Come project manager, avete un semplice desiderio:
che questo progetto sia un esito positivo, per favore._ 🤞
Ma il viaggio per realizzare questo desiderio richiede cose non così semplici come la creazione di un piano di progetto, l'impostazione di un calendario di progetto, la mappatura dell'ambito del progetto, la pianificazione delle risorse, la gestione dei client, ecc.
Per fortuna, ora è possibile utilizzare il software per fogli di calcolo per gestire il tutto e non rimanere impantanati in queste attività.
In questo articolo scopriremo che cos'è un foglio di calcolo per il project management i suoi vantaggi, e alcuni esempi di modelli di fogli di calcolo . Suggeriamo anche un'alternativa che può essere il vostro soluzione a tutti gli svantaggi del project management su foglio elettronico .
Alimentiamo la vostra curiosità per i fogli di calcolo.
Cos'è un foglio di calcolo per il project management?
Se si crea un foglio di sequenza del progetto , Grafico di Gantt , dashboard o un elenco di attività su un foglio di calcolo, che diventa un foglio di calcolo per il project management.
In parole più semplici, il project management su foglio elettronico è tutto ciò che Da fare su un foglio elettronico per facilitare la gestione dei progetti.
Molte persone li usano per gestire i progetti grazie alla familiarità che offrono.
la maggior parte di noi ha visto o usato un foglio di Microsoft Excel o un foglio di calcolo foglio di calcolo di Google Sheet almeno una volta nella vita, no?
Sono flessibili e si possono usare manualmente gestire manualmente i progetti utilizzando formule e grafici .
La parte migliore è che può saltare il lavoro manuale perché qualcuno ha ideato un'innovazione ingegnosa chiamata modelli .
Ma cosa rende il project management su fogli di calcolo davvero unico?
Scopriamolo!
5 vantaggi del project management su foglio elettronico
Indipendentemente dal fatto che scegliate la gestione dei progetti con fogli di calcolo Excel o la gestione dei progetti con fogli di calcolo Google, avrete alcuni vantaggi.
Esploriamo alcuni di essi:
1. Organizzazione
Un foglio di calcolo è spesso utilizzato per raccogliere e organizzare i dati: due dei suoi usi più semplici.
E se amate le cose super organizzate, un foglio di calcolo è il vostro posto ideale.
È possibile inserire tutti i dati del progetto in colonne e righe semplici e ordinate e ordinare i dati con formule per trovare rapidamente ciò che si desidera.
2. Budgeting
Se Microsoft Excel andasse a scuola, sappiamo tutti in quale argomento sarebbe bravissimo: matematica!
Questo perché i calcoli di Excel sono impressionanti e precisi.
Quando ci si siede per creare un bilancio del progetto un foglio di calcolo Excel può aiutarvi a superare il problema grazie alla rapidità dei suoi calcoli. La maggior parte di questi calcoli può essere effettuata anche in un foglio di calcolo di $$$a per il project management.
3. Può essere economico
È possibile eseguire il project management su foglio elettronico a costo zero.
come?
Potete usare Fogli Google..
Tutto ciò che serve è un account Google per iniziare a usare Fogli per gestire i progetti.
A differenza di Fogli Google, Excel non è gratis. Tuttavia, è possibile avere la suite Microsoft 365 Personal a un prezzo accessibile di 6,99 dollari al mese.
**Volete imparare a gestire i progetti su Fogli Google?
Date un'occhiata alla nostra $$$a Guida alla gestione dei progetti di Fogli Google .
4. Ottimo per l'elenco delle attività
Le celle dei fogli di calcolo sono davvero utili quando si devono fare degli elenchi.
Questo significa che potete creare tutte le attività del progetto o gli elenchi di cose da fare che volete.
Sappiamo già quanto possano essere organizzati i fogli di calcolo, quindi sarà comodo e facile gestire le proprie attività giorno per giorno.
Il vostro team non deve essere escluso.
Potete creare ogni giorno degli elenchi di attività per il vostro team, in modo da garantire che i progetti rimangano in carreggiata.
