Il prerequisito per una grande esecuzione del progetto è la pianificazione strategica.
Comporta la definizione del l'ambito del progetto delineare i compiti, stabilire le priorità, stimare le tempistiche del progetto, gestire le parti interessate e allocare le risorse. 📑
Ma non è tutto. È necessario anche seguire costantemente il progetto, garantire la qualità dei risultati, eliminare i silos e identificare e prevenire i rischi potenziali.
Tutto ciò richiede uno sforzo manuale e lascia spazio agli errori, soprattutto se si lavora contemporaneamente su più progetti. Modelli di gestione del progetto sono un modo eccellente per automatizzare e standardizzare i processi di gestione dei progetti. Ciò consente di risparmiare molto tempo e risorse.
In questo blog condivideremo i cinque migliori modelli di Excel per la gestione dei progetti che potete utilizzare per rendere efficiente il vostro lavoro pianificazione del progetto e monitoraggio.
Cosa sono i modelli Excel di gestione dei progetti?
I modelli Excel di gestione dei progetti sono fogli di calcolo Excel preformattati con un layout strutturato per la pianificazione e il monitoraggio dei progetti. Sono schemi efficienti per l'allocazione delle risorse, la creazione di budget di progetto, la definizione delle scadenze, la stesura di rapporti di progetto e valutare i progressi compiuti.
Potete personalizzare questi modelli di gestione del progetto in base ai vostri requisiti, obiettivi e stakeholder.
Ma come si fa a capire qual è il modello più adatto? Scopriamolo.
Cosa rende un buon modello Excel di gestione del progetto?
È semplice: un buon modello dovrebbe semplificarvi la vita.
Alcuni dei migliori modelli Excel per la gestione dei progetti sono chiari, facili da usare, facilmente personalizzabili, scalabili e possono essere integrati senza problemi con i più diffusi software di gestione dei progetti .
Ecco alcuni elementi chiave che rendono un buon modello.
Flessibilità e personalizzazione
- Adattabile a diversi tipi di progetto: Il modello deve essere adattabile a progetti di varie dimensioni, complessità e metodologie (ad esempio, Agile, Waterfall)
- Facile da modificare: Dovreste essere in grado di aggiungere, rimuovere o personalizzare facilmente le sezioni
Funzionalità chiave
- Gestione collaborativa delle attività: Tenere traccia di compiti, dipendenze, scadenze e progressi. Considerate caratteristiche come la funzionalità drag-and-drop e le barre di avanzamento
- Budgeting eallocazione delle risorse: Traccia i costi del progetto, le spese e le variazioni di budget. Consente di inserire e visualizzare facilmente i dati finanziari
- Rapporti: Generare rapporti sull'avanzamento del progetto, sull'utilizzo delle risorse e sulle prestazioni del budget
Aspetto visivo e usabilità
- Design pulito e professionale: Utilizzare una formattazione chiara, caratteri e colori coerenti per migliorare la leggibilità e l'attrattiva visiva
- Layout intuitivo: Organizzare le informazioni in modo logico e utilizzare un'etichettatura chiara per facilitare la ricerca di ciò che serve
Ulteriori considerazioni
- Sicurezza: Se utilizzato in modo collaborativo, considerare la protezione con password o altre misure di sicurezza
- Controllo delle versioni: Implementare meccanismi di controllo della versione per tracciare le modifiche e ripristinarle se necessario
Tenendo a mente queste funzionalità essenziali, vi presentiamo alcuni dei modelli Excel più utili per la gestione dei progetti.
5 modelli di Excel per la gestione dei progetti da usare nel 2024
Ecco i cinque principali modelli Excel da utilizzare nel 2024 per ottimizzare la gestione dei progetti.
1. Modello di tracciatore di progetto in Excel 📑
via Microsoft Se si gestiscono più progetti contemporaneamente, l'opzione Modello di tracciatore di progetto in Excel è per voi. Questo tracker divide i vari compiti di un progetto in diverse categorie per semplificare il monitoraggio.
