Imaginez que vous assistiez à la troisième réunion des clients pour vous rendre compte que leur projet n'est pas du tout ce que vous pensiez qu'il allait être.
À avez-vous fait tomber la mâchoire ?
Vous criez intérieurement ? 😱
Il est difficile de s'en remettre... surtout si votre agence est connue pour son souci du détail !
Vous pouvez éviter cette situation embarrassante (et potentiellement dangereuse pour votre carrière) en organisant une réunion de lancement du projet. Cette réunion initiale est l'occasion pour toutes les parties prenantes de se mettre sur la même page dès le début du projet.
Préparez la réussite de vos projets clients en vous familiarisant avec les principes de base des réunions de lancement dans ce guide. Nous vous expliquerons ce qu'est une réunion de lancement de projet, comment en organiser une et quelles sont les ressources que vous pouvez utiliser pour commencer.
prêt ? Commençons par ce guide de réunion (jeu de mots) !
Qu'est-ce qu'une réunion de lancement de projet ?
Une réunion de lancement de projet est une réunion avec le client organisée au début de chaque nouveau projet. Au cours de la l'étape de la gestion de projet , le coup d'envoi a lieu après la phase de forfait et signale le début de la phase d'exécution.
L'objectif de cette réunion est d'aligner tous les membres de l'équipe de l'agence et le client sur les détails cruciaux du projet. Il s'agit principalement des éléments suivants :
- Le forfait du projet : Une description du projet, passant en revue ce qui doit être exécuté et comment
- Objectifs du projet : Ce que le projet permettra d'accomplir, qui aidera votre client à réussir
- Deliverables : L'élément ou une collection d'éléments que votre agence doit créer et livrer
- Échéancier : Le calendrier du projet au cours duquel vous fournirez les produits livrables à votre client
- Ressources : Comment vous allez répartir les membres de votre équipe de projet et les outils pour le projet
Si vous avez un petit projet, vous n'aurez probablement besoin que d'une seule réunion de lancement. En revanche, un projet de grande envergure comportant plusieurs étapes prévoit généralement une réunion de lancement au début de chaque étape.
Un projet à long terme, en cours, peut également nécessiter plusieurs réunions de lancement afin d'aligner les membres de l'équipe sur les nouvelles orientations données par le client.
Qui participe à une réunion de lancement de projet ?
Toutes les personnes impliquées dans le projet, y compris les membres de votre équipe et le(s) point(s) de contact chez votre client, doivent être présentes à la réunion de lancement. Il s'agit généralement des personnes suivantes
- Gestion de projet : La personne qui coordonnera et possédera le projet
- Managers d'équipe : Les personnes qui dirigeront les équipes impliquées dans le projet
- Les membres de l'équipe projet : Les personnes de votre agence qui travailleront à la production et au traitement des livrables
- Les clients et les sponsors du projet : Les points de contact représentant l'entreprise quia externalisé son projet à votre agence
En outre, invitez tout autre parties prenantes au projet tels que les contractants individuels et les points de contact dans les agences partenaires.
Est-il nécessaire d'organiser une réunion de lancement du projet ?
Absolument ! Une réunion de lancement permet de synchroniser votre agence et le client sur tous les aspects du projet en cours et de paramétrer le projet pour qu'il soit plus efficace la réussite du projet .
Vous pourriez partager tous les détails du projet avec les membres de votre équipe et le client au moyen d'un document centralisé, et vous en tenir là. Mais cela risquerait de laisser certains détails ouverts à l'interprétation et de laisser des questions importantes sans réponse.
Le résultat ? Une mauvaise communication et un chaos interne qui conduiraient à l'échec du projet !
Pulsation dans ClickUp vous permet de voir toute votre équipe d'un seul coup d'œil, afin que vous puissiez savoir qui est en ligne et sur quoi ils travaillent
Une réunion de lancement minimise les erreurs de communication en permettant à toutes les parties prenantes de discuter en temps réel du projet. C'est l'occasion de définir les paramètres du projet - ce qui sera livré, quand ce sera livré et comment ce sera livré.
Ce va-et-vient productif permet à tous les participants d'être sur la même page et d'éviter les problèmes communs de la gestion de projet d'apparaître plus tard.
tout le monde y gagne !