Il modo più ovvio Da fare è quello di:
- Elencare ogni attività
- Aggiungere una descrizione dell'attività e commenti su ciò che deve essere terminato
- Menzione del nome del dipendente responsabile
- E così via
Da fare più che creare_ elenchi di compiti_ in un foglio elettronico ?
Date un'occhiata alla nostra Guida alla gestione dei progetti con Excel .
5. Modelli
I modelli vi semplificano la vita facendovi risparmiare un sacco di tempo.
Fortunatamente, troverete innumerevoli modelli per Excel e Fogli Google.
C'è un modello per tutto e per tutti.
Fogli Google è persino precaricato con modelli gratis utili per aiutare il progetto a rimanere in linea con i tempi, il budget e l'organizzazione.
Anche Excel ha molti modelli per calendari , monitoraggio delle attività, monitoraggio delle vendite e altro ancora.
Vediamone alcuni:
4 Modelli di project management su foglio elettronico
Un modello di project management è uno strumento efficace sia per progetti semplici che complessi.
dopotutto, chi non vuole avere un vantaggio?
Tuttavia, trovare il modello giusto può richiedere molto tempo!
Per vostra fortuna, abbiamo elencato tre modelli gratis per permettervi di iniziare subito!
1. Modello di tracker dei problemi del progetto
Invece di creare un foglio Excel per il project management da zero, utilizzate questo modello Excel per gestire i rischi del progetto registrando i problemi.
Scarica questo Modello di tracker dei problemi per progetti in Excel .
2. Modello di bilancio
Questo modello di bilancio può aiutarvi a monitorare le attività, le passività e il patrimonio netto. Utilizzatelo per comprendere meglio la situazione finanziaria della vostra azienda, in modo da poter pianificare di conseguenza i vostri progetti futuri.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/06/Screenshot-6-6-2022-4-48-11-PM.png
/$$$img/
Scarica questo Fogli Google modello di bilancio .
3. Modello di grafico di Gantt
Si tratta di un modello di Modello di grafico Gantt per un foglio Google che vi aiuterà a monitorare lo stato del progetto e della Sequenza. È un modo semplice per visualizzare il piano del progetto e verificare se i tempi sono stati rispettati i deliverable saranno presentati in tempo.
Scarica questo Grafico Gantt di Fogli Googlemodello .
4. Modello di budgeting del progetto
Utilizzate questo modello di Excel modello di budget di progetto per monitorare le consegne, i fornitori, i costi stimati ed effettivi, ecc.
Scaricate questo semplice modello di Excel modello di budget di progetto .
Queste sono solo alcune opzioni.
È possibile cercare online altri modelli, come ad esempio un:
- Modello di piano del progetto
- Modello di progetto di costruzione
- Sequenza del progetto modello
- Modello di dashboard per il project management
- Reportistica sullo stato del progetto modello
Need more options?_
Dai un'occhiata a questo elenco di_ modelli di project management .
Purtroppo, i fogli di calcolo non sono lo strumento più semplice per il project management.
Scopriamo perché.
7 Svantaggi del project management con i fogli di calcolo
Conosciamo tutti un gruppo di persone che si batterà per dimostrare che i fogli di calcolo possono fare qualsiasi cosa.
E se siete uno di loro, va bene.
Tutti noi aggiungiamo ai preferiti.
Tuttavia, ci sono alcuni svantaggi che non possiamo ignorare.
Problema n. 1: rimanere bloccati con la stessa visualizzazione
Se amate i fogli di calcolo, probabilmente sognate in righe e colonne. 💭
ma indovinate un po'?
Il vostro sogno si trasformerà presto in un incubo, poiché non avrete altre opzioni di interfaccia.
Sarete bloccati da tabelle piene di celle che non vi permetteranno di impiegare metodologie di progetto come agile o kanban .
Qui è dove ClickUp arriva!
È uno dei valutazione più alta strumenti per la produttività utilizzati da tonnellate di organizzazioni e liberi professionisti in tutto il mondo .
Soluzione ClickUp: multipla visualizzazioniA differenza dei fogli di calcolo, ClickUp ha più visualizzazioni perché siamo attenti alle scelte di ognuno.
