Temete un'altra riunione improduttiva? Non siete soli. Il sovraccarico di riunioni è fin troppo comune ed è uno dei più grandi problemi che si possono incontrare perdite di tempo in ufficio .
Ma cosa succederebbe se si potessero trasformare queste interminabili discussioni in sessioni mirate e piene di azione?
La preparazione di una riunione vi predispone all'esito positivo. Non richiede un grande lavoro richiesto, ma vi aiuta a rimanere concentrati e a non perdere tempo durante la riunione. Sapere cosa ci si aspetta e organizzare i propri pensieri in anticipo può anche aumentare la fiducia in se stessi durante la riunione.
In questo articolo vi sveleremo i passaggi chiave per assicurarvi non solo di sopravvivere alla vostra prossima riunione, ma anche di prosperare!
Perché è importante prepararsi a una riunione?
Prendendo il tempo necessario per pianificare una riunione, vi assicurate che le vostre discussioni siano mirate ed efficienti. Ottenete l'esito positivo della riunione risultati della riunione .
I vantaggi di una preparazione accurata delle riunioni includono:
- Maggiore efficienza: Un'agenda chiara mantiene le discussioni sul monitoraggio, impedendo le tangenti che fanno perdere tempo
- **Miglioramento del processo decisionale: i partecipanti ben preparati arrivano informati, il che porta a discussioni più ponderate e a decisioni migliori
- **Miglioramento della collaborazione: la condivisione di informazioni e oggetti in anticipo crea un ambiente collaborativo
- **morale rafforzato: le riunioni ben gestite rispettano il tempo di tutti, con conseguente aumento della soddisfazione e della motivazione
Errori comuni nella preparazione delle riunioni da evitare
Affrontiamo alcune trappole comuni che possono far deragliare l'efficacia delle riunioni:
- Mancanza di obiettivi chiari: Senza uno scopo definito, le riunioni diventano senza scopo e improduttive. Identificate il risultato desiderato prima di iniziare la riunione
- Mancanza di programma o progettazione inadeguata del programma: Un programma mancante fa perdere tempo. Un ordine del giorno mal concepito manca di orientamento e direzione. Create un programma chiaro che delinei gli argomenti, i tempi e i punti di discussione
- Inviti dell'ultimo minuto: Date ai partecipanti tutto il tempo necessario per prepararsi inviando gli inviti con largo anticipo
- **Non affidatevi all'improvvisazione. Preparate i vostri punti di discussione, fate ricerche sull'argomento e anticipate le potenziali domande per sfruttare al meglio il tempo a disposizione di tutti
- Non avere familiarità con la tecnologia: Assicurarsi che tutti abbiano accesso alla tecnologia necessaria e si sentano a proprio agio nell'usarla
Passaggi per preparare una riunione
Ora che sapete perché la preparazione di una riunione è essenziale e come potete evitare di farlo nel modo sbagliato, ecco i cinque passaggi per preparare la fase di una riunione produttiva e di esito positivo:
Passaggio 1: Impostazione della riunione
Identificate il chiaro oggetto della riunione, che si tratti di un brainstorming, di un processo decisionale o di un aggiornamento sullo stato di avanzamento. Quindi, inviate un invito sul calendario solo alle persone che sono direttamente coinvolte nel raggiungimento degli obiettivi della riunione.
Scegliete un orario che funzioni per la maggior parte dei partecipanti e rispettate gli impegni di tutti.
Suggerimento: Usate gli strumenti di pianificazione delle riunioni per evitare l'infinito tira e molla sulla scelta degli orari delle riunioni rispetto a email e messaggi.
Passaggio 2: creazione e condivisione di un Programma
Strutturate il programma con punti di discussione chiari e in ordine logico. Stimate la durata stimata per ogni punto per evitare di sforare il programma.
Delegare responsabilità specifiche, come la presentazione o la conduzione di discussioni (se applicabile), è una buona pratica. In questo modo si garantisce che tutti contribuiscano alla riunione, invece di far dominare una sola persona.
Strumenti come Modello di Programma di riunione di ClickUp può essere estremamente utile in questa fase di preparazione della riunione.
Stabilite una struttura e un ordine per le vostre riunioni con il Modello di Programma per Riunioni di ClickUp
Il modello fornisce sezioni per registrare i dettagli della riunione, gli obiettivi, gli elementi di discussione, i punti d'azione e i partecipanti, garantendo la creazione di un programma completo e ben organizzato. È possibile suddividere le attività della riunione in elementi d'azione e assegnare le responsabilità ai partecipanti, assicurando il follow-up dei punti chiave della decisione.