Comment organiser une réunion de lancement de projet sans heurts ?
L'efficacité de votre réunion de lancement est déterminante. Il est donc important de la planifier avec soin et de la doter d'une structure solide logiciel de gestion des réunions .
Heureusement pour vous, nous avons dressé une liste d'étapes à suivre pour que l'agenda d'une réunion de lancement de projet se déroule sans accroc !
Étape 1 : Mettez toutes les chances de votre côté avant de réunir les parties prenantes
La préparation est la clé d'un lancement de projet réussi.
Avant d'envoyer l'invitation, préparez la réunion de lancement idéale en suivant ces quatre étapes :
- Créer une liste d'invités : Déterminez les personnes de votre agence, les clients et toutes les autres parties prenantes clés qui devraient participer à la réunion. Obtenez leurs adresses e-mail si vous ne l'avez pas encore fait et assurez-vous qu'ils ont accès aux documents nécessaires.
- Recueillir les informations essentielles : Collaborez avec le client et les autres parties prenantes pour rassembler tous les détails connus du projet - objectif, portée du projet, produits livrables attendus et plan de gestion - dans un document de référencecharte du projet. Ainsi, vous n'aurez pas besoin de changer d'onglet pendant la réunion.
- Choisissez un preneur de notes : N'oubliez pas de confier à quelqu'un la responsabilité de prendre des notesles notes de la réunion au sein de votre équipe. L'utilisation deBloc-notes dans ClickUp les aide à démantelerle compte-rendu de la réunion. Il leur permet même dede transformer leurs notes en tâches!
- Créer une agenda de la réunion de lancement: Dressez une liste de tous les points de discussion/sujets et consacrez suffisamment de temps à chacun d'entre eux.
ClickUp Docs permet une mise en forme riche et des commandes slash dans ClickUp Docs commandes slash pour un travail plus efficace
_Psst..._vous pouvez facilement créer des agendas de réunion professionnels avec Les documents dans ClickUp en utilisant ces fonctionnalités :
- Template: Gagnez du temps en utilisant l'un de nos outils professionnelsmodèles professionnels de lancement de projet pour créer l'agenda de votre réunion
- Options de modification en cours du texte : Ajoutez de la clarté à votre agenda et réduisez les erreurs de communication en mettant en forme vos textes. Ajustez la taille des caractères (petite, normale, grande), ajoutez des titres, utilisez différentes couleurs de police, mettez en évidence les détails importants, et bien plus encore !
- Pages imbriquées : Emboîtez plusieurs pages (comme la charte du projet) dans le document parent pour que tout soit au même endroit
- Affichez des liens interactifs : Incorporez dans vos documents des liens interactifs (vidéos YouTube, Google Sheets, etc.) provenant d'autres plateformes
Une fois que vous êtes prêt, partagez l'agenda directement ou joignez-le à un e-mail à l'aide de la fonction ClickApp E-mail pour l'envoyer aux participants.
Etape 2 : Les présentations
Vous avez fait tous les préparatifs nécessaires. Il s'agit maintenant d'entamer la réunion !
Commencez par présenter l'équipe à votre client (et à ses parrains, le cas échéant), en donnant un bref aperçu des tâches qui leur seront confiées. Votre client a également l'occasion de se présenter au reste de l'équipe et d'expliquer son rôle dans le projet.
Pensez à poser une question pour briser la glace afin d'atténuer l'anxiété de la réunion dès le début et de mettre tous les participants à l'aise. Cette question amusante aidera également votre équipe à établir une relation avec le client.
Étape 3 : Expliquer le pourquoi du projet
Un voyage sans destination précise est une recette pour le désastre. C'est pourquoi l'étape suivante consiste à déterminer clairement pourquoi le client investit du temps et des ressources dans ce projet.
Demandez à votre client de partager les principaux objectifs de son projet - un élément essentiel de vos portée du projet . Ils doivent explicitement partager ce qu'il permettra d'accomplir et comment il contribuera à faire avancer les choses pour eux.