Con questo modello è possibile tenere traccia delle date di inizio e fine del progetto e di quale categoria del progetto è stata assegnata a quale membro del team. Aiuta a gestire le scadenze e consente un'allocazione efficiente delle risorse.
Una volta completati i progetti, è possibile analizzare il tempo impiegato per i vari progetti e le ragioni del ritardo e ottimizzare gli altri progetti di conseguenza.
La parte migliore? È possibile personalizzarlo e aggiungere tabelle pivot e grafici per comprendere meglio l'andamento dei vari progetti. Scaricate questo modello
2. Modello di elenco delle cose da fare di un progetto in Excel 📊
via Microsoft Se si desidera una panoramica chiara e dettagliata di ogni attività all'interno di un progetto, scaricare il file Modello di elenco delle cose da fare di un progetto in Excel . È completo di tutte le caratteristiche essenziali di un elenco di cose da fare. È possibile prendere i progetti più grandi e suddividerli in 'attività' specifiche, ciascuna con la sua data di scadenza, il suo budget e la sua percentuale di avanzamento.
È anche possibile aggiungere note o promemoria specifici per ogni attività, per snellire il progetto e tenere sempre aggiornati tutti gli stakeholder.
Le barre di dati Excel aggiunte al foglio di calcolo forniscono una visione dell'avanzamento complessivo. Questo è un modello eccellente per pianificare le attività settimanali, mensili e trimestrali per i vostri BHAG (Big, Hairy, Audacious Goals). Scaricate questo modello
3. Modello di timeline di progetto in Excel 🗓️
via Microsoft Questo Modello di timeline di progetto in Excel è uno strumento eccellente per i responsabili di progetto che preferiscono una visione visiva e semplificata dei dati rispetto alle informazioni impacchettate in interminabili righe o colonne.
Il modello fornisce una mappa visiva della tempistica complessiva del progetto. Aggiungendo al modello le milestone, le date di scadenza e i nomi dei membri del team che lavorano a compiti specifici, si ottiene un diagramma temporale di tutte le milestone del progetto.
Quando vi serve questo modello? Ogni volta che vi spaventate perché un progetto è in ritardo sulla tabella di marcia. Motiverà voi e il vostro team a prepararvi e a lavorare con il doppio dell'impegno. Scaricate questo modello
4. Modello di diagramma di Gantt di Excel 📈
via Microsoft Il Modello di diagramma di Gantt di Excel è uno strumento avanzato per tracciare visivamente i progressi del progetto. Mentre gli altri modelli Excel di gestione dei progetti forniscono una panoramica del progetto, questo modello entra nei dettagli più complessi.
Aggiungete i dettagli dell'attività nella colonna della descrizione della milestone. Quindi inserire le categorie pertinenti, compresi gli obiettivi del progetto e le pietre miliari, oppure personalizzare la colonna Modello di diagramma di Gantt per includere le informazioni rilevanti per voi, il vostro team e gli stakeholder del progetto.
Quindi, menzionate la data di inizio dell'attività, assegnatela a un membro e stabilite il numero di giorni necessari per completarla.
Dovete continuare ad aggiungere la percentuale di completamento di un'attività. Il risultato? Sapete quali compiti sono in regola, quali hanno un rischio di completamento basso/medio/alto e quali non sono stati assegnati.
Sebbene questo modello richieda un po' di tempo per abituarsi, la parte divertente è che è disponibile in temi chiari, scuri e colorati, che lo rendono un piacere visivo con cui lavorare. Scarica questo modello
5. Modello di prestazione di progetto in Excel ✅
via Microsoft Il Modello di prestazione di progetto in Excel è leggermente più complesso di altri modelli Excel di gestione dei progetti.
