In qualità di project manager, hai un desiderio semplice :
Facciamo in modo che questo progetto abbia un esito positivo, per favore. 🤞
Ma il percorso per realizzare questo desiderio richiede cose non così semplici come la creazione di un piano di progetto, la definizione di un calendario di progetto, la mappatura dell'ambito del progetto, la pianificazione delle risorse, la gestione dei clienti, ecc.
Fortunatamente, ora puoi utilizzare un software per fogli di calcolo per gestire tutto questo senza lasciarti sopraffare da tali attività.
In questo articolo scopriremo cos'è un foglio di calcolo per la gestione dei progetti, i suoi vantaggi e alcuni modelli di fogli di calcolo. Suggeriremo anche un'alternativa che può essere la soluzione a qualsiasi inconveniente della gestione dei progetti con fogli di calcolo.
Soddisfiamo la tua curiosità sui fogli di calcolo.
Che cos'è un foglio di calcolo per la gestione dei progetti di project management?
Se crei una sequenza di progetto, un diagramma Gantt, un dashboard, un report o un elenco delle tue attività su un foglio di calcolo, questo diventa un foglio di calcolo per la gestione dei progetti.
In parole più semplici, la gestione dei progetti con fogli di calcolo è tutto ciò che fai su un foglio di calcolo per semplificare la gestione dei progetti.
Molte persone li utilizzano per gestire i progetti grazie alla familiarità che offrono.
La maggior parte di noi ha visto o utilizzato almeno una volta nella vita un foglio di calcolo Microsoft Excel o Fogli Google, giusto?
Sono flessibili e consentono di gestire manualmente i progetti utilizzando formule e grafici.
La parte migliore è che puoi evitare il lavoro richiesto perché qualcuno ha ideato un'innovazione geniale chiamata modelli.
Ma cosa rende davvero speciale il project management con fogli di calcolo?
Scopriamolo insieme!
5 vantaggi del project management con fogli di calcolo
Indipendentemente dal fatto che tu scelga il project management con fogli di calcolo Excel o Google, potrai trarre vantaggio da alcuni aspetti.
Esploriamo alcuni di essi:
1. Organizzazione
Un foglio di calcolo è spesso lo strumento ideale per raccogliere e organizzare i dati: due dei suoi utilizzi più semplici.
E se ami l'organizzazione perfetta, un foglio di calcolo è proprio quello che fa per te.
Puoi inserire tutti i dati del tuo progetto in colonne e righe semplici e ordinate, quindi ordinare gli elementi con formule per trovare rapidamente ciò che desideri.
2. Definizione del budget
Se Microsoft Excel andasse a scuola, sappiamo tutti in quale materia eccellerebbe: matematica!
Questo perché i calcoli di Excel sono impressionanti e accurati.
Quando ti metti a creare il budget di un progetto, un foglio di calcolo Excel può aiutarti a farlo in un attimo grazie ai suoi calcoli veloci. Puoi fare la maggior parte di questi calcoli anche in un foglio di calcolo Google per la project management.
3. Può essere economico
Puoi gestire i tuoi progetti con un foglio di calcolo a costo zero.
Come?
Puoi utilizzare Fogli Google...
Tutto ciò che ti serve è un account Google per iniziare a utilizzare Fogli Google per gestire i progetti.
A differenza dei Fogli Google, Excel non è gratis. Tuttavia, puoi comunque avere la suite Microsoft 365 Personal a un prezzo conveniente di 6,99 $ al mese.
Vuoi imparare a gestire i progetti su Fogli Google?
Dai un'occhiata alla nostra guida Fogli Google project management .
4. Ottimo per l'elenco delle attività
Le celle dei fogli di calcolo sono davvero utili quando devi creare elenchi.
Ciò significa che puoi creare tutte le attività di progetto o gli elenchi di cose da fare che desideri.
Sappiamo già quanto possano essere organizzati i fogli di calcolo, quindi sarà comodo e facile gestire le tue attività quotidiane.
No, il tuo team non deve essere escluso.
Puoi creare elenchi di attività quotidiane per il tuo team, in modo da garantire che i tuoi progetti procedano secondo i piani.