Créez des tableaux de bord personnalisés dans ClickUp pour obtenir un aperçu de haut niveau de tout votre travail
Incitez-les à être aussi précis que possible en partageant également les indicateurs clés de performance de l'entreprise ou les points de référence qui aideront à définir ce à quoi ressemblera la réussite. La dernière chose dont votre équipe a besoin, ce sont des objectifs vagues qui peuvent être interprétés de multiples façons.
Par exemple, un objectif bien défini pour un projet de marketing par e-mail pourrait être d'augmenter les discussions de 5 % avant la fin du premier trimestre.
Cet objectif semble ambitieux. Mais un objectif clair (augmenter les conversions) et très précis (5 % avant le deuxième trimestre) !
**Note : Vous aurez besoin d'un moyen efficace pour enregistrer et suivre vos objectifs plus tard. Laissez tomber vos feuilles de calcul et introduisez simplement les données dans ClickUp. Ceci logiciel de gestion de projet facilite grandement le suivi de la progression et la réalisation des cibles une fois le projet lancé.
À faire ? En utilisant Objectifs ClickUp !
Vous pouvez créer des Objectifs qui contiennent différentes cibles, comme par exemple :
- Nombres : valeurs numériques comme les augmentations de pourcentage
- Monnaie : cibles monétaires comme une augmentation des bénéfices
- True/False : terminé ou non terminé, oui ou non
Au fur et à mesure que vous achevez vos cibles, ClickUp met automatiquement à jour votre pourcentage de progression. Ainsi, vous voyez à quel point vous êtes proche d'atteindre votre objectif.
Suivez votre pourcentage par rapport à l'objectif grâce à la progression de vos cibles achevées dans les objectifs ClickUp
Étape 4 : Parler des résultats attendus
À ce stade, tous les participants ont compris en quoi consiste le projet et quel(s) objectif(s) il permettra d'atteindre. L'étape suivante consiste à définir clairement ce que votre agence va créer et livrer à votre client pour l'aider à réussir.
Tous les produits livrables doivent être liés à l'objectif du projet. Si vous ne parvenez pas à établir cette connexion, la tâche sort probablement du cadre du projet et ne doit pas être prise en considération.
Décrivez clairement les produits à livrer et obtenez l'approbation explicite du client pour chaque tâche. Pour revenir à l'exemple de l'e-mail marketing cité plus haut, voici quelques exemples de livrables possibles :
- Une répartition achevée de la campagne avec la séquence et la fréquence des e-mails
- Le documentle contenu promotionnel qui sera partagé avec les e-mails
- Rapports sur les performances de la campagne
La description des produits à livrer permettra à votre agence d'éviter l'excès de services vos clients sans aucun bénéfice supplémentaire. Il permettra également à votre équipe de savoir exactement ce qu'elle doit faire pour réussir.
n'oubliez pas qu'il vaut mieux définir les paramètres maintenant que de les gérer plus tard
Étape 5 : Attribuer des rôles aux membres de votre équipe
Tous les participants ont une bonne compréhension du projet. Il est maintenant temps de déterminer qui doit faire quoi.
En d'autres termes, il est temps d'attribuer les rôles et les responsabilités clés aux membres de l'équipe de projet.
Certains membres de votre agence, voire tous, connaissent peut-être déjà leurs responsabilités à ce stade. Mais le fait de les mettre en évidence lors de la réunion de lancement du projet permettra à tout le monde - le client, ses sponsors et votre équipe - de comprendre qui est responsable de quoi et d'adresser leurs requêtes aux personnes qualifiées pour y répondre.
Étape 6 : Définir l'échéancier et les jalons du projet
Vous avez défini le pourquoi (but/objectif), le quoi (produits livrables) et le qui (rôles) de votre projet. Pour brosser un tableau complet de la situation, vous devez également aborder le quand, c'est-à-dire l'étape de la réalisation du projet l'échéancier du projet .
Partagez la façon dont vous prévoyez de planifier le projet les éléments livrables du projet sur un échéancier avec des dates butoirs précises, et obtenir l'approbation de votre client.
C'est l'occasion de repousser les demandes irréalistes du client en matière de délais. Expliquez vos processus internes et appuyez-vous sur les références du secteur en matière de délais d'exécution pour les informer.