Non vogliamo portarvi via i vostri sogni felici pieni di righe e colonne.
Per questo motivo vi presentiamo il nostro Vista Tabella .
Utilizzo della funzionalità di trascinamento per spostare le attività nella visualizzazione Tabella di ClickUp
La tabella di ClickUp può essere utilizzata per visualizzare le attività in un foglio di calcolo, trascinarle e organizzarle e persino condividerle con altri per mantenere il flusso della comunicazione.
È ideale per archiviare grandi database, inventari e bilanci.
vuoi saperne di più?
Utilizzare Calcolo delle colonne per calcolare la somma, la media o l'intervallo.
E se avete ancora la sensazione che vi manchi il vostro foglio di calcolo, usate Visualizzazione incorporata per aggiungere i vostri file preferiti a ClickUp con un semplice URL.
In questo modo, non dovrete lasciare la vostra strumento di project management per accedere al foglio di calcolo.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/09/giphy.gif una donna comica che dice: "Prego" /$$$img/
Ma abbiamo promesso che non ti avremmo fatto rimanere bloccato con le celle.
Questo significa che potete cambiare ogni volta che volete.
Cambiate con il Vista Gantt Chart per creare il vostro piano del progetto , impostare il programma del progetto in base alla vostra Sequenza e monitorare lo stato di avanzamento.
È anche possibile gestire con facilità la dipendenza da ogni attività grazie alla funzione drag and drop.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/09/Gantt-20View-20Expand-20All-20Release-202.78-20GIF-201.gif Vista Gantt in ClickUp /$$$img/
Sequenza e pianificazione del tempo monitoraggio delle attività nella vista Gantt di ClickUp
Come project manager, probabilmente avete lavorato giorno e notte per trovare la metodologia di progetto più adatta al vostro team.
non possiamo permettere che questo lavoro richiesto vada sprecato!
Ecco perché ClickUp ha una metodologia di progetto Vista Bacheca in modo da poter applicare il metodo metodologia kanban . Personalizzatela in dipendenza delle necessità del vostro team con Stati personalizzati .
Può essere "in attesa", "in stato", "in approvazione"... tutto ciò che si desidera.
Visualizzazione delle attività nella vista Bacheca di ClickUp
Oppure provate a utilizzare la funzione Vista Riquadro .
È ottima per il monitoraggio degli sprint e per visualizzare una vista dettagliata delle attività del progetto.
Problema #2: la creazione di dashboard può essere faticosa
A dashboard è il miglior amico di un project manager.
O almeno dovrebbe esserlo.
Ma un foglio di calcolo dashboard è più simile a un falso amico o addirittura a un bullo.
Provate a crearne uno e capirete di cosa stiamo parlando.
Dovrete cercare una guida su Google e leggerla tutta.
Poi seguire infiniti passaggi e modificare le celle per tutto il giorno.
state pensando a un dashboard _template _per saltare la fatica?
Hah!
Buona fortuna nella ricerca di un modello che:
- Si adatti alle vostre esigenze
- Sia effettivamente funzionale
- E sia gratis
Alcuni non ti permettono nemmeno di personalizzare o modificare. argh!
Soluzione ClickUp: DashboardNon preoccupatevi. Le dashboard di ClickUp sono a portata di mano.
Nessuna guida. Nessun passaggio. Nessun modello inaffidabile.
Solo tre clic. 🖱
- Fare clic sull'icona Dashboard
- Cliccare su + per aggiungere il nuovo dashboard
- Fare clic su + Aggiungi widget per inserire i dati
E-A-S-Y!
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/09/createdashboardv2.gif Dashboard in ClickUp /$$$img/
Personalizzazione di una nuova dashboard in ClickUp
Portate tutti i tipi di dati nella vostra dashboard con:
Creazione di una dashboard con i widget personalizzati disponibili in ClickUp
volete avere il pieno controllo delle vostre dashboard?
Utilizzare Widget personalizzati invece di visualizzare i dati sotto forma di grafici a barre, grafici a torta, calcoli, ecc.