Tuttavia, una volta acquisita familiarità con esso, è possibile ricavare informazioni finanziarie di alto livello sulle prestazioni del progetto, soprattutto per quanto riguarda l'effettiva generazione di entrate. È possibile valutare la salute finanziaria di qualsiasi progetto confrontando il budget per un progetto, i costi totali sostenuti e l'importo del budget superato.
È uno dei migliori modelli Excel per analizzare il valore effettivo del progetto per un'azienda. È possibile utilizzarlo per tenere traccia degli indici di efficienza dei costi e di efficienza dei tempi. Scaricate questo modello
Limitazioni dell'uso di Excel per la gestione e il monitoraggio dei progetti
Sebbene i modelli di Excel forniscano un quadro standard, trasparente ed efficiente per la gestione dei progetti, possono essere difficili da usare. Possono andare male a causa dell'eccessiva dipendenza dall'inserimento manuale dei dati.
Ecco alcuni sfide che si possono incontrare durante l'utilizzo di Excel per la gestione dei progetti:
1. Mancanza di automazione
Tracciare le attività, gestire i rischi e coinvolgere gli stakeholder richiede tempo e fatica. In mezzo al caos, aggiornare i dati manualmente è l'ultima cosa da fare.
Ma con Excel non c'è altra scelta. È necessario digitare tutto, sia per generare approfondimenti che per aggiornare lo stato del progetto.
2. Difficoltà nel monitorare l'avanzamento di un progetto
La collaborazione continua è alla base di una gestione efficace dei progetti.
Ma non è possibile tracciare i progressi in tempo reale o identificare gli ostacoli in Excel, soprattutto per i team di grandi dimensioni che lavorano su un singolo progetto.
3. Impossibilità di integrare Excel con altri strumenti
La gestione dei progetti richiede la condivisione dei dati utilizzando piattaforme diverse. È necessario disporre di strumenti in grado di integrarsi perfettamente con altre applicazioni.
Ad esempio, è possibile integrare una piattaforma di gestione dei progetti come ClickUp con Slack e creare attività dalle discussioni del progetto. Tuttavia, Excel non può essere integrato con altre piattaforme con la stessa facilità.
4. Visualizzazione limitata dei dati
Come preferite visualizzare le tempistiche del progetto: controllando più volte una colonna in un foglio Excel o accedendo a una timeline visiva in un dashboard intuitivo?
La seconda opzione è più semplice, ma non realizzabile in Excel. Tuttavia, con strumenti di gestione dei progetti come ClickUp, è possibile visualizzare le tempistiche del progetto, le risorse, l'allocazione del budget e le prestazioni in base a diverse metriche.
Incontra ClickUp: La migliore alternativa ai modelli di Excel per la gestione dei progetti
La digitalizzazione sta trasformando i settori in meglio; la gestione dei progetti non fa eccezione. I modelli di Excel non servono più allo scopo. È necessario un software di gestione dei progetti come ClickUp per funzionalità più avanzate. I modelli di gestione dei progetti di ClickUp aiutano a migliorare la pianificazione, l'ottimizzazione, il monitoraggio e l'analisi. Ecco 10 modelli da prendere in considerazione come alternativa ai modelli di gestione dei progetti di Excel.
1. Modello di gestione del progetto ClickUp
Migliorate l'efficienza del progetto monitorando costantemente le attività nelle diverse fasi con il modello di gestione del progetto ClickUp
La pianificazione e l'esecuzione dettagliate sono fondamentali per il successo di qualsiasi progetto. Il Modello di gestione del progetto ClickUp è uno strumento eccellente per pianificare in modo efficiente le varie attività di progetto e identificare i colli di bottiglia in una fase iniziale.
Fornisce una tabella di marcia che consente di navigare nell'intero ciclo di vita del progetto. Ecco come.
Innanzitutto, aggiungete le attività e raggruppatele in quattro categorie: non iniziate, in revisione, in corso e da aggiornare. È possibile aggiungere nuove attività per ogni categoria o spostare le attività tra le diverse categorie.
