volete saperne di più sulla gestione dei progetti con Excel?
oppure state cercando un utile manuale di Excel? gestione del progetto template?
Siete nel posto giusto! Microsoft Excel è uno strumento incredibilmente versatile che può essere utilizzato per un numero di attività diverse. Tuttavia, non è privo di inconvenienti.
In questo articolo esamineremo l'uso di Excel per il project management e vi forniremo alcuni utili suggerimenti per il suo utilizzo Modelli Excel per il project management da utilizzare subito.
Iniziamo.
Excel Project Management è utile?
Microsoft Excel è uno strumento pratico che può fare molte cose diverse per aiutare voi e il vostro team di progetto. Nei giorni migliori, Excel può avere la funzione di uno strumento di base per il project management.
Ecco cosa può offrire:
1. Fogli di calcolo dettagliati questa è la ragione più ovvia per rivolgersi a Excel
Excel è ottimo per creare fogli di calcolo dettagliati con tonnellate di dati sul progetto. È possibile classificare facilmente le informazioni, evidenziare le sezioni importanti e persino creare fogli separati all'interno di un foglio di calcolo.
Ad esempio, Excel è perfetto per tenere traccia dei dettagli di un lungo elenco di clienti potenziali.
È anche possibile creare un timesheet in Excel per responsabilizzare il team o mantenere le spese su un modello di budget.
Quando si tratta di registrare dati, Excel è ancora uno dei migliori strumenti aziendali!
2. Formattazione a condizione
Un'altra grande funzionalità/funzione di Excel è la formattazione condizionale.
È possibile trasformare semplici dati di progetto in potenti informazioni.
Esistono numerose formule di Excel che possono essere utilizzate per automatizzare il processo di registrazione dei dati e creare calcoli dettagliati. Con la formula giusta, è possibile organizzare grandi quantità di dati in pochi secondi.
dite addio a quel complicato calcolatore scientifico!
Ad esempio, Excel è in grado di gestire i vostri bilancio del progetto o il timesheet un gioco da ragazzi con le sue formule matematiche avanzate.
L'unico problema della formattazione condizionale è che ci vorrà un po' di tempo per abituarsi
3. Spazio di archiviazione e recupero dei dati
Excel è in grado di gestire tutti i dati relativi ai progetti.
Dal budget del progetto alla Sequenza, potete archiviarli in Excel senza preoccuparvi di perderli.
Inoltre, come la maggior parte degli altri strumenti Microsoft, Excel ha una funzione di backup dei dati integrata. Se, ad esempio, i dati della Sequenza vengono accidentalmente cancellati, è sempre possibile recuperarli!
10 modelli e casi d'uso di Excel per il project management
Excel è praticamente il Superman del project management di base, sufficientemente potente per svolgere la maggior parte delle attività che altrimenti si dovrebbero affrontare manualmente.
Ecco alcuni esempi di modelli e casi d'uso di Excel per il project management:
1. Modello di grafico Gantt di Excel
Il cervello risponde meglio agli stimoli visivi e una tabella di Gantt non è altro che questo !
Fornisce una panoramica completa di un progetto, tutto in una volta.
Un modello di progetto Gantt Chart consente di mappare facilmente il corso di un progetto.
Utilizzatelo per tenere sotto controllo tutte le attività cardine del progetto, dipendenze e le attività del progetto rimaste prima delle date di fine.
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2. Modello di Sequenza del progetto in Excel
Una volta iniziato il progetto, si pensa solo alle scadenze.
Ma Da fare per monitorarle?
Un modello di progetto di sequenza delle scadenze è simile a un modello di foglio delle attività cardine del progetto .
Utilizzatelo per monitorare lo stato di avanzamento del progetto in vista del suo completamento. Con un'accurata Sequenza del progetto, sarete in grado di sapere in che fase si trova un progetto piano del progetto è sempre presente.
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3. Modello di elenco di attività o di tracciatore di progetti in Excel
non si va a fare la spesa senza un elenco della spesa
allora perché non portare con sé una lista di compiti anche per il progetto?
Una lista di attività fornisce un elenco di risultati da completare, con le relative scadenze.
Utilizzate questo modello di monitoraggio delle attività per tenere traccia delle scadenze Struttura di ripartizione del lavoro (WBS) e le fasi del progetto per monitorare la pianificazione del progetto .
Ma cos'è la WBS? Check out this ripartizione dettagliata di un documento sull'ambito del progetto per conoscere la vostra WBS._
4. Modello di monitoraggio di progetti multipli in Excel
Questo modello di modello di monitoraggio del progetto in Excel permette di avere una panoramica di tutti i progetti in corso.
utilissimo per gestire i progetti di un'azienda portafoglio progetti _o implementare la gestione dei progetti aziendali della vostra azienda !
È possibile inserire tutti i dati del progetto nel Foglio dati e visualizzare lo stato complessivo del progetto del piano del progetto in una dashboard. Inoltre, è possibile filtrare per singole colonne e vedere tutte le attività in un grafico Gantt.
5. Modello di analisi SWOT in Excel
Semplici elenchi di pro e contro possono aiutarvi a decidere la vostra prossima vacanza.
Ma quando si tratta di project management serve di più.
nel project management, bisogna fare la SWOT!
A Modello di analisi SWOT (forza, debolezza, opportunità e minacce) è utilizzato per monitorare i punti di forza e di debolezza di un progetto quando si valuta il piano.
Dopo aver condotto questa analisi, riformulate le attività, le fasi e i risultati del progetto per allinearli ai risultati ottenuti.
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6. Modelli di budget di progetto in Excel
Questo modello di budget di progetto elementi della WBS. È possibile inserire il costo previsto per ogni attività, a seconda della colonna in cui si trova.
Con questo modello è possibile tenere traccia della manodopera, dei materiali e dei costi fissi, oltre a tenere sotto controllo la spesa effettiva.
Quando il costo effettivo viene sostenuto, le comode formule di questo modello vi faranno sapere se siete sopra o sotto il budget.
7. Modello di gestione costi-benefici in Excel
Il modello di gestione costi-benefici consente di valutare l'esito positivo di un progetto prima di iniziarlo. Perché se qualcosa costa più di quanto fa guadagnare, è già una perdita.
Da fare: l'analisi costi-benefici non è necessaria per tutti i progetti sviluppo di software progetti.
Tuttavia, Da fare trova applicazione in alcuni settori che usano Agile project management . Inoltre, questo grafico in Excel è importante per i dirigenti responsabili degli account e dei budget dei progetti.
Calcolate il valore dei risultati di un progetto rispetto al suo budget e utilizzate queste informazioni per pianificare un progetto efficace dal punto di vista dei costi Struttura di ripartizione del lavoro ( WBS ) con le fasi corrette del progetto.
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8. Modello di pianificazione del progetto Agile in Excel
volete dire addio ai tradizionali metodi di project management come Cascata ed entrare nel Agile _realm?
Buon per voi. State per ottenere risultati migliori, più velocemente.
E non è questo che vuole ogni progettista?
Tuttavia, questo è possibile solo Da fare con uno strumento di project management che supporti e migliori l'agilità del team durante tutto il ciclo di vita del progetto.
Anche se non raccomanderemmo mai di farlo su Excel, il modello giusto potrebbe fare al caso vostro.
Aggiornatevi su Agile project management e Sviluppo agile del software .
9. Modello di grafico di burnup in Excel
In un Progetto Agile , a grafico di masterizzazione è una parte essenziale del vostro arsenale.
Vi aiuta a tenere traccia di tutto ciò che avete realizzato in ogni sprint e vi mantiene ben all'interno della del progetto .
Ma il punto è questo.
L'impostazione di un grafico di burnup richiede calcoli accurati su ogni aspetto dello sprint.
Quindi potete iniziare ad impostare un po' di tempo al giorno per occuparvi dei numeri.
Oppure potete scaricare un semplice modello di grafico di burn up per Excel.
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10. Modello di flusso di lavoro in Excel
Il modello SmartArt Flow Chart di Microsoft Excel è un utile elenco di grafici che si possono manipolare e personalizzare senza sforzo per costruire il proprio diagramma. Selezionando la scheda Inserisci, gli utenti usufruiscono di una matrice di immagini dai colori vivaci a cui possono aggiungere testo, forme e altri elementi da formattare in modo da sviluppare le sequenze del flusso di lavoro desiderato in modo rapido ed efficace. Scaricate questo modello
Le sfide dell'uso di modelli Excel per il project management
Sebbene i modelli di Excel aggiungano alcune funzioni al vostro file Excel standard, non sono soluzioni ideali per il project management .
Ecco tre motivi significativi:
A. Non è un software di project management dedicato
Ricordate, Excel non è stato costruito per il project management
È un eccellente strumento di gestione dei dati che può integrare il project management.
Ma questo è tutto.
allora perché usare un modello di reportistica di Excel quando si ha accesso gratis a strumenti di gran lunga migliori per il project management?
Dalla creazione del vostro progetto al project management e all'analisi dei progetti la vostra struttura di scomposizione lo strumento di gestione ClickUp è in grado di gestire tutto!
B. Un modello di project management in Excel è difficile da personalizzare
Lavorare su modelli Excel è come comprare scarpe.
Una volta acquistate, non è possibile personalizzarle.
Quindi non avete molta flessibilità quando si tratta di personalizzare i modelli di Excel in base alle esigenze del vostro progetto.
Ad esempio, potreste utilizzare un modello di fattura commerciale o di reportistica di bilancio, ma non potete modificarlo per riflettere con precisione l'interfaccia di budgeting del progetto che desiderate.
C. Manca la voce automatica dei dati
Tutti i modelli di Excel richiedono inserimenti manuali in ogni punto.
Non c'è modo di programmare aggiornamenti automatici o di creare notifiche per tutto il team come possono fare gli strumenti di project management.
Ad esempio, se si utilizza un modello di pianificazione di Excel, non è possibile riadattare le dipendenze e le scadenze delle attività in modo automatico dopo le modifiche alla pianificazione.
Ricordate che i modelli di Excel possono essere utili, ma non possono risolvere tutti i problemi associati al project management con Excel.
Bonus:_
Esploriamo questi limiti e le soluzioni con uno strumento di project management gratis dedicato: ClickUp
Modelli per il project management di Excel Alternative
Excel non è sempre il modo ideale per gestire le attività del progetto.
Date un'occhiata a questi modelli di project management da ClickUp:
1. Modello di gestione dei progetti ClickUp
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/01/Screenshot-1400x878.png Modello di Project Management di ClickUp /$$$img/
Questo Modello di project management di ClickUp è un ottimo modo per iniziare rapidamente a gestire progetti e attività. Seguendo i modelli preconfezionati, è possibile snellire il processo e assicurarsi che tutte le attività siano organizzate e monitorate in modo efficiente. Il modello include passaggi per la creazione di un piano di progetto, l'assegnazione di attività, il monitoraggio dello stato, il controllo delle scadenze e altro ancora.
Il modello include anche utili viste come la vista Bacheca, il Grafico di Gantt e la vista Elenco. Tutti i componenti sono facilmente personalizzabili, in modo da poter adattare il sistema di project management alle proprie esigenze. Scaricare questo modello
2. Modello di project management agile di ClickUp
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/01/agile-1400x713.png ClickUp Agile Project Management Modello /$$$img/
Il Modello di project management agile di ClickUp è la scelta perfetta per chiunque voglia gestire in modo efficiente progetti agili. Copre tutti gli aspetti del project management, dal piano di sprint e dalla mappatura delle storie alla creazione di storie utente e al monitoraggio dello stato delle attività. Questo modello non solo snellisce il flusso di lavoro, ma aiuta anche a dare priorità alle richieste con chiarezza, a organizzare gli sprint in viste multiple, a collaborare con i membri del team e con gli stakeholder senza soluzione di continuità! Scaricare questo modello Risorse Excel correlate:
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Free from Excel Project Management
Excel ha molti usi, il project management non lo è da fare molto bene.
Anche con i modelli di Excel, sarà comunque difficile gestire i progetti in Excel.
Anche se ci sono molti Alternative di Excel la scelta più intelligente sarebbe quella di utilizzare uno strumento specializzato nella gestione delle attività come ClickUp.
Questo perché ClickUp è uno strumento progettato per il project management. Le sue funzionalità/funzioni sono state progettate per aiutarvi a gestire i vostri progetti in modo più efficiente a un prezzo molto conveniente!
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