desidera discutere.
Per rendere le tue riunioni più collaborative e divertenti, devi fare di meglio. Per la tua prossima riunione, ecco alcune idee per riunioni di team che puoi provare.
Racconta una storia con il tuo programma della riunione. Tratta i tuoi colleghi come eroi in quella storia. Se qualcuno ha fatto un ottimo lavoro, scrivilo, come l'arco del carattere dell'eroe.
Includi indovinelli: trasforma le informazioni importanti in indovinelli per stimolare la curiosità del team e invogliarlo a partecipare alla riunione.
Rendilo visivo: aggiungi grafici, disegni o diagrammi per rendere il tuo programma facile e veloce da comprendere.
Fai una battuta o due: non rendere noiosa l'agenda delle riunioni del tuo team. Aggiungi un tocco di personalità. Fai una battuta (brutta/da papà) per far ridere il tuo team.
2. Rompi il ghiaccio
I primi minuti della riunione, specialmente quando si aspetta che tutti i partecipanti si colleghino, possono essere imbarazzanti. In qualità di team leader, assumiti la responsabilità di rompere il ghiaccio. Potresti chiedere ai partecipanti come hanno trascorso il fine settimana o quali sono i loro hobby. Porre domande comuni è uno dei modi migliori per rompere il ghiaccio durante una riunione di gruppo.
Usa un prompt come "Cosa faresti se trovassi un milione di dollari?"
Gioca per conoscere meglio ogni membro del tuo team remoto. Alcuni esempi popolari sono:
- Cosa abbiamo in comune? Inizia con qualcosa che ti interessa, come uno sport, un programma televisivo, un film, ecc. Chiunque abbia gli stessi interessi potrà riprendere l'argomento e discuterne.
- Cosa sto disegnando? Disegna qualcosa e invita le persone a indovinare di cosa si tratta. Un buon software per lavagne online come Whiteboard di ClickUp è l'ideale per questo da fare.
- Sasso, carta, forbici: gioca a questo gioco per decidere chi fornirà per primo il proprio aggiornamento durante il StandUp quotidiano.
- Puzzle: imposta il programma principale della riunione come un'immagine; suddividilo in un puzzle e incoraggia i dipendenti a risolverlo
3. Utilizza le breakout room per divertenti sessioni di brainstorming
Le riunioni virtuali che richiedono molto tempo, come le riunioni strategiche o i workshop che durano tutto il giorno, possono essere noiose. Ma non devono esserlo per forza. Aggiungi un po' di allegria con un brainstorming creativo nelle sale riunioni che troverai in tutti gli strumenti per riunioni online disponibili oggi.
Ad esempio, se stai facilitando una riunione di 4 ore sulla strategia di una campagna di marketing, sposta i gruppi più piccoli in sale separate per elaborare idee per lo slogan.
Annuncia dei premi per l'idea più stravagante o divertente. Potrai scegliere o meno di utilizzarla per la campagna, ma celebra le idee che rendono divertente la conversazione.
4. Organizza workshop rapidi
Il modo migliore per evitare che le persone considerino le riunioni una perdita di tempo è aiutarle ad apprendere qualcosa. In base alle esigenze e ai profili dei tuoi team, includi workshop di 15 minuti.
Potrebbe trattarsi di qualsiasi cosa, anche se solo marginalmente correlata.
- Scrittura di email
- Scrivere un curriculum
- Teoria dei colori
- Il rapporto aureo
Questi workshop possono essere ancora più coinvolgenti se incoraggi i membri del team a insegnarsi a vicenda. Il copywriter può insegnare a scrivere email, il designer può insegnare la teoria dei colori, ecc.
Con app di collaborazione appositamente progettate, puoi anche includere attività da completare entro quei quindici minuti, infondendo un po' di azione ed entusiasmo nel workshop.
5. Organizza un quiz
Invita il team a fare ipotesi azzardate se non ha le conoscenze necessarie per conoscere le risposte. Ad esempio, se il team di ingegneri sta presentando i propri aggiornamenti al resto dell'organizzazione, può porre domande come:
- Quante funzionalità/funzioni abbiamo lanciato questo mese? Opzioni: 10, 24, 108
- Quanti bug abbiamo eliminato? Opzioni: 112, 3, 50
- Chi è il nuovo client che abbiamo acquisito questo mese? Opzioni: Apple, Facebook, Reddit
Lo scopo di questo quiz non è ottenere le risposte corrette da nessuno. È quello di stimolare la curiosità presentando le informazioni sotto forma di domande.
Se creare un quiz solo per una riunione di team ti sembra un compito arduo, dai un'occhiata ai moduli di ClickUp. Questa funzionalità semplice ma potente ti consente di impostare visivamente domande a scelta multipla trascinando e rilasciando gli elementi. È personalizzabile, offre numerose opzioni pronte all'uso ed è facile da condividere! Dai un'occhiata a questi modelli di questionari ClickUp per trovare ispirazione.
6. Organizza riunioni di gruppo a tema
Il prossimo punto nell'elenco delle nostre idee divertenti per le riunioni è la riunione a tema. Se gli eventi e le uscite di gruppo possono avere un tema, perché non le riunioni? Una volta al mese o ogni due settimane, organizza riunioni a tema. Ovviamente puoi scegliere temi come Natale, Ringraziamento o Halloween durante le festività.