Quindi, aggiungete il reparto per ogni progetto, selezionate la priorità, aggiungete la descrizione del progetto e definite le metriche chiave di prestazione.
In questo modo, avrete a portata di mano tutte le informazioni essenziali sul progetto.
Questo modello offre varie schede di attività per migliorare l'esperienza di gestione del progetto. È dotato di una scheda di riepilogo che descrive le varie fasi del progetto, di una scheda di avanzamento delle attività in stile Kanban e di una scheda per le attività urgenti, che vi aiuterà a tenere sempre sotto controllo i requisiti del progetto. Scaricate questo modello
2. Modello di diagramma di Gantt semplice ClickUp
Identificate tempestivamente gli ostacoli e intervenite subito per completare il progetto senza intoppi con il modello di diagramma di Gantt semplice di ClickUp
Il Modello di diagramma di Gantt semplice di ClickUp è un tracciatore di gestione dei progetti semplice ed efficace per tutti i tipi di progetti. Questo modello aiuta a tracciare e visualizzare l'avanzamento dei vari compiti e a valutare il loro stato di avanzamento in base al tempo assegnato per quel compito specifico.
È possibile ottenere una panoramica completa di ogni componente del progetto con campi quali la descrizione dell'attività, l'assegnatario, lo stato attuale, la priorità, la fase del progetto, le date di inizio e fine e l'avanzamento del progetto.
Potete usare questo modello per anticipare e risolvere le dipendenze o i blocchi prima che facciano deragliare il progetto. Questo tracker visivo vi permetterà di analizzare i potenziali ritardi nel completamento di particolari attività, aumentando così l'efficienza complessiva. Scaricate questo modello
3. Modello di consegna del progetto ClickUp
Utilizzate il modello dei deliverable del progetto ClickUp per definire l'ambito del progetto e allocare le risorse in modo efficiente
L'obiettivo finale della gestione dei progetti è fornire prodotti di qualità al cliente. Il Modello di consegna del progetto ClickUp vi aiuta a raggiungere questo obiettivo. Fornisce una panoramica dei deliverable, dei compiti e delle fasi del progetto.
Questo modello fornisce una vista Board o Kanban di tutti i progetti per i diversi clienti. Sotto la descrizione del progetto, è necessario aggiungere un elenco dettagliato dei deliverable. È inoltre possibile aggiungere processi specifici per raggiungere i risultati, le tempistiche, i budget e le tappe fondamentali.
Utilizzate questo modello per seguire i progressi di ogni progetto. Oppure, fate un passo avanti e monitorate le prestazioni effettive di un progetto in base a diverse metriche. Vi aiuterà a determinare il tasso di successo dei progetti e il loro contributo alla crescita dell'organizzazione. Scaricate questo modello
4. Modello di rendiconto del progetto ClickUp
Preparate report nitidi per gli stakeholder, la comunicazione, il monitoraggio delle prestazioni e il processo decisionale strategico con il modello di reportistica di progetto ClickUp
Tra le altre responsabilità di un project manager, la rendicontazione del progetto spesso passa in secondo piano. Il Modello di rendicontazione del progetto ClickUp semplifica la preparazione di rapporti di progetto dettagliati per il monitoraggio interno e per fornire aggiornamenti tempestivi agli stakeholder.
Questo modello utilizza il layout tradizionale dei rapporti per descrivere i dettagli e lo stato del progetto. È possibile utilizzare questo modello anche per visualizzare la cronologia delle attività del progetto, le approvazioni ricevute, i commenti sollevati, i blocchi, le risorse utilizzate e i costi del progetto.
Questo modello di dashboard di progetto include i seguenti dettagli rilevanti per la preparazione di report esaustivi.