Donnez un aperçu des éléments essentiels jalon du projet également. De cette façon, tous les participants comprendront comment ils vont évaluer la progression du projet au cours de l'étape d'exécution.
En ce qui concerne les paramètres, vous pouvez les définir et en assurer le suivi dans la section Le diagramme de Gantt de ClickUp . C'est un diagramme facile à lire pour faire des choses comme :
- Créer un échéancier de projet
- Planifier les tâches
- Calculer votrechemin critique* Gérerdépendances Et bien d'autres choses encore !
Afficher les relations entre les tâches et les tâches Jalon dans la vue Gantt dans ClickUp
L'affichage Échéancier est une autre option pour visualiser l'échéancier de votre projet. Considérez-la comme un Diagramme de Gantt mais dans une forme linéaire.
Vous pouvez construire et réorganiser l'échéancier rapidement à l'aide de la fonction glisser-déposer. Lire notre Diagramme de Gantt et Échéancier pour voir en quoi ils diffèrent.
Glisser-déposer des tâches dans l'affiche du Calendrier de ClickUp
En outre, vous pouvez toujours fixer des dates d'échéance pour les tâches afin que les assignés sachent quand ils doivent achever leur travail. Pour les évènements importants de votre échéancier, vous pouvez créer des des rappels .
Vous pouvez même les déléguer à d'autres personnes, afin qu'elles n'oublient pas un élément d'action essentiel.
Étape 7 : Convenir d'un forfait de communication et de rapports avec votre client
Votre client veut savoir comment votre agence va le tenir au courant de la progression et des performances du projet. Il est essentiel d'éclaircir ce point dès maintenant ou au cours de l'année suivante processus d'accueil du client . Il s'agit de répondre à des questions telles que
- À quelle fréquence la progression sera-t-elle communiquée au client ? Cela sera-t-il terminé une fois par semaine, deux fois par mois ou une fois par mois ?
- Où la communication aura-t-elle lieu ? Votre client est-il prêt à rejoindre une plateforme utilisée par votre agence ?
- Quels seront les points de contact représentant votre agence ? Et le client ?
Mettez-vous d'accord sur le forfait qui convient le mieux à votre équipe et à votre client. Avec ClickUp, vous pouvez utiliser la fonction Afficher le Calendrier pour programmer des réunions régulières. Les équipes à distance peuvent tirer parti de notre L'intégration de Zoom pour rejoindre facilement des réunions à partir de la tâche.
Check out these Outils d'accueil du client* *_Href/%href/* *_Les outils d'accueil du client !
Vous n'avez pas toujours le temps d'organiser des réunions synchrones ? Pas de problème !
Utilisez cette checklist de lancement de projet pour vous assurer de couvrir tout et n'importe quoi
La création d'une checklist avant une réunion de lancement de projet externe ou interne vous permet de rester sur la bonne voie et vous aide à couvrir tous les points essentiels. Mais la création d'une telle liste prend du temps.
Heureusement, vous pouvez utiliser Le modèle de réunion de lancement de projet de ClickUp afin de mettre en place un paramètre immédiatement.
Il est accompagné d'une checklist préétablie couvrant les points de discussion importants qui sont généralement inclus dans une réunion de lancement, tels que :
- Déléguer les tâches essentielles à tous les membres de l'équipe et aux clients avant la réunion
- Présenter les membres de l'équipe au client et vice versa
- Donner un aperçu du projet
- Mettre l'accent sur les produits clés à livrer
Et bien d'autres choses encore !
Vous pouvez personnaliser la checklist en fonction du flux de la réunion et des sujets supplémentaires à aborder.
Télécharger ce modèle
2. Modèle de compte rendu de réunion ClickUp
Créez des comptes rendus de réunion rapides, détaillés et efficaces en utilisant le modèle de compte rendu de réunion de ClickUp
Ne nous voilons pas la face : les applications de calendrier traditionnelles sont nulles !
Elles ne donnent pas assez d'informations sur vos réunions à venir en un coup d'œil. Vous devez soit cliquer sur une carte, soit buguer l'hôte de la réunion pour obtenir plus de contexte. Modèle de compte rendu de réunion de ClickUp vous affiche une vue d'ensemble de toutes vos réunions à venir avec les participants. Ils peuvent voir tous les détails importants d'une manière très organisée.