Problema #3: nessuna capacità di flusso di lavoro
i fogli di calcolo sono fogli di calcolo.
Ecco, l'abbiamo detto.
Proprio come non si può costringere un tostapane a fare i waffle 🧇, non si possono usare i fogli di calcolo per gestire le esigenze del flusso di lavoro.
Non vi permetterà di creare o assegnare attività.
O di aggiornare automaticamente lo stato delle attività.
O di automatizzare attività ripetitive.
Soluzione ClickUp #1: attività di ClickUp
Se i flussi di lavoro sono come deliziosi waffle, ClickUp è la macchina per waffle di cui avete bisogno.
Si tratta di un sistema di software gratuito per il project management progettato per supportare tutti i tipi di flussi di lavoro.
È possibile creare attività con attività secondarie e liste di controllo .
E anche assegnare loro.
Aggiungere assegnatari multipli a una singola attività o anche a un'intera Teams .
abbiamo una colazione a buffet ricca di opzioni per voi
Aggiunta di assegnatari singoli e multipli per una nuova attività di ClickUp
Soluzione ClickUp #2: StatiSe si vuole visualizzare il percorso di un'attività da fare a terminata, Statuses è la soluzione ideale.
Si possono usare gli stati semplici quando le attività devono essere o terminato o non terminato.
Altre volte, si possono personalizzare gli stati delle attività in dipendenza delle proprie esigenze in Elenchi, cartelle, e Spazi .
cosa? Pensavate che avremmo limitato gli stati personalizzati alla sola visualizzazione Bacheca?
Non è possibile!
Creazione di stati personalizzati in ClickUp
Problema #4: lavoro manuale richiesto
I fogli di calcolo sono T-I-R-I-N-G!
Quasi tutto ciò che fate deve essere inserito manualmente, sia che vogliate creare un dashboard per il project management, costruire un report, monitorare il tempo, fare un to-do..
In qualità di project manager, dovete tenere in equilibrio più progetti, attività e riunioni.
dopo tutto questo lavoro, avete tempo per scrivere furiosamente su un foglio di calcolo?
È una perdita di tempo e sappiamo tutti che può costare denaro. 💰
Soluzione ClickUp #1: AutomazioniDimenticate i fogli di calcolo e provate le Automazioni di ClickUp per non dover più fare attività ripetitive.
Da fare è solo impostare una combinazione di:
- Trigger : decidono cosa deve accadere perché l'Automazione abbia inizio
- Condizioni : definiscono le circostanze in cui l'Automazione deve proseguire
- Azioni : impostano ciò che deve accadere come risultato dei trigger e delle condizioni
allora?
Sedetevi e rilassatevi mentre ClickUp fa il lavoro per voi. 🥂
Impostazione di automazioni personalizzate in ClickUp
Soluzione ClickUp #2: Modelli
I modelli in ClickUp sono un ottimo modo per lavorare in modo "intelligente".
È possibile utilizzare e creare modelli per:
Vedi!
Si può modellare letteralmente qualsiasi cosa.
E, a differenza dei modelli dei fogli di calcolo, potete facilmente personalizzare o addirittura costruire i vostri modelli di ClickUp senza bisogno di una guida.
Problema #5. La visualizzazione da mobile non è conveniente
Alcune cose non sono fatte per gli schermi dei cellulari.
Come quella foto imbarazzante in cui il vostro migliore amico vi tagga o i fogli di calcolo su un'app mobile.
La vostra vita sarà costellata di strizzate d'occhio e scorrimenti perché gli schermi piccoli non sono adatti ai fogli di calcolo.
Salvate la vostra vista con..
Soluzione ClickUp: ben ottimizzata app per dispositivi mobiliPer fortuna, ClickUp è una soluzione per il project management che non lascia spazio agli occhi. Con le sue app mobili ben ottimizzate per Android e iOS, potete:
- Monitorare i progetti
- Assegnare epianificare le attività* Conversare con i compagni di squadra
- ControllarePromemoria eDate di scadenza
Visualizzazione delle attività e del calendario nell'app mobile di ClickUp
Problema #6: nessun monitoraggio del tempo
Il monitoraggio del tempo su un foglio di calcolo è antico come i telefoni cellulari.
con l'automazione che sta prendendo il sopravvento, nel 2021 chi farà più voci manuali?