- Metriche del progetto
- Stato delle attività
- Riepilogo delle priorità
- Stato del calendario
- Stato del budget Scarica questo modello ### 5. Modello di tracciatore di progetto ClickUp
Aumentate la produttività grazie a una migliore pianificazione e tracciabilità dei progetti con il template ClickUp Project Tracker
La tracciabilità delle attività è uno degli aspetti più impegnativi della gestione di un progetto, soprattutto nel caso di progetti su larga scala che coinvolgono più parti interessate. È qui che il Modello di tracciatore di progetto ClickUp entra in gioco.
Automatizza la pianificazione e il monitoraggio delle attività, consentendo di aggiungere compiti a una specifica categoria di progetto. È anche possibile creare diverse sottoattività e assegnarle a diversi membri del team.
È possibile aggiornare e monitorare lo stato di salute dei vari compiti facendo clic sul pulsante a discesa accanto a ciascun compito.
- Rosso significa critico e richiede attenzione immediata
- Ambra significa che è in ritardo e può essere presa in alta priorità
- Verde significa che l'attività è in corso
È anche possibile aggiungere un campo data personalizzato per tenere traccia del tempo stimato ed effettivo di completamento delle attività. Scaricate questo modello
6. Modello di chiusura del progetto ClickUp
Utilizzate il modello di chiusura del progetto ClickUp per valutare il tasso di successo del progetto in base a varie metriche
Avete finalmente presentato un progetto entro la scadenza. Ma è andato a buon fine? Il cliente ha accettato i prodotti? Il Modello di chiusura del progetto ClickUp aiuta a ottenere queste risposte.
Tutto ciò che dovete fare è creare un elenco di tutte le azioni necessarie per completare un progetto, compresa la finalizzazione dei costi, l'approvazione da parte degli stakeholder e la richiesta di conferma da parte del cliente.
Aggiungete gli assegnatari, la priorità, la data di scadenza e selezionate lo stato dell'attività. È inoltre possibile personalizzare altri campi per aggiungere le metriche del progetto.
È necessario chiusura del progetto il modello di chiusura del progetto viene utilizzato verso la fine del progetto, dopo aver consegnato il progetto al cliente. Può essere distribuito a tutte le parti interessate per una discussione finale, dopo la quale si può dichiarare il progetto concluso.
È possibile visualizzare questo modello in cinque formati: elenco, tabellone, Gantt, documento e linea temporale. Scaricate questo modello
7. Modello di tabella di marcia del progetto ClickUp
Raggiungete gli obiettivi del progetto aggiungendo struttura e direzione al vostro progetto con il modello di tabella di marcia del progetto ClickUp
Nella gestione dei progetti, la roadmap è spesso mastodontica. L'allocazione delle risorse, il monitoraggio dei progressi, il controllo dei rischi e la gestione degli stakeholder sono solo la punta dell'iceberg.
Potreste sentirvi sopraffatti, perdere la rotta e allontanarvi dall'obiettivo finale. Il Modello di roadmap del progetto ClickUp mette le cose in prospettiva per ogni progetto.
Questo modello vi tiene sotto controllo allineando tutti i compiti all'obiettivo del progetto. È stato progettato dal punto di vista di un team di sviluppo prodotto. Pertanto, è possibile utilizzarlo per collaborare con il proprio team senza sforzo, tenere traccia dei compiti imminenti e stabilire le priorità degli incarichi.
Questo modello di facile utilizzo offre cinque visualizzazioni per visualizzare i dettagli del progetto: elenco, carico di lavoro, calendario, Gantt e scheda o vista Kanban. È inoltre possibile personalizzare i vari campi e stati per riflettere se l'implementazione del progetto è in sincronia con la roadmap. Scaricate questo modello
8. Modello di portafoglio per la gestione dei progetti ClickUp
Utilizzate il template ClickUp Project Management Portfolio per tenere traccia di tutti i vostri progetti in un unico posto e migliorare la gestione dei rischi, il coordinamento, il reporting e l'analisi
Il Modello di gestione del progetto ClickUp Portfolio serve come schema per tutti i progetti aziendali. È simile al cruscotto di un portafoglio di investimenti, dove è possibile monitorare i profitti e le perdite di tutti gli investimenti in un unico posto. Questo modello offre una visione a volo d'uccello di tutti i progetti in tutti i reparti dell'organizzazione.
