Bạn có biết rằng, theo Từ điển Anh Oxford, deprioritization (giảm mức độ ưu tiên) lần đầu tiên được giới thiệu như một danh từ vào những năm 1970? Thật buồn cười, chúng ta thường bỏ qua từ này. Thay vào đó, chúng ta có xu hướng tập trung vào prioritization (xếp thứ tự ưu tiên), tin rằng việc lập danh sách công việc cần làm theo mức độ ưu tiên là chìa khóa quan trọng nhất để đạt năng suất cao nhất.
Tuy nhiên, trong một thế giới nơi các chuyên gia phải vật lộn với khối lượng công việc quá lớn, có một sự thật mà chúng ta không thể trốn tránh: bạn không thể thực sự ưu tiên tất cả các công việc "quan trọng" mà không giảm mức độ ưu tiên của những công việc không quá quan trọng.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào 10 kỹ thuật để giảm bớt mức độ ưu tiên khối lượng công việc của bạn một cách hiệu quả. Chúng sẽ giúp bạn cải thiện sức khỏe, đạt được mục tiêu với nỗ lực tối thiểu và cuối cùng là tăng năng suất tổng thể. Hãy bắt đầu ngay! 🤸
Ưu tiên lại là gì?
Giảm mức độ ưu tiên là một quá trình tích cực nhằm sắp xếp lại và xóa các công việc khỏi lịch trình của bạn. Quá trình này bao gồm sắp xếp lại, phân công hoặc loại bỏ các công việc để phù hợp với mục tiêu và ưu tiên hiện tại của bạn. 🚩
Khi giảm mức độ ưu tiên, bạn đánh giá lại các công việc của mình — đã được lên kế hoạch, đã bắt đầu hoặc đang thực hiện — và quyết định xem chúng có phải là ưu tiên hiện tại hay không. Nếu câu trả lời là không, thì đã đến lúc thay đổi mức độ ưu tiên của bạn.
Trong khi việc sắp xếp thứ tự ưu tiên hướng dẫn bạn đầu tư thời gian ngay lập tức, việc giảm mức độ ưu tiên quyết định những công việc nào bạn có thể hoãn lại để làm sau.
Lợi ích của việc ưu tiên lại
Việc thành thạo nghệ thuật giảm mức độ ưu tiên mang lại nhiều lợi ích và là nền tảng để nâng cao năng suất. Những lợi ích chính bao gồm:
- Tăng cường sự tập trung: Bằng cách thu hẹp mục tiêu, bạn có thể tập trung rõ ràng hơn vào những việc thực sự quan trọng, giảm thiểu sự phân tâm và cải thiện khả năng tập trung
- Tăng năng suất: Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc một cách tự tin cho phép phân bổ thời gian và nguồn lực hiệu quả hơn, dẫn đến việc sử dụng năng lượng tốt hơn
- Giảm căng thẳng: Tạo danh sách công việc dễ quản lý hơn có thể giảm bớt căng thẳng bằng cách loại bỏ khối lượng công việc quá tải và cho phép tiếp cận cân bằng hơn trong việc giải quyết các trách nhiệm
- Cảm giác thành công: Hoàn thành thường xuyên các mục tiêu được ưu tiên sẽ nuôi dưỡng cảm giác thành công, thúc đẩy động lực và sự tự tin
- Cân bằng cuộc sống và công việc tốt hơn: Tránh cam kết quá mức và làm việc quá sức giúp ngăn ngừa tình trạng kiệt sức và thúc đẩy sức khỏe tổng thể
Cách sử dụng việc giảm mức độ ưu tiên để cải thiện năng suất
Bạn cảm thấy bị chôn vùi trong đống công việc, không biết nên giải quyết việc nào trước và việc nào nên gác lại? Giảm mức độ ưu tiên là cứu tinh của bạn!