De plus, ce modèle de procès-verbal de réunion vous permet d'assigner des éléments d'action clés aux membres de l'équipe avec des échéances.
Télécharger ce modèle
3. ClickUp Modèle de compte rendu de réunion de gestion de projet
Suivez vos notes de réunion et utilisez des sous-tâches pour mettre en évidence les points importants à retenir
Les notes de votre réunion de lancement doivent fournir des informations essentielles de manière très concise et organisée. Mais il n'est pas facile de les structurer pendant la réunion de lancement, surtout si le preneur de notes doit suivre le rythme d'un présentateur rapide !
Utiliser Modèle de compte rendu de réunion de gestion de projet de ClickUp permet de relever ce défi. Il est livré avec des tableaux pré-faits pour noter les tâches, les problèmes et d'autres informations importantes pour vos éléments de l'ordre du jour. Personnalisez-les facilement pour votre réunion de lancement.
De plus, attribuez des éléments d'action directement sur vos notes en étiquetant la personne concernée, au lieu de les créer dans un autre affichage à partir de zéro. Si vous êtes gestionnaire de projet, nous pensons que vous allez adorer.
Check out these Outils pour les comptes-rendus de réunions !
Télécharger ce modèle
4. Modèle ClickUp Services Professionnels
Collaborez en toute confiance avec les clients et gardez-les heureux avec ce modèle unique pour les équipes de services professionnels
Bravo pour le lancement réussi de votre projet. Il est maintenant temps de le mener à bien jusqu'à la fin pour vous assurer que vos clients sont non seulement satisfaits, mais qu'ils collaborent efficacement avec vous.
Cependant, c'est plus facile à dire qu'à faire lorsque votre agence a une tonne de projets en cours qui requièrent votre attention. Tout cela changement de contexte en passant d'un client à l'autre ne sont pas sans conséquences - c'est pourquoi vous avez besoin d'afficher une vue d'ensemble de vos projets.
Les Modèle ClickUp pour les services professionnels vous facilite la tâche en un seul clic ! Il suffit de créer une liste entièrement personnalisable et d'organiser toutes les composantes du projet de votre client tout en suivant sa progression en temps réel.
Et le meilleur ? Il est facile de réutiliser la forme que vous avez personnalisée pour d'autres clients.
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5. Modèle de document de découverte de l'agence/du client ClickUp
Suivez tout dans ce modèle de document ClickUp détaillé pour impressionner les clients dès le premier appel
Les coups d'envoi sont essentiels pour la première réunion avec vos clients avant même de commencer à discuter des rouages de la façon dont vous communiquerez et travaillerez ensemble. C'est pourquoi il est important de tout consigner lors de votre premier appel, afin de disposer d'une bonne base de travail, qu'il s'agisse de proposer un contrat ou de fournir les étapes suivantes.
L'utilisation du Modèle de document de découverte ClickUp vous aidera à consigner et à suivre tout ce dont vous avez besoin pour démarrer une réunion avec un nouveau client ou un client potentiel. Personnalisez ce document pour qu'il contienne les processus les plus importants de votre agence, les questions et les arguments de vente clés à donner aux clients afin de ne pas être perdu lorsqu'ils posent des questions sur votre retour sur investissement, vos coûts ou vos taux de réussite.
Il s'agit d'un document idéal pour une réunion de lancement de projet interne ou pour un gestionnaire de projet dédié.
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Lancez le projet avec ClickUp
Rien ne garantit que votre projet se déroulera sans accroc après la réunion de lancement. Toutefois, l'existence d'un forfait augmentera les chances de réussite de la réunion de lancement du projet, ce qui réduira considérablement les erreurs de communication et les goulets d'étranglement.
Et avec un outil de réunion comme ClickUp ce processus devient un jeu d'enfant.
Et ce n'est pas tout..
Imaginez ce que ClickUp peut faire pour l'ensemble de votre projet grâce à ses capacités de gestion des tâches, des flux de travail, des ressources, du temps et des documents. C'est la gestion de projet idéale pour les agences de marketing !
Faites de votre réunion de lancement de projet un succès lorsque vous obtenez ClickUp gratuitement dès aujourd'hui !