Il modo più ovvio da fare è:
- Elenca ogni attività
- Aggiungi una descrizione dell'attività e commenti su ciò che deve essere fatto.
- Fai una menzione del nome del dipendente responsabile.
- E così via
Vuoi fare qualcosa di più che creare semplici elenchi di attività in un foglio di calcolo?
Dai un'occhiata alla nostra guida al project management in Excel.
5. Modelli
I modelli ti semplificano la vita facendoti risparmiare un sacco di tempo.
Fortunatamente, troverai innumerevoli opzioni di modelli Excel e Fogli Google.
C'è un modello per tutto e per tutti.
Fogli Google includono anche modelli gratis precaricati che ti aiutano a mantenere il tuo progetto in linea con gli obiettivi, il budget e l'organizzazione.
Anche Excel offre numerosi modelli per calendari, monitoraggio delle attività, monitoraggio commerciale e altro ancora.
Diamo un'occhiata ad alcuni di essi:
4 modelli di foglio di calcolo per il project management dei progetti
Un modello di project management è uno strumento efficace sia per progetti semplici che complessi.
Dopotutto, chi non vorrebbe partire in vantaggio? 🏃
Tuttavia, trovare il modello giusto può richiedere un'ETERNITÀ!
Fortunatamente per te, abbiamo fatto un elenco di tre modelli gratis tra cui scegliere, così potrai iniziare subito!
1. Modello di tracker dei problemi del progetto
Invece di creare da zero un foglio di calcolo Excel per il project management dei progetti, utilizza questo modello Excel per gestire i rischi dei progetti registrando i problemi.
Scarica questo modello Excel per il monitoraggio dei problemi del progetto.
2. Modello di bilancio
Questo modello di bilancio può aiutarti a tenere traccia delle tue attività, passività e patrimonio netto. Utilizzalo per comprendere meglio la situazione finanziaria della tua azienda, in modo da poter pianificare di conseguenza i tuoi progetti futuri.
Scarica questo modello di foglio di calcolo di Fogli Google.
3. Modello di diagramma Gantt
Questo è un modello di diagramma di Gantt per Fogli Google che ti aiuterà a monitorare lo stato di avanzamento del tuo progetto e della tua tempistica. È un modo semplice per visualizzare il tuo piano di progetto e verificare se i risultati saranno presentati in tempo.
Scarica questo modello di grafico Gantt di Fogli Google .
4. Modello per il budget del progetto
Utilizza questo modello Excel per il budget del progetto per effettuare il monitoraggio dei risultati finali, dei fornitori, dei costi stimati e effettivi, ecc.
Scarica questo semplice modello Excel per il budget del progetto.
Queste sono solo alcune delle opzioni disponibili.
Puoi cercare online altri modelli, come ad esempio:
- Modello di pianificazione del progetto
- Modello per progetti di costruzione
- Modello di sequenza di progetto
- Modello di dashboard per la gestione dei progetti di project management
- Modello di rapporto sullo stato del progetto
Hai bisogno di altre opzioni?
Dai un'occhiata a questo elenco di modelli per il project management. *
Purtroppo, i fogli di calcolo non sono lo strumento più semplice per il project management.
Scopriamo perché.
7 svantaggi del project management con fogli di calcolo
Tutti conosciamo un gruppo di persone che litigheranno con te per dimostrare che i fogli di calcolo possono fare qualsiasi cosa.
E se sei uno di loro, va bene così.
Tutti abbiamo i nostri preferiti.
Tuttavia, ci sono una serie di svantaggi che non possiamo ignorare.
Problema n. 1: bloccato con la stessa visualizzazione
Se ami i fogli di calcolo, probabilmente sogni in righe e colonne. 💭
Ma indovina un po'?
Il tuo sogno si trasformerà presto in un incubo, poiché non avrai altre opzioni di interfaccia.
Ti ritroverai con tabelle piene di celle che non ti consentiranno di utilizzare metodologie di progetto come agile o kanban.
È qui che entra in gioco ClickUp!