Nhưng bạn biết gì không? Có nhiều cách để tăng tốc năng suất của bạn bằng phương pháp này. Hãy chuẩn bị tinh thần cho 10 kỹ thuật thay đổi cuộc chơi để áp dụng việc giảm mức độ ưu tiên nhằm tăng cường động lực và làm việc thông minh hơn. Và như một phần thưởng, chúng tôi sẽ giới thiệu một số công cụ tuyệt vời để thắp sáng con đường của bạn trong hành trình vĩ đại này! 🕯️
1. Sử dụng công cụ quản lý công việc
Tăng năng suất của nhân viên và quản lý công việc hiệu quả đi đôi với nhau. Quản lý công việc hiệu quả có nghĩa là nói lời tạm biệt với sự sụt giảm động lực, kiệt sức và căng thẳng khi sắp xếp các ưu tiên và mục tiêu. Đó là lý do tại sao có một công cụ quản lý công việc mạnh mẽ là điều tuyệt đối cần thiết! 🙌
Hãy sử dụng ClickUp — công cụ quản lý nhiệm vụ và năng suất hữu ích giúp bạn đặt mục tiêu, sắp xếp thứ tự ưu tiên và theo dõi các nhiệm vụ trong một nền tảng duy nhất!
Nhiệm vụ ClickUp là bộ công cụ chủ lực của nền tảng này cho cả hợp tác nhóm và hoàn thành nhiệm vụ cá nhân, cung cấp các tính năng hữu ích như:
- Bốn mức độ khẩn cấp
- Danh sách việc cần làm
- Mẫu phân chia thời gian theo khối
- Đang theo dõi cột mốc để tăng động lực
- Mã màu để tổ chức tốt hơn
- Cài đặt mục tiêu linh hoạt
Bạn đang phải đối mặt với những dự án lớn? Hãy chia nhỏ chúng thành các công việc con! Bạn muốn chỉnh sửa nhiều nhiệm vụ cùng một lúc? Thanh công cụ thao tác hàng loạt ClickUp sẽ giúp bạn.
Đối với những người bận rộn, ClickApps cung cấp hơn 35 tùy chọn để điều chỉnh quy trình làm việc mà không cần mã hóa. Và như thể đó chưa đủ, ClickUp Automations còn giúp bạn loại bỏ công việc bận rộn. Chọn từ hơn 100 tùy chọn sẵn có hoặc tạo quy tắc tự động hóa của riêng bạn.
Để thiết lập quy trình làm việc và sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc nhanh hơn, hãy khám phá Mẫu quản lý công việc đơn giản của ClickUp. Mẫu này đảm bảo theo dõi hiệu quả các công việc và mục tiêu hàng ngày thông qua danh sách việc cần làm đơn giản. 🥅
2. Tạo danh sách "việc không cần làm"
Xếp thứ tự ưu tiên có thể là yếu tố cốt lõi để thực hiện dự án thành công, nhưng giảm mức độ ưu tiên cũng quan trọng không kém. Đó là lý do tại sao việc tạo danh sách "việc không cần làm" có thể mang lại hiệu quả tuyệt vời cho năng suất của bạn!
Giả sử bạn muốn làm một dự án cá nhân nhưng không thể dành sự chú ý cần thiết cho nó ngay lập tức. Đó là lúc ghi nó vào danh sách công việc cần làm trong "tháng tới" có thể là cứu cánh cho bạn. 🦸♂️
ClickUp giống như một con dao quân đội Thụy Sĩ trong Danh sách việc cần làm trực tuyến! Nó giúp bạn tạo danh sách đa chức năng mà bạn có thể quản lý dễ dàng từ mọi nơi — máy tính để bàn, điện thoại hoặc tab trình duyệt. Đây là công cụ hữu ích để ghi nhớ những việc cần làm tiếp theo trong chương trình làm việc và những việc có thể hoãn lại.
Bạn có thể tùy chỉnh các danh sách này theo ý muốn! Biến danh sách đơn giản thành kế hoạch hành động và cá nhân hóa chúng bằng:
- Định dạng
- Màu sắc
- Liên kết các công việc
- Người được giao
Bạn thậm chí không cần phải bắt đầu từ đầu! Mẫu danh sách công việc hàng ngày ClickUp giúp hợp lý hóa quy trình, giúp việc thêm và sắp xếp nhiệm vụ trở nên nhanh chóng và đơn giản. Với nhiều tùy chọn để sắp xếp nhiệm vụ, cài đặt mức độ ưu tiên và tổ chức quy trình làm việc, mẫu này thực sự giúp tiết kiệm thời gian.