In questo modello:
- Creare stati personalizzati per monitorare lo stato dei diversi elementi del programma
- Aggiungere campi personalizzati per assegnare attributi alla gestione delle attività in agenda
- Utilizzare viste personalizzate per costruire il vostro flusso di lavoro ClickUp, che include Elenco, Gantt, Carico di lavoro, Calendario e altro ancora
- Collegare in modo trasparente l'agenda della riunione conDocumenti ClickUp per acquisire i verbali delle riunioni. In questo modo si crea una posizione centrale per documentare le decisioni, gli elementi d'azione e i passaggi successivi
Passaggio 3: inviare gli inviti alle riunioni
Nell'invito indicate chiaramente lo scopo della riunione, il programma, la data, l'ora, il luogo e gli eventuali preparativi necessari. Informate i partecipanti se devono arrivare preparati con informazioni o idee specifiche.
È inoltre consigliabile incoraggiare i partecipanti a suggerire aggiunte al programma o a porre domande in anticipo.
Passaggio 4: raccogliere domande e idee dal team
Facilitare la discussione pre-riunione e raccogliere informazioni usando Moduli ClickUp .
Utilizzare i moduli ClickUp per raccogliere domande, idee e dubbi da affrontare durante una riunione
È possibile utilizzarli per organizzare automaticamente e agire sui dati delle risposte. Ciò consente di adattare il Programma alle esigenze dei partecipanti. Il risultato è che tutti arrivano preparati con i loro contributi.
Passaggio 5: Distribuzione dei materiali di supporto
Fornite in anticipo qualsiasi reportistica, presentazione o dato fondamentale per la riunione. Da fare per garantire che tutti siano sulla stessa pagina e ridurre al minimo la necessità di spiegazioni elaborate durante la riunione.
Sebbene questi passaggi funzionino per la maggior parte delle riunioni, non tutte sono uguali.
Tipi di riunioni e loro esigenze di preparazione specifiche
Lo scopo di una riunione può spaziare dal brainstorming di nuove idee al prendere decisioni critiche. Per ottenere il massimo dalle riunioni, è importante capire quali sono i diversi tipi di riunione e come prepararli in modo efficace.
Riunioni individuali
Queste riunioni personalizzate richiedono una preparazione estesa, poiché di solito si concentrano su un singolo problema o si tengono per discutere delle prestazioni individuali.
Ecco cosa Da fare: Personalizzare il Programma per rispondere alle esigenze specifiche e alle aree di sviluppo della persona con cui si sta svolgendo la riunione.
Utilizzate il Modello di riunione ClickUp One-on-One per strutturare la discussione su obiettivi, aggiornamenti sullo stato di avanzamento e ostacoli.
Costruite solide relazioni di lavoro con i vostri diretti collaboratori con il modello di riunione ClickUp One-on-One
Include sezioni che specificano i ruoli dei dipendenti, gli obiettivi e le aspettative delle riunioni, le note di ogni riunione precedente e i programmi delle riunioni ricorrenti. È possibile creare pagine annidate all'interno del modello e tenere traccia delle chiavi di lettura di ogni riunione in una posizione centrale.
Pro-tip: Usa questi modelli di riunione di ClickUp per migliorare le tue riunioni gestendo il tempo in modo efficace!
Riunioni con grandi donatori o riunioni simili ad alto rischio
Le riunioni con i grandi donatori sono cruciali per le organizzazioni non profit e di raccolta fondi che mirano a ottenere grandi donazioni. Queste riunioni sono molto importanti perché possono avere un impatto significativo sulla salute finanziaria dell'organizzazione.
Ecco come potete elevare queste riunioni con una preparazione adeguata:
- **Da fare per raggiungere l'obiettivo di questa riunione? Si tratta di assicurarsi una donazione specifica, di costruire una relazione o di condividere informazioni? Avere obiettivi chiari guiderà la conversazione
- Ricercare gli interessi e i contributi passati del donatore per incollare la presentazione e i punti di discussione
- Creare una presentazione convincente che illustri il lavoro della vostra organizzazione, gli esiti positivi e le informazioni finanziarie. Siate concisi e visivamente accattivanti
- Provare la presentazione. Questo aumenterà la vostra sicurezza e vi aiuterà a trasmettere il vostro messaggio senza intoppi. Esercitatevi anche a rispondere alle potenziali domande
- Adattare il messaggio agli interessi del donatore. Evidenziate come la vostra organizzazione sia in linea con i loro valori e come il loro contributo avrà un impatto specifico
Saltare le riunioni di livello Riunioni a livello di salto sono riunioni in cui i dipendenti si incontrano direttamente con il manager del loro manager, saltando il loro manager diretto nella gerarchia. Offrono ai dipendenti l'opportunità di entrare in connessione con il management di livello superiore.