Si tratta di uno degli strumenti di produttività con la maggiore valutazione, utilizzato da moltissime organizzazioni e liberi professionisti in tutto il mondo.
Soluzione ClickUp: visualizzazioni multiple
A differenza dei fogli di calcolo, ClickUp offre diverse visualizzazioni perché teniamo conto delle scelte di tutti.
Vedi, non vogliamo privarti dei tuoi sogni felici pieni di righe e colonne.
Ecco perché ti presentiamo la nostra vista Tabella.
Utilizzo della funzionalità drag and drop per spostare le attività nella vista Tabella di ClickUp
Usalo per visualizzare le tue attività in un formato foglio di calcolo, trascinale per organizzarle e effettua la condivisione della tabella con altri per mantenere fluido il flusso della comunicazione.
È ottimo per archiviare database di grandi dimensioni, inventari e budget.
Hai bisogno di fare altri calcoli?
Usa i calcoli delle colonne per calcolare la somma, la media o l'intervallo.
E se ti sembra ancora di non poter fare a meno del tuo foglio di calcolo, usa la visualizzazione Embed per importare il tuo file preferito su ClickUp con un semplice URL.
In questo modo, non dovrai abbandonare il tuo strumento di project management per accedere al foglio di calcolo.
Ma abbiamo promesso che non ti lasceremo bloccato con le celle.
Ciò significa che puoi cambiarlo quando vuoi.
Passa alla vista Gantt per creare il tuo piano di progetto, impostare la pianificazione del progetto in base alla tua Sequenza e effettuare il monitoraggio dei progressi.
Grazie alla nostra funzionalità drag and drop, potrai gestire con facilità anche tutte le dipendenze tra le attività.
Pianificazione della sequenza e monitoraggio delle attività nella vista Diagramma di Gantt di ClickUp
In qualità di project manager, probabilmente hai lavorato giorno e notte per trovare la metodologia di progetto più adatta al tuo team.
Non possiamo permettere che questo lavoro richiesto vada sprecato!
Ecco perché ClickUp offre una vista Bacheca che consente di applicare la metodologia kanban. Personalizzala in base alle esigenze del tuo team con gli stati personalizzati.
Può essere "in sospeso", "in corso", "in fase di approvazione"... qualsiasi cosa desideriate.
Visualizzazione delle attività nella vista Bacheca di ClickUp
Oppure prova la vista Riquadro.
È ottimo per il monitoraggio dei tuoi sprint e per avere una vista dettagliata delle attività del tuo progetto.
Problema n. 2: la creazione di dashboard può essere faticosa
Un dashboard è il miglior alleato di un project manager.
Almeno così dovrebbe essere.
Ma un foglio di calcolo dashboard è più simile a un falso amico o addirittura a un bullo.
Prova a crearne uno e capirai di cosa stiamo parlando.
Dovrai cercare una guida su Google e leggerla tutta.
Quindi segui infiniti passaggi e modifica le celle per tutto il giorno.
Stai pensando a un modello di dashboard per evitare il lavoro manuale?
Ah ah!
Buona fortuna nella ricerca di un modello che:
- Adatto alle tue esigenze
- È davvero funzionale
- Ed è gratis.
Alcuni di essi non consentono nemmeno di renderli personalizzati o di effettuare una modifica su di essi. Argh!
Soluzione ClickUp: Dashboard
Non preoccuparti. Le dashboard di ClickUp ti coprono le spalle.
Nessuna guida. Nessun passaggio. Nessun modello inaffidabile.
Bastano tre clic. 🖱
- Clicca sull'icona dashboard
- Clicca su + per aggiungere il tuo nuovo dashboard
- Clicca su + Aggiungi widget per inserire i tuoi dati
F-A-C-I-L-E!
Personalizzazione di un nuovo dashboard in ClickUp
Porta tutti i tipi di dati nella tua dashboard con:
Creazione di un dashboard con widget personalizzati disponibili in ClickUp
Vuoi avere il pieno controllo dei tuoi dashboard?
Utilizza invece i widget personalizzati e visualizza i tuoi dati sotto forma di grafici a barre, grafici a torta, calcoli, ecc.
Problema n. 3: nessuna capacità di gestione del flusso di lavoro
Parliamoci chiaro? I fogli di calcolo sono fogli di calcolo.
Ecco, l'abbiamo detto.
Proprio come non puoi costringere un tostapane a preparare waffle 🧇, non puoi usare i fogli di calcolo per gestire le tue esigenze di flusso di lavoro.
Non ti consentirà di creare o assegnare attività.
Oppure aggiorna automaticamente lo stato delle attività.
Oppure automatizza le attività ripetitive.
Soluzione ClickUp n. 1: attività
Se i flussi di lavoro sono come deliziosi waffle, ClickUp è la macchina per waffle di cui hai bisogno.
Si tratta di un software gratuito per la gestione dei progetti progettato per fornire supporto a tutti i tipi di flussi di lavoro.
Puoi creare attività con attività secondarie e liste di controllo.
E persino assegnarli.
Aggiungi più assegnatari a una singola attività o persino a un intero team.
Abbiamo preparato per te una colazione a buffet ricca di opzioni!
Aggiunta di uno o più assegnatari per una nuova attività in ClickUp
Soluzione ClickUp n. 2: Stati
Se vuoi visualizzare il percorso della tua attività da "Da fare" a "Terminato", Statuses è la soluzione giusta.
Puoi utilizzare semplici stati quando le attività devono essere terminate o meno.
Altre volte, personalizza lo stato delle attività in base alle tue esigenze in Elenchi, Cartelle e Spazi.
Cosa? Pensavi che avremmo limitato gli stati personalizzati alla sola vista Bacheca?
Ma dai!
Creazione di stati personalizzati in ClickUp
Problema n. 4: lavoro richiesto
I fogli di calcolo sono F-A-T-I-C-H-E-N-T-I!
Quasi tutto ciò che fai deve essere inserito manualmente, sia che tu voglia creare un dashboard di project management, redigere un rapporto, effettuare il monitoraggio del tempo, creare una lista di cose da fare...
In qualità di project manager, devi gestire contemporaneamente più progetti, attività e riunioni.
Dopo tutto quel lavoro, hai tempo per digitare freneticamente su un foglio di calcolo?
È una perdita di tempo e sappiamo tutti che può costare denaro. 💰
Soluzione ClickUp n. 1: automazioni
Dimentica i fogli di calcolo e prova le automazioni di ClickUp per non dover mai più ripetere le attività ripetitive.
Tutto quello che devi fare è effettuare l'impostazione di una combinazione di:
- Trigger: decidete cosa deve succedere affinché l'automazione abbia inizio.
- Condizioni: definisci le circostanze in cui l'automazione deve continuare
- Azioni: imposta cosa dovrebbe accadere come risultato dei Trigger e delle Condizioni
E poi?
Rilassati e lascia che ClickUp faccia il lavoro per te. 🥂
Impostazione dell'automazione personalizzata in ClickUp
Soluzione ClickUp n. 2: modelli
I modelli di ClickUp sono un ottimo modo per lavorare in modo intelligente.
Puoi utilizzare e creare modelli per:
Guarda!
Puoi creare modelli praticamente per qualsiasi cosa.
E a differenza dei modelli di foglio di calcolo, puoi facilmente personalizzare o persino creare i tuoi modelli ClickUp senza bisogno di una guida.
Problema n. 5. La visualizzazione mobile non è comoda
Alcune cose semplicemente non sono adatte agli schermi dei dispositivi mobili.
Come quella foto imbarazzante in cui il tuo migliore amico ti tagga o i fogli di calcolo su un'app mobile.
La tua vita sarà piena di sguardi distinti e scorrimento perché gli schermi piccoli non sono adatti ai fogli di calcolo.
Proteggi la tua vista con...
Soluzione ClickUp: app mobili ottimizzate
Fortunatamente, ClickUp è una soluzione per il project management che non richiede sforzi. Grazie alle sue app mobili ottimizzate sia per Android che per iOS, puoi:
- Tieni traccia dei progetti
- Assegna e pianifica le attività
- Conversate con i vostri compagni di squadra
- Controlla promemoria e date di scadenza
Visualizzazione delle attività e del Calendario nell'app mobile di ClickUp
Problema n. 6: nessun monitoraggio del tempo
Il monitoraggio del tempo su un foglio di calcolo è antico quanto i telefoni a conchiglia.
Con l'avvento delle automazioni, chi inserisce ancora manualmente le voci relative al tempo impiegato nel 2021?
E anche se utilizzi un foglio di calcolo per il monitoraggio del tempo, mi dispiace dirlo, ma stai perdendo tempo nel processo di monitoraggio.
Perché non effettuare l'automazione?
Soluzione ClickUp: monitoraggio del tempo del progetto
ClickUp riunisce la gestione delle attività di progetto e il monitoraggio del tempo nella stessa piattaforma.
Premi l'icona play per effettuare il monitoraggio automatico della durata delle attività mentre lavori e sentiti libero di passare da un'attività all'altra ogni volta che vuoi.
Monitoraggio del tempo con lo strumento di monitoraggio del tempo in ClickUp
Il nostro strumento di monitoraggio del tempo nativo è anche un timer globale.
Che cos'è?
Ciò significa che puoi avviare il timer da un dispositivo e interromperlo da un altro. 🤯
Problema n. 7: integrazioni limitate
Per un efficace project management, è necessario uno strumento in grado di:
- Fai tutto tu
- Oppure comunica con altri strumenti di produttività
Il primo punto è tutt'altro che vero per i fogli di calcolo.
Ma che dire delle integrazioni?
Mi dispiace deluderti, ma i fogli di calcolo non offrono molto supporto per le integrazioni.
Ad esempio, Excel non si integra con strumenti non Microsoft. Almeno, non direttamente.
Sei d'accordo che Excel non è l'ideale per un foglio di calcolo per la gestione dei progetti di project management?
Quindi dai un'occhiata a questo elenco delle migliori alternative a Excel .
Soluzione ClickUp: tantissime integrazioni
ClickUp è un paradiso dell'integrazione. Puoi integrarlo direttamente con diversi strumenti popolari, tra cui GitHub, Toggl, Box e molti altri!
Se non trovi lo strumento che desideri, la nostra integrazione Zapier è pronta ad aiutarti a stabilire una connessione tra ClickUp e oltre 1000 strumenti.
Ma aspetta! Non abbiamo ancora terminato.
ClickUp ha in serbo per te molte altre funzionalità/funzioni:
- Imposta gli obiettivi del progetto in ClickUp e crea una struttura di suddivisione del lavoro con traguardi, obiettivi e sprint.
- Gestisci le e-mail direttamente da ClickUp con ClickApp Email
- Utilizza Sprint Widgets per visualizzare i dati dello sprint sotto forma di grafico di velocità, burnup e burndown.
- Lavora anche quando il Wi-Fi non funziona con la modalità offline.
- Prendi note durante le riunioni o annota le idee per la pianificazione dei progetti con il blocco note di ClickUp.
- Consenti ai tuoi clienti, stakeholder o chiunque al di fuori dell'area di lavoro di accedere al diagramma di Gantt, alla Sequenza, ecc. con la condivisione pubblica.
Liberati dalle celle dei fogli di calcolo
I fogli di calcolo semplicemente non sono stati creati per il project management.
Perché dovresti sprecare il tuo tempo prezioso cercando di costringere uno strumento a fare qualcosa per cui non è stato progettato?
Utilizza invece un potente software di project management in grado di ridurre il tuo carico di lavoro e consentirti di effettuare il monitoraggio dei progetti in modo organizzato.
In sostanza, usa ClickUp.
Supporta la gestione di progetti, attività, tempi, documenti e risorse con infinite possibilità di personalizzazione.
Se questa soluzione all-in-one non è la soluzione definitiva per il project management, non sappiamo quale altra possa esserlo.
Allora, che ne dici?
Iscriviti gratis a ClickUp oggi stesso per realizzare tutti i tuoi desideri in materia di project management!