3. Đặt mức độ ưu tiên
Để giảm mức độ ưu tiên hiệu quả, điều quan trọng là phải phân biệt các công việc mang lại giá trị cao nhất và thấp nhất cho tổ chức của bạn. Điều này cho phép bạn gác lại các công việc ít quan trọng hơn để làm sau và tập trung vào những công việc có tác động ngay lập tức. 🎯
Trong ClickUp, mức độ khẩn cấp được thể hiện rõ ràng thông qua hệ thống ưu tiên bốn cấp được thiết kế để định hình quá trình ra quyết định của bạn:
- Cấp bách: Cần sự chú ý ngay lập tức
- Cao: Công việc quan trọng cần hoàn thành nhanh chóng
- Bình thường: Có thể chờ một chút, nhưng quan trọng cho kế hoạch chiến lược và nghiên cứu
- Thấp: Công việc có mức độ ưu tiên thấp hơn hoặc ít nhạy cảm với thời gian
Việc gán thẻ Ưu tiên công việc rất dễ dàng — chỉ cần nhấp vào biểu tượng cờ và chọn mức độ khẩn cấp từ menu thả xuống. Hệ thống mã màu đảm bảo nhận biết nhanh chóng: cờ đỏ biểu thị công việc khẩn cấp, trong khi màu xám nhạt biểu thị công việc ít quan trọng hơn, có thể giảm mức độ ưu tiên. 🏳️
Để tập trung vào các vấn đề khẩn cấp, hãy lưu các công việc ưu tiên cao vào Khay công việc để dễ dàng truy cập.
4. Giới hạn giờ làm việc của bạn
Bạn đã bao giờ cảm thấy quá tải vì phải hoàn thành quá nhiều công việc ưu tiên trong một ngày, đến cuối ngày bạn cảm thấy kiệt sức? Có hai lý do dẫn đến tình trạng này: quản lý thời gian kém và bỏ qua việc giảm mức độ ưu tiên. ⏳
Tính năng theo dõi thời gian dự án ClickUp đến để giải cứu bạn! Với phần mở rộng Chrome miễn phí, bạn có thể theo dõi thời gian của mình một cách dễ dàng từ máy tính để bàn, thiết bị di động hoặc trình duyệt web. Bắt đầu và dừng thời gian trên các thiết bị và chuyển đổi liền mạch giữa các công việc bằng bộ hẹn giờ toàn cầu. Dễ dàng thêm thời gian hồi tố hoặc tạo mục nhập theo phạm vi ngày bằng tính năng theo dõi thời gian thủ công.
Xem chi tiết thời gian theo dõi theo ngày, tuần, tháng hoặc bất kỳ phạm vi tùy chỉnh nào bằng bảng chấm công toàn diện. Xem tổng thời gian được nhóm theo ngày và truy cập từng công việc và mục nhập thời gian để phân tích kỹ lưỡng việc phân bổ thời gian của bạn.
Không bao giờ bỏ lỡ bất kỳ thông báo nào với Nhắc nhở ClickUp! Nhận thông báo qua email, máy tính để bàn hoặc thiết bị di động để luôn cập nhật các công việc của bạn. Tùy chỉnh nhắc nhở với:
- Hình ảnh
- Ghi chú giọng nói
- Bản đồ địa điểm
Tận dụng tích hợp với các công cụ như Lịch Google và Outlook, Zoom, Alexa và Microsoft Teams để đồng bộ hóa thông báo của bạn một cách liền mạch trên các nền tảng.