Per rendere la riunione più coinvolgente, invita i membri del team a scegliere il tema che preferiscono. Se sei un fan della Marvel o dei Ghostbusters, potrai anche organizzare una riunione divertente, all'insegna delle risate e dello spirito di squadra.
7. Scambiatevi gli aggiornamenti
Una riunione di produttività è quella in cui tutti escono con la sensazione di avere chiarezza su ciò che devono fare dopo e di essere stati ascoltati durante la riunione. Nelle riunioni StandUp e di revisione, le persone di solito forniscono i propri aggiornamenti. Questo le rende imbarazzate e a disagio. Spesso, è possibile scuotere l'atmosfera invitando le persone a fornire gli aggiornamenti degli altri membri del team.
In questo modo, i membri del team potranno:
- Comprendete più a fondo il lavoro degli altri
- Conoscete i reciproci ostacoli e le sfide
- Entra in empatia con le esigenze e le lacune degli altri
- Apprezzatevi a vicenda e sostenetevi l'un l'altro
Sebbene si tratti di un'ottima attività di team building, può diventare un po' confusa quando qualcun altro fornisce un aggiornamento. In questi casi, ClickUp riunioni è un modo fantastico per riportare chiarezza. Converti il tuo programma in una lista di controllo per assicurarti di aver esaminato tutti i punti. L'uso dell'editor ricco ti consente di semplificare e organizzare gli aggiornamenti in tempo reale.
Quando i commenti richiedono del lavoro richiesto da un membro del team, puoi assegnarli e contrassegnarli. Utilizza le attività ricorrenti per assicurarti di avere sempre pronto il programma per le riunioni.
8. Organizza riunioni senza limiti
I membri del team hanno spesso molte domande o feedback che potrebbero sentirsi a disagio nella fase di condivisione. Inoltre, quando la riunione ha una durata limitata, potrebbero mettere da parte le loro domande per un secondo momento e poi dimenticarsene.
Organizza riunioni regolari senza restrizioni. Invita i membri del team a chiedere o condividere tutto ciò che desiderano. In qualità di team leader, organizza sessioni "Chiedimi qualsiasi cosa" (AMA) per dimostrare la tua apertura e responsabilità.
Sfrutta queste riunioni senza limiti per motivare il team ad assumersi la titolarità e partecipare in modo significativo.
9. Organizza riunioni di gruppo interattive
Le riunioni sono più noiose quando una sola persona parla mentre gli altri ascoltano. Cambia questa situazione organizzando riunioni interattive con i migliori strumenti di collaborazione per i progetti.
Supponiamo che tu stia conducendo una riunione del team di prodotto per progettare il flusso degli utenti per la nuova funzionalità/funzione che stai pianificando.
- Avvia una lavagna online ClickUp e imposta il punto di partenza
- Incoraggia i membri del team ad aggiungere i passaggi che ritengono necessari per il flusso degli utenti
- Dai loro priorità e organizzali senza sforzo con le funzionalità drag-and-drop
- Trasforma le idee in elementi concreti direttamente dalla tua lavagna online all'area di lavoro di ClickUp
10. Scrivete insieme
La persona incaricata di redigere il "verbale della riunione" molto probabilmente detesta questa attività. È una di quelle attività che la gente teme perché spesso è passiva e poco collaborativa.
Cambia le cose con uno strumento di collaborazione online come ClickUp Docs. Per ogni riunione, crea un documento e invita tutti a prendere note in tempo reale. Formatta il testo in titoli, liste di controllo, link e altro ancora.
Una volta stabilite le priorità degli elementi da intraprendere, convertile immediatamente in attività all'interno di ClickUp. Aggiungi questi documenti come parte dei tuoi flussi di lavoro per assicurarti che siano sempre a portata di mano.
Ma non è tutto. Puoi anche utilizzare strumenti di IA per gli appunti delle riunioni, come ClickUp AI, per riepilogare i tuoi appunti e convertirli automaticamente in attività.
Non sai da dove iniziare? Scegli uno dei modelli di appunti per riunioni di ClickUp e personalizzalo in base alle tue esigenze.
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Che ci piaccia o no, le riunioni sono inevitabili. Non devono necessariamente essere noiose o sgradite solo perché inevitabili. Mettere in pratica queste idee positive per le riunioni del personale renderà le riunioni migliori per tutti. Dopotutto, il tempo dedicato alle riunioni non deve essere per forza noioso.
Prova questi divertenti argomenti per la tua prossima riunione di gruppo. Che si tratti di un'attività di team building che coinvolge tutto il tuo team o che tu sia un team leader che sta sperimentando una nuova idea per le riunioni, l'obiettivo finale è rendere divertenti le riunioni future.
Qual è un altro modo divertente per rendere interessanti le riunioni? Utilizza lo strumento giusto per aiutarti.
Organizza riunioni divertenti, coinvolgenti e produttive con le funzionalità/funzioni appositamente progettate di ClickUp. Con ClickUp Meetings, imposta il programma, prendi appunti e discuti le idee. Usa ClickUp Whiteboard per fare brainstorming e innovare insieme in modo visivo. Converti gli elementi presenti su Whiteboard, Meetings o Documenti in attività e effettua il monitoraggio in tempo reale. Passa dalle idee all'azione.