È possibile aggiungere tag personalizzati come in attesa di revisione, in corso o non iniziato per monitorare lo stato del progetto. Il modello fornisce anche diversi campi, come la descrizione del progetto, i commenti relativi al progetto, la stima della tempistica del progetto e lo stato di priorità.
Questo modello è estremamente utile quando si desidera preparare rapporti sullo stato del progetto o fornire agli stakeholder un rapido aggiornamento. Scarica questo modello
9. Modello di linea temporale compilabile ClickUp
Utilizzate il modello di timeline compilabile di ClickUp per visualizzare e tenere traccia delle tempistiche di eventi e progetti con facilità
I project manager sono costantemente sotto pressione per consegnare i progetti entro scadenze rigide. Il Modello di timeline compilabile ClickUp riduce lo stress aiutandovi a mappare facilmente i progetti e a definire le scadenze per gli eventi con attività sequenziali. È inoltre possibile visualizzare scadenze complesse e condividerle con le parti interessate.
Avete anche la flessibilità di aggiungere/rimuovere/modificare le attività dalle timeline, permettendovi di concentrarvi sulle attività più urgenti. Non è tutto. Potete avere una rapida panoramica dei progressi, condividere le scadenze con il vostro team e tenere traccia dei costi del progetto. La caratteristica più interessante di questo modello è la possibilità di personalizzare la visualizzazione della timeline, scegliendo tra la visualizzazione a elenco, i grafici Gantt, la visualizzazione del carico di lavoro o la visualizzazione a calendario.
È possibile personalizzare il modello aggiungendo etichette di priorità, commenti e assegnatari multipli. Questo modello di gestione dei progetti di ClickUp è eccellente per i progetti con un margine di flessibilità o per quelli a bassa priorità. Scaricate questo modello
10. Modello di quadro di gestione del progetto ClickUp
Semplificate il processo di pianificazione ed esecuzione dei progetti con il modello ClickUp Project Management Framework
Se sembra che la casa stia bruciando e voi state lottando per spegnere l'incendio, avete bisogno di una migliore pianificazione e allocazione delle risorse.
Riducete il caos nella pianificazione dei progetti con il modello Modello di quadro di gestione del progetto ClickUp . Si tratta di un modello completo che facilita la pianificazione dettagliata di ogni elemento del progetto, aiuta a definire procedure operative standard (SOP) per i vari compiti e aiuta a tenere traccia degli aggiornamenti in tempo reale per la riduzione dei rischi.
Questo modello fornisce un cruscotto strutturato per l'assegnazione dei compiti, la definizione delle tappe, il monitoraggio dei progressi e la regolazione delle scadenze. Scaricate questo modello Bonus:_ **Strumenti AI per Excel !
Elevare la gestione dei progetti con Excel e i modelli ClickUp
Come project manager, affrontate tutti gli ostacoli e guidate il vostro team sulla strada giusta. Tuttavia, per andare avanti con fiducia, avete bisogno di una tabella di marcia strategica e di una solida esecuzione. I modelli di gestione dei progetti di ClickUp offrono tutto questo.
Automatizzano la pianificazione e il monitoraggio del progetto per aiutarvi a identificare e superare gli ostacoli. Inoltre, i dati analitici dettagliati offerti dal software di gestione dei progetti di ClickUp consentono di imparare dai progetti in corso per migliorare i risultati dei progetti futuri. Iscrivetevi oggi stesso a ClickUp per ottimizzare il vostro quadro di gestione dei progetti!