5. Đánh giá lại các ưu tiên hàng tuần
Để đảm bảo các công việc đang thực hiện được chú ý đúng mức, điều quan trọng là phải thường xuyên đánh giá lại mức độ ưu tiên. Bạn có thể làm việc này hàng ngày, vào đầu hoặc cuối ngày. Hoặc, đặt ra mục tiêu cho tuần tới vào chiều thứ Sáu và điều chỉnh mức độ ưu tiên mỗi ngày sau đó. 🌞
Đánh giá mức độ ưu tiên rõ ràng và có tổ chức là bước đầu tiên để phân biệt các công việc ít khẩn cấp với các công việc ưu tiên cao. May mắn thay, Mẫu Ma trận Ưu tiên ClickUp có thể giúp bạn — nó cung cấp ma trận 2×2 được trang bị các biến Khẩn cấp và Quan trọng để sắp xếp mức độ ưu tiên một cách liền mạch.
Chỉ cần thêm tên công việc vào các ghi chú dán có mã màu trong các ô tương ứng để sắp xếp thứ tự ưu tiên hoặc giảm mức độ ưu tiên bằng cách sử dụng các danh mục sau:
- Độ quan trọng cao, mức độ khẩn cấp cao: Làm trước
- Mức độ quan trọng thấp, mức độ khẩn cấp cao: Việc cần làm tiếp theo
- Độ quan trọng cao, mức độ khẩn cấp thấp: Làm sau
- Mức độ quan trọng thấp, mức độ khẩn cấp thấp: Làm sau cùng
6. Giảm mức độ ưu tiên của các công việc con
Bạn đang phân vân giữa việc soạn thảo một bản phân tích tài chính toàn diện hay phác thảo các điểm tài chính chính? Hoặc có lẽ bạn đang cân nhắc giữa việc cải tổ toàn bộ giao diện phần mềm hay tinh chỉnh một phần cụ thể để nâng cao trải nghiệm người dùng?
Giảm mức độ ưu tiên không phải lúc nào cũng có nghĩa là từ bỏ toàn bộ công việc — đó là việc tổ chức lại các phần cụ thể trong một công việc hoặc dự án. Bằng cách này, bạn giữ lại những gì quan trọng nhất và bỏ đi những phần còn lại. 👋
Một cách dễ dàng để xử lý vấn đề này là tạo danh sách kiểm tra công việc và công việc con. Điều này cho phép bạn ưu tiên các công việc thiết yếu trong khi giảm mức độ ưu tiên của các công việc con không mang lại giá trị ngay lập tức cho kinh doanh của bạn.
Sử dụng Danh sách kiểm tra nhiệm vụ ClickUp để quá trình này diễn ra suôn sẻ hơn. Các mục trong danh sách kiểm tra của bạn có thể có các mục phụ mà bạn có thể dễ dàng sắp xếp bằng cách kéo và thả. Đó là cách các nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu của bạn luôn ở trên cùng, trong khi những nhiệm vụ bạn muốn giảm mức ưu tiên sẽ ở dưới cùng. Ngoài ra, bạn có thể phân công nhiệm vụ, đặt mức ưu tiên và thời hạn hoàn thành, đồng thời theo dõi tiến độ bằng Trường Tùy chỉnh.
Nếu việc xây dựng danh sách kiểm tra từ đầu khiến bạn cảm thấy khó khăn, hãy thử Mẫu danh sách kiểm tra hàng tuần của ClickUp. Mẫu này rất phù hợp cho người mới bắt đầu và sắp xếp các công việc hàng ngày của bạn dựa trên Trạng thái tùy chỉnh. Bạn sẽ dễ dàng thấy các công việc là gì:
- Đã hủy
- Hoàn thành
- Đang tiến độ
- Việc cần làm
Bạn thậm chí có thể tùy chỉnh các trạng thái này, chẳng hạn như thêm trạng thái "Không cần làm" để giảm mức độ ưu tiên một cách đơn giản hơn. Ngoài ra, bạn có thể theo dõi mức độ ưu tiên, ngày đáo hạn và thậm chí cả tâm trạng của mình để tránh bị kiệt sức. 🔥
7. Hiển thị khả năng sẵn sàng của bạn
Khi quản lý nhiều dự án, chúng ta thường sắp xếp các công việc mà không kiểm tra mức độ ưu tiên của chúng. Điều này dẫn đến việc phải giải quyết mười công việc có thể chờ đợi, bỏ lỡ những công việc quan trọng hơn. Hình dung thời gian rảnh của bạn là chìa khóa. 🔑
Tận dụng chế độ xem Khối lượng công việc của ClickUp để xem khối lượng công việc của từng thành viên trong nhóm trong khoảng thời gian bạn chọn. Điều này giúp phát hiện các thành viên bị quá tải, cho phép lập kế hoạch nhân lực và chia sẻ tài nguyên tốt hơn.