E anche se Da fare usate un foglio di calcolo per il monitoraggio del tempo, mi dispiace dirlo, ma state perdendo tempo nel processo di monitoraggio del tempo.
perché non automatizzarlo?
La soluzione ClickUp: Monitoraggio del tempo del progettoClickUp porta la gestione delle attività di progetto e il monitoraggio del tempo sulla stessa piattaforma.
Premete l'icona play per monitorare automaticamente la durata delle attività mentre lavorate, e sentitevi liberi di passare da un'attività all'altra quando volete.
Monitoraggio del tempo con lo strumento di monitoraggio del tempo di ClickUp
Il nostro strumento nativo di monitoraggio del tempo è anche un global timer.
che cos'è?
Significa che potete avviare il timer da un dispositivo e fermarlo da un altro. 🤯
Problema #7: integrazioni limitate
Per un project management efficace, si desidera uno strumento in grado di:
- Da fare tutto
- O che comunichi con altri strumenti di produttività
Il primo punto è tutt'altro che vero per i fogli di calcolo.
Ma che dire delle integrazioni?
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/09/DelectableCooperativeGreatdane-size_restricted.gif Schitt's Creek Stevie dice che non se ne parla /$$$img/
Mi dispiace spezzarti il cuore, ma anche i fogli di calcolo non supportano molto le integrazioni.
Ad esempio, Excel non si integra con nessuno strumento non Microsoft. Non direttamente, almeno.
**Siete d'accordo che per un foglio di calcolo per la gestione dei progetti Excel non è l'ideale?
Allora date un'occhiata a questo elenco di_ migliori alternative a Excel .
Soluzione ClickUp: tonnellate di integrazioni
ClickUp è il paese delle meraviglie dell'integrazione. È possibile integrarsi direttamente con diversi strumenti popolari, tra cui GitHub , Attivare/disattivare , Box e altro ancora!
Se non trovate lo strumento che desiderate, il nostro Zapier è pronta per aiutare la connessione di ClickUp con oltre 1000 strumenti.
Ma non abbiamo ancora finito! Non abbiamo ancora terminato.
ClickUp ha ancora di più funzionalità/funzione in serbo per voi:
- Impostazione progettoObiettivi in ClickUp e creare una struttura di ripartizione del lavoro con traguardi, obiettivi e sprint
- Gestire le email direttamente da ClickUp conClickApp Email Utilizzare gli Sprints Widget per visualizzare i dati dello sprint sotto forma di un modulovelocità,combustioneegrafico burndown Lavorare anche quando il wifi è fuori uso conModalità offline Prendete nota delle note delle riunioni o delle idee per il piano di progetto conIl blocco note di ClickUp Consentite al vostro client, agli stakeholder o a chiunque altro al di fuori dell'area di lavoro di accedere al Gantt Chart, alla Sequenza, ecc. conCondivisione pubblica ## Free dalle celle del foglio di calcolo
I fogli di calcolo semplicemente non sono fatti per il project management.
perché volete spendere il vostro tempo prezioso cercando di forzare uno strumento a fare qualcosa che non è mai stato pensato per fare?
Utilizzate invece un potente software di project management in grado di ridurre il carico di lavoro e di consentire il monitoraggio dei progetti in modo organizzato.
In pratica, usate ClickUp.
Supporta progetti e attività, tempo , documento e gestione delle risorse con infiniti personalizzato possibilità.
Se questa soluzione all-in-one non è sinonimo di ultimate project management, non sappiamo cosa possa esserlo.
da fare? Iscrivetevi gratis a ClickUp oggi stesso per realizzare tutti i vostri desideri di project management!
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/09/TallTautBlackfootedferret-size\\_restricted.gif Schitt's Creek Alexis che dice che non vede l'ora /$$$img/