Ecco come prepararsi ad affrontarli come leader:
- Creare un forum anonimo per i dipendenti per presentare domande in anticipo, consentendo alla leadership di affrontare le questioni chiave
- Anticipare le domande più comuni e preparare punti di discussione chiari e concisi per migliorare la trasparenza e l'efficacia dei colloquila comunicazione del team *Fissare un'impostazione regolare per queste riunioni per garantire la coerenza ed evitare inutili interruzioni
Riunioni ricorrenti del team e riunioni di tutta l'azienda
Mantenete le riunioni ricorrenti focalizzate e concise per evitare il burnout e mantenere il coinvolgimento del team. In questo caso è possibile utilizzare il Modello di riunione ClickUp All Hands .
Pianificate, sviluppate e monitorate le riunioni del team con maggiore efficienza utilizzando il modello ClickUp All Hands Meeting
Questo modello, ricco di funzionalità e adattabile, offre un format coerente per la presentazione degli aggiornamenti delle riunioni, garantendo la copertura di tutti gli argomenti rilevanti.
Il modello include stati personalizzati e campi per creare attività, monitorare gli stati e visualizzare i diversi aspetti della riunione. Per avere una panoramica completa della riunione, è possibile scegliere tra cinque diverse visualizzazioni: Elenco, Bacheca, Sequenza, Gantt e Guida introduttiva.
Funzionalità come il tag, le attività secondarie annidate e le etichette di priorità aiutano a monitorare la riunione, assicurando che tutti siano sulla stessa pagina per la riunione stessa riunione di tutte le mani .
Riunioni di ricerca
Le riunioni di ricerca si tengono per ottenere un feedback sul progetto o per preparare una tesi di Master con un consulente di ricerca.
Tenete a mente questi punti quando vi chiedete come prepararvi per una riunione:
- Definire cosa si vuole ottenere dalla riunione, sia che si tratti di cercare un feedback sullo stato della ricerca, sia che si tratti di discutere la metodologia o di richiedere una guida
- Illustrare i punti chiave del progetto di ricerca, la metodologia e le domande specifiche da porre al consulente
- Portare con sé materiali di ricerca, dati o bozze da condividere con il consulente per una discussione produttiva
Il ruolo della tecnologia e del software nella preparazione delle riunioni
La tecnologia può migliorare notevolmente la preparazione delle riunioni. Software per le chiamate in conferenza vi aiuta a riunirvi senza dover viaggiare. Ausili visivi come presentazioni, grafici e diagrammi migliorano la comunicazione e la comprensione durante le riunioni.
Allo stesso modo, strumenti di collaborazione come sondaggi e lavagne virtuali incoraggiano la partecipazione e la cattura dei partecipanti le idee della riunione in tempo reale.
ClickUp offre funzioni che semplificano gli aspetti tecnici della preparazione di riunioni efficaci:
1. ClickUp Brain
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/05/image-9-1400x652.png ClickUp Brain /$$$img/
Trasforma automaticamente la voce in testo e utilizza l'IA per rispondere alle domande delle riunioni con ClickUp Brain ClickUp Brain è un Strumento di IA che può assistere in tutte le fasi della riunione, dalla preparazione al follower.
Ecco come fare:
Preparazione della riunione
- Creazione di programmi: ClickUp Brain può suggerire un Programma in base allo scopo della riunione. Per suggerire gli argomenti da trattare, analizza le riunioni e le attività svolte in passato
- Organizzazione dei documenti: Chiedete a ClickUp Brain qualsiasi cosa: raccoglie tutte le informazioni pertinenti (attività di ClickUp Brain, documenti e altro) in un unico posto, in modo da avere tutto ciò che vi serve a portata di mano
- Revisione delle attività: Prima della riunione, ClickUp Brain vi promemoria di rivedere le attività aperte relative all'argomento della riunione, assicurandovi di essere aggiornati
Durante la riunione
- Presa di note: È possibile prenderenote per la riunione direttamente in ClickUp e Brain potrebbe evidenziare elementi d'azione o punti importanti durante la digitazione
- Collaborazione in tempo reale: I membri del team possono visualizzare e modificare le note di una riunione in tempo reale, rendendo la collaborazione perfetta
Follower
- Elementi di azione: Dopo la riunione, ClickUp Brain può aiutare a identificare e creare attività a partire dalle note, assicurando che nessun elemento d'azione venga tralasciato
- Scadenze e assegnatari: Suggerisce le scadenze per le nuove attività in base al vostro programma e le assegna ai membri giusti del team
- Promemoria: ClickUp Brain imposta delle promemoria per queste attività, in modo da rimanere in linea con il piano d'azione post-riunione
2. Modello di note di riunione ClickUp
Prendete appunti per le riunioni in modo efficiente con il modello ClickUp Meeting Notes
Mantenete le discussioni del team in linea con le linee guida per le riunioni e le strutture per il monitoraggio dell'ordine del giorno, delle note e degli elementi d'azione.
Il Modello di note per riunioni ClickUp aiuta a pianificare riunioni settimanali dettagliate del team e a preparare uno StandUp giornaliero. Aiuta a garantire che ogni riunione sia produttiva e ben documentata.
3. Modello di verbale di riunione ClickUp
Catturate i verbali delle riunioni in un formato strutturato con il modello di verbale di riunione ClickUp
Il modello altamente personalizzabile e facile da usare per i principianti Modello di verbale di riunione di ClickUp semplifica la registrazione di ciò che è avvenuto durante una riunione.
È possibile accedere a tutti i verbali delle riunioni in una posizione centrale per garantire che tutti comprendano gli elementi d'azione e le soluzioni discusse durante le riunioni.
Pro-tip: Migliorate il modo in cui prendete le note delle riunioni con questi /%href/.
4. Modello di presentazione ClickUp
Create e organizzate facilmente le presentazioni con il modello di presentazione ClickUp
Il Modello di presentazione ClickUp offre uno schema di presentazione preconfezionato che potete personalizzare in base alle vostre esigenze e alla vostra estetica.
Offre tutti gli strumenti necessari per sviluppare una presentazione chiara e strutturata. È possibile modificare le sezioni per renderle più accattivanti e raccogliere feedback.
Il modello offre anche:
- Facilita il monitoraggio di tutte le attività relative alla riunione in un unico posto
- Fa risparmiare tempo aiutandovi a preparare i materiali in anticipo
- Assicura un format coerente tra le presentazioni
- Elimina i frustranti problemi di collaborazione online
- Riduce il rischio di commettere errori durante la presentazione
Azioni post riunione
Il follow-up dopo le riunioni è importante quanto la loro preparazione. Assicura che le decisioni siano documentate, che le attività siano assegnate e che tutti siano responsabili dell'avanzamento dei progetti.
Chiarire attività, responsabilità e scadenze durante la riunione stessa è un'ottima pratica per evitare confusione.
Assegnare le azioni a persone specifiche con date di scadenza assicura la responsabilità e aiuta a monitorare lo stato dopo la riunione.
Come ClickUp aiuta a pianificare le azioni di follow-up durante la preparazione della riunione
Prendete note, gestite un programma e impostate elementi d'azione con ClickUp Meetings ClickUp Riunioni permette la creazione collaborativa di documenti, tra cui programmi per le riunioni . I membri del team possono fare brainstorming, aggiungere punti di discussione e assegnare azioni di follow-up direttamente all'interno dell'agenda per una migliore gestione del team.
È inoltre possibile utilizzare Riunioni come posizione centrale per catturare gli elementi di follower che si presentano durante la riunione. I membri del team possono aggiungere commenti, fare domande e assicurarsi che tutte le basi siano coperte.
**Suggerimenti rapidi per utilizzare al meglio ClickUp per le riunioni
- Abilitare le discussioni e i commenti all'interno di ogni elemento d'azione in ClickUp. Questo facilita la comunicazione e i chiarimenti sulle attività di follow-up, portando a un piano collaborativo
- Impostare date di scadenza e promemoria per ciascuna attività di ClickUp, in modo da tenere tutti informati e garantire che le attività di follow-up siano completate in tempo
- Utilizzate le funzioni di ClickUpmodelli per la gestione delle attività per organizzare il processo di follower delle riunioni. I modelli predefiniti possono includere attività di follower comuni, risparmiando tempo e garantendo la coerenza
Prepararsi bene per trasformare ogni riunione in una sessione produttiva
Una riunione ben pianificata è una riunione produttiva. Aggiorna tutti, incoraggia il libero flusso di idee e porta a molteplici momenti "Da fare".
La parte migliore? È possibile ottenere questo risultato con l'aiuto di strumenti per le riunioni online come ClickUp.
ClickUp è il vostro centro di comando virtuale per la preparazione delle riunioni. Immaginate uno spazio in cui il programma, i documenti e persino le sessioni di brainstorming siano ordinatamente organizzati e accessibili a tutti. Non dovrete più cercare note o chiedervi dove sia sparito quel documento chiave.
ClickUp mantiene tutto efficiente e collaborativo, assicurando che le vostre prossime riunioni siano più simili a vivaci discussioni e meno a fissare un orologio. Iscriviti a ClickUp e troverete tutto ciò che vi serve per condurre riunioni efficaci su un'unica piattaforma!