Trong khi đó, chế độ xem Lịch giúp đơn giản hóa việc lên lịch công việc với các tính năng như:
- Kéo và thả để tổ chức dễ dàng
- Trường Tùy chỉnh để tùy chỉnh lịch trình của bạn theo ngày, tuần hoặc tháng
- Thẻ mã màu để theo dõi tiến độ và ngăn chặn xung đột giữa các ưu tiên ⚔️
Sử dụng chế độ xem Dòng thời gian để xem tổng quan công việc nhanh chóng trên một dòng hoặc biểu đồ Gantt để xem chi tiết lịch trình dự án và nhóm. Cả hai chế độ này đều cung cấp các góc nhìn khác nhau để quản lý thời gian, quản lý công việc hiệu quả và đảm bảo các công việc ưu tiên cao được xử lý.
8. Loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng
Việc kết hợp việc giảm mức độ ưu tiên vào thói quen hàng ngày của bạn là để chủ động với thời gian và khối lượng công việc của mình. Đó là lý do tại sao khối thời gian là giải pháp hoàn hảo — nó cho phép bạn tạo lịch trình trên lịch của mình cho những công việc quan trọng nhất. Bằng cách đó, bạn cho nhóm của mình biết khi nào bạn rảnh và bảo vệ lịch trình của mình khỏi quá bận rộn và quá tải. 😩
Phân chia thời gian chia ngày của bạn thành các "khối" thời gian có thể quản lý được, mỗi khối dành cho một công việc cụ thể. Không giống như danh sách việc cần làm đơn giản, phân chia thời gian chỉ định khung thời gian cụ thể để bạn hoàn thành các công việc nhất định.
May mắn thay, ClickUp có một kho tàng mẫu phân chia thời gian và các tính năng để giúp bạn nâng cao kỹ năng giảm mức độ ưu tiên.
Bắt đầu bằng cách thiết lập danh sách công việc của bạn — sắp xếp các công việc hàng ngày của bạn thành ba loại: Cần làm, Đang tiến hành và Hoàn thành. Bạn có thể bỏ qua ngày đáo hạn và người được giao nếu danh sách chỉ dành cho bạn.
Thêm nhiều cột để theo dõi công việc dựa trên các yếu tố như:
- Thời gian trong ngày — sáng, chiều, tối
- Thời gian cần thiết cho mỗi công việc
- Khi bạn có kế hoạch hoàn thành công việc
Sử dụng các mẫu sẵn có để phân chia thời gian hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng có thể tạo ra sự khác biệt lớn và giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. Hãy xem Mẫu phân chia thời gian ClickUp, được thiết kế để quản lý lịch và giảm mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ.
Nó phân chia công việc thành các danh mục Cá nhân, Công việc, Chăm sóc bản thân và Cuộc họp một cách gọn gàng, giúp việc tổ chức trở nên dễ dàng. Ngoài ra, bạn có thể tùy chỉnh bằng Trường Tùy chỉnh để giữ thông tin nhất quán.
Mẫu này cho phép bạn đánh dấu mức độ bận rộn của mình bằng cách cài đặt trạng thái sẵn sàng của bạn thành:
- Miễn phí: Bạn có thể thực hiện công việc cần làm
- Bận một phần: Bạn đang làm việc nhưng vẫn có thể trả lời cuộc gọi/trò chuyện
- Bận: Bạn không rảnh
Điều này giúp bạn hiểu rõ hơn về lịch trình của mình và cho phép bạn hủy hoặc phân công công việc trong những kỳ mà bạn đã có quá nhiều việc phải làm. 🍽️
9. Giao tiếp với nhóm của bạn
Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc quyết định công việc nào cần giảm mức độ ưu tiên để tập trung vào công việc ưu tiên cao hơn, nhóm của bạn có thể có những ý kiến quý giá. Với nhiều bộ óc cùng làm việc, khả năng là vô hạn.
ClickUp rất coi trọng sự hợp tác hiệu quả và cung cấp một nền tảng hợp nhất được trang bị tất cả các công cụ cần thiết để giao tiếp nhóm liền mạch!
Hãy tưởng tượng một tình huống trong đó tất cả các công việc của bạn đột nhiên trở nên cấp bách như nhau trong quá trình đánh giá lại hàng tuần. Bảng trắng ClickUp sẽ giúp bạn chia sẻ bảng vẽ kỹ thuật số với toàn bộ nhóm để cùng nhau động não. 🧠
Tính linh hoạt và tùy chọn tùy chỉnh của công cụ này giúp việc lập bản đồ các giải pháp tiềm năng trở nên thật dễ dàng! Bạn có thể giải quyết vấn đề một cách sáng tạo bằng biểu đồ, đồ thị và hình dạng được mã hóa bằng màu sắc, đồng thời chia sẻ ý tưởng bằng ghi chú dán, nhận xét, tài liệu, tệp phương tiện và liên kết.
Cần trợ giúp ngay lập tức? ClickUp Docs hỗ trợ bạn với các tính năng cộng tác thời gian thực! Các nhóm có thể cùng nhau chỉnh sửa tài liệu, chỉ định các mục hành động, gắn thẻ thành viên trong bình luận và nhanh chóng chuyển văn bản thành nhiệm vụ có thể thực hiện được, đảm bảo tổ chức trơn tru và hiệu quả trong suốt quá trình.
ClickUp là một nền tảng tất cả trong một, giúp bạn không cần phải chuyển đổi giữa bảng điều khiển quản lý dự án và ứng dụng nhắn tin. Chế độ xem Trò chuyện cho phép giao tiếp tức thì và duy trì các cuộc thảo luận về nhiệm vụ cụ thể trong một chủ đề thống nhất, giúp mọi người luôn kết nối và tham gia. 💬
10. Hãy nhìn vào bức tranh lớn hơn
Lùi lại một bước và xem toàn cảnh dự án của bạn có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về quản lý thời gian và năng suất, từ đó giúp bạn giảm bớt mức độ ưu tiên hiệu quả hơn.
Hãy sử dụng Bảng điều khiển ClickUp — chế độ xem toàn diện về toàn bộ dự án của bạn! Tìm hiểu khối lượng công việc của nhóm, cho dù đó là qua điểm scrum hay nhiệm vụ được giao. Đây là trung tâm để bạn thảo luận về:
- Ưu tiên và hạ ưu tiên
- Theo dõi tiến độ
- Đánh giá hiệu suất nhóm
Chọn từ hơn 50 thẻ để thiết kế Bảng điều khiển mơ ước của bạn. Hình dung tiến độ của bạn theo phong cách ưa thích — sử dụng biểu đồ hình tròn, đường thẳng hoặc thanh.
Theo dõi hiệu suất của nhóm so với mục tiêu đã đặt và so sánh dự đoán bằng biểu đồ Burnup và Burndown. Chia sẻ bảng điều khiển trong không gian làm việc của bạn hoặc hiển thị toàn màn hình tại văn phòng để nhóm thảo luận về mức độ ưu tiên của công việc. 🖥️
Nắm vững nghệ thuật giảm mức độ ưu tiên với ClickUp
Khi lập danh sách công việc hàng tuần, đừng quên sức mạnh của việc giảm mức độ ưu tiên bên cạnh việc cài đặt mức độ ưu tiên. 10 kỹ thuật giảm mức độ ưu tiên hiệu quả này có thể giúp tăng hiệu suất công việc, duy trì động lực và ưu tiên sức khỏe của bạn!
Bắt đầu sử dụng ClickUp miễn phí và truy cập bộ công cụ giảm mức độ ưu tiên! Với hơn 1 .000 mẫu thiết kế sẵn, danh sách công việc, theo dõi ngày đáo hạn và sự hợp tác nhóm liền mạch, thành công chỉ cách bạn một cú nhấp chuột